JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN
PENGURUSAN
MESYUARAT
SIRI PANDUAN UMUM JABATAN
 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA
KEMENTERIAN DALAM NEGERI

PANDUAN
PENGURUSAN
MESYUARAT
SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

KANDUNGAN
Prakata 3
Pengertian Mesyuarat 4
Jenis-Jenis Mesyuarat Di JPN 4
Ciri-Ciri Mesyuarat Berkualiti Di JPN 8
Kepentingan Mesyuarat 9
Peranan Pengerusi 9
Peranan Urus Setia & Setiausaha 10
Peranan Ahli 12
Lampiran 14
PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

PRAKATA

T emuduga adalah satu proses pemilihan calon yang layak dan terbaik
untuk mengisi kekosongan jawatan kenaikan pangkat di JPN. Persiapan
menghadiri temuduga adalah penting bagi membantu calon-calon supaya lebih
berkeyakinan dan bersedia semasa menghadiri temuduga. Calon-calon dipilih
berdasarkan kepada keterampilan diri, kematangan, pengetahuan, kemahiran
berkomunikasi serta pengalaman kerja yang bersesuaian dengan jawatan yang
dipohon.

Buku ini menggariskan panduan sebagai persediaan dari segi keterampilan

diri, persediaan minda, persiapan dokumen serta tindakan yang perlu diambil
sebelum dan semasa menghadiri temuduga.

Adalah diharapkan anggota JPN akan dapat memanfaatkan buku panduan ini
untuk membolehkan anggota lebih bersedia menghadiri temuduga dengan
lebih yakin.

Dato Mohd Abdul Halim Bin Muhammad

Ketua Pengarah
jabatan Pendaftaran Negara

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 3

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

PANDUAN PENGURUSAN
MESYUARAT
PENGERTIAN Mesyuarat adalah satu perbincangan formal/rasmi
MESYUARAT untuk mencapai persetujuan bersama.

JENIS-JENIS Mesyuarat utama Jabatan Pendaftaran Negara adalah

MESYUARAT DI JPN seperti berikut:

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

1 Mesyuarat Menentukan hala tuju Ketua Pengarah Setahun
Perancangan Jabatan (pengerusi) Sekali
Strategik Menilai pencapaian Timbalan Ketua
Jabatan tahun semasa Pengarah
Menggubal strategi Ketua ICT
dan pelan tindakan Semua Pengarah
Jabatan Bahagian
Merancang program/ Pengarah Negeri
aktiviti tahun berikut
PRO
Pegawai Khas
Ketua Audit Dalam
PUU

4 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

 PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

2 Mesyuarat Dasar dan hala tuju Ketua Pengarah Setiap
Jawatan Kuasa Jabatan (pengerusi) minggu
Pengurusan Isu-isu berkaitan operasi Timbalan Ketua Pengarah
Pentadbiran, Ketua ICT
perkhidmatan, Semua Pengarah
perjawatan dan Bahagian
kewangan
PRO
Pemantauan aduan-
aduan Pegawai Khas
Aktiviti Jabatan Ketua Audit Dalam
PUU

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

3 Mesyuarat Dasar dan hala tuju Ketua Pengarah Empat kali
Pengarah- Jabatan dan Negeri (pengerusi) setahun
Pengarah Isu-isu berkaitan operasi Timbalan Ketua Pengarah
di negeri Ketua ICT
Pentadbiran, Semua Pengarah
perkhidmatan dan Bahagian
perjawatan di negeri
Pengarah Negeri
Pemantauan aduan yang
melibatkan negeri PRO
Aktiviti Jabatan dan Pegawai Khas
negeri Ketua Audit Dalam
PUU

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

4 Mesyuarat Merancang projek Ketua Pengarah Setiap
Jawatankuasa pembangunan untuk (pengerusi) bulan
Perancangan tahun berikut Timbalan Ketua Pengarah
Dan Memantau pelaksanaan
Pembangunan Ketua ICT
projek Jabatan
Semua Pengarah
Bahagian
Pengarah Negeri
PRO
Pegawai Khas
Ketua Audit Dalam
PUU

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 5

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

5 Mesyuarat Rujuk Pekeliling Ketua Pengarah (pengerusi) Empat Kali
Jawatankuasa Timbalan Ketua Pengarah Setahun
Pengurusan
Kewangan Dan Ketua ICT
Akaun Semua Pengarah Bahagian
Pengarah Negeri
PRO
Pegawai Khas
Ketua Audit Dalam
PUU

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

6 Mesyuarat Rujuk Pekeliling Ketua Pengarah (pengerusi) Empat Kali
Jawatankuasa Timbalan Ketua Pengarah Setahun
Pengurusan
Aset Kerajaan Ketua ICT
(JKPAK) Semua Pengarah Bahagian
Pengarah Negeri
PRO
Pegawai Khas
Ketua Audit Dalam
PUU

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

7 Mesyuarat Rujuk Pekeliling Ketua Pengarah (pengerusi) Empat Kali
Keutuhan Timbalan Ketua Pengarah Setahun
Pengurusan
Ketua ICT
Semua Pengarah Bahagian
Pengarah Negeri
PRO
Pegawai Khas
Ketua Audit Dalam
PUU

6 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

 PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

8 Mesyuarat Rujuk Pekeliling Ketua Pengarah (pengerusi) Empat Kali
Jawatankuasa Timbalan Ketua Pengarah Setahun
Tadbir Urus
Ketua ICT
Semua Pengarah Bahagian
Pengarah Negeri
PRO
Pegawai Khas
Ketua Audit Dalam
PUU

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

9 Mesyuarat Rujuk Pekeliling Ketua Pengarah (pengerusi) Empat Kali
Majlis Bersama Timbalan Ketua Pengarah Setahun
Jabatan
Ketua ICT
Pengarah Bahagian yang
dilantik
Wakil pekerja mengikut kategori
gred jawatan

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

10 Mesyuarat Merancang dan Ketua Pengarah Enam Kali
Jawatankuasa memantau pelaksanaan (Pengerusi) Setahun
Kualiti aktiviti kualiti Bahagian Timbalan Ketua Pengarah
dan Negeri
Ketua ICT
Pengarah Bahagian/
Negeri yang dilantik

Nama Mesyuarat Terma Rujukan Pengerusi/Ahli Kekerapan

11 Mesyuarat Memantau pelaksanaan Ketua Pengarah Setiap
Kajian Semula sistem pengurusan kualiti (Pengerusi) Enam Bulan
Pengurusan MS ISO 9001:2000 Timbalan Ketua Pengarah
Membincangkan laporan Ketua ICT
audit MS ISO 9001:2000
Pengarah Bahagian/
Membincangkan Negeri
tindakan pencegahan
dan cadangan Ketua Juru Audit Kualiti
penambahbaikan Dalaman
Pegawai Dokumen

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 7

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

CIRI-CIRI MESYUARAT i. Mesyuarat dirancang pada awal tahun dan

BERKUALITI DI JPN didokumenkan dalam bentuk takwim tahunan.
ii. Mesyuarat dilaksanakan mengikut jadual yang
telah ditetapkan di dalam takwim.
iii. Mesyuarat yang telah ditakwimkan tidak
digalakkan untuk ditangguhkan tanpa sebarang
sebab.
iv. Penangguhan dan pembatalan mesyuarat
dimaklumkan awal, sekurang-kurangnya 14 hari
sebelum mesyuarat.
v. Minit mesyuarat disiapkan dalam masa tiga (3)
hari dan diedarkan dalam masa tujuh (7) hari
selepas mesyuarat.
vi. Kertas-kertas untuk pembentangan diedarkan
kepada ahli mesyuarat bersama dengan notis
mesyuarat.
vii. Menggunakan softcopy sebagai menggantikan
minit mesyuarat kertas.
viii. Semua ahli mesyuarat digalakkan memberi
pandangan.
ix. Ada keputusan dan ada tindakan susulan (follow-
up and follow-through)

8 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

KEPENTINGAN Mesyuarat penting dalam pengurusan Jabatan

MESYUARAT Pendaftaran Negara kerana:

i. Menggubal dasar dan strategi Jabatan.

ii. Membuat keputusan berkaitan perkara-perkara
dasar Jabatan.
iii. Menyampaikan arahan, maklumat, keputusan
dasar kerajaan dan kementerian kepada pelaksana
di peringkat Bahagian, Negeri dan Daerah.
iv. Membincang dan menyelesaikan masalah semasa
Jabatan.
v. Memantau pelaksanaan operasi urus niaga dan
pentadbiran pejabat di peringkat Bahagian, Negeri
dan Daerah.

PERANAN PENGERUSI 1. Mengawal perjalanan mesyuarat

a. Fokus kepada agenda mesyuarat
b. Tempoh mesyuarat
c. Ahli mesyuarat
2. Memberi peluang dan menggalakkan
perbincangan mesyuarat
3. Merumus perbincangan dan membuat keputusan
4. Menyemak, bersetuju dan menandatangani minit
mesyuarat

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 9

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

PERANAN URUS SETIA & SETIAUSAHA

TINDAKAN
Sebelum Berbincang dengan Pengerusi agenda, tarikh, masa, tempat serta
keahlian mesyuarat
Penyediaan Surat Panggilan Mesyuarat: (Format Lampiran 1)
Tarikh, masa dan tempat
Agenda
Pengerusi mesyuarat
Diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
Memastikan setiap maklumbalas daripada Bahagian/Negeri diterima
dan menyediakan laporan maklumbalas.
Menyediakan salinan kertas mesyuarat yang secukupnya untuk ahli
mesyuarat
Membuat tempahan penginapan untuk ahli mesyuarat (jika diadakan
di luar pejabat)
Memberi taklimat kepada Pengerusi sehari sebelum mesyuarat
diadakan mengenai kertas yang akan dibentangkan, ahli yang hadir
dan tindakan susulan yang telah diambil
Menyediakan Talking Points untuk Pengerusi
Mengesahkan kehadiran ahli
Membuat tempahan tempat, makanan/minuman
Memastikan persediaan mesyuarat dilaksanakan. Senarai semak
Lampiran 2

TINDAKAN
Semasa Berada di tempat mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum
mesyuarat diadakan
Mengedarkan kertas mesyuarat/laporan maklumbalas
Mengedarkan senarai kehadiran
Mengambil catatan mesyuarat
Membantu Pengerusi sepanjang mesyuarat berjalan

10 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

TINDAKAN
Sebelum Berbincang dengan Pengerusi agenda, tarikh, masa, tempat serta
keahlian mesyuarat
Penyediaan surat panggilan mesyuarat: Format Lampiran 1
Tarikh, masa dan tempat
Agenda
Pengerusi mesyuarat
Diedarkan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat
diadakan.
Memastikan setiap maklumbalas daripada Bahagian/Negeri diterima
dan menyediakan laporan maklumbalas.
Menyediakan salinan kertas mesyuarat yang secukupnya untuk ahli
mesyuarat
Membuat tempahan penginapan untuk ahli mesyuarat (jika diadakan
di luar pejabat)
Memberi taklimat kepada Pengerusi sehari sebelum mesyuarat
diadakan mengenai kertas yang akan dibentangkan, ahli yang hadir
dan tindakan susulan yang telah diambil
Menyediakan Talking Points untuk Pengerusi
Mengesahkan kehadiran ahli
Membuat tempahan tempat, makanan/minuman
Memastikan persediaan mesyuarat dilaksanakan. Senarai semak
Lampiran 2

TINDAKAN
Semasa Berada di tempat mesyuarat sekurang-kurangnya 15 minit sebelum
mesyuarat diadakan
Mengedarkan kertas mesyuarat/laporan maklumbalas
Mengedarkan senarai kehadiran
Mengambil catatan mesyuarat
Membantu Pengerusi sepanjang mesyuarat berjalan

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 11

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

TINDAKAN
Selepas Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari untuk
kelulusan Pengerusi. Format Lampiran 3
Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas
mesyuarat diadakan
Mendapatkan maklumbalas daripada Bahagian/Negeri mengikut
tempoh yang bersesuaian. Format Lampiran 4
Memantau pelaksanaan keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat

PERANAN AHLI

TINDAKAN
Sebelum Semak minit mesyuarat untuk mengenalpasti/mengambil tindakan:
Maklumbalas/kemajuan tindakan yang berkaitan
Memaklum dan mengemukakan Kertas Kerja/Laporan untuk
dibentangkan (jika ada) kepada urus setia
Maklumat tambahan (jika ada)
Semak dan sahkan butiran mesyuarat:
Tarikh, masa dan tempat mesyuarat
Isu-isu utama yang akan dibincangkan
Pengerusi mesyuarat
Bincang dengan Ketua Jabatan sebelum menghadiri mesyuarat (jika
mewakili Jabatan)
Memaklumkan urus setia jika mewakili Ketua Jabatan

TINDAKAN
Semasa Menyertai perbincangan secara aktif dalam mesyuarat:
Mencatat keputusan penting
Memberi pandangan/maklumat yang tepat

12 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

TINDAKAN
Selepas Menyediakan deraf minit mesyuarat dalam tempoh tiga (3) hari untuk
kelulusan Pengerusi. Format Lampiran 3
Mengedarkan minit mesyuarat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas
mesyuarat diadakan
Mendapatkan maklumbalas daripada Bahagian/Negeri mengikut
tempoh yang bersesuaian. Format Lampiran 4
Memantau pelaksanaan keputusan yang telah dibuat semasa mesyuarat

PERANAN AHLI

TINDAKAN
Sebelum Semak minit mesyuarat untuk mengenalpasti/mengambil tindakan:
Maklumbalas/kemajuan tindakan yang berkaitan
Memaklum dan mengemukakan Kertas Kerja/Laporan untuk
dibentangkan (jika ada) kepada urus setia
Maklumat tambahan (jika ada)
Semak dan sahkan butiran mesyuarat:
Tarikh, masa dan tempat mesyuarat
Isu-isu utama yang akan dibincangkan
Pengerusi mesyuarat
Bincang dengan Ketua Jabatan sebelum menghadiri mesyuarat (jika
mewakili Jabatan)
Memaklumkan urus setia jika mewakili Ketua Jabatan

TINDAKAN
Semasa Menyertai perbincangan secara aktif dalam mesyuarat:
Mencatat keputusan penting
Memberi pandangan/maklumat yang tepat

TINDAKAN
Selepas Mengambil tindakan ke atas keputusan-keputusan yang berkaitan
Menyediakan maklumbalas tindakan susulan pada tarikh yang telah
ditetapkan oleh urusetia
Menyampaikan keputusan mesyuarat ke peringkat Bahagian/Negeri/
Daerah

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 13

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

LAMPIRAN 1

FORMAT PANGGILAN MESYUARAT DAN AGENDA

Fail Kami: Tarikh:

Fail Tuan:
Perkara

Daripada Salinan:
Kepada

Adalah saya dengan hormatnya diarah merujuk kepada perkara di atas dan me-
maklumkan bahawa mesyuarat tersebut akan diadakan seperti berikut:

Tarikh :
Masa :
Tempat :

2. Agenda mesyuarat adalah seperti berikut:

2.1 Perutusan Pengerusi

2.2 Mengesahkan Minit Mesyuarat
2.3 Perkara-perkara berbangkit
2.4 Hal-hal lain
2.5 Penangguhan Mesyuarat

3. Sehubungan itu, tuan/puan dengan segala hormatnya dijemput hadir.

Sekian, terima kasih.

(NAMA)
Jawatan
Bahagian

14 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

LAMPIRAN 2

FORMAT SENARAI SEMAK PERSEDIAAN MESYUARAT

(URUS SETIA)

BIL. PERKARA CATATAN ()

1. Tarikh

2. Masa

3. Tempahan tempat

4. Susun atur

5. Tempahan makanan dan minuman

6. Surat panggilan mesyuarat

7. Agenda

8. Borang senarai kehadiran mesyuarat

9. Kertas perbincangan (jika ada)

10. Laporan maklum balas

11. Pengesahan kehadiran ahli mesyuarat

12. Peralatan ICT

13. Alat tulis

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 15

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

LAMPIRAN 3

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT.....................................
(Catatkan nama mesyuarat)
Bil..... Tahun..........
(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh : .
Masa :..
Tempat :.

HADIR

Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula

dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang
hadir hendaklah mengikut kekananan.

HADIR BERSAMA

Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput

khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat
berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

URUSETIA

Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan

nama hendaklah mengikut kekananan.

I. PERUTUSAN Y. BHG. PENGERUSI

1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara

penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat.

16 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa

mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa
membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan
tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.
Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang

dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah

dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan
perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara
yang sama hendaklah dicatatkan.

5. Jika perkara-perkara berbangkit masih memerlukan tindakan, catatkan

Bahagian/Negeri/Cawangan/Unit atau pegawai yang perlu mengambil
tindakan.

IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

6. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, jika ada perbentangan kertas kerja ,

perkara-perkara yang perlu direkodkan ialah:

a. Tajuk kertas kerja;

b. Bahagian/Negeri yang menyediakan kertas kerja;
c. Tujuan utama kertas kerja disediakan;

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 17

 Siri Panduan Umum Jabatan PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT

d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja;

e. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkaitan isu-isu yang
dibangkitkan di dalam kertas kerja; dan
f. Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta
tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

V. HAL-HAL LAIN

7. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di

dalam mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda
mesyuarat.

VI. PENUTUP

8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

a. Masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan;

b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan
c. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya
telah ditentukan.

Urus Setia

Catatkan nama Bahagian/Negeri/Cawangan/Unit yang bertanggungjawab dalam

mengurusetiakan mesyuarat.

Tarikh

Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.

18 JABATAN PENDAFTARAN NEGARA

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT Siri Panduan Umum Jabatan

LAMPIRAN 4

FORMAT MAKLUM BALAS

MAKLUM BALAS MINIT ............................
(Catatkan nama mesyuarat)
Bil.......Tahun

BAHAGIAN/NEGERI :

BIL. PERKARA MAKLUM BALAS/TINDAKAN

1. (Nyatakan Perkara, Para, Sub-Para dan muka surat

yang berkaitan)

2.

3.

4.

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA 19

SIRI PANDUAN UMUM JABATAN

PANDUAN
PENGURUSAN
MESYUARAT

JABATAN PENDAFTARAN NEGARA, MALAYSIA

KEMENTERIAN DALAM NEGERI