BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Untuk memperoleh gambaran yang lebih komprehensif mengenai dunia kerja bagi para
siswa-siswi SMK Negeri 1 Nunukan sekaligus memberikan kesempatan untuk
mengaplikasikan teori dan praktek dilapangan, siswa SMK diwajibkan menjalani program
Praktek Kerja Industri/Instansi (Prakerin) yang disesuaikan dengan program studi masing-
masing. Pogram prekerin memberikan kompetensi pada siswa untuk dapat lebih mengenal,
mengetahui,dan berlatih menganalisis kondisi lingkungan dunia kerja. Hal ini sebagai upaya
program studi mempersiapkan diri mahasiswa dalam memasuki dunia kerja.
Untuk mengatasi kesenjangan antara teori dan praktek yang dperoleh disekolah dengan
kenyataan dunia bisnis yang ada dilapangan maka pada semester kelima SMK Negeri 1
Nunukan mengadakan Praktek Industri ke dunia Usaha/Industri/Instansi selama kurang lebih
3 (Tiga) bulan. Adapun tempat pelaksanaan prakerin penyusun adalah PT. Pelayaran
Nasional Indonesia (PELNI) Cabang Nunukan.
B. Tujuan Prakerin
1. Membantu bentuk mental siswa/siswi agar mempunyai jiwa pekerja keras yang mampu
konsisten dalam dunia kerja.
2. Menambah pengetahuan siswa/siswi dibidangnya.
3. Sebagai pengalaman melatih diri dengan mengkaji konsep-konsep yang didapat selama
melakukan prakerin sehingga terbiasa dengan dunia lapangan kerja
C. Manfaat Prakerin
1. Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian yang berkualitas yaitu tenaga kerja yang
memiliki tingkat pengetahuan, keterampilan dan etos kerja yang sesuai dengan tuntutan
lapangan kerja.
2. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja yang
berkualitas.
3. Agar siswa/siswi mampu memahami, memantapkan pengembangan pelajar yang didapat
dengan penempatannya di unit kerja.
D. Metode Prakerin
Adapun metode yang digunakan sebagai berikut :
1. Kualitatif observasi yaitu mengamati langsung pelaksanaan kerja.
2. Kuantitatif yaitu mengumpulkan data-data berupa buku yang berhubungan dngan informasi
tentang pengelolaan buku.

BAB II
 URAIAN UMUM

A. Kabupaten Nunukan Serajah singkat PT. Pelayaran Nasional Indonesia

(PELNI) Cabang Nunukan

Dengan di promosikan kemerdekaan Indonesia pada tahun 1945

Bahwa kekuatan perekonomian Belanda telah patah di negeri ini. Kapal - kapal
milik NV.K.P.N masih membuang jauhnya.
Oleh karena pada tahun 1950 pemimpin pemerintahan mengadahkan pembicaraan me
ngenai pelayaran interinsuler.
Topiknya adalah K.P.N merupakan status menjadi PT. Pelayaran Nasional Indonesia
dengan syarat mereka boleh mengoperasikan semua kapalnya
di peraian Indonesia tetapi memakai bendera Indonesia. Perintahan Belanda tentu saja
menolaknya, kemudian pemerintah Indonesia
melakukan surat keputusan bersama mentri perhubungan dan mentri pekerja hukum,
pada tanggal 5 september 1950 mendirikan yayasan pengusaha kapal
yang di singkat PEPUSKA.
Delapan unit kapal PEPUSKA dengan tonas 4.800 DWT berlayar berdampingan dengan
armada K.P.N perusahaan pelayaran yang telah berpengalaman dari setengah abad,
persaiangan yang benar-benar tidak
seimbang karena armada K.P.N menang dalam pengalaman, jumlah armada
dan kontrak monopali yang di pegangnya.
Kejadian ini merupakan awal dari perkembangan dunia pelayaran di Indonesia Dan yayasan
PEPUSKA ini merupakan cikal bakal terbentuknya Perusahaan pelayaran nasional Indonesia
maka pada tanggal 28 april 1952 PT. Pelayaran Nasional Indonesia (PELNI) Cabang
Nunukan resmi didirikan.
Sedangkan yayasan PEPUSKA di hapuskan. Delapan unik kapal memiliki PEPUSKA
di serahkan kepada PT. Pelayaran Nasional Indonesia (PELNI) sebagai modal awal yang
sudah tentu tidak memadai, oleh karna itu pemerintah melalui bank
Ekspor Impor menyediakan dana untuk pembelian kapal dan dengan dana tersebut maka di
pesanlah 45 coaster dari Eropa barat yang terdiri 5 type.
Dalam perkembangan selanjutnya perusahaan pelayaran yang baru lahir ini tidak
semulus yang di perkirakan. Di awal kelahiran maka bagi PT.Pelayaran Nasional Indonesia
(PELNI) untuk menjadi aparat angkutan terputus hanyalah merupakan khayalan belaka.
Pada tahun 1957 sebagai akibat dari adanya politik konfrontasi antara pemerintah
Indonesia dengan Belanda dalam usaha pengambilan wilayah Irian barat, mengakibatkan
Perusahaan asing banyak yang diambil alih oleh buruh-buruhnya tidak terkecuali K.P.N pada
6 desember 1956.
 Pengambilan ini menimbulkan masalah baru bagi PT. Pelayaran Nasional Indonesia
(PELNI) karna harus menampung semua tenaga kerja yang di tinggalkan oleh K.P.N tapi
tidak meninggalakan sebuah kapal.
Untuk mengantisipasi keadaan ini sementara menunggu kedatangan kapal-kapal baru yang di
pesan dari Eropa, maka PT. Pelayaran Nasional Indonesia (PELNI) mencarter kapal-kapal
asing, langkah ini di lakukan secara bertahap sesuai dengan jadwal kedatangan kapal-kapal
yang baru dipesan dari Eropa dan kapal-kapal rampasan dari Jepang.
Walaupun PT. Pelayaran Nasional Indonesia (PELNI) bukan merupakan perusahaan
pelayaran satu-satunya di Indonesia, namun pemerintah memahami bahwa dalam setiap
keadaan harus ada yang bisa di andalkan untuk melaksanakan tugas-tugas pokok. Karena
sejarah yang telah mengajarkan bagaimana pentingnya sistem pelayaran yang tepat dan
teratur bagi Indonesia dimana penjajahan ini terungkap dalam semboyang K.P.N yang
artinya kuasai K.P.N jika hendak menguasai pemerintah di dalam negeri.
B. Visi Dan Misi PT. PELNI Cabang Nunukan
1. Visi
Menjadi perusahaan yang bertanggung jawab memiliki jaringan nasional yang optimal.
2. Misi
a. Mengelolah dan mengembangkan angkutan laut guna menjamin aksesibilitas masyarakat
untuk menunjukan terwujudnya wawasan nusantara.
b. Meningkatkan kontribusi pendapatan bagi Negara, karyawan, serta berperan di dalam
pembangunaan dan pelayanan kepada masyarakat.
c. Menerapkan prinsip-prinsip Good Corporate Geografis PT.PELNI Cabang Nunukan.

C. Letak Geografis PT. PELNI Cabang Nunukan

Praktek kerja industri (prakerin) dilaksanakan di PT. PELNI CABANG NUNUKAN
yang beralamat di jl. Ahmad Yani No 15 Nunukan Tengah.
 1. Pengertian Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar
a. Prosedur
Prosedur adalah seerangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan
menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan,
prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.
b. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau
proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijakan dan pencapaian tujuan.
c. Pengelolaan Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain. Surat berfungsi sebagai berikut :
1. Wakil dari pengiriman\penulisan.
2. Bahan pembuktian.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitas di masa lalu
yang biasa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya bagiannya.
1. Pengertian Surat Masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/
instansi lain yang bersifat kedinasan.
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah:
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat masuk.
2. Meneliti ketetapan alamat sepengirim surat.
3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian.
4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia.
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat dan distempel (Cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah
lampiran yang harus diterimah maka langka berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam
buku agenda (buku harian). Buku ini biasa di sebut buku agenda masuk (daily mail record).
Petugasnya dinamakan agendaris
 (mail clert).
Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk.
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang diperluhkan diproses lebih lanjut, harus di arahkan dan di teruskan kepada
pejabat yang berhak mengelolanya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang di laksanakan
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi
Kepada pejabat yang bersangkutan
3. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikan kepada urusan agenda yang dicatat dalam
buku pengarahan.
Adapun surat masuk dapat dibedakan menjadi surat pribadi, surat dinas dan surat rahasia
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang
lain atau kepada organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakan menjadi:
1. Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat instansi atau
kepada organisasi, contoh: Surat permohonan dan lamaran perkerjaan. Surat yang bersifat
resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa resmi.
2. Surat yang bersifat pribadi (private) contohnya adalah surat kepada teman, keluarga atau
kerabat. Surat pribadi memiliki kebebasan dan suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain:
1. Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk
kepentingan administrasi pemerintah.
2. Surat niaga adalah surat-surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan
perniagaan/bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang ditujuh.
Untuk menjaga keamanan isinya surat rahasia harus memakai sampul lebih dari satu, dan
pada sampul dituliskan kata RAHASIA (confidesial) atau RHS sehubung dengan adanya
perbedaan tersebut, maka dalam penanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Menyortir atau memisahkan
2. Membuka surat
3. Mengeluarkan dan membuka isi surat
4. Membaca dan memberi catatan
5. Memyampaikan surat kepada pimpinan
6. Membagikan Surat.
2. Pengertian surat Keluar
 Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari
instansi lain atau perorangan. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah
pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan
yang utama yaitu, mengelolah, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat
memperlancar administrasi instansi tersebut.
1. Prosedur pengelolaan surat keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk-bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat di
serahkan kepada unit pengelolah, kemudian kepala unit pengelolah harus tekun dan teliti
mengeritik hasil surat pengetikan konsep surat itu menjadi bentuk surat ( net surat), setelah
melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah di setujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas
berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatangan
Net surat itu kemudian di sampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk
menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kgiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
1. Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperti (lampiran
dan amplop).
2. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut vebalis.
3. Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal kemudian surat tersebut siap untuk
dikirim.
Adapun langkah-langkah atau konsep tertulis dari atasan antara lain sebagai berikut :
a. Menerima pendekatan surat atau konsep tertulis dari atasan secara langsung dan tidak
langsung
b. Membuat konssep tulisan tangan
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir.
f. Meminta tanda tangan pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribusikan surat
 Dilihat dari pengelolaan surat yang diterima oleh instansi (surat masuk) dan yang
keluar (surat masuk) dari instansi harus memperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai
efisiensi kerja dan kelancaran admistrasi surat menyurat.
B. Persiapan Kerja
1. Peralatan dan Perlengkapan Pengelolaan Surat
Suatu kantor dalam melakukan aktivitasnya, tidak lepas dari
peralatan dan perlengkapan yang ada. Peralatan dan perlengkapan
dapat mempengaruhi kinerja pegawai di suatu instansi. Semakin
peralatan dan perlengkapan memadai, diharapkan kinerja pegawai
semakin baik dan optimal. Adapun peralatan yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip dinamis menurut Sulistyo Basuki (2003:273-277)
adalah :
a. Spindle file (File jarum)
Spindle file merupakan sebuah jarum atau paku menganga keatas
yang digunakan untuk menyimpan kertas dengan cara
menusukkan kertas ke dalam paku tersebut. Spindle file
digunakan untuk menyimpan arsip dinamis kecil, seperti : catatan,
bon, rekening dan arsip dinamis kecil lainnya.
b. Vertical filling Cabinet (lemari laci vertikal)
Lemari laci vertikal digunakan untuk menyimpan arsip dinamis
kertas dengan menggunakan laci yang disusun tegak keatas.
c. Open-self file (rak arsip terbuka)
Rak arsip terbuka merupakan jajaran yang terdiri dari lemari
terbuka, sama seperti rak buku.
d. Lateral file (alat penyimpan menyamping)
Lateral file merupakan unit penyimpanan dengan menggunakan
berkas yang diakses dari samping secara horisontal.
e. Unit box lateral file
Unit box lateral file merupakan sistem penjajaran rak yang
menggunakan box yang harus dirancang tergantung pada rel.
f. Card file
Card file merupakan sebuah jajaran yang menyimpan stok kartu
berbagai ukuran. Jajaran kartu ini digunakan untuk keperluan
menyediakan referens pada informasi yang sering dipergunakan.
Indeks butir spesifik atau jajaran lain, catatan kegiatan.
g. Microrecord file
Microrecord file merupakan kontainer penyimpanan vertikal yang
berisi laci yang memuat bentuk mikro. Kontainer ini memiliki
pembagi laci, sehingga dapat memuat mikrofis, kartu legam atau
 mikrofilm.
h. File media lainnya
Masing-masing media membutuhkan tempat penyimpanan yang
berlainan. Film, filmstrip, arsip dinamis suara, piringan hitam,
optical disk bisa ditempatkan pada lemari yang juga digunakan
untuk menyimpan mikrofilm dalam bentuk selongsong (catridge).
mesin ketik, mesin fotocopy, mesin
pengganda, mesin film kecil, , mesin, komputer, mesin penghancur kertas, penjepret kertas,
pelubang kertas
(perforator).
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa dalam
penyimpanan surat masuk dan surat keluar diperlukan fasilitas
kearsipan yang disesuaikan dengan kebutuhan harus memadai sebagai
tempat penyimpanan arsip, sehingga selain menjaga arsip dinamis dari
kerusakan juga dapat memudahkan dalam penemuan kembali arsip.
2. Pemeliharaan dan Pengamanan Surat Masuk dan Surat Keluar
a. Pemeliharaan Surat
Pemeliharaan Surat adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk
menjaga surat dari segi kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan
dan kemusnahan arsip yang datangnya dari arsip itu sendiri oleh
serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Menurut Wursanto
(2004: 220-221) pemeliharaan arsip adalah usaha pemeliharaan
arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil
langkah-langkah, tindakan-tindaka n yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak
diinginkan.

C. Proses Kerja
1. Penanganan Surat Masuk Sistem Buku Agenda
Buku agenda adalah suatubuku yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan sutar
keluar dalam jangka satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris. Buku
agenda ada 3 (tiga) macam yaitu :
1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk disebelah kiri dan surat keluar disebelah kanan ataupun sebaliknyadengan nomor urut
sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
disediakan buku sendiri-sendiri.
 Ada beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu :
a. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun.
Disebut juga buku agenda keluar, petugasnya disebut verbal
b. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat sekaligus sebagai
tanda penerima. Petugasnya disebut ekspeditor.
c. Buku arsip/kleper adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan
terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor tujuannya masing-masing.
d. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi
surat masuk yang bersangkutan.
e. Blanko surat yaitu lembaran kertas dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat
surat yang akan dikirim.
f. Blanko konsep yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep
surat.
g. Taklik yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat
keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
2. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
a. Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
1. Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan.
2. Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu atau sesuai dengan
kebutuhan masing-masing.
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
1. Atasan atau Pimpinan
a. Konsep diketik dan sendiri secara lengkap, biasanya untuk surat rahasia.
b. Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
c. Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.
d. Konsep diketik langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
2. Orang yang ditunjuk
a. Pimpinan dapat menunjuk langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat, sebaiknya konsep ditulis dilembar
konsep surat.
1. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus
mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat
tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau koreksi.
2. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat
kedalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk
 mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang
berlaku dikantor tersebut.
3. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat,
selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi.
4. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan
sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus
teliti, karena beda angka adalah kesalahannya yang fatal. Bahkan konseptor juga harus
memriksa pengetikan tersebut sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya.
5. Penandatanganan Surat
Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau
bertanggung jawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan diatas nama
terang.
6. Pemberian Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel
sebagai tanda syahnyasurat.
7. Melipat Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan
melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke -2 disimpan sebagai arsip, tanpa
dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.
8. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan kedalam sampul yang telah disediakan
dan direkatkan dengan lem secara rapi.
Perhatikan juga hal-hal berikut :
a. Gunakan juga kop surat untuk sampul surat.
b. Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
c. Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan capdinas/stempel pada sampul
disebelah kiri.
d. Perangko secukupnya.
9. Pengiriman Surat
Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosdur
pengurusan surat, baik surat masuk ataupun surat kelua.
10. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusannya atau lembar
ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem
penyimpanan, misalnya : sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan
sisten wilayah
 BAB IV
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setelah mengikuti dan menjalani proses prakerin selama 3 bulan di kantor PT.PELNI
Cabang Nunukan dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Pengertian surat masuk merupakan semua jenis surat yang di terima dari instansi dan yang di
tujukan ke suatu instansi.
Surat masuk dibedakan menjadi tiga yaitu surat rahasia, surat penting dan surat biasa.
Sedangkan surat keluar merupakan jenis surat yang dibuat oleh suatu instansi dan di tujukan
untuk instansi lain maupun perorangan.
2. Proses / prosedur pengelolaan surat masuk dapat menggunakan langkah-langkah seperti
penerimaan, penyortiran, pencacatan, mengagendakan surat masuk, pengarahan dan
penegasan pemyampaian surat, penyimpanan berkas dan arsip surat masuk sedangkan
langkah-langkah untuk pengelolaan surat keluar adalah pembuatan konsep surat, penetikan,
mengetik surat dalam bentuk akhir, penandatangan dan pecatatan.
B. Saran-saran

1. Sekolah
Kerja sama antara sekolah dan instansi yang berkaitan terus di tingkatkan.
a. Perlu di tingkatkan iklim pembelajaran yang baik yang ada selama ini.
b. Diharapkan kepada siswa-siswi dan para guru di SMK Negeri 1 Nunukan agar lebih tegas
dan disiplin dalam mendidik siswa-siswi.
2 . Instansi
a. Penulis berharap agar profesionalis kerja dilingkungan PT.PELNI (persero) Cabang Nunukan
lebih di tingkatkan demi kelancaran pengguna jasa.
b. Meningkatkan suasana kerja lebih baik, guna menjalin persatuan dan kesatuan dalam suasana
kerja yang konduktif.
c. Penulis berharap agar pelayanan kepada masyarakat atau calon pembeli tiket lebih di
tingkatkan lagi demi kenyamanan masyarakat.
 http://administrasisalby12.blogspot.co.id/

BAB III
TINJAUAN TEORITIS

A. Konsep Dasar Teoritis

etaris
Sekretaris berasal dari bahasa latin SECRETUM yang berarti rahasia. Dalam Bahasa Belanda S
ECRETALLES sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut SECRETARY yang berasal dari kata SECR
ET artinya Rahasia.

Jadi pengertian menurut artinya Sekretaris itu ialah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh
pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-
tugas kantor, atau perusahaan atau instansinya karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tu
gas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan atau instansinya. Sekretaris adalah
Rahasia atau kerahasiaan itulah tugas yang harus dilaksanakan seorang sekretaris. *)
Pengertian sekretaris menurut H. W. Fowler dan F. G Fowler adalah :
Orang yang bekerja kepada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan
tulis menulis untuk mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.
Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan perserikatan untuk melakukan korespond
ensi, melakukan warkat-warkat terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Menteri yang mengepalai kantor pemerintah Amerika Serikat dan Vatikan.

*) Nagara Tjandra, Sheddy , Kesekretarisan jilid 2 , Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Jakarta, 2008
, Hal 202.

b. Pengertian Manajemen
Manajemen berasal dari bahasa Inggris management yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata
manage, berasal dari bahasa itali yaitu kata managgio. Kata managgio pun berasal dari bahasa
latin mannaggiare yang diambil dari kata manus yang bearti hand atau tangan. Sehingga secara etimologi (
segi bahasanya ) kata manage diartikan sebagai :
a) House keeping yang berari rumah tangga.
b) To training a horse yang berarti melatih kuda dengan menghentak-hentakkan kakinya.
c) To direct and control yang berarti memimpin dan mengawasi.
Berdasarkan uraian diatas, management diartikan sebagai the act or art managing conduct,
direction and control ( sebagai tindakan atau seni pengurusan, pengaturan, pengarahan, dan pengawasan ) *)

sip
 Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani ( GREEK ), yaitu archium yang artinya peti

untuk penyimpanan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memeng menunjukan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu
sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu
sendiri. Dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.

*) Nagara Tjandra, Sheddy , Kesekretarisan jilid 1 , Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta , 2008

,Hal 17.

Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada
zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-
arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat di pelajari
pengertian arsip Menurut Sheddy, dkk (2008) dari beberapa sumber :
Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;
Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi
suatu keperluan.
Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat
dinyatakan dengan istilah archival instutation (kantor arsip).

Menurut perundang-undangan No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-

ketentuan pokok kearsipan Bab I pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Berikut ini pengertian Arsip Menurut Kamus atau Ensiklopedi Administrasi ( 2010 ) :
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia , arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan
pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persaratan.
Menurut Kamus Adminisrtasi perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

d. Pengertin Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filling. File
adalah bendanya sedangkan filling adalah kegiatannya.*)

B. Peranan Komunikasi Tertulis

1. Surat Menyurat sebagai Komunikasi
 Menurut W. J. S. Poerwadarminta dalam kamus bahasa Indonesia menjelaskan bahwa Surat adal
ah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan
bahwa Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di atas selembar kertas yang sangat
erat hubungannya dengan kehidupan manusia. **). Surat adalah Penyampaian

maksud melalui surat dari satu pihak ke pihak lain didapat atas nana atau perseorangan (pribadi) atas
nama jabatan dalam suatu organisasi.
Kegiatan saling berkirim oleh perorangan atau organisasi disebut korespondensi para pelakunya adalah k
oresponden.
*)Nagara Tjandra, Sheddy , dkk. 2008. Kesekretarisan jilid 2, Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah

Kejuruan. Hal 278-279

**) Subagyo, Drs.Heni. --------. Surat Menyurat Lengkap , Surabaya : Penerbit Amelia. Hal 1

Alasan utama mengapa surat masih tetap diperlukan ialah

karena kita memerlukan dokumentasi atau bukti sehari-hari, surat umumnya dikenal
sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah yang sempit.
Padahal surat
mengandung aspek lebih luas mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan m
aksud tertentu.

2. Tujuan Penulisan Surat

Ada tiga tujuan penulisan surat yaitu sebagai berikut :

Memberi tahu atau menyampaikan informasi, penjelasan, kepada pihak lain.
Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan, tanggapan, balasan yang disampaikan.
Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yangditerima jelas dan tidak salah penertian.

3. Tujuan Umum Surat

Surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang

timbul dari pembaca tepat seperti yang diharapkan.

4. Syarat-syarat Penulisan Surat

Syarat-
syarat yang perlu diperhatikan oleh penulis agar dapat menulis surat dengan baik adalah :
Memahami prosedur surat menyurat
Memahami segala permasalahaan yang akan ditulis
Memahami teknis penulisan surat yang baik
Memahami penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat
Memahami posisi penulis dan penulisan.

5. Syarat Surat
 Menurut Kamus atau Ensiklopedi Administrasi syarat surat (2010) :

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia persyaratan surat adalah sebagai berikut :
Surat tersebut harus mempunyai kepentingan bagi Organisasi atau Lembaga baik untuk masa kini dan masa
yang akan dating ;
Surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut system tertentu sehingga memudahkan temu
balik bila diperlukan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi syarat-
syarat, yaitu :
Warkat memiliki kegunaan
Warkat disimpan secara teratur dan berencana dan warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan
kembali.

6. Fungsi Surat

Menurut Heni Subagyo dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor,
maka surat berfungsi sebagai :
Alat komunikasi
Bahan bukti
Duta atau wakil dari penulisan, pejabat atau organisasi pengiriman surat
Pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
Alat memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
Alat ingat ( pengingat )
Bukti sejarah dan kegiatan.

DAFTAR PUSTAKA

1. Arikunto, Dr.Suharsimi. 1991. PROSEDUR PENELITIAN. PT.Rineka Cipta . Jakarta.

2. Buku Panduan Inventarisan . Tahun 2008. Bagian Umum Sekretariat Daerah

Kabupaten Tasikmalaya.

3. Djanewar Sudarmin. 1999. MENGETIK SMK JILID 3. CV.ARMICO. Bandung.

4. Laporan PRAKERIN Terdahulu.

5. Nagara Tjandra, Sheddy,dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 1. Direktorat Pembinaan

Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta.

6. Nagara Tjandra, Sheddy,dkk. 2008. Kesekretarisan Jilid 2. Direktorat Pembinaan

Sekolah Menengah Kejuruan. Jakarta.

7. Panduan PRAKERIN 2010.

8. Profil Instansi Dinas Bina Marga dan Pengairan Kab.Tasikmalaya.

9. Subagyo, Drs.Heni.------. Surat Menyurat Lengkap. Amelia. Surabaya.

http://laporanprakerin-amdan.blogspot.co.id/

PENGALAMAN MAGANG ADMINISTRASI

PERKANTORAN

BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan memiliki peran yang sangat besar dalam

upaya pengembangan sumber daya manusia (SDM) dan peningkatan daya saing bangsa agar

peran yang strategis dan besar tersebut dapat dijalankan dengan baik maka lulusan perguruan

tinggi haruslah memiliki kualitas yang unggul.

Dalam masa ini seorang mahasiswa bukan hanya dituntut berkompeten dalam bidang

kajian ilmunya tetapi juga dituntut untuk memiliki kompetensi yang holistic seperti mandiri,

mampu berkomunikasi memiliki jejaring yang luas, mampu mengambil keputusan, peka

terhadap perubahan dan perkembangan yang terjadi di dunia luar.

 Fakta yang terjadi menunjukkan bahwa mahasiswa dengan kualifikasi tersebut sulit

ditemukan untuk hal tersebut maka dibutuhkan sebuah program Praktik Kerja Bisnis

(magang) sebagai sarana pembelajaran bagi mahasiswa Sekolah Tinggi Manajemen

LABORA untuk memperoleh berbagai kompetensi holistic yang dibutuhkan setelah

menyelesaikan pendidikan.

Memasuki dunia kerja merupakan puncak dari semua jenjang pendidikan yang telah

ditempuh. Hal tersebut juga tentunya membutuhkan kesiapan-kesiapan untuk lebih

memudahkan masa transisi dari masa pendidikan menuju jenjang karier. Magang atau praktek

kerja lapangan merupakan salah satu program yang juga bertujuan untuk mempersiapkan

mahasiswa / anak didik untuk mengenyam pengalaman dan pengetahuan tentang kegiatan

dan suasana di lingkungan kerja.

Dengan adanya pengalaman, akan lebih meningkatkan bargaining power seseorang

tersebut dalam mencari dan menggeluti dunia kerja. Adanya pengalaman, pengetahuan dan

kemampuan adaptive seseorang di lingkungan kerja, menjadi bekal utama untuk meraih

prestasi dan sangat dimungkinkan untuk dapat mengaplikasikan ilmu dan pandangan yang

telah didapatkan selama masa belajar.

I.2 Tujuan Magang

1) Mempelajari secara lebih mendalam mengenai dinamika lingkungan kerja sektor ekonomi

dan bisnis maupun sektor manajemen perusahaan.

2) Memperkaya pengalaman di dunia kerja, terutama yang bergerak langsung pada sektor

ekonomi dan bisnis maupun sektor manajemen perusahaan.

3) Setelah menyelesaikan pendidikan di Sekolah Tinggi Manajemen LABORA, diharapkan

mahasiswa dapat memiliki persiapan untuk siap bersaing dalam menghadapi situasi

persaingan lingkungan kerja.

4) Sebagai persyaratan untuk pemenuhan mata kuliah magang Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen

LABORA.

5) Menerapkan pengetahuan teoritis ke dalam dunia praktik sehingga mampu menumbuhkan

pengetahuan kerja sesuai dengan latar belakang bidang ilmu mahasiswa.

6) Melatih kemampuan mahasiswa untuk menjadi pribadi yang mandiri , mampu bersikap,

memecahkan masalah dan mengambil keputusan dalam bekerja.

7) Menumbuhkan kemampuan berinteraksi sosial dengan orang lain di dalam dunia kerja.

I.3 Manfaat Magang

1) Mahasiswa dapat menerapkan pengetahuan teoritis ke dalam dunia praktik sehingga mampu

menumbuhkan pengetahuan kerja sesuai dengan latar belakang bidang ilmu.

2) Mahasiswa dapat melatih kemampuan mahasiswa untuk menjadi pribadi yang mandiri ,

mampu bersikap, memecahkan masalah dan mengambil keputusan dalam bekerja.

3) Mahasiswa dapat menumbuhkan kemampuan berinteraksi sosial dengan orang lain di dalam

dunia kerja.

4) Menambah wawasan didalam dunia kerja, khususnya dibidang perbankan, sehingga memiliki

keterampilan sesuai tuntutan lapangan kerja

5) Sebagai pedoman nantinya bagi penulis dalam mencari pekerjaan maupun dalam

menjalankan pekerjaan.

6) Sebagai feed back dalam melakukan penyempurnaan kurikulum yang relevan dengan

kebutuhan dunia kerja.

7) Menghasilkan mahasiswa yang memiliki keahlian professional dengan meningkatkan

pengetahuan dan keterampilan serta etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.

I.4 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

 Praktik Kerja dilaksanakan setelah mahasiswa menduduki semester VI selama kurang

lebih 1 bulan yaitu pada tanggal 25 November 25 Desember 2013. Kegiatan dilaksanakan

dengan ketentuan masuk jam 07.30 16.00 WIB dengan waktu istrahat 1 jam 30 menit.

Adapun mahasiswa melaksanakan Praktik Kerja di PPM Manajemen divisi PPE (Program

Pengembanagn Eksekutif) dengan alamat di jalan Menteng Raya No. 09 - 19, Jakarta Pusat,

Jakarta.

I.5 Sistematika Pembahasan

Untuk dapat memberikan gambaran sederhana mengenai isi laporan dan

memudahkan dalam penulisannya, maka dalam penulisan laporan ini penulis

membagi menjadi lima bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai latar belakang masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, manfaat, lokasi dan sistematika

penulisan laporan magang.

BAB II TINJUAN PUSTAKA

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Pada bab ini akan diuraikan tentang arti dari manajemen administrasi

perkantoran secara teoritis

BAB III GAMBARAN UMUM

Pada bab ini akan diuraikan tentang gambaran umum perusahaan yang

dijadikan objek penelitian meliputi tinjauan secara kepustakaan (bersifat

teoretis) dan tinjauan lapangan yang meliputi sejarah singkat berdirinya

perusahaan, misi perusahaan, dan struktur organisasi.

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG

Pada bab ini akan diuraikan tentang administrasi perkatoran pada PPM

Manajemen selama saya magang di tempat tersebut.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan diuraikan kesimpulan dari hasil pembahasan serta memberikan saran-saran

yang mungkin berguna sebagai bahan masukan dan pertimbangan pihak manajemen

perusahaan dan pihak Sekolah Tinggi Manajemen LABORA dalam kaitannya dengan

pelaksanaan praktik magang.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

 A. Definisi Manajemen Administrasi Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang

memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan

kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya

Manajemen Perkantoran menurut para ahli adalah

1. Edwin Robinson dan William Leffingwell

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan

pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya

agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

2. George R. Terry

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-

tujuan yang telah ditentukan."

3. Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana

yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

4. W.H. Evans

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan

pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan,

komunikasi, dan ingatan organisasi."'

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah

dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai

menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau

sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran

(office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

Mengetik (typing)
Menghitung (calculating)
Memeriksa (checking)
Menyimpan warkat/arsip (filing)
Menelepon (telephoning)
Menggandakan (duplicating)
Mengirim surat (mailing)
Mengadakan
Mencatat
Menyortir

B. Aspek Aspek Manajemen Perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas

antara lain:
Manajemen dan pengarahan
Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengawasan
Pengarahan dan pengawasan
Pengarahan
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

Pegawai
Material perlengkapan
Persayaratan
 Metode

Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office

management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

Kepegawaian perkantoran (office personel)
Metode perkantoran (office methods)
Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
Biaya perkantoran (office costs)
Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran

oleh Charles O Libbey meliputi :

Ruang perkantoran (office space)

Komunikasi (communications)
Kepegawaian kantor (office personnel)
Perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
Peralatan dan mesin (appliance and machine)
Perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
Metode (methods)
Tata warkat (records)
Kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

C. Tujuan Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office

Management and Control, yaitu:

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di
mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
 Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal

A. PEMAKAIAN TELEPON

A.1 Etika Bertelepon

Etika Bertelepon ialah tata cara atau aturan-aturan yang baik mengenai cara menelepon.

Etika bertelepon yang harus diperhatikan secara umum,antara lain :

1. Mengangkat dengan segera bila telepon berdering.
2. Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima atau menghubungi seseorang melalui
telepon.
3. Menggunakan bahasa yang formal,baik,sopan,dan,tepat.
4. Menyapa penelepon dengan sebutan ibu atau bapak.
5. Berbicara dengan jelas,ramah,dan menyenangkan.
6. Bertanya dengan bijaksana.
7. Mencatat pesan atau pembicaraan.
8. Mengucapkan terima kasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan.
9. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Etika bertelepon harus diperhatikan secara khusus,antara lain :

1. Sebaiknya menggunakan bahasa yang resmi,terutama kepada orang yang belum akrab atau
belum mengetahui identitas orang yang berbicara di telepon.
2. Tidak berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
3. Tidak berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
4. Berbicara tidak terlalu banyak basa-basi.
5. Tidak berbicara dengan nada kasar apalagi membentak.
6. Janganlah berbicara dengan nada memerintah.
7. Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama,tanpa penjelasan,hanya terdengar
bunyi musik.
8. Tidak mentransfer berkali-kali apalagi ditransfer ke alamat yang keliru.
9. Nada dan intonasi tidak terkesan malas atau tidak ramah.

10. Sampaikanlah pesan kepada orang yang dituju penelepon

 Bahasa ketika bertelepon harus santun pula,artinya meskipun kita telah mengenal dekat

orang yang menelepon tetapi ketika bertelepon harus sopan,hormat,tidak menggunakan kata-

kata yang kurang baik atau memanggil dengan sebutan yang tidak pada tempatnya atau tidak

pantas (sekalipun maksudnya hanya bercanda).

Ciri orang yang profesional ialah mampu mengendalikan diri,termasuk mengendalikan

emosi berupa rasa kesal. Ketika seseorang bertelepon,apa yang dikatakan dan bagaimana

sikap yang muncul,mencerminkan kepribadiannya. Hal lain yang harus diperhatikan ketika

bertelepon ialah tidak berbicara dengan orang lain (kecuali telekonferensi).

Pada saat bertelepon,selain penggunaan bahasa harus efektif dan efisien,maka intonasi

suara pun harus diperhatikan. Kata-kata diucapkan secara jelas,tekanan pada kata-kata yang

penting. Volume suara (rendah dan nyaringnya). Nada suara tidak boleh datar (perhatikanlah

jeda antarkata).

A.2 Cara Menangani Telepon

Cara menangani telepon harus bersikap menyenangkan,efektif,dan efisien,karena hal

ini sangat berpengaruh terhadap kredibilitas atau tingkat keterpercayaan terhadap perusahaan

Cara menangani telepon ada dua macam,yaitu :

a. Respon untuk panggilan (incoming calls).

b. Melakukan panggilan (outgoing calls).

Hal-Hal Umum Yang Harus Diperhatikan Ketika Menerima Telepon.:

Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Bila dering telepon sudah berbunyi dua

kali,namun belum ada yang mengangkat,maka si penelepon akan merasa kesal dan bertanya-

tanya mengenai keadaan tempat yang di hubunginya.

Telepon yang berasal dari saluran langsung,tidak melalui operator,berbeda penanganannya

dengan telepon yang berasal dari saluran tidak langsung.

 Gunakanlah bahasa yang resmi,komunikatif (maksudnya jelas,dapat dipahami,singkat,dan

tepat).

Apabila orang yang dikehendaki oleh si penelepon berada di tempat,secepatnya dihubungikan

kepada yang ditujunya. Bila orang yang dikehendakinya tidak berada ditempat,tanyakanlah

apakah dapat dibantu,apakah keperluannya,apakah pesannya.

Apabila telepon salah sambung,jelaskan dengan ramah bahwa yang bersangkutan salah

sambung.

Bila penelepon akan menghubungi pimpinan,maka ada hal atau cara tertentu yang harus

diperhatikan yaitu kita harus bertanya berlebih dahulu perihal identitas si penelepon.

Namanya,asal kantor atau perusahaan,apa keperluaannya,kemudian secepatnya

memberitahukan pimpinan.

Bersikaplah sopan,ramah,hangat,dan akrab,karena sifat dan sikap kita akan terpantul melalui

nada suara.

Hal-Hal Yang Khusus Yang Harus Diperhatikan Ketika Menerima Telepon,Yaitu :

Mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kiri dan tangan kanan memegang

alat tulis serta kertas berisi lembar pesan telepon (LPT) yang biasa tersedia,untuk mencatat

hal yang penting.

Menyampaikan salam seperti selamat pagi,selamat siang,selamat petang. Menyapa penelepon

dengan sebutan ibu atau bapak. Meskipun penelepon orang yang sudah dikenal namun tetap

kita harus menyampaikan salam dan menyapanya dengan hormat sesuai dengan etika

bertelepon.

Menyebutkan identitas diri,kantor atau perusahaan.

Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT).

 Bila penelepon kurang jelas,jangan sampai menyebutkan kata apa,hah,heh,karena hal itu tidak

sopan. Sebaiknya mohon kepada penelepon agar mengulangi lagi maksudnya atau kita sendiri

mengulang kembali maksudnya (konfirmasi).

Jika penelepon belum memberitahukan identitasnya,mintalah agar penelepon menyebutkan

identitas dengan jelas dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

Usahakanlah menerima telepon dengan bersemangat meskipun pekerjaan menumpuk,jangan

sampai suara terdengar lesu.

Jika penelepon terdengar tidak ramah,atau bermaksud mengadu,tanganilah dengan cara

profesional. Tetap tenang,kendalikan diri,berbicara dengan sabar,bijaksana,namun tegas.

Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon (jadilah pendengar yang baik).

Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas,singkat,dan tepat.

Menyebut nama penelepon dengan tepat,jangan sampai keliru. Karena salah satu ciri akrab

dan perhatian ialah menyebut nama orang dengan tepat.

Sikap Seorang Dalam Penerima Telepon Yang Perlu Diperhatikan Adalah7C,Yaitu :

CARING : Memperhatikan,mendengarkan dan mencatat masalah konsumen atau penelepon.

COMMITED : Merasa terikat dengan organisasi,tidak melemparkan permasalahan kepada

orang lain dengan alasan bukan tugas atau urusan atau masalah pribadi.

CONFIDENT : Penuh keyakinan dalam mengatasi masalah. Penerima telepon tidak boleh

bersikap merendahkan diri sendiri.

CONSIDERATE : Bersahabat,menolong,dan mengerti emosi penelepon.

CONTROLLLED : Tidak terbawa emosi pada saat penelepon mengungkapkan kekecewaan

(marah). Tetap bersikap untuk selalu membantu dalam mengatasi masalah penelepon.

CREATIVE : Mampu menemukan cara-cara yang baik dalam menerima telepon.

CONTAGIOUS : Bersikap gembira,antusias,sejuk damai pada penelepon.

 Ketika menerima telepon,usahakanlah menerima dengan baik

atau phonogenic.Phonogenic adalah suara yang baik dalam bertelepon atau menerima

telepon,yaitu suara yang memberi kesan santun,bersahabat,ramah,dan penuh perhatian.

Alat-Alat Yang Digunakan Menerima Telepon,Yaitu :

1. Pesawat telepon
2. Kalender meja
3. Jam dinding
4. Alat tulis,seperti pensil,ballpoint
5. Lembar pesan telepon (LPT)
6. Daftar nomor telepon ekstention internal
7. Buku daftar telepon masuk

Persiapan Menelepon,Yaitu :

1. Siapkan nomor telepon yang hendak dituju,perhatikan bahwa telepon sudah tepat

2. Siapkan peralatan menulis berupa kertas dan ballpoint.

3. Catatlah hal-hal pokok yang akan disampaikan kepada pihak yang dituju.

Pelaksanaan Menelepon,Yaitu :
a. Memutar atau menekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan dimaksud.
Peganglah gagang telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang alat tulis dan
kertas yang telah disiapkan (kertas atau blok note).
b. Bila ada kesalahan menelepon,misal salah sambung,segeralah minta maaf.
c. Bila telah tersambung penelepon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri.
d. Mengemukakan maksud dan tujuan menelepon secara jelas,singkat,dapat dipahami,dan tepat.
e. Mencatat hal-hal yang penting.
f. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapan terima kasih dan salam.
g. Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Ketika menerima telepon atau menelepon seorang petugas telepon harus dapat

menyampaikan informasi secara singkat,padat,dan jelas.

A.3 Mencatat Pesan Telepon

 Oleh karena itu,untuk mempermudah komunikasi,setiap tempat telepon di kantor

harus disediakan pula alat tulis dan lembar pesan telepon (LPT),untuk mencatat pesan

telepon.

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Ketika Mencatat Pesan Yaitu :

1. Mencatat tanggal,waktu,nama lengkap penelepon,nama perusahaan,nomor telepon,isi pesan

untuk pimpinan,tanda tangan penerima telepon.

2. Memindahkan segera lembar pesan telepon (LPT).

3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar

mudah terlihat.

4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali.

Cara Mencatat Isi Pesan,Yaitu :

1. Jika pesan yang disampaikan panjang,tulislah inti atau pokok pembicaraannya saja. Kalimat

utama dicatat sedangkan kalimat penjelasannya tidak perlu dicatat.

2. Diulangi kembali isi pesan (konfirmasi),garis besarnya saja,supaya terhindar dari kesalahan.

3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.

A.4 Menangani Masalah Hambatan Bertelepon.

Meskipun seorang pegawai telah berupaya memenuhi kriteria tersebut di atas,namun

hambatan atau gangguan ketika bertelepon kadang-kadang terjadi.

Ada Dua Faktor Penghambat Ketika Bertelepon,Yaitu :

1. Faktor alat

Faktor alat,maksudnya hambatan terjadi karena peralatan telepon tidak berfungsi dengan

baik. Hal seperti ini dapat berupa : suara berisik,suara timbul tenggelam,suara mengecil,tidak

terdengar nada kontak,nada sambung tidak terdengar,sambungan terputus ketika berbicara.

2. Faktor pengguna telepon

Faktor pengguna telepon,maksudnya orang yang menggunakan telepon,baik penerima

telepon maupun penelepon bersikap kurang baik seperti,berbicara sambil

makan,meninggalkan telepon sambil berbicara kepada orang lain atau berbicara kepada pihak

ketiga,desah nafas keras,berbicara kurang baik atau kotor,sambil bersenda gurau yang

keterlaluan,berbicara dengan kepala bergerak kekanan dan kekiri,letak gagang telepon ketika

berbicara terlalu ke atas atau ke bawah.

B. PEMBUATAN SURAT DALAM INSTANSI

B.1 PENGERTIAN SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun
atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-
informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.

B.2 PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan saling
berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan istilah lainnya yaitu
korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa
ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat
menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan
pihak lain untuk mencapai tujuannya.

Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam

sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu memerlukan

persiapan-persiapan yang meliputi :

1. Persiapan pendiktean atau pengimlaan.

2. Penulisan steno dan pengetikannya.

3. Kertas-kertas dan alat-alat tulis.

4. Pengiriman surat.

5. Pengarsipan.

6. Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan

sebagainya.

Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan

bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan

perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :

1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat
yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga,
menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3. Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan
keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.

4. Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat

dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.

Surat menyurat seperti pekerjaan perkantoran lainnya, merupakan tugas-tugas pokok

organisasi, korespondensi atau surat menyurat merupakan kegiatan staff atau servise staff,

tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan

demikian yang perlu mengerti surat adalah :

1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi pemerintah
maupun perusahaan.
2. Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang
dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat oleh pejabat lini
sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3. Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena sesuatu
alasan terpaksa membuat surat sendiri

Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :

a. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa konsep-konsep
surat.
b. Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
c. Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit
organisasi.
d. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk surat.

B.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai

tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :

1. Ingin menyampaikan warta atau informasi kepada pihak lain.
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang
informasi yang disampaikan tersebut.
3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah
tanggap.

Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai

berikut :
a. Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
b. Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari
pengirim.
c. Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut.
d. Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim.
e. Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
f. Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim.
g. Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.

B.2.2 FUNGSI SURAT

1. Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.

Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun

perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat

pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar kerja, cukup dengan

melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah perusahaan atau instansi.
 Oleh karena surat sebagai wakil tertulis, maka apa yang ingin disampaikan pemesan

barang atau pelamar kerja tersebut harus jelas, dapat dipahami, mudah dimengerti oleh

penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban atau balasan sesuai dengan

yang dikehendaki pengirim.

2. Surat sebagai alat pengingat.

Yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus disimpan atau diarsipkan pada

arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan

surat dapat dicari dan dibaca kembali.

3. Surat sebagai dokumen historis.

Dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat menjelaskan perkembangan-

perkembangan masa lalu. Contoh neraca perusahaan dapat menjelaskan rugi laba perusahaan,

teks Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya

4. Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.

5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat keputusan,

surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.

6. Surat sebagai media komunikasi.

Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk

mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara sesama mereka

dalam organisasi maupun dengan pihak luar. Sedangkan untuk melaksanakan kerjasam harus

ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan lisan maupun tulisan, ataupun

dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan

sebagainya.

7. Surat sebagai alat bukti tertulis.

 Dimana sipembuat surat ataupun orang-orang yang terkait dapat membuktikan

kebenarannya kepada pihak-pihak yang memintanya, karena dalam surat telah diperinci

dengan jelas setiap permasalahannya. Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.

8. Surat sebagai otak tata usaha

Yaitu dimana surat merupakan suatu kegiatan yang memegang peranan penting dalam

ketatausahaan, hampir semua kegiatan ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari

mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan

informasi-informasi. Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap kegiatan dan setiap

pekerjaan.

9. Surat sebagai barometer kemajuan kantor.

Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila

organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan surat-surat

berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu mengadakan

komunikasi secara terus menerus.

Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya untuk

menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan

informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan, baik gangguan lingkungan, fisik,

bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakang antara

pengirim dengan penerima informasi.

Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap proses

komunikasi dapat berupa :

1. Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan.
2. Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3. Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan.
4. Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
 Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif, bila informasi

yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.

B.2.3 BERDASARKAN SIFAT SURAT

Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi lima jenis yaitu :

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi

masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.

2. Surat Dinas Pribadi

Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang

dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi, perusahaan-perusahaan,

ataupun jawatan-jawatan.

3. Surat Dinas Swasta

Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh

instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk para

relasinya atau langganannya atau instansi instansi lain yang terkait.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh

perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.

5. Surat Dinas Pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi yang masalah-masalah

administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah.

B.2.4 BERDASARKAN KEAMANAN ISINYA

Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :

1. Surat Sangat Rahasia

 Adalah surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan

Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan

yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.

2. Surat Rahasia

Adalah surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain,

karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi

tersebut.

3. Surat Konfidensial

Adalah surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui

orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh kepada

orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut. Contohnya surat

laporan tentang karyawan yang korupsi.

C. PENGARSIPAN

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut

tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu

sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti

pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.

Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur

tentang kearsipan Nasional.

 Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan

setiap organisasi, yaitu:

1. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4. Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5. Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6. Sebagai alat pengingat

7. Sebagai alat penyimpanan warkat

8. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9. Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan

organisasi

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting

mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan Yang Sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini

hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu

didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting

dalam proses kegiatan organisasi.

Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu

ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan

pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
 Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap

organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan.

Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat

penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan

suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan

dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah

cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

a) Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan
abjad
b) Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi
pokok atau perihal surat.
c) Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d) Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal
dijadikan kode surat.
e) Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan

arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang

digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen

kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam

susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk

pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga

bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

BAB III

GAMBARAN UMUM

II.1 Sejarah Instansi Tempat Magang

PPM Manajemen berdiri berdasarkan Akta Notaris Nomrod Siregar, SH tanggal 21 Juli

1967 No.59 .

PPM Manajemen awal mulanya hanya sebuah yayasan dengan nama Yayasan

Pendidikan dan Pembinaan Manajemen, disingkat yayasan PPM Manajemen dengan pendiri

pertama kali adalah Prof. Dr. Bahder Djohan, Mr. Dr. A. Tambunan dan I.J. Kasimo.

II. 2 Visi dan Misi Instansi Tempat Magang

Sebagai suatu perusahaan, PPM Manajemen tentu saja memiliki visi dan misi

perusahaan.

Visi PPM Manajemen ialah :

 PPM Manajemen menjadi institusi Manajemen unggulan di Indonesia dan terpandang di

Asia Tenggara yang merupakan pilihan utama dan kebanggaan pengguna jasa, karyawan, dan

pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) lainya.

Misi dari PPM Manajemen ialah :

Mengambil bagian dalam usaha pembangunan menuju tercapainya masyarakat

Indonesia yang adil dan makmur melalui pengembangan dan pengamalan Manajemen

berdasarkan ilmu pengetahuan dan nilai sosial budaya yang luhur di jiwai Pancasila.

II.3 Kegiatan Instansi Tempat Magang

PPM Manajemen merupakan kantor pusat yang mempunyai cabang di beberapa wilayah

di Indonesia seperti Surabaya (PPM Surabaya) serta di Makassar (PPM Makassar).

PPM Manajemen bergerak dalam bidang Pelatihan, Pembinaan, Pendidikan, Konsultasi

& Percetakan buku mengenai Manajemen.

Unit unit usaha yang dimiliki oleh PPM Manajemen antara lain:

1. Sekolah Tinggi PPM Manajemen (disingkat STM-PPM)

2. Lembaga Manajemen PPM

3. Perseroan Terbatas Binaman Utama (disingkat PT BU)

4. Perseroan Terbatas Pustaka Binaman Presindo (disingkat PT PBP)

II.4 Stuktur Instansi Tempat Magang

Struktur organisasi yang baik merupakan suatu kerangka yang menyeluruh yang

menggambarkan hubungan antara atasan dengan bawahan yang mencakup tugas serta

wewenang dalam satu kesatuan yang utuh. Struktur dikatakan baik bila di dalam struktur

organisasi tersebut sederhana dan fleksibel, sehingga mungkin untuk diadakan penyesuaian
tanpa harus melakukan perombakan total. Struktur juga dapat membantu proses proses

pengendalian dari aktifitas perusahaan yang dilakukan, karena adanya pembagian tugas dan

wewenang yang dihubungkan dengan tanggung jawab antara karyawan, sehingga

memudahkan untuk melakukan evaluasi perusahaan.

Struktur organisasi dapat juga diartikan sebagai suatu bentuk diagram yang menunjukkan

segi-segi penting suatu organisasi yang meliputi fungsi pokok yang berhubungan dengan

saluran pengawasan dan wewenang yang berhubungan dengan setiap pegawai yang diberi

tugas dan fungsi.

 Gambar II.1 Struktur Instansi PT. Bestair Indonesia

II.5 Bidang Kerja / Job Description

Selama pelaksanaan praktik magang pada PPM Manajemen, penulis ditempatkan

pada divisi Lembaga Manajemen dibawah arahan Ibu Eka Jumarlita. Sebagai supervisor

pelatihan. Adapun job description di tempat magang saya adalah :

RUTIN HARIAN.
1. Pagi hari sebelum mulai pelatihan dihari pertama kami memberi catatan
pemberitahuan kepada peserta untuk mengisi data pribadi/perusahaan (form ) dimeja masing-
masing peserta dan juga Memberi tahu/mengingatkan pada instruktur dengan catatan
kecil untuk membantu memberitahukan kepada peserta untuk menyegerakan pengisian
formulir data peserta dan segera dikumpulkan pada instruktur.
2. Jam istirahat peserta makan siang ke ruang kelas untuk mengambil formulir data peserta
yang telah diisi oleh peserta. ( jam. 11.45 12.15 )
3. Mengentri formulir data peserta masing-masing lokakarya dengan mendahulukan yang
waktu pelatihannya lebih cepat.
4. Mempersiapkan map (merah) untuk koreksian dan map (orange) untuk sertifikat.
5. Mencetak data formulir peserta untuk dikoreksi memasukan kedalam map koreksian.
6. Pada waktu jam istirahat peserta lokakarya, memasukan data koreksian ke setiap
kelas pelatihan untuk diperiksa oleh masing-masing peserta apakah ada kekeliruan dalam
penulisan nama, alamat rumah/kantor, jabatan, nama perusahaan. Untuk dikoreksi oleh
peserta masing-masing. ( jam. 12.05 )
7. Mengambil kembali data koreksian yang ada dalam kelas pelatihan setelah selesai hari
pertama pelatihan lokakarya
8. Mencocokan penulisan nama, alamat rumah/kantor, jabatan, nama perusahaan.
9. Mencetak data peserta final sejumlah kelas pelatihan
10. Memeriksa kembali entry data yang sudah dicetak untuk lebih yakin kesamaan antara
koreksian dengan entrian
11. Memperbanyak data entry dengan fotocopi sejumlah peserta masing-masing kelas lokakarya
12. Memberikan hasil copian data peserta pada sekretaris fungsional untuk dilanjutkan ke peserta
lokakarya.
13. Sebelum mencetak sertifikat ( ada 3 Jenis sertifikat yang berbeda ;1. Sert. Ujian AD, 2. Sert.
YMP, ; 3. Lok. Biasanya) absen peserta tidak boleh kurang dari 80% (bila absen peserta
kurang dari 80% maka peserta hanya mendapatkan surat keterangan pernah mengikuti
pelatihan sesuai pelatihan (Lokakarya) yang diikuti.
14. Mengirim sertifikat kepada masing PL lokakarya, untuk ditandatangani
15. Karena Direktur pelatihan telah member izin untuk tandatangan yang ada distempel maka
sertifikat lokakarya adalah tandatangan cetak stempel.
16. Mengirimkan / mengambil sertifikat yang telah ditandatangan ke peralatan untuk dihembos (
stempel PPM timbul) dan foto bersama
17. Memberitahu ke Customer Service untuk mereka (CS) masukan surat.

RUTIN MINGGUAN:
1. Mencatat kegiatan setiap minggunya berapa banyak peserta / lokakarya yang berlangsung
dalam seminggu.
2. Memfailkan hard copy data peserta
3. Mengirim data peserta soft copy ke CS dalam bentuk PDF
4. Mengirim sertifikat kealamat kantor peserta

RUTIN BULANAN
1. Membuat laporan pemakaian sertifikat LKU / LKP
2. Mengirim ke bag. Asdalin dan ke bag. Keuangan
 BAB IV
PELAKSANAAN MAGANG

I. Tata Cara pemakaian Telepon

Dalam keseharian di tempat magang karena tugas saya adalah pengolahan data base, jadi

sangat kecil frekuensi saya dalam pemakaian telepon, apabila ada telepon masuk itupun

hanya dalam intern kantor yang hanya meminta permintaan data peserta pelatihan pelatihan

tertentu

II. Keahlian Pribadi

Dalam keseharian magang saya di kantor, saya mempunyai hubungan yang baik &

harmonis dengan atasan saya serta sesame karyawan lain divisi.

Penyediaan, permintaan serta penyiapan bahan data base selalu tepat waktu serta akurat,

Sangat jarang terjadi suatu kesalahan permintaan / miss communication dalam lembaga

tempat saya kerja, karena setiap permintaan dilakukan dengan menyertakaan email sebagai

bahan bukti & pertimbangan apabila suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan

III. Pembuatan Surat / Dokumen Di tempat Magang

Dalam rutinitas keseharian saya ditempat magang, setiap transaksi yang terjadi

(pengiriman, pengambilan, pemakaian) selalu diikutsertakan sebuah surat pngantar agar bisa

dipertanggungjawabkan jika sewaktu waktu di tanyakan oleh atasan atau divisi lain.

Dikarenakan divisi lain terikat hubungan dengan divisi saya, sangat penting adanya surat /

dokumen pengantar dalam sebuah berkas yang harus dikirimkan ke instansi / perusahaan
 (stakeholder) yang memakai jasa PPM Manajemen. Dalam penyimpanannyapun surat

pengantar itu harus disimpan selama paling tidak 1 tahun

IV. Pemakaian Tanda terima di setiap kegiatan

Dalam pengiriman sebuah berkas, didalam perusahaan tempat saya magang selalu

menggunakan tanda terima jika pengiriman barang itu dalam masih dalam wilayah Jakarta.

Adapun tanda terima yang digunakan seperti yang saya lampirkan sebagai berikut
 CONTOH TANDA TERIMA

V. Prosedur Pengarsipan & Filling

Pengarsipan dalam kantor tempat saya magang selalu saya usahakan rapi & berurutan

(sesuai tanggal pelaksanaan, abjad, jenis pengiriman serta divisi). Menurut saya itu akan

memudahakan saya, rekan kerja serta divisi lain dalam mencari arsip yang diinginkan apabila

saya berhalangan hadir.

Filling yang saya lakukan selalu sesuai dengan manajamen yang dipakai (Mandam,

Manops, Mankeu, Mansar, Manstrat). Semua berkas yang saya filling kadang-kadang masih

dipertanyakan dikemudian hari, entah itu yang ditanyakan mengenai absensi peserta, jumlah

peserta, alamat peserta ataupun contact person dari perusahaan peserta yang bersangkutan

Filling ditempat saya selalu disimpan selama kurang lebih 2 tahun, khusus untuk filling

absensi LKP selalu disimpan selama kurang lebih 5 tahun, karena proyek-proyek LKP
terdapat proyek jangka panjang atau lebih sering disebut proyek manajerial

berjenjang (Management Development Program)

Proyek manajerial berjenjang itu bisa berlangsung selama 3 atau 4 tahun, tergantung

perusahaan yang menyewa jasa dari PPM Manajemen. Untuk sertifikatpun dalam proyek

manajerial berjenjang kebanyakan memakai sertifikat khusus yang dimana didalamya

tercantum logo perusahaan yang bersangkutan dengan logo perusahaan PPM Manajemen

serta penandatanganan sertifikat ditandatangani oleh Direktur dari PPM Manajemen dengan

Direktur dari perusahaan bersangkutan

Untuk contoh sertifikat khusus yang dimaksud seperti gambar di bawah

CONTOH SERTIFIKAT KHUSUS

 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN

Setelah penyusun melaksanakan kegiatan magang yang di tugaskan di P

PM Manajemen, kesimpulan yang diambil oleh penulis adalah setiap hal yang

berhubungan dengan pekerjaan haruslah disertakan dengan tanda bukti apapun itu

berupa soft copy atau hard copy agar dapat dipertanggung jawabkan apabila ditanya

sewaktu-waktu oleh divisi lain.

Pelajaran dan pengalaman yang saya dapat di tempat magang adalah saya

dapat membandingkan antara kompetensi /

keterampilan dengan jenis pekerjaan di tempat saya magang, sehingga saya

dapat merasakan tujuan dari pelaksanaan magang.

Karena semua keterampilan yang saya peroleh di kampus dapat saya terapkan di

tempat dimana saya melaksanakan magang yaitu di PPM Manajemen

SARAN
1. Bagi Kampus

Penyusun mengharapkan untuk lebih meningkatkan kualitas lembaga dan juga

kedisiplinan terhadap mahasiswanya, kemudian sarana

pendidikan agar lebih dilengkapi karena sarana yang ada sedikitnya sangat mempengaru

hi bagi siswa untuk lebih semangat dalam belajar.

2. Bagi Perusahaan

Bagi seluruh karyawan dan karyawati, saya berharap untuk lebih meningkatkan

motivasi dalam bekerja dan lebih giat serta tepat waktu dalam melaksanakan tugas.
3. Bagi Mahasiswa

Bagi mahasiswa diharapkan lebih mempersiapkan berbagai hal, baik mental, mate

rial, dan spiritual.

Dalam melaksanakan kegiatan jangan saling mengandalkan untuk bekal pengalaman dik

emudian hari.

DAFTAR PUSTAKA

http://tatacaramenggunakantelpon.blogspot.com/

http://aimatus.wordpress.com/tag/atau-seketaris-harus-menguasai-tata-cara-
menggunakan-telepon-yang-baik-dan-sopan/

http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

http://magangadministrasiperkantoran.blogspot.co.id/

BAB IV
 PEMBAHASAN

4.1. PENGERTIAN PENGELOLAAN SURAT

Dalam bagian tata usaha, baik dalam instansi pemerintahan maupun perusahaan,
tentu tidak asing dengan kata pengelolan surat.

Pengelolaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia ialah proses, cara, perbuatan
mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain;
proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi; proses yang
memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan
kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan juga dapat diartikan sebagai suatu
rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk
melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujuan tertentu.

Sedangkan pengertian surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan

informasi, yang dibuat atau diterima oleh petugas unit dengan pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi instansi yang bersangkutan.

Jadi pengelolaan surat adalah suatu rangkaian pekerjaan yang berhubungan

dengan penyampaian suatu informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya,
dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai
tujuan tertentu.

Surat itu sendiri memiliki fungsi sebagai berikut :

4.1.1. Wakil dari pengiriman atau penulisan.

4.1.2. Bahan pembuktian.

4.1.3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.

4.1.4. Alat pengukur kegiatan organisasi.

4.1.5. Bahan pengingat. Surat akan mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya
di masa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

4.2. PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR

Dalam suatu instansi pemerintah, sangat diperlukan pengelolaan surat yang baik
dan benar, di mulai dari kop surat sampai dengan kepada siapa surat itu dikirim atau
dari instansi mana surat itu berasal, yang kemudian dilakukan pencatatan dalam buku
agenda, yang pada akhirnya dilaporkan pada pimpinan yang bersangkutan.
 Dalam Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas, khususnya di bagian tata usaha,
sistem pengelolaan suratnya sudah baik namun perlu ditingkatkan lagi, terutama dalam
ketelitian pembuatan surat. Jangan sampai karena kurangnya ketelitian pegawai bagian
tata usaha dalam pembuatan surat, ada surat yang tidak memiliki tanggal bahkan bulan
pengiriman. Selain itu kejelasan isi surat sangat diperlukan. Jangan sampai surat yang
akan dikirimkan itu memiliki kata-kata yang berbelit-belit yang membuat pembaca surat
sulit memahami isi surat tersebut atau pun menggunakan bahasa daerah yang
mempersulit pembaca surat yang berasal dari daerah lain.

4.2.1. Pengelolaan Surat Masuk

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi
instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan,
pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.
Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari
instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat
masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh bagian penerimaan surat, selanjutnya surat itu
diadakan pengolahan yaitu sebagai berikut :

4.2.1.1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh bagian penerimaan surat adalah
memilah-milahkan atau menyortir surat.

4.2.1.2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat tersebut dilakukan pemilahan, selanjutnya dilakukan
pembukaan sampul dengan teliti, kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

4.2.1.3. Mengeluarkan Surat dari Sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing
sampulnya yang telah di buka. Mengeluarkan surat dari sampulnya harus dilakukan
dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan
surat itu masih menyangkut pada sampulnya.

4.2.1.4. Pembacaan Surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian di baca dan di teliti
seperti :
4.2.1.4.1. Apakah surat tersebut ada alamat di dalamnya atau tidak. Apabila ada alamat di
dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan. Namun bila tidak ada alamat di
 dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut.dengan
menggunakan stapler.
4.2.1.4.2. Apakah surat-surat tersebut ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat
atau unit yang menangani masalahnya. Hal ini agar surat dapat langsung ditujukan
secara tepat dan cepat.
4.2.1.4.3. Apakah surat-surat tersebut ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan
keterangannya dan bila lampirannya tidak sesuai, agar dicatat lampirannya tidak sama.
4.2.1.4.4. Apakah surat tersebut terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada
kaitannya dengan surat tersebut. Bila lebih satu lembar, agar diusahakan jangan sampai
terpisah antara lembar yang satu dengan yang lainnya.

4.2.1.5. Pencatatan Surat

Surat yang sudah diproses, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut
klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.

Kolom buku agenda surat masuk dapat dibuat seperti berikut ini :
Tanggal Tanggal
Nomor
Penerimaan dan Nomor Alamat Isi
Urut Hal Lampiran Ket
Surat Kode Surat Pengirim Disposisi
Agenda
Masuk Masuk

Ada pula isi buku agenda yang terdiri :

Nomor agenda : mencatat nomor agenda surat.
Tujuan surat : mencatat tujuan surat.
Asal surat : mencatat dari mana asal surat.
Nomor surat : mencatat nomor surat.
Tanggal surat : mencatat tanggal surat dikirim.
Tanggal surat masuk : mencatat tanggal surat masuk.
Perihal : mencatat perihal surat.
Keterangan : mencatat data atau keterangan
tambahan dalam surat.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat

tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda di mulai dari nomor 1 pada bulan
 Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal
31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu terjadi pemindahan dan penyimpanan.

4.2.1.6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda dan dilampirkan lembar disposisi,
kemudian surat-surat itu di kirim kepada pihak yang dituju sesuai dengan isi surat
tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat
untuk pejabat atau unit yang dimaksudkan dalam surat, disampaikan kepada petugas
atau sekretaris pejabat yang bersangkutan.

4.2.2. Pengelolaan Surat Keluar

Surat keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah
di tandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang telah di buat oleh suatu instansi,
kantor atau lembaga untuk ditujukan atau di kirim kepada instansi, kantor atau lembaga
lainnya.

Ada beberapa langkah-langkah atau prosedur dalam pembuatan surat keluar yaitu :

4.2.2.1. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaklah di buat dan di susun secara rapi sehingga memudahkan
juru ketik untuk mengetiknya. Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat

4.2.2.2. Pengetikan dan Penandatangan Surat

Setelah konsep tersebut disetujui, maka tahap selanjutnya ialah konsep surat
tersebut diketik. Sebelum surat ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, maka
surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.

4.2.2.3. Pemberian Nomor Surat

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan
pada buku agenda surat keluar.

4.2.2.4. Pemberian Cap Stempel

Biasanya, surat-surat dinas baru dinggap sah apabila dibubuhi cap stempel dari
instansi yang bersangkutan. Cap stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dan
sedikit mengenai tanda tangan.

4.2.2.5. Pengetikan Amplop atau Sampul Surat

Sebelum sampul surat diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang
akan dipergunakan. Penggunaan amplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas
surat dan jumlah lampiran.

4.2.2.6. Penyusunan Surat

 Kegiatan penyusunan surat meliputi pemisahan surat apabila ada tembusannya,
lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan. Apabila terdapat lampiran, maka
diadakan pemeriksaan.

4.2.2.7. Pemeriksaan Surat

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam amplop, hendaknya
diperiksa terlebih dahulu kelengkapan surat yang meliputi : alamat surat, alamat
pengirim apabila diperlukan, tanggal, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel,
jumlah lampiran.

4.2.2.8. Melipat Surat

Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan
bentuk amplop yang dipergunakan.

4.2.2.9. Menutup Amplop

Setelah surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop, kemudian amplop ditutup
dengan menggunakan lem atau perekat.

4.2.2.10. Menempelkan Perangko

Setelah amplop di tutup, maka kemudian perangko ditempelkan di bagian kanan
atas amplop secukupnya.

4.2.2.11. Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
4.2.2.11.1. Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan
dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar.
4.2.2.11.2. Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa di kirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos
atau sarana jasa pengiriman lainnya.

Pengoptimalan surat pun sangat diperlukan dalam pengelolaan surat. Cara

mengoptimalkan pengelolaan surat bisa dilakukan dengan cara antara lain :
4.2.1. Meneliti tiap surat yang masuk dan keluar.
4.2.2. Melakukan pengarsipan setelah surat diterima oleh pihak pengelola surat.
4.2.3. Menggunakan komputer sebagai media pengarsipan, dimana saat data yang berhubungan
dengan surat tertentu dicari atau dibutuhkan, maka pencariannya tidak perlu
membutuhkan waktu yang lama.
4.2.4. Dilakukan pengecekan arsip surat setiap satu bulan sekali, guna mencegah adanya surat
yang tidak tertullis di dalam buku agenda.
 Jadi, dalam pengelolaan surat tidaklah semudah yang sering orang-orang pikirkan.
Perlu banyak tahapan-tahapan yang harus dilalui, seperti memahami nomor atau kode
surat, pengarsipan persuratan (baik surat masuk maupun surat
keluar), penyampaian surat sesuai dengan isi dari tujuan surat tersebut, serta penulisan
surat sesuai dengan konsep pada surat keluar. Namun bila seseorang mau mendalami
ilmu tentang administrasi persuratan, maka akan mudah baginya untuk lebih mengelola
surat secara maksimal.

4.3. FASILITAS PENDUKUNG DALAM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR
Dalam pengelolaan surat, tentu diperlukan berbagai fasilitas pendukung yang
dapat memudahkan pengoptimalan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Adapun
fasilitas pendukung yang telah disediakan oleh Dinas Pekerjaan Umum antara lain yakni
:
4.3.1. Meja tulis dan Kursi
Meja tulis digunakan untuk memudahkan segala aktifitas pengelolaan surat,
seperti menulis konsep surat keluar, menulis keterangan yang dibutuhkan untuk
dimasukkan ke dalam buku agenda surat masuk maupun surat keluar. Sedangkan kursi
diperlukan oleh pegawai untuk duduk.

4.3.2. Gunting
Gunting diperlukan untuk menggunting surat, agar isi surat tidak rusak apalagi
sobek.

4.3.3. Alat-Alat untuk menulis

Alat-alat untuk menulis memang sangat dibutuhkan dalam kegiatan pengelolaan
surat. Alat-alat tersebut antara lain : bolpoin, penghapus bolpoin, pensil, penggaris, buku
dan lain-lain.

4.3.4. Kipas Angin

Kipas angin digunakan untuk memberikan kenyamanan bagi para pegawai dalam
melaksanakan aktifitasnya. Karena dengan suhu udara yang panas, akan mempersulit
dan membuat kejenuhan dalam pelaksanaan tugas.

4.3.5. Komputer dan printer

Komputer digunakan untuk menulis naskah atau konsep surat keluar dan
pengetikan lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan surat. Kemudian hasil
pengetikan tersebut dicetak menggunakan printer.

4.3.6. Mesin Fotocopy

Mesin fotocopy digunakan untuk menggandakan surat, aau mencetak lebih banyak
data-data yang diperlukan pada pengelolaan surat.
 Dengan adanya fasilitas ini, diharapkan para pegawai di bidang tata usaha bisa
bekerja dengan baik dan benar.
BAB V
PENUTUP

5.1. KESIMPULAN
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis yang tertuang dalam bab
sebelumnya, penulis mendapatkan beberapa kesimpulan antara lain :

5.1.1. Pengelolaan surat dalam suatu instansi sangatlah penting, apalagi bagi Dinas Pekerjaan
Umum, sehingga diperlukan orang-orang yang teliti dan memang menguasai tentang
urusan persuratan agar dapat membantu melancarkan segala aktivitas Dinas Pekerjaan
Umum dan instansi lainnya.

5.1.2. Tata cara pengelolaan surat masuk yakni pertama penyortiran surat-surat yang masuk,
kemudian pembukaan sampul dan mengeluarkan surat dari sampulnya. Lalu dilakukan
pembacaan surat dan dicatat surat pada buku agenda. Terakhir, lakukan pembagian surat
sesuai dengan tujuan pengirim.

5.1.3. Tata cara pengelolaan surat keluar yaitu pertama-tama dilakukan pembuatan konsep
surat. Apabila konsep disetujui, dilakukan pengetikan dan penandatangan surat.
Diberikan nomor surat berdasarkan nomor pada buku agenda surat keluar. Setelah itu
pemberian cap stempel sebagai tanda sahnya surat tersebut. Kemudian pengetikan
amplop atau sampul surat serta di lakukan penyusunan dan pemeriksaan segala
kelengkapan surat. Apabila telah selesai, lipatlah surat sesuai ukuran amplop. Setelah itu
menutup amplop dan menempelkan perangko. Dan terakhir, dilakukan pengiriman surat
kepada orang atau instansi yang dituju sesuai dengan alamat di dalam surat.

5.1.4. Dalam pengelolaan surat, dperlukan fasilitas pendukung yang berguna untuk membantu
aktifitas pengelolaan surat agar berjalan dengan baik. Adapun fasilitas tersebut
diantaranya : Meja tulis, kursi, gunting, alat-alat tulis, kipas angin, komputer, printer,
dan mesin fotocopy.

5.1.5. Para pegawai harus mampu mengoptimalkan hasil pekerjaannya dengan mampu secara
teliti dalam mengerjakan tugas pengelolaan surat, karena dari segi fasilitas, semua telah
tersedia dengan baik di kantor Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas.

5.2. SARAN
Dalam kesempatan ini penulis akan menyampaikan saran-saran yang bersifat
membangun, dan dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam pengelolaan surat yang ada
pada Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas, khususnya di bagian tata usaha
sehingga dapat menjadi lebih baik dan optimal lagi.
 Sebaiknya dalam pencatatan surat masuk, dan surat keluar tidak hanya dicatat
dalam buku agenda saja, namun dilakukan pencatatan dalam komputer secara bertahap
dan teratur. Hal ini dapat mempermudah pegawai tata usaha dalam pencarian data
tentang surat-surat secara cepat.

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas.

http://loupatty.wordpress-com/2010/10/14/prosedur-surat-keluar/

http://paknewulan.wordpress.com/2009/02/20/langkah2-pengelolaan-surat-masuk/

http://profkhaerulihsan.blogspot.com/2012/01/surat-masuk-dan-surat-keluar.html?m=1

LPP Kapuas. 2012. Pedoman Kegiatan Kerja Praktek dan Penyusun Karya Tulis. Yayasan Abdi Bangsa :

Kuala Kapuas.

http://raihanatunnisa.blogspot.co.id/2016/06/pengelolaan-surat-masuk-dan-surat.html

BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Surat
1. Pengurusan surat masuk
Surat Masuk adalah surat yang diterima oleh organisasi/instansi
yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain yang bersifat
kedinasan. Setiap kantor dalam setiap harinya akan menangani
surat-surat. Mungkin satu hari ada yang 1 surat, 2 surat, puluhan
surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika
tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak
pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan. Sebaiknya semua
penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri,
yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita
namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

Prosedur Pengelolaan surat masuk itu sendiri terdiri dari

aktivitas-aktivitas sebagai berikut :
 1) Penyortiran surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat
yang diterima dari kantor/ instansi lain kedalam kelompok atau
golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat dapat dipilah
berdasarkan:

a. Unit Organisasi
Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi di mana surat itu ditujukan.
b. Macamnya Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat
dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas dsb.
c. Klasifikasi Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat
dinas dikelompokkan menurut surat kilat/sangat segera (harus
diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal
2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).
d. Kualifikasi Selanjutnya surat dikelompokkan menurut :
Surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan
negara), Surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara),
Surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat
tertentu), Surat biasa (kode B ).
e. Urgensi Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile,
telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu untuk

memudahkan dalam penanganan surat selanjutnya, yaitu selain dapat
diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat
diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.
1. Pembukaan sampul (amplop) surat.
2. Pengeluaran surat dari dalam sampul
3. Pembacaan isi surat
4. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya
dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi
masing-masing surat.Pencatatan surat sangat diperlukan untuk
mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat
masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari
dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor
terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu
dilakukan padasetiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

2) Penyampaian/Pendistribusian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak
yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris
pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan
kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi
pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan
yang menerima surat harus membubuhkan

2. Pengurusan surat keluar

 Surat Keluar adalah surat yang dikirimkan oleh
organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/ instansi lain
yang bersifat kedinasan. Prosedur pengelolaan Surat Keluar Dalam
menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas
sebagai berikut:
1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah
pembuatan konsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat
konsep surat dengan baik, yaitu:
a. Penetapan tujuan.

Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai,

harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut.
Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan
ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan.

Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat
dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang
akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah
barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep
surat.
c. Mengetahui calon penerima surat.

Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat
membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk
digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian dalam pembuatan
konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat
mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat
mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan
sebelumnya.
2. Persetujuan konsep
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui
oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam
hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.
Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu
pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut
akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-
pihak/departemen-departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan
terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap
surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diaprove atau disetujui oleh atasan,

kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan
dilakukan hal-hal sebagai berikut;
a. diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
b. dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
c. memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu,
dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya. Setelah
kegiatan hal tersebut di atas diteliti, barulah mulai proses
pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan
bahwa bentuknya harus seragam, sesuai
dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan.
Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada
kesalahan pengetikan. Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila
surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu
dipikirkan cara memperbanyak.
5. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua
kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang
dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-
lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani adalah orang
yang akan bertanggungjawab terhadap isi surat tersebut. Jadi
diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya
pada konsep surat tersebut.
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda
Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan
surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan
keterangan. Semua surat keluar perlu dicatat pada Buku Agenda
Surat Keluar, tujuannya adalah:
a. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
b. untuk mengontrol surat yang keluar
c. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat
Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;
a. dikirim oleh petugas pengiriman surat
b. dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-

pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan
mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman. Untuk yang
dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi
menurut jenis jasa pengirimannya, yaitu didasarkan kepada tingkat
kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya
apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis
kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi
harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai
dengan kebutuhan surat yang akan dikirim. Adapun jasa-jasa
pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3
kemungkinan, yaitu;
a. Perum Pos dan Giro
b. Perum Telekomunikasi
c. Swasta

3. Tata Persuratan
 Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun
medianya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur
hidup Arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang
lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi
penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk
redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta
kewenangan penandatanganan. Pembakuan elemen-eleman dalam tata
persuratan tersebut apabila dilaksanakan dengan benar dan
konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka menciptakan
tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat
diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan
berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan
dalam pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun

publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam
organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat
tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini ditentukan
jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir.
Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat
korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala
Surat (logo,nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat
lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka,
isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan,
nama, tembusan dan cap).Pembakuan ini penting dalam menciptakan
efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi
sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat. Sebagai
contoh penendatanganan surat. Betapa repotnya kalau semua surat
harus ditandatangani pimpinan tertinggi. Tetapi apabila ada
pedoman tentang pendelegasian wewenang penandatanganan surat, hal
tersebut akan lebih memudahkan serta lebih efisien.

B. Pengelolaan Arsip
Arsip sebagai pusat ingatan, sumberinformasi, dan sumberpenelitian.Arsip harus dikeloladengan cara:
1. Sistem penataan/ penyimpanan arsip, yaitu dengan menggunakan:
a)Sistem masalah,
b)Sistem abjad
c)Sistem tanggal
d)Sistem wilayah
2. Arsip pasifpentingdan permanen, harus dirawat dan dijaga agarterjamin keamanan dan keutuhannya, antara lain, arsip-arsip
yangmenyangkut akta tanah, akta pendirian gedung, akte statussekolah, dan sebagainya (Pasal 3 UU No. 7
Tahun 1971 tentangketentuan pokok kearsipan).
3. Untuk mencegah penumpukan arsip yang tidak berguna,dilakukan penyusustan/ pemusnahan arsip yang
tidak bergunadengan mengikuti prosedur yang berlaku sesuai dengan PP No. 34Tahun 1979 tentang
Penyusustan Arsip.

BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan dari hasil tulisan tersebut diatas bahwa

surat dalam segala bentuknya merupakan salah satu bentuk dari
Arsip. Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat
berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan.Surat merupakan
sarana komunikasi dalam bentuk tulisan untuk itu segala bentuk
surat merupakan bukti dari sebuah rekaman arsip yang perlu
dilakukan pengelolaan dan penataan yang baik. Terciptanya
pengelolaan yang baik harus di dukung oleh berbagai elemen dalam
suatu organisasi. Selain itu juga harus didukung SDM yang
professional, anggaran yang memadai, sarana dan prasarana yang
standar, serta system yang baku, aplikatif dan efisien.
Pengelolaan surat terdiri dari pengurusan surat masuk dan surat
keluar dimana surat masuk merupakan surat yang diterima oleh
organisasi/instansi yang dibuat oleh organisasi/ instansi lain
yang bersifat kedinasan dan surat keluar adalah surat yang
dikirimkan oleh organisasi/instansi yang dibuat oleh oranisasi/
instansi lain yang bersifat kedinasan.

Tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat masuk itu sendiri

terdiri atas :
1. Penyortiran surat
2. Pembukaan sampul (amplop) surat.
3. Pengeluaran surat dari dalam sampul
4. Pembacaan isi surat
5. Pencatatan di Buku Agenda Masuk
6. Penyampaian/Pendistribusian Surat
Untuk tahap-tahap pelaksanaan pengelolaan surat keluar terdiri
dari :
1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pemberian nomor surat
4. Pengetikan konsep
5. Penanda tanganan surat
6. Pemberian cap Stempel
7. Pencatatan surat keluar
8. Pengiriman surat

B. SARAN
 Pengelolaan surat yang dilakukan sesuai dengan alur
pelaksaanaan tentu akan tepat sasaran dan memiliki daya guna yang
bermanfaat. Selain pengelolaan surat, suatu instansi/lembaga juga
perlu melakukan tata persuratan apabila dilaksanakan dengan benar
dan konsisten maka efisiensi dan efektifitas dalam rangka
menciptakan tata persuratan yang berdaya guna dan berhasil guna
dapat diwujudkan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :
a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata
persuratan.
b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan
berhasil guna
c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan
dalam pengendalian pelaksanaannya.
d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan
dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.
Selain itu untuk memaksimalkan tugas dari suatu lembaga/instansi dalam hal menangani surat-
menyurat agar mendukung nilai kearsipan bagi intansi/lembaga yang bersangkutan maka perlu
ditingkatkan kualitas kinerja tenaga kearsipan, pengadaaan pelatihan bagi tenaga arsiparis serta
daya dukung pimpinan untuk menciptakan kinerja yang baik bagi bawahannya. Dengan demikian
dapat tercipta suatu lembaga/ instansi yang berkualitas dalam hal penanganan surat-menyurat
serta memudahkan pimpinan dalam hal mengambil sebuah keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

ANRI. 2007. Modul manajemen persuratan dan formulir Edisi

revisi. Jakarta: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Arsip Nasional
Republik Indonesia
Burhanuddin. 2009. Peranan dan fungsi tata persuratan dan kearsipan dalam mendukung Tugas-
tugas pimpinan. Gunung Kidul : Makalah Diklat Penciptaan Arsiparis Tingkat Keahlian Brata, W
Thomas. 1990. Surat Bisnis Modern. Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Finoza, Lamuddin.
1995. Aneka Surat Statuta, Laporan, Dan Notula. Seri Korespondensi Indonesia 2. Jakarta:
Mawar Gempita Laksmi. 2005. Tata Persuratan di Perguruan Tinggi. Depok: Universitas
Indonesia Sulistyo,Basuki. 2003. Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali
Press

http://rohanditomandy.blogspot.co.id/2015/01/makalah-persuratan-dan-kearsipan_18.html