RMK Sistem Informasi Akuntansi

Pendekatan REA Untuk Pemodelan Proses Bisnis

A. Pendekatan REA

1. Tampilan Pengguna

Di era globalisasi kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi hal yang
sangat dibutuhkan. Akuntansi manual yang sering digunakan tidak mampu meyediakan informasi
yang dibutuhkan oleh manajer. Manajer modern membutuhkan informasi keuangan dan nonkeuangan
dalam bentuk dan tingkat agregasi yang secara umum tidak dapat disediakan oleh system akuntansi
berbasis GAAP tradisional. Akuntansi manual mengakibatkan adanya redundansi data dalam system-
sistem yang ada dalam perusahaan. Dengan adanya redudansi maka akurasi dan kekinian data menjadi
hal yang serius. Hal ini menyebabkan system menghasilkan jawaban yang berbeda untuk informasi
yang sama, hingga mengarah pada kebingungan, pengambilan keputusan yang kurang baik serta
tindakan yang tidak tepat.

System yang dapat mengatasi kelemahan-kelemahan system akuntansi tradisional itu disebut
REA. System ini didasarkan model basis data tradisional dan lebih beorientasi pada peristiwa dan
bukan pada akun. Dengan demikian para akuntan modern diharapkan mempunyai sifat-sifat yang
responsive, proaktif, dan dilengkapi pemahaman akan pendekatan REA, kemampuannya, serta
fleksibitasnya. guna tertentu untuk memenuhi pekerjaan yang diberikan padanya.

2. Model REA

Model REA adalah kerangka kerja akuntansi alternative untuk permodelan Sumber Daya
(Resource),Peristiwa (Event), Pelaku (Agent) Perusahaan yang sangat penting dan hubungan diantara
mereka. Adapun permodelan REA adalah sebagai berikut :

a. Resource / Sumber Daya Ekonomi

Resource didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomis bagi organisasi
tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik,
dan tanah.
b. Event / Peristiwa
Event atau peristiwa ekonomi adalah fenomena-fenomena yang mempengaruhi
perubahan-perubahan dalam sumber daya. Peristiwa ekonomi dikategorikan menjadi :
1. Peristiwa operasi
2. Peristiwa informasi
3. Peristiwa manajemen

c. Agent/Pelaku
Pelaku (agent) ekonomi adalah berbagai individu yang terlibat dalam sebuah peristiwa
ekonomi. Mereka adalah berbagai pihak dari dalam dan luar perusahaan yang memiliki
kemampuan sendiri untuk menggunakan atau membuang sumber daya ekonomi. Contoh
pelaku adalah staff administrasi bagian penjualan, pekerja produksi, staff administrasi
bagian pengiriman, pelanggan dan pemasok.
 3. Keuntungan Modal REA
Keuntungan permodelan REA yang dapat kita peroleh adalah
1) Operasional yang lebih Efisien
Perusahaan yang menggunakan pendekatan REA dapat merasakan peningkatan efisiensi
operasional dalam tiga hal :
a. Pendekatan REA untuk permodelan proses bisnis akan membantu para manajer
mengidentifikasi berbagai aktifitas yang tidak bernilai tambah, yang dapat ditiadakan
dari operasional.
b. Penyimpanan data keuangan dan non-keuangan dalam bbasis data terpusat yang sama
dapat mengurangi kebutuhan akan berbagai prosedur pengumpulan, penyimpanan,
dan pemeliharaan data.
c. Penyimpanan data keuangan dan non keuangan berbagai peristiwa bisnis dalam
bentuk yang terperinci akan memungkinakan adanya dukungan untuk keputusan
manajemen yang lebih luas kisarannya.
2) Peningkatan Produktivitas
Peningkatan efisiensi operasional dari tiap bagian melalui peniadaan aktivitas tidak
benilai tambah akan menghasilkan kapasitas lebih. Kapasitas tambahan ini dapat
diarahkan kembali untuk peningkatan produktivitas keseluruhan perusahaan.
3) Keunggulan Kompetitif
Dengan mendukung tampilan untuk banyak pengguna, model REA memberikan para
manajer informasi yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat. Hal ini akan mengarah
pada layanan pelanggan yang lebih baik, kualitas produk yang lebih tinggi, serta proses
produksi yang fleksibel.
4. Analisis Rantai Nilai
Keuntungan kompetitif dari aplikasi REA dapat dilihat dari perspektif rantai nilai (value
chain). Rantai nilai adalah aktivitas-aktivitas yang dapat menambah nilai atau kegunaan bagi produk
dan jasa perusahaan.
Dalam aktivitas sehari-hari, perusahaan harus bisa membedakan antara aktivitas bisnisnya dan
membuat skala prioritas berdasarkan nilainya demi mencapai tujuan perusahaan. Salah satu
pendekatan yang diterapkan untuk mencapai tujuan tersebut disebut analisis rantai nilai (value chain
analysis). Analisis rantai nilai digunakan untuk membedakan antara aktivitas utama dan aktivitas
pendukung. Aktivitas utama yakni aktivitas yang menghasilkan nilai bagi perusahaan. Sedangkan
aktivitas pendukung yakni aktivitas yang membantu aktivitas utama. Aktivitas utama ini terdiri dari :
a. Inbound Logistics / logistic lingkar dalam terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan
distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk
dan jasa yang dijualnya.
b. Operasi (Operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa dan
produk yang sudah jadi, sebagai contoh, aktivitas perakitan di dalam sebuah perusahaan
otomotif mengubah bahan mentah menjadi mobil yang lengkap.
c. Outbond Logistics / logistic lingkar luar adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi
produk yang sudah jadi ke para pelanggan. Sebagai contoh, mengirimkan mobil yang sudah
jadi melalui jasa pelayaran ke para dealer mobil, adalah aktivitas outbond logistics.
d. Pemasaran dan Penjualan, mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan
membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.
Pemasangan iklan adalah sebuah contoh kegiatan pemasaran dan penjualan.
e. Pelayanan (Service), memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Misalnya pelayanan perbaikan dan perawatan.
 Aktivitas pendukung terdiri dari :
a. Infrastruktur Perusahaan, mengarah pada kegiatan akuntansi, keuangan, hukum, dan
administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur
perusahaan.
b. Sumber Daya Manusia, melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan,
pengontrakan, pelatihan, pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
c. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk dan jasa, contohnya penelitian dan
pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan website, dan
desain produk.
d. Pembelian (Purchasing), termasuk seluruh aktivitas yang mengakibatkan perolehan bahan
mentah, suplai, mesin dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas
utama.(2004:7-Jilid1).

B. Aplikasi Basis Data

Sebelum membahas lebih jauh permodelan REA, dibahas terlebih dahulu aplikasi basis data
tradisional, termasuk didalamnya karakteristik operasional dari aplikasi siklus pendapatan dan
pengeluaran serta perbedaannya dari sistem file datar. Dengan demikian kita diharapkan akan lebih
memahami pemodelan REA, yang digunakan untuk mengembangkan basis data relasional yang
mendukung berbagai proses bisnis.
1. Sistem Pencatatan Pesanan dan Penerimaan Kas
Dalam Sistem ini, pesanan diterima, kredit diperiksa, barang dikirim, dan pelanggan ditagih.
Sistem ini menunjukkan bahwa berbagai proses bisnis dalam aplikasi basis data ini secara
fundamental tidak berbeda dengan file datar.
Perbedaan yang paling signifikan yaitu dalam metode penyimpanan datanya. Tabel relational
dalam tabel ini telah menggantikan file datar yang bertindak sebagai record akuntansi
tradisional. Data transaksi yang ditangkap oleh sistem file datar cenderung dibuat terstruktur
untuk memenuhi kebutuhan pelaporan keuangan. Sistem ini berorientasi pada akun yang
seringkali mengakibatkan hilangnya perincian yang dibutuhkan pengguna. Orientasi
dimungkinkan berfokus pada transaksi ekonomi bukan hanya menangkap pengaruh keuangan
saja. Basis data ini juga mendukung kebutuhan para pengguna lainnya.
Jenis-jenis tabel dalam sistem pencatatan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut :
a. Tabel Pelanggan, berisi alamat dan informasi kredit pelanggan. Nilai batas kredit
digunakan untuk memvalidasi berbagai transaksi penjualan.
b. Tabel Faktur Penjualan, menangkap berbagai transaksi penjualan pada suatu periode.
Tabel ini juga dapat digunakan untuk menggantikan beberapa record akuntansi
tradisional. Karena tabel ini berisi jumlah total yang belum dibayar untuk setiap faktur,
maka menjumlahkan file jumlah faktur akan menghasilkan penjualan total (sama dengan
jurnal penjualan).
c. Tabel Barang Dijual, terdiri atas record tiap barang yang dijual ke pelanggan. Tiap record
pada tabel penjualan dihubungkan dengan satu atau lebih record dalam tabel ini. Dalam
tabel barang penjualan, terdiri atas dua kunci primer, yaitu nomor faktur dan nomor
barang. Kedua kunci tersebut dibutuhkan untuk menetapkan secara unik tiap record dalam
tabel. Kedua kunci tersebut juga memberikan link ke berbagai record terkait dalam tabel
faktur penjualan dan persediaan.
d. Tabel Persediaan, berisi jumlah barang, harga, pemasok, dan data lokasi gudang untuk
tiap barang persediaan. Ketika produk dijual, file jumlah barang saat ini akan dikurangi
sejumlah nilai field jumlah barang direcord tabel barang dijual.
 e. Tabel Daftar Pengiriman, adalah record dari semua pesanan yang dikirimkan oleh
pelanggan. Kunci primer dalam tabel ini adalah nomor bill of lading. Tabel ini digunakan
untuk memverifikasi bahwa semua penjualan yang tercatat dalam tabel faktur penjualan
dikirimkan dalam periode yang disebutkan.

2. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas

Perbedaan sistem ini dengan file datar adalah fokusnya pada peristiwa bukan pada record
akuntansi klasik.
a. Tabel Persediaan, berisi data jumlah, harga, pemasok dan lokasi gudang untuk tiap barang
dalam persediaan. Proses pembelian dimulai dengan pengidentifikasian barang persediaan
yang perlu dipesan. Dalam perusahaan retail tahap ini dilakukan ketika penjualan barang
jadi dicatat dalam record persediaan. Dalam kondisi ini, proses pembelian melibatkan
pengisian kembali persediaan barang jadi. Di perusahaan manufaktur, sistem pembelian
terjadi ketika perusahaan mengisi kembali bahan baku yang digunakan dalam proses
produksi. Dalam kondisi manapun, persediaan dijual ataupun persediaan dalam produksi
field jumlah barang saat ini akan dikurangi oleh aplikasi komputer. Dengan pengurangan
tiap persediaan, sistem akan menguji kondisi pemesanan ulang yang terjadi ketika jumlah
barang saat ini berada di bawah titik pemesanan ulang. Sistem akan mempersiapkan
pesanan pembelian yang dikirimkan ke pemasok dan menambahkan record ke tabel
pesanan pembelian. Jumlah nilai barang saat ini akan tetap dibawah titik pemesanan
ulang sampai persediaan diterima dari pemasok.
b. Tabel Pesanan Pembelian, berisi berbagai record pembelian yang dimasukkan ke
pemasok. Record tersebut akan tetap terbuka hingga persediaan tiba.
c. Tabel Pesanan Pembelian Barang Dijual, berisi record setiap barang yang dipesan.
Karena sebuah transaksi dapat melibatkan satu atau lebih produk, tiap record dalam tabel
pesanan pembelian dihubungkan satu atau lebih record dalam tabel ini. Tabel ini berisi 2
kunci primer yaitu No PO dan No Barang yang mengidentifikasi setiap record dalam
tabel. Kunci-kunci tersebut menyediakan link ke tabel pesanan Pembelian dan Persediaan.
d. Tabel Laporan Penerimaan, ketika barang pesanan tiba dari pemasok, untuk selanjutnya
akan dihitung dan diperiksa serta dibuat dokumen penerimaannya. Staf administrasi
bagian penerimaan akan memasukkan informasi mengenai berbagai barang yang diterima
dalam tabel laporan penerimaan. Sistem secara otomatis melakukan menaikkan field
jumlah barang saat ini dalam record persediaan, menghilangkan status pemesanan ulang
dengan membuat field nomor PO menjadi kosong kembali, membuat record dalam tabel
laporan penerimaan, menutup record pemesanan pembelian dengan menempatkan nomor
laporan penerimaan ke dalam field yang disediakan.
e. Tabel Voucher Pengeluaran, memberikan tiga informaasi penting yang secara tradisional
terdapat dalam catatan akuntansi formal :
Tabel voucher pengeluaran berisi record dari berbagai cek untuk membayar akun usaha
periode terkait serta menggantikan jurnal pengeluaran kas manual.
Jumlah dari berbagai barang yang masih belum dibayar pada pemasok tertentu sama
dengan buku pembantu utang usaha untuk pemasok tersebut.
Total voucher yang belum dibayar merupakan saldo buku besar utang usaha perusahaan.

3. Keterbatasan Sistem Berbasis Transaksi

Sistem ini memungkinkan pengguna untuk menangkap informasi-informasi yang berkaitan
dengan peristiwa ekonomi, seperti penjualan pelanggan dan pembelian dari pemasok.
Didesain untuk hanya menangkap data transaksi keuangan dan peristiwa non-ekonomi
 diabaikan. Sedangkan REA adalah sistem yang berbasis peristiwa, sistem REA ini responsif
terhadap fenomena ekonomi dan non-ekonomi sehingga memungkinkan pembuatan basis data
yang lebih kaya dan dapat mendukung kebutuhan informasi semua pengguna dalam
perusahaan.

4. Pendekatan Tradisional terhadap Proses Pemodelan Bisnis

Dalam pendekatan tradisional, untuk desain basis data tradisional, diagram hubungan entitas
(ER) digunakan untuk membuat model antar berbagai entitas perusahaan yang penting.

C. Mengembangkan Model REA

Inti dari pendekatan model REA adalah konsep dari peristiwa (event). Sebuah proses bisnis
dapat terdiri atas beberapa peristiwa yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Peristiwa Operasi, yaitu aktivitas yang menghasilkan barang dan jasa.
b. Peristiwa Informasi, yaitu aktivitas yang berhubungan dengan pencatatan, pemeliharaan, dan
pelaporan informasi. Peristiwa informasi ini menghasilkan informasi yang memungkinkan
keputusan dibuat. Peristiwa ini meliputi tindakan pencatatan, perbaikan, pembaruan, atau
pemeliharaan.
c. Peristiwa keputusan atau manajemen, yaitu aktivitas yang mengarah pada pembuatan
keputusan dan implementasinya. Peristiwa ini meliputi keputusan yang berkaitan dengan
perencanaan, evaluasi dan pengendalian. Untuk menjelaskan proses pengembangan model
REA, akan digunakan studi kasus dibawah ini :
Horison books adalah toko buku di kota philadelphia. Toko ini memiliki persediaan hampir
5000 buku. Para pelanggan datang dan melihat-lihat rak, memilih buku, dan membawanya ke
salah satu dari 3 kasir yang ditempatkan diberbagai bagian berbeda ditoko tersebut. Salah satu
dari ketiga kasir tersebut ditempatkan dibagian informasi, tempat para pelanggan dapat
mencari apakah buku tertentu ada dalam persediaan, memasukkan pesanan untuk buku yang
tidak ada di toko buku, dan mengambil serta membayar buku yang sebelumnya telah dipesan.
Kasir di bagian informasi tersebut memiliki sebuah basis data yang akan dibuukanya untuk
memeriksa setiap pertanyaan. Tidak ada penjualan secara kredit. Semua pelanggan membayar
pembeliannya pada waktu membeli.
1) Tahap I
Di tahap pertama, peristiwa operasi yang akan dimasukkan ke dalam model diidentifikasi.
Berbagai peristiwa ini adalah peristiwa yang mendukung tujuan strategis perusahaan dan
yang perlu di kumpulkan informasinya. Dalam kasus ini peristiwa yang dimasukkan
kedalam model REA adalah peristiwa kedatangan, peristiwa kepergian, dan peristiwa
pertanyaan. Agar tetap sederhana, asumsikan bahwa Horizon Books tidak membutuhkan
informasi mengenai kedatangan dan kepergian untuk saat ini. Akan tetapi, dibutuhkan
informasi mengenai peristiwa pembayaran pelanggan dan peristiwa pertanyaan dari
pelanggan.
2) Tahap II
Peristiwa operasi yang sudah diidentifikasi lalu atur dalam urutan terjadinya. Urutan
peristiwa dalam model ini adalah pertanyaan, penjualan, dan pembayaran. Tiap peristiwa
ditunjukkan dalam objek-kata kerja.
3) Tahap III
Selanjutnya resources dan agent untuk setiap peristiwa operasi harus diidentifikasi.
Dalam peristiwa menjawab pertanyaan pelanggan dan kasir akan dilibatkan, basis data
dilibatkan dan terjadi dibagian informasi. Peristiwa melakukan penjualan melibatkan
 pelanggan, kasir, dan buku yang dijual, dan terjadi di kasir. Peristiwa penerimaan
pembayaran melibatkan pelanggan, kasir, dan kas. Juga terjadi di bagian kasir.
4) Tahap IV
Tahap berikutnya dalah mengidentifikasi berbagai hubungan antara resources, event,
agen. Tiap peristiwa dihubungkan dengan sumber daya serta pelaku yang terlibat dalam
peristiwa tersebut. Model REA digunakan untuk membangun basis data relasional,
sehingga sistem informasi berbasis REA menunjukkan semua figur dalam basis data
relasional. Dalam sistem akuntansi REA, terdapat campuran antara penjualan tunai dan
kredit. Namun, dalam kasus ini Horizon Books hanya menerapkan kebijakan tunai.
Dalam sistem akuntansi tradisional, ketika bentuk penyelesaian transaksi adalah tunai,
maka informasi yang dibutuhkan hanyalah jumlah uang tunai yang diterima. Sedangkan
informasi detail tentang data pelanggan tidak dibutuhkan. Disisi lain, keuntungan dari
REA adalah menangkap data yang lebih luas mengenai berbagai peristiwa. Data tersebut
meliputi nama, alamat, jenis kelamin, jenis buku yang suka dibaca, dll. Dengan informasi
ini, toko buku dapat mengirimkan perincian berbagai buku baru serta kegiatan khusus ke
pelanggan.
5) Tahap V
Tahap berikutnya adalah menetapkan kardinalitas semua hubungan entitas tersebut.
Hubungan entitas ini terdiri dari 5 jenis yaitu nol ke satu (0,1) , satu ke satu (1,1) , satu ke
banyak (1,M), dan banyak ke banyak (M,M).
Keuntungan model REA adalah, data nonkeuangan berbasis peristiwa dapat ditangkap,
sedangkan hal ini diabaikan dalam diagram ER untuk proses bisnis yang sama.
Peningkatan level perincian dalam model REA membuatnya lebih mudah untuk
mengidetifikasi apa saja yang terjadi dalam pemodelan proses. Hal ini akan memperkaya
basis data serta juga memperbaiki proses perencanaan, evaluasi dan pengendalian
berbagai proses bisnis.

D. Model REA vs Diagram ER

Dalam model REA dan ER, entitas ditampilkan dalam bentuk persegi empat, dan ada garis
yang menghubungkan antar entitas. Di diagram ER, garis yang menghubungkan entitas diberi label
kata kerja yang menunjukkan hubungan tersebut. Sehingga tiap garis menghubungkan sebuah
peristiwa, dengan kata lain Diagram ER menyajikan rangkaian peristiwa yang lebih luas daripada
model REA. Sebaliknya, hanya peristiwa operasi yang termasuk dalam model REA, serta hanya
peristiwa yang memiliki arti strategis.
Model REA lebih sederhana dan memberikan informasi yang lebih relevan daripada diagram
ER. Model REA memungkinkan desainer sistem untuk fokus pada peristiwa penting. Karena
peristiwa informasi dan pengambilan yang berbeda dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis
peristiwa operasi utama, pengendalian yang berbeda, dan yang dibutuhkan untuk berbagai jenis
peristiwa ini dapat dengan mudah diidentifikasi serta dimasukkan dalam proses bisnis.
Jadi diagram ER adalah alat pemodelan data yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai atribut
data yang mewakili tampilan konseptual pengguna yang harus didukung oleh tabel-tabel dasar.
Dengan kata lain, model ER berorientasi pada tampilan. Sedangkan model REA berfokus pada
berbagai aktifitas bisnis dan berorientasi pada peristiwa.
1. Menetapkan Atribut Entitas
Model REA dapat digunakan untuk menetapkan atribut entitas. Berikut ini menjelaskan
fenomena akuntansi yang berhubungan dengan proses ini.
 Peristiwa Operasi
Dalam proses tersebut memasukkan permintaan persediaan, memasukkan pesanan dan
menerima persediaan. Sebagai gambaran, data keuangan dan non keuangan untuk peristiwa
memasukkan pesanan akan meliputi:
Keuangan : Nama pemasok, Alamat pemasok, Nomor barang persediaan, Biaya per unit,
Jumlah yang dipesan, Nomor pesanan pembelian, Tanggal pemesanan.
Non keuangan : waktu tunggu pemasok, kurir yang digunakan, catatan pengiriman tepat
waktu, catatan kiriman yang tidak lengkap, catatan kiriman yang rusak, catatan perbedaan
harga.

Kebutuhan akuntansi dan non akuntansi akan memberikan kontribusi pada basis data secara
umum. Dalam proses penggabungan kebutuhan data merupakan hal penting untuk
meniadakan redudansi dari modal tersebut. Kebutuhan data untuk resources, event dan agens
yang berhubungan dengan beberapa proses bisnis harus diintegrasikan.

2. Membuat Tampilan Pengguna

Pada tahap awal pengembangan model REA harus mempertimbangkan berbagai
kemungkinan tampilan. Hal ini dapat diwujudkan dengan cara menetapkan kisaran atribut
data. Aktivitas ini biasanya melibatkan analisis atas kebutuhan pengguna informasi. Setelah
itu desainer dapat membuat rangkaian atribut data yang dibutuhkan untuk menghasilkan input
dan output. Sebagai representasi konseptual tampilan pengguna, maka laporan, dokumen, dan
layaran komputer disebut sebagai tampilan fisik yang membantu desainer memahami
hubungan penting antar data. Setelah atribut diidentifikasi, berbagai tabel dapat diisi, maka
antar muka query dapat dibuat untuk menghasilkan tampilan dan laporan. Antarmuka query
meliputi semua tampilan yang dapat diterima, dan format untuk laporan hasil dari tiap query
yang perlu ditentukan. Fleksibilitas dalam desain tampilan adalah salah satu kekuatan REA.
Tampilan pengguna dapat disesuaikan dengan keinginan pengguna.