BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Definisi

Gudang merupakan sarana pendukung kegiatan produksi industri farmasi

yang berfungsi untuk menyimpan bahan baku, bahan kemas, dan obat jadi yang

belum didistribusikan. Selain untuk penyimpanan, gudang juga berfungsi untuk

melindungi bahan (baku dan pengemas) dan obat jadi dari pengaruh luar dan

binatang pengerat, serangga, serta melindungi obat dari kerusakan. Agar dapat

menjalankan fungsi tersebut, maka harus dilakukan pengelolaan pergudangan

secara benar atau yang sering disebut dengan manajemen pergudangan

(Priyambodo, 2007).

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi

penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan

pemusnahan, serta pelaporan material dan peralatan agar kualitas dan kuantitas

terjamin (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

2.2 Manfaat Pergudangan

Manfaat pergudangan adalah untuk:

1. Terjaganya kualitas dan kuantitas perbekalan kesehatan.

2. Tertatanya perbekalan kesehatan.

3. Peningkatan pelayanan pendistribusian.

4. Tersedianya data dan informasi yang lebih akurat, aktual, dan dapat

dipertanggungjawabkan.

5. Kemudahan akses dalam pengendalian dan pengawasan.

Universitas Sumatera Utara

 6. Tertib administrasi (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

2.3 Syarat-syarat Gudang

Agar dapat menjalankan fungsinya dengan benar, maka gudang harus

memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan dalam cara pembuatan

obat yang baik (CPOB), diantaranya:

2.3.1 Harus ada prosedur tetap (Protap) yang mengatur tata cara kerja bagian

gudang termasuk di dalamnya mencakup tentang tata cara penerimaan

barang, penyimpanan, dan distribusi barang atau produk.

2.3.2 Gudang harus cukup luas, terang dan dapat menyimpan bahan dalam

keadaan kering, bersuhu sesuai dengan persyaratan, bersih dan teratur.

2.3.3 Harus terdapat tempat khusus untuk menyimpan bahan yang mudah

terbakar atau mudah meledak (misalnya alkohol atau pelarut-pelarut

organik).

2.3.4 Tersedia tempat khusus untuk produk atau bahan dalam status

karantina dan ditolak.

2.3.5 Tersedia tempat khusus untuk melakukan sampling (sampling room)

dengan kualitas ruangan seperti ruang produksi (grey area).

2.3.6 Pengeluaran bahan harus menggunakan prinsip FIFO (First In First

Out) atau FEFO (First Expired First Out) (Priyambodo, 2007).

2.4 Bangunan

Area penyimpanan harus dirancang untuk memastikan kondisi

penyimpanan yang baik sebagai berikut:

a. Kebersihan dan hygiene.

b. Kelembaban (kelembaban relatif tidak lebih dari 60%).

Universitas Sumatera Utara

 c. Suhu harus berada dalam batasan yang diterima (8-250C).

d. Bahan dan material yang disimpan tidak boleh bersentuhan langsung

dengan lantai.

e. Jarak antar bahan mempermudah pembersihan dan inspeksi.

f. Pallet harus disimpan dalam kondisi yang bersih dan terawat (United Arab

Emirates Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

2.4.1 Denah Bangunan

Gudang harus mempunyai tata letak ruang yang baik untuk memudahkan

penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian, pendistribusian

dan pengawasan material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan

Bencana, 2009).

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak

gudang adalah sebagai berikut:

1. Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika

diperlukan. Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran material dan peralatan, tata

letak ruang gudang perlu memiliki lorong yang ditata berdasarkan sistem:

a. Arah garis lurus.

b. Arah huruf U.

c. Arah huruf L.

3. Pengaturan sirkulasi udara.

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi

udara yang cukup di dalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban udara

dan pengaturan pencahayaan.

Universitas Sumatera Utara

4. Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,

perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi

penanganan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

2.4.2 Pembagian Area Gudang

Gudang di industri farmasi terbagi dalam beberapa area antara lain:

1. Area penyimpanan

Area penyimpanan harus memiliki kapasitas yang memadai untuk

menyimpan dengan rapi dan teratur. Bahan-bahan yang disimpan dalam

gudang antara lain bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk

ruahan, produk jadi, produk dalam status karantina, produk yang telah

diluluskan, produk yang ditolak, produk yang dikembalikan atau produk

yang ditarik dari peredaran.

Produk ditangani dan disimpan dengan cara yang sesuai untuk

mencegah pencemaran, campur baur dan pencemaran silang. Area

penyimpanan diberikan pencahayaan yang memadai sehingga semua

kegiatan dapat dilakukan secara akurat dan aman. Bahan atau produk yang

membutuhkan kondisi penyimpanan khusus (seperti suhu dan kelembaban)

harus dikendalikan, dipantau dan dicatat, seperti:

a. Obat, vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari

pendingin khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan

putusnya aliran listrik.

b. Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah

dari gudang induk.

Universitas Sumatera Utara

 c. Peralatan besar/alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup

untuk penyimpanan dan pemeliharaannya.

2. Area penerimaan dan pengiriman

Area penerimaan dan pengiriman barang harus dapat memberikan

perlindungan terhadap bahan dan produk dari pengaruh cuaca. Area

penerimaan harus didesain dan dilengkapi dengan peralatan untuk

pembersihan wadah barang. Suhu penyimpanan pada area ini sesuai dengan

suhu kamar (30oC).

3. Area karantina

Area karantina harus dibuat terpisah dengan penandaan yang jelas

berupa label kuning untuk produk karantina dan label hijau untuk produk

yang diluluskan dan hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.

4. Area pengambilan sampel

Area pengambilan sampel dibuat terpisah dengan lingkungan yang

dikendalikan dan dipantau untuk mencegah pencemaran atau pencemaran

silang dan tersedia prosedur pembersihan yang memadai untuk ruang

pengambilan sampel.

5. Area bahan dan produk yang ditolak

Bahan dan produk yang ditolak disimpan dalam area terpisah dan

terkunci serta mempunyai penandaan yang jelas berupa label merah dan

hanya boleh diakses oleh personil yang berwenang.

6. Area bahan dan produk yang ditarik

Produk yang ditarik kembali dari peredaran karena rusak atau

kadaluarsa harus disimpan dalam area terpisah dan terkunci serta

Universitas Sumatera Utara

 mempunyai penandaan yang jelas dan hanya boleh diakses oleh personil

yang berwenang.

7. Area penyimpanan produk berpotensi tinggi

Bahan yang berpotensi tinggi, narkotika, psikotropika, dan bahan

yang mudah terbakar atau meledak disimpan di daerah yang terjamin

keamanannya.

8. Area bahan pengemas

Bahan pengemas cetak merupakan bahan yang kritis karena

menyatakan kebenaran produk. Bahan label disimpan di tempat terkunci

(BPOM, 2006).

2.4.3 Spesifikasi Gudang

Gudang di industri farmasi mempunyai spesifikasi antara lain:

1. Lantai:

a. Terbuat dari beton padat dengan hardener, bersifat menahan debu dan

tidak tahan terhadap tumpahan larutan bahan kimia.

b. Terbuat dari beton dilapisi ubin keramik berwarna putih dengan

kriteria harus tahan terhadap bahan kimia dan goresan, mudah

diperbaiki, memerlukan penutupan celah, keras, dan licin bila basah.

2. Pencahayaan: 200 Lux (satuan kekuatan cahaya) (BPOM, 2009).

2.4.4 Pembagian Gudang

Gudang di industri farmasi diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Berdasarkan Suhu Penyimpanan, yaitu:

a. Gudang suhu kamar (30oC).

b. Gudang ber-AC (25oC).

Universitas Sumatera Utara

 c. Gudang dingin (2-8oC).

d. Gudang beku (<0oC).

2. Berdasarkan Jenis, yaitu:

a. Gudang bahan baku: gudang bahan padat dan bahan cair.

b. Gudang bahan pengemas.

c. Gudang bahan beracun.

d. Gudang bahan mudah meledak/mudah terbakar (Gudang api).

e. Gudang bahan yang ditolak.

f. Gudang karantina obat jadi.

g. Gudang obat jadi (BPOM, 2009).

2.4.5 Kapasitas Gudang

Salah satu yang sangat mempengaruhi berfungsi atau tidaknya suatu

gudang adalah kapasitas gudang itu sendiri. Dalam menentukan kapasitas gudang,

maka keadaan yang harus dipertimbangkan adalah keadaan maksimum. Gudang

mencapai keadaan maksimum pada saat bahan pengemas belum dipakai, terjadi

keterlambatan pemakaian bahan, sedangkan pesanan datang lebih cepat

(Lachman, 2008).

Untuk menghitung besarnya kapasitas gudang yang harus dipenuhi, maka

diperlukan data tentang:

1. Jumlah pesanan (order quantity) dalam suatu periode tertentu yang

dilakukan.

2. Banyaknya bahan pengemas yang dibutuhkan.

3. Variasi lead time.

4. Fluktuasi pemakaian (Lachman, 2008).

Universitas Sumatera Utara

2.5 Peralatan

Peralatan yang terdapat di area penyimpanan hanya boleh digunakan untuk

tujuan tertentu dan untuk kegiatan yang diperbolehkan dengan izin yang

dikeluarkan oleh Badan Pengawasan Obat dan Makanan (United Arab Emirates

Ministry of Health Drug Control Department, 2006).

Semua peralatan harus dikalibrasi dan divalidasi secara berkala termasuk

alat pengatur suhu, kelembaban dan timbangan (United Arab Emirates Ministry of

Health Drug Control Department, 2006).

Sarana penunjang yang harus ada di gudang, antara lain:

a. Pallet.

b. Forklift.

c. Rak.

d. Pengatur udara (AC, ventilator, kipas angin).

e. Timbangan.

f. Kulkas/lemari pendingin.

g. Troli.

h. Pest control.

i. Pengatur kelembaban.

j. Termometer.

k. Komputer.

l. Generator.

m. Lemari.

n. Fire extinguisher (tabung pemadam kebakaran).

o. Alarm kebakaran (Anonim, 2010 dan BPOM, 2006).

Universitas Sumatera Utara

2.6 Personil

Semua personil di area penyimpanan harus diberikan pelatihan awal dan

berkesinambungan yang berkaitan dengan cara distribusi dan penyimpanan yang

baik, peraturan yang berkaitan, dan peraturan keselamatan. Catatan pelatihan

harus disimpan untuk diperiksa bila diperlukan (United Arab Emirates Ministry of

Health Drug Control Department, 2006).

Semua anggota staf harus dilatih dan mempunyai tingkat kebersihan dan

sanitasi yang tinggi. Petunjuk yang jelas tentang kebersihan pribadi harus

didistribusikan dan diamati. Personil yang bekerja di area penyimpanan harus

mengenakan pakaian pelindung atau pakaian kerja sesuai dengan aktivitas yang

mereka lakukan (United Arab Emirates Ministry of Health Drug Control

Department, 2006).

Manajemen gudang dilakukan oleh pengelola gudang yang ditunjuk

berdasarkan peraturan yang berlaku dan sekurang-kurangnya terdiri dari:

1. Kepala gudang, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian material dan

peralatan.

b. Melakukan perencanaan, pengendalian dan pelaporan pergudangan.

c. Mengamankan pergudangan beserta isi dan lingkungannya dari segala

sesuatu yang mengancam keberadaan gudang beserta isinya.

d. Mendukung percepatan pendistribusian material.

Universitas Sumatera Utara

2. Petugas perencanaan, pengendalian dan pelaporan, mempunyai tugas pokok

antara lain:

a. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan setiap material dan

peralatan yang masuk, disimpan dan didistribusikan setiap periode tertentu

atau secara berkala.

b. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan pengelolaan material dan

peralatan.

c. Merencanakan, mengendalikan dan melaporkan kegiatan manajemen

pergudangan.

d. Mendukung perencanaan, pengendalian, dan pelaporan dalam rangka

percepatan pendistribusian material dan peralatan.

3. Petugas penerimaan, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penerimaan material dan peralatan di gudang sesuai dengan

peraturan yang berlaku.

b. Melakukan penerimaan dan pengecekan kondisi material dan peralatan pada

saat penerimaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

c. Mengkoordinasikan proses penerimaan material dan peralatan.

d. Mendukung percepatan dan akurasi penerimaan material dan peralatan.

4. Petugas penyimpanan dan pemeliharaan, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan.

b. Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan material dan peralatan di

gudang sesuai dengan karakteristik material dan peralatan pada tempat yang

sesuai.

Universitas Sumatera Utara

 c. Mengamankan material dan peralatan dari ancaman kerusakan dengan cara

menyimpan sesuai dengan ketentuan dan tempat yang disediakan.

d. Mendukung percepatan penyimpanan dan pemeliharaan material dan

peralatan agar tetap terjaga kualitas dan kuantitasnya.

5. Petugas pendistribusian, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola pendistribusian material dan peralatan.

b. Melakukan pendistribusian material dan peralatan sesuai dengan permintaan

dan peraturan yang berlaku.

c. Mengkoordinasikan proses pendistribusian material dan peralatan dari

gudang ke penanggung jawab sesuai dengan peraturan yang berlaku.

d. Mendukung percepatan pendistribusian material dan peralatan.

6. Petugas keamanan, mempunyai tugas pokok antara lain:

a. Mengelola keamanan dan pengamanan gudang beserta isi dan petugas

pengelola gudang.

b. Melakukan pencegahan dan penanganan keamanan gudang beserta isi dan

petugas pengelola gudang dan pelaporan kondisi keamanan gudang setiap

saat atau setiap periode tertentu.

c. Mengamankan seluruh isi, sistem, dan petugas pengelola pergudangan.

d. Mendukung pengamanan semua proses aktivitas pergudangan mulai dari

penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan sampai dengan pendistribusian

material dan peralatan (Badan Nasional Penanggulangan Bencana, 2009).

Universitas Sumatera Utara

2.7 Alur Penerimaan Barang di Gudang

Surat Jalan
P.O./P.R Supplier
CoA
REKANAN
Bukti Dikembalikan
Penerimaan GUDANG ke Rekanan
Barang
Finance Karantina
Tidak/Ditolak
OK?

Ya

Gudang
Penyimpanan PRODUKSI
PPIC QC

(Priyambodo, 2007)
2.8 Manajemen Pergudangan

Manajemen Pergudangan memiliki cakupan antara lain:

1. Mengatur orang atau petugas (SDM).

2. Mengatur penerimaan barang.

3. Mengatur penataan atau penyimpanan barang.

4. Mengatur pelayanan akan permintaan barang (Priyambodo, 2007).

Adapun sasaran pengelolaan gudang (manajemen pergudangan) adalah:

1. Fasilitas

a. Penyediaan serta pengaturan yang baik terhadap fasilitas

/perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan dalam gudang.

b. Pemakaian ruang seefektif mungkin.

Universitas Sumatera Utara

 c. Memungkinkan pemeliharaan yang baik dan mudah untuk semua

fasilitas gudang.

d. Fleksibilitas terhadap perubahan.

2. Tenaga Kerja

a. Penggunaan tenaga kerja seefektif mungkin.

b. Mengurangi risiko kecelakaan.

c. Memungkinkan pengawasan yang baik.

3. Barang

a. Menghindari kerusakan barang ataupun yang mempengaruhi

kualitasnya.

b. Menghindari terjadinya kehilangan barang.

c. Mengatur letak agar hemat tempat atau ruang.

d. Pengaturan aliran keluar masuknya barang (Priyambodo, 2007).

2.8.1 Manajemen Inventaris

Inventaris merupakan bagian penting dari modal kerja suatu perusahaan,

dan dilaporkan kepada petugas pencatat persediaan barang dalam laporan tahunan.

Kegiatan yang paling banyak berhubungan dengan manajemen bahan ialah

rencana produksi dan pengawasan inventaris (Lachman, 2008).

Inventaris diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Bahan-bahan. Merupakan bahan kimia seperti bahan berkhasiat, bahan

pengencer, dan bahan tambahan yang diperlukan untuk pengolahan bahan

setengah jadi atau komponen-komponen dari produk jadi. Termasuk dalam

kategori ini dan paling baik bila diperlihatkan secara terpisah ialah

Universitas Sumatera Utara

 2. Komponen-komponen. Merupakan bagian-bagian atau sub bagian yang

diperlukan untuk pembuatan terakhir dari produk jadi (tablet-tablet yang

sudah jadi dan menunggu untuk dikemas).

3. Pekerjaan dalam proses. Meliputi bahan-bahan dan komponen-komponen

pada waktu sedang dalam proses pembuatan.

4. Barang-barang jadi. Adalah barang-barang yang dapat dijual, sampel,

atau barang-barang promosi lain yang diinventarisasikan sambil

menunggu pesanan langganan atau dibuat untuk langganan-langganan

khusus (Lachman, 2008).

2.8.2 Manajemen Bahan Pengemas

Pengadaan, penanganan dan pengawasan bahan pengemas primer dan

bahan pengemas cetak, serta bahan cetak lain hendaklah diberi perhatian yang

sama seperti terhadap bahan awal (BPOM, 2006).

Perhatian khusus hendaklah diberikan kepada bahan cetak. Bahan cetak

tersebut hendaklah disimpan dengan kondisi keamanan yang memadai dan orang

yang tidak berkepentingan dilarang masuk. Label dan bahan cetak hendaklah

disimpan dan diangkut dalam wadah tertutup untuk menghindarkan campur baur.

Bahan pengemas hendaklah diserahkan kepada orang yang berhak sesuai prosedur

tertulis yang disetujui (BPOM, 2006).

Tiap penerimaan atau tiap bets bahan pengemas primer hendaklah diberi

nomor atau penandaan yang menunjukkan identitasnya (BPOM, 2006).

Universitas Sumatera Utara

 Bahan pengemas primer, bahan pengemas cetak atau bahan cetak lain

yang tidak digunakan lagi hendaklah dimusnahkan dan pemusnahannya dicatat

(BPOM, 2006).

Untuk menghindari campur baur, hanya satu jenis bahan pengemas cetak

atau bahan cetak tertentu saja yang diperbolehkan diletakkan di tempat kodifikasi

pada saat yang sama. Hendaklah ada sekat pemisah yang memadai antar tempat

kodifikasi tersebut (BPOM, 2006).

Bahan yang akan dimusnahkan hendaklah ditempatkan di area terpisah,

diberi label ditolak dan dikeluarkan dari sistem persediaan. Tindakan ini untuk

menghindari kesalahan dalam pengambilan bahan pengemas (BPOM, 2009).

Sistem persediaan dapat dibuat secara manual atau elektronik yang

mencakup antara lain:

1. Nomor kode dan nama bahan atau produk.

2. Tanggal penerimaan dan pengeluaran atau penyerahan.

3. Jumlah penerimaan atau penyerahan dan sisa persediaan.

4. Nomor bets/lot.

5. Nama pemasok.

6. Tanggal kadaluarsa.

7. Status bahan (karantina, diluluskan atau ditolak) (BPOM, 2009).

2.9 Administrasi Gudang

Administrasi gudang diperlukan untuk mempermudah pengawasan dan

pengendalian perbekalan farmasi yang meliputi:

1. Buku Induk.

2. Kartu Stok.

Universitas Sumatera Utara

 3. Buku Harian Penerimaan Barang.

4. Buku Harian Pengeluaran Barang.

5. Surat Bukti Barang Masuk (SBBM).

6. Surat Bukti Barang Keluar (SBBK) (Badan Nasional Penanggulangan

Bencana, 2009).

2.10 Mekanisme Pergudangan

Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1. Penerimaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan material

dan peralatan di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini

dilakukan:

a. Pendataan jumlah dan mutu material dan peralatan harus sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat

dipertanggungjawabkan oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan material dan

peralatan di gudang dengan cara menempatkan material dan peralatan yang

diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.

c. Aman dari gangguan fisik.

d. Aman dari pencemaran secara kimia dan biologi yang dapat merusak

kualitas dan kuantitas.

Universitas Sumatera Utara

 e. Aman dari kebakaran.

f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan material dan peralatan

agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk digunakan secara efektif,

efisien dan dapat diterapkan, melalui prinsip material dan peralatan disusun

di atas pallet secara rapi dan teratur, sesuai dengan ketentuan.

4. Pendistribusian

Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan

penyaluran material dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada

yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat

dipertanggungjawabkan, disertai dengan bukti serah terima. Hal ini

dilakukan berdasarkan permintaan sesuai kebutuhan.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan

masuk keluarnya material dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan

dan penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat, dan akurat serta dapat

diterapkan.

6. Penghapusan

a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan material dan

peralatan dalam rangka pembebasan milik/kekayaan negara dari

tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut:

Universitas Sumatera Utara

 1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggungjawaban administrasi

petugas terhadap material dan peralatan yang dikelola, yang sudah

ditetapkan untuk dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan,

penjagaan, dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk

dipelihara.

3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan penghapusan adalah sebagai berikut:

1) Membuat daftar material dan peralatan yang akan dihapuskan

beserta alasan-alasannya.

2) Pisahkan material dan peralatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat

tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.

3) Melaporkan kepada atasan mengenai material dan peralatan yang

akan dihapuskan.

4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan material dan

peralatan melalui Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan material

dan peralatan yang akan dihapuskan.

6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang

berwenang.

7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada

keputusan dari pejabat yang berwenang (Badan Nasional

Penanggulangan Bencana, 2009).

Universitas Sumatera Utara

2.11 Pengelolaan Stok

Aktivitas pengelolaan stok meliputi:

1. Pengecekan pada saat penerimaan produk.

Saat penerimaan barang dilakukan pengecekan antara lain kemasannya

tidak rusak, jumlah yang diantar, label produk, nama dan alamat

pemasok, nomor batch dan tanggal kadaluarsa.

2. Pengawasan stok.

Sistem pergudangan harus dibuat sistematis, misalnya ruang untuk

pergerakan barang atau petugas gudang agar mudah bergerak, kemudian

proses pengecekan barang, dan juga penggunaan kartu stok untuk

mengawasi pergerakan barang. Penggunaan label diperlukan untuk

mengetahui kondisi produk baik, rusak, atau masih dalam pengecekan

dan secara rutin dilakukan perhitungan stok.

3. Pengeluaran produk.

Pengeluaran produk mengikuti mekanisme FEFO (First Expired First

Out) artinya produk yang memiliki masa kadaluarsa yang lebih dekat

harus diprioritaskan untuk dikeluarkan terlebih dahulu.

4. Pemusnahan produk.

Pemusnahan produk diatur dalam prosedur tertulis. Setiap pabrikan

produk dan dari pemerintah mengeluarkan aturan mengenai tata cara

pemusnahan untuk menghindari penyalahgunaan ataupun dampak yang

diakibatkan dari pemusnahan produk (Anonim, 2010).

Universitas Sumatera Utara