NOMOR :
/PER/DIRUT/I/2015
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA
RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU
Menimbang
: a.
b.
Mengingat
: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10
.
Menetapkan
Kesatu
:
: PERATURAN DIREKTUR UTAMA RS MARDI RAHAYU TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN BAGIAN SUMBER DAYA
MANUSIA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU.
1
Kedua
Ketiga
Keempat
Ditetapkan di Kudus
Pada tanggal : 1 Januari 2015
Plt. Direktur Utama
LAMPIRAN
PERATURAN DIREKTUR UTAMA RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU
NOMOR:
:
/PER/DIRUT/I/2015
TANGGAL : 1 JANUARI 2015
BAB I
PENDAHULUAN
Sumber Daya Manusia merupakan elemen organisasi yang sangat penting. Sumber
Daya Manusia merupakan pilar utama sekaligus penggerak roda organisasi dalam upaya
mewujudkan visi dan misinya. Karenanya harus dipastikan sumber daya ini dikelola dengan
sebaik mungkin agar mampu memberi kontribusi secara optimal. Maka dipelukanlah sebuah
pengelolaan yang sistematis dan terencana agar tujuan yang diinginkan di masa sekarang dan
masa depan bisa tercapai. Tujuan manajemen Sumber Daya Manusia adalah mengelola atau
mengembangkan kompetensi personil agar mampu merealisasikan misi organisasi dalam
rangka mewujudkan visi.
Rumah sakit merupakan organisasi pelayanan jasa yang mempunyai kespesifikasikan
dalam hal SDM, sarana prasarana, dan peralatan yang dipakai. Sering rumah sakit dikatakan
sebagai organisasi yang padat modal, padat dumber daya manusia, padat teknologi dan ilmu
pengetahuan, serta padat regulasi. Padat modal karena rumah sakit memerlukan investasi
yang tinggi untuk memenuhi persyaratan yang ada. Padat sumber daya manusia karena di
dalam rumah sakit terdapat berbagai profesi dengan jumlah karyawan yang banyak. Padat
teknologi dan ilmu penegtahuan karena di dalam rumah sakit terdapat peralatan peralatan
canggih dan mahal serta kebutuhan disiplin ilmu yang berkembang dengan cepat. Padat
regulasi karena banyak regulasi/peraturan peraturan yang mengikat berkenaan dengan
syarat syarat pelaksanaan pelayanan rumah sakit.
Pada situasi ekonomi yang sangat kompetitif, kualitas produk yang tinggi saja tidak
cukup untuk memenangkan pertarungan bisnis yang semakin ketat. Kunci untuk dapat
merebut hati pelanggan dan membuat pelanggan loyal adalah menjual jasa kesehatan bermutu
tinggi dengan kualitas pelayanan excellent. Untuk dapat emnciptakan jasa kesehatan yang
prima institusi kesehatan harus didukung oleh SDM yang profesional dengan kinerja sesuai
harapan masyarakat. Tanpa ketersediaan SDM yang handal dalam jumlah yang memadai,
institusi kesehatan akan sulit berkembang dan bersaing untuk memenuhi tuntutan masyarakat
dan organisasinya sendiri. Untuk dapat bersaing, tidak ada opsi terbaik selain investasi di
bidang SDM menjadi prioritas utama kita.
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU
A. SEJARAH PENDIRIAN RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU
Awal tahun 1960 an, ketika saran dan tenaga kesehatan di Kudus dan sekitarnya
masih sangat minim, beberapa aktivis GKMI Kudus antara lain Liem Wie Tan/Daud
Darmawan Karunia, Lie Tjwan Tjioe, Lie Djie Ie, Kwik Tjhiang Ien/Indarto Kirana dan Pdt.
Sudarsohadi, terinspirasi kisah Orang Samaria yang Murah Hati (Lukas 10:25-37),
terpanggil dan terbeban untuk menolong sesama di bidang kesehatan. Setelah dibantu
Yayasan Kesehatan Kristen Sekitar Muria/YKKSM, pengelola RS Kristen Tayu maka
kemudian didirikan YKKSM Cabang Kudus yang mengelola sebuah Balai Pengobatan secara
otonom, terpisah dari induknya dengan lokasi di sebelah selatan gedung gereja GKMI Kudus,
Jl. KH Wahid Hasyim 76-78, Kradenan/Panjunan, Kudus. Balai Pengobatan tersebut resmi
dibuka pada tanggal 10 Juni 1964. Sebagai Dokternya adalah dr. Lauw Fong Siang. Dalam
perkembangannya, melalui Akta Notaris RM Poerbokoesoemo (Wakil Notaris dari Kantor
Notaris Ny. S.R. Widarso, SH Kudus) No. 7 tanggal 16 Nopember 1967 berdirilah Yayasan
Kesehatan Kristen (YKK) Kudus. Balai Pengobatan makin berkembang dan kemudian
dibangun sebuah rumah sakit ibu dan anak di Desa Jati Wetan dengan kapasitas 25 tempat
tidur. Peresmian Rumah Sakit ini dilakukan pada tanggal 29 Januari 1969 dengan nama
Rumah Sakit Mardi Rahayu. Mardi artinya: tempat berusaha, berupaya, sedangkan
Rahayu artinya: selamat/sejahtera. Jadi Mardi Rahayu berarti suatu tempat untuk
mengusahakan keselamatan/ kesejahteraan. Sebagai dokternya pada waktu itu adalah dr.
Lauw Fong Siang (sekaligus pimpinan), dr. Adi Suhadi, dan dr. Wanda (dokter misionaris dari
Jerman).
Pada masa awal berdirinya sampai dengan bulan April 2009, RS Mardi Rahayu
mendapat dukungan para misionaris yang melayani dalam bidang kesehatan dari organisasi
misi DIHU Deutsche Initiativ Hilfe in Uebersee- dengan cabangnya Christustrger dari
Jerman. Mereka adalah Dr.Wanda Helena Brzezina, Zr.Margrit Hongler, Zr. Waltraut, Zr.
Gerda, Zr. Lydia, Dr.Elisabeth Bartolomaeus, Zr. Gisela Waserer dan Zr. Heidi.
Tanggal 17 Desember 1974 RS diperluas menjadi 100 tempat tidur dan sejak itulah
digunakan nama Rumah Sakit Umum Mardi Rahayu, sebagai Pimpinan RS adalah dr. Basuki
Wibowo (purna tugas tanggal 31 Juli 2007).
Untuki menyesuaikan dengan terbitnya Undang-Undang tentang Yayasan dan
perubahannya, maka Pengurus YKK Kudus dan Majelis Jemaat GKMI Kudus telah
melakukan penyesuaian Anggaran Dasar YKK Kudus dan mendaftarkan YKK Kudus dengan
nama baru: Yayasan Kristen Kesejahteraan Mardi Rahayu (YKKMR) pada Departemen
Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dan telah dicatat dalam daftar Yayasan
dengan nomor : C-HT.01.09-499 tanggal 28 September 2007.
B. SEJARAH KEPEMIMPINAN
Tahun 1969 1974
: Dr. Lauw Fong Siang
Tahun 1974 2007
: Dr. Basuki Wibowo, MARS
Tahun 2007 2009
: Dr. Febiana Utama, M. Kes.
Tahun 2010 sekarang
: Dr. Khrisna Nugraha Widjaja
C. RUMAH SAKIT MARDI RAHAYU SAAT INI
Rumah Sakit Mardi Rahayu terletak di Jalan AKBP R. Agil Kusumadya 110 Kudus
dengan luas tanah 40.000 m2 dan luas bangunan 30.000 m2, memiliki 376 tempat tidur
yang terdiri dari 21 tempat tidur di Ruang VIP, 22 tempat tidur di Ruang Utama A, 40
tempat tidur di Ruang Utama B, 56 tempat tidur di Klas I, 103 tempat tidur di Klas II, dan
102 tempat tidur di Klas III, 15 tempat tidur di Ruang ICU, 10 tempat tidur di Ruang
Peristi, dan 7 tempat tidur di Ruang HDN.
Dasar operasional Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia nomor : HK.07.06/III/430/09 tanggal : 16 Februari 2009 Tentang :
Pemberian Izin Penyelenggaraan Perpanjangan ( IV ) kepada Yayasan Kristen
Kesejahteraan Mardi Rahayu. Rumah Sakit Mardi Rahayu adalah rumah sakit dengan
klasifikasi Kelas
B dengan Keputusan Menteri Kesehatan nomor :
760/MENKES/SK/VI/2010 tanggal : 24 Juni 2010 Tentang : Penetapan Kelas Rumah
Sakit Mardi Rahayu Kudus sebagai Rumah Sakit Umum dengan Klasifikasi Kelas B.
RS Mardi Rahayu telah lulus Akreditasi Rumah Sakit :
1. 5 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh untuk periode
15 April 1998 15 April 2001.
2. 12 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut
untuk periode 14 Agustus 2002 14 Agustus 2005.
3. 16 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penunh Tingkat Lengkap
untuk periode : 18 September 2006 18 September 2009.
4. 16 Bidang Pelayanan dengan sertifikat kelulusan Akreditasi Penuh Tingkat Lengkap
untuk periode : 11 Nopember 2010 11 Nopember 2013.
5. Saat ini Rumah Sakit Mardi Rahayu sedang mempersiapkan diri untuk akreditasi versi
2012.
BAB III
5
BAB IV
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA
Struktur Organisasi Bagian Sumber Daya Manusia mengacu pada Struktur Organisasi
Rumah Sakit Mardi Rahayu. Bagian Sumber Daya Manusia berada di bawah Direktorat
9
Sumber Daya dan Umum dan dalam pelaksanaan pelayanan Bagian Sumber Daya Manusia
dipimpin oleh Kepala Bagian Sumber Daya Manusia.
Kepala Bagian SDM membawahi Staf Kepegawaian, Staf Payroll, dan Psikolog.
Kepala Bagian
Sumber Daya Manusia
Psikolog
Kekaryawanan
Staf
Kepegawaian
Staf Penggajian
BAB VI
URAIAN JABATAN
A. BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA
1. KEPALA BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA
10
a. Pengertian
11
b
.
Syarat Jabatan
c. Tanggung Jawab
d
.
Uraian Tugas
: A. Formal
1.
Minimal Sarjana Strata Satu
B. Non Formal
1.
Pengalaman kerja di bidang SDM minimal 2 tahun
2.
Memiliki sertifikat pelatihan manajemen sumber daya
manusia
3.
Memahami Undang-Undang Ketenagakerjaan yang
berlaku
4.
Mampu bekerja sama dengan orang lain
5.
Mempunyai jiwa kepemimpinan
6.
Kompeten dalam melaksanakan tugasnya
7.
Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
8.
Disiplin kerja yang tinggi
9.
Sehat jasmani dan rohani
: 1. Bertanggung jawab kepada Direktur Sumber Daya dan
Umum atas kelancaran pelaksanaan dan pengembangan
pelayanan sumber daya manusia dan peningkatan serta
pengembangan pengetahuan dan ketrampilan karyawan.
2. Bertanggung jawab kepada Direktur Sumber Daya dan
Umum atas pengeluaran keuangan di Sub Bagian
Kepegawaian dan Penggjian serta Sub Bagian pendidikan
dan Pelatihan.
: A. Melaksanakan Fungsi Perencanaan
1.
e. Wewenang
14
6.
f.
Hak
: 1.
2.
3.
4.
pelanggaran
Menyelesaikan dan mengambil keputusan terhadap masalah
yang terjadi mengenai karyawan
Memberikan usulan untuk perbaikan dan peningkatan mutu
pelayanan di Bagian SDM
Memberikan usulan penilaian atas konduite dan prestasi
karyawan di Bagian SDM
Mendapatkan dan menggunakan sarana dan prasarana yang
diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya
Mendapatkan imbalan jasa sesuai dengan kemampuan rumah
sakit atas jabatannya
4.
5.
6.
7.
19.
10.
e. Wewenang
: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
f.
Hak
1.
2.
3.
4.
2. STAF KEPEGAWAIAN
a. Pengertian
: Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai
pelaksana harian untuk pelayanan kepegawaian
b Syarat Jabatan
: A. Formal
.
1. Sarjana Strata Satu
B. Non Formal
1. Pengalaman kerja di bidang SDM minimal 2 tahun
2. Memiliki sertifikat pelatihan manajemen sumber daya
manusia
3. Memahami Undang-Undang Ketenagakerjaan
4. Mampu bekerja sama dengan orang lain
5. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya
6. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
7. Disiplin kerja yang tinggi
8. Sehat jasmani dan rohani
c. Tanggung Jawab
: Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian
dan Penggajian
d Uraian Tugas
: A. Kompetensi Utama
.
1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku
2. Melaksanakan pengurusan SIP/STR/Surat Tugas tenaga
medis
3. Menyusun jadwal seleksi bagi calon karyawan,
menghubungi pelamar, menghubungi tim seleksi, dan
18
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
e. Wewenang
f.
Hak
3. STAF PENGGAJIAN
a. Pengertian
: Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai
pelaksana harian untuk penggajian karyawan
b. Syarat Jabatan
: A. Formal
1. Minimal SMU
B. Non Formal
1. Pengalaman kerja di bidang SDM khususnya payroll
minimal 2 tahun
2. Mampu mengoperasikan program excel
3. Mampu bekerja sama dengan orang lain
4. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya
5. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
6. Disiplin kerja yang tinggi
7. Sehat jasmani dan rohani
c. Tanggung Jawab
: Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian
dan Penggajian
d. Uraian Tugas
: A. Kompetensi Utama
1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku
2. Membuat proses penggajian karyawan sesuai jadwal
3. Menginput potongan gaji karyawan berupa : potongan
koperasi, potongan kesehatan, dan potongan lain sesuai
instruksi atasan
4. Mencetak slip gaji/THR/bonus karyawan
5. Membagikan slip gaji/THR/bonus karyawan
20
6.
e. Wewenang
f.
Hak
4. PSIKOLOG KEKARYAWANAN
a. Pengertian
: Seseorang yang diberi tugas dan bertanggung jawab sebagai
pelaksana psikologi kekaryawanan
b Syarat Jabatan
: A. Formal
.
1. Sarjana Strata Dua Psikolog
B. Non Formal
1. Pengalaman kerja di bidang psikologi minimal 1
tahun
2. Mempunyai sertifikat pelatihan psikologi
3. Komunikatif
4. Mampu bekerja sama dengan orang lain
6. Kompeten dalam melaksanakan tugasnya
7. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
8. Disiplin kerja yang tinggi
9. Sehat jasmani dan rohani
c. Tanggung Jawab
: Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Kepegawaian
dan Penggajian
d Uraian Tugas
: A. Kompetensi Utama
.
1. Melaksanakan tugas sesuai dengan SPO yang berlaku
2. Melaksanakan proses seleksi dan rekruitmen karyawan
3. Melaksanakan tes psikologi untuk keperluan rekruitmen
karyawan
21
4.
e. Wewenang
f.
Hak
d.
Uraian Tugas
4.
5.
e.
Wewenang
f.
Hak
f.
Hak
BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA
I. SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN
Skema Hubungan Kerja
SPI
Pelayanan
Medis
EDP
Perawatan
Kerohanian
Penunjang
Medis
26
Rekam
Medis
Sekretariat
Keuangan
UPU
Sarana &
Prasarana
INTERN
EKSTERN
BPJS
Ketenagakerjaan
Dinsosnakertrans
Bank
Mandiri
DPLK BNI
Simponi
DPLK AIA
Financial
A. HUBUNGAN INTERN
1. PELAYANAN MEDIS
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
d. Menerima formulir penilaian kinerja
e. Menerima laporan dinas malam karyawan
2. PERAWATAN
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
d. Menerima formulir penilaian kinerja
e. Menerima laporan dinas malam karyawan
3. PENUNJANG MEDIS
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
d. Menerima formulir penilaian kinerja
e. Menerima laporan dinas malam karyawan
f. Mengajukan permintaan snack untuk rapat, rekrutmen, dan pertemuan dengan tamu
4. REKAM MEDIS
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
d. Menerima formulir penilaian kinerja
27
8. EDP
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
d. Menerima formulir penilaian kinerja
e. Permintaan perbaikan hardware dan software
f. Permintaan pembuatan program
9. KEROHANIAN
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
d. Menerima formulir penilaian kinerja
e. Pastoral konseling untuk karyawan
10. SEKRETARIAT
a. Menindaklanjuti pengajuan permintaan tenaga
b. Menindaklanjuti pengajuan lembur dan uang jaga malam karyawan
c. Menerima pengajuan cuti dan surat ijin meninggalkan tugas
28
SD
Divisi Pelayanan
Medik
Divisi Keperawatan
Divisi Penunjang
Medik
Unit Unit Khusus
Divisi Umum / Non
medik
Perusahaan
Farmasi /
Alat Kesehatan
Komite
- K3
- PPI
- Patient
Safety
- PMKP
Institusi Pendidikan :
29
Stikes, Akbid, Akper
Intern
Ekste
Diklat
EDP
Keuang
an
Organisasi
Profesi :
Penyelenggara
Eks House
HUBUNGAN INTERN
1. Divisi Pelayanan Medik, Divisi Keperawatan, Divisi Penunjang Medik, Unit-unit
Khusus, dan Divisi Umum / non medik
:
- Pengajuan / usulan pelatihan dapat dilakukan oleh semua bagian / unit kerja, atas
dasar kebutuhan rumah sakit.
2. SDM
:
- Berkoordinasi dengan bagian SDM dalam hal Mandatory Training
- Melakukan koordinasi dengan SDM untuk data-data karyawan
3. Komite komite
:
- Diklat melibatkan komite : K3, PPI, Patient Safety, dan PMKP untuk menjadi
trainer / pembicara dalam kegiatan pelatihan.
4. Sarana Prasarana
:
- Dalam setiap kegiatan diklat, dilakukan kerja sama dengan Bagian Sarana
Prasarana untuk memenuhi kebutuhan pelatihan dalam bidang sarana.
5. EDP
:
- Dalam setiap kegiatan diklat, dilakukan kerja sama dengan Bagian EDP untuk
memenuhi kebutuhan pelatihan dalam bidang media komputer.
6. Keuangan
:
- Bagian keuangan mendukung dalam hal penyediaan dana sehingga kegiatan diklat
dapat berjalan.
HUBUNGAN EKSTERN
1. Perusahaan Farmasi / Alat Kesehatan :
- Pemberi sponsor untuk kegiatan pendidikan dan pelatihan, khususnya bidang
kesehatan.
2. Institusi Pendidikan :
- Melakukan kerja sama dengan rumah sakit untuk pelaksanaan Praktek Kerja
Lapangan mahasiswa.
3. Organisasi Profesi
:
- Menjadi induk organisasi bagi seluruh karyawan tenaga kesehatan
- Bekerja sama dalam pengadaan kegiatan seminar / pelatihan.
4. Penyelenggara Eks-House Training :
- Memberi informasi tentang pelatihan-pelatihan yang tersedia
BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI
30
Nama Jabatan
Pendidikan
Formal
1.
Min. S1
Min. S1
Mengatur
pelayanan
Bagian SDM
3.
Kepala
Bagian
SDM
Kepala Sub Bagian
Kepegawaian dan
Penggajian
Staf Kepegawaian
Min. S1
4.
Staf Penggajian
Min. SMU
2 thn Sertifikat
Komputer
5.
Psikolog
S2
Psikologi
1 thn Manajemen
Psikologi
Melaksanakan kegiatan
administrasi
kepegawaian
Melakukan
kegiatan
administrasi
pembayaran gaji
Melakukan
kegiatan
psikologi
kekaryawanan
2.
Masa
Kerja
Pendidikan Non
Formal/Sertifikasi
Jml
Kebutuhan
Tugas
FAKTOR
KATEGORI SDM
ADMINISTRASI
312
12
1
14
1
7
284
1.988
119.280
A
Hari Kerja
B
Cuti Tahunan
C
Pendidikan dan Pelatihan
D
Hari Libur Nasional
E
Ketidakhadiran Kerja
F
Waktu Efektif
Hari Kerja Tersedia
Waktu Kerja Tersedia
Kategori SDM
Staf Kepegawaian
Staf Payroll
Psikolog
KETERANGAN
Hari/tahun
Hari/tahun
Hari/tahun
Hari/tahun
Hari/tahun
Jam/hari
Hari kerja/tahun
Jam/tahun
Menit/tahun
Perhitungan untuk menetapkan Standar Beban Kerja dengan rumus sebagai berikut :
Waktu Tersedia
Standar Beban Kerja
=
Rata-rata Waktu Kegiatan Pokok
No.
Kategori
Kegiatan
Kegiatan Pokok RataStandar
SDM
Rata Beban Kerja
Waktu
1.
Psikolog
Menerima, mendata, dan menyimpan
Penerimaan
10
11.928
berkas lamaran sesuai dengan berkas lamaran
pendidikan calon karyawan
Memisahkan lamaran calon karyawan
Seleksi
11
10.844
sesuai
permintaan
penggantian/penambahan karyawan
baru bagian yang membutuhkan
Memintakan persetujuan direktur
utama untuk dilakukan tes seleksi atas
lamaran yang dipilih
Menghubungi calon karyawan yang
akan mengikuti tes seleksi
Menghubungi tim seleksi
Menerima calon karyawan yang akan
mengikuti tes
Pengisian berkas biodata karyawan
Mempersiapkan tes untuk calon
Tes Psikologi
180
663
karyawan
Melakukan tes psikologi untuk calon
karyawan
Pengisian berkas biodata karyawan
Rekrutmen
40
2.982
Melakukan interview karyawan
Memeriksa hasil tes calon karyawan
dengan berkoordinasi dengan tim
seleksi
Menghubungi calon karyawan yang
sudah lulus tes seleksi untuk tes
kesehatan
Membuat
surat
pengantar
tes
kesehatan
Menghubungi calon karyawan yang
lulus tes kesehatan untuk masuk kerja
Memberikan konsultasi ke karyawan
Penanganan
55
2.169
konsultasi
karyawan
2.
Staf
Kepegawaian
Penyimpanan
berkas individu
karyawan
Pembuatan surat
20
5.964
17.040
3.
Staf Payroll
ekstern
intern/ekstern
Membuat surat edaran
Membuat surat keterangan
Membuat surat tugas
Membuat surat pernyataan
Membuat surat keputusan
Membuat kartu berobat
Membuat surat perjanjian kerja
Membuat surat pengantar pengurusan
SIP/Surat Tugas dokter
Membuat
Surat
Keputusan Pembuatan Surat
Pengangkatan Karyawan Tetap
Keputusan
Membuat
Surat
Keputusan
Pemberhentian Sebagai Karyawan
Tetap
Membuat Surat Keputusan Jabatan
Membuat Surat Keputusan Kenaikan
Berkala/Golongan
Membuat perhitungan uang perjalanan Pengajuan uang
dinas karyawan yang ditugaskan
perjalanan dinas
Mengajukan
permintaan
uang
karyawan
perjalanan dinas karyawan
Memberikan uang perjalanan dinas
Penghitungan kehadiran karyawan
Pembayaran
harian lepas
honor karyawan
Pengajuan
permintaan
honor
harian lepas
karyawan harian lepas
Pembayaran honor karyawan harian
lepas
Mencari penawaran supplier seragam
Pembuatan
Pengukuran seragam karyawan
Seragam Dinas
Pembagian seragam karyawan
Karyawan
Membuat permintaan barang rutin
Permintaan
ATK dan ART
Barang
Membuat permintaan snack untuk
rapat dan tes seleksi
Distribusi formulir evaluasi kinerja
Evaluasi kinerja
Cetak rekapitulasi kehadiran karyawan
karyawan
Distribusi penilaian DP3
Membuat laporan kinerja
Merekapitulasi formulir pengajuan Rekapitulasi cuti
cuti dan surat ijin karyawan
Menghitung gaji karyawan
Pembuatan
Membuat daftar gaji karyawan per
daftar gaji
bagian
Membuat perhitungan pembayaran
Penghitungan
lembur karyawan
lembur
Membuat perhitungan pembayaran
Penghitungan
33
15
7.952
25
4.771
13.253
16
7.455
15
7.952
25
4.771
29.820
59.640
17.040
29.820
Pembuatan
&
pembagian slip
39.760
59.640
2.
3.
Kategori SDM
Psikolog
Staf Kepegawaian
Staf Payroll
Faktor
Kelonggaran
Makan Siang
Rata-Rata
Waktu
30 menit/hari
3 jam/minggu
Kamar Kecil
15 menit/hari
1,5 jam/minggu
Jumlah
Makan Siang
30 menit/hari
3 jam/minggu
Kamar Kecil
15 menit/hari
1,5 jam/minggu
Jumlah
Makan Siang
30 menit/hari
Kamar Kecil
15 menit/hari
Rapat
dengan 20 menit/hari
Koperasi
2 jam/minggu
Jumlah
Standar
Kelonggaran
0,078
0.039
0,117
0,078
0.039
0,117
0,078
0.039
0,052
0,169
Kuantitas Kegiatan
Per tahun
600
360
180
180
12
2.
3.
Staf Kepegawaian
Staf Payroll
2.400
2.400
520
180
2.520
2.400
200
5.200
14.400
14.400
1.800
4.800
14.400
14.400
b. Kebutuhan SDM
Rumus perhitungan kebutuhan SDM adalah sebagai berikut :
Kuantitas Kegiatan Pokok
Kebutuhan SDM
=
+ Standar Kelonggaran
Standar Beban Kerja
No.
1.
Kategori
SDM
Psikolog
2.
Staf
Kepegawaian
3.
Staf Payroll
Perhitungan
= ( 0,05+0,03+0,27+0,66+0.01 )
= 1,02
=
(0,40+0,14+0,07+0,04+0,19+0,32
+0,01+0,87+0,4 )
= 1,62
= ( 0,24+0,14+0,24+0,36+0,24 )
= 1,11
Standar
Kelonggaran
0,117
Jumlah
Tenaga
1,137
Kebutuhan
Tenaga
1 orang
0,117
2,557
3 orang
0,169
1,389
1 orang
Nama Jabatan
Pendidikan
Formal
Masa
Kerja
1.
Kepala Bagian
Diklat
Min. S1
2 th
2.
Staf Diklat
Min. S1
1 th
Pendidikan Non
Formal/Sertifikasi
Manajemen
Diklat RS
Jml
Kebutuhan
1
1
Tugas
Mengatur
pelayanan
Bagian Diklat
Membantu pelaksanaan
kegiatan Diklat
KODE
FAKTOR
KATEGORI SDM
ADMINISTRASI
312
12
1
14
1
7
284
1.988
119.280
A
Hari Kerja
B
Cuti Tahunan
C
Pendidikan dan Pelatihan
D
Hari Libur Nasional
E
Ketidakhadiran Kerja
F
Waktu Efektif
Hari Kerja Tersedia
Waktu Kerja Tersedia
KETERANGAN
Hari/tahun
Hari/tahun
Hari/tahun
Hari/tahun
Hari/tahun
Jam/hari
Hari kerja/tahun
Jam/tahun
Menit/tahun
Kategori SDM
Kepala Sub Bagian Pendidikan dan pelatihan
Staf Pendidan dan Pelatihan
1.
Kategori
SDM
Kegiatan
Kegiatan Pokok
RataRata
Waktu
Standar
Beban Kerja
240
497
270
442
120
994
210
568
2.
Staf
Pendidikan
dan Pelatihan
60
1988
60
1988
60
1988
270
442
300
398
90
1325
120
994
60
1988
45
2650
2.
Kategoti SDM
Kepala Bagian Diklat
Staf Diklat
Faktor
Kelonggaran
Makan Siang
Rata-Rata
Waktu
30 menit/hari
3 jam/minggu
Kamar Kecil
15 menit/hari
1,5 jam/minggu
Jumlah
Makan Siang
30 menit/hari
3 jam/minggu
Kamar Kecil
15 menit/hari
1,5 jam/minggu
Jumlah
Standar
Kelonggaran
0,078
0.039
0,117
0,078
0.039
0,117
Kuantitas Kegiatan
Per tahun
12
120
170
20
20
100
10
12
120
170
20
20
52
c. Kebutuhan SDM
Rumus perhitungan kebutuhan SDM adalah sebagai berikut :
Kuantitas Kegiatan Pokok
Kebutuhan SDM
=
+ Standar Kelonggaran
Standar Beban Kerja
N Kategori SDM
Perhitungan
Standar
Jumlah
o
Kelonggara
Tenaga
38
1.
2.
n
0,117
0,681
0,117
0,627
Orientasi merupakan program yang dirancang untuk menolong karyawan baru ( yang
lulus seleksi ) mengenal pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja. Program orientasi
sering juga disebut program induksi, yakni memperkenalkan para karyawan dengan peranan
atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan
karena semua pegawai baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau
beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru.
Orientasi berarti penyediaan informasi dasar berkenaan dengan perusahaan bagi
pegawai baru, yaitu informasi yang mereka perlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara
memuaskan. Informasi dasar ini mencakup hal hal seperti pemahaman visi misi rumah
sakit, pemahaman peraturan perusahaan, pemahaman struktur organisasi, dan hal hal lain
yang berkaitan dengan pengenalan rumah sakit secara umum. Orientasi pada dasarnya
merupakan salah satu komponen proses sosialisasi pegawai baru, yaitu proses penanaman
sikap, standar, nilai, dan pola perilaku yang berlaku di perusahaan bagi pegawai baru.
Orientasi bertujuan untuk mempercepat masa adaptasi sehingga karyawan baru dapat
bekerja lebih cepat dan lebih baik. Program orientasi dirancang untuk memberikan kepada
karyawan baru informasi yang dibutuhkannya agar dapat bekerja dengan efektif dalam
organisasi. Tujuan orientasi adalah untuk mendapatkan SDM yang dapat melakukan
pekerjaan secara tepat. Sasaran sasaran utama orientasi adalah mengulangi kecemasan awal
yang dirasakan oleh semua pekerja baru untuk memulai pekerjaan baru, untuk mengakrabkan
karyawan baru dengan pekerjaannya, unit kerjanya dan organisasi sebagai keseluruhan, dan
agar mempermudah peralihan dari luar ke dalam.
Adapun program/kegiatan orientasi karyawan baru Bagian Sumber Daya Manusia
adalah sebagai berikut :
1. Staf Kepegawaian
Hari Ke
Materi
Waktu
Penanggung Jawab
I
Perkenalan dengan staf di Sub 07.30 08.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penggajian
Penjelasan Struktur Organisasi 08.30 10.00
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penjelasan uraian tugas di Sub 10.00 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penggajian
Istirahat
12.00 12.30
Penjelasan uraian tugas di Sub 12.30 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
39
II
III
IV
VI
Penggajian
07.30 09.00
Staf Kepegawaian
09.00 10.00
10.00 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
07.30 09.00
Staf Kepegawaian
Staf Kepegawaian
09.00 10.00
Staf Kepegawaian
10.00 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
07.30 09.00
09.00 10.00
10.00 12.00
Staf Kepegawaian
Staf Kepegawaian
Staf Kepegawaian
Staf Kepegawaian
Staf Kepegawaian
12.00 12.30
12.30 14.30
Staf Kepegawaian
07.30 08.30
Staf Kepegawaian
08.30 09.30
Staf Kepegawaian
09.30 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
Staf Kepegawaian
07.30 09.00
Staf Kepegawaian
09.00 10.00
10.00 12.00
Staf Kepegawaian
Staf Kepegawaian
12.00 12.30
12.30 13.30
40
Staf Kepegawaian
Penjelasan tugas
2. Staf Penggajian
Hari Ke
Materi
I
Perkenalan dengan staf di
Divisi SDM
Penjelasan Struktur Organisasi
II
III
IV
13.30 14.30
Waktu
07.30 08.30
08.30 10.00
10.00 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
07.30 09.00
09.00 10.00
10.00 12.00
Istirahat
Administrasi Penggajian
12.00 12.30
12.30 14.30
Pengenalan
bagian-bagian
yang ada di rumah sakit yang
berhubungan dengan Bagian
SDM
Pengenalan perlengkapan dan
sarana & prasarana yang ada di
Bagian SDM
Penyusunan
daftar
gaji
karyawan
Istirahat
Penjelasan struktur gaji
07.30 09.00
Penghitungan
pemotongan
iuran BPJS Ketenagakerjaan
dari pemberi kerja dan
karyawan
Penghitungan
pemotongan
iuran dana pensiun dari
pemberi kerja dan karyawan
Istirahat
Input potongan karyawan :
angsuran koperasi, kesehatan,
Penggajian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penanggung Jawab
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Staf Kepegawaian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Staf Kepegawaian
09.00 10.00
Staf Kepegawaian
10.00 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
07.30 10.00
10.00 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
41
VI
07.30 08.30
Staf Kepegawaian
08.30 09.30
Staf Kepegawaian
09.30 12.00
12.00 12.30
12.30 14.30
07.30 09.00
12.00 12.30
12.30 14.00
3. Psikolog
Hari Ke
Materi
Waktu
Penanggung Jawab
I
Perkenalan dengan staf di 07.30 08.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Bagian SDM
Penggajian
Penjelasan Struktur Organisasi
08.30 10.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penjelasan uraian tugas Kepala 10.00 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penggajian
Istirahat
12.00 12.30
Penjelasan uraian tugas Kepala 12.30 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Penggajian
II
Orientasi lingkungan Bagian 07.30 09.00 Staf Kepegawaian
SDM
Penjelasan Visi, Misi, Falsafah, 09.00 10.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Tujuan
Penggajian
Pengenalan SPO
10.00 12.00 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian
Istirahat
12.00 12.30
Standar kompetensi tenaga 12.30 14.30 Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
kesehatan
Penggajian
III
Pengenalan bagian-bagian yang 07.30 09.00 Staf Kepegawaian
ada di rumah sakit yang
42
IV
VI
NO
1
WAKTU
Bulan I
Bulan II
MATERI ORIENTASI
Memahami Struktur organisasi Bagian Diklat
Memahami visi, misi, motto Bagian Diklat
Memahami tujuan pelayanan Bagian Diklat
Memahami mekanisme kerja Bagian Diklat
Memahami pembuatan rencana dan proses tata laksana kegiatan pelatihan
karyawan
Memahami proses tata laksana pengiriman karyawan untuk mengikuti
pelatihan di luar RS
Memahami proses tata laksana kerjasama dengan pihak-pihak lain dalam
pelaksanaan kegiatan Seminar/Symposium, baik untuk masyarakat awam
43
Bulan III-VI
BAB XI
PERTEMUAN ATAU RAPAT
Pertemuan atau rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang
yang memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan
suatu masalah tertentu.
Rapat dilakukan dan diadakan oleh Bagian SDM dipimpin oleh Kepala SDM dan
diikuti oleh seluruh stafnya. Rapat berkala yang diadakan ada 2 (dua) macam yaitu :
1. Rapat Rutin
Rapat rutin atau terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh Kepala Bagian SDM
setiap 1 (satu) bulan sekali dengan perencanaan yang telah dibuat selama 1 (satu) tahun
dengan jadwal rapat yang telah ditentukan. Rapat secara rutin diselenggarakan di Bagian
SDM, yaitu pada :
Waktu
: setiap minggu keempat, setiap Hari Senin
Pukul
: 12.00 wib selesai
Peserta
: Kepala Bagian SDM, Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Penggajian, Kepala Sub Bagian Pendidikan dan Pelatihan
Materi
: - Evaluasi kinerja mutu
- Masalah dan pemecahannya
- Rekomendasi dan usulan serta tindak lanjut
2. Rapat Insidentil/Tidak terjadwal
Rapat Insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang
perlu dibahas segera.
44
BAB XII
PELAPORAN
Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk melaporkan segala bentuk
kegiatan SDM yang terkait dengan pelaksanaan program pelayanan SDM. Adapun bentuk
laporan yang dibuat oleh Bagian SDM adalah sebagai berikut :
1. Laporan Harian
Laporan harian bertujuan untuk menginformasikan tentang fokus dari suatu pekerjaan
atau kepentingan.
Laporan Harian terdiri dari :
a. Laporan Kecelaaan Kerja
b. Laporan hasil rekruitmen
2. Laporan Bulanan
Laporan bulanan dibuat dalam bentuk tertulis setiap bulannya dan diserahkan kepada
Direktur Umum setiap tanggal 7. Adapun yang dilaporkan yaitu :
1. Evaluasi Kinerja Bagian SDM
2. Orientasi Karyawan
3. Pembayaran gaji, lembur, uang jaga malam
3. Laporan Tahunan
Laporan tahunan dibuat dalam bentuk tertulis setiap tahun dan diserahkan kepada
Direktur Umum. Adapun yang dilaporkan yaitu :
1. Realisasi Rencana Kerja Anggaran ( RKA )
2. Realisasi Pola Ketenagaan
3. Laporan Biaya Pengobatan Karyawan
Ditetapkan di Kudus
Pada tanggal : 1 Januari 2015
45
46