Nama : Nely Ratih Purba Selasa, 29 September 2020

NPM : 1906416726
S1 Ekstensi Manajemen UI
Tugas Mata Kuliah SPO

1. Jelaskan 3 komponen utama dalam struktur organisasi

Jawab:
1. Struktur organisasi menunjuk hubungan pelaporan formal, termasuk jumlah level dalam
hierarki dan rentang kendali manajer dan supervisor.
2. Struktur organisasi mengidentifikasi pengelompokan individu ke dalam departemen dan
departemen menjadi keseluruhan organisasi.
3. Struktur organisasi mencakup desain sistem untuk memastikan komunikasi yang efektif,
koordinasi, dan integrasi upaya lintas departemen.
Ketiga elemen struktur ini berkaitan dengan aspek vertikal dan horizontal dalam
pengorganisasian. Dua elemen pertama merupakan kerangka struktural, yang merupakan
hierarki vertikal. Elemen ketiga berkaitan dengan pola interaksi di antara karyawan organisasi
untuk memberikan informasi secara horizontal dan koordinasi di mana dan kapan diperlukan.

2. Jelaskan perbedaan antara struktur vertikasl dan horizontal dalam Dominant Structural
approach. Serta jelaskan bagaimana penerapan struktur organisasi yang cocok untuk masing-
masing pendekatan
Jawab:
a. Struktur vertical
Struktur vertikal dirancang untuk efisiensi yang menekankan pada komunikasi dan kontrol
vertikal. Penekanan pada efisiensi dan kontrol dikaitkan dengan tugas-tugas khusus,
hirarki otoritas, peraturan dan regulasi, sistem pelaporan formal, sedikit tim atau gugus
tugas, dan pengambilan keputusan tersentralisasi. Pengambilan keputusan tersentralisasi
maksudnya masalah dan keputusan disalurkan ke tingkatan paling atas dalam hirarki.
Penerapan struktur organisasi yang cocok untuk struktur vertikal:
1) Struktur fungsional
Dalam struktur fungsional, kegiatan dikelompokkan bersama dalam fungsi umum dari
bawah ke atas organisasi. Dengan struktur fungsional, semua pengetahuan dan
keterampilan manusia berkaitan dengan kegiatan tertentu dikonsolidasikan,
memberikan kedalaman pengetahuan yang berharga untuk organisasi. Contohnya,
terdapat departemen teknis dalam perusahaan. Dibawah departemen teknis tersebut
terdapat sub departemen R&D, sub departemen produksi, sub departemen
akuntansi, dan sub departemen pemasaran. Masing-masing kepala sub departemen
tersebut bertanggung jawab atas segala aktivitas dalam sub departemennya dan
 melaporkan kepada kepala departemen teknis. Pengambilan keputusan dilakukan
secara sentralisasi pada kepala departemen.
b. Struktur horizontal
Struktur horizontal dirancang untuk kolaborasi dan koordinasi, yang biasanya berarti
mengurangi kendali. Struktur horizontal lebih menekankan kepada pembelajaran dan
adaptasi yang diwujudkan dengan pembagian tugas, hirarki yang santai, sedikit aturan,
komunikasi tatap muka, banyak tim dan gugus tugas, serta pengambilan keputusan
informal dan terdesentralisasi. Pengambilan keputusan terdesentralisasi maksudnya,
otoritas pengambilan keputusan didorong ke tingkat organisasi yang lebih rendah.
Penerapan struktur organisasi yang cocok untuk struktur horizontal adalah struktur
divisional.
1) Struktur divisional
Ciri khas dari struktur divisi adalah bahwa pengelompokan didasarkan pada keluaran
organisasi. Dengan struktur ini, organisasi dapat dikelompokkan berdasarkan produk-
produk individual, layanan, kelompok produk, program atau proyek utama, divisi,
bisnis, atau pusat keuntungan. Struktur divisional lebih fleksibel karena setiap unit
lebih kecil dan dapat mengadaptasi perubahan kebutuhan dalam lingkungan.
Contohnya, departemen produksi suatu perusahaan otomotif, terbagi lagi menjadi
divisi produksi mesin, divisi produksi ban, dll. Dalam setiap divisi tersebut terdapat
sub divisi R&D, akuntansi, pemasaran. Pengambilan keputusan terdesentralisasi pada
setiap divisi karena setiap divisi mempunyai keluaran/output yang berbeda-beda.
2) Struktur geografis
Setiap wilayah negara mungkin memiliki selera dan kebutuhan yang berbeda.
Karenanya, dibutuhkan pengambilan keputusan yang dilakukan secara desentralisasi
di setiap daerah/wilayah tertentu.

3. Jelaskan apa saja metode penyebaran informasi dan koordinasi secara horizontal yang dapat
terjadi dalam sebuah organisasi
Jawab:
Organisasi harus didesain untuk menyediakan aliran informasi vertical dan horizontal untuk
mencapai tujuan organisasi.
a. Vertical Information Sharing, digunakan untuk koordinasi aktivitas-aktivitas antara Top
and Bottom suatu organisasi dan di desain untuk mengontrol organisasi.
1) Hierarchical referral, merupakan rantai komando yang diilustrasikan oleh garis
vertical. Jika muncul masalah dimana karyawan tidak tahu bagaimana
memecahkannya, itu dapat diberikan ke tingkat hirarki diatasnya. Dan ketika
masalah terpecahkan, jawaban masalah diberikan kembali ke tingkat bawah.
2) Rules and Plans, merupakan aturan dan rencana yang dibuat agar karyawan dapat
merespon masalah atau suatu pilihan yanpa berkomunikasi langsung dnegan
 managernya. Aturan dan prosedur memberikan sumber informasi-informasi standar
yang memungkinkan karyawan berkoordinasi tanpa benar-benar berkomunikasi di
setiap tugas.
3) Vertical information system, merupakan strategi dimana laporan periodic, informasi
tertulis, dan komunikasi berbasis computer didistribusikan ke manager. Sistem
informasi membuat komunikasi hirarki atas dan bawah menjadi lebih efisien.
b. Horizontal Information Sharing, merupakan komunikasi horizontal yang mengatasi
hambatan antara departemen dan memberikan peluang koordinasi antar karyawan
untuk mencapai kesatuan usaha dan objektivitas organisasi.
1) Information system, dimana memungkinkan manajer atau frontliner untuk bertukar
informasi secara rutin mengenai masalah, peluang, aktivitas, atau keputusan.
2) Direct contact, dengan bantuan liason role/penghubung, yang merupakan satu
departemen yang memiliki tanggungjawab untuk berkomunikasi dan mencapai
koordinasi dengan departemen lain. Kontak langsung antara manager dan karyawan
dipengaruhi oleh sebuah masalah.
3) Task force, adalah suatu komite sementara yang terdiri dari perwakilan dari setiap
unit organisasi yang terpengaruh oleh suatu masalah. Setiap anggota mewakili
kepentingan departemennya.
4) Full-time integrator, dimana seringkali memiliki jabatan seperti manajer produk,
manajer proyek, manager program atau manajer lainnya. DImana integrator tidak
melaporkan ke satu deoartemen fungsional untuk berkordinasi.
5) Teams, merupakan strategi horizontal terkuat. Tim merupakan gugus tugas yang
permanen dan sering digunakan dalam berhubungan dengan integrator.

4. Jelaskan beberapa metode untuk melakukan departmental grouping untuk menyusun

struktur organisasi.
Jawab:
Departmental grouping memberi pengaruh pada karyawan karena mereka berbagi supervisor
dan sumberdaya yang sama, bertanggung jawab bersama-sama kana kinerja, dan
berkolaborasi satu sama lain.
a. Funtional grouping, menempatkan karyawan bersama-sama yang memiliki fungsi atau
proses kerja yang sama atau yang membawa pengetahuan dan skill yang sama. Contoh,
semua karyawan marketing bekerja bersama dibawah supervisor yang sama.
b. Divisional grouping, berarti pegawai dikelompokkan sesuai dengan apa yang dihasilkan
organisasi. Semua pegawai— termasuk personel di pemasaran, manufaktur, dan
penjualan — dikelompokkan bersama di bawah satu eksekutif
c. Multifocused grouping, berarti organisasi mencakup dua atau lebih alternatif kelompok
struktural secara bersamaan. Bentuk struktural ini sering disebut matriks atau hybrid.
Suatu organisasi mungkin perlu mengelompokkan divisi berdasarkan fungsi dan produk
 secara bersamaan atau mungkin perlu menggabungkan karakteristik dari beberapa opsi
struktural.
d. Horizontal grouping, pegawai dikelompokkan di sekitar proses kerja inti, pekerjaan end-
to-end, informasi, dan aliran material yang memberikan nilai langsung kepada pelanggan.
Semua orang yang mengerjakan proses inti dikumpulkan dalam sebuah kelompok
daripada dipisahkan menjadi departemen fungsional.
e. Virtual network grouping, departemennya merupakan organisasi terpisah yang secara
elektronik terhubung untuk berbagi informasi dan penyelesaian tugas. Departemen
dapat tersebar di seluruh dunia dan tidak hanya berlokasi di kawasan geografis yang sama

5. Jelaskan mengenai Matrix Structure dan dalam kondisi seperti apa struktur ini dapat
diterapkan. Berikan contoh.
Jawab:
Matriks dapat digunakan ketika keahlian teknis dan inovasi produk dan perubahan adalah
penting untuk menemukan tujuan organisasi. Keunikan karakteristik dari organisasi matriks
adalah divisi produksi dan struktur fungsional (horizontal dan vertical) di implementasikan
secara simultan. Kondisi untuk struktur matriks adalah:
a. Kondisi 1: ada tekanan untuk berbagi sumber daya yang langka di seluruh lini produk.
Organisasi biasanya berukuran sedang dan memiliki beberapa lini produk yang moderat.
Tekanan muncul ketika penggunaan pegawai dan peralatan dilakukan bersama-sama dan
secara fleksibel untuk beberapa lini produk. Contohnya, organisasi tidak cukup besar
untuk menugaskan teknisi secara full-time untuk masing-masing lini produk, sehingga
teknisi harus ditugaskan secara part-time untuk beberapa lini produk.
b. Kondisi 2: tekanan lingkungan muncul untuk dua atau lebih keluaran/output yang
penting, seperti untuk pengetahuan teknis yang mendalam (struktur fungsional) dan
seringnya pengeluaran produk baru (struktur divisional). Adanya tekanan ganda ini
berarti dibutuhkan kekuasaan yang seimbang antara sisi fungsional dan produk dalam
organisasi dan struktur otoritas ganda dibutuhkan untuk mempertahankan
keseimbangan tersebut.
c. Kondisi 3: kewenangan lingkungan organisasi kompleks dan tidak pasti. Perubahan
eksternal yang sering terjadi dan saling ketergantungan yang tinggi antar departemen
membutuhkan banyak koordinasi dan pemrosesan informasi dalam arah vertikal dan
horizontal.

6. Jelaskan mengenai virtual network structure serta jelaskan keuntungan dan kelemahan
apabila organisasi memilih untuk menggunakan struktur ini
Jawab:
Dengan virtual network structure, disebut juga struktur modular, perusahaan
mensubkontrakkan sebagian besar fungsi atau proses utamanya untuk memisahkan
perusahaan dan mengoordinasikan aktivitas mereka dari kantor pusat organisasi. Organisasi
virtual network structure dapat dilihat sebagai hub pusat yang dikelilingi oleh jaringan spesialis
luar. Daripada ditempatkan di bawah satu atap atau berada dalam satu organisasi, layanan
seperti akuntansi, desain, manufaktur, pemasaran, dan distribusi dialihdayakan ke
perusahaan terpisah yang terhubung secara elektronik ke kantor pusat.
Dengan virtual network structure, hub mempertahankan kendali atas proses di mana ia
memiliki kemampuan kelas dunia atau yang sulit ditiru dan kemudian mentransfer aktivitas
lain — bersama dengan pengambilan keputusan dan kendali atasnya — ke organisasi lain.
a. Keuntungan virtual network structure
1) Memungkinkan organisasi kecil untuk mendapatkan bakat dan sumber daya di
seluruh dunia.
2) Memberi perusahaan skala dan jangkauan langsung tanpa investasi yang besar
dalam pabrik, peralatan, atau fasilitas distribusi.
3) Memungkinkan organisasi menjadi sangat fleksibel dan responsif terhadap
perubahan kebutuhan.
4) Mengurangi biaya administratif overhead.
b. Kelemahan virtual network structure
1) Manajer tidak punya kendali langsung terhadap banyak aktivitas dan pegawai.
2) Membutuhkan banyak waktu untuk mengelola hubungan dan potensi konflik
dengan mitra kontrak.
3) Ada risiko kegagalan organisasi jika mitra gagal untuk melakukan tugasnya atau
keluar dari bisnis.
4) Loyalitas karyawan dan budaya perusahaan mungkin lemah karena karyawan
merasa mereka bisa tergantikan dengan layanan kontrak.