BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam rangka mewujudkan pelayanan kesehatan yang optimal sudah tentu mutlak

diperlukan suatu pelayanan yang bersifat terpadu komprehensif dan profesional dari profesi

kesehatan. Rumah sakit adalah salah satu instansi kesehatan yang sangat vital dan strategis

dalam melayani kesehatan masyarakat dimana aspek pelayanan sangatlah dominan dan

menentukan.

Pelayanan kefarmasian merupakan bagian integral dari sistem pelayanan kesehatan yang

tidak terpisahkan, dimana farmasi bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan

sediaan farmasi guna mencapai hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien.

Salah satu aspek pelayanan kefarmasian yaitu pelayanan resep obat yang diberikan oleh

apoteker kepada pasien.

Resep adalah permintaan tertulis dari dokter kepada apoteker pengelola apotek untuk

menyediakan dan menyerahkan obat kepada pasien sesuai dengan peraturan perundangan

yang berlaku. Resep yang benar adalah ditulis secara jelas, dapat dibaca, lengkap, dan

memenuhi SPO yang berlaku, dimana elemen-elemen dari penulisan resep adalah tanggal

penulisan resep, nama dokter, nama obat, bentuk sediaan, kekuatan sediaan, aturan pakai

disertai paraf, dosis, jumlah perbekalan farmasi yang diminta, Identitas pasien (nama, umur,

alamat), berat badan bila perlu. Adapun yang menjadi penilaian indikator mutu dalam proses

peresepan di RSU Bangli adalah ketidaklengkapan penulisan aturan pakai, bentuk sediaan,

dosis, dan paraf dokter.

1
 Berdasarkan data hasil pemantauan dari Mei sampai bulan Oktober tahun 2015,

diketahui bahwa ketidaklengkapan penulisan resep rawat inap berangsur-angsur membaik

yaitu sebanyak 22% di bulan Oktober. Akan tetapi hal tersebut tetap menjadi perhatian RSU

Bangli, dimana ketidaklengkapan penulisan resep berpotensi mempengaruhi proses farmasi

hingga penyerahan obat pasien rawat inap.

Oleh karena itu RSU Bangli menetapkan proses peresepan sampai penyerahan obat

pasien rawat inap sebagai topik dalam FMEA guna mencegah ataupun mengeliminasi

terjadinya kegagalan sehingga kualitas pelayanan RSU Bangli menjadi semakin baik.

2
1.2 TUJUAN

1.2.1 Tujuan Umum

Meningkatkan mutu layanan Rumah Sakit Umum Bangli melalui kegiatan redesign
atau perbaikan proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap untuk
menganalisis modus kegagalan dan dampaknya.

1.2.2 Tujuan Khusus

1. Mengetahui failure modes dan effect dari proses pelayanan yang diprioritaskan untuk
redesign.
2. Menentukan proses-proses pelayanan yang beresiko tinggi terjadi error.
3. Melakukan perbaikan terhadap akar dari permasalahan pada proses peresepan dan
penyerahan obat untuk pasien rawat inap RSU Bangli

3
 BAB II

PEMBENTUKAN TIM FMEA

Dalam rangka pengimplementasian manajemen resiko dan peningkatan mutu

pelayanan di Rumah Sakit Umum Bangli, berdasakan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit

Umum Bangli Nomor: 445/141/SK/Pely/2015 dibentuk tim FMEA yang beranggotakan

sebagai berikut:

Tabel 1. Tim FMEA

NO FUNGSI NAMA
1. Penanggung jawab dr. I Wayan Sudiana, M.Kes

2. Ketua I I Wayan Suastika, ST., MH.

3. Wakil Ketua dr. I Dewa Gede Oka Darsana, Sp. An.
4. Sekretaris I dr.I Wayan Pariasta, M.Kes.
5. Sekretaris II I Gusti Lanang Darma, Amd. Kep.
6. Anggota 1. Wadir umum
2. Wadir Pelayanan
3. Ketua Komite Medik
4. Ketua Komite Keperawatan
5. Seluruh Ka. SMF
6. Seluruh Kabid
7. Seluruh Kasubid
8. Seluruh Ka. Instalasi
9. Seluruh Ka. Ruangan

4
 BAB III

PENENTUAN MASALAH

Dalam menentukan suatu proses yang akan diangkat untuk dilakukan penilaian modus

kegagalan dan efeknya (FMEA), dilakukan proses pengumpulan data dengan mengambil

sampel sebanyak 50 resep tiap bulannya yang dimulai pada bulan Mei sampai Oktober 2015.

Melalui proses pengumbulan data tersebut diketahui bahwa terjadi ketidaklengkapan dalam

penulisan resep untuk pasien rawat inap di RSU Bangli. Tidak lengkapnya penulisan resep

tersebut akan mempengaruhi salah satu proses pelayanan di rumah sakit yang sangat

kompleks yaitu proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap. Dimana dalam

proses tersebut terdiri dari beberapa langkah yang perpindahan antara satu langkah ke

langkah lainnya dilakukan dalam waktu berurutan tanpa jeda. Kesalahan biasanya terjadi

pada perpindahan langkah atau adanya langkah yang diabaikan. Kesalahan pada satu langkah

akan segera diikuti oleh kesalahan berikutnya, terutama karena koreksi tidak sempat

dilakukan. Oleh karena itu tim FMEA mengangkat proses peresepan sampai penyerahan obat

pasien rawat inap sebagai topik pembahasan FMEA. Adapun hasil pengumpulan data

ketidaklengkapan penulisan resep dijelaskan sebagai berikut.

Tabel 2a. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan Mei 2015

NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 48 50 96

Tabel 2b. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan Juni 2015

NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 46 50 92

Tabel 2c. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan Juli 2015

NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 49 50 98

Tabel 2d. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan Agustus 2015

NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 39 50 78

5
Tabel 2e. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan Agustus 2015
NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 19 50 38

Tabel 2f. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan September 2015

NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 19 50 38

Tabel 2g. Data ketidaklengkapan penulisan resep Bulan Oktober 2015

NO UNIT NUMERATOR DENOMINATOR HASIL FORMULA (%)
1 Farmasi 11 50 22
Keterangan:
UNIT : Tempat pengambilan/pengumpulan data
NUMERATOR : Jumlah ketidaklengkapan resep
DENOMINATOR : Jumlah sampel yang diambil
HASIL FORMULA : Hasil persentase ketidaklengkapan resep

Gambar 1. Grafik ketidaklengkapan penulisan resep

Grafik Ketidaklengkapan
Penulisan Resep
120
100
Persentase (%)

80
60
40
20
0
Mei Juni Juli Agustus September Oktober
Target 0 0 0 0 0 0
Hasil 96 92 98 78 38 22

Berdasarkan gambaran dari grafik ketidaklengkapan penulisan resep diatas, diketahui

bahwa persentase ketidaklengkapan penulisan resep sudah mengalami penurunan. Akan

tetapi hal tersebut tetap menjadi perhatian RSU Bangli, dimana ketidaklengkapan penulisan

resep berpotensi mempengaruhi proses farmasi hingga penyerahan obat pasien rawat inap.

Oleh karena itu ketidaklengkapan dalam penulisan resep harus dieliminasi (sampai 0%)

untuk mencegah terjadinya kegagalan dalam proses peresepan sampai penyerahan obat

pasien rawat inap di RSU Bangli.

6
 BAB IV

IDENTIFIKASI DAN ANALISIS MASALAH

4.1 Alur Peresepan dan Penyerahan Obat Pasien Rawat Inap

Proses peresepan dan penyerahan obat pasien rawat inap di Rumah Sakit Umum

Bangli dimulai dari dokter melakukan visite ke ruangan melakukan pengecekan pasien dan

menuliskan resep pada para pasien yang ada di ruangan. Setelah resep dituliskan, perawat

mernyerahkan resep kepada keluarga pasien untuk di tukarkan di instalasi farmasi di RSU

Bangli. Keluarga pasien mengantarkan resep ke instalasi farmasi untuk ditukarkan dengan

obat. Saat resep sudah diterima di instalasi farmasi, petugas farmasi mengecek nama pasien,

nama obat, bentuk sediaan obat, dosis obat, jumlah obat yang dipesan oleh keluarga pasien.

Selanjutnya obat disiapkan oleh petugas farmasi dan menerima transaksi pembayaran obat

dari keluarga pasien. Begitu obat diterima oleh keluarga pasien, obat diserahkan kepada

perawat ruangan dan perawat ruangan melakukan pengecekan lalu obat dicatat kemudian

perawat ruangan menyimpannya di lemari obat.

Gambar 2. Flowchart Peresepan dan Penyerahan Obat Pasien Rawat Inap

MULAI

PETUGAS FARMASI
DOKTER KELUARGA PASIEN

Keluarga pasien menerima Petugas farmasi mengecek obat (nama, bentuk

Dokter didampingi
perawat visite dan
menuliskan instruksi obat
di lembar resep/KIO dan
lembar RM
resep dari pasien dan sediaan, dosis, jumlah order); mengecek
mengantarkan resep ke identitas pasien; menyiapkan obat untuk
farmasi pasien

KELUARGA PASIEN
PERAWAT RUANGAN

Membawa obat ke ruangan &

Menerima, mengecek,
menyerahkan obat ke perawat
mencatat obat dan
ruangan
menyimpan di lemari obat

SELESAI

7
4.2 Potential Failure Mode dan Risk Priority Number Dalam Alur Peresepan Sampai
Penyerahan Obat Pasien Rawat Inap

Berdasarkan alur peresepan-penyerahan obat pasien rawat inap di Rumah Sakit

Umum Bangli, ada beberapa proses yang dinilai berpotensi untuk mengalami kegagalan.
Adapun potensi kegagalan (failure mode) dalam proses tersebut dijelaskan sebagai berikut.
Tabel 3. Potential failure mode
PROCESS/ POTENTIAL POTENTIAL POTENTIAL
ITEM
STEP FAILURE MODE CONSEQUENCES CAUSE
Penulisan resep tidak
Dokter visite dan Obat bisa tertukar,
lengkap (identitas pasien, SPO kurang
menulis instruksi salah pemberian jenis
nama obat, dosis obat, diperhatikan
obat di lembar obat dan dosis.
1 bentuk sediaan obat, dll.)
resep/KIO (Kartu
Penulisan resep
Informasi) Obat Keliru dalam membaca
Tulisan tidak jelas terbaca tidak menggunakan
resep
huruf cetak

Pengantaran resep
Resep terlambat
terlambat karena keluarga SPO belum
sampai instalasi
Keluarga pasien pasien cenderung tidak diterapkan
farmasi
2 mengantarkan resep langsung ke farmasi
obat ke farmasi Resep tidak
Penyediaan obat Pengobatan pasien
diantarkan oleh
tertunda/terlambat terlambat
petugas farmasi

Petugas farmasi
mengecek obat
Jika terjadi
(nama obat, bentuk Petugas farmasi
kekurangan atau
sediaan, dosis, cenderung mengalami Belum terlaksananya
ketikdakjelasan pada
jumlah order), kesulitan menghubungi SPO komunikasi
3 resep, petugas farmasi
mengecek identitas dokter untuk konfirmasi antara farmasi, dokter
harus menunggu
pasien;menyiapkan resep jika ada resep yang dan perawat ruangan
sampai mendapatkan
obat;menerima tidak jelas dibaca
konfirmasi dari dokter
pembayaran obat dari
keluarga pasien

Obat terlambat sampai

ruangan karena setelah
mendapat obat keluarga
Keluarga pasien pasien cenderung tidak
membawa obat ke langsung ke ruangan
4 ruangan &
menyerahkan obat ke
Terjadi komunikasi yang
perawat ruangan
tidak efektif antara
petugas farmasi dengan
perawat ruangan
Pengobatan pasien SPO belum
terlambat diterapkan
Belum ada farmasi
Penyampaian
klinis dan obat tidak
penggunaan obat bisa
diantarkan oleh
keliru
petugas farmasi

Perawat ruangan
menerima, Perawat cenderung tidak
Stok obat tidak sesuai
mengecek stok obat SPO belum
5 mengecek, mencatat kebutuhan pasien
sebelum dokter menulis terlaksana maksimal
obat dan menyimpan resep
di lemari obat

8
 Melalui hasil brainstorming mengenai potensi kegagalan dan dampak yang dihasilkan

dari proses peresepan sampai penyerahan obat untuk pasien rawat inap, didapatkan total 8

potensi kegagalan dan dampaknya dari proses peresepan sampai penyerahan obat tersebut.

Dari hasil yang diperoleh dilakukan perhitungan skala prioritas kegagalan dengan

menggunakan Risk Priority Number (RPN) guna mengetahui seberapa parah efek yang

ditimbulkan, seberapa sering potensi penyebab terjadi, dan seberapa mudah potensi

penyebab terdeteksi dari proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap di RSU

Bangli.

Risk Priority Number (RPN) merupakan alat yang digunakan untuk mengakalkulasikan

kritisnya keadaan sebagai suatu prioritas berdasarkan derajat severity, occurance, dan

detection. Adapun pengertian dari ketiga indikator tersebut adalah sebagai berikut:

Severity merupakan tingkat kefatalan dampak dari potensi kegagalan.

Occurance merupakan tingkat kemungkinan terjadinya potensi kegagalan.

Detection merupakan kemampuan deteksi terhadap potensi kegagalan.

Nilai RPN diperoleh dari perhitungan Severity x Probability x detection.

Rumus Risk Priority Number (RPN):

RPN = Severity (S) X Occurance (O) X Detection (D)

Berikut ini pada Tabel 4 dijelaskan hasil perhitungan nilai risk priority number dari

proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap di RSU Bangli sesuai dengan

tingkat severity, occurence, dan detection berdasarkan potensi kegagalannya.

9
Tabel 4. Risk Priority Number (RPN)
I
POTENTIAL
T PROCESS/ POTENTIAL S POTENTIAL O D RPN
FAILURE
E STEP CONSEQUENCES CAUSE
MODE
M
Penulisan resep
tidak lengkap
Obat bisa tertukar,
Dokter visite dan (identitas pasien, 9 SPO kurang 5 4 180
salah pemberian
menulis instruksi nama obat, dosis diperhatikan.
jenis obat dan dosis.
1 obat di lembar obat, bentuk
resep/KIO (Kartu sediaan obat, dll.)
Informasi) Obat Penulisan resep
Tulisan tidak jelas Keliru dalam 6 tidak 2 3 36
terbaca membaca resep menggunakan
huruf cetak
Pengantaran resep
terlambat karena
Resep terlambat
keluarga pasien 1 SPO belum 8 1 8
sampai instalasi
Keluarga pasien cenderung tidak diterapkan
2 farmasi
mengantarkan resep langsung ke
obat ke farmasi farmasi
Resep tidak
Penyediaan obat Pengobatan pasien 3 8 1 24
diantarkan oleh
tertunda/terlambat terlambat
petugas farmasi
Petugas farmasi Petugas farmasi
Jika terjadi
mengecek obat cenderung
kekurangan atau
(nama,bentuk mengalami Belum
ketikdakjelasan
sediaan,dosis, kesulitan terlaksananya
pada resep, petugas
3 jumlah order) menghubungi 7 SPO komunikasi 2 5 70
farmasi harus
Mengecek identitas dokter untuk antara farmasi,
menunggu sampai
pasien;menyiapkan konfirmasi resep dokter dan
mendapatkan
obat;menerima jika ada resep perawat ruangan
konfirmasi dari
pembayaran obat yang tidak jelas
dokter
dari keluarga pasien dibaca
Obat terlambat
sampai ruangan
karena setelah
mendapat obat Pengobatan pasien 1 SPO belum 8 1 8
keluarga pasien terlambat diterapkan
Keluarga pasien cenderung tidak
membawa obat ke langsung ke
4
ruangan & ruangan
menyerahkan obat
Terjadi
ke perawat ruangan Belum ada
komunikasi yang
Penyampaian farmasi klinis
tidak efektif 7 5 3 105
penggunaan obat dan obat tidak
antara petugas
bisa keliru diantarkan oleh
farmasi dengan
petugas farmasi
perawat ruangan
Perawat
Perawat ruangan
cenderung tidak
menerima,mengecek Stok obat tidak SPO belum
5 mengecek stok 4 2 3 24
,mencatat obat dan sesuai kebutuhan terlaksana
obat sebelum
menyimpan di pasien maksimal
dokter menulis
lemari obat
resep

10
Keterangan warna pada ranking resiko RPN:

1- 25 Berisiko rendah (prioritas 5)

26-50 Berisiko cukup rendah (prioritas 4)
51- 75 Berisiko sedang (prioritas 3)
76 -100 Berisiko cukup tinggi (prioritas 2)
101 keatas Berisiko tinggi (prioritas 1)

Dari hasil perhitungan risk priority number potensi kegagalan proses peresepan

sampai penyerahan obat pasien rawat inap diketahui nilai tertinggi yaitu RPN=180 pada

potensi kegagalan penulisan resep tidak lengkap (identitas pasien, nama obat, dosis obat,

bentuk sediaan obat, dll.), sedangkan yang terendah adalah RPN=8 yaitu pada potensi

kegagalan pengantaran resep terlambat dan obat terlambat sampai ruangan. Berkaitan dengan

hasil diatas, sesuai dengan ranking resiko RPN diperoleh 2 potensi kegagalan beresiko tinggi,

1 potensi kegagalan beresiko sedang, 1 potensi kegagalan besiko cukup rendah, 4 potensi

kegagalan yang beresiko rendah.

Berdasarkan ranking resiko RPN diketahui bahwa potensi kegagalan yang beresiko

tinggi menjadi prioritas pertama. Untuk itu dilakkukan cutting off pada nilai RPN=100 untuk

menentukan prioritas tindakan, dimana nilai di atas cutting off point harus dilakukan tindakan

segera, sedangkan jika nilai di bawah cutting off point potensi kegagalan tersebut tidak

memerlukan tindakan segera kecuali masih tersedia waktu. Adapun potensi kegagalan yang

menjadi prioritas setelah di cutting off adalah sebagai berikut:

Tabel 5. Prioritas modus kegagalan

NO. POTENTIAL FAILURE MODE RPN
1 Penulisan resep tidak lengkap (identitas pasien, nama obat, dosis obat, bentuk
180
sediaan obat, dll.)
2 Terjadi komunikasi yang kurang efektif antara petugas farmasi dengan
105
perawat ruangan

Setelah melakukan cutting off pada nilai RPN guna mengetahui prioritas kegagalan

pada proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap, diketahui bahwa terdapat 2

modus kegagalan yang menjadi prioritas dimana harus meperoleh tindakan sesegera

11
mungkin. Tindakan awal yang dilakukan adalah melakukan identifikasi akar masalah modus

kegagalan dengan menggunakan metode Root Cause Analysis (RCA) untuk menganalisa

kemungkinan adanya failure/kegagalan dalam suatu proses dan sistem. Tujuan dari RCA

adalah agar kegagalan dimasa mendatang dapat dicegah, kalaupun tidak dapat dicegah pasien

harus diproteksi dari dampak kegagalan tersebut atau dampak di mitigasi.

Alat bantu yang digunakan untuk menganalisa akar penyebab dalam RCA adalah

cause and effect diagram. Diagram tersebut digunakan untuk menampilkan gambaran yang

jelas dari beberapa hubungan sebab-akibat antara hasil dan faktor yang mempengaruhi.

Berikut ini adalah gambaran hasil identifikasi akar masalah dari modus kegagalan pada

proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap di RSU Bangli dalam bentuk

cause and effect diagram dengan model fishbone (tulang ikan).

Gambar 3. Fishbone diagram

ENVIRONMENT MACHINE METODE

Ruang kerja Komunikasi

Tidak ada Electronic
Standar Prosedur Operasional
Prescribtion

MASALAH

PROSES DISPENSING
OBAT KURANG
MAKSIMAL

Pelaksanaan SPO
Dana RS

Tempat penyimpanan
obat

Proses kerja
Kurang SDM

MAN MONEY MATERIAL

12
Tabel 6. Tabel bantu analisis fishbone
AKIBAT POLA SEBAB
MASALAH UTAMA SEKUNDER TERSIER
Biaya rekruitmen SDM
cukup mahal
Penempata SDM
Kurang SDM terkadang tidak sesuai
kompetensi
PROSES DISPENSING OBAT KURANG MAKSIMAL

Rekruitmen tidak sesuai

kebutuhan
SPO tidak dilaksanakan
Pelaksanaan SPO Sosialisasi SPO masih
MAN
kurang
Pemahaman terhadap
SPO belum sama
Pelaksanaan prosedur
kerja belum maksimal
Proses kerja
Menggunakan
pemahaman dalam
pelaksanaan prosedur
dan proses kerja

Perluasan ruang farmasi

belum menjadi prioritas
ENVIRONMENT Ruang kerja
Keterbatasan lahan
Ruang kerja sempit

Pengelolaan dana
MONEY Dana RS belum terprioritaskan
dengan baik

Program komputerisasi
Tidak ada Electronic belum mendukung
MACHINE
Prescribtion SDM belum memadai
SIMRS belum berjalan

Pemahaman SPO masih

Standar Prosedur kurang
Operasional Pelaksanaan SPO
belum maksimal
METHOD Komunikasi terkait
peresepan belum lancar
Komunikasi Informasi terkait resep
terputus
SIMRS belum berjalan

Sarana belum terpenuhi

Tempat penyimpanan
MATERIAL Ruangan Farmasi
obat
sempit

Pada Tabel 3 dijelaskan bahwa dari hasil identifikasi akar masalah dengan

menggunakan diagram tulang ikan (fishbone) diketahui permasalahan kurang maksimalnya

proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap di Rumah Sakit Umum Bangli

sehingga obat yang diterima tidak sesuai resep disebabkan oleh 6 penyebab utama yaitu; man,
13
environment, money, machine, method, material. Adapun penyebab lain yang mempengaruhi

hal tersebut adalah penyebab sekunder dan penyebab tersier. Dimana penyebab sekunder

yang menjadi penyebab dari masing-masing penyebab utama. Sedangkan penyebab tersier

adalah yang menjadi penyebab dari masing-masing penyebab sekunder.

Dengan diketahuinya pola penyebab permasalahan yaitu mulai dari penyebab tersier

sampai penyebab utama pada proses peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap di

Rumah Sakit Umum Bangli sehingga obat yang diterima tidak sesuai resep, maka diperoleh

akar dari permasalahan tersebut yang menjadi acuan untuk pelaksanaan proses re-design atau

proses perbaikan. Adanya acuan masalah dalam proses re-design atau proses perbaikan

sangat diperlukan agar pada pelaksanaannya dapat dikerjakan dengan tepat.

14
 BAB V

RE-DESIGN DAN PERBAIKAN

5.1 Re-design Proses

Re-design atau desain ulang proses bertujuan untuk mencegah hingga mengeliminasi

peluang terjadinya kegagalan sampai ke pasien dengan meningkatkan deteksi kegagalan.

Adapun tahapan awal yang dilakukan sebelum pelaksanaan re-design adalah menyusun

action-plan sebagai acuan proses desain ulang. Berikut ini merupakan tabel action-plan yang

akan dijadikan acuan untuk pelaksanaan re-design terhadap alur peresepan sampai

penyerahan obat pasien rawat inap di RSU Bangli.

Table 4. Action-plan
ACTION(S) TO
RECOMMEN ACHIEVE
NO FAILURE MODE CAUSE PIC
DATION(S) RECOMMENDA
TION (HOW)
Penulisan resep SPO kurang Menghimbau Sosialisasi secara Komite
tidak lengkap diperhatikan. agar lebih berkelanjutan medik
(nama pasien, teliti dalam tentang SPO
nama obat, dosis menuliskan penulisan resep
1 obat, bentuk resep yang benar
sediaan obat, dll.)

Terjadi
Menunjuk
komunikasi yang Pengantaran
Obat tidak petugas farmasi Kepala
tidak efektif obat harus
2 diantarkan oleh untuk ditugaskan instalasi
antara petugas oleh petugas
petugas farmasi menjadi farmasi
farmasi dengan farmasi
pengantar obat
perawat ruangan

Setelah memiliki acuan yaitu dalam bentuk action-plan dimana didalamnya terdapat

modus kegagalan dalam proses; penyebab dari modus kegagalan; perubahan/re-design yang

dapat dilakukan; tindakan yang dilakukan terkait perubahan/re-design; dan petugas yang

15
bertanggung jawab melakukan tindakan tersebut, acuan tersebut digunakan agar proses re-

design dapat dilakukan secara tepat sasaran. Di bawah ini merupakan re-design alur

peresepan dan penyerahan obat pasien rawat inap berdasarkan hasil brainstorming tim

FMEA RSU Bangli.

Gambar 3. Alur peresepan dan penyerahan obat pasien rawat inap setelah re-design

MULAI

PERAWAT RUANGAN
Perawat mengecek sisa
stok obat di ruangan
rawat inap
DOKTER
Resep dijemput oleh staf
Dokter didampingi perawat visite
dan menuliskan instruksi obat di
lembar resep/KIO dan lembar RM
sesuai SOP
PETUGAS FARMASI
PETUGAS FARMASI
Petugas farmasi mengecek
obat (nama, bentuk sediaan,
farmasi setelah dokter dosis, jumlah order);
visite mengecek identitas pasien;
menyiapkan obat

PERAWAT RUANGAN
PETUGAS FARMASI
Perawat ruangan menerima,
Obat pasien rawat inap diantarkan oleh petugas
mengecek, mencatat obat dan
farmasi keruangan kemudian menjelaskan
mebandingkan obat dengan terapi
penggunaan obat dan jenisnya pada pasien
terakhir, kemudian menyimpan obat
selanjutnya melakukan serah terima obat
di lemari obat
dengan perawat

SELESAI

Dalam alur baru ini dijelaskan bahwa sebelum dokter visite dan menuliskan instruksi

obat di lembar resep/KIO perawat mengecek stok obat pasien; keluarga pasien tidak lagi

mengantarkan resep ke instalasi farmasi melainkan dijemput/diambil sendiri oleh petugas

farmasi; setelah menerima resep petugas farmasi melakukan pengecekan obat (nama, bentuk

sediaan, dosis, jumlah order), mengecek identitas pasien dan menyiapkan obat; kemudian

diantarkan kembali oleh petugas farmasi dan menjelaskan penggunaan obat dan jenisnya

pada pasien setelah itu diserahkan ke pada perawat ruangan; Perawat ruangan yang telah

melakukan serah terima obat melakukan pengecekan, mencatat obat dan menyimpan obat di

lemari obat.

16
 Adapun beberapa proses yang dire-design dalam alur diatas adalah sebagai berikut.

Tabel 5. Old design dan new design

No OLD DESIGN NEW DESIGN

Sebelum dokter visite dan

Dokter visite dan menulis instruksi menuliskan resep perawat
1
obat di lembar resep ruangan harus mengecek sisa
stok obat di ruang rawat inap

Resep dijemput oleh staf farmasi

Keluarga pasien mengantarkan
2 setelah dokter visite
resep obat ke farmasi

Obat pasien rawat inap

Keluarga pasien membawa obat diantarkan oleh petugas farmasi
3 ke ruangan & menyerahkan obat ke ruangan dan melakukan
ke perawat ruangan serah terima obat dengan
perawat ruangan

5.2 Uji coba proses baru (re-design)

Uji coba proses baru dilaksanakan sebagai penilaian terhadap penerapan proses baru

yaitu alur peresepan sampai penyerahan obat pasien rawat inap yang sudah dire-design,

apakah proses baru tersebut sudah mampu mengurangi modus kegagalan dari proses

sebelumnya dan kesulitan apa yang dihadapi dalam penerapannya. Sehingga saat proses baru

tersebut sudah ditetapkan dan menjadi acuan baru dalam proses peresepan sampai

penyerahan obat pasien rawat inap di RSU Bangli dapat memberikan hasil yang maksimal.

Uji coba ini dilaksanakan dengan cara melakukan sosialisasi terlebih dahulu yang kemudian

dilanjutkan dengan simulasi penerapan proses baru. Adapun sosialisasi dilaksanakan mulai

dari tanggal 1-7 November 2015 yang dilanjutkan dengan simulasi proses baru sehari

setelahnya hingga akhir bulan November 2015, untuk evaluasi proses uji coba dilakukan pada

bulan Desember 2015. Dokumentasi uji coba ditampilkan dan dijelaskan pada halaman

lampiran.

17
5.3 Proses Perbaikan

Proses perbaikan ini merupakan tindakan lanjutan dari proses uji coba, tindakan ini

ditujukan untuk perbaikan dari kekurangan-kekurangan yang di peroleh dari identifikasi dan

analisis masalah. Dimana diperoleh dua masalah yang menjadi prioritas berdasarkan

perhitungan RPN. Dengan dilakukannya tindakan perbaikan yang ditujukan langsung pada

permasalahan yang terjadi, maka proses eliminasi peluang kegagalan dan deteksi kegagalan

dapat berjalan lebih efektif dan tepat sasaran. Berikut ini tindakan perbaikan dengan

menggunakan metode PDCA (Plan, Do, ChecK, Action)

Tabel 5. PDCA proses perbaikan

Sosialisasi SPO penulisan resep secara rutin melalui morning report, staf
meeting, rapat Komite, Pokja, dan pertemuan lainnya, sehingga penulisan
resep sesuai prosedur yang ditetapkan.
PLAN Perencanaan kebutuhan staf farmasi yang sesuai kompetensi agar
penjemputan resep/KIO dan pengantaran obat dapat dilakukan oleh petugas
farmasi sehingga SPO pengantaran resep & obat dapat dilaksanakan secara
maksimal.

Sosialisasi, monitoring, evaluasi terkait SPO penulisan resep.

DO
Pengusulan kebutuhan staf farmasi ke Subid Kepegawaian

CHECK Internal monitoring dari atasan langsung

Sosialisasi SPO kepada seluruh staf medis terkait penulisan resep agar terisi
lengkap dan sesuai SPO
ACTION Melakukan Internal Monitoring terhadap setiap perbaikan yang dilakukan
Melaksanakan perekruitan petugas kekurangan petugas farmasi sehingga
SPO pengantaran resep & obat dapat dilaksanakan secara maksimal.

Penerapan proses perbaikan akan dilakukan pada bulan Januari sampai Juni 2016

setelah dilakukannya uji coba proses baru dan evaluasi uji coba tersebut. Berikut ini adalah

Jadwal kegiatan perbaikan program FMEA tentang re-design proses peresepan sampai

penyerahan obat pasien rawat inap di RSU Bangli.

18
Gambar 4. Jadwal kegiatan perbaikan

N
JAN FEB MAR APR MEI JUN
o Kegiatan PIC
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Pengusulan Management
Kekurangan
1 SDM dan
Sarana

Sosialisasi Pokja,
Program re- Komite, Ka.
design, Instalasi
2 Pedoman & Terkait
SPO

Pelaksanaan Diklit
3 pelatihan

Monitoring and Kabid,

Evaluasi Kasubid, Ka.
4
Instalasi,
karu, Kaunit,
Tim FMEA

19
LAMPIRAN

20
 DOKUMENTASI UJI COBA PROSES RE-DESIGN
Saat proses uji coba perawat diharuskan
ruangan mengecek stok obat pasien
sebelum dokter visite dan menuliskan
instruksi obat di resep/KIO
SEBELUM
Sebelum uji coba proses baru penulisan
resep tidak dilengkapi dengan dosis,
riwayat alergi obat, dan identitas pasien
Dokter diharuskan menulis instruksi obat
sesuai SPO di resep/KIO saat visite,
setelah perawat mengecek stok obat
SESUDAH
Pada saat uji coba proses baru
kelengkapan penulisan resep sudah
ditekankan, dimana kelengkapan resep
sudah dipatuhi dan tulisan resep mudah
dibaca
21
 SEBELUM
Keluarga mengantar resep dan menerima
obat kemudian mengantarkan ke ruangan
SESUDAH
Petugas farmasi mengambil resep
membawa ke instalasi farmasi kemudian
mengantarkan obat ke ruangan kembali,
kemudian menjelaskan penggunaan obat
dan jenis obat pada pasien, selanjutnya
melakukan serah terima dengan perawat
ruangan
22
 JADWAL KEGIATAN TIM FMEA

NO KEGIATAN BULAN

APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOV DES

1 PEMBENTUKAN TIM FMEA

2 PENGUMPULAN DATA

3 PENENTUAN MASALAH

4 ANALISA & IDENTIFIKASI

MASALAH

5 MENYUSUN TINDAKAN RE-

DESIGN &PERBAIKAN

6 UJI COBA PROSES BARU

7 EVALUASI UJI COBA

8 PENERAPAN PERBAIKAN
JANUARI-JUNI 2016

23
 FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
RE-DESIGN PROSES PERESEPAN SAMPAI PENYERAHAN
OBAT PASIEN RAWAT INAP DI RSU BANGLI
TAHUN 2015

TIM RISK MANAGEMENT & FMEA

RUMAH SAKIT UMUM BANGLI

24
 KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan kehadira Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan rahmat-

Nya dapat diselesaikan laporan Failure Mode And Effect Analysis (FMEA) yang berjudul

Re-Design Proses Peresepan Sampai Penyerahan Obat Pasien Rawat Inap di RSU

Bangli Tahun 2015 ini tepat pada waktunya.

Penyusunan laporan ini tidak lepas dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari

berbagai pihak. Pada kesempatan ini, tim FMEA mengucapkan terima kasih kepada :

1. dr. I Wayan Sudiana, M.Kes., selaku Direktur Rumah Sakit Umum Bangli yang telah

memberikan kepercayaan dan dukungan kepada tim FMEA RSU Bangli.

2. I Ketut Darmaja, S.KM., M.Kes., selaku Wadir Pelayanan dan Ketua tim FMEA RSU

Bangli yang telah memberikan arahan serta masukan dalam penyusunan laporan ini.

3. Rekan-rekan Komite Medik, Komite Keperawatan, seluruh Kepala SMF, Kepala

Instalasi, Kepala Ruangan, dan Pejabat Struktural lainnya yang telah bersama-sama

saling membantu dan memberikan semangat dalam penyusunan laporan FMEA ini.

4. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu

dalam penyusunan lapoan FMEA ini.

Tim FMEA RSU Bangli menyadari laporan ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena

itu, kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan demi kesempurnaan laporan ini.

Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi semua pihak dan kemajuan Rumah Sakit Umum

Bangli.

Bangli, 24 November 2015

Tim FMEA RSU Bangli

25
ii
 DAFTAR ISI

COVER ............................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii
DAFTAR ISI....................................................................................................................... iii
BAB I .................................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN ............................................................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................................. 1
1.2 Tujuan ......................................................................................................................... 3
1.2.1 Tujuan Umum ..................................................................................................... 3
1.2.2 Tujuan Khusus .................................................................................................... 3
BAB II................................................................................................................................. 4
PEMBENTUKAN TIM FMEA ......................................................................................... 4
BAB III ............................................................................................................................... 5
PENENTUAN MASALAH ................................................................................................ 5
BAB IV ............................................................................................................................... 7
4.1 Alur Peresepan dan Penyerahan Obat Pasien Rawat Inap ........................................... 7
4.2 Potential Failure Mode dan Risk Priority Number Dalam Alur Peresepan Sampai
Penyerahan Obat .......................................................................................................... 8
BAB V ................................................................................................................................ 15
5.1 Re-design proses .......................................................................................................... 15
5.2 Uji coba proses............................................................................................................. 17
5.3 Proses perbaikan .......................................................................................................... 18
LAMPIRAN ....................................................................................................................... 20

26

iii
 LAPORAN
FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS

RUMAH SAKIT UMUM BANGLI KABUPATEN BANGLI

Alamat : Jl, Brigjen Ngurah Rai No. 99 x Bangli, Bali
Tlp/Fax : (0366) 91521,91002/91521
27
Website : www.rsud.banglikab.go.id
Email : rsu.bangli@yahoo.com, rsud@banglikab.go.id