CHAPTER 9

FUNDAMENTALS OF ORGANIZING
(ditulis ulang oleh: SQA, 130145)

A. ORGANISASI SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

Organisasi adalah proses mengatur orang-orang dan sumber daya lainnya untuk
bekerja bersama untuk menyelesaikan suatu tujuan.

Struktur Organisasi, adalah sistem penugasan, alur pekerjaan, reporting

relationship, dan hubungan komunikasi.
Struktur Formal, adalah struktur resmi dari organisasi. Grafik organisasi
menggambarkan susunan posisi kerja dalam organisasi. Pelajaran dasar
tentang struktur formal organisasi yang dapat diketahui dari grafik
organisasi:
Pembagian kerja

Posisi
dan
gelar
menunjukkan
tanggung jawab kerja.
Hubungan supervisor Garis menunjukkan siapa harus melaporkan
ke siapa.
Saluran komunikasi Garis menunjukkan alur komunikasi formal.
Subunit Utama
Posisi pelaporan kepada manager umum
ditujukkan.
Tingkatan manajemen
Lapisan vertikal management
Struktur Informal, adalah suatu set hubungan tidak resmi antara anggota
organisasi.
Social Network Analysis yaitu suatu cara untuk mengetahui struktur informal
dan hubungan sosial yang terjalin di antara mereka.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------B. STRUKTUR ORGANISASI TRADISIONAL

Departmentalization adalah proses mengelompokkan orang-orang dan pekerjaan
mereka ke dalam suatu kesatuan. Keputusan ini mnghasilkan 3 jenis utama dari
struktur organisasi yakni fungsional, divisional, dan struktur matriks.
1. Struktur Fungsional
Mengelompokkan orang-orang berdasarkan skill dan pelaksanaan tugas yang
sama atau mirip. Struktur ini baik untuk organisasi kecil yang memiliki satu atau
sedikit produk/pelayanan.
Keuntungan :
o
o
o
o
o

Skala ekonomi dengan penggunaan sumber daya yang efisien.

Penempatan tugas konsisten (sesuai) dengan keahlian dan latihan.
Teknik pemecahan masalah yang berkualitas tinggi.
Pelatihan lebih dalam dan pengembangan skill dengan fungsinya.
Jalur karir yang jelas dengan fungsinya.

Kerugian :
o
o

Kesulitan dalam penentuan tanggung jawab seperti siapa yang memegang

kendali biaya, kualitas produk atau pelayanan, dan inovasi.
Functional chimneys problem, yakni kurangnya komunikasi, koordinasi, dan
pemecahan masalah dalam fungsinya.

2. Struktur Divisional
Mengelompokkan orang-orang yang bekerja untuk produk/area/customer/proses
yang sama.
a) Struktur Produk kelompok orang dan pekerjaan yang difokuskan
pada satu jenis produk/pelayanan.
b) Struktur Geografis
kelompok orang dan pekerjaan yang
dilakukan di lokasi yang sama.
c) Struktur Customer
kelompok orang dan pekerjaan yang melayani
customer atau klien yang sama.
d) Struktur Proses Kelompok atau pekerjaan yang menjadi bagian dari
proses yang sama. Proses kerja adalah kelompok dari pekerjaanpekerjaan yang saling berkaitan sehingga dapat membuat produk yang
berharga.
Keuntungan :

Lebih fleksibel menghadapi perubahan lingkungan.

Meningkatkan koordinasi antara departemen fungsional.
Pertanggungjawaban untuk produk atau pelayanan menjadi jelas.
Keahlian difokuskan pada customer tertentu, produk, dan daerah.

Kerugian :

Dapat mengurangi skala ekonomi dan menaikkan biaya karena sumber

daya yang harus dirangkap (duplicate) dan karena usaha seluruh divisi.

3. Struktur Matriks
Sering disebut dengan organisasi matriks, yang mengombinasikan antara
struktur fungsional dengan struktur divisional. Hal ini dilakukan agar dapat
mendapat keuntungan dan meminimalisir kerugian.
Keuntungan :

Kerjasama yang lebih baik pada fungsi-fungsinya.

Meningkatkan decision making, pemecahan masalah juga dilakukan pada
tingkatan kelompok yang memiliki informasi terbaik.
Meningkatnya fleksibilitas dalam menambah, menghilangkan, atau
mengubah operasi supaya bisa memenuhi perubahan kebutuhan.
Lebih baik dalam pelayanan customer (selalu ada program, produk, dan
proyek manajer yang tersedia dan diinformasikan untuk menjawab
pertanyaan customer).
Akuntabilitas kinerja lebih baik melalui program, produk, dan proyek
manajer.

Meningkatkan strategic management, Top manager dibebaskan dari

pemecahan masalah untuk tingkatan yang lebih rendah agar bisa fokus
dengan masalah-masalah strategis.

Kerugian :

Sistem dengan dua bos ini rentan akan adanya perebutan kekuasaan.
Dapat menjadi frustasi jika membuat tugas yang membingungkan dan
prioritas kerja yang saling bertentangan.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------C. STRUKTUR ORGANISASI HORIZONTAL

1. Struktur Team
Struktur ini dinyatakan dalam blok bangunan dasar. Struktur ini secara luas
menggunakan baik tim permanen maupun yang sementara untuk memecahkan
suatu masalah.
Cross-functional teams terdiri dari anggota yang berasal dari area tanggung
jawab yang berbeda.
Project teams diadakan untuk suatu tugas/proyek tertentu, dan bubar ketika
sudah selesai.
Keuntungan :
o
o
o
o
o
o

Menghilangkan kesulitan komunikasi dan pengambilan keputusan dari

functional chimneys problem.
Mematahkan batasan antara departemen dengan bagian lainnya agar
saling mengetahui satu sama lain.
Meningkatkan semangat
Orang yang bekerja dalam tim sering merasakan keterlibatan dan
identitas dirinya dalam organisasi.
Meningkatkan antuasiasme terhadap pekerjaan.
Meningkatkan kecepatan dan kualitas dalam pengambilan keputusan.

Kerugian :
o
o

Loyalitas (kesetiaan) yang bertentangan antara individu dengan tim dan

tugas-tugas fungsional.
Menghabiskan banyak waktu untuk pertemuan-pertemuan. Tidak
semuanya produktif. Namun pertemuan ini bisa meningkatkan hubungan
antarindividu.
Akan tetapi kesulitan-kesulitan ini bisa dikendalikan.

2. Struktur Jaringan (Network)

Struktur ini beroperasi dengan adanya inti pusat yang saling terhubung melalui
jaringan dengan kontraktor di luar dan supplier penting. Hal ini dilakukan dengan
menggunakan teknologi informasi.
Keuntungan :

Dapat beroperasi dengan full-time yang lbih sedikit dan sedikit sistem
internal yang kompleks.
Membuat organisasi stay cost-competitive dengan mengurangi atasan dan
meningkatkan operasi yang berkualitas.
Konsep jaringan membolehkan organisasi bisa menggunakan strategi
outsourcing dan mengontrakkan fungsi bisnis tertentu.
Teknologi informasi membuat mudah untuk mengatur kontrak dan aliansi
bisnis, meskipun jarak jauh.
Menciptakan pekerjaan yang lebih menarik.

Kerugian :

Sebagian besar terletak pada tuntutan dari manajemen baru.

Semakin rumit bisnis atau misi organisasi, semakin sulit untuk mengontrol
dan mengkoordinasi jaringan kontrak dan aliansi.
Apabila ada satu bagian dari jaringan yang rusak atau gagal
menyampaikan, seluruh sistem kena dampaknya.
Ada potensi untuk gagal mengontrol aktivitas kontrak.
Outsourcing dapat menjadi agresif dan bahaya terhadap perusahaan.

3. Struktur Tidak Terbatas

Struktur ini menghilangkan batasan internal di antara subsistem dan batasan
dengan eksternal dengan lingkungan eksternal.
Organisasi virtual mengambil konsep boundaryless yang ekstrim. Organisasi
virtual menggunakan teknologi informasi (IT) dan internet untuk terlibat dalam
jaringan aliansi strategis.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------D. ORGANIZATIONAL DESIGN
Rancangan Organisasi adalah proses memilih dan mengimplementasikan
struktur untuk menyelesaikan misi dan tujuan organisasi. Tujuannya agar
mencapai kecocokan antara struktur dan situasi unik yang dihadapi oleh setiap
organisasi.
1. Mekanistik dan Desain Organik
Birokrasi adalah bentuk organisasi berdasarkan logika, perintah, dan kegunaan
otoritas formal yang sah. Ada dua pendekatan yang saling bertentangan:
a) Desain Mekanistik
Organisasi dengan lebih banyak desain mekanistik ini semakin tinggi
birokrasinya. Desain mekanistik adalah rancangan terpusat, dengan
banyaknya peraturan dan prosedur, pembagian kerja yang jelas, rentang
kontrol yang sempit, dan koordinasi yang formal. Keterbatasan dalam
desain mekanistik yaitu beroperasi secara dinamis, dan sering tidak pasti.
b) Desain Organik
Desain ini desentralisasi (tidak terpusat) dengan lebih sedikit peraturan
dan prosedur, pembagian kerja yang terbuka, rentang kontrol yang luas,
dan lebih banyak koordinasi individu/personal.

Adaptive Organization beroperasi dengan lebih sedikit sifat birokrasi dan

mendorong pemberdayaan pekerja dan kerja tim.
2. Desain Subsistem dan Integrasi
Organisasi tersusun dari subsistem yang beroperasi sebagai bagian kecil dari
sistem organisasi yang lebih besar.
Subsistem adalah kerja unit atau komponen kecil di dalam organisasi yang
lebih besar.
Differentiation adalah derajat perbedaan antara subsistem di dalam
organisasi.
Integration adalah tingkat koordinasi yang dicapai antara subsistem di
dalam organisasi.

3. Organizational Design Trends

Terdapat sejumlah tren (kecenderungan/gaya) rancangan organisasi:
a. Tingkatan Management yang lebih sedikit (Fewer Levels of Management)
Chain of command, menghubungkan semua individu dengan tingkatan
otoritas secara berturut-turut.
Span of control yaitu jumlah bawahan yang secara langsung melapor
kepada manager, terdiri dari dua jenis, narrow span of control dan
wide span of control.
KECENDERUNGAN : Organisasi memotong tingkatan manajemen yang
tidak perlu dan bergerak ke arah rentang luas akan kontrol (wider spans
of control). Manajer bertanggung jawab terhadap banyak bawahan yang
beroperasi dengan sedikit pengawasan.
b. Lebih banyak Delegasi dan Pemberdayaan (More Delegation and
Empowement)
Delegasi adalah proses dalam mendistribusikan dan mempercayakan
pekerjaan kepada seseorang, dan memberikan hak kepada mereka
untuk mengambil keputusan dan tindakan.
Pemberdayaan (empowerment) memungkinkan seseorang untuk
membuat keputusan dan kebijaksanaan dalam pekerjaannya.
KECENDERUNGAN : Manajer mendelegasikan lebih. Mereka mencari jalan
untuk memberdayakan orang di seluruh tingkatan dan lebih banyak
membuat keputusan yang mempengaruhi mereka sendiri dan
pekerjaannya.
c. Desentralisasi dengan Centralisasi (Decentralization with Centralization)
Sentralisasi adalah konsentrasi kekuasaan pada tingkatan teratas
dalam organisasi untuk membuat keputusan.
Desentralisasi adalah penyebaran kekuasaan untuk membuat
keputusan di seluruh tingkatan organisasi.

KECENDERUNGAN : Delegasi/perwakilan, pemberdayaan, dan struktur

horizontal berkontribusi untuk adanya desentralisasi lebih di dalam
organisasi. Pada waktu yang sama, kemajuan di bidang teknologi
informasi dibolehkan untuk kontrol terpusat yang memadai/memenuhi
syarat.
d. Mengurangi staff (Reduced Use of Staf)
Posisi staff memberikan keahlian teknis untuk bagian lainnya dalam
organisasi. Posisi staff melakukan layanan teknis atau memberikan
solusi pemecahan masalah kepada bagian lain dalam organisasi.
KECENDERUNGAN : Organisasi mengurangi jumlah staff. Mereka
menurunkan biaya dan meningkatkan efisiensi dengan memperkerjakan
sedikit staff dan menggunakan unit staff yang kecil.