MENJELAJAH Maimunah Aminuddin merupakan

seorang pensyarah, penulis terkenal dan

PENGURUSAN perunding di bidang pengurusan sumber
manusia. Tajuk buku beliau termasuk:
SUMBER MANUSIA Human Resource Management (2nd ed,

bersama 2011, Oxford University Press)

Malaysian Industrial Relations and

MAIMUNAH Employment Law (7th ed, 2011, McGraw
Hill)

Termination of Employment: Understanding

the Process (2010, CLJ Publication)

PERANAN PENGURUSAN SUMBER

MANUSIA

Topik-topik utama dalam Ruang ini adalah:

Tanggungjawab utama pengurusan sumber manusia

Pengurusan sumber manusia yang efisyen dan efektif
Cabaran pengurusan sumber manusia
Cabaran pegawai sumber manusia
Memulakan jabatan sumber manusia

Sekiranya anda bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia di dalam organisasi

kecil atau sederhana, maka siri Ruang ini adalah sesuai untuk rujukan anda. Topik-topik yang
akan dibincang termasuk:

i. Pengambilan pekerja
ii. Pemilihan pekerja
iii. Induksi
iv. Persekitaran perundangan dalam pekerjaan
 v. Gaji dan faedah
vi. Latihan
vii. Keselamatan dan kesihatan
viii. Perhubungan pekerjaan
ix. Perhubungan perusahaan
x. Pengurusan penilaian prestasi
xi. Sistem disiplin
xii. Pemberhentian pekerja

Kemungkinan anda diberi tugasan lain seperti berkaitan dengan kewangan dan pentadbiran,
tetapi ia tidak ada kaitan dengan pengurusan sumber manusia. Oleh itu, bidang lain itu tidak
akan disentuh dalam Ruang ini. Semua bahan dalam Ruang ini mempunyai kaitan dengan
suasana di Malaysia melainkan sekiranya sesuatu contoh amalan pengurusan sumber
manusia dari sebuah negara itu dinyatakan.

TANGGUNGJAWAB UTAMA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Senarai di atas menunjukkan bidang fungsi utama yang ada dalam pengurusan sumber
manusia. Walaupun setiap topik akan dibincang secara berasingan supaya tidak
mengelirukan, tetapi sesiapa yang terlibat dengan pengurusan sumber manusia mungkin
perlu melaksanakan beberapa tugas relevan dengan fungsi-gungsi tersebut dalam masa
yang sama.

Mengikut setengah pendapat pengurusan sumber manusia ialah mengenai cara mengurus
orang. Ia tidak betul. Pengurusan sumber manusia ialah suatu proses penubuhan dan
penyenggaraan beberapa sistem yang membolehkan sebuah organisasi mengambil pekerja,
melatih dan menyokong mereka supaya ia dapat mencapai objektifnya. Pegawai
pengurusan sumber manusia mesti boleh rangkakan prosedur dan polisi bagi semua aspek
pengurusan sumber manusia dan pastikan ia diikuti. Pengurus ada jabatan untuk ditadbir.
Mereka adalah pakar dalam bidang mereka seperti pengeluaran, pemasaran, kewangan dan
lain-lain. Mereka perlukan staf supaya objektif yang telah ditetapkan bagi jabatan mereka
tercapai. Mereka juga mengurus staf tersebut, di mana pegawai sumber manusia boleh
membantu. Staf sumber manusia menawarkan perkhidmatan sokongan kepada setiap
jabatan untuk mempastikan pengurus mendapat pekerja yang sesuai, bilangan pekerja yang
diperlukan, latihan yang patut untuk pekerja dan pekerja yang komited untuk melaksanakan
kerja yang berkualiti tinggi.

KURANGKAN PERTELINGKAHAN MENGENAI TUGASAN SIAPA

Banyak kebaikan diperolehi sekiraanya organisasi tentukan siapa yang bertanggungjawab ke
atas setiap aspek pengurusan sumber manusia. Anda tidak mahu bertengkar dengan
pengurus anda atau ketua eksekutif mengenai hak dan bidangkuasa anda. Dalam
kebanyakkan kes mereka yang bukan dalam bidang kewangan misalnya tidak akan
memberitahu pegawai kewangan bagaimana untuk menjaga akaun; staf pengeluaran tidak
akan menasihati staf pemasaran bagaimana untuk menjual produk mereka; dan sekiranya
pegawai jualan memberitahu staf pengeluaran bagaimana untuk membaiki mesin-mesin di
dalam kilang, ia adalah sangat mengejutkan. Akan tetapi, semua staf ini mungkin akan
mengarahkan pegawai bertanggungjawab ke atas pengurusan sumber manusia untuk
melakukan sesuatu atau tidak.

Berikut adalah contoh bagaimana selisih faham dan pertelagahan boleh membuat keadaan
kacau bilau dalam pengurusan sumber manusia.

Pengambilan dan pemilihan pekerja baru, iaitu tajuk yang akan dibincang dalam Ruang
kemudian, memerlukan kerja awalan seperti menyediakan huraian kerja dan spesifikasi
kerja yang diperlukan, dan seterusnya usaha perlu diambil untuk memberitahu bakal
pemohon mengenai kekosongan jawatan yang wujud. Sebaik sahaja permohonan diterima
maklumat setiap pemohon perlu dikumpulkan supaya senang buat pilihan dan menawarkan
kerja kepada individu yang paling sesuai untuk jawatan berkenaan. Adakah semua itu kerja
pengurusan sumber manusia? Tidak. Ia adalah usahasama di antara jabatan atau pengurus
di mana pemegang jawatan itu akan melapor diri, ketua eksekutif, kemungkinan pegawai
kewangan yang akan memberi input mengenai pakej pampasan untuk pemegang jawatan
tersebut dan pegawai bertanggungjawab dengan sumber manusia. Ia juga boleh melibatkan
pihak luar seperti agensi pekerjaan. Oleh itu siapa akan lakukan apa?

Sekiranya tidak ada persefahaman yang jelas mengenai tugasan masing-masing, satu dua
aktiviti utama mungkin tidak dilakukan dan ada pihak mungkin enggan membuat sesuatu
atas alasan itu bukan tugasnya. Oleh itu adalah mustahil untuk mencapai kerja berkumpulan
dan keefisyenan dalam suasana huru hara di mana tidak ada siapa yang betul-betul tahu
mengenai tugasannya.

Satu senarai bagi setiap fungsi dan tindakan untuk menjalankan fungsi tersebut, patut ada
disediakan. Ia boleh dalam bentuk carta alir menunjukkan apa yang harus dilakukan dan
siapa yang bertanggungjawab ke atas tindakan tersebut.

Berbalik kepada contoh di atas, iaitu pengambilan dan pemilihan pekerja baru, siapakah
yang akan membuat keputusan terakhir untuk menawarkan jawatan kepada calon tersebut?
Tentu sekali bukan pegawai sumber manusia. Selalunya, pengurus kepada siapa pemegang
jawatan itu akan lapor, akan membut keputusan terakhir, walaupun kerja-kerja
memaklumkan kepada calon dan memastikan bahawa calon tersebut diterima dengan baik
ke dalam organisasi adalah tanggungjawab pegawai sumber manusia.
 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA EFISYEN DAN EFEKTIF
Staf sumber manusia yang baik cuba menjadi:

Efisyen dan
Efektif

Pegawai sumber manusia yang efisyen akan laksanakan seberapa banyak tugasan dengan
sumber yang terhad. Ini bermakna anda perlu pintar bekerja dan gunakan teknologi untuk
membantu dalam kerja anda dan melaksanakan sistem anda dengan licin.

Pegawai sumber manusia yang efektif akan laksanakan perkara yang betul. Mereka tidak
akan abaikan unsur utama pengurusan sumber manusia dan mereka sentiasa mencari jalan
untuk memperbaiki sistem sumber manusia dalam organisasi mereka. Anda perlu sentiasa
mencari dalam Internet di mana banyak maklumat berkaitan dengan amalan sumber
manusia boleh diperolehi. Anda juga boleh hubungi pegawai sumber manusia lain yang
sanggup berkongsi pandangan dan pengalaman.

Jadi Ahli Organisasi Majikan-Majikan

Sekiranya boleh, pujuklah ketua eksekutif anda untuk mempunyai hubungan dengan mana-
mana organisasi yang sesuai yang boleh membantu anda dalam hal sumber manusia, lebih-
lebih lagi mengenai isu yang berkait dengan undang-undang pekerjaan yang rumit.
Persekutuan Majikan-Majikan Malaysia dan Persekutuan Pengilang-Pengilang Malaysia
adalah contoh organisasi yang besar. Melalui perjumpaan wilayah yang selalu mereka
adakan anda boleh tambahkan pelajaran mengenai sumber manusia dan berjumpa dengan
pengamal sumber manusia yang lain dan juga dapatkan bantuan pakar, sekiranya perlu.

Belajar Cara yang Betul untuk Mengelolakan Pengurusan Sumber Manusia

Tidak ada cara yang betul dan tidak ada cara yang salah untuk mengelolakan pengurusan
sumber manusia. Tetapi ada polisi, prosedur dan tindakan yang lebih baik daripada yang
sedia ada. Anda perlu sanggup mencuba kaedah-kaedah baru. Sebelum kaedah baru dapat
digunakan, anda perlu pujuk pengurus dan ketua eksekutif anda bahawa cara tersebut
adalah baik untuk organisasi anda. Oleh itu, anda perlukan fakta, dan jikalau boleh, contoh
bagaimana kaedah tersebut telah membantu organisasi lain membaiki kedudukan
kewangan mereka. Kebanyakan ketua eksekutif dan pengurus di Malaysia adalah konservatif
untuk mencuba kaedah sumber manusia yang baru. Apakah yang anda perlu lakukan untuk
mengatasi masalah ini?

1. Cuba kaedah baru dengan kumpulan yang kecil atau dengan satu bahagian dalam
organisasi anda sebelum kaedah itu dikenalkan kepada seluruh organisasi. Mula
secara kecilan adalah lebih praktikal.
 2. Bincang dengan pekerja anda dan dapatkan maklum balas bertulis untuk ditunjukkan
kepada ketua eksekutif dan pengurus lain bahawa mereka sukakan kaedah atau
amalan itu.
3. Terlalu banyak perubahan kepada prosedur akan membebankan pengurus.
Sekiranya anda membuat perubahan sebelum mereka selesa dengan prosedur yang
sedia ada, pada masa akan datang mereka mungkin susah berikan kerjasama kepada
polisi sumber manusia.
4. Polisi sumber manusia perlu tetap disokong di seluruh organisasi. Ianya mesti
dibincang dengan teliti bersama pengurus sebelum dilaksanakan. Sebaik sahaja
dapat persetujuan mereka, pastikan polisi sumber manusia itu dilaksanakan dengan
jayanya oleh semua pengurus.
5. Simpan rekod-rekod amalan di tempat kerja yang lain yang boleh anda gunakan
apabila anda lihat dalam Internet atau hadiri mesyuarat bersama organisasi lain.
Cetak daripada Internet atau suratkhabar versi dalam talian amalan syarikat asing
sama ada di Malaysia atau di luar negara yang pada fikiran anda adalah berguna
kepada organisasi anda. Sekiranya ada amalan daripada syarikat Malaysia yang anda
ingin cuba, anda boleh menjemput pegawai sumber manusia mereka datang dan
beri taklimat kepada kumpulan pengurusan anda. Dengan cara ini mereka boleh lihat
bagaimana kaedah baru anda itu boleh berfungsi.

CABARAN PENGUSURAN SUMBER MANUSIA

Pengurusan Bakat
Semua majikan bersaing untuk mendapatkan pekerja dalam pasaran yang terhad.

Malaysia mengalami:

1. Kekurangan pekerja
2. Kekurangan pekerja mahir
3. Kekurangan pekerja berbakat

Kekurangan ini akan berterusan untuk jangkamasa yang lama. Tambahan lagi, organisasi
anda bersaing dengan majikan lain untuk mendapatkan kumpulan pekerja yang sama. Anda
bersaing dengan majikan yang lebih besar syarikat berkaitan kerajaan, syarikat
antarabangsa dan badan kerajaan juga ingin dapatkan pekerja yang terbaik. Anda perlu
sentiasa kreatif untuk menarik dan mengekalkan pekerja anda. Mungkin anda tidak dapat
bersaing dengan cara memberi gaji dan faedah yang setanding dengan yang ditawarkan oleh
organisasi besar. Tetapi, anda masih boleh ambil tindakan untuk memperbaiki kebolehan
anda mengambil dan kekalkan aset anda yang sangat bernilai iaitu pekerja yang telah anda
labur. Apa kata kita renong contoh-contoh berikut?
 1. Galakkan fleksibiliti. Memandangkan tenaga kerja anda kecil organisasi boleh
adakan masa yang fleksibel. Anda juga boleh luluskan pemohonan pelepasan
separuh hari untuk pekerja menyelesaikan masalah peribadi. Pastikan semua pekerja
diberi keanjalan masa kerja yang sama rata, dan tidak hanya kepada mereka yang
disukai oleh pengurus tertentu.
2. Kongsi ganjaran. Janjikan hadiah (pastikan janji dikotai) kepada pekerja, sekiranya
mereka mencapai sasaran atau dapat tamatkan projek dalam masa yang telah
ditetapkan. Ganjaran ini tidak semesti dalam bentuk wang.
3. Sediakan suasana kerja yang ceria. Pekerja tidak selesa dengan ruang kerja yang
kotor dan tidak kemas. Sekiranya anda sediakan berus, cat dan peralatan yang
sesuai, ada pekerja yang sanggup mengecat dengan sukarela pada masa lapang
mereka.
4. Aturkan aktiviti yang riang. Adalah sangat baik sekiranya pekerja ada tempat untuk
bersukan. Acara sukan dan pertandingan selalunya dapat membantu mencapai
semangat yang baik, sama ada sukan yang aktif atau kurang aktif, misalnya
pertandingan permainan berkomputer. Majlis hari jadi yang sederhana juga adalah
baik. Biarkan pekerja sendiri yang urus semua dan pihak sumber manusia hanya
perlu beri bantuan. Ahli keluarga pekerja boleh turut serta di mana perlu.
5. Jangan sesekali kata selamat jalan, dan jangan kembali kepada pekerja yang baik;
pintu organisasi anda patut sentiasa terbuka. Staf berhenti kerja oleh sebab berbagai
alasan. Jika organisasi anda ialah tempat yang baik untuk bekerja, mereka mungkin
akan kembali setelah cuba bekerja dengan majikan lain.

Persepadukan Pelbagai Kumpulan Pekerja

Pegawai sumber manusia diharap dapat cari jalan untuk menyepadukan dan menggalakkan
kerja berkumpulan daripada pekerja di organisasi anda. Staf mungkin dari generasi yang
berbeza perkara ini dibincang kemudian dalam Ruang ini. Kemungkinan besar juga ada staf
lelaki dan staf perempuan, di mana anda tidak ingin berlakunya kelakuan seksual yang tidak
sesuai menyebabkan pertelagahan dan juga aduan daripada rakan sekerja atau orang luar.
Anda juga mungkin ada pekerja asing daripada pelbagai negara di mana pertengkaran boleh
berlaku sesama mereka, dan di antara mereka dan pekerja tempatan.

Beberapa masalah kepada pegawai sumber manusia timbul disebabkan pekerja asing. Oleh
kerana isu bahasa dan kebudayaan, program induksi dan latihan khas perlu diadakan untuk
mereka. Latihan keselamatan mesti direka dengan teliti supaya pekerja asing betul-betul
faham. Dapatkan penterjemah dari mana anda boleh selalu dapatkan khidmat. Aturkan
kelas Bahasa Malaysia untuk pekerja asing anda. Oleh kerana Bahasa Malaysia senang
dipelajari, kebanyakan pekerja asing anda sepatutnya boleh faham beberapa pesanan dan
arahan mudah dalam masa tiga bulan.
Sediakan pelan kontingensi sekiranya ada pergaduhan fizikal antara pekerja asing anda
dengan orang lain sama ada di tempat kerja atau luar. Jika ada pertengkaran di pasar
malam, misalnya, pihak Polis akan memanggil anda untuk uruskan perihal pekerja asing
anda.

Sediakan juga pelan kontingensi sekiranya pekerja asing anda mogok. Kebanyakan mereka
datang dari negara di mana mogok adalah perkara biasa dan mereka faham benar dengan
kuasa pekerja yang mogok. Mereka tahu bahawa sebagai kumpulan yang bersatu dan
bertegas, mereka memperolehi banyak kuasa ke atas majikan. Memberhentikan mereka
yang terlibat dengan mogok (yang berkemungkinan tidak sah) adalah tidak wajar. Adalah
penting bagi anda berbincang selalu dengan mereka untuk memahami masalah yang
dihadapi mereka, sebelum mereka kecewa dan marah.

Perubahan Persekitaran Perundangan

Salah satu tanggungjawab penting pegawai sumber manusia adalah mempastikan supaya
organisasinya mematuhi undang-undang pekerjaan yang berubah dari masa ke semasa
sungguhpun tidak kerap. Beberapa pindaan kepada Akta Kerja 1955 akan dikuatkuasakan
dalam tahun 2012. Kemungkinan ada lagi pindaan kepada undang-undang ini pada masa
akan datang. Peraturan kepada Akta Kumpulan Wang Simpanan Pekerja telah dipinda di
mana caruman majikan dinaikkan bagi pekerja yang berpendaptan RM5,000 ke bawah.

Undang-undang baru untuk menentukan umur persaraan akan diperkenalkan dalam jangka
masa yang terdekat. Gaji minimum juga akan diumumkan tidak lama lagi.

Mengurus Harapan Generasi Berbeza

Generasi X dan Y

Adakah pengurus anda dan ketua eksekutif syarikat anda berbeza generasi daripada
kebanyakan tenaga kerja di organisasi anda? Pengurus biasanya generasi X dan pekerja
generasi Y. Mungkin ada juga pekerja dari generasi Z.

Generasi X dilahirkan antara tahun 1965-1979

Generasi Y dilahirkan antara tahun 1980-1990
Generasi Z dilahirkan selepas tahun 1991

Jurang generasi antara pekerja yang lebih tua dan pekerja baru di dalam tenaga kerja
bukanlah isu baru, tetapi beberapa penyelidikan yang dijalankan sekarang menunjukkan
banyak perbezaan antara kedua generasi itu. Ini boleh menejejaskan keupayaan organisasi
untuk mendapatkan komitmen yang maksimum daripada pekerja muda mencapai matlamat
organisasi.
Kita lihat contoh di bawah:

Teknologi dan Generasi X dan Y

Generasi Y
Tidak suka mendengar
Generasi X telah belajar menggunakan teknologi untuk kerja
mereka, tetapi tidak begitu selesa dengannya. cerita zaman dulu

Generasi Y tidak boleh hidup tanpa peralatan elektronik dan apabila harga nasi lemak
teknologi bergerak. Mereka harapkan perkakasan yang sesuai
(telefon bimbit berkapasiti Internet atau i-pad dan lain-lain) hanyalah 20 sen
disediakan oleh majikan untuk kegunaan mereka. Mereka
sebungkus.
berasa malu dengan majikan yang hanya sediakan peralatan
yang sesuai dengan zaman dinosaur. Tidak suka dipaksa-paksa.

Mobiliti Kerja Generasi X dan Y Mereka mahu arahan

Kedua-dua generasi X dan Y boleh berpindah-pindah dan diterangkan.

sanggup berhenti kerja sekiranya majikan tidak memenuhi
Tidak suka berpakaian
kehendak mereka. Tetapi generasi Y lebih bersedia berhenti
pada bila-bila masa jika mereka tidak suka dengan persekitaran formal di tempat kerja.
kerja mereka. Salah satu sebab mereka berhenti mungkin
adalah kerana mereka masih belum pasti kerjaya dan industri Tidak suka berada di
mana yang paling menarik untuk mereka, tetapi yang lebih
tempat kerja selepas 5.30
penting ialah mereka boleh berhenti. Mereka ada pilihan.
Kekurangan pekerja di Malaysia telah berlaku selama beberapa petang. Mereka ada
dekad dan keadaan ini mungkin terus berlaku. Seseorang
perkara lain untuk
pekerja itu senang mendapat kerja lain apabila beliau
mempunyai banyak pengalaman. dilakukan, tetapi sanggup

Apakah erti semua ini kepada pengurusan sumber manusia? sambung kerja mereka di
Anda perlu:
rumah atau di Starbucks,
1. Cari sebab-sebab pekerja berhenti. Jangan anggap
ianya untuk mendapat tambahan gaji; besar jika perlu.
kemungkinan pekerja lari kerana tidak tahan dengan
penyelia atau pengurusnya.
2. Gunakan taktik supaya pekerja yang baik tetap dengan organisasi anda, kerana
bilangan perletakan jawatan yang tinggi akan menjejaskan produktiviti dan
keuntungan.
3. Fikirkan bagaimana untuk membuat pakej permulaan gaji dan faedah tinggi, kerana
pekerja generasi Y tidak fikir jauh. Jangka panjang pada mereka ialah 3-5 tahun
 sahaja. Mereka mahukan gaji tinggi sekarang; mereka tidak tertarik dengan faedah
yang mereka akan layak terima setelah 5-10 tahun berkhidmat.
4. Kerja dengan pengurus anda untuk menghormati dan perolehi pendapat pekerja
bawahan dari generasi Y. Aturkan skim formal untuk ini dan ukur prestasi pengurus
bagaimana mereka boleh buat pekerja generasi Y ini terangsang.

Pengendalian Pekerja Berumur

Umur 55 tahun adalah umur persaraan yang normal di sektor swasta semenjak tahun
1950an. Satu haluan jelas telah timbul bahawa umur persaraan ini tidak lagi sesuai. Undang-
undang mungkin akan diperkenalkan tidak lama lagi menghalang majikan membenarkan
pekerja di bawah umur 58 atau mungkin 60 tahun bersara. Angka ini mungkin juga
dinaikkan lagi dalam tahun-tahun akan datang, sejajar dengan amalan di negara maju.

Ini bermakna pegawai sumber manusia terpaksa tahu cara untuk menguruskan kerjaya dan
kerja staf yang lebih tua. Isu kesihatan juga menjadi sangat penting. Perlu diputuskan
apakah cara terbaik pekerja berkenaan boleh menyumbang kepada organisasi. Ada kerja di
mana mereka yang lebih matang dan berpengalaman mengendalikannya dengan baik
berbanding pekerja muda. Ramai pekerja berumur ini mempunyai kesihatan yang baik dan
boleh terus mencapai standard kerja yang diharapkan, tetapi ada juga daripada mereka
mempunyai masalah apabila kesihatan tidak dijaga.

Urusan Isu Baru

Banyak isu baru timbul dan menjadikan cabaran kepada pegawai pengurusan sumber
manusia. Contohnya ialah:

1. Mengurangkan gangguan seksual di tempat kerja.

2. Pengendalian pekerja yang mempunyai HIV/Aids (People living with HIV/Aids) dan
rakan sekerja mereka.
3. Memperbaiki kesihatan pekerja.
4. Mempastikan pekerja tidak salahguna teknologi.
5. Mempastikan pekerja tidak salahguna sesawang sosial.

Dahulu tidak ada siapa berani sebut mengenai kelakuan seksual di keadaan formal di tempat
kerja. Ia dianggap perkara peribadi dan tidak ada kena mengena dengan majikan. Tetapi
majikan sekarang dikehendaki keluarkan polisi bertulis untuk mengelakkan dan
menghapuskan semua bentuk ganguan seksual di tempat kerja. Mereka perlu beri latihan
kepada pekerja-pekerja apakah maksud gangguan seksual, dan adalah penting untuk
menyiasat dan ambil tindakan disiplin apabila ada aduan daripada pekerja yang dia diganggu
secara seksual.

Ramai majikan jahil menyebabkan mereka berhentikan pekerja yang mengidap HIV/Aids.
Perlakuan berbeza-beza ini adalah tidak perlu dan boleh mengundang tindakan undang-
undang terhadap majikan. Sekiranya ada sistem yang teratur, pekerja yang mengidap
HIV/Aids boleh terus menyumbang untuk mencapai objektif organisasi. Pegawai sumber
manusia perlu maklumkan pengetahuan mencukupi kepada semua pekerja dan pihak
pengurusan supaya tidak berlakunya diskriminasi.

Keselamatan adalah satu fungsi yang penting, dan selalunya diletak di bawah pegawai
sumber manusia dalam syarikat yang tidak ada pegawai keselamatan sepenuh masa.
Dengan berubahnya cara hidup dan kos rawatan perubatan meningkat, majikan sekarang
sedang mengambil langkah untuk pertingkatkan lagi kesihatan pekerja-pekerja mereka.
Aktiviti seperti program wellness adalah usaha jangka panjang untuk mengurangkan kos dan
bil perubatan. Pekerja yang sihat kurang berjumpa doktor dan kurang mengambil cuti sakit.
Pengeluaran dan keuntungan sebuah organisasi dipengaruhi oleh kesihatan pekerja.

Lebih banyak kerja sekarang perlukan teknologi elektronik. Komputer dan telefon bimbit
adalah kemestian dalam kebanyakan kerja. Adakah polisi mengenai penggunaan peralatan
tersebut di tempat kerja dan juga di luar waktu bekerja terang dan bertulis wujud dalam
organisasi anda? Sekiranya tidak ada, maka adalah lebih sukar untuk mengambil tindakan
disiplin ke atas pekerja yang salah guna kemudahan tersebut.

Rangkaian sosial telah berkembang dengan pesatnya. Bilangan orang yang melawat laman
web tersebut tidak dapat dibilang. Sudahkah anda semak apa pekerja anda kata mengenai
pengurusan dalam organisasi anda? Adakah mereka sengaja bocorkan maklumat sulit dan
ingat anda tidak sedar? Adakah anda gunakan laman web sosial untuk skrin pemohon
jawatan? Gambar pemohon dalam berbagai gaya tidak menjadi isu, tetapi gambar yang
terlalu seksi mungkin menjadi isu.

CABARAN PEGAWAI SUMBER MANUSIA

Percayaan Bahawa Sumber Manusia ialah Kerja Mudah

Mereka yang tidak pernah bertugas di bahagian pengurusan sumber manusia selalu berkata,
Sesiapa sahaja boleh lakukan kerja sumber manusia. Ia senang. Hanya setelah
bertanggungjawab atas pengurusan sumber manusia, baru mereka sedar bahawa kerjanya
tidak mudah. Berurusan dengan orang tidak pernah senang. Berurusan dengan pengurus
yang tertekan juga tidak pernah senang. Berurusan dengan ketua eksekutif yang bercita-cita
tinggi juga tidak mudah. Seperti diterangkan sebelum ini, pegawai sumber manusia biasanya
tidak mempunyai kuasa penuh untuk membuat keputusan bersendirian kerana keputusan
mereka memberi kesan terus kepada berbagai pihak di dalam organisasi.

Kualiti Peribadi untuk Berjaya dalam Pengurusan Sumber Manusia

Seorang individu perlukan kualiti berikut untuk berjaya dalam pengurusan sumber manusia:
 1. Kesebaran
2. Kemahiran memujuk
3. Kemahiran komunikasi

Anda perlu banyak kesabaran kerana anda diharap akan mendengar masalah pekerja.
Pegawai sumber manusia dijangka akan beraksi sebagai orang tengah di antara pekerja,
lebih-lebih lagi di peringkat bawahan, dan di antara pekerja dan pihak pengurusan. Segala
kebimbangan, kekhuatiran, dan isu yang mereka ada akan dibawa kepada anda. Isu yang
dibangkitkan mereka mungkin berkaitan dengan kerja dan mungkin juga hal peribadi. Ramai
pekerja tidak ada hubungan rapat dengan pengurus mereka untuk mereka curahkan
masalah peribadi dengan selesa. Maka bahagian sumber manusia sediakan khidmat
kaunseling kepada pekerja. Kaunseling perlukan kesabaran, pendengaran dan menanyakan
soalan-soalan yang tepat. Ia juga perlukan pengetahuan dari mana bantuan boleh diperolehi
untuk membantu pekerja yang bermasalah besar.

Anda perlukan kemahiran memujuk kerana seperti keterangan di atas, anda perlu dapatkan
persetujuan daripada pengurus dan ketua eksekutif anda apabila anda ingin perkenalkan
kaedah baru atau yang diubahsesuai, supaya dapat memberi manfaat kepada organisasi.
Anda mungkin juga dari masa kesemasa, perlu memujuk pekerja bahawa polisi dan prosedur
baru boleh datangkan faedah. Pengurusan anda boleh arahkan mereka supaya mematuhi,
tetapi anda masih perlu pujuk mereka melakukan sesuatu dengan cara tersebut. Individu
yang selalu menyangkal dan bersungut mengenai semua perubahan prosedur dan polisi
tetap ada. Sebagai pekerja, mereka mesti patuh kepada arahan, tetapi adalah lebih baik jika
penerangan diberi kenapa dan bagaimana sesuatu perubahan berlaku.

Anda perlukan kemahiran komunikasi yang cemerlang kerana anda diperlukan membuat
persembahan formal, terangkan polisi dan perancangan dalam mesyuarat, dan juga
membuat laporan bertulis. Sebahagian daripada persembahan itu ialah kepada pengurusan
terkanan dalam organisasi anda. Persembahan dan laporan mestilah terang dan boleh
difahami.

PENUBUHAN JABATAN SUMBER MANUSIA

Gunakan Perkhidmatan Profesional
Pernahkah anda ditugaskan untuk menubuhkan jabatan sumber manusia dalam organisasi
anda? Tugas ini adalah penting. Jika anda tidak berpengalaman, anda boleh mendapatkan
perunding. Khidmat perunding adalah mahal tetapi sekurang-kurangnya penubuhan sumber
manusia oleh pihak profesional adalah terjamin dan pengurusan sumber manusia boleh
bermula dengan baik. Siasat dengan persatuan profesional perunding sumber manusia
(Malaysian Association of Human Resource Consultants) sama ada perunding yang anda
ingin gunakan disokong oleh mereka.
Anda boleh upah seorang pengurus sumber manusia yang berpengalaman melalui kontrak
jangka pendek, sebagai alternatif. Kontrak selama 6 bulan adalah memadai. Pegawai sumber
manusia yang baru bersara mungkin berminat dengan tugas itu sebagai kontraktor bebas.
Ini bermakna semasa melaksanakan tugas, beliau bukan pekerja syarikat tetapi akan datang
ke pejabat anda pada bila-bila masa yang perlu untuk berbincang dan jalankan
tanggungjawab seperti yang dipersetujui.

Laksanakan Tugas dengan Sendiri

Sekiranya syarikat anda tidak ada peruntukan untuk upah seorang profesional membantu
anda, berikut adalah beberapa cadangan yang boleh membantu:

Sediakan Pelan dan Dapatkan Persetujuan Ketua Eksekutif

1. Tentukan polisi apa yang anda perlu.

2. Tentukan prosedur apa yang diperlukan.
3. Tentukan peraturan syarikat termasuk peraturan keselamatan.
4. Sediakan borang dan surat standard yang sesuai.
5. Pertimbangkan pembelian perisian sesuai untuk gaji, rekod kakitangan, rekod
latihan, pentadbiran cuti, kedatangan dan lain-lain; pastikan bahawa sistem yang
dibeli boleh menampung bilangan pekerja yang bertambah.
6. Memindah rekod kakitangan dari kertas ke sistem berkomputer; buat salinan digital
dokumen pekerja dan masukkan ke dalam sistem.
7. Kenalpasti siapa yang sedang membuat kerja pengurusan sumber manusia.
8. Kenalpasti tugas yang perlu didahulukan.
9. Sediakan keterangan tugas untuk pekerja sumber manusia yang akan berada di
jabatan sumber manusia.

Polisi

Contoh polisi bertulis yang perlu termasuk:

1. Keselamatan (keperluan undang-undang sekiranya anda menggajikan lebih daripada

5 orang pekerja)
2. Gangguan seksual
3. Cuti
4. Penggunaan komputer, Internet, e-mel, telefon, harta syarikat
5. Kod pakaian
6. Sekuriti

Prosedur

Contoh prosedur bertulis diperlukan termasuk:

1. Pengambilan dan pemilihan

 2. Latihan
3. Tindakan disiplin
4. Perletakkan jawatan
5. Pengenalan pekerja baru
6. Penilaian prestasi pekerja
7. Menangani ketidakpuasan hati
8. Permohonan cuti atau lepasan masa
9. Keselamatan

Peraturan

Sekurang-kurangnya anda perlu perkenalkan peraturan untuk mengambil kira:

1. Keselamatan
2. Disiplin
3. Kegunaan bahan menyalahi undang-undang

Borang dan Surat

Bebarapa surat dan borang yang standard perlu disediakan bagi memudahkan kerja
pentadbiran. Contoh surat dan borang yang berguna termasuk:

1. Borang permintaan pengambilan untuk diisi oleh pengurus yang ingin mengambil
pekerja
2. Borang permohonan jawatan untuk diisi oleh mereka yang memohon kerja di
organisasi anda
3. Borang penilaian penemuduga
4. Surat perlantikan
5. Borang rekod kakitangan
6. Borang penilaian prestasi
7. Borang pemohonan cuti
8. Surat amaran bagi kelakuan buruk yang kecil dan rekod sesi kaunseling
9. Laporan kemalangan/kecederaan
10. Borang temuduga keluar untuk pekerja yang berhenti kerja