MATERI PERKULIAHAN TGL.

16 DAN 23 MARET 2017

TUGAS individu -1

1) Mengapa tujuan harus bersifat: a) menantang, b) terukur, c) realitas, dan d) terbatas

jumlahnya ? (berikan contohnya !)

2) Produktivitas kerja tergantung pada: a) material yang dikerjakan, b) lingkungan kerja yang

kondusif, c) motivasi kerja individu, dan d) metode/teknologi yg digunakan. Jelaskan !

3) Mengapa manajemen penting untuk dipelajari ?

4) Apa beda pemimpin dan manajer ?

FUNGSI PERENCANAAN

Perencanaan dapat diartikan sebagai, suatu kegiatan yang dinamis untuk menentukan

sasaran dan tujuan yang hendak dicapai, pengalokasian sumber daya yang ada untuk dan

pewadahannya, penenentuan cara/metode yang tepat, serta penilaian hasil dan aktivitas

selanjutnya, Ada pula beberapa pakar yang mengartikan lebih sederhana,

yaitu penentuan dan pemilihan tujuan terlebih dahulu, serta merumuskan tindakan atau tugas-

tugas yang dianggap perlu untuk mencapainya.

Fungsi Perencanaan memiliki sifat yaitu: rasional, Luwes/dinamis, faktual, dialektis

dan kontinyu. Artinya, perencanaan disusun dengan mempertimbangkan berbagai hal seperti

misalnya ketersediaan sumberdaya yang dimiliki, kemampuan organisasi (jumlah SDM,

pengetahuan dan keterampilan SDM), dan lain-lain. Oleh karena itu rasionalitas menjadi

pertimbangan utama, dan diperhitungkan melalui analisis kuantitatif dan kualitatif, selain itu

harus selalu dinamis dan selalu (kontinyu) mengikuti perkembangan dan perubahan-perubahan

yang senantiasa terjadi, seperti misalnya: perubahan: kebijakan, permintaan, harga, nilai mata

uang, ketersediaan sumberdaya, dan sebagainya. Arti kontinyu disini yaitu: sebuah perencanaan

harus dibuat dan dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan.
Hal penting lainnya adalah harus dialektis yaitu, suatu perencanaan harus dibuat dengan

memikirkan selalu peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan yang akan datang.
Dalam menyusun perencanaan, pemimpin harus selalu menggunakan data dan informasi

yang bersifat time series, yaitu data dan informasi tahaun-tahun yang lalu dan saat ini yang akan

digunakan untuk memprediksi keadaan di masa yang akan datang. Oleh karena itulah,

kemampuan organisasi dalam menyediakan data yang terolah dengan baik menjadi suatu

informasi dan terkelola dengan baik sangat diperlukan. Berdasarkan hal inilah, Informasi

menjadi salah satu unsur manajemen yang paling penting setelah Man. Perencanaan merupakan

fungsi dasar dari seorang manajer, sebab tanpa ada perencanaan, maka tidak akan ada fungsi-

fungsi manajemen lainnya. Keberhasilan seorang manajer sangat ditentukan oleh efektif dan

efisiennya dia dalam menyusun perencanaan.

Pada umumnya, untuk memudahkan kita dalam menyusun perencanaan, maka dibantu

oleh pertanyaan yang teriri dari lima unsure kata, yaitu: 5 W + 1H (What, Why, Who, When,

Where dan How) yang apabila digambarkan sebagai berikut:

UNTUK MEMBUAT
PERENCANAAN,
WHAT
(MENY
WH
ERE
WH
O
GUNAKAN
WHY
ANGKU
(BERHUB
T
(TEWHEN
MP
5 W +(MENY
1
HOW

HUNGAN
TUJUA
N) DG
AT)(WAKTU
PELAKS
ANGK
UT
MAKSUD ANAAN) METOD
PERUSAH E YG
AAN YBS) DIGUN
AKAN)

Gambar 5: Enam Pertanyaan Dalam Menyusun Perencanaan

Selain itu, perencanaan yang baik harus mengandung prinsip-prinsip sebagai berikut:
a. Memiliki tujuan yang jelas
b. Ada kegiatan yang diprioritaskan. Karena ada faktor pembatas
c. Melibatkan semua orang, tujuannya: komunikasi, koordinasi dan pelaksanaan jadi lancar
d. Memperhitungkan fungsi fungsi manajemen lainnya
e. Rencana harus selalu diperbaiki, karena situasi dan kondisi yang dinamis
f. Ada penanggungjawab terhadap hasil perencanaan
g. Bersifat luwes terhadap perubahan
h. Bersifat rasional
i. Kalimatnya sederhana
Dan keuntungan dari adanya perencanaan, adalah:
a) Kegiatan jadi teratur, karena adanya pedoman.
b) Penggunaan 7 M dan Informasi jadi efektif dan efisien
c) Pekerjaan jadi produktif
d) Memberikan gambaran yang jelas dan lengkap dari seluruh kegiatan
e) Dapat memberikan pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kegiatan manajemen

Tahapan dalam menyusun perencanaan, dapat dilakukan secara berturut-turut mengikuti aliran

seperti pada Gambar berikut:

MENETAPKA HYPOTESA ALTERNATI
N TUJUAN / PREMIS F
MENENTU MEMILIH TINDAKAN
ANALISA
KAN ALTERNATI ALTERNATI
TINDAKAN F F
ANGGARAN TINDAKAN TINDAKAN
PELAKSAN
PENDUKUNG AAN

Gambar : Tahapan Kegiatan Penyusunan Perencanaan

TUGAS individu-2

Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk melihat peluang usaha suatu komoditas

pertanian (berikan contoh satu jenis komoditas pertanian, lengkapi dengan data-data penunjang)

TUGAS kelompok

Buatlah suatu rencana usaha berdasarkan informasi dan data yang anda peroleh pada
Tugas 2. Langkah-langkah penyusunan perencanaan dibuat dengan alat bantu 5W+1H:
1) Mengapa anda memilih usaha tersebut (alasan)
2) Apa tujuan dari usaha yang akan anda tekuni
3) Sarana dan prasarana (sumberdaya) apa saja yang nantinya harus digunakan
4) Berapa besar sarana dan prasarana (misalnya: bibit, luas lahan, tenaga kerja, dll) tersebut
akan digunakan
5) Struktur organisasi dan pembagian tugasnya (berdasarkan kegiatan yg ada dalam proses
produksi)
6) Bagaimana proses produksinya
7) Permasalahan apa saja yang akan dihadapi
8) Bagaimana mengantisipasi permasalahan tersebut
9) Indikator keberhasilan yang nantinya akan dicapai
10) Buat time schedule nya
Dari hasil kerja anda, presentasikan dan diskusikan di kelas, selanjutnya perbaiki kembali tugas
anda berdasarkan masukan dari kelompok lain dan juga dosen fasilitator.
CATATAN:

(1) Tugas kelompok tsb di atas sebenarnya sudah diberikan pada waktu
perkuliahan, hanya tolong dilengkapi sesuai dengan petunjuk soal diatas.
(2) Untuk tugas individu 1 dan 2 , dikumpulkan pada hari ini, tolong masukan
keloker ibu di jurusan (administrasi sosek).
(3) Absen tolong ditandatangani dua kali karena dengan tugas ini perkuliahan
tetap berjalan (sebagai ganti kuliah).
(4) Minggu depan untuk tugas kelompok dipresentasikan didepan kelas.

FUNGSI PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian, merupakan suatu kegiatan mempersatukan sumber-sumber daya (7 M)

yang ada dalam organisasi, dan mengaturnya sedemikian rupa sehingga tujuan yg sudah

ditetapkan terlebih dahulu dapat dicapai. Beberapa pakar manajemen, mengartikan

pengorganisasian sebagai suatu kegiatan interaksi sesama individu secara efektif dan efisien

dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya dalam kondisi tertentu untuk mencapai tujuan.
Organisasi, merupakan bentuk suatu perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan

bersama, atau dapat pula diartikan sebagai suatu sistem dari aktivitas kerjasama yang dilakukan

oleh dua atau lebih orang. Ada pula yang menyatakan bahwa, organisasi adalah bagan atau

struktur atau gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama antar orang

untuk mencapai tujuan bersama, dan dapat pula disebut sebagai tempat/ wadah dari kegiatan

(POAC) dan unsur-unsur manajemen (7M + Informasi).

 Organisasi ada dua macam, yaitu: organisasi formal dan informal. Organisasi formal,

yaitu: suatu sistem kerjasama yang dilakukan oleh dua atau lebih orang, dan dikoordinir dengan

sadar untuk mencapai suatu tujuan, dan hubungan tersebut memiliki : a) tujuan bersama yang

jelas, b) pembagian tugas yang jelas, dan c) kedudukan tugas yang jelas. Sedangkan, organisasi

informal adalah: organisasi yang terbentuk karena adanya hubungan antar perseorangan tanpa

tujuan bersama yang disadari, meskipun pada akhirnya hubungan yang tak disadari itu untuk

tujuan bersama. Hubungan yang terbentuk, memiliki kedudukan dan fungsi yang tidak jelas

seperti halnya organisasi formal.

Agar organisasi dapat berjalan dengan baik, maka terdapat beberapa prinsip-prinsip

organisasi yang harus diterapkan dan dipatuhi, yaitu:

1) Perumusan tujuan harus jelas, karena tujuan berperan untuk:
a. pedoman kearah mana organisasi akan dibawa
b. landasan bagi organisasi yang bersangkutan
c. menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan
2) menentukan program, prosedur, kiss me (koordinasi,integrasi, simplifikasi, sinkronisasi, dan

mekanisme)
3) Pembagian kerja (job description)
4) delegasi kekuasaan (delegtion of authority); kekuasaan atau wewenang merupakan hak

seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu (wewenang mengambil keputusan,

wewenang memerintah, wewenang menggunakan sumberdaya, dll) agar tugas dan fungsi-

fungsinya dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

Delegasi kekuasaan artinya pelimpahan wewenang dari seseorang ke orang lain (terutama

dari pimpinan ke bawahan).

Delegasi kekuasaan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu:
a. Pada saat mendelegasikan kekuasaan, maka harus dilakukan pula: delegasi tugas,

delegasi kekuasaan dan pertanggungjawaban

b. Delegasi harus diberikan pada orang yang tepat
c. Pemberian motivasi
d. Pendelegasi harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi
Manfaat adanya delegasi kekuasan:
a. Pemimpin dapat lebih konsentrasi pd pekerjaan pokok saja
b. Keputusan dapat diambil lebih cepat
 c. Inisitaif dan tanggungjawab bawahan dapat dimotiver
d. Merupakan salah satu cara mendidik/mengembangkan bawahan
5) Span of controll (rentang pengawasan); berapa jumlah bawahan yang tepat bagi seorang

pimpinan, sehingga pimpinan tersebut dapat membimbing dan mengarahkan, dan mengawasi

secara berhasil guna dan berdaya guna.

6) Tingkatan pengawasan, berhubungan dengan struktur organisasi
7) Kesatuan perintah dan tanggungjawab
8) Koordinasi; yaitu, usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit organisasi agar tertuju untuk

memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi pencapaian tujuan

Koordinasi dapat dilakukan dengan beberapa cara:
a) Mengadakan pertemuan resmi antar unsur-unsur atau unit
b) Mengangkat seseorang atau team atau panitia koordinator yang khusus bertugas

melakukan kegiatan koordinasi, seperti Memberikan penjelasan atau membimbing

kepada unit-unit yang dikoordinasikan

c) Membuat buku pedoman
d) Pimpinan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahannya dalam rangka

pemberian bimbingan, konsultasi dan pengarahan

TUGAS individu (Pengorganisasian)-3

1) Cari beberapa bentuk organisasi.
2) Dari bentuk organisasi tersebut ungkapkan kelebihan dan kekurangan dari setiap bentuk
organisasi tersebut.
3) Mengapa delegasi harus diberikan pada orang yang tepat ?
4) Jelaskan apa yang dimaksud dengan organisasi informal dan non formal ?
5) Mengapa koordinasi diperlukan dalam suatu organisasi ?
6) Jelaskan apa yang dimaksud dengan butir-butir delegasi dibawah ini:
Delegasi kekuasaan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu:
a) Pada saat mendelegasikan kekuasaan, maka harus dilakukan pula: delegasi tugas,
delegasi kekuasaan dan pertanggungjawaban
b) Delegasi harus diberikan pada orang yang tepat
c) Pemberian motivasi
d) Pendelegasi harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi
Manfaat adanya delegasi kekuasan:
a) Pemimpin dapat lebih konsentrasi pd pekerjaan pokok saja
b) Keputusan dapat diambil lebih cepat
c) Inisitaif dan tanggungjawab bawahan dapat dimotiver
d) Merupakan salah satu cara mendidik/mengembangkan bawahan
Catatan:

Untuk tugas individu 3 , dikumpulkan minggu depan pada tanggal 30 Maret

2017 pada saat kuliah berjalan berlangsung.