Tugas Sistem Informasi Management

Disusun oleh :
Mathias Dumatubun 110419242
Niko Agustia, 110419059
Reva A. Ismail 120419766
Betxy B. Makatita 140421119
Putri A. Rinding 140421452
LATAR BELAKANG
Pengambilan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Pembuatan keputusan
(decision making) menggambarkan proses bagaimana serangkaian kegiatan dipilih sebagai
penyelesaian suatu masalah tertentu. Benar kata orang bijak Jika cara anda tepat dalam
membuat keputusan, maka anda akan terbebas dari berbagai persoalan dalam
hidup. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang
disusun.Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital dari manajemen yang baik
karena setiap keputusan yang diambil akan menentukan bagaimana sebuah organisasi dapat
mencapai tujuan-tujuannya. seorang manajer harus dapat menetapkan dan memutuskan
keputusan yang harus diambil yaitu keputusan terbaik dengan mempertimbangkan hal-hal
yang menyangkut perusahaan secara menyeluruh.
Pengambilan keputusan adalah memilih satu atau lebih diantara sekian banyak alternatif
keputusan yang mungkin. Alternaif keputusan meliputi keputusan ada kepastian, keputusan
beresiko, keputusan ketidakpastian dan keputusan dalam konflik.
Manajemen membutuhkan Informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem
Informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan Informasi untuk manajemen
setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan
informasi yang berbeda. Oleh karena itu, untuk dapat menyediakan informasi yang relevan
dan berguna bagi manajemen, maka pengembangan Sistem Informasi harus memahami
terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
Keputusan bisa dibuat berulang kali secara rutin dan dalam bentuk persoalan yang sama
sehingga mudah dilakukan keputusan. Keputusan yang dihadapi mugnkin serupa dengan
situasi yang pernah dialami, tetapi ada ciri khusus dari permasalahan yang baru timbul.

JENIS-JENIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN SEORANG MANAJER

Ada beberapa jenis-jenis pengembilankeputusan yang dilakukan oleh seorang manajer
diantaranya adalah :
1. Pengambilan Keputusan Rasional
Keputusan yang bersifat rasional berkaitan dengan daya guna. Masalah masalah yang
dihadapi merupakan masalah yang memerlukan pemecahan rasional. Keputusan yang
dibuat berdasarkan pertimbangan rasional lebih bersifat objektif. Dalam masyarakat,
keputusan yang rasional dapat diukur apabila kepuasan optimal masyarakat dapat
terlaksana dalam batas-batas nilai masyarakat yang di akui saat itu.
2. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Fakta
Ada yang berpendapat bahwa sebaiknya pengambilan keputusan didukung oleh
sejumlah fakta yang memadai. Sebenarnya istilah fakta perlu dikaitkan dengan istilah
data dan informasi. Kumpulan fakta yang telah dikelompokkan secara sistematis
dinamakan data. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan dari data. Dengan
demikinan, data harus diolah lebih dulu menjadi informasi yang kemudian dijadikan
 dasar pengambilan keputusan. Keputusan yang berdasarkan sejumlah fakta, data atau
informasi yang cukup itu memang merupakan keputusan yang baik dan solid, namun
untuk mendapatkan informasi yang cukup itu sangat sulit.
3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Pengalaman
Sering kali terjadi bahwa sebelum mengambil keputusan, pimpinan mengingat-ingat
apakah kasus seperti ini sebelumnya pernah terjadi. Pengingatan semacam itu
biasanya ditelusuri melalui arsip-arsip penhambilan keputusan yang berupa
dokumentasi pengalaman-pengalaman masa lampau. Jika ternyata permasalahan
tersebut pernah terjadi sebelumnya, maka pimpinan tinggal melihat apakah
permasalahan tersebut sama atau tidak dengan situasi dan kondisi saat ini. Jika masih
sama kemudian dapat menerapkan cara yang sebelumnya itu untuk mengatasi masalah
yang timbul.
Dalam hal tersebut, pengalaman memang dapat dijadikan pedoman dalam
menyelesaikan masalah. Keputusan yang berdasarkan pengalaman sangat bermanfaat
bagi pengetahuan praktis. Pengalaman dan kemampuan untuk memperkirakan apa
yang menjadi latar belakang masalah dan bagaimana arah penyelesaiannya sangat
membantu dalam memudahkan pemecaha masalah.
4. Pengambilan Keputusan berdasarkan wewenang
Banyak sekali keputusan yang diambil karena wewenang (authority) yang dimiliki. Setiap
orang yang menjadi pimpinan organisasi mempunyai tugas dan wewenang untuk mengambil
keputusan dalam rangka menjalankan kegiatan demi tercapainya tujuan organisasi yang
efektif dan efisien.
Keputusan yang berdasarkan wewenang memiliki beberapa keuntungan. Keuntungan-
keuntungan tersebut antara lain :
Banyak diterimanya oleh bawahan, memiliki otentisitas (otentik), dan juga karena
didasari wewenang yang resmi maka akan lebih permanent sifatnya.
Keputusan yang berdasarkan pada wewenang semata maka akan menimbulkan sifat
rutin dan mengasosiasikan dengan praktik dictatorial. Keputusan berdasarkan
wewenang kadangkala oleh pembuat keputusan sering melewati permasahan yang
seharusnya dipecahkan justru menjadi kabur atau kurang jelas.
5. Pengambilan Keputusan berdasarkan Intuisi.
Keputusan yang diambil berdasarkan intuisi atau perasaan lebih bersifat subjektif yaitu
mudah terkena sugesti, pengaruh luar, dan faktor kejiwaan lain.
JENIS-JENIS KEPUTUSAN
Selain jenis-jenis pengambilan keputusan diatas, ada pula 2 pembagian kategori pengambilan
keputusan antara lain :
a. Pengambilan keputusan terprogram
Keputusan yang diprogram merupakan keputusan yang bersifat rutin dan dilakukan secara
berulang-ulang sehingga dapat dikembangkan suatu prosedur tertentu. Keputusan yang
diprogram terjadi jika permasalahan terstruktur dengan baik dan orang-orang tahu bagaimana
mencapainya. Permasalahan ini umumnya agak sederhana dan solusinya relatif mudah. Di
perguruan tinggi keputusan yang diprogram misalnya keputusan tentang pembimbingan KRS,
penyelenggaraan Ujian Akhir Semester, pelaksanaan wisuda, dan lain sebagainya
(Gitosudarmo, 1997).
Jenis pengambilan keputusan ini.mengandung suatu respons otomatik terhadap
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Masalah yang bersifat
pengulangan dan rutin dapat diselesaikan dengan pengambilan keputusan jenis ini. Tantangan
yang besar bagi seorang analis adalah mengetahui jenis-jenis keputusan ini dan memberikan
atau menyediakan metode-metode untuk melaksanakan pengambilan keputusan yang
terprogram di mana saja. Agar pengambilan keputusan harus didefinisikan dan dinyatakan
secara jelas. Bila hal ini dapat dilaksanakan, pekerjaan selanjutnya hanyalah mengembangkan
suatu algoritma untuk membuat keputusan rutin dan otomatik. [1][1]
Dalam kebanyakan organisasi terdapat kesempatan-kesempatan untuk melaksanakan
pengambilan keputusan terprogram karena banyak keputusan diambil sesuai dengan prosedur
pelaksanaan standar yang sifatnya rutin. Akibat pelaksanaan pengambilan keputusan yang
terprogram ini adalah membebaskan manajemen untuk tugas-tugas yang lebih penting.
b. Pengambilan keputusan tidak terprogram:
Keputusan yang tidak diprogram adalah keputusan baru, tidak terstrutur dan tidak dapat
diperkirakan sebelumnya. Tidak dapat dikembangkan prosedur tertentu untuk menangani
suatu masalah, apakah karena permasalahannya belum pernah terjadi atau karena
permasalahannya sangat kompleks dan penting. Keputusan yang tidak diprogram dan tidak
terstruktur dengan baik, apakah karena kondisi saat itu tidak jelas,metode untuk mencapai
hasil yang diingankan tidak diketahui,atau adanya ketidaksamaan tentang hasil yang
diinginkan(Wijono,1999).
Keputusan yang tidak diprogram memerlukan penanganan yang khusus dan proses
pemecahan masalah dengan intuisi dan kreatifitas. Tehnik pengambilan keputusan kelompok
biasanya dilakukan untuk keputusan yang tidak diprogram. Hal ini disebabkan oleh karena
keputusan yang tidak diprogram biasanya bersifat unik dan kompleks, dan tanpa kriteria yang
jelas, dan umumnya dilingkari oleh kontroversi dan manuver politik (Wijono, 1999). Gillies
(1996), menyebutkan bahwa keputusan yang tidak diprogram adalah keputusan kreatif yang
tidak tersusun, bersifat baru, dan dibuat untuk menangani suatu situasi dimana strategi/
prosedur yang ditetapkan belum dikembangkan.
Keputusan tidak terprogram menunjukkan proses yang berhubungan dengan masalah-
masalah yang tidak jelas. Dengan kata lain, pengambilan keputusan jenis ini meliputi proses-
proses pengambilan keputusan untuk menjawab masalah-masalah yang kurang dapat
didefinisikan. Masalah-masalah ini umumnya bersifat kompleks, hanya sedikit
parameter'parameter yang diketahui dan kebanyakan parameter yang diketahui bersifat
probabilistik. Untuk menjawab m'asalah ini diperlukan seluruh bakat dan keahlian dari
pengambilan keputusan, ditambah dengan bantuan sistem infofmasi. Hal ini dimaksudkan
untuk mendapatkan keputusan tidak terprogram dengan baik. Perluasan fasilitas-fasilitas
pabrik, pengembangan produk baru, pengolahan dan pengiklanan kebijaksanaan-
kebijaksanaan, manajemen kepegawaian, dan perpaduan semuanya adalah contoh masalah-
masalah yang memerlukan keputusan-keputusan yang tidak terprogram. Sangat banyak waktu
yang dikorbankan oleh pegawai-pegawai tinggi pemerintahan, pemimpin-pemimpin
perusahaan, administrator sekolah dan manajer organisasi lainnya dalam menjawab masalah
dan mengatasi konflik. Ukuran keberhasilan mereka dapat dihubungkan secara
langsung kepada mutu informasi yang mendasari tugas ini.

Decision Support System (DSS)

Teknologi informasi telah berkembang dengan sangat pesatnya, baik dari segi hardware
maupun software. Perkembangan hardware dan software yang pesat mengakibatkan
komputer menjadi sangat fleksibel dan mudah digunakan (user friendly) di berbagai bidang
dengan biaya yang semakin efisien dan efektif dalam mencapai tujuan. Komputer mampu
menangani berbagai jenis kegiatan dalam volume besar. Sistem komputer memiliki
kemampuan untuk memproses yang meliputi penyaringan, peringkasan, penggolongan, dan
manipulasi data menjadi bentuk yang berguna untuk proses pengambilan keputusan.
Sistem pendukung keputusan atau Decision Support System (DSS) ini diperkenalkan
oleh Michael S. Scott Morton, G. Anthony Bory dan Peter G. W. Keen dari Massachussests
Institute of Technology pada tahun 1980-an. Beberapa definsi DSS berdasarkan beberapa
literatur disajikan sebagai berikut.
Tabel 1. Definisi DSS dari Beberapa Literatur
Sumber Definisi
(Wainright et al., 2002) a computer based system, almost always interactive, designed
to assist a manager (or another decision maker) in making decision.
(Jogiyanto, 2003) Suatu sistem informasi untuk membantu manajer level menengah
untuk proses pengambilan keputusan setengah terstruktur (semi structured) supaya
lebih efektif dengan menggunakan model-model analitis dan data yang tersedia.
(Marimin, 2004) Sistem yang berfungsi melakukan transformasi data dan informasi
menjadi alternatif keputusan serta prioritasnya.
(Lilien et al., 2004) Seperangkat aplikasi untuk analisis model dalam mentransformasi
data bisnis menjadi menjadi angka dan laporan berupa grafik untuk mendukung user
dalam membuat keputusan terkait bisnis menjadi lebih mudah dan efektif.
 Decision Support System (DSS) merupakan salah satu produk perangkat lunak yang
dikembangkan secara khusus untuk membantu manajemen dalam proses pengambil
keputusan. Sesuai namanya, tujuan digunakannya system ini adalah sebagai second opinion
atau information source yang dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan sebelum seorang
manajermemutuskan kebijakan tertentu.
Pendekatan yang paling sering digunakan dalam proses perancangan sebuah DSS
adalah dengan menggunakan teknik simulasi yang interaktif, sehingga selain dapat menarik
minat manajer untuk menggunakannya , diharapkan system ini dapat merepresentasikan
keadaan dunia nyata atau bisnis yang sebenasrnya. Hal yang perlu ditekankah adalah bahwa
keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas, tetapi untuk menjadi sarana
penunjang (tools) bagi mereka.
DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah
diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya
bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus
dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum,
maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk
menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di
atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis yang pada
hakekatnya adalah merepresentasikan permasalah dan manaje-men yang dihadapi setiap hari
ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika).
Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, games
theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari
sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-
hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan
formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit
sehingga membutuhkan kecanggihan komputer. Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS
dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al.,
1993):
1. Sistem yang berbasis komputer.
2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang mustahil dilakukan dengan kalkulasi
manual.
4. Melalui cara simulasi yang interaktif.
5. Dimana data dan model analisis sebagai komponen utama.
Adapun Prinsip Dasar DSS adalah sebagai berikut :
1) Struktur MasalahSulit utk menemukan masalah yg sepenuhnya terstruktur atau tak
terstruktur - area kelabu Simon. Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat sebagai besar
masalah berada.
2) Dukungan Keputusan DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer
dapat diterapkan pada bagian masalah yg terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas
bagian yang tidak terstruktur.
3) Efektivitas Keputusan waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat
utama menggunakan DSS adalah keputusan yg baik.

Komponen Decision Support System

Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar:
1. Database
2. Model Base
3. Software System
Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang
berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS,
diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui
simulasi. Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan
permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai
dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan
(obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal
terkait lainnya.
Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software
system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang dimengerti
komputer.
Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System),
OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur
data. Sedangkan MBMS (Model Base Management System) dipergunakan untuk mere-
presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk
DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan
suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya dialog interaktif antara computer dan
manusia (user) sebagai pengambil keputusan

Tujuan Decision Support System

Perintis DSS yang lain Peter G. W. Keen, bekerjasama dengan Scott Morton mendefinisikan
tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Tujuan-tujuan ini berhubungandengan tiga prinsip dasar
dari konsep DSS struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas keputusan. Mereka
percaya bahwa DSS harus:
1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur.
2. Mendukung keputusan manajer, dan bukannya mengubah atau mengganti keputusan
tersebut
3. Meningkatkan efektivitas menajer dalam pembuatan keputusan, dan bukannya peningkatan
efisiensi.
Decision Support System tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat
diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas
bagian yang tak terstruktur menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis.
Manajer dan komputer bekerjasama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan
masalah yang berbeda di area semi terstruktur yang luas.
Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin.
Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS
adalah keputusan yang lebih baik. Ketika membuat keputusan, manajer tidak selalu mencoba
yang terbaik. Sejumlah model matematika akan melakukannya untuk manajer. Namun, dalam
banyak kasus manajerlah yang harus memutuskan alternatif mana yang terbaik. Manajer
mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperluas solusi sehingga mencapai
optimum, tetapi ketelitian yang meningkat senilai dengan waktu dan usaha yang telah
dikeluarkan. Manajer menggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan
akan berkontribusi pada suatu solusi salah.

Peran Decision Support System dalam SIM

Decision Support System banyak diterapkan di organisasi-organisasi yang sudah mapan.
Banyak cara yang digunakan untuk menerapkan DSS guna membantu mempertajam proses
pengambilan keputusan. Kapabilitas yang melekat pada DSS sangat membantu organisasi-
organisasi yang menggunakannya untuk memungkinkan terciptanya koordinasi proses
kegiatan baik internal maupun eksternal dengan cara yang lebih akurat. Beberapa alasan DSS
digunakan dalam suatu perusahaan:
1. Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tidak stabil.
2. Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat.
3. Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi
bisnis.
4. Sistem komputer perusahaan tidak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal
efisiensi, profitabilitas dan mencari jalan masuk di yang benar-benar menguntungkan.
Penggunaan DSS dimaksudkan untuk membantu manajer tingkat tinggi dan menengah dalam
mengambil keputusan yang bukan merupakan operasi rutin. DSS mampu melakukan
penyerapan informasi dari basis data, rekonfigurasi data, kalkulasi, analisis statistik, optimasi,
analisis statistik nonprobabilistik (what if analysis), dan why analysis yang dilakukan melalui
program Artificial Intelegent. Oleh karena itu, penggunaan DSS ini dengan tepat akan
meningkatkan efektivitas keputusan yang dibuat manajer dan mendorong efisiensi dari proses
pembuatan keputusan tersebut. Jadi, DSS akan dapat menciptakan suatu dimensi dukungan
bagi pengambilan suatu keputusan baik yang bersifat taktik maupun strategik.
Dukungan informasi kepada manajer diberikan melalui pengumpulan data dan penerbitan
laporan. Dari sisi input, data non rutin dan transaksional sebagian besar diperoleh dari
sumber-sumber luar.
Di sisi output, laporan khusus dan laporan rutin dapat disediakan tepat pada waktunya. Jadi,
seorang manajer atau decision maker lainnya yang menggunakan DSS akan memperoleh
laporan dari sistem laporan yang relevan, seperti contohnya laporan profitabilitas. Namun
mereka juga dapat meminta laporan khusus dari DSS ini melalui terminal atau
microkomputer.
Selanjutnya seorang manajer yang menggunakan DSS dapat menggunakan model-model
untuk eksperimen secara interaktif dengan data yang relevan, misalnya dengan mengubah
nilai dari faktor-faktor tertentu dan mengamati hasil-hasilnya. DSS memungkinkan manajer
untuk memperoleh berbagai perspektif mengenai situasi masalah rumit dan melaksanakan
interaksi dari faktor-faktor yang signifikan. Seorang manajer dengan demikian dapat
menemukan dan mengevaluasi dengan cara yang lebih baik terhadap pilihan keputusan
alternatif (Wilkinson et al., 2000).
DSS berperan penting bagi manajer dalam membantu dalam meningkatkan efektivitas proses
pengambilan keputusan. DSS dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta
kemampuan adaptasi yang tinggi, sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan pemakai.
Komputer saat ini merupakan salah satu business partner yang paling dekat dengan fungsi
marketing dan menjadi bagian integral fungsi tersebut. Dalam beberapa tahun terakhir,
perusahaan telah melakukan puluhan miliar dolar dalam menerapkan sistem software
manajemen hubungan pelanggan, seperti untuk memfasilitasi keputusan terkait sumber daya
di bidang pemasaran. Apabila pengambilan keputusan tersebut tidak dilakukan secara hati-
hati, maka sistem pengambilan keputusan individu dan organisasi tidak dapat dimanfaatkan
secara optimal. Situasi ini menyebabkan banyaknya peluang untuk penelitian mengenai
kegunaan DSS di suatu perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan Decision Support System

Decision Support System (DSS) dapat memberikan beberapa keuntungan-
keuntungan bagi pemakainya. Menurut Turban (1995: 87) maupun McLeod (1995: 103)
keuntungan-keuntungan tersebut meliputi:
1. Memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data/informasi untuk
pengambilan keputusan.
2. Menghemat waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, terutama berbagai
masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.
3. Mampu memberikan berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan, meskipun
seandainya DSS tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil
keputusan, namun dapat digunakan sebagai stimulan dalam memahami persoalan.
4. Memperkuat keyakinan pengambil keputusan terhadap keputusan yang diambilnya.
5. Memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi secara keseluruhan dengan
penghematan waktu, tenaga dan biaya.
Selain memiliki banyak keuntungan atau manfaat, decision support system juga
memiliki beberapa kelemahan antara lain :
1. Sulit dalam memodelkan sistem bisnis
2. Mungkin akan menghasilkan suatu model bisnis yang tidak dapat menangkap semua
pengaruh pada entity.
3. Dibutuhkan kemampuan matematika yang tinggi untuk mengembangkan suatu model
yang lebih kompleks.

Dampak Pemanfaatan Decision Support System

Dampak dari pemanfaatan Decision Support System (DSS) antara lain:
1) Masalah-masalah semi struktur dapat dipecahkan.
2) Problem yang kompleks dapat diselesaikan.
3) Sistem dapat berinteraksi dengan pemakainya.
4) Dibandingkan dengan pengambilan keputusan secara intuisi, pengambilan keputusan
dengan DSS dinilai lebih cepat dan hasilnya lebih baik.
5) Menghasilkan acuan data untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh manajer yang
kurang berpengalaman.
6) Untuk masalah yang berulang, DSS dapat memberi keputusan yang lebih efektif.
7) Fasilitas untuk mengambil data, dapat memberikan kesempatan bagi beberapa manajer
untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
8) Meningkatkan produktivitas dan kontrol dari manajer

MAKNA DARI MODEL DSS

Makna dari model DSS merupakan sebuah sistem pendukung keputusan bersifat
tergantung oleh data, sebagaimana keseluruhan proses mengambil seluruh kumpulan data
yang tersedia, untuk dianalisa.
System pendukung keputusan atau DSS digunakan untuk mengumpulkan data,
menganalisa dan membentuk data yang dikoleksi, dan mengambil keputusan yang benar atau
membangun strategi dari analisis, tidak pengaruh terhadap computer, basis data atau manusia
penggunanya.
Informasi yang biasanya dikumpulkan dengan menggunakan aplikasi pendukung keputusan
akan melakukan:
Mengakses semua asset informasi terkini, termasuk data legasi dan relasional, kompulan data,
gudang data, dan kumpulan jumlah besar data.
Angka-angka penjualan antara satu periode dengan periode lainnya.
Angka-angka pendapatan yang diperkirakan, berdasarkan pada asumsi penjualan produk
baru.
Konsekuensi pilihan-pilihan pengambilan keputusan yang berbeda, dengan pengalaman
dalam suatu konteks yang dirinci ulang.
Perangkat-perangkat, proses, dan metodologi pelaporan berbasis Business Intelligence juga
merupakan contoh penggunaan penting dalam system pendukung keputusan manapun, dan
memberikan analisis data, pelaporan serta monitoring data yang sangat terpercaya kepada
pengguna.
DSS juga merupakan bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem
berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan).
Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan oleh
manajer. Dimana system informasi mempunyai tujuan untuk mendukung sebuah aplikasi
Decision Support System (DSS)
Akan tetapi hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk
menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi
mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang
telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science.
Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi
harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum,
maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk
menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat.
Dan juga Decision Support System (DSS) dimaksudkan untuk melengkapi sistem informasi
manajemen dalam meningkatkan pengambilan keputusan. Sistem informasi manajemen
terutama menyajikan informasi mengenai kinerja aktivitas untuk membantu manajemen
memonitor dan mengendalikan kegiatan. Sistem informasi manajemen ini umumnya
menghasilkan pelaporan yang terjadwal secara reguler dan tetap, berdasarkan data yang
diperoleh dan diikhtisarkan dari sistem pemrosesan kegiatan atau transaksi yang
dilaksanakan. Format atau bentuk dari pelaporan-pelaporan ini umumnya sudah ditentukan
sebelumnya (baku). Jadi, satu bentuk pelaporan berbasiskan sistem informasi manajemen
mungkin menunjukkan suatu ikhtisar realisasi penyerapan anggaran per bulan untuk setiap
satuan kerja pada suatu instansi

CONTOH KASUS
A.1. Profil PT Coca Cola Amatil Indonesia (CCAI)
PT Coca Cola Amatil Indonesia (CCAI) merupakan salah satu produsen minuman ringan
terkemuka di Indonesia. CCAI merupakan bagian dari Coca Cola Amatil Ltd yang juga
membawahi Papua Nugini selain Indonesia sendiri. CCAI adalah produsen dan distributor
sekaligus pemasar dan penjual produk Coca Cola melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang
tersebar di seluruh Indonesia. CCAI memastikan bahwa produk Coca Cola selalu tersedia di
mana saja dan kapan saja. Produk lini CCAI terbagi menjadi beberapa kategori seperti juice,
beverages, water, vitamin water, isotonik, tea, dan dairy milk. Produk yang ditawarkan CCAI
selain Coca Cola, Fanta, dan Sprite adalah Frestea, Minute Maid, Aquarius, Powerade, Ades,
dan Schweppes, termasuk restoran cepat saji A&W.

sumber: website PT Coca Cola Amatil Indonesia

(http://coca-colaamatil.co.id/)
Gambar 1. Portofolio Produk dan Merek dari CCAI

Saluran penjualan yang digunakan oleh CCAI adalah melalui foodstores (supermarket dan
mini market di seluruh Indonesia), general trader (outlet tradisional), dan melalui distributor
tidak langsung berbasis Usaha Kecil dan Menengah (UKM), serta bekerja sama dengan
berbagai hotel, restoran, dan kafe ternama untuk memberikan penawaran menarik kepada
para konsumen. Sebagai bagian dari fungsi pemasaran, CCAI juga memiliki program untuk
mendukung penjualan dan promosi produk sekaligus untuk memelihara kepuasan dan
loyalitas konsumen. Strategi pemasaran Coca Cola mempunyai ciri khas tersendiri yang unik
dan kreatif. Berbagai program promosi diadakan sesuai dengan event dan tren yang sedang
berlangsung, baik melalui promo penukaran tutup botol, hadiah kejutan, konser, pameran,
maupun iklan di berbagai media.
CCAI berkontribusi sekitar 21% dari pendapatan Coca Cola Amatil Ltd. Selama tahun 2013,
CCAI berhasil meningkatkan volume penjualannya sebesar 10%. Hal ini dinilai cukup baik
ditengah persaingan minuman non-alkohol yang cukup ketat dan adanya perubahan
preferensi atas minuman non-soda. Pencapaian ini berkat penetrasi pasar minuman yang
relatif baru dan berhasil seperti Minute Maid dan Powerade serta kenaikan penjualan Ades
yang cukup signifikan dengan dukungan riset pasar berbasis data yang dilakukan oleh CCAI.
A.2. Kebutuhan dan Permasalahan Perusahaan
Salah satu strategi CCAI di tahun 2014 ini adalah melakukan penetrasi pasar terutama
untuk produk sparkling yang mana pangsa pasar untuk produk ini sudah mulai tergerus oleh
kompetitor. Data tahun 2014 menunjukkan pangsa pasar seluruh produk kategori CCAI
terhadap produk kompetitior untuk segment foodstore dan modern trade dengan produk
sparkling masih memperoleh pangsa pasar terbesar yaitu 91%.
Tabel 3. Pangsa Pasar Produk CCAI terhadap Kompetitor Q1 2014
Sub Kategori Rank Share (ytd) Change vs LY Growth (ytd) Total Growth
(ytd)
Sparkling 1 91% -2% -73% -72%
Tea 1 32% -6% -71% -65%
Isotonic 8 0% 0% -79% -73%
Juice 1 56% -2% -79% -78%
TOTAL 1 51% -3% -75% -73%
sumber: Bagian Pemasaran
Namun apabila melihat pangsa pasar produk sparkling secara keseluruhan, CCAI hanya
memperoleh 64,5% setelah mengalami penurunan pada tahun 2013 hingga mencapai nilai
50%. Hal ini yang memicu manajemen untuk melakukan aksi reaktif dengan melakukan
penetrasi pasar menggunakan strategi pemasaran yang efektif sehingga dapat menaikkan
pangsa pasar terutama produk sparkling karena produk tersebut merupakan salah satu
kontributor paling besar terhadap keuntungan perusahaan. Penetrasi pasar yang efektif harus
didukung dengan kemampuan analisis perilaku konsumen sehingga target pertumbuhan
penjualan sebesar 15% dan peningkatan pangsa pasar untuk produk sparkling sebesar 80%
pada tahun 2014 dapat dicapai.

Gambar 2. Pangsa Pasar Produk Sparkling terhadap Kompetitor 2012-2014

Salah satu strategi yang dilakukan CCAI dalam meningkatkan penetrasi pasar adalah
pemanfaatan business intelligence sebagai alat bantu dalam analisis perilaku konsumen
khusunya dalam hal identifikasi produk yang akan dibeli pelanggan secara bersamaan.
Pemanfaatan business intelligenece sebagai alat bantu untuk meningkatkan penetrasi pasar
dalam rangka mendukung pencapain target pertumbuhan penjualan sebesar 15% di tahun
2013 inilah yang menarik untuk dibahas dalam makalah ini.

A.3. Penerapan DSS di Perusahaan

Salah satu metode yang digunakan untuk melakukan analisis perilaku konsumen adalah
Market Based Analysis dimana mekanismenya harus didahului oleh analisis yang mendalam
mengenai data transaksi pelanggan dengan menggunakan konsep data mining. Penggunaan
data mining ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses pengambilan keputusan
bagi manajemen dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi yang terkandung
di dalam transaksi menjadi sebuah knowledge. Dengan begitu, pendapatan perusahaan dapat
meningkat dan di masa yang akan datang perusahaan dapat lebih kompetitif.
Saat ini CCAI memiliki sistem yang sudah terintegrasi berupa Enterprise Resource
Planning (ERP) yang menunjang seluruh proses bisnis yang ada, namun belum maksimal
digunakan sebagai referensi bagi penetapan strategi pemasaran perusahaan. Oleh karena itu,
peran DSS sangat dibutuhkan untuk menggali dan melakukan analisis perilaku konsumen
terhadap pembelian suatu produk melalui data historikal transaksi pelanggan selama dua
tahun. Kriteria atau parameter-parameter yang digunakan dalam membantu pengambilan
keputusan digambarkan seperti model berikut:

Gambar 3. Diagram Model Kriteria Pengambilan Keputusan

Berdasarkan model yang terdapat pada Gambar 3 datas, CCAI menjadikan beberapa
parameter dalam pengambilan keputusan antara lain, ranking (peringkat) berdasarkan revenue
yang diperoleh di setiap wilayah, penetrasi pasar, basket index untuk mengetahui persentase
pembelian produk CCAI, market share produk CCAI dibandingkan dengan produk
perusahaan lain, jumlah penjualan produk, dan nilai penjualan ritel setiap bulan untuk
peningkatan penjualannya.
Sedangkan data yang digunakan adalah data sekunder berupa deret waktu (time series)
dengan periode dua tahun terkahir. Jenis sumber data berasal dari data eksternal perusahaan
yang didapatkan melalui kerjasama antara CCAI dengan masing-masing outlet melalui
trading term yang telah disepakati kedua belah pihak. Untuk saat ini CCAI telah bekerjasama
dengan outlet seperti Matahari, Carefour, Giant, dan Indomart. Melalui proses training
didapatkan akurasi data mendekati 98% sehingga informasi yang dihasilkan dapat digunakan
untuk membantu proses pengambilan keputusan khususnya untuk mendukung strategi
pemasaran.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, penerapan aplikasi DSS ini digunakan untuk
mendukung strategi pemasaran dalam melakukan penetrasi pasar sehingga diharapkan
perusahaan mampu mengembangkan sebuah sistem customer profiles. Harapannya
perusahaan mampu membuat dan melakukan promosi yang efektif berdasarkan segmen pasar
yang sesuai sehingga target penjualan akan mudah tercapai dan tidak kalah bersaing dengan
kompetitor.
Dengan informasi tambahan yang akan dikumpulkan seperti salah satunya demografi
pelanggan dan faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Adanya DSS ini tidak
hanya memberikan informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi pemasaran namun
juga memberikan rekomendasi penentuan model strategi pemasaran yang sesuai dengan
kondisi pasar. Meskipun demikian, proses pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh
manajemen CCAI dengan tetap memperhatikan rekomendasi yang diberikan DSS sehingga
tercipta strategi pemasaran yang efektif dan efisien. Berikut contoh hasil keluaran dari
aplikasi DSS Marketing Support System CCAI. Hasil keluaran selengkapnya dapat dilihat di
lampiran.

Gambar 4. Hasil Keluaran Aplikasi DSS Marketing Support System CCAI

Tampilan hasil keluaran aplikasi DSS Marketing Support System CCAI di atas, dapat
diketahui bahwa total penjualan (revenue retailer) yang didapatkan setiap bulan sesuai
dengan harga per unitnya. Pada awal semester dua, total penjualan CCAI mengalami
peningkatan dari pertumbuhan penjualan retailer.
Berdasarkan pengamatan kami, data mining yang dilakukan oleh MMSS masih berkisar
kepada informasi mengenai produk CCAI dan produk pesaing (jumlah penjualan, market
share, perbandingan relatif dengan kompetitor dan sejenisnya) namun belum sampai kepada
profil demografi konsumen. Informasi profil demografi ini (seperti misalnya usia pembeli
produk CCAI, estimasi pendapatan pembeli produk) sangat penting terutama dalam
penentuan strategi pemasaran. Misalnya, CCAI dapat menentukan bintang iklan dan jenis
iklan serta promosi yang sesuai dengan karakteristik konsumen CCAI dengan data mining
mengenai profil usia pembeli.
Informasi mengenai estimasi pendapatan konsumen produk juga dapat membantu CCAI
dalam melakukan analisis pola konsumsi konsumen. Di samping itu, informasi tersebut dapat
digunakan untuk penentuan diversifikasi produk (contoh produk minuman dengan kemasan
yang lebih kecil) dan menganalisis sensitivitas harga terhadap kuantitas penjualan, terutama
apabila ternyata produk CCAI banyak dikonsumsi atau ditargetkan untuk konsumsi individu
maupun kelompok individiu dengan pendapatan menengah ke bawah.
Profil konsumen ini dapat diperoleh melalui informasi yang ditangkap oleh distributor,
seperti program loyalitas pelanggan untuk Hypermart yang berada di dalam Matahari Grup
dengan adanya Matahari Club Card (MCC). Informasi mengenai profil konsumen dan barang
yang dibeli kemudian dianalisis untuk mendapatkan korelasi pola konsumsi dan profil
demografi pelanggan berdasarkan data input MCC.
Peranan teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti
mampu meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang
dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka
perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu, efisiensi
kegiatan operasional perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan. Akibatnya
perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan
pasar global. Beberapa keuntungan lain yang diperoleh dari penerapan DSS bagi proses
bisnis di CCAI sebagai berikut.
1. Mengoptimalkan penentuan tata letak penempatan kulkas di outlet.
Perusahaan melakukan investasi miliaran rupiah di kulkas (Cold Drink Equipment) tentunya
mengharapkan adanya return yang sepadan atau melebihi nilai investasi tersebut.
Optimalisasi penempatan kulkas sudah selayaknya dilakukan agar mudah dijangkau oleh
konsumen.
2. Membantu perusahaan dalam melakukan forecasting.
Proses forecasting pasti memerlukan indikator yang lain seperti tren penjualaan perusahaan
dan faktor eksernal seperti tingkat inflasi, suku bunga, dan nilai tukar rupiah.
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan terkait penggunaan DSS di CCAI, pentingnya
peranan DSS di CCAI adalah memberikan kemudahan dalam memproses data atau informasi
bagi manajemen CCAI khususnya marketing dan research and development (R&D). Selain
itu, DSS membantu dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah,
menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan dengan data yang
tersedia, serta mampu menyajikan berbagai alternatif. Kemampuan DSS ini dapat
dimanfaatkan untuk menyediakan bukti tambahan sebagai penjelasan dalam memperkuat
posisi manajemen terhadap penentuan strategi marketing dan produk CCAI di pasar.
Penerapan DSS yang dilakukan di CCAI pun dapat meningkatkan produktivitas dan kontrol
implementasi dari manajemen.
Potensi resiko aplikasi DSS ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal
dari outlet karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini.
Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil
pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama.

Kesimpulan
Peranan DSS sangat penting dalam beberapa dekade ini terutama untuk mendukung
pengambilan keputusan terkait kebijakan dan strategi perusahaan dalam hal persaingan usaha.
Perusahaan yang menguasai informasi hampir dapat dipastikan akan memenangkan
persaingan dalam memperebutkan pangsa pasar. PT Coca Cola Amatil Indonesia (CCAI)
dalam hal ini menggunakan aplikasi DSS untuk menganalisis perilaku konsumen dengan
menggunakan metode Market Basket Analysis. Pemanfaatan DSS ini diharapkan dapat
membantu CCAI dalam mencapai atau melebihi target perusahaan, melakukan promosi yang
efektif, dan optimalisasi tata letak kulkas (Cold Drink Equipment). Namun keberhasilan DSS
ini tidak akan bisa terwujud apabila data dan informasi yang dibutuhkan oleh sistem tidak
tersedia karena kurangnya koordinasi dengan outlet yang ada.

Saran
Perusahaan sebaiknya lebih aktif dalam mendorong beberapa terobosan baru khususnya
dalam pemanfaataan DSS dalam menunjang pengambilan keputusan seperti melakukan
pengembangan DSS di bidang optimaslisasi value chain, optimasi trafik dan distribusi,
optimaslisasi cost, dan lain sebagainya. Harapannya perusahaan akan dapat lebih kompetitif
dan memiliki daya saing didalam memperebutkan pasar minuman siap saji (ready to drink).

http://eprints.uny.ac.id/2565/10/Mengenal_DSS.pdf
http://fajarilhamsyah06111137.blogspot.co.id/2008/06/pengertian-dss-decision-support-
system.html?m=1

https://ag92110007.wordpress.com/decision-support-system-sistem-pendukung-keputusan/