Anda di halaman 1dari 9

No : 027/KA/IV/2009 Palembang, 21 Desember 2009

Hal:Laporan Hasil Manajement Audit


Kepada Yth :
Dewan Komisaris dan Direksi
PT. KELANA TUNGGAL
Palembang

Dengan ini kami sampaikan laporan manajement audit atas kegiatan


operasi PT. KELANA TUNGGAL tahun 2009.

Pemeriksaan kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat


atas kewajaran laporan keuangan tersebut. Pemeriksaan kami mencakup
fungsi-fungsi penjualan, penagihan, akuntansi keuangan, distribusi,
pergudangan dan personalia. Pemeriksaan tersebut dimaksudkan untuk
mengevaluasi efisiensi, efektivitas, dan ekonomis (kehematan) dari
kegiatan operasi perusahaan dan memberikan saran perbaikan atas
kelemahan yang ditemukan selama proses pemeriksaan atas struktur
pengendalian intern, sehingga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi,
keekonomisan, dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan.

Ringkasan hasil pemeriksaan kami sampaikan dalam bentuk


Executive Summary di bagian I, sedangkan temuan-temuan pemeriksaan
dan rekomendasi kami sampaikan dalam Daftar Temuan Pemeriksaan di
Bagian II. Seandainya ada hal-hal yang perlu didiskusikan atau
ditindaklanjuti, kami dengan senang hati bersedia untuk melaksanakan hal
tersebut.

Selama melaksanakan manajement audit ini, kami telah memperoleh


bantuan dukungan, dan kerjasama yang sangat baik dari Direksi dan Staf
PT.KELANA TUNGGAL.

Untuk itu kami mengucapkan banyak terima kasih dan kami


mengharapkan kerjasama kita dapat berlanjut.

Kantor Akuntan

Reska & Rekan

Reska Rahmatullah
BAGIAN I

EXCECUTIVE SUMMARY

Secara umum kami berpendapat bahwa struktur pengendalian intern PT.


KELANA TUNGGAL sudah cukup baik, begitu juga kegiatan operasi dan
hasil usaha perusahaan sudah menunjukkan peningkatan yang cukup
berarti.

Namun demikian kami melihat masih terdapat cukup banyak kesempatan


untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomis (kehematan) dari
kegiatan operasi perusahaan, selain itu dengan semakin berkembangnya
kegiatan operasi perusahaan, diperlukan dukungan dari struktur
pengendalian intern yang lebih baik lagi.

Berikut ini kami sampaikan ringkasan temuan pemeriksaan dari masing-


masing fungsi yang terdapat di perusahaan yang menurut pendapat kami
memerlukan perhatian dari manajemen.

Secara lebih terperinci, dalam bagian III dari laporan kami, disampaikan
temuan-temuan pemeriksaan yang mencakup kondisi, akibat dan
rekomendasi.

A. BAGIAN PENJUALAN

1. Aplikasi program computer untuk penjualan dan persediaan belum


menerapkan Sistem database, melainkan hanya program aplikasi lotus-
makro, akibatnya pemrosesan data dan pelaporan menjadi lambat dan
kuran terjamin akurasinya.

2. Salesmen di Banyuasin selain melakukan penjualan juga melakukan


penagihan kepada pelanggan, akibatnya rute perjalanan menjadi
terganggu dan rencana kunjungan pada hari tersebut tidak dapat
dilaksanakan seluruhn ya.

3. Perusahaan belum membentuk tim khusus untuk pemasaran produk


baru. Akibatnya penjualan produk baru tidak berkembang sesuai rencana.

4. Sistem insentif yang diterapkan perusahaan dihitung berdasarkan factor


pencapaian target per produk, tidak mempertimbangkan factor
penambahan outlet baru, jumlah pelanggan aktif dan disiplin karyawan,
sehingga penambahan outlet berkurang dan pelayanan terhadap
pelanggan kurang diperhatikan.

B. BAGIAN GUDANG
1. Struktur organisasi dan penugasan kerja bagian gudang secara baku
tidak ada, sehingga terjadi rangkap tugas antara bagian loading dan
bagian administrasi.

2. Warehouse melakukan order pesanan kepusat hanya melalui telepon.


Akibatnya jika terjadi kesalahan dalam pengiriman sukar yntuk
menentukan siapa yang bertanggung jawab atas kesalahan tersebut.

C. BAGIAN PENAGIHAN

1. Terdapat kekurangan personil dibagian kredit control, sehingga


statement of account untuk pelanggan tidak dibuat dan bagian ini belum
dapat melaksanakan fungsinya secara efektif.

2. Uraian tugas untuk petugas verifikasi account receivable belum


dipahami secara jelas, dan menunjukkan petugasnya tidak dikuatkan
dengan surat keputusan (penunjukkan dalam bentuk lisan), akibatnya
salesmen / supervisor dan bagian lainnya kurang membantu dalam
pelaksanaannya.

D. BAGIAN AKUNTANSI DAN KEUANGAN

1. Kebijakan perusahaan menetapkan bahwa transfer dari banj warehouse


baru bias dilakukan setiap hari selasa dan jumat (2 kali seminggu),
akibatnya manajemen kas menjadi kurang efisien, sebagai contoh saldo
rata-rata yang menganggur setiap bulan kurang lebih Rp. 500 juta.
Penggunaan fasilitas LIPPOLINK dengan fasilitas overdaft terpusat, perlu
dipertimbangkan kas bersih yang dihasilkan dari operasi perusahaan,
sebagian besar terserap untuk pembayaran bunga dan un tuk mengurangi
pinjaman. Kami melihat bahwa jika fungsi treasurer perusahaan lebih
diaktifkan bisa dilakukan penghematan biaya bunga sehingga laba
perusahaan bisa diperbesar, misalnya :

- Bank loan diusahakan dalam bentuk overdaft facility

- Saldo bank dikelola dengan Bank Link, dan ke rekening Bank loan
sehingga bisa dihemat niaya bunga.

2. Belum ada accounting manual dan operating manual untuk semua


bagian. Akibatnya system dan prosedur tidak baku dan terjadi kesulitan
dalam mengevaluasi hasil kerja karyawan. Disamping itu data keuangan
yang disajikan sebagai salah satu bahan pengambilan keputusan kurang
diandalkan.
3. Pelunasan piutang dagang dengan bilyet giro kredit / dubukukan pada
saat diterimanya bilyet giro tersebut. Akibatnya insentif telah diberikan
kepada salesmen sebelum dana atas bilyet giro tersebut dapat dicairkan.

4. Pengelolaan kas kecil tidak menggunakan imperest fund system.


Akibatnya pengendalian kas kecil kurang efektif dan efisien.

E. BAGIAN PERSONALIA

1. Struktur organisasi dan uraian tugas belum menggambarkan secara


lengkap, fungsi/bagian tertentu dalam perusahaan, contoh : Internal audit.
Akibatnya fungsi tersebut menjadi tidak efektif karena belum diakui
keberadaannya.

2. Hasil inventarisasi fisik aktiva tetap menunjukkan bahwa perlengkapan /


mesin kantor milik PT. Kelana Tunggal belum diberi kode inventaris secara
khusus pada fisik barang. Akibatnya dapat menimbulkan masalah dalam
identifikasi kepemilikan antara PT. Kelana Tunggal dalam satu kelompok.

3. Belum ada bagian legal untuk menghadapi persoalan yang menyangkut


aspek hukum. Akibatnya dapat mengganggu aktivitas suatu bagian lain
serta penanganan yang tidak konsisten / terkoordinasi untuk masalah
yang sama.

BAGIAN III

DASAR, TUJUAN, DAN RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN

1. DASAR PEMERIKSAAN

Dasar pemeriksaan kami terhadap manajemen PT. Kelana Tunggal adalah


proposal No. 25/KA/VI/2009.

2. TUJUAN PEMERIKSAAN

I. OVERAL AUDIT OBJECTIVES

1. Untuk memeriksa apakah kegiatan usaha perusahaan telah


dilaksanakan secara efisien, efektif, dan ekonomis

2. Untuk memberikan saran perbaikan, seandainya selama pemeriksaan


ditemukan adanya kelemahan dalam struktur pengendalian intern, ketidak
aktifan dan ketidak ekonomisan dalam kegiatan usaha perusahaan.

II. SPESIFIC AUDIT OBJECTIVES

1. Fungsi penjualan dan pemasaran :


a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai
kegiatan penjualan dan pemeriksaan (CRITERIA)

b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan


baik oleh bagian penjualan dasn pemasaran

c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik,


dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisan
dalam kegiatan fungsi penjualan dan pemasaran

d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi penjualan


dan pemasaran, terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES)

e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut


terdapat kinerja fungsi penjualan dan pemasaran (EFFECT)

2. Fungsi Distribusi dan Pergudangan

a. Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai


kegiatan distribusi dan pergudangan (CRITERIA), termasuk inventory
manajementnya

b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan


baik oleh bagian distribusi dan pergudangan

c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik,


dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisan
dalam kegiatan fungsi distribusi dan pergudangan

d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi distribusi


dan pergudangan, terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES) yang
bisa menyebabkan marginal revenue lebih kecil dari pada marginal
distribusi cost

e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut


terdapat kinerja fungsi penjualan dan pemasaran (EFFECT)

3. Fungsi Penagihan

a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai


pengelolaan piutang dan Penagihannya (CRITERIA)

b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan


baik oleh fungsi penagihan

c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik,


dalam arti dapat meningkatkan kolektibilitas piutang
d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan
piutang dan Penagihannya fungsi penjualan dan pemasaran, terdapat
hambatan dan permasalahan (CAUSES)

e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut


terdapat kinerja fungsi penjualan dan pemasaran (EFFECT)

4. Fungsi Keuangan dan Akuntansi

a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai


fungsi keuangan dan akuntansi (CRITERIA)

b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan


baik oleh fungsi keuangan dan akuntansi

c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik,


dalam arti dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan ekonomisan
dalam kegiatan fungsi keuangan dan akuntansi

d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi keuangan


dan akuntansi fungsi penjualan dan pemasaran, terdapat hambatan dan
permasalahan (CAUSES) yang bisa menghambat peningkatan profitabilitas
dan likuiditas perusahaan

e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut


kinerja fungsi keuangan dan akuntansi

5. Fungsi Sumber Daya Manusia, khususnya dibagian penjualan dan


pemasaran

a. Untuik mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai


fungsi sumber daya manusia (CRITERIA)

b. Untuk memeriksa apakah kebijakan tersebut sudah dijalankan dengan


baik oleh fungsi sumber daya manusia

c. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik,


dalam arti meningkatkan kualitas personil perusahaan

d. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan kegiatan fungsi SDM


terdapat hambatan dan permasalahan (CAUSES)

e. Untuk memeriksa pengaruh dari hambatan dan permasalahan tersebut


kinerja fungsi sumber daya manusia (EFFECT)
3. RUANG LINGKUP PEMERIKSAAN

Ruang lingkup pemeriksaan kami terhadap manajemen PT. Kelana Tunggal


adalah memeriksa seluruh kegiatan opersaional yang meliputi :

- Fungsi penjualan
- Fungsi distribusi dan pergudangan
- Fungsi penagihan
- Fungsi keuangan dan akuntansi
- Fungsi SDM, khususnya dibagian penjualan dan pemasaran
No. Kondisi Akibat Rekomendasi

1. Penagihan piutang atas penjualan dilakukan pada saat kunjungan rutin


dilakukan. Kemungkinan piutang yang sudah dubayar tidak langsung
disetorkannya kebagian keuangan, uangnya ditahan dulu oleh salesmen.
Setiap hasil penagihan dan penagihan yang belum dilunasi harus disetor
pada hari yang sama kebagian keuangan beserta daftar penerimaannya.

2. Salesmen kurang memahami cara penghitungan insentif. Dampak


motivasi pemberian insentif kurang tercapai karena salesmen
menganggap jumlah insentif yang diterima adalah apa adanya. Kebijakan
dan metode perhitungan insentif perlu dikomunikasikan kepada seluruh
salesmen.

3. Outlet yang harus dikunjungi oleh salesmen berdasarkan jadwal yang


telah ditentukan terlalu banyak dan jarak tempuh terlalu jauh. Ada
penundaan kunjungan dihari berikutnya akan terjadi extra / tambahan
kunjungan. Sebaikn ya untuk rute yang outletnya padat jumlahnya dibagi
menjadi dua atau menambah salesmen (mengkaji kembali masalah
routing).

4. Karena mengejar rute pada hari yang bersangkutan, salesmen jarang


menaikkan atau menurunkan barangnya terlalu banyak karenanya
pengenalan untuk produk baru juga jarang dilakukan. Produk baru tidak
banyak dipasarkan Ada petugas khusus yang bertugas untuk
memperkenalkan produk baru tersebut.

5. Sistem insentif yang diterapkan perusahaan dihitung berdasarkan factor


pencapaian target per produk. System tersebut belum
mempertimbangkan factor penambahan outlet baru, jumlah pelanggan
aktif dan disiplil/absensi karyawan (kualitatif) Pelanggan kurang
diperhatikan secara factor kualitatif lain untuk mendukung keberhasilan
perusahaan kurang diperhatikan. Dimasukkan dalam perhitungan
pemberian insentif atas unsur-unsur berikut :

Penambahan outlet baru / pelanggan baru

Efektivitas jumlah pelanggan yang efektif / order.

No. Kondisi Akibat Rekomendasi


6. Struk organisasi dan penugasan kerja bagian gudang secara baku tidak
ada. Pembagian beban tidak merata. Perlu dibuat struktur organisasi dan
job dercription secara tertulis.

7. Tugas bagian gudang tidak bertanggungjawab atas barang tapi juga


turut membantu pada saat loading dan mengerjakan bagian administrasi.
Petugas gudang kurang termotivasi untuk lembur. Perlu dilakukan
peninjauan atas kebijakan uang lembur.

8. Uraian tugas untuk petugas verifikasi account receivable belum


dipahami secara jelas, dan menunjukkan petugasnya tidak dikuatkan
dengan surat keputusan (penunjukkan dalam bentuk lisan) salesmen /
supervisor dan bagian lainnya kurang membantu dalam pelaksanaannya
Pengangkatan petugas verifikasi account receivable dikuatkan dengan
surat keputusan.

9. Internal auditor belum berfungsi sehingga bagian staf accounting


internal auditor misalnya orang bisa bertugas memeriksa data, mengisi
kode mengentri data dan membuat laporan. Pemeriksaan intern yang
dilakukan oleh bagian accounting dapat menyebabkan keraguannya
kebenaran laporan yang dibuat. Diharapkan dapat dibentuk bagian
internal audit yang berugas untuk membantu manajemen dalam
melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberi analisis, penilaian,
saran, dan komentar mengenai tugas yang diperiksa.

10. Proses data belum intergreted, hal ini akan menyebabkan setiap
bagian akan mengirim data jadi yang selanjutnya akan diposting ke bagian
accounting ke general holder. Tidak semua pelanggan dapat dikunjungi
untuk konfirmasi saldo, tidak pernah dibuat strategi of account untuk
pelanggan dan sulit untuk meilai hasil kerja dari bagian ini. Perlu
dipertimbangkan untuk menambah tugas kredit control

No. Kondisi Akibat Rekomendasi

11. Penyajian laporan keuangan belum menggunakan cost centre, budget


yang ada masih minim dan belum di follow up. Tidak bisa dianalisis
efektivitas dan efisiensi dari laporan keuangan untuk per departemen
warehouse atau wilayahnya. Sebaiknya dibuat cost centre sehingga
mudah untuk mengevaluasi performance masing-masing bagian, selain
perlu dibuat perbandingan antara budget dan realisasinya.

12. Aplikasi program computer untuk penjualan dan persediaan belum


menerapkan Sistem database, melainkan hanya program aplikasi lotus-
makro, pemrosesan data dan pelaporan menjadi lambat dan kuran
terjamin akurasinya.

Kesesuaian fasilitas dengan kebutuhan yang ada sebaiknya dapat


dipertemukan. Salah satu contohnya adalah penyediaan rencana data
base baru untuk warehouse dapat direalisasi secapetnya.
13. Kas bersuh yang dihasilkan dari operasi perusahaan sebagian besar
terserap untuk pembayaran bunga dan pengembangan asset. Tidak ada
kelebihan kas yang dapat digunakan untuk mengurangi pinjaman.
Investasi hanya dapat pada asset yang dibiat meningkatkan asset
turnover/ penjualan dan profit/castflow pada perusahaan.

Mempertimbangkan cost dan benefitnya penignkatan penjualan sebaiknya


dapat meningkatkan laba (CONTRIBUTION MARGIN) versus peningkatan
biaya keuangan (BUNGA) ditambah bad stock cost = margin profit vs
marginal cost.

No. Kondisi Akibat Rekomendasi

14. Kebutuhan modal kerja terus meningkat pada hal kredit term dari
supplier lebih besar dari kredit term kepada pelanggan. Hasil kas bersih
dari operasi perusahaan berkurang dengan kenaikan kebutuhan modal
kerja tersebut. Pengelolaan kebutuhan modal kerja yang lebih efisien
seperti :

1. frekuensi order persediaan.

2 .pengolahan penagihan yang insentif serta pengolahan insentif


penagihan.

15. Manajemen kebijakan kas perusahaan menetapkan bahwa transfer


dari bank warehouse baru bisa dilakukan setiap hari selasa dan jumat (2
kali seminggu) sehingga menimbulkan saldo rata-rata yang menganggur
setiap bulan. Ada loss untuk selisih bunga yang sebenarnya / seharusnya
tidak terjadi setiap bulannya. Perlu dipertimbangkan oleh perusahaan
untuk menggunakan LIPPOLINK dan dengan fasilitas overdraft yang
didesentralisasi kemudian dibagikan ke masing-masing warehouse. Ini
akan membantu perusahaan untuk menghemat biaya bunga.

16. Tidak semua pengelolaan kas kecil menggunakan imperest fund


system pengendalian kas kecil kurang efektif, efisien (Idle cash) dan
kekurangan kas untuk transaksi-transaksi (berfluktuasi). Diseragamkan
penggunaan imperest fund pada semua kas kecil warehouse.