PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK TENGAH

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS UBUNG
Alamat :Jln. Raya Ubung Kecamatan Jonggat Loteng Kode Pos 83561
Email : puskesmas.ubung@gmail.com

PEDOMAN REGULASI UPTD PUSKESMAS UBUNG

I. PENDAHULUAN

Merujuk pada Peraturan Mentri Kesehatan Republik Indonesia Nomer 75 tahun 2014 tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat, Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomer 46
tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Peraktik Mandiri Dokter
dan Tempat Peraktik Mandiri Dokter Gigi dan Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 128 tahun 2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat,
Untuk dapat memenuhi hal tersebut maka di perlukan Tata kelola Puskesmas yang baik.
Tata kelola Puskesmas yang baik adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen Puskesmas yang
berdasarkan prinsip-prinsip tranparansi, akuntabilitas, independensi dan responsibilitas, kesetaraan
dan kewajaran.
Tata kelola pelayanan yang baik adalah penerapan fungsi manajemen pelayanan puskesmas yang
meliputi kuratif, preventif, promotif dan rehabilitatif.
Untuk mewujudkan tata kelola puskesmas dan Pelayanan yang baik, Puskesmas harus
menyediakan regulasi (norma), standar-standar, prosedur dan kriteria (patokan/parameter)
yang dijalankan secara konsisten, karena regulasi sebagai sumber hukum formil berupa peraturan
tertulis akan mengikat secara umum segenap unsur yang ada di puskesmas
Regulasi menjadi salah satu penentu perkembangan puskesmas yang kini menghadapi berbagai
tantangan.Mulai dari tuntutan masyarakat atas peningkatan kualitas pelayanan, perkembangan
ilmu dan teknologi kedokteran serta kondisi sosial politik dan ekonomi masyarakat.
Penyiapan dokumen sebagai regulasi merupakan hal pokok di puskesmas karena merupakan
acuan dalam pelaksanaan pelayanan puskesmas. Dalam Pedoman Regulasi ini dijelaskan dokumen
yang harus dibuat oleh puskesmas, dengan disertai penjelasan penyusunannya sehingga
memudahkan puskesmas dalam menyusun dokumen regulasi puskesmas. Untuk dapat terjadinya
persamaan persepsi dalam penyusunan dokumen Puskesmas, maka disusunlah Pedoman
Regulasi UPTD Puskesmas Ubung.

II. TUJUAN
1.Tersedianya panduan bagi Puskesmas dalam penyusunan dokumen yang berbentuk regulasi
Puskesmas.
2. Membantu menyiapkan dokumen yang merupakan bagian yang cukup penting di puskesmas
3.Menjadi kerangka hukum dan manajerial yang menjadi acuan bagi puskesmas dalam mencapai
tujuannya

1
III. JENIS - JENIS REGULASI
Jenis-jenis regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas ubung
A. Peraturan

Peraturan adalah aturan yang mengatur agar tata kelola Puskesmas terselenggara dengan
baik, Merupakan produk internal yang memiliki kekuatan hukum dan mengikat seluruh
komponen Puskesmas. Peraturan merupakan jenjang tertinggi konstitusi (Peraturan dasar)
yang disusun dan ditetapkan oleh Kepala Puskesmas dan mengatur tentang visi, misi, tujuan
Puskesmas,Peraturan di UPTD Puskesmas Ubung ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala
Puskesmas.
B. Surat Keputusan
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau
kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan,
yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya : penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis,
penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan
yang bersifat tetap.
C. Kebijakan
Kebijakan Puskesmas adalah penetapan Kepala Puskesmas pada tatanan strategis atau bersifat
garis besar yang mengikat .Karena kebijakan bersifat garis besar maka untuk penerapan kebijakan
tersebut perlu disusun pedoman/panduan dan prosedur sehingga ada kejelasan langkah -
langkah untuk melaksanakan kebijakan tersebut. Kebijakan ditetapkan dengan surat keputusan
Kepala Puskesmas. Kebijakan dapat dituangkan dalam pasal pasal di dalam
peraturan/keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan.

D. Pedoman/ Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus
dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau
melaksanakan kegiatan Sedangkan panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan
kegiatan. Pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan.
Agar pedoman/panduan dapat dimplementasikan dengan baik dan benar, diperlukan pengaturan
melalui SOP.
E. Prosedur /Standar Oprasional Prosedur
Prosedur suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan
waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan. Prosedur menggambarkan
suatu aktifitas yang mengalir dalam satu organisasi. Di level inilah Flowchart dan workflow
dikelompokkan. Prosedur di Puskesmas Terara dibuat dalam bentuk naratif proses yang
tertulis panjang lebar beberapa halaman sehingga tidak se praktis Flowchart dan workflow.
F. Instruksi kerja
Instruksi Kerja adalah salah satu salah satu dokumen yang berisi tentang instruksi-instruksi
yang harus dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi. Kalimat-kalimatnya lebih bersifat

2
 instruktif, bukan narasi. Instruksi kerja berupa penjelasan pelaksanaan suatu aktivitas dalam
prosedur yang pada umumnya lakukan oleh satu jabatan/posisi. Contoh Instruksi Kerja adalah
instruksi menghidupkan mesin, memadamkan api kebakaran, cara membuka paket, dan lain-lain.

G. Catatan Mutu
Catatan mutu adalah bukti dari proses kerja yang sudah dilakukan/dikerjakan, bukti
ini dapat ditulis dalam sebuah form sesuai prosesnya masing-masing. Catatan mutu pada
prinsipnya juga merupakan suatu dokumen yang dibuat dalam dalam format form, dengan
nomor dokumen sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen.

IV. TINGKAT REGULASI

Tingkatan regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung :
Tabel 4.1 Regulasi
Level Regulasi
1 Peraturan

2 Surat Keputusan

3 Kebijakan

4 Pedoman / Panduan

5 Prosedur
6 Instruksi Kerja

7 Catatan Mutu

V. PENERBITAN DAN PENGESAHAN REGULASI

Tingkatan regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung.
Tabel 5.1Penerbitan & Pengesahan Regulasi
Jenis Dokumen Level Disiapkan Diperiksa Di Paraf Disahkan Oleh
Oleh
Ketua Kepala Tata
Peraturan 1 Tim Pokja 1 Kepala Puskesmas
Pokja Usaha
Ketua Kepala Tata
Surat Keputusan 2 Tim Pokja 1 Kepala Puskesmas
Pokja Usaha
Ketua Kepala Tata
Kebijakan 3 Tim Pokja 1 Kepala Puskesmas
Pokja Usaha

Pedoman / Tim Pokja 1,II Ketua Kepala Tata

4 Kepala Puskesmas
Panduan & III Pokja Usaha
Tim Pokja 1,II Ketua Kepala Tata
Prosedur 5 Kepala Puskesmas
& III Pokja Usaha

Tim Pokja 1,II Ketua Kepala Tata

Instruksi Kerja 6 Kepala Puskesmas
& III Pokja Usaha

Tim Pokja 1,II Ketua Kepala Tata

7 Pokja Kepala Puskesmas
Catatan Mutu & III Usaha

3
VI. PENOMORAN REGULASI
a. Rumus penomoran : 00/ KKK/ JJJ/ PKM-UBG/ MMMM/ YYYY
00 = Nomor Urut Dokumen
KKK = Kode Dokumen
JJJ = Jenis Dokumen
PKM-UBG = Singkatan Puskesmas Ubung
MMMM = Bulan pembuatan/ penerbitan regulasi
YYYY = Tahun pembuatan/ penerbitan regulasi

b. Istilah baku untuk No. urut Dokumen = 00

Contohnya adalah : 01,02,03,04,05,06,07, dstnya.

c. Istilah baku untuk Kode Dokumen = KKK, jenisnya adalah :

Tabel 6.1 Kode Dokumen
KODE KLASIFIKASI

A ADMINISTRASI

1 Umum / TU

2 Kepegawaian

3 Data dan Sistem Informasi Kesehatan ( SP2TP )

4 Keuangan

5 Rumah Tangga/ Aset

6 Lain-lain

B PELAYANAN ( UKP)

1 IGD

2 Rawat Inap

3 POLI Umum

4 POLI Anak

5 POLI Gigi

6 POLI KIA

7 Klinik Sanitasi

8 Laboratorium

9 Apotek

4
 10 Lain-Lain

C PROGRAM / UKM ESSENSIAL

1 KIA & KB

2 GIZI

3 Kesehatan Lingkungan

4 Promkes

5 Pengendalian Penyakit ( P2P)

ISPA,DIARE,TB Paru,Malaria,DBD,Imunisasi,PTM,HIV AIDS,

surveilens, kusta

6 PERKESMAS

7 UKS

D PROGRAM / UKM PENGEMBANGAN

1 Kesehatan dan Keselamatan Kerja ( K3 )

2 KESGIMUL

3 Kesehatan tradisional

4 KESPRO

5 Kesehatan Jiwa

6 Kesehatan Mata

7 Lansia

8 Kesehatan Haji

d. Istilah baku untuk Jenis Dokumen = JJJ, jenisnya adalah :

PER = Peraturan
SK = Surat Keputusan
KBJ = Kebijakan
KA = Kerangka Acuan
PM = Pedoman Mutu
SOP = Standar Operasional Prosedur
DE = Dokumen Exsternal
DI = Dokumen Internal
DT = Data Tilik

5
 STO = Struktur Organisasi
RJK = Rujukan
INK = Instruksi Kerja
MM = Manual Mutu
PM = Pedoman Mutu
AI = Audit Internal
ST = Surat Tugas
VSM = Visum At Repertum
SKL = Surat Keluar
SM = Surat Masuk
SKS = Surat Keterangan Sehat
SKI = Surat Keterangan Istirahat

VII. TATA NASKAH

Tata Naskah Regulasi yang berlaku di UPTD Puskesmas Ubung adalah sebagai berikut :

1. Peraturan

Bentuk dan susunan naskah Peraturan di UPTD Puskesmas Ubungadalah sebagai berikut :

A. Kepala
a) Kop naskah peraturan terdiri atasnamaPemerintah Kabupaten Lombok Tengah dan
nama FKTP yaitu UPTD Puskesmas Ubung, disertakan gambar logo Pemda
Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan logo Puskesmas di sebelah
kanan atas.
b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan
huruf kapital.
c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf capital di bawah peraturan dan nama jabatan
pejabat yang menetapkan.

Penomoran Naskah Peraturan Kepala Puskesmas :

01/A.1/PER / PKM-UBG / IV / 2017

Tahun penerbitan dokumen

Bulan penerbitan dokumen

Singkatan FKTP

Singkatan jenis regulasi

Singkatan kode regulasi

Nomor urut penerbitan dokumen

berdasarkan jenis
Gambar 7.1 Penomeran Peraturan

6
 d) Kata penghubung tentang ditulis dengan hurufkapital.
e) Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital.
f) Ucapan Syukur Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis simetris di tengah dengan
huruf kapital di bawah judul
B. Pembukaan

a) Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta

ditulis dengan huruf kapital.
b) Konsiderans
Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran
yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan
diletakkan di bagian kiri;
Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-
undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan
perundang- undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi.
Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata
Menimbang.

c) Diktum
Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta
diletakkan di tengah margin.
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata Memutuskan
disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat, huruf awal kata.
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;
nama peraturan sesuai dengan judul (kepala) , seluruhnya ditulis dengan huruf kapital
dan diakhiri dengan tanda baca titik.

C. Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst
b) Dicantumkan saat berlakunya peraturan, perubahan,pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya,dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halamanterakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.

D. Kaki
Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda
tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan

7
 tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat
yang menandatangani di tuliskan nama tanpa gelar.

E. Penandatanganan.
Penandatanganan Peraturan Kepala UPTD Puskesmas Ubungditandatangani
olehKepalaUPTD Puskesmas Ubung dan keabsahan salinan dilakukan oleh Bagian
Tata Usaha.

2. Surat Keputusan
Bentuk dan susunan naskah Surat Keputusan Kepala Puskesmas adalah sebagai berikut :
A. Kepala
a) Kop naskah Surat Keputusan terdiri atasnamaPemerintah Kabupaten Lombok
Tengah dan nama FKTP yaitu UPTD Puskesmas Ubung, disertakan gambar logo
Pemda Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan logo Puskesmas di
sebelah kanan atas.
b) Kata Surat keputusan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah
margin dengan huruf kapital.
c) Nomor surat keputusan ditulis dengan huruf Kapital di bawah surat keputusan dan
nama jabatan pejabat yang menetapkan.

Penomoran Surat KeputusanKepala Puskesmas :

01/A.1/ SK/ PKM-UBG /IV / 2017

Tahun penerbitan dokumen

Bulan penerbitan dokumen

Singkatan FKTP

Singkatan jenis regulasi

Singkatan kode regulasi

Nomor urut penerbitan dokumen

berdasarkan jenis

Gambar 7.2 Penomeran Surat Keputusan

d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital.

e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital.
Ucapan Syukur Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis simetris di tengah dengan
huruf kapital di bawah judul.
B. Pembukaan
a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah

8
 dengan huruf kapital.
b) Konsiderans
1. Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran
yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan, tanda baca titik
dua, dan diletakkan di bagian kiri.
2. Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang
memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar
hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
3. Diktum
a. Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf capital di antara suku
kata dan diletakkan di tengah margin.
b. Diktum Menetapkan dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan
ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
c. Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.
C. Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya : Kesatu : dst
b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan.
D. Kaki
Kaki Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi Surat Keputusan yang memuat
penanda tangan penetapan Surat Keputusan, pengundangan Surat Keputusan yang
terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan
nama lengkap pejabat yangmenandatangani di tuliskan tanpa gelar
E. Penandatanganan.
F. Penulisan Surat Keputusan Dengan Tata Dokumen Sebagai Berikut :
Ukuran kertas : A4 ( 8.5 x 14 )
Perataan batas kiri kertas : 3 cm
Perataan batas kanan kertas : 2 cm
Perataan batas bawah kertas : 5.5 cm
Perataan batas atas kertas : 3 cm
Jenis huruf : Times New Roman
Ukuran huruf : 11
Warna huruf : Hitam
Ukuran Huruf Judul : 14
Ukuran Huruf kata SOP : 16
Garis spasi : 1.5 spasi

9
3. Kebijakan
Bentuk dan susunan naskah Kebijakan di UPTD Puskesmas Ubungadalah sebagai berikut :
A. Kepala
a) Kop naskah Kebijakan terdiri atasnamaPemerintah Kabupaten Lombok Tengah
dan nama FKTP yaitu UPTD Puskesmas Ubung, disertakan gambar logo Pemda
Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan logo Puskesmas di sebelah
kanan atas.
b) Kata Kebijakan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan
huruf kapital.
c) Nomor Kebijakan ditulis dengan huruf kapital di bawah nama Pejabat yang
menetapkan Kebijakan.
Penomoran Naskah Kebijakan Kepala Puskesmas :
01/ A.1/ KBJ /PKM-UBG / IV / 2017

Tahun penerbitan dokumen

Bulan penerbitan dokumen

Singkatan FKTP

Singkatan jenis regulasi

Singkatan kode regulasi

Nomor urut penerbitan dokumen

berdasarkan jenis
Gambar 7.3 Penomeran Kebijakan

d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital.

e) Judul kebijakan ditulis dengan huruf capital.
Nama jabatan yang menetapkan kebijakanditulis dengan huruf kapital.

B. Pembukaan

a) Jabatan pembentukkebijakan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis

dengan huruf kapital.
b) Konsiderans
Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan kebijakan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan
diletakkan di bagian kiri;
Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-
undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan

10
 perundang-undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya
sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak
lurus dengan kata menimbang.
c) Diktum
Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta
diletakkan di tengah margin;
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan
ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua; nama
peraturan sesuai dengan judul (kepala, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan
diakhiri dengan tanda baca titik.

C. Batang Tubuh
a) Batang tubuh memuat semua substansi peraturan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya : KESATU : KEDUA : dst
b) Dicantumkan saat berlakunya kebijakan, perubahan, pembatalan, pencabutan
ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir
ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan kebijakan.

D. Kaki
Kaki kebijakan merupakan bagian akhir substansi kebijakan yang memuat penanda
tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan
tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat
yang menandatangani.

E. Penandatanganan.
Penandatanganan Kebijakan ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Ubungdan nama
lengkap pejabat yang menandatangani di tuliskan tanpa gelar
dan keabsahan salinan dilakukan oleh Bagian Tata Usaha.

4. Pedoman / Panduan
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka sulit untuk dibuat
standar sistematikanya atau format bakunya. Oleh karena itu UPTD Puskesmas
Ubungmenyusun sistematika buku pedoman/panduan sebagai berikut :
A. Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja :
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum UPTD Puskesmas Ubung
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas Terara
BAB IV Struktur Organisasi UPTDPuskesmas Ubung

11
 BAB V Struktur Organisasi UnitKerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/rapat
BAB XI Pelaporan
- Laporan Harian - Laporan Bulanan - Laporan Tahunan
B. Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
B.Tujuan Pedoman
C.Ruang Lingkup Pelayanan
D.Batasan Operasional
E.Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A.Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B.Distribusi Ketenagaan
C.Pengaturan Jaga
BAB III STANDARFASILITAS
A.Denah Ruang
B.Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
C. Panduan Pelayanan UPTD Puskesmas Ubung
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika panduan pelayanan UPTD Puskesmas Ubung tersebut diatas bukanlah baku
tergantung dari materi/isi panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah
pedoman/panduan minimal yang harus ada di UPTD Puskesmas Ubung yang di persyaratkan
sebagai regulasi.
Karena UPTD Puskesmas Ubung telah menggunakan e file keharusan mempunyai
hardcopy pedoman/panduan dikelola oleh Bagian Tata Usaha, sedangkan di unit kerja
bisa dengan melihat di intranet

12
 Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dalam pembuatan dokumen
pedoman/panduan ini yaitu:
Setiap pedoman/panduan harus dilengkapi dengan peraturan/ keputusan
Kepala UPTD Puskesmas Ubung untuk pemberlakukan pedoman/panduan
tersebut. Bila UPTD Puskesmas Ubung diganti, peraturan/keputusan
UPTDPuskesmas Ubung untuk pemberlakuan pedoman/panduan tidak perlu diganti.
Peraturan / Keputusan Puskesmas Terara diganti bila memang ada perubahan dalam
pedoman/panduan tersebut.
Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
Bila Kementerian Kesehatan sudah menerbitkan pedoman/panduan untuk
suatu kegiatan/pelayanan tertentu maka Puskesmas Terara dalam membuat
pedoman/panduan wajib mengacu pada pedoman/panduan yang diterbitkan oleh
Kementerian Kesehatan tersebut.
5. Prosedur/Standar Oprasional Prosedur (SOP)
Prosedur dibuat dalam bentuk dan susunan naskah dalam Standar Operasional Prosedur
(SPO) sebagai berikut :
1. Susunan naskah dalam Standar Operasional Prosedur (SPO) sebagai berikut :
A. Kepala
a. Kop naskah standar operasional prosedur terdiri atas gambar logo Pemda
Kabupaten Lombok Tengah di sebelah kiri atas dan gambar logo puskesmas di
sebelah kanan atas serta alamat UPTDPuskesmas Ubung di bawahnya.
b. Tulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) dicantumkan di samping logo
Pemda Kabupaten Lombok Tengah dengan font huruf 16.
c. Judul standar prosedur operasional (SOP) yang ditulis dengan huruf capital
dengan font huruf 14.
d. Nomor Dokumen, Nomor Revisi, Tanggal terbit, Tanggal Mulai Berlaku dan
Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judul.
e. Nomor Dokumen:
01 / A.1/ SPO/ PKM-UBG/ IV / 2017

Tahun pembuatan dokumen

Bulan penrbitan dokumen

Singkatan Puskesmas

Singkatan jenis regulasi

Singkatan Kode regulasi

Nomor urut dokumen

13
 Gambar 7.4 Penomeran SOP
f. Nomer Revisi dicantumkan dibawah nomor dokumen
g. Tanggal Terbit dicantumkan dibawah Nomor Revisi
h. Tanggal Mulai Berlaku dicantumkan dibawah Tanggal Terbit
i. Halaman dicantumkan dibawah Tanggal Mulai Berlaku
j. Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur
operasional dicantumkan dibawah halaman.

B. Batang Tubuh
Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan,
Refrensi,Alat dan Bahan, prosedur/ Langkah-langkah, unit terkait dan dokument
terkait.

C. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Lombok Tengah dan lambang
Puskesmas, ukuran logo di sesuaikan.

D. Kotak Heading diisi sebagai berikut :

a) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak
heading harus lengkap, untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat
hanya memuat: kotak nama Puskesmas, judul SOP, No.dokumen, No.Revisi, Tgl.
Terbit, Tanggal Mulai Berlaku,dan halaman (tanpa logo)
b) Kotak Pemda diberi nama Pemerintah Daerah Kabupaten Lombok Tengah dan Logo
Pemerintah Daerah Kabupaten Lombok tengah .
c) Kotak Puskesmas diberi nama UPTD Puskesmas Ubung dan logo Puskesmas
d) Kotak judul SOP : diberi judul /nama SOP sesuai proses kerjanya
e) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di UPTD
Puskesmas Ubung.
f) No. Revisi : diisi dengan status revisi, dengan menggunakan angka, misalnya untuk
dokumen baru dapat diberi nomor 0, sedangkan dokumen revisi pertama diberi
nomor 1, dan seterusnya.
g) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya SOP tersebut.
h) Tanggal mulai berlaku : tanggal dimana telah disahkan dan di berlakukannya SOP
tersebut
i) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SOP tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/3, halaman kedua: 2/3, halaman
terakhir : 3/3
j) Ditetapkan Kepala Pusksmas : diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama
jelasnya.
k) Penulisan SOP dengan tata dokumen sebagai berikut :
Ukuran kertas : A4 ( 8.27 x 11.69 )
Perataan batas kiri kertas : 3 cm
Perataan batas kanan kertas : 2 cm
Perataan batas bawah kertas : 2 cm

14
 Perataan batas atas kertas : 3 cm
Jenis huruf : Times New Roman
Ukuran huruf : 11
Warna huruf : Hitam
Ukuran Huruf Judul : 14
Ukuran Huruf kata SOP : 16
Garis spasi dalam table : 1 spasi

E. Isi SOP :
1) Pengertian : yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi penjelasan dan atau
definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan :berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk
3) Kebijakan :berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP
tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut.
4) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan
pustaka,
5) Alat dan Bahan : Kebutuhan yang di perlukan untuk mendukung SOP tersebut
6) Langkah- langkah Prosedur :bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu,
proses kerja tersebut di uraikan dengan diagram alir (Flowchart) agar mepermudah
gambaran alur suatu proses kerja.
7) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan/atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.
8) Dokument Terkait : berisikan dokument lain misalnya yang terkait dengan SOP
tersebut

F. Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):

Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-

langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam
pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi
dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.

Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses
yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu simbol balok:

Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan

diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:

o Awal kegiatan :

o Akhir kegiatan :

15
 o Simbol Keputusan : ? Ya

Tidak

o Penghubung :

o Dokumen :

o Arsip :

Tabel 7.1 Format SOP Halaman 1

(JUDUL SOP)
No. Dokumen :
No. Revisi :
Tgl. Terbit :
SOP Tgl. Mulai
:
Berlaku
Halaman : 1/ 2
UPTD PUSKESMAS I Wayan Darma, SKM
UBUNG NIP. 197212311997031038
1.Pengertian

2.Tujuan

3.Kebijakan

4.Refrensi

5.Alat dan Bahan

6. Prosedur/
Langkah-langkah
7.Unit Terkait

8. Dokumen Terkait

16
Tabel 7.2 Format SOP Halaman 2

( Judul SOP )
No. Dokumen :
No. Revisi :
Tgl. Terbit :

SOP Tgl. Mulai

:
Berlaku

Halaman : 2/3

UPTD PUSKESMAS I Wayan Darma, SKM

UBUNG NIP. 197212311997031038

6. Instruksi Kerja
Instruksi kerja dibuat dalam bentuk dan susunan naskah sebagai berikut :
A. Kepala
1) Kepala sebelah kiri memuat
a. Kop naskah instruksi kerja terdiri atas gambar logo UPTD Puskesmas Ubung
serta alamat UPTD Puskesmas Ubung di bawahnya.
b. Tulisan Instruksi Kerja dicantumkan di bawah logo UPTD Puskesmas
Ubung
2) Kepala sebelah kanan memuat
a. Judul instruksi kerja ditulis dengan huruf kapital.
b. Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara
simetris dibawahjudul.
Penomoran dokumen Instruksi Kerja:
01/ A.1/INK/ PKM-UBG/ IV/ 2017

Tahun pembuatan dokumen

Bulan penrbitan dokumen

Singkatan Puskesmas

Singkatan jenis regulasi

Singkatan Kode regulasi

Nomor urut dokumen

Gambar 7.5 Penomeran Instruksi Kerja
c. Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen.
d. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menetapkaninstruksi kerja

17
 dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman.
B. Batang Tubuh
Batang tubuh INSTRUKSI KERJA terdiri atas :
Tujuan, Ruang Lingkup, Pelaksana, Referensi, Langkah Kerja dan Lampiran-
lampiran (berisi Keterangan-keterangan yang diperlukan, Gambar, diagram alir yang
diperlukan untuk menjelaskan Instruksi Kerja. Formulir yang diperlukan untuk merekam
kegiatan yang disyaratkan oleh Instruksi Kerja tersebut).

7. Catatan Mutu
Untuk memudahkan mengendalikan dokumen-dokumen yang sangat banyak, maka dibuat
form Catatan Mutu sehingga UPTD Puskesmas Ubungmenetapkan beberapa form Catatan
Mutu sebagai berikut :
1) Daftar Induk Dokumen Internal (Lampiran 6)
2) Daftar Induk Dokumen Eksternal (Lampiran 7)
3) Lembar Distribusi (Lampiran 8)
4) Formulir Bukti Penerimaan Salinan Dokumen (Lampiran 9)
5) Formulir Bukti Penarikan Dokumen (Lampiran 10)
6) Formulir Amandemen (Lampiran 11)
7) Berita Acara Pemusnahan Dokumen (Lampiran 12)
8) Daftar Dokumen yang dimusnahkan (Lampiran 13)

VIII. DISTRIBUSI, PENYIMPANAN, DAN DAFTAR INDUK DOKUMEN

1. Unit kerja pembuat dokumen menentukan unit-unit yang akanmenerima salinan
dokumen dan menuliskannya di dalam "LembarDistribusi" (Lampiran8) yang terdapat
pada setiap dokumen tersebut.
2. Formulir Distribusi / Penerima Dokumen diisi dan ditanda tangani oleh penerima
dokumen dan disimpan oleh unit kerja pembuat dokumen.
3. Unit kerja pembuat dokumen dan penerima dokumen melakukan penyimpanan dan
pemeliharaan dokumen. Setiap unit kerja yang menyimpan dokumen bertanggung jawab
untuk menyimpan dan memelihara dokumen dari kemungkinan hilang atau rusak.
4. Bagian Sekretariat bertanggung jawab terhadap peredaran dokumen dan dicatat dalam Daftar
Induk Dokumen (Lampiran 6).

IX. IDENTIFIKASI DAN KLASIFIKASI DOKUMEN

1. Setiap dokumen regulasi diklasifikasikan dan diidentifikasikan oleh Bagian Sekretariat ke
dalam 4 (empat) jenis sebagai berikut :
2. Master
3. Dokumen terkendali (Controlled Copy)
4. Dokumen tidak terkendali (Uncontrolled Document)

18
 5. Dokumen tidak berlaku (obsolete).
6. Dokumen Master adalah naskah asli dokumen baik berupa hard copy dan atau soft copy,
lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya
7. Dokumen terkendali adalah dokumen yang berlaku dan didistribusikan kepada unit kerja.
Apabila terjadi perubahan pada dokumen ini, maka revisi terbaru harus didistribusikan kepada
unit kerja penerima sesuai Daftar Pemegang Dokumen.
8. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang bila terjadi perubahan pada dokumen ini, maka
revisi terbaru tidak perlu diberikan.
9. Dokumen tidak berlaku (obsolete) adalah dokumen yang sudah tidak berlaku lagi disebabkan
oleh karena ada dokumen versi terbaru atau masa berlaku dokumen sudah kadaluarsa.

X. PENGENDALIAN DOKUMEN
Tanda-tanda keabsahan suatu dokumen ialah nama dokumen, tanggal diterbitkan, tanda tangan
stempel sesuai dengan jenis dokumen.
1. Dokumen dibedakan antara yang dikendalikan dan yang tidak dikendalikan. Semua
dokumen yang dipakai sebagai rujukan kerja haruslah dokumen yang dikendalikan,
termasuk dokumen yang berasal dari luar.
2. Salinan dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap CONTROLLED COPY di
lembar pertama.
3. Dokumen yang tidak bertanda capCONTROLLED COPY berwarna dianggap sebagai
dokumen yang tidak dikendalikan.
4. Dokumen terkendali harus memiliki keabsahanseperti namadokumen, tanggal diterbitkan
dan tanda tangan.
5. Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada MASTERnya, yang
disimpan oleh Bagian Sekretariat sebagai pengendali dokumen. Penggandaan dokumen
hanya dilakukan dari MASTER.
6. Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti telah
diterimakannya dokumen yang dikendalikan kepada pemegang dokumen disimpan oleh
Bagian Sekretariat.
Semua dokumen berstatus CONTROLLED COPY yang telah kadaluarsa harus ditarik
dari pemegangnya dan harus dimusnahkan. Bila salinan yang kadaluarsa ingin disimpan
untuk referensi, maka salinan tersebut diberi tanda (stempel) OBSELETE setiap halaman
yang kadaluarsa hal ini dilakukan dalam rangka mencegah pemakaiannya secara
sengaja atau tidak sengaja

XI. REVISI DOKUMEN

1. Siapapun melalui seluruh pimpinan unit dapat mengajukan usulan revisi sesuai dengan
kebutuhan menggunakan form usul revisi.
2. Revisi tiap dokumen dilampiri dengan formulir amandemen (lampiran 8)

19
 3. Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, ditarik kembali oleh Bagian
Sekretariat untuk digantikan dengan yang baru.
4. Master dokumen yang kadaluarsa harus diberi tanda (stempel) OBSELETE.

XII. PENUTUP
Demikian Pedoman ini dibuat untuk menjadi pedoman dalam penerbitan regulasi di lingkungan
UPTD Puskesmas Ubung

Kepala UPTD Puskesmas Ubung

I WAYAN DARMA, SKM

NIP. 197212311997031038

20