1

Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Chapter 2
Structural Design for Organizations

Organization Structure
3 komponen penting yang mendefinisikan struktur organisasi :
1. Struktur organisasi menunjuk pada hubungan pelaporan formal, termasuk
tingkat atau level hirarki dan rentang kendali atas manajer dan supervisor.
2. Struktur organisasi mengidentifikasikan beberapa grup individu ke dalam
departemen-departemen dan departemen atas keseluruhan organisasi.
3. Struktur organisasi meliputi desain atas sistem untuk memastikan keefektifan
komunikasi, koordinasi, dan integrasi upaya seluruh departemen.

Information-Sharing Perspective on Structure

 Centralized
Lebih ditekankan untuk mencapai efisiensi dan control yang dikaitkan dengan
tugas yang spesifik, otoritas hirarki, aturan dan regulasi, sistem pelaporan formal,
beberapa tim dan gugus tugas. Masalah dan keputusan disalurkan ke level hirarki
yang tertinggi.
 Decentralized
Lebih ditekankan pada pembelajaran dan adaptasi dikaitkan dengan pembagian
tugas, hirarki yang tidak terlalu ketat, beberapa peraturan, komunikasi dua arah,
tim dan gugus tugas yang banyak, dan informal. Pengambilan keputusan yang
terdesentralisasi berarti pengambilan keputusan yang lebih ditekankan kepada level
hirarki organisasi yang lebih rendah.

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Vertical Information Sharing

Desain organisasi seharusnya memiliki fasilitas diantara karyawannya dan berbagai
departemen yang berguna untuk menyelesaikan tugas yang berkaitan. Manajer
menciptakan information linkage untuk memfasilitasi komunikasi dan koordinasi
antar elemen dalam organisasi. Vertical linkage digunakan untuk
mengkoordinasikan kegiatan antara manajer level atas dan level di bawahnya dari
sebuah organisasi dan didesain untuk mengontrol suatu organisasi. Karyawan pada
level yang lebih rendah harus menyerahkan dan melaporkan segala kegiatannya
pada manajer top level secara konsisten, dan manajer tingkat atas juga harus
menginformasikan kepada manajer di level bawahnya apa saja tugas yang harus
idselesaikan.

Hierarchical Referral. Jika ada masalah yang timbul namun karyawan tidak
mampu mengatasinya, masalah tersebut dapat diserahkan kepada level yang lebih
tinggi di dalam hirarki. Namun ketika masalah tersebut terselesaikan, jawaban atas
masalah tersebut diserahkan kepada karyawan yang berada di level bawah.

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Rules and Plans. Peraturan dan prosedur menunjukan bahwa sumber atas
informasi standar yang berkaitan dengan karyawan harus dikoordinasikan meskipun
tanpa komunikasi secara langsung terkait semua tugas.
Information System. Sistem informasi vertikal adalah strategi lainnya yang
dapatmeningkatkan kapasitas informasi vertikal. Sistem informasi vertikal meliputi
pelaporan periodik, informasi tertulis, dan komunikasi berbasis komputer yang
didistribusikan ke manajer.

Horizontal Information Sharing and Coordination

Komunikasi horizontal muncul diantara departemen dan membuktikan kesempatan
untuk saling berkoordinasi antar karyawan untuk mencapai kesatuan atas usaha dan
sasaran organisasi. Horizontal linkage merujuk pada komunikasi dan koordinasi
horizontal antara berbagai departemen yang ada di sebuah organisasi.
Information Systems. Metode signifikan untuk membuktikan keberhasilan
komunikasi horizaontal di era saat ini adalah penggunaan atas sistem informasi lintas
fungsional departemen. Sistem informasi yang terkomputerisasi memungkinkan
manajer atau pekerja frontline saling ertukar informasi seperti masalah perusahaan,
peluang, kegiatan, bahkan pengambilan keputusan.
Liason Roles adalah evel tertinggi atas horizontal linkage yang menghubungkan
manajer atau karyawan yang berpengaruh secara langsung. Liason roles biasanya
menghubungkan hanya dua departemen. Sedangkan Task Forces adalah komite
temporer yang mewakili masing-masing unit dalam organisasi yang berkaitan dengan
masalah yang akan diselesaikan. Full-time integrator adalah alat horizontal linkage
yang lebih kuat untuk menciptakan departemen yang tidak full time semata mata
hanya untuk berkorrdinasi. Teams adalah tugas permanen yang bersifat memaksa
dan seringkali digunakan sebagai penghubung full-time integrator.

Relational Coordination
Yaitu berhubungan dngan frekuensi, waktu, komunikasi penyeselesaian masalah
yang disampaikan kepada seluruh bagian yang berhubungan dengan tujuan untuk
berbagi tujuan, berbagi pengetahuan, dan saling memberi timbal balik. Di dalam
suatu organisasi yang hubungan koordinasi dengan level tingginya baik, membuat

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

orang-orang berbagi informasi dengan bebas antar berbagai departemen, dan

mereka juga berinteraksi secara berkelanjutan untuk berbagi pengetahuan dan
menyelesaikan masalah.

Organizational Design Alternatives

1. Required Work Activities
Dibentuknya suatu departemen untuk menyelesaikan pekerjaan sangat
penting. Aktivitas pekerjaan dibagi menjadi beberapa departemen sesuai
fungsi yang dibutuhkan untuk mencapai mencapai tujuan perusahaan.
Seperti HRD yang melakukan seleksi karyawan baru, departemen produksi
membangun produk perusahaan.
2. Reporting Relationship
Setelah departemen dibentuk, hal yang selanjutnya dilakukan adalah
membentuk suatu hubungan laporan yang biasa disebut sebagai chain of
command. Hal ini digambarkan dengan hubungan vertikal dalam suatu bagan
organisasi yang menunjukkan hubungan kepada siapa seseorang melaporkan
pekerjaannya.
3. Departmental Grouping Options
 Pengelompokan berdasarkan fungsi

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Menempatkan karyawan yang memiliki fungsi yang sama dalam satu

departemen.
 Pengelompokkan berdasarkan divisi
Karyawan ditempatkan sesuai dengan apa yang dibuat/diproduksi
oleh perusahaan.
 Pengelompokan multi-fokus.
Menggabungkan dua atau lebih grup structural. Biasa disebut sebagai
matrix atau hybrid.
 Pengelompokan horizontal
Karyawan dibentuk dengan cara dikelompokkan dalam suatu grup.
 Pengelompokan jaringan virtual
Departemen dapat berbagi informasi ke departemen lain secara
virtual

Functional, Divisional dan Geographic Design

1. Functional Structure
Aktivitas kerja dikelompokkan dalam satu fungsi yang sama dari bawah
sampai ke atas dalam suatu organisasi. Misalkan insinyur ditempatkan di satu
departemen mesin. Dengan struktur fungsional, semua pengetahuan dan
kemampuan karyawan terkumpul dan menyediakan informasi yang cukup
untuk perusahaan

Kekuatan dan Kelemahan Functional Structure

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

2. Divisional Structure
Suatu struktur yang ter-desentralisasi,dibagi menjadi beberapa departemen
dengan tanggung jawab masing-masing produk yang dihasilkan. Struktur ini
biasa disebut product structure atau strategic businesses unit structure.
Struktur divisi lebih fleksibel dan mudah merubah karena ukurannya lebih
kecil dibanding fungsional struktur dan bisa mudah beradaptasi dengan
kebutuhan lingkungan.

Kekuatan dan Kelemahan Divisional Structure

3. Geographic Structure
Setiap negara memiliki kebutuhan dan selera yang berbeda, oleh karena itu
struktur perusahan akan dibagi menjadi ke berbagai jenis struktur yang
menyesuaikan dengan kondisi geographic dan target penjualan di negara
tersebut.

Matrix Structure
Suatu perusahaan terkadang membutuhkan multi fokus antara produksi dan
fungsi atau antara produk dan geografi dalam waktu yang sama. Dengan

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

struktur ini perusahaan bisa meningkatkan inovasi untuk membantu dalam

mencapai tujuan perusahaan. Struktur ini bersifat horizontal sehingga divisi
produk dan divisi fungsional bisa dilakukan secara bersamaan. Produk
manager dan fungsional manager memiliki kekuasan yang sama dalam
organisasi dan karyawan melapor kepada kedua manager tersebut.

Kekuatan dan Kelemahan Matrix Structure

Horizontal Structure
Struktur Horizontal adalah struktur yang mengatur pegawai diantara proses-proses
inti. Dalam pembahasan mengenai struktur horizontal, terdapat beberapa hal
penting sebagai berikut:
 Sebuah organisasi umumnya mengubah struktur menjadi horizontal selama
proses yang dinamakan reengineering.
 Reengineering atau business process reingeneering, pada dasarnya berarti
mendesain ulang organisasi vertikal sepanjang proses atau alur kerja
horizontal.
 Prosesnya mengacu pada grup yang terorganisir dari tugas-tugas dan
aktivitas-aktivitas yang bekerja bersama untuk mengubah input menjadi
output yang menciptakan nilai bagi konsumen.

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Contoh Horizontal Structure

Karakteristik Struktur Horizontal

 Strukturnya dibuat di sekeliling pertukaran fungsional proses inti, daripada
tugas-tugas, fungsi, atau geografi. Sehingga batas-batas diantara departemen
dapat dihapuskan.
 Self-directed teams, bukan individual, adalah basis dari desain organisasi dan
kinerja.
 Pemilik proses memiliki tanggungjawab untuk setiap proses inti dari
keseluruhan prosesnya.
 Orang-orang di dalam tim diberikan keahlian, perangkat, motivasi, dan
kewenangan untuk membuat keputusan sentral bagi kinerja perusahaan.
 Tim memiliki kebebasan untuk berpikir secara kreatif dan mengambil respon
secara lebih fleksibel untuk tantangan baru yang meningkat
 Pelangganlah yang men-drive perusahaan, dalam arti, efektivitas perusahaan
diukur dari tujuan kinerja proses akhir (berdasarkan tujuan untuk membawa
nilai kepada pelanggan).

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

 Budayanya sangat menerapkan keterbukaan, kepercayaan, dan kolaborasi,

terfokus pada peningkatan yang berkelanjutan.

Kekuatan dari Struktur Horizontal

 fleksibilitas dan respon yang cepat untuk menghadapi perubahan cepat dari
kebutuhan masyarakat
 memberikan atensi langsung bagi semua orang melalui produksi dan
pengiriman nilai-nilai kepada pelanggan
 setiap karyawan memiliki pandangan yang lebih luas dari tujuan organisasi
 fokus pada kerjasama tim dan kolaborasi
 meningkatkan kualitas dari kehidupan bagi pegawai dengan mengajukan
mereka kesempatan untuk berbagi tanggungjawab, membuat keputusan, dan
dapat dipertanggungjawabkan bagi hasil akhir

Kelemahan dari Struktur Horizontal

 menentukan proses-proses inti sangatlah sulit dan memakan waktu
 membutuhkan perubahan dalam pembentukan budaya, desain pekerjaan,
filosofi manajemen, dan sistem penghargaan dan informasi yang baru
 manajer tradisional sangat mungkin untuk menggagalkan perubahan struktur
ini ketika mereka harus melepaskan kekuatan dan otoritasnya pada karyawan
 memerlukan pekatihan yang signifikan bagi pegawai untuk bekerja secara
efektif dalam lingkungan tim yang horizontal
 dapat membatasi pengembangan skill secara mendalam

Virtual Networks and Outsourcing

Pengembangan terbaru terkait desain organisasi, memperpanjang konsep dari
koordinasi horizontal dan kolaborasi melewati batas dari organisasi tradisional. Tren
desain organisasi yang paling tersebar beberapa tahun belakangan ini adalah
outsourcing dari beberapa bagian dari organisasi ke partner luar. Adapun definisi
dari Virtual Networks and Outsourcing adalah sebagai berikut:
 Outsourcing: mengontrak pihak luar dalam melaksanakan tugas-tugas atau
fungsi tertentu dalam perusahaan seperti manufakturing, sumber daya
manusia, kredit dan proses, ke perusahaan lain.

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

 Virtual Network Structure atau Struktur Modular: keadaan dimana

perusahaan melakukan subkontrak dari kebanyakan fungsi-fungsi atau proses
utamanya dengan perusahaan yang berbeda dan melakukan koordinasi akan
aktivitas-aktivitas tersebut lewat markas kecil dari organisasi

Bagaimana Cara Struktur Tersebut Bekerja

Virtual Network Organization dapat dilihat sebagai penghubung sentral yang
dikelilingi oleh jaringan dari spesialis eksternal. Dengan struktur jaringan,
dibandingkan dengan melakukan serangkaian aktivitas di dalam satu perusahaan,
seperti aktivitas akunting, desain, manufaktur, marketing, dan distribusi, perusahaan
dapat melakukan outsourcing pada perusahaan lain yang terhubung secara
elektronik ke kantor pusat Dengan struktur jaringan, pusat kegiatan yang memiliki
sistem kelas dunia dapat melakukan pengawasan terhadap proses pengambilan
keputusan untuk ditransfer ke aktivitas lain kepada organisasi lain pula.
Contoh Virtual Network

Kekuatan dari virtual network structure

 memampukan bahkan organisasi kecil, untuk mendapatkan talent dan
sumber daya bagi perusahaan dari seluruh dunia
 memberikan perusahaan kesempatan untuk meraih skala besar dalam
pengembangan pabrik, peralatan, dan distribusi fasilitas secara cepat
 memampukan organisasi untuk dapat secara fleksibel dan responsif dalam
menghadapi perubahan kebutuhan yang cepat
 mengurangi biaya overhead administratif

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Kelemahan dari virtual network structure

 manajer tidak dapat melakukan pengontrolan dalam banyak kegiatan
perusahaan dan terhadap karyawan
 membutuhkan kesepakatan waktu yang berat untuk menjalin hubungan
mengelola konflik yang potensial terjadi dengan rekan kontrak
 ada risiko dari kegagalan organisasi jika rekan gagal dalam mengirim
informasi atau materi bisnis
 loyalitas karyawan dan budaya perusahaan dapat menjadi lemah karena
karyawan merasa bahwa pekerjaannya dapat digantikan dengan rekan
kontrak dari luar

Hybrid Structure
Struktur Hybrid adalah struktur yang mengkombinasikan berbagai karakteristik dari
pendekatan-pendekatan yang berbeda yang dibentuk untuk memenuhi kebutuhan
strategi secara spesifik Dijalankan untuk mengambil kekuatan dari berbagai struktur
yang ada sekaligus menghindari beberapa kelemahannya. Struktur ini cenderung
digunakan dalam menghadapi lingkungan yang berubah secara cepat karena struktur
ini menawarkan organisasi fleksibilitas yang lebih besar

Aplikasi dari Desain Struktural

 Setiap tipe struktur harus diaplikasikan pada situasi yang berbeda dan untuk
menjawab berbagai kebutuhan yang berbeda pula.
 Dalam melakukan perubahan atau penyesuaian struktur, kita harus dapat
mrnganalisis perubahan kondisi yang terkait oleh perubahan stabilitas
lingkungan, atau ukuran organisasi yang berkaitan dengan struktur
 Setiap bentuk struktur dapat membantu manajer dalam membuat organisasi
yang dipimpinnya lebih efisien, bergantung pada permintaan situasi masing-
masing

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

Kelurusan Struktural
 Secara menyeluruh, keputusan paling penting yang dibuat manajer dalam hal
mendesain struktur organiasi adalah menemukan keseimbangan yang tepat
antara kontrol vertikal dan koordinasi horizontal, tergantung pada kebutuhan
dari organisasi.
 Kontrol vertikal berhubungan dengan tujuan untuk menciptakan efisiensi dan
stabilitas
 Koordinasi horizontal berhubungan dengan pembelajaran, inovasi, dan
fleksibilitas.

Gejala-gejala dari Defisiensi Struktural

 Pembuatan keputusan ditunda atau kurangnya kualitas. Pembuat keputusan
dapat kelebihan muatan atau daya karena hirarki memiliki terlalu banyak
masalah dan menuntut banyak pengambilan keputusan terhadap mereka.
Delegasi kepada pegawai dengan level yang lebih rendah tidaklah mencukupi.
Penyebab lain dari kualitas yang buruk dari pengambilan keputusan adalah
informasi dapat tidak diterima oleh pihak yang tepat.
 Organisasi tidak merespon secara inovatif terhadap perubahan lingkungan.
Salah satu penyebab dari kekurangan inovasi adalah departemen-
departemen yang tidak terkoordinasi secara horizontal.
 Kinerja pegawai menurun dan tujuan tidak dapat diraih. Kinerja pegawai
dapat menurun karena struktur tidak menyediakan tujuan, tanggungjawab,
dan mekanisme untuk koordinasi yang jelas. Struktur yang baik seharusnya
dapat merefleksikan kompleksitas dari lingkungan pasar yang fluktuatif dan
harus dapat dengan jelas diinformasikan secara efektif kepada pegawai.
 Ditemukannya terlalu banyak konflik. Struktur organisasi seharusnya
mengizinkan terjadinya konflik akan tujuan departemen untuk dapat
dikombinasikan menjadi satu set tujuan bagi keseluruhan organisasi.

Hal-hal Esensial dalam Desain

 Struktur Organisasi harus menyelesaikan dua hal bagi organisasi yaitu
menyediakan bingkai kerja dari tanggungjawab, melaporkan hubungan, dan

Chapter 2 – Structural Design for Organizations

 1
Understanding the Theory & Design of Organizations – Richard L. Daft

pengelompokkan, dan menyediakan mekanisme untuk menghubungkan dan

mengkoordinasikan elemen organisasi ke dalam keseluruhan koherensi
 Struktur organisasi dapat didesain untuk menyediakan hubungan informasi
vertikal maupun horizontal berdasarkan proses informasi yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan keseluuhan organisasi
 Alternatif-alternatif untuk mengelompokkan karyawan dan departemen ke
dalam desain struktural secara keseluruhan meliputi pengelompokkan
fungsional, divisional, pengelompokkan multi fokus, pengelompokkan
horizontal, dan virtual network grouping
 Struktur jaringan virtual memperpanjang konsep kolaborasi dan koordinasi
horizontal melampaui batas-batas organisasi.
 Struktur matriks berupaya untuk mencapai keseimbangan seimbang diantara
dimensi struktur vertikal dan horizontal
 Secara keseluruhan, manajer berupaya untuk mencari kesimbangan yang
tepat antara kontrol vertikal dan koordinasi horizontal.
 Akhirnya, sebuah diagram organisasi hanyalah berupa berbagai bentuk garis
dan kotak pada selembar kertas. Tujuan dari diagram organisasi adalah untuk
meningkatkan dan mengarahkan karyawan ke dalam aktivitas-aktivitas dan
komunikasi yang memampukan organisasi untuk mencapai tujuannya.

Chapter 2 – Structural Design for Organizations