Makanan sebagai suatu sub sistem terdiri dari 3 komponen yaitu

input (masukan) proses (kegiatan) dan output (luaran). Input dari

kegiatan penyelenggaraan makanan adalah tenaga, dana, fasilitas bahan
makanan, metode dan pasar /konsumen. Proses penyelenggaraan
makanan meliputi penyusunan standar gizi, penyusunan anggaran,
perencanaan menu, penyusunan kebutuhan bahan makanan, pembelian,
penerimaan dan penyimpanan bahan makanan, penditribusian bahan
makanan, persiapan, pengolahan dan distribusi makanan, pengawasan
penyelenggaraan makanan, pencatatan dan pelaporan serta evaluasi.
Sedangkan output penyelenggaraan makanan meliputi syarat gizi, cita
rasa dan selera, standar sanitasi dan aman dikonsumsi serat pelayanan
yang layak, tepat dan cepat (Depkes 2003).

Kegiatan Proses Penyelenggaraan Makanan dibagi dalam beberapa

kegiatan:
1. Penetapan Peraturan Pemberian Makanan
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan tak boleh dilupakan
dalam penyelenggaraan makanan, diantaranya sebagai berikut:
1. Macam konsumen yang dilayani: contohnya adalah pasien rumah
sakit, orang biasa (dapat dipengaruhi daerah wilayah institusi
makanan, berkaitan dengan ras dan budaya).
2. Kandungan gizi: institusi berusaha membuat makanan sesuai
dengan kandungan gizi konsumen (biasanya di RS atau catering
yang benar-benar memperhatikan gizi, seperti catering khusus
diabetes, dll).
3. Frekuensi makan sehari (co: 3 kali sehari)
4. Pola menu, siklus menu, dan jenis menu (berdasarkan diet
khusus)
5. Anggaran
6. SDM
 Macam tenaga yang tersedia
Jumlah tenaga yang tersedia
Pengetahuan tentang kombinasi makanan, berdasarkan tekstur,
warna, rasa, bentuk, konsistensi, dsb
G. Sarana
Tata letak ruang pengolahan
Area pelayanan
Jarak antar persiapan & distribusi dapat menentukan Tipe/Jenis
pelayanan

H. Prasarana
Macam peralatan yang tersedia
Jumlah peralatan yang tersedia

2. Perencanaan Anggaran Bahan Makanan

1) Kumpulkan data macam dan jumlah konsumen.
2) Survei pasar, tentukan harga rata-rata.
3) Pedoman berat bersih BAHAN MAKANAN yg digunakan dan dikonversikan
ke dalam berat kotor.
4) Hitung harga makanan per orang per hari dengan mengalikan berat kotor
BAHAN MAKANAN dengan harga satuan sesuai konsumen.
5) Hitung anggaran BAHAN MAKANAN setahun (jumlah konsumen yang
dilayani dalam 1 tahun dikalikan indeks harga makanan.

(Jumlah Klien x Berat Kotor BAHAN MAKANAN x Banyak

Pemakaian)
 Contoh: Dalam 1 siklus menu penggunaan daging 3x dengan standar
porsi rata-rata 50 gr. Rata2 jumlah konsumen yang mendapat daging 70
org/hr.

Kebutuhan untuk siklus menu 10 hari adalah : 3x50gr dagingx 70 0rg =

10.5 kg

Dalam 1 bulan ada 3x pengulangan siklus menu 10.5 kg x 3 = 31.5 kg

Kebutuhan1 tahun (12 bl) = 31.5 kg x 12= 378 kg

Contoh lain:

Setengah porsi ayam 50 gr. Berat kotor ayam bdd 56% = 89 gr. Jumlah
pasien 70 0rg

Kebutuhan ayam : 70 org x 89 gr = 62.30 kg

Secara lebih rincinya, penyusunan anggaran dapat diklasifikasikan

berdasarkan produk, sifat kegunaan, dan volume produksi.
A. Berhubungan dengan produk
a) Biaya langsung: Semua bahan yang bentuknya merupakan integral dari
produk makanan dan dapat dihitung secara langsung seperti biaya makan
(baik konsumen atau untuk pegawai) dan upah langsung.
b) Biaya tidak langsug: Merupakan biaya yang tidak dapat dibebankan
secara langsung pada suatu produk makanan seperti overhead,
pemeliharaan dan penyusutan.

B. Berhubungan dengan sifat kegunaan

a) Biaya investasi: Biaya digunakan utuk periode kurun waktu tertentu
seperti biaya gedung dan kitchen equipment.
b) Biaya pemeliharaan: Biaya yang dikeluarkan denga maksud
memperpanjang kapasitas barang investasi. Contoh: seperti kebersihan
 gudang, perawatan barang elektronik (pendingin) untuk BAHAN MAKANAN
segar, perbaikan ruang penyimpanan yang bocor/cacat.
c) Biaya operasional: Biaya yang dipergunakan untuk mengoperasikan
barang investasi. Contoh: butuh orang untuk mengoperasikan alat-alat.
Jadi, biaya operasional dapat terdiri dari upah pengolah (koki) yang
mengoperasikan peralatan masak untuk mengolah makanan.

C. Berhubungan dengan volume produksi

a) Biaya tetap (fixed cost): Biaya yang relatif tidak dipengaruhi oleh
perubahan volume produksi sampai tingkat tertentu, biaya perunit turun
searah dengan naiknya volume. Contoh; biaya gedung.
b) Biaya tidak tetap (variabel cost): Biaya secara proposional dipengaruhi
oleh perubahan volume, yaitu per unit relatif konstan. Contoh: bahan
makanan.

3. Perencanaan Menu
Hidangan: Makanan & minuman yang terdiri dari: mak pokok, lauk,
sayur, buah, kue, puding. Gampangnya, hidangan adalah makanan
& minuman dalam bentuk jadi.

Menu: Rangkaian hidangan yang disusun berdasarkan pola makan

untuk jenis konsumen tertentu. Yang saya mengerti, Master Menu
adalah kumpulan menu berdasarkan siklus yang sudah resmi ditetapkan,
sudah di-fix-kan.

Perencanaan menu: Serangkaian kegiatan untuk menyusun

hidangan dalam variasi dan kombinasi yang serasi. Juga untuk
memenuhi kebutuhan gizi.

Standar Resep adalah resep yang telah dievaluasi, diuji dan diatur
untuk operasional yang spesifik dari suatu penyelenggaraan makanan.
Standar Resep berguna untuk:
 Mempermudah dalam menyusun menu
Mempermudah proses pengolahan makanan
Mendapatkan kualitas makanan yang baik pada setiap
produksi/pengolahan.
Dapat mengetahui biaya (unit cost) untuk setiap porsi makanan.
Dapat mengetahui kandungan gizi setiap porsi makanan.
Tersedianya makanan yg memenuhi 5 T: Tepat mutu (nilai gizi & cita
rasa), Tepat sanitasi, Tepat jumlah, Tepat harga, Tepat waktu.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam perencanaan menu
adalah sebagai berikut:

Menetapkan macam menu (menu standar, menu pilihan, kombinasi

keduanya).
Menetapkan siklus menu (siklus 5, 7, 10 hari, dll) dan kurun waktu
penggunaan (untuk waktu 6 bulan atau 1 tahun). Siklus menu kayak cuma
hitungannya aja buat berapa hari.
Pola menu: menetapkan pola dan frekuensi macam hidangan
yang direncanakan untuk setiap waktu makan selama satu siklus menu.
Dapat mengendalikan penggunaan Bahan Makanan yang mengacu pada
gizi seimbang. Yang saya mengerti, pola menu adalah menentukan
urutan menu dalam satu siklus menu. Anggaplah menggunakan
siklus menu 7 hari, berarti ada 7 menu (A,B,C,D,E,F,G). Nah pola menu
adalah menentukan menu A harus ditaruh hari apa, menu B harus ditaruh
hari apa, dan seterusnya.
Menetapkan besar porsi (ini berkaitan dengan kandungan gizi yang
telah disusun)
Penilaian menu dan revisi menu: evaluasi berdasarkan feedback
dari perwakilan divisi lain, tenaga kesehatan lain, ataupun pasien.
Melakukan test awal menu: dapat berupa pencicipan.
4. Pemesanan ATAU Penyusunan Kebutuhan Bahan Makanan
Pada bagian ini, saya menyimpulkan bahwa yang dimaksud Penyusanan
Kebutuhan Bahan Makanan adalah atau sama dengan
Pemesanan, yaitu kegiatan untuk menetapkan jumlah,
macam/jenis, spesifikasi dan kualitas/mutu bahan makanan yang
akan dijadikan permintaan (order) untuk kurun waktu tertentu.
Tujuannya adalah untuk mendapat usulan anggaran kebutuhan bahan
makanan dalam satu tahun anggaran dan tersedianya daftar pesanan
bahan makanan sesuai standar atau spesifikasi yang ditetapkan.
Persyaratan adalah tersedianya:
a. Mempertimbangkan harga dan kualitas/mutu.
b. Siklus menu
c. Konsumen (Jumlah konsumen, Kelompok umur, Kebiasaan makan
berdasarkan budaya, agama, suku bangsa (ras), Jumlah konsumen yang
akan dilayani, Jenis kelamin). Untuk di rumah sakit, standar bahan
makanan sehari adalah acuan/patokan macam dan jumlah bahan
makanan (berdasarkan berat kotor bahan makanan) seorang sehari,
disusun berdasarkan kecukupan gizi pasien dan disesuaikan dengan
kebijakan rumah sakit.
d. Pemesanan harus sesuai dengan jumlah, macam, spesifikasi
bahan makanan yang tertera dalam SPJB (Surat Perjanjian Jual Beli).
e. Pemesan bahan makanan dengan frekwensi yang ditetapkan
f. Pesanan dalam jumlah berat/butir/buah.
g. Mengetahui sumber, kondisi dan sanitasi bahan makanan.
h. Pada akhir pesanan akan tercapai jumlah dana yang disepakati.
i. Melakukan pencatatan secara rinci dan Meneliti order sebelum
dikirim

5. Pengadaan bahan makanan

 Kegiatan pengadaan bahan makanan adalah kegiatan yang menurut saya
agak membingungkan secara teori. Ada yang mengatakan hanya dari
spesifikasi sampai penerimaan, ada yang bilang dari perhitungan
anggaran sampai penyimpanan, dan lain-lain. Namun, saya berusaha
menyamakan persepsi berdasarkan pendapat pribadi dan
kesimpulan dari saya pengadaan meliputi penetapan spesifikasi
bahan makanan dan pembelian bahan makanan dengan melakukan
survey pasar.

A. Spesifikasi Bahan Makanan: standar bahan makanan yang

ditetapkan dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan kualitas bahan
makanan. Tipe Spesifikasi:
1) Spesifikasi teknik: untuk bahan yang dapat diukur secara objektif
dengan instrumen tertentu.
2) Spesifikasi penampilan:
Nama bahan makanan/nama produk
Ukuran/tipe unit/kontainer/kemasan (kemasan jangan ada yang
penyok, menggembung, terbuka, rusak atau cacat)
Tingkat kualitas
Umur bahan makanan (kadaluarsa)
Warna bahan makanan
Identifikasi pabrik
Label pangan
Satuan bahan makanan
Keterangan khusus lain bila diperlukan
3) Spesifikasi Pabrik: dilihat dari kualitas barang keluaran pabrik, biasanya
makanan kaleng atau kemasan.

B. Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan

penyediaan macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk
 memenuhi kebutuhan konsumen/pasien sesuai ketentuan/kebijakan yang
berlaku. Terkait dengan produk yang benar, jumlah yang tepat,
waktu yang tepat, dan harga yang benar. Bahan Makanan
digolongkan Sbb:
1) Gol lauk pauk hewani: daging, telur
2) Sayuran
3) Buah2an
4) Kacang2an
5) Hasil kacang2an: Tahu, tempe
6) Gol ikan kering
7) Bumbu
8) Kalengan
9) Makanan pokok
10) Gula
11) Minyak
12) Gol minuman dan susu
Faktor yg menjadi dasar pertimbangan dalam menentukan pembelian
barang
1) Besar institusi, lokasi dan fasilitas yg tersedia
2) Policy institusi yang ditetapkan, luas ruang yang tersedia
3) Macam dan jumlah kemampuan tenaga kerja
4) Tersedianya menu yang terencana, yg memenuhi kebutuhan klien.
Pengadaan dalam hal Pembelian Bahan Makanan dapat dilakukan
dengan cara:
1) Rekanan
a. Pelelangan terbuka/umum (Open Formal Competitive)
b. Pelelangan terbatas (Limited Formal Competitive)
c. Penunjuk langsung (Pada bagian ini, pihak institusi sudah percaya pada
beberapa supplier, sehingga tak perlu lagi diadakan lelang. Biasanya
 supplier yang dipilih adalah hasil pelelangan terdahulu tetapi tetap terus
dipercaya oleh institusi.)
d. Pengadaan langsung (Pembelian langsung ke pasar alias Open Market of
Buying)
2) Pembelian musyawarah (Negotiated of Buying)
3) Pembelian yang akan datang (Future Contract)
4) Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction)
a. Firm At the Opening of Price: pembeli memesan bahan makanan pada
saat dibutuhkan, harga disesuaikan pada saat transaksi berlangsung.
b. Subject Approval of Price (SAOP): pembeli memesan bahan makanan
pada saat dibutuhkan, harga sesuai dengan yang ditetapkan terdahulu.

C. Survey Pasar
Kegiatan untuk mencari informasi mengenai harga bahan makanan yang
ada di pasaran, sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan sebagai dasar
perencenaan anggaran bahan makanan. Diperoleh harga terendah sampai
tertinggi.

6. Penerimaan Bahan Makanan

Kegiatan meliputi memeriksa, meneliti, mencatat, memutuskan dan
melaporkan ttg macam dan jumlah bahan makanan sesuai dengan
pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan, serta waktu
penerimaannya.

Syarat:

a. Tersedianya daftar pesanan bahan makanan berupa macam dan

jumlah bahan makanan yang akan diterima pada waktu tertentu.
b. Tersedianya spesifikasi bahan makanan yang telah ditetapkan.
Langkah:
a. Bahan makanan diperiksa, sesuai dengan pesanan dan ketentuan
spesifikasi bahan makanan yang dipesan.
b. Bahan makanan dikirim ke gudang penyimpanan sesuai dengan jenis
barang atau dapat langsung ke tempat pengolahan makanan.

7. Penyimpanan bahan makanan

Suatu cara menata, menyimpan, memelihara jumlah, kualitas, dan
keamanan bahan makanan kering di gudang bahan makanan kering dan
bahan makanan segar dalam keadaan dingin/beku.

a. Adanya ruang penyimpanan bahan makanan kering dan segar.

b. Tersedianya fasilitas ruang penyimpanan bahan makanan sesuai
aturan.
c. Tersedianya kartu stok bahan makanan/buku catatan keluar masuknya
bahan makanan.
Langkah penyimpanan:

a. Setelah bahan makanan memenuhi syarat, segera dibawa ke ruang

penyimpanan, gudang atau ruang pendingin.
b. Jika bahan makanan akan digunakan, maka dibawa ke ruang
pengolahan.

8. Penyaluran bahan makanan

Adalah tata cara mendistribusikan bahan makanan berdasarkan
permintaan dari unit kerja pengolahan makanan.

Syarat:

1) Adanya bon permintaan bahan makanan

2) Tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makanan.
Langkah:
 a. Ahli gizi membuat rekapitulasi kebutuhan bahan makanan untuk
esok hari dengan cara: standar porsi x jumlah pasien
b. Hasil perhitungan diserahkan ke gudang logistik
c. Bahan gudang menyiapkan bahan makanan sesuai dengan permintaan
d. Bagian pengolahan mengambil bahan makanan yang diorder

9. Persiapan bahan makanan

Adalah serangkaian kegiatan mempersiapkan bahan makanan agar siap
diolah (mencuci, memotong, menyiangi, meracik, dan sebagainya)
sesuai menu, standar resep, standar porsi, standar bumbu dan jumlah
orang yang dilayani.

10. Pemasakan bahan makanan

Suatu kegiatan mengubah bahan makanan mentah menjadi makanan
yang siap dimakan, berkualitas, dan aman dikonsumsi.

Tujuan:

b. Mengurangi risiko kehilangan zat-zat gizi

c. Meningkatkan nilai cerna
d. Meningkatkan dan mempertahankan warna, rasa, keempukan dan
penampilan makanan
e. Bebas dari organisme dan zat yang berbahaya untuk tubuh.
Prasyarat: tersedianya menu, pedoman menu, siklus menu, bahan
makanan, peralatan, aturan dalam menilai hasil pemasakan, prosedur
tetap pemasakan, BTP.

11. Distribusi Makanan

Serangkaian proses kegiatan penyampaian makanan sesuai dengan jenis
makanan dan jumlah porsi konsumen.
a. Distribusi Sentralisasi
Makanan dibagi dan disajikan dalam alat makan di ruang produksi
makanan.
b. Distribusi makanan desentralisasi
Ambil contoh di Rumah Sakit. Makanan pasien dibawa ke ruang perawatan
pasien dalam jumlah banyak, kemudian dipersiapkan ulang, dan disajikan
dalam alat makan pasien sesuai dengan dietnya.
c. Distribusi makanan kombinasi
Sebagian makanan ditempatkan langsung ke dalam alat makanan pasien
sejak dari tempat produksi, sebagian lagi dimasukkan ke dalam wadah
besar yang distribusinya dilaksanakan setelah sampai di ruang perawatan.

12. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan adalah :

1) Pekerjaan sedapat mungkin dilakukan searah atau satu jurusan.
2) Pekerjaan dapat lancar sehingga energi dan waktu dapat dihemat
3) Bahan tidak dibiarkan lama sebelum diproses
4) Jarak yang ditempuh pekerja sependek mungkin dan tidak bolak-balik
5) Ruang dan alat dapat dipakai seefektif mungkin
6) Biaya produksi dapat ditekan

REFERENSI:
-Panduan PGRS (Pelayanan Gizi Rumah Sakit) dari Kementerian Kesehatan
RI, 2013
-Materi kuliah ibu Ida Ruslita Amir, SKM, MKES