MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SAAT TERJADI PERUBAHAN ORGANISASI

Ahmad Syamsudin 11.52.0255

INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

Abstrak: Sistem informasi gagal dalam beberapa alasan. Beberapa alasan mungkin termasuk faktor organisasi diluar kendali proyek. Artikel ini menjelaskan tentang penelitian yang sedang berlangsung, mengeksplorasi efek perubahan organisasi pada pengembangan, implementasi, dan operasi dari Sistem Informasi. Seorang HRS mendiskusikan detil, penjelasan hubungan antara perubahan organisasi dan hasil proyek. Hal ini tampak seolaholah berasal dari efek kolektif dan kumulatif dari perubahan organisasi kecil dan hasil kerja proyek sistem informasi yang sama pentingnya dengan pengaruh restrukturisasi radikal organisasi. Hal ini menunjukkan bahwa perubahan organisasi yang sepertinya tidak penting, perlu diidentifikasi dan berpotensi mempengaruhi proyek sistem informasi yang dinilai sebagai bagian dari stategi yang bertujuan untuk meningkatkan kesuksesan sistem informasi. Implikasi dari penemuan manajemen proyek sistem informasi juga akan dibahas.

Rangkuman: 1. Pendahuluan Perkembangan suatu organisasi tergantung pada teknologi informasi dan sistem informasi (McKeen and Smith, 1996) keduanya menjadi kunci kesuksesan suatu organisasi. Tekanan besar manajer proyek sistem informasi adalah kesuksesan memimpin tim. Perkembangan sistem informasi berlangsung dalam konteks organisasi dan mungkinjuga mempengaruhi perubahan dalam hal bisnis dan lingkungan teknologi yang berada diluar kendali manajer proyek (Barry, 1997). Pada saat yang sama ketika perubahan organisasi adalah sebuah peraturan dan bukan pengecualian, transformasi organisasi membutuhkan komponen perkembangan sistem yang efektif (McKeen and Smith, 1996). Beberapa informasi berdampak pada perubahan organisasi sistem informasi (Repenen, 1998). Adanya penelitian yang mendalam mengenai dampak perubahan organisasi terhadap proyek sistem informasi belum dilakukan. Penelitian ini membahas tentang dampak perubahan organisasi pada pengembangan, implementasi dan operasi dalam sistem dan manajemen proyek. Secara garis besar membahas hubungan antara sistem informasi dan perubahan organisasi. Adanya studi kasus untuk memperkenalkan dan mendiskusikan implikasi manajemen proyek.
2 INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

2.

Pembahasan a) Perubahan Organisasi sebagai Faktor Pendukung Kegagalan Proyek SI Perubahan organisasi secara terus menerus dapat membebani manajer dan secara ekstensif dibahas dalam literatur organisasi (Senge, 1990; Oden 1999). Perubahan dan adaptasi tidak bisa dibiarkan serta penting bagi pertahanan organisasi (Eason, 1988). Namun, pendekatan dan strategi didukung untuk memastikan

kesuksesan membangun sistem informasi pada organisasi yang stabil (Trues et al, 1999). Manajer proyek harus menyadari adanya pengaruh politis (Pinto, 1998) sabagai teknologi baru. Seorang manajer proyek membutuhkan kemampuan dan pemahaman tentang ketidakpastian suatu proyek yang terjadi akibat perubahan organisasi. Tujuan penelitian ini adalah untuk menguraikan pengaruh perubahan organisasi, dampaknya terhadap pengembangan sistem, implementasi dan operasi sistem informasi terhadap hasil proyek sistem informasi dan implikasinya pada manajemen proyek sistem informasi. b) Pendekatan Riset dan Strategi Pendekatan Riset Penelitian menggunakan metode kualitatif lebih sesuai dari pada kuantitatif (Bryman, 1989) sejak konteks organisasi difokuskan pada sistem informasi. Penelitian fokus pada konteks organisasi sebagai pengembangan dan implementasi sistem informasi, mencari studi kasus yang sesuai (Yin, 1994). Peneliti menyadari adanya aspek histori dari situasi ini. Aspek ini merupakan pendukung untuk menguraikan konteks tersebut (Harvey and Myers, 1995). Penyelidikan Studi Kasus Penelitian dilakukan tahun 1998 antara bulan Agustus sampai November, peneliti berkonsultasi dengan GBR, kantor wilayah dari AIM. AIM merupakan salah satu dari tiga divisi departemen milik pemerintah yang berisi 6 daerah pada tahun 1991, dari cabang independen. GBR mempunyai lima area dengan beberapa manajer untuk 6 sampai 9 cabang dengan pegawai sekitar 500 staf. Peneliti mengidentifikasi bahwa informasi membutuhkan manajemen operasional bersama dengan GBR. Investigasi terjadi secara regional dan menyatakan status sistem informasi untuk kemampuan
3

mencukupi

kebutuhan

dan

tujuan

strategi-strategi

guna

INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

memberdayakan defisiensi. Disamping kelengkapan restruktur, studi kasus ini mengambil tempat ketika organisasi masih dalam proses perubahan. Koleksi Data Lebih dari 70 wawancara tidak terstruktur dan semi terstruktur

diselenggarakan oleh staf AIM dan GBR. Transkrip wawancara merupakan data primer. Dokumen internal termasuk dokumentasi proyek SI dan laporan audit internal, telah dijelaskan dan diakses untuk SI. Pernyataan ini mengijinkan verifikasi SI. Staf yang diwawancara termasuk pengguna tidak langsung, pengguna langsung, manajer, dan sejumlah besar staf operasional. Staf operasional sering tidak peduli pada variasi sistem tetapi mereka dibutuhkan untuk menyuplai data. Sebuah informasi audit sistem mengungkapkan 25 status dan 4 regional utama SI melakukan bermacam-macam langkah pengembangan, implementasi dan operasi. Proyek HRS Pengembangan HRS dilakukan secara outsourcing, tetapi tim proyek baik staf regional dan staf kantor HR yang akan menggunakan sistem, manajer AIM dan GBR dan staf regional. c) Keuntungan Antisipasi Faktor kesuksesan untuk HRS adalah memasukkan desentralisasi fungsi HR dan mengadopsi perubahan manajemen dan proses rekayasa kembali (Operational Plan, 1995/ 1998). d) Harapan yang Tidak Terpenuhi Banyaknya masalah yang dihasilkan dari konsekuensi langsung atau yang merugikan dari perubahan organisasi. Hal itu muncul saat ini dan pelajaran yang berkelanjutan tentang perubahan organisasi memberikan kontribusi serta dalam banyak instansi menyebabkan pebedaan asosiasi dengan sistem. Manajer proyek SI tidak mengendalikan faktor-faktor luar yang

mempengaruhi penghasilan proyek. Penemuan dari studi kasus mengindikasikan bahwa manajer proyek membutuhkan kesadaran tentang isu-isu organisasi dan mengembangkan kemampuan yang memungkinkan mereka barhasil secara proaktif dengan memperhatikan peristiwa yang nampaknya tidak penting. Ketiadaan data baru, akurat dan terpercaya

INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

Penetapan data telah diduplikasi dalam sistem dan dibedakan dari data HRS. Karena sistem mampu pada level cabang, maka beberapa manajer operasional merawat lembar kerja dan basis data untuk data staf terperinci. Ketiadaan informasi manajemen Informasi manajemen mendukung pembuatan keputusan dan membantu manajer operasional selama berhari-hari pada cabang yang kritis. Namun HRS tidak menyediakan analisa yang cukup seperti trend, grafik dan perbandingan (Strategic review of IS, 1997). Ketika informasi manajemen dari HRS telah tersedia, manajer mengeluhkan laporan yang tidak cukup dan sulit dipahami. Ketiadaan Dukungan dan Pelatihan Adanya pergantian staf sebagai dampak dari restrukturisasi menyebabkan SI mendukug staf yang berpindah pada proyek lain. Tidak adanya komunikasi antara helpdesk baru dan staf HR menyebabkan konsekuensi yang serius. Staf HR sering tidak menyadari adanya fitur baru dan perbaikan masalah. HRS tidak menggunakan kapasitas penuh sebagai perangkat informasi manajemen. Tidak adanya pengetahuan bagaimana mengekstrak data *+ dan adanya kesadaran informasi potensial yang akan diekstrak. Ini berkaitan erat dengan hilangnya kemampuan dasar, karena awal keberangkatan staf adalah setelah pelatihan awal diberikan dan tidak adanya kelanjutan dan pelatihan (HR PostInplementation Review, 1998). e) Diskusi Penemuan Kesuksesan atau kegagalan sebuah proyek tergantung pada persepsi masingmasing orang dan peran mereka serta pandangan tentang proses pengembangan SI (Lyytinen, 1988). HRS berpendapat tentang kesuksesan dan kegagalan yang berbeda antar grup bersama AIM dan GBR. Pegawai yang mampu bertahan dari perubahan organisasi lebih positif dari pada merasa terancam dan tidak kuat. Pengaturan Kembali Dua hal yang bertentangan Pada awalnya HRS merupakan stategi sistem. Seringkali sistem melihat prioritas dan HRS menjadi sistem operasional. Manajemen dan dukungan tampak berbeda pada beberapa tipe SI (Scarborough, 1996). Sebuah perubahan status sistem sama pentingnya dengan manajemen AIM dan dukungan SI yang memberikan perhatian user.
5 INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

Gap Komunikasi Masalah komunikasi berada diantara AIM, GBR, dan grup GBR. Suatu dialog mengenai kebutuhan SI pada suatu daerah secara berangsur-angsur terbentuk antara manajemen dari dua bagian organisasi. Perubahan yang terus menerus tidak ditemukan dan peran yang digambarkan telah menciptakan ketidakpastian dan tanpa keamanan. Manajer cabang mengelompokkan bahwa area manajer tidak menyediakan informasi yang tidak diperlukan, dimana manajer area gagal menyediakan data yang relevan kepada direktur eksekutif regional dan manajer cabang. Penyampaian tidak cukup pada prosedur Dengan perubahan staf teap, menentukan bagaimana sistem menyerahkan untuk mengambil tempat adalah suatu yang tidak mungkin. Dukungan staf regional tidak mempedulikan prosedur atau mengabaikanya. Manajemen AIM dan dukungan SI memperkenalkan arti penting mereka. Meskipun niat awalnya adalah proyek HRS dan manajenen SI AIM, aksi yang efektif tidak berkelanjutan. Prioritas baru dan perubahan staf membuat dukungan berlangsung secara krusial, namun mencegah pengembangannya. Kegagalan mengambil perubahan organisasi dalam akun Sistem yang diasumsikan stabilitas dan kendali organisasi membuktikan kerugian yang mensukseskannya. Manajemen proyek HRS tidak memperikrakan atau tidak mempedulikan perubahan organisasi yang terus menerus. Beberapa perubahan budaya organisasi dibutuhkan sebagai konsekuensi restrukturisasi. Manajer oprasional menunjukan akses informasi yang lebih besar. Sebagian HRS dirancang untuk menyediakan dukungan ini tapi perilaku top manajemen digangsir usaha. Perubahan organisasi mempengaruhi perkembangan, implementasi dan operasi SI menjadikannya penting untuk manajer proyek yang merespon suatu tantangan. f) Implikasi Manajemen Proyek Berikut ini petunjuk yang menyarankan aksi guna menghindari perangkap yang berhubungan dengan perubahan organisasi yang sedang berlangsung. Menyadari bahwa perubahan merupakan aturan bukan pengecualian Menentukan seluas apa dukungan top manajemen terhadap perubahan organisasi.
6 INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

Menyadari isu-isu organisasi Tidak berasumsi bahwa stabilitas organisasi terjadi setelah penyelesaian restrukturisasi utama. Menerima bahwa pengguna membutuhkan perubahan yang terus menerus (Trues et al., 1999) Selama perubahan organisasi komunikasi sangat penting.

3. Kesimpulan Perubahan organisasi yang konstan dipandang sebagai suatu proses yang direncanakan dengan hasil perkiraan yang bermanfaat bagi organisasi. Ini mungkin bukan suatu permasalahan. Perubahan keorganisasian dapat terjadi secara tidak sengaja, dalam langkah yang tidak penting dan diabaikan. Hal itu mungkin, namun secara negatif mempengaruhi pendapatan system informasi dan organisasi. Modifikasi yang sering atau terus menerus dilakukan dapat merubah organisasi yang pada dasarnya sebuah pengaturan utama dengan konsekuensi yang tidak dapat diramalkan.

Perubahan kecil yang pada awalnya tampak tidak penting dan diabaikan. Perambatan atau perubahan tidak hanya mempengaruhi proyek sistem informasi, tetapi juga secara kolektif dapat mempunyai efek lebih dalam dibanding perubahan radikal sebagai hasil proses bisnis yang direkayasa kembali. Menyelidiki efek yang kolektif, sering tak dapat diramalkan, perubahan organisasi dalam pengembangan, implementasi dan operasi sistem informasi, berpengaruh pada pendapatan proyek sistem informasi dan implikasi untuk manajemen proyek adalah fokus pada riset yang dilakukan. 4. Langkah Selanjutnya dan Penelitian Masa Depan Langkah penelitian selanjutnya menjadi tantangan pada sistem informasi lain bersama studi kasus keorganisasian. Hal itu akan menjelaskan pola dari efek perubahan organisasi dalam pengembangan, implementasi dan operasi sistem informasi. Wilayah investigasi seperti partisipasi pengguna dan kontrak mungkin menyediakan sebuah kerangka teoritis yang sesuai. Implikasi manajemen proyek akan dapat diselidiki secara lebih mendalam. Penelitian membutuhkan petunjuk tentang bagaimana manajer proyek dapat mempersiapkan tugas mereka secara tepat. Framework untuk mengajarkan manajemen proyek SI dibutuhkan untuk dikembangkan agar dapat membantu manajer proyek
7 INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

dalam mengidentifikasi dan menunjukkan isu dan masalah yang mengiringi perubahan organisasi dan mereka harus sadar dengan perubahan dalam organisasi saat ini.

Referensi Barry, Evelyn, Software Project Management: The Relationship Among Effort, Change and Time, or a First Attemp at Preventing Scope Creep, http://hsb.baylor.edu/ramsower/ais.ac.97/paper/barry.htm(1997). Block, Robert, The Politics of Projects, Yourdon Press (1983). Bryman, Alan, Research Methods and Organization Studies, Unwin Hyman (1989). Eason, Ken, Information Technology and Organizational Chnge, Taylor & Frances (1988). Harvey, Linda J, and Michael D Myers, Scholarship and Practice: The contribution of ethnographic Research Methods to Bridging the Gap, Information Technology and People, 8:3 (1995), pp. 13-27. Lyytinen, Kalle, Expectation Failure Concept and System Analysts View of Information System Failure: Result of an Exploratory Study, Information and Management, 14 (1988). pp. 45-46. McKeen, James D. and Heather A Smith. Management Callenges in IS: Succesful Strategies an Appropriate Action, John Wiley & Sons (1996). Oden, Howard W., Transforming the Organization. A Social Technical Aproach, Quorum Books (1999). Orlikowski, Wanda. J., and Debra C. Gash, Technological Frames: Making Sense of Information Technology in Organizations, ACM Transaction on Information System, 12:2 (1994),pp. 174-207. Pinto, Jeffrey K., Power, Politics and Project Management,in Jeffrey K. Pinto (ed), The Project Management Handbook, Jossey-Bass Inc. (1998),pp. 256-266. Reponen, Tapio, The Role of Learning in information Systems Planning and Implementation, in Robert D. Galliers and William R. J. Bates (eds), Information Technology and Organizational Transformation, John Wiley & Sons (1998),pp. 133149. Scarborough, Hary, Strategic Change in Financial Services: The Social Construction of Strategic IS, in Wanda J. Orlikowski, Geoff Walsham, Matthew R. Jones, Jenice I. DeGross (eds), Information Technology and Changes in Organizational Work, Chapman & Hall (1966),pp.197-212.
8 INTAN NUR FARIDA-11.52.0257

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI SELAMA PERUBAHAN ORGANISASI

2012

Senge, Peter M., The Fifth Discipline, Random House (1990). Truex, Duane P. Richard Baskerville, and Heinz Klein, Growing System in Emergent Organizations, Communications of the ACM, 42:8 (August 1999),pp.117-123. Yin, Robert K., Case Study Publications(1994). Research Design,and Methods, 2nd edition, Sage

INTAN NUR FARIDA-11.52.0257