Sebagai Kepala SPI saya bertugas menyusun program kerja SPI selama 1 tahun.

Berikut
program kerja saya silahkan kalau mau untuk perbandingan dan kami terbuka terhadap
masukan serta revisi.

PROGRAM KERJA

SATUAN PENGAWAS INTERNAL

(SPI) RUMAH SAKIT QIM

TAHUN 2016

Jl. Urip Sumoharjo Sambong Batang

Telp. (0285) 4495 222 (Hunting 3 Line) Fax. (0285) 4495 224

email : rs_qim@yahoo.com website www.rsqim.com

1. PENDAHULUAN

Dalam ekonomi dan lingkungan pasar yang kompetitif serta peraturan yang terus berubah,
setiap perusahaan, termasuk rumah sakit, terus berjuang untuk mengidentifikasi dan
mengelola risiko yang mereka hadapi. Memaksimalkan nilai dan efektivitas sangat penting
untuk berkembang pada saat ini. Tantangan-tantangan bisnis yang baru mendorong Direktur
dan manajemen untuk terus mencari cara agar senantiasa meng-upgrade manajemen risiko
yang dilakukan. Membangun fungsi strategis Satuan Pengawas Internal (SPI) merupakan
solusi untuk mengatasi tantangan tersebut.

Rumah sakit perlu melakukan pengawasan/audit internal pada selang waktu yang terencana
untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu telah berjalan sesuai dengan pengaturan
yang direncanakan dan telah memenuhi persyaratan standar Internasional. Hal ini akan
menentukan apakah sistem manajemen mutu dipelihara dan telah diimplementasikan secara
efektif.
Dalam rangka peningkatan mutu yang berkelanjutan (continual improvement), organisasi
harus terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu melalui penggunaan kebijakan
mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan, serta kajian
manajemen (management review). SPI dapat memainkan peran penting dalam proses tata
kelola organisasi, khususnya di bidang manajemen dan pengendalian risiko. Dalam banyak
organisasi rumah sakit, harapan yang diberikan pada SPI telah meningkat dan fungsi SPI
sedang diandalkan untuk dapat memberikan kontribusi yang signifikan pada rumah sakit.

2. LATAR BELAKANG

Undang-undang nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit pada pasal 36 menyebutkan
bahwa setiap rumah sakit harus menyelenggarakan tata kelola rumah sakit dan tata kelola
klinis yang baik. Kaidah-kaidah tata kelola rumah sakit yang baik (Good Corporate
Governance) tersebut meliputi antara lain transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban,
kemandirian, serta kewajaran/kepatutan sesuai dengan prinsip korporasi yang sehat dan taat
kepada peraturan perundangan.

Mekanisme dan sistem pengendalian internal melalui SPI merupakan salah satu sarana utama
untuk dapat memastikan bahwa pengelolaan rumah sakit telah dilaksanakan sesuai dengan
prinsip-prinsip Good Corporate Governance. Peraturan Menteri Kesehatan RI
nomor1684/MENKES/PER/XII/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit juga
menunjukkan pentingnya SPI sebagai bagian dari struktur manajemen rumah sakit.

3. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

4. Tujuan Umum

Melakukan monitoring, verifikasi, dan asesmen terhadap proses pengelolaan organisasi serta
membuat rekomendasi secara tepat untuk meningkatkan proses pengelolaan organisasi dan
pencapaian tujuan organisasi

1. Tujuan Khusus

 Mengidentifikasi dan menindaklanjuti proses yang tidak efisien.

 Mengidentifikasi dan menindaklanjuti pelanggaran terhadap prosedur.
 Mengidentifikasi dan menindaklanjuti ketidakpatuhan terhadap kebijakan manajemen.
 Mengidentifikasi dan menindaklanjuti ketidakpatuhan pada undang-undang dan
peraturan.
 Mengidentifikasi dan menindaklanjuti adanya keterbatasan kompetensi.
 Mengidentifikasi dan menindaklanjuti adanya kecurangan (fraud)

4. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

5. Pengembangan SDM

Mengikuti pelatihan SPI

 1. Kegiatan Kesekretariatan

 Membuat dan menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT)

 Menfasilitasi kegiatan administrasi auditor
 Pengaturan rapat rutin intern dan rapat lainnya yang diperlukan
 Menyusun Laporan hasil review dan Laporan Hasil Audit
 Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI

1. Kegiatan Audit Keuangan

 Memfasilitasi/mendampingi/berkoordinasi dengan auditor eksternal pada pelaksanaan

audit Laporan Keuangan Tahunan tahun 2015
 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2016
 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun 2016
 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun 2016
 Melakukan review atas Laporan Keuangan Semester I tahun 2016

1. Kegiatan Audit Non Keuangan

 Melakukan audit rutin terhadap unit kerja.

Unit-unit kerja yang diaudit terdapat pada tabel 1.

Tabel 1. Unit Kerja di Rumah Sakit yang Di Audit secara rutin

No Unit Kerja
1 Instalasi Gawat Darurat
2 Rawat Jalan
3 Rawat Inap
4 Kamar Bedah
5 ICU
6 Kamar Bersalin
7 Perinatologi
8 Rehabilitasi Medik
9 Rekam Medik
10 Radiologi
11 Laboratorium
12 Farmasi
13 Gizi
14 Sarana Prasarana
15 Pemulasaraan Jenazah
16 Sterilisasi Unit
17 Sanitasi
18 Laundry
19 Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
20 Kesehatan dan keselamatan Kerja RS
21 Promosi kesehatan RS
22 Voluntary Counseling Test
23 TB DOTS
23 PONEK
24 Finance, Accounting & IT
28 HRD
30 PR
31 Komite Medik
32 Komite Keperawatan
33 Satuan Pengawas Internal
34 Sentral Dokumen
35 PMKP

 Melakukan audit khusus (insidental atas permintaan direktur)

5. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Langkah-langkah audit dan review dilakukan sesuai dengan Buku rencana kerja SPI
dan buku pegangan audit, serta menggunakan instrumen berupa kertas kerja audit
yang sesuai dengan tujuan audit/review.
2. Audit dapat menggunakan data sekunder berupa dokumen-dokumen dari unit yang
diaudit/direview maupun data primer yang diperoleh sendiri oleh SPI.
3. Setiap pelaksanaan review/audit diikuti dengan penyusunan laporan review/audit
4. Laporan audit terdiri atas:

 Temuan
 Penyebab
 Akibat atau konsekuensi dari temuan
 Saran pemecahan masalah

1. Rekomendasi dari laporan review/audit akan ditindaklanjuti oleh unit atau bidang dan
setelah itu dapat dilakukan review kembali atas tindak lanjutyang sudah dilakukan.
2. Metode-metode audit yang dilakukan antara lain:

 Inspeksi

Inspeksi merupakan cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca indra terutama
mata untuk memperoleh pembuktian atas sesuatu keadaan atau suatu masalah pada saat
tertentu. Inspeksi merupakan usaha auditor untuk memperoleh bukti-bukti secara langsung,
yang berarti auditor sendiri yang harus berada disaat keadaan atau masalah tersebut ingin
dibuktikan.

 Observasi
Observasi atau pengamatan adalah cara memperoleh bukti dengan mempergunakan panca
indra terutama mata, yang dilakukan secara kontinyu. Hal tersebut dilakukan selama kurun
waktu tertentu untuk membuktikan sesuatu keadaan atau masalah.

 Tanya Jawab

Teknik tanyajawab ini berkenaan dengan pertanyaan-pertanyaan untuk memperoleh

pembuktian. Tanyajawab dapat dilakukan dengan cara :

1. Tanya jawab secara lisan (Wawancara)

2. Tanya jawab secara tulisan.

 Konfirmasi

Konfirmasi merupakan uapaya untuk memperoleh informasi atau penegasan dari sumber lain
yang independen, baik secara lisan maupun secara tertulis dalam angka pembuktian audit.

Jenis konfirmasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :

1. Lisan
2. Tulisan, terdiri dari dua macam, yaitu konfirmasi positif dan negatif.

 Analisis

Teknik analisis merupakan memecah atau menguraikan sesuatu keadaan atau masalah
kedalam beberapa bagian atau elemen dan memisahkan bagian tersebut untuk digabungkan
dengan keseluruhan atau dibandingkan dengan yang lain.

 Perbandingan

Perbandingan adalah usaha untuk mencari persamaan dan perbedaan antara dua atau lebih
gejala atau keadaan. Hasil dari perbandingan kemudian dilanjutkan dengan melakukan
analisis sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

 Pemeriksaan Bukti-bukti Tertulis (vouching dan verifikasi)

Teknik vouching yaitu suatu langkah pemeriksaaan otentik tidaknya serta lengkap tidaknya
bukti yang mendukung suatu transaksi.Sedangkan verifikasi adalah istilah yang digunakan
dalam arti umum untuk memeriksa ketelitian tentang perkalian, penjumlahan, pembukuan,
dan eksistensinya.

 Rekonsiliasi

Teknik Rekonsiliasi yaitu penyesuaian antara dua golongan data yang berhubungan tetapi
masing-masing dibuat oleh pihak-pihak yang independen untuk mendapatkan data yang
benar.

 Trasir
Trasir merupakan cara memeriksa dengan jalan menelusuri proses suatu keadaan, kegiatan
maupun masalah sampai pada sumber atau bahan pembuktiannya.

 Rekomputasi

Rekomputasi merupakan cara menghitung kembali kalkulasi yang telah ada untuk
menetapkan kecermatannya.

 Scanning

Scanning berarti melakukan penelaahan secara umum dan cepat untuk menemukan hal-hal
yang memerlukan audit lebih lanjut.

6. SASARAN

Sasaran atau obyek penilaian Satuan Pengawas Intern (SPI) rumah sakit yaitu :

1. Keuangan
2. Operasional dan Pelayanan
3. Pemasaran
4. Sumber daya manusia
5. Pengembangan
6. Sasaran khusus (misalnya untuk tahun ini proyek pembangunan gedung rawat inap
dan gedung rawat jalan atau proses insidental lainnya)

7. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Bulan

No Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Membuat dan menyusun Rencana Kerja Tahunan (RKT)
2 Mengikuti pelatihan SPI
3 Menfasilitasi kegiatan administrasi auditor
4 Pengaturan rapat rutin intern dan rapat lainnya yang diperlukan
5 Menyusun Laporan hasil review dan Laporan Hasil Audit
6 Menyusun Laporan Triwulan, Semester dan Tahunan SPI
Memfasilitasi/mendampingi/berkoordinasi dengan auditor
7 eksternal pada pelaksanaan audit Laporan Keuangan Tahunan
tahun 2015
8 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan I tahun 2016
9 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan II tahun 2016
 Melakukan review atas Laporan Keuangan Triwulan III tahun
10
2016
11 Melakukan audit Instalasi Gawat Darurat
12 Melakukan audit Instalasi Rawat Jalan
13 Melakukan audit Instalasi Rawat Inap
14 Melakukan audit Instalasi Kamar Bedah
15 Melakukan audit ICU
16 Melakukan audit Kamar Bersalin
17 Melakukan audit Perinatologi
18 Melakukan audit Rehabilitasi Medik
19 Melakukan audit unit Rekam Medik
Bulan
No
Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8
20 Melakukan audit unit Radiologi
21 Melakukan audit unit Laboratorium
22 Melakukan audit instalasi Farmasi
23 Melakukan audit Instalasi Gizi
24 Melakukan audit Sarana Prasarana
25 Melakukan audit Pemulasaraan Jenazah
26 Melakukan audit Sterilisasi Unit
27 Melakukan audit Sanitasi
28 Melakukan audit Laundry
29 Melakukan audit Pencegahan dan Pengendalian Infeksi
30 Melakukan audit Kesehatan dan keselamatan Kerja RS
31 Melakukan audit Promosi kesehatan RS
32 Melakukan audit Voluntary Counseling Test
33 Melakukan audit TB DOTS
34 Melakukan audit PONEK
35 Melakukan audit Finance, Accounting & IT
36 Melakukan audit HRD
37 Melakukan audit PR
38 Melakukan audit Komite Medik
39 Melakukan audit Komite Keperawatan
41 Melakukan audit Sentral Dokumen
42 Melakukan audit PMKP

1. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

1. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan.
Evaluasi pelaksanaan program Satuan Pengawas Intern (SPI) direncanakan untuk dilakukan
setiap tiga bulan sekali. Evaluasi tersebut dilakukan secara langsung oleh kepala Satuan
Pengawas Intern (SPI). Hasil evaluasi akan dibahas dan didiskusikan dengan semua
fungsional umum di SPI untuk mengetahui proses pelaksanaan dan hasil yang dicapai dalam
periode tersebut. Setiap kendala dan hambatan dalam proses tersebut akan dicarikan solusi
sehingga tidak menjadi gangguan terhadap program-program selanjutnya. Format evaluasi
pencapaian kinerja setiap triwulan ditunjukkan dalam Tabel 2.

Tabel 2.

Format Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Per-Triwulan

Triwulan : ……………. Tahun : ……………..

Uraian Target
No Realisasi Kendala/Hambatan Solusi Ket
Tugas/Kegiatan Pencapaian
1
2

1. Pelaporan Kegiatan

Laporan evaluasi kegiatan akan dibuat dalam format tabel. Tabel tersebut mencakup
keterangan mengenai uraian kegiatan, target, capaian, kendala/permasalahan yang dihadapi,
rekomendasi pemecahan masalah, serta keterangan. Dengan format tersebut, pembaca
laporan akan dapat melihat hasil capaian (kinerja) selama tiga bulan berjalan. Laporan
tersebut akan dibuat secara tertulis dan disampaikan kepada Kepala SPI. Kemudian Kepala
SPI beserta bagian kesekretariatan SPI akan membuat rekapitulasi terhadap semua laporan
evaluasi kegiatan untuk disampaikan kepada Direktur.

2. PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Pencatatan dan Pelaporan

Semua kegiatan yang dilaksanakan di lingkungan SPI dalam melaksanakan program yang
telah disusun sesuai dengan skedul akan dibuat catatan yaitu Kertas Kerja Audit (KKA).
Catatan-catatan tersebut akan menjadi bukti yang autentik serta juga sebagai dokumen untuk
pemeriksaan dan evaluasi audit yang telah dilaksanakan. Kertas Kerja Audit (KKA) juga
sebagai dokumen dan bukti terhadap pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor eksternal.

1. Evaluasi Kegiatan

Evaluasi sistem pelaporan yang disusun tim SPI terhadap kegiatan yang dilaksanakan sesuai
dengan skedul adalah hasil review dan audit terhadap suatu bidang pelayanan disusun dalam
bentuk laporan tertulis yang akan disampaikan langsung kepada Direktur pada akhir tahun
berjalan. Isi laporan dimaksud mencakup temuan, kesimpulan, dan rekomendasi dari hasil
review/ audit yang telah dilaksanakan oleh tim SPI menjadi masukan dalam pengambilan
suatu kebijakan dan keputusan.