BAB V

TATA LAKSANA PERUSAHAAN

5.1.

Sistem Kerja Perusahaan

Sistem kerja adalah serangkaian dari beberapa pekerjaan berbeda yang

digabungkan untuk menghasilkan suatu barang atau jasa yang menghasilkan nilai
bagi pelanggan atau keuntungan perusahaan/organisasi. Dengan adanya sistem
kerja yang baik, pekerjaan dapat dilaksanakan secara sistematis sehingga
menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Sistem kerja perusahaan dijabarkan
menjadi prosedur pelaksanaan proyek dan sistem penyimpanan data perusahaan.
5.1.1. Prosedur Pelaksanaan Proyek
Sebagai sebuah perusahaan konsultan sekaligus kontraktor lanskap, PT.
Tropica Greeneries telah banyak menangani berbagai proyek dari skala kecil
sampai skala besar. Proyek-proyek yang didapatkan PT. Tropica Greeneries
adalah melalui proses tender maupun penunjukan langsung. Namun, mayoritas
proyek yang didapatkan karena klien secara langsung menunjuk PT. Tropica
Greeneries untuk menangani proyek yang akan dibuat. Hal ini dikarenakan PT.
Tropica Greeneries sudah memiliki portofolio yang baik dan selalu memberikan
kepuasan kepada klien atas desain-desain yang telah dibuatnya, sehingga sebagian
besar klien mempercayakan PT. Tropica Greeneries kembali sebagai konsultan
sekaligus kontraktor lanskap untuk mengerjakan proyek-proyek selanjutnya.
Adapun pekerjaan tersebut yaitu pekerjaan desain lanskap, pekerjaan pelaksanaan
lanskap, dan pekerjaan pemeliharaan. Sedangkan untuk pekerjaan ekspor dan
import tanaman lanskap serta pekerjaan penyewaan tanaman indoor hanya didapat
melalui penunjukan langsung.
Proses perencanaan maupun perancangan di PT. Tropica Greeneries,
dalam pembuatan desainnya menggunakan sketsa tangan oleh seorang Arsitek
Lanskap yang berpengalaman dan kemudian dibantu dengan sistem komputerisasi.
Sketsa tangan digunakan pada tahap analisis, sintesis, dan konsep desain. Setelah
itu, pada tahap pengembangan desain diterjemahkan ke dalam sistem
komputerisasi melalui penggunaan software desain dengan tujuan mempermudah
klien untuk memahaminya. Produk yang dihasilkan berupa siteplan disertai

32

dengan foto ilustrasi dan foto tanaman yang digunakan, potongan, perspektif (3D),
gambar konstruksi serta alternatif harga desainnya.
Proyek-proyek yang dilakukan oleh PT. Tropica Greeneries mengikuti
serangkaian tahapan kerja. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan
selama menjalankan proses kerja. Tahapan kerja PT. Tropica Greeneries dapat
dilihat pada Gambar 7.
Penerimaan Proyek

Penunjukan langsung / Tender

Tahap Persiapan

Pembentukan tim kerja, Pengumpulan informasi

Riset dan Analisis

Inventarisasi Tapak, Wawancara dengan klien,

Menganalisa potensi dan kendala tapak

Tahap Konsep Desain

Pembuatan konsep desain (sketsa tangan), Pembuatan

desain awal berupa siteplan disertai ilustrasi foto

Pengembangan Desain

Siteplan, Gambar potongan, Gambar

detail, Gambar perspektif (3D)

Tahap Pembuatan
Gambar Kerja

Planting plan dan Hardscape plan,

Detail Konstruksi, Spesifikasi
penggunaan material

Technical specification
dan Budgeting Plan

Spesifikasi Teknis, Penawaran Harga

Soft material dan Hard material

Tahap Pelaksanaan

Meeting dengan
owner
(revisi desain)

Implementasi desain lanskap pada tapak,

Pengawasan pada masa konstruksi, Pemeliharaan

Gambar 7. Bagan Tahap Pekerjaan Desain Lanskap PT. Tropica Greeneries

Dengan penunjukan langsung dari pihak owner, perusahaan tidak perlu

mengikuti proses tender untuk mendapatkan proyek lanskap. Dalam sistem
penunjukan langsung, owner memberikan pekerjaaan langsung pada perusahaan
dan dilaksanakan setelah terjadi kesepakatan dalam sebuah kontrak tertulis antara
kedua belah pihak. Pelaksanaan pekerjaan dimulai dan diakhiri sesuai dengan

33

Surat Perjanjian Kerjasama (SPK) yang berlaku dan telah disepakati. Surat
Perjanjian Kerjasama (SPK) berisi tentang beberapa hal penting sebagai berikut.
a. Lingkup pekerjaan yang disepakati dalam perjanjian.
b. Persyaratan dan spesifikasi teknis.
c. Harga, tata cara, dan syarat pembayaran.
d. Jangka waktu penyelesaian pekerjaan.
e. Sanksi yang harus dipenuhi apabila salah satu pihak tidak memenuhi
kewajibannya.
f. Penandatanganan di atas materai oleh kedua belah pihak antara pihak
pemilik selaku pemberi pekerjaan dan pihak konsultan/kontraktor selaku
penerima pekerjaan.
Setelah pekerjaan lanskap selesai dilaksanakan, kemudian beralih ke masa
retensi berupa pekerjaan pemeliharaan yang telah disepakati sebelumnya yaitu
sekitar 3-6 bulan. Biasanya jangka waktu masa pemeliharaan dipertimbangkan
berdasarkan scope proyek yang dikerjakan atau budget yang dimiliki owner.
Serah terima pekerjaan dilakukan apabila masa retensi sudah habis yang
kemudian dilakukan pengecekan ulang (opname) bersama-sama antara kedua
belah pihak dan telah disetujui dan dilakukan penandatanganan.
Hampir sebagian besar proyek yang dikerjakan PT. Tropica Greeneries
didapatkan melalui sistem penunjukan langsung oleh klien. Sebelum pekerjaan
desain dilaksanakan, ada beberapa kegiatan yang menjadi acuan bagi PT. Tropica
Greeneries. Acuan perlakuan terhadap kegiatan pekerjaan desain tersebut dapat
dilihat pada Gambar 8.
Dalam mengerjakan proyek dengan sistem tender, biasanya diawali
dengan adanya undangan tender kepada perusahaan atau peserta tender. Undangan
tersebut ditujukan untuk pengambilan dokumen tender dan penjelasan pekerjaan
yang akan dilakukan. Tahapan selanjutnya adalah perusahaan memberikan
dokumen penawaran berupa rincian biaya dan syarat-syarat yang diajukan untuk
proyek yang akan dikerjakan yang kemudian akan diseleksi melalui tahap
pascakualifikasi. Pengumuman pemenang akan diinformasikan langsung kepada
perserta tender. Apabila terpilih menjadi pemenang, langkah selanjutnya adalah
penandatangan kontrak kerja dan pemberian Surat Perjanjian Kerjasama (SPK).

34

Pelaksanaan pekerjaan dimulai dan diakhiri sesuai dengan Surat Perjanjian

Kerjasama (SPK)

yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Pekerjaan

dikatakan selesai apabila telah melewati masa retensi dan dilakukan pengecekan
ulang (opname) untuk selanjutnya dilakukan serah terima pekerjaan dalam bentuk
Berita Acara Serah Terima (BAST).
Getting Things Done
IN

What is it?
Trash it
Is it actionable?
Projects (Planning)

Projects plan
(Review for action)

NO

Someday / Maybe
File for reference

YES

What is the next

action
Will it take less than
2 minutes?

YES
Do it

NO

Delegate it

Defer it

Waiting for
(Someone else to do)

Specific day & time

Next actions (To do

as soon as i can)

Gambar 8. Bagan Acuan Perlakuan terhadap Kegiatan Pekerjaan Desain melalui

Penunjukan Langsung (Sumber: PT. Tropica Greeneries, 2011)

5.1.2. Sistem Penyimpanan Data Perusahaan

Data sebuah perusahaan harus dapat dikelola dengan baik agar tidak hilang
atau mudah dicari. Dalam menjalankan usahanya, PT. Tropica Greeneries
memiliki standar dalam mengelompokkan semua data perusahaan yang

35

berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Data perusahaan tersebut

disimpan dalam sebuah server yang kemudian dapat diakses oleh semua komputer.
Data server berisikan folder dan subfolder yang memuat berbagai
dokumentasi perusahaan. Dalam data server terdapat dua folder utama yaitu
tropica data dan picture disk yang memiliki fungsi yang berbeda. Tropica data
berisikan folder yang memuat berbagai dokumentasi perusahaan yaitu data ekspor,
data impor, proyek pemeliharaan (maintenance), tender, proyek yang sedang
dikerjakan, proyek indoor plant, data administrasi dan keuangan, data supplier,
data kegiatan seminar, serta data penunjang lainnya.
Semua data yang terkait dengan proyek yang dikerjakan dikelompokkan
dalam satu folder dan disimpan dalam server di dua folder utama tersebut yaitu
tropica data dan picture disk. Folder kemudian diberi nama sesuai proyek yang
dikerjakan atau dengan menggunakan nama lokasi proyek yang bersangkutan.
Misalnya untuk pekerjaan desain lanskap Sahid Kuta Life Style Resort ini dapat
ditemukan di Tropica Data Server 05 Project Project 2010 Sahid Kuta
Lifestyle Resort. Data dalam folder Sahid Kuta Lifestyle Resort yang berada di
tropica data tersebut berisikan:
1. Folder Calculation yaitu berisikan data excel tentang perhitungan proyek
baik pekerjaan softscape maupun pekerjaan hardscape.
2. Folder Quotation yanitu berisikan dokumen penawaran harga dari
perusahaan untuk klien.
3. Folder Letters in yaitu folder yang menyimpan semua surat-surat
pemberitahuan, undangan, dan surat keterangan lain yang ditujukan
kepada perusahaan.
4. Folder Letters out yaitu folder yang menyimpan semua dokumen dan
surat-surat yang ditujukan kepada pihak luar.
5. Folder Drawings yaitu berisikan data-data berupa gambar seperti gambar
kerja yang berhubungan dengan proyek yang sedang atau akan dikerjakan.
6. Folder Email yaitu berisikan data atau informasi mengenai proyek yang
dikerjakan yang diterima oleh perusahaan melalui email.
Data dalam folder Sahid Kuta Lifestyle Resort yang terdapat di picture disk
berisikan:

36

1. Folder Foto survey yaitu berisikan semua foto-foto survey site atau tapak
proyek yang akan dikerjakan.
2. Folder Foto progress yaitu berisikan semua foto-foto progress site atau
tapak proyek yang sedang atau telah dikerjakan.
Selain memiliki standardisasi dalam penyimpanan data perusahaan, PT.
Tropica Greeneries juga memiliki standar layout dalam gambar kerja yang
memuat informasi gambar sebagai berikut.
1. Judul Proyek
2. Pemilik/owner (pemberi tugas)
3. Pihak pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek ( Arsitek, Struktural,
Mechanical & Electrical, Arsitek Lanskap, dll)
4. Keterangan Gambar
5. Tanggal Revisi
6. Judul Gambar
7. Skala dan Orientasi
8. Tanggal dan Nomor Gambar
9. Informasi Gambar (Design by, drawn by, Approved)
10. Hak Cipta Perusahaan
5.2.

Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan suatu proses kegiatan untuk merencanakan,

mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk

mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan (H. Kerzner dalam
Soeharto, 1995). Dalam hal ini, manajemen proyek dibagi ke dalam pelaksanaan
inti proyek dan sumber dana proyek.
5.2.1. Pelaksanaan Inti Proyek
Pada proses pembuatan pekerjaan desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle
Resort oleh PT. Tropica Greeneries, terdapat empat pihak yang terlibat di dalam
kesuluruhan proses. Keempat pihak tersebut antara lain adalah owner selaku pihak
pertama yaitu Grup Sahid dan Grup Plaza Indonesia, PT. Indonesian Paradise
Island (IPI) selaku pihak kedua yang menjadi pihak pemberi tugas, kemudian
pihak ketiga adalah arsitek yaitu PT. Enviro Tec, serta pihak keempat adalah

37

konsultan dan kontraktor yang terlibat. Pihak-pihak tersebut saling berketerkaitan

satu sama lain guna menunjang proses desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort
ini.
Dalam pelaksanaanya, pembuatan desain lanskap proyek Sahid Kuta
Lifestyle Resort ini dikerjakan oleh sebuah tim sehingga dapat mempermudah
jalannya pekerjaan desain. Suatu tim kerja tersusun dari individu-individu dengan
keterampilan dan latar belakang yang berbeda-beda, menjadi satu kesatuan unit
kerja untuk mencapai tujuan tim. Tim yang efektif ditandai oleh hasil yang
bersifat sinergi, yaitu hasil usaha bersama lebih besar dari pada jumlah hasil
masing-masing anggota.
Tim kerja proyek ini terdiri dari beberapa orang yaitu Ir. Anggia Murni
(Arsitek Lanskap Ahli) sebagai pengontrol, pemberi keputusan terhadap sesuatu
yang berhubungan dengan proyek, membuat konsep yang akan digunakan dalam
proyek, serta presentasi dihadapan klien.

Ir. Niken

Larasati (Project

Leader/Arsitek Lanskap) sebagai proyek manager yang bertanggung jawab dalam

pelaksanaan proyek, berhubungan langsung dengan klien dan mengatur urusan
kerjasama, juga ikut serta dalam pembuatan konsep. Dalam mengembangkan
konsep desain, Ir. Niken Larasati didampingi oleh Prasetyo Condro G. (Arsitek)
dan dibantu Rara Indriyati (Mahasiswa Magang) sebagai tim desain. Dalam hal ini,
Prasetyo Condro G. membuat siteplan dengan AutoCAD, mengerjakan 3D yang
menggunakan software Sketch Up, melakukan meeting dengan pihak arsitek, dan
melakukan survey progress. Rara Indriyati sebagai mahasiswa magang ikut
memahami, berpartisipasi, dan membantu selama proses pekerjaan desain
berlangsung seperti ikut berpartisipasi ketika membuat konsep, mengerjakan
siteplan

dengan

AutoCAD,

menyempurnakan

gambar

siteplan

dengan

mengguanakn software Corel, serta mengikuti beberapa meeting yang diadakan

dengan pihak arsitek. Bagian administrasi dan keuangan proyek dikerjakan oleh
Mawartina Sayuti dan Retno dimana bertugas mengurusi tahap pembayaran
proyek. Adapun tim pendukung yang ikut andil dalam pengerjaan proyek adalah
Asroel Alamsjah (IT Consultant) dan Taufik Dado (Sprinkler Consultant). Tim
yang tergabung dalam pengerjaan desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort ini
dapat dilihat pada Gambar 9.

38

Direktur PT. Tropica Greeneries

Ir. Anggia Murni (Arsitek Lanskap Ahli)

Tim Administrasi & Keuangan

Mawartina Sayuti
Retno

Tim Desain
Ir. Niken Larasati (Project Leader/Arsitek Lanskap)
Prasetyo Condro G. (Arsitek)
Rara Indriyati (Mahasiswa Magang)

Tim Pendukung
Asroel Alamsjah (IT Consultant)
Taufik Dado (Sprinkler Consultant)
Gambar 9. Tim Kerja Proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort, Bali di PT. Tropica Greeneries

Dalam melakukan suatu pekerjaan dengan tim kerja, pekerjaan memang

akan terasa lebih efisien. Namun, kerjasama yang solid dan komunikasi yang baik
dalam tim adalah kunci dalam bekerja pada sebuah tim kerja. Hal tersebut dapat
meningkatkan kinerja dari tim itu sendiri serta menghindari kesalahpahaman
dalam melakukan sebuah pekerjaan.
5.2.2. Sumber Dana Proyek
Sumber dana proyek pekerjaan desain Sahid Kuta Lifestyle Resort ini
ditanggung oleh PT. Indonesian Paradise Island (IPI) sebagai pihak yang ditunjuk
oleh owner untuk menjalankan proyek tersebut dan sebagai pihak pertama yang
memberi tugas kepada PT. Tropica Greeneries dalam Surat Perjanjian Kerjasama
(SPK). Sumber dana tersebut mencakup keseluruhan biaya pekerjaan desain
lanskap dengan mekanisme pembayaran secara bertahap sesuai dengan
kesepakatan antara pihak pemberi tugas dan pihak penerima tugas. Total biaya
untuk pekerjaan desain lanskap proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort ini adalah
senilai Rp 168.586.000,- (Terbilang : Seratus Enam Puluh Delapan Juta Lima

39

Ratus Delapan Puluh Enam Ribu Rupiah), dengan empat tahap pembayaran
(Tabel 6).
Tabel 6. Mekanisme Pembayaran Proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort

No.

Tahap Pembayaran

Persentase

Akumulasi

Tahap 1. Uang muka (dibayarkan setelah

20 %

20%

30%

50%

40%

90%

10%

100%

SPK ditandatangani kedua belah pihak)

2

Tahap 2. Setelah progress kerja Design

Development selesai

Tahap 3. Setelah progress kerja Working

Drawing dan RAB selesai

Tahap 4. Setelah pelaksanaan proses tender

selesai

Dari tabel di atas dapat diuraikan bahwa pembayaran dilakukan

berdasarkan jumlah persen yang ditentukan dari total keseluruhan biaya pekerjaan
yang mana telah disepakati bersama pada SPK yang telah ditandatangani oleh
kedua belah pihak. Setiap tahapan pekerjaan dikatakan selesai apabila telah
dilakukan serah terima pekerjaan dengan bukti BAST yang ditandatangani
bersama. Termin pekerjaan desain lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort ini dapat
dilihat pada kurva dalam Tabel 7.
5.2.3. Pengolahan Data dan Penyelesaian Proyek
Proyek yang dikerjakan oleh PT. Tropica Greeneries sebagian besar
dikerjakan bersama-sama dengan berbagai konsultan lain. Seperti halnya dalam
proyek Sahid Kuta Lifestyle Resort yang dikerjakan bersama konsultan arsitek
dan interior desain, konsultan sipil dan struktural, konsultan mekanik dan
elektrikal, konsultan manajemen konstruksi, serta konsultan quantity surveyor.
Masing-masing konsultan memiliki tugas dengan porsi tersendiri dalam
mengerjakan proyek tersebut sesuai dengan bidangnya.

40

Tabel 7. Termin Pekerjaan Desain Lanskap Sahid Kuta Lifestyle Resort, Bali
No.

Pekerjaan

1 Uang muka
Design development
(Beachwalk)
Working drawing dan
3
RAB (Beachwalk)
Design development
4
(Hotel)
Working drawing dan
5
RAB (Hotel)
2

6 Dokumen tender
Jumlah

Durasi
(Bln)

Bobot
(%)

Nov

Rp33.717.200,00

20

20

Rp25.287.900,00

15

Rp33.717.200,00

20

6,67

6,67

6,67

Rp25.287.900,00

15

Rp33.717.200,00

20

6,67

6,67

6,67

Rp16.858.600,00

10

Harga pekerjaan

Rp168.586.000,00
Jumlah akumulatif

100

Bulan
Des

Ja n

Feb

Ma r

Apr

Mei

Jun

100
80
60
40
20
10

20,00
20,00

Grafik
(%)

11,67
31,67

11,67
43,33

11,67
55,00

11,67
66,67

11,67
78,33

11,67 10,00
90,00 100,00

41

PT. Tropica Greeneries akan mendapatkan layout gambar dari pihak

arsitek yang nantinya akan menjadi acuan dalam pembuatan desain lanskap.
Sebagai konsultan lanskap, inventarisasi yang dilakukan biasanya dengan melihat
langsung keadaan tapak atau survey tapak serta melakukan pengambilan foto pada
tapak eksisting. Kegiatan ini nantinya akan dapat membantu dalam pembuatan
desain lanskap. Seluruh data yang didapatkan nantinya akan dianalisis untuk
menetapkan konsep desain yang akan diterapkan. Dengan banyaknya referensi
dari buku-buku yang dimiliki PT. Tropica Greeneries akan sangat membantu
dalam memberikan ide-ide baru dalam proses pembuatan desain.
Selama proses desain berlangsung, PT. Tropica Greeneries dibantu dengan
penggunaan komputer yang didukung dengan software-software tertentu seperti
AutoCAD, Corel, maupun Sketch Up. Penggunaan komputer tersebut lebih
banyak digunakan pada tahap pengembangan desain (Design Development). Hasil
kerja pada tahap pengembangan desain ini kemudian dibuat dalam bentuk
presentasi untuk dipresentasikan kepada pihak arsitek bersama-sama konsultankonsultan lainnya dengan hasil pekerjaan masing-masing. Presentasi dilakukan
untuk mendiskusikan kembali hasil pekerjaan dengan memberikan berbagai
masukan dan kritikan guna penyempurnaan lebih baik sebelum nantinya
dipresentasikan kepada pihak klien.
Pertemuan tersebut akan dicatat dalam bentuk minutes of meeting dan
kemudian dibagikan kepada semua pihak yang terlibat. Dokumen yang tertanggal
harus disimpan dengan baik. Hal ini akan memperlihatkan kemajuan dari proses
pelaksanaan, site meetings, keterlibatan klien, dan masalah lainnya.
5.3.

Masalah dan Kendala Proses Kerja di PT. Tropica Greeneries

Dalam melakukan suatu pekerjaan, secara realitasnya tidak selalu berjalan

dengan lancar. Hal ini yang dirasakan oleh PT. Tropica Greeneries dalam
menjalankan pekerjaannya. Ada beberapa masalah dan kendala yang dihadapi
selama proses kerja berlangsung, antara lain masalah teknis seperti padamnya
listrik. Padamnya listrik lebih sering dikarenakan kekuatan daya lokasi yang
kurang besar. Hal tersebut membuat pekerjaan tergangggu, belum lagi pekerjaan
di komputer yang terkadang belum disimpan sehingga hasil kerja yang dibuat
harus dimulai dari awal lagi. Terbatasnya sarana juga menjadi kendala dalam

42

melaksanakan pekerjaan di PT. Tropica Greeneries seperti hanya memiliki satu

buah printer A3 saja dan tidak memiliki mesin fotocopy sendiri. Dengan
terbatasnya sarana tersebut maka memperlambat proses pekerjaan.
Selain dari masalah teknis, kurangnya sumber daya manusia di PT.
Tropica Greeneries menjadi masalah yang perlu diperhatikan. Kurangnya jumlah
tenaga kerja yang ada di PT. Tropica Greeneries menimbulkan efek kurang baik
dalam pekerjaan. Banyaknya proyek yang ditangani perusahaan mengakibatkan
staf yang bekerja mengalami overload pekerjaan terutama staf yang berada pada
bidang desain sehingga pekerjaan tidak tertangani dengan baik.