MAKALAH

MANAJEMEN FARMASI DAN AKUNTANSI

“PENGELOLAAN DAN PENGADAAN OBAT DI PUSKESMAS DAN GUDANG

FARMASI”

Disusun oleh:

Kelompok 3

1. Nur hayati (2160027)

2. Putri aulya zaitun (2160031)
3. Riana andi makka (2160034)
4. Rudy Prayetno (2160036)
5. Hendra tri yance (2131035)

YAYASAN DAN PENDIDIKAN SOSIAL KALTARA

AKADEMI FARMASI KALTARA

TARAKAN

2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan

rahmat-Nya sehingga makalah tentang “Pengelolaan dan pengadaan Obat di

Puskesmas dan Gudang Farmasi“ dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Modul

makalah ini dibuat sebagai pedoman dalam kehidupan sehari-hari tentang cara

Manajemen Farmasi . Penuntun makalah ini di harapkan dapat membantu kita semua

dalam kehidupan sehari-hari dan melaksanakanya dengan lebih baik.

Dalam penulisan makalah ini kami menyadari bahwa dalam pembuatan

makalah Manajemen farmasi dan akuntansi tentang ” Pengelolaan dan pengadaan

Obat di Puskesmas dan Gudang Farmasi “ ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena

itu penyusun mengharapakan kritik dan saran yang dapat membangun guna

menyempurnakan makalah ini. Dan tidak lupa juga kami mengucapkan terima kasih

kepada Ibu Sari Wijayanti, M.Farm., Apt selaku dosen pembimbing

Akhir kata, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak yang telah

membantu dan dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya.

Tarakan, 14 Desember 2017

Penyusun

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................................................................................i

DAFTAR ISI.................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................1

1.1 Latar belakang.................................................................................................1

1.2 Tujuan.............................................................................................................2

1.3 Manfaat...........................................................................................................3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA..................................................................................4

2.1 Puskesmas.......................................................................................................4

A. Pengertian.......................................................................................................4

B. Fungsi Puskesmas...........................................................................................4

C. Tujuan puskesmas...........................................................................................6

D. Pelayanan farmasi di Puskesmas....................................................................6

E. Pengelolaan Sumber Daya..............................................................................7

F. Pelayanan Farmasi Klinik...............................................................................9

G. Sarana dan Prasarana....................................................................................12

2
 H. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan...................................................13

2.2. Gudang Farmasi..............................................................................................24

A. Pengertian.....................................................................................................24

B. Pengelolaan SDM di UPTD..........................................................................27

C. Manajemen Perbekalan Farmasi...................................................................28

BAB III PEMBAHASAN..........................................................................................41

3.1 Puskesmas.........................................................................................................41

A. Puskesmas Lingkas Ujung............................................................................41

B. Makna logo...................................................................................................41

C. Visi misi dari Puskesmas Lingkas Ujung......................................................42

D. Struktur Organisasi Puskesmas Lingkas Ujung............................................42

E. Sarana Puskesmas Lingkas Ujung................................................................43

F. Data Ketenagaan...........................................................................................44

G. Pengelolaan...................................................................................................46

3.2 Gudang..........................................................................................................48

A. Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara..............................48

B. Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara..........................................48

C. Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara :......................................50

 D. Tujuan UPT gudang farmasi kabupaten Kaltara...........................................51

E. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara..................52

F. Manajemen perbekalan farmasi....................................................................53

BAB IV PENUTUP....................................................................................................64

4.1 Kesimpulan...................................................................................................64

4.2 Saran.............................................................................................................65

DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................66

LAMPIRAN

Lampiran 1 Denah Puskesmas Lingkas Ujung............................................................67

Lampiran 2 Logo Puskesmas.......................................................................................68

Lampiran 3 Struktur Organisasi Puskesmas................................................................69

Lampiran 4 Kartu Stok................................................................................................70

Lampiran 5 Lplpo Puskesmas......................................................................................71

Lampiran 6 Sop pendistribusian obat..........................................................................72

Lampiran 7 Sop pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa..............................73

Lampiran 8 Sop penyimpanan Vaksin.........................................................................74

Lampiran 9 Sop pengambilan vaksin..........................................................................75

4
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Pembangunan kesehatan merupakan salah satu aspek dalam menunjang

pembangunan secara nasional. Pembangunan di bidang kesehatan bertujuan

meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan bagi setiap individu untuk hidup

sehat agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Derajat

kesehatan masyarakat dapat dilihat dari berbagai indikator yang ditetapkan secara

nasional yaitu angka harapan hidup, angka kesakitan, angka kematian, dan status gizi

masyarakat. Salah satu upaya yang dapat dilakukan dalam menunjang tercapainya

pembangunan nasional di bidang kesehatan adalah dengan melakukan suatu

manajemen, pengelolaan dan pelayanan kesehatan yang sebaik-baiknya . Dalam

meningkatkan pelayanan kesehatan agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien perlu

dilakukan suatu manajemen dan pengelolaan yang baik di bidang obat – obatan dan

perbekalan farmasi. Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang

mencakup perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat yang

dikelola secara optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis

perbekalan farmasi dan alat kesehatan . Tujuan manajemen obat adalah tersedianya

obat setiap saat dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas secara

efisien, dengan demikian manajemen obat dapat dipakai sebagai proses penggerakan
dan pemberdayaan semua sumber daya yang 2 dimiliki untuk dimanfaatkan dalam

rangka mewujudkan ketersediaan obat setiap saat dibutuhkan untuk operasional yang

efektif dan efisien. Untuk menjaga ketersediaan obat dan kualitas obat di instansi

kesehatan seperti Puskesmas maka hal terpenting yang harus diperhatikan selama

proses pengelolaan obat yaitu proses perencanaan dan pengadaan obat. Perencanaan

kebutuhan obat merupakan suatu proses memilih jenis dan meneapkan jumlah

perkiraan kebutuhan obat sementara pengadaan merupakan usaha – usaha dan

kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi

perencanaan Proses perencanaan dan pengadaan menjadi bagian yang begitu penting

dalam pengelolaan obat dalam menunjang ketersediaan obat di Puskesmas.

Sebagai seorang yang menekuni bidang kesehatan khususnya Farmasi

hendaklah mengetahui gambaran umum Puskesmas, Gudang Farmasi, Fungsi

Puskesmas dan Gudang Farmasi Serta tata cara pengelolaan obat. Hal ini sangat

bermanfaat agar kelak saat kita bekerja di Instansi Serupa tidak mengalami kesulitan-

kesulitan dalam melakukan aktivitas. Maka untuk itu penyusunan Makalah ini

diharapkan dapat membantu kita dalam memulai beraktivitas di instalasi Farmasi.

1.2 Tujuan

1. Mengetahui gambaran umum Puskesmas

2. Mengetahui gambaran umum Gudang Farmasi
3. Mengetahui tata cara pengadaan pengelolaan obat di Puskesmas dan gudang

Farmasi
1.3 Manfaat

1. Agar mahasiswa mengetahui gambaran umum puskesmas

2. Agar mahasiswa mengetahui gambaran umum Gudang Farmasi
3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana cara pengadaan dan pengelolaan

obat di Puskesmas dan gudang farmasi

3
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Puskesmas

A. Pengertian

Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah organisasi fungsional

yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu,

merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarkat, dengan peran serta aktif

masyarakat dan menggunakan hasil pengembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul oleh pemerintah

dan masyarakat. Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis dinas kesehatan

kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan

kesehatan di suatu wilayah kerja (Depkes RI, 2006)

B. Fungsi Puskesmas

Fungsi puskesmas, Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI

No.128/Menkes/SK/II/2004 adalah :

1. Pusat Penggerak Pembangunan Berwawasan Kesehatan

Puskesmas selalu berupaya menggerakkan dan memantau

penyelenggaraan pembangunan oleh sektor lain, masyarakat dan dunia

usaha di wilayah kerjanya, serta secara aktif melaporkan dampak dari

penyelenggaraan pembangunan di wilayah kerjanya terhadap kesehatan.

 Khusus untuk pembangunan kesehatan, upaya yang dilakukan

Puskesmas adalah mengutamakan pemeliharaan kesehatan pencegahan

penyakit tanpa mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan

kesehatan.
2. Pusat Pemberdayaan Masyarakat.
Puskesmas selalu berupaya agar perorangan , keluarga dan masyarakat

termasuk dunia usaha untuk memiliki kesadaran, kemauan dan

kemampuan melayani diri sendiri dan masyarakat untuk hidup sehat,

berperan aktif dalam memperjuangkan kepentingan kesehatan termasuk

sumber pembiayaannya, serta ikut menetapkan, menyelenggarakan dan

memantau pelaksanaan program kesehatan. Pemberdayaan ini

diselenggarakan dengan memperhatikan kondisi dan situasi, khususnya

sosial budaya masyarakat setempat.

3. Pusat Pelayanan Kesehatan Strata Pertama.
Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan pelayanan

kesehatan tingkat pertama secara menyeluruh, terpadu dan

berkesinambungan , meliputi :
a. Pelayanan kesehatan perorangan (Private Goods) adalah pelayanan

yang bersifat pribadi, dengan tujuan utama menyembuhkan penyakit

serta memulihkan kesehatan perorangan, tanpa mengabaikan

pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit. Pelayanan

kesehatan perorangan mencakup rawat jalan dan rawat inap.

b. Pelayanan kesehatan masyarakat (Publik Goods) adalah pelayanan

bersifat publik dengan tujuan utama memelihara dan meningkatkan

kesehatan publik, mencegah penyakit tanpa mengabaikan upaya

5
 penyembuhan dan pemulihan kesehatan. Contoh pelayanan publik

adalah Promosi Kesehatan, Pemberantasan Penyakit, Penyehatan

Lingkungan, Perbaikan Gizi, Peningkatan Kesehatan Keluarga,

Keluarga Berencana, Kesehatan Jiwa Masyarakat serta berbagai

program kesehatan masyarakat lainnya.

C. Tujuan puskesmas

Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.128/Menkes/SK/II/2004,

Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalah

mendukung tercapainya tujuan pembangunan nasional , Yakni meningkatkan

kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat setiap orang yang bertempat

tinggal di wilayah kerja puskesmas, agar terwujud derajat kesehatan yang

setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat 2012.

D. Pelayanan farmasi di Puskesmas

Pelayanan kefarmasian di Puskesmas digolongkan menjadi 2 yaitu

Pengelolaan Sumber Daya dan Pelayanan Farmasi Klinik.

E. Pengelolaan Sumber Daya

Sumber Daya Manusia (SDM) untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di

Puskesmas adalah Apoteker ( UU RI No. 8 Tahun 1992 Tentang Kesehatan) .

Kompetensi Apoteker di Puskesmas adalah sebagai berikut :

a. Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan kefarmasian yang

bermutu.
b. Mampu mengambil keputusan secara profesional.
c. Mampu berkomunikasi baik dengan pasien maupun profesi kesehatan

lainnya dengan baik.

d. Selalu belajar sepanjang karir baik pada jalur formal maupun informal,

sehingga ilmu dan keterampilan yang dimiliki selalu baru.

Seorang Asisten Apoteker (AA) hendaknya dapat membantu pekerjaan

Apoteker dalam melaksanakan pelayanan kefarmasian tersebut, dan

kompetensi seorang Asisten Apoteker di Puskesmas adalah sebagai berikut :

1. Pelayanan resep, meliputi :
a. Mengidentifikasi resep
b. Melakukan konsultasi
c. Memastikan resep dapat dilayani
d. Menyiapkan atau meracik sediaan farmasi
e. Memeriksa hasil akhir
f. Menyerahkan sediaan farmasi kepada pasien sesuai resep disertai

informasi yang diperlukan.

2. Pengelolaan sediaan farmasi
a. Menyusun perencanaan pemasaran dan menerima sediaan obat di

Puskesmas
b. Memeriksa stok sediaan farmasi yang hampir habis atau menipis
c. Memeriksa dan mengendalikan sediaan farmasi yang mendekati waktu

kadaluarsa.
d. Menyimpan sediaan farmasi sesuai dengan golongannya.

3. Pengelolaan Dokumen, meliputi :

a. Melaksanakan tata cara penyimpanan resep

b. Pencatatan sediaan farmasi
c. Mengerti cara pembuatan LPLPO (Laporan Pemakaian Dan Lembar

Permintaan Obat)
d. Ikut serta dalam pencatatan dan penyimpanan laporan narkotika dan

psikotropika, serta obat generik berlogo.

7
 Secara umum, petugas kamar obat Puskesmas mempunyai tugas sebagai

berikut :

a. Menyimpan, memelihara, dan mencatat mutasi obat serta perbekalan

kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat

Puskesmas dalam bentuk baku catatan mutasi obat.

b. Membuat laporan pemakaiaan dan permintaan obat dan perbekalan

kesehatan.
c. Menyerahkan obat sesuai resep kepada pasien.
d. Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat kepada

pasien
e. Menyerahkan kembali obat-obat rusak atau kadaluarsa kepada petugas

Gudang obat dengan menyertakan berita acara.

F. Pelayanan Farmasi Klinik

Pelayanan obat adalah proses kegiatan yang meliputi aspek teknis dan Non

Teknis yang harus dikerjakan mulai dari menerima resep dokter sampai

penyerahan obat kepada pasien. Tujuan pelayanan obat yaitu agar pasien

mendapat obat sesuai dengan resep dokter dan mendapat informasi bagaimana

menggunaknanya. Semua resep yang telah dilayani oleh puskesmas harus

dipelihara dan disimpan minimal 3 tahun dan pada setiap resep harus diberi

tanda :

a) Umum, yaitu resep pasien umum

b) Askes, yaitu untuk resep pasien yang diterima oleh peserta asuransi

kesehatan.
c) Jamkesmas, yaitu untuk resep yang diberikan kepada pasien yang

dibebaskan dari pembiayaan retribusi.

Untuk menjamin keberlangsungan pelayanan obat dan kepentingan pasien

maka obat yang ada di puskesmas tidak dibeda-bedakan sumber anggarannya.

Semua obat yang ada di puskesmas pada dasarnya dapat digunakan melayani

semua pasien yang datang ke puskesmas.

Semua jenis obat yang tersedia di unit – unit pelayanan kesehatan yang berasal

dari berbagai sumber anggaran dapat digunakan untuk melayani semua kategori

pengunjung puskesmas dan puskesmas pembantu.

 Penerimaan resep

Setelah menerima resep dari pasien, dilakukan hal – hal berikut :

 Pemeriksaan kelengkapan administratif resep.

 Pemeriksaan kesesuaian farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, stabilitas,

cara dan lama penggunaannya.

 Pertimbangan klinik seperti alergi, efek samping, interaksi dan kesesuaian

dosis.

 Konsultasikan dengan dokter apabila ditemukan keraguan pada resep atau

obat tidak tersedia.

 Peracikan obat

Setelah memeriksa resep, dilakukan hal – hal sebagai berikut :

9
Pengambilan obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan menggunakan alat,

dengan memperhatikan nama obat, tanggal kadaluarsa, dan keadaan fisik obat.

 Peracikan obat

 Pemberian etiket putih untuk obat oral dan biru untuk obat luar, serta label “

kocok dahulu ” pada sediaan obat dalam bentuk larutan.

 Memasukan obat dalam wadah yang sesuai dan terpisah untuk obat yang

berbeda untuk menjaga mutu obat dan penggunaan yang salah.

 Penyerahan obat

Setelah peracikan, dilakukan hal – hal sebagai berikut :

Sebelum obat diserahkan, lakukan pemeriksaan kembali mengenai penulisan

nama pasien pada etiket, cara penggunaan, jenis, dan jumlah obat.

 Penyerahan obat harus dilakukan dengan baik dan sopan, mengingat pasien

dalam kondisi tidak sehat.

 Memastikan bahwa yang menerima obat adalah pasien atau keluarganya.

Memberikan informasi cara penggunaan obat dan hal-hal yang terkait dengan

obat tersebut, antara lain manfaat obat, makanan dan minuman yang harus

dihindari, kemungkinan efek samping, cara penyimpanan obat , dan lain – lain.

 Pelayanan Informasi Obat

Pelayanan informasi obat harus benar, jelas, mudah dimengerti, akurat,

bijaksana dan terkini sangat diperlukan dalam upaya penggunaan obat yang

rasional oleh pasien. Petugas sangat perlu menyadari bahwa pasien berhak
menerima informasi yang menyangkut efek samping serta keadaan atau tingkat

keparahan penyakit pasien hendaknya disampaikan secara hati – hati dan agar

kerahasiaan penyakitnya dapat dijaga dengan sebaik – baiknya.

Sebab utama mengapa penderita tidak menggunakan obat dengan tepat adalah

karena penderita tidak mendapatkan kejelasan yang cukup dari yang

memberikan pengobatan atau yang menyerahkan obat, oleh karena itu sangatlah

penting memberikan waktu untuk memberikan penyuluhan kepada penderita

tentang obat yang diberikan.

Informasi yang perlu diberikan kepada pasien adalah :

a. Waktu penggunaan obat

b. Lama penggunaan obat

c. Cara penggunaan obat yang benar

d. Efek samping obat

e. Cara penyimpanan obat.

G. Sarana dan Prasarana

Sarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang secara langsung terkait

dengan kegiatan kefarmasian, Sedangkan Prasarana adalah tempat, fasilitas dan

peralatan yang secara tidak langsung mendukung pelayanan. Sarana dan

prasarana yang perlu dimiliki oleh Puskesmas untuk meningkatkan kualitas

pelayanan adalah sebagai berikut :

1. Papan Nama “ Apotek ” yang terlihat jelas oleh pasien.

11
2. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien.

3. Peralatan penunjang pelayanan kefarmasian, antara lain timbangan gram dan

milligram, mortir-stamper, gelas ukur, corong, rak alat dan lain – lain.

4. Tersedia alat dan tempat untuk mendisplai informasi obat bebas dalam upaya

penyuluhan pasien, misalnya untuk memasang poster, tempat brosur, leaflet,

booklet dan majalah kesehatan.

5. Tersedia sumber informasi dan literatur obat memadai untuk pelayanan

informasi obat, antara lain Farmakope Indonesia edisi terakhir, Informasi

Spesialis Obat Indonesia ( ISO ) dan Informasi Obat Nasional Indonesia

( IONI ).

6. Tersedia tempat dan alat untuk melakukan peracikan obat yang memadai.

7. Tempat penyimpanan obat khusus seperti lemari es untuk suppositoria, serum

dan vaksin, dan lemari terkunci untuk penyimpanan Narkotika sesuai dengan

peraturan perundang – undang yang berlaku.

8. Tersedia kartu stok untuk masing-masing jenis obat untuk pemasukan dan

pengeluaran obat, termasuk tanggal kadaluarsa obat, agar dapat dipantau

dengan baik.

9. Tempat penyerahan obat, yang memungkinkan untuk melakukan pelayanan

informasi obat
H. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan

Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik.

Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang

diperlukan untuk menyelenggarakan kesehatan. Ruang lingkup pengelolaan

farmasi di Puskesmas mencakup :

1. Perencanaan

Perencanaan adalah proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan

kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan

kebutuhan Puskesmas. Perencanaan kebutuhan untuk Puskesmas setiap

periode dilaksanakan oleh pengelola obat dan perbekalan kesehatan di

Puskesmas. Data mutasi obat yang dihasilkan oleh Puskesmas merupakan

salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan

obat tahunan.

Dalam proses perencanaan kebutuhan obat per tahun, Puskesmas diminta

menyediakan data pemakaian obat dengan menggunakan LPLPO fungsinya

yaitu Analisis Penggunaan, Perencanaan Kebutuhan, Pengendalian

Persediaan Dan Pembuatan Laporan Pengelolaan Obat. Selanjutnya UPOPK

(Unit Pengelola dan Perbekalan Kesehatan) yang akan melakukan

kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan obat Puskesmas di wilayah

kerjanya.

Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan :

13
 1. Perkiraan jenis dan jumlah obat serta perbekalan kesehatan yang

mendekati kebutuhan

2. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional.

3. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

Metode yang lazim digunakan untuk menyusun perkiraan kebutuhan obat di

tiap unit pelayanan kesehatan adalah :

2. Permintaan Obat atau Pengadaan

Permintaan atau pengadaan obat adalah suatu proses pengumpulan dalam

rangka menyediakan obat dan alat kesehatan untuk memenuhi kebutuhan

pelayanan di Puskesmas.

Tujuan permintaan obat adalah memenuhi kebutuhan obat dimasing-masing

unit pelayanan kesehatan sesuai dengan pola penyakit di wilayah kerjanya.

Sumber penyediaan obat di Puskesmas adalah berasal dari Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di Puskesmas

adalah obat Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh

Menteri Kesehatan dengan merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional.

Selain itu sesuai dengan kesepakatan global maupun keputusan Menteri

Kesehatan No. 085 tahun 1989 tentang kewajiban menuliskan resep dan atau

menggunakan obat generik di Pelayanan kesehatan milik pemerintah, maka

hanya obat generik saja yang diperkenankan tersedia di Puskesmas.

Adapun beberapa dasar pertimbangan dari Kepmenkes tersebut adalah :

 1. Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan

diseluruh dunia bagi pelayanan kesehatan publik.

2. Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar

pengobatan.

3. Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik bagi masyarakat.

4. Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan publik

5. Meningkatkan efekivitas dan efisensi alokasi dana obat di pelayanan

kesehatan publik.

Berdasarkan UU No.8 tahun 1992 Tentang Kesehatan dan PP No.72 tahun

1999 tentang Pengamanan sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, yang

diperkenankan untuk melakukan penyediaan obat adalah Apoteker. Puskesmas

tidak diperkenankan melakukan pengadaan obat secara sendiri-sendiri.

Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat dimasing-masing Puskesmas

diajukan oleh kepala Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

dengan menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan dari sub unit ke

Kepala Puskesmas dilakukan secara Periodik menggunakan LPLPO sub unit.

Untuk pengadaan, pada awalnya dibuat surat pesanan oleh Asisten Apoteker

atau Apoteker berupa LPLPO, yang kemudian ditanda tangani oleh kepala

Puskesmas yang bersangkutan. LPLPO dibuat sebanyak 4 rangkap, 1 lembar

untuk Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat, 2 lembar untuk Gudang

Farmasi dan 1 lembar sebagai Arsip. LPLPO dikirimkan pada setiap akhir bulan

dan permintaan barang akan diterima pada setiap awal bulan.

15
Adapun macam – macam permintaan obat, sebagai berikut :

a. Permintaan rutin, dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota.

b. Permintaan khusus, dilakukan diluar jadwal distribusi rutin apabila :

kebutuhan meningkat, menghindari kekosongan, penanganan Kejadian Luar

Biasa (KLB), obat rusak dan kadaluarsa.

c. Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan

Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).

d. Permintaan obat ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

dan selanjutnya diproses oleh UPOPK Kabupaten/Kota.

Menentukan jumlah permintaan obat, yaitu dengan menggunakan Formulir

LPLPO. Data yang diperlukan yaitu data pemakaian obat periode sebelumnya,

jumlah kunjungan resep, data penyakit, dan frekuensi distribusi obat oleh

UPOPKK.

3. Penerimaan Obat

Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima obat - obatan

yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola

dibawahnya.

Tujuan penerimaan obat adalah agar obat yang diterima sesuai dengan

kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas

Alur penerimaan obat :

Gudang obat Puskesmas merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan

semua perbekalan farmasi untuk kegiatan yang dilakukan di puskesmas.

Adapun persyaratan gudang obat puskesmas sebagai berikut :

a. Cukup luas minimal 3×4 M

b. Ruangan kering tidak lembab.

c. Adanya ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab atau panas.

d. Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai Pelindung

untuk menghindarkan adanya cahaya langsung.

e. Lantai dibuat dari semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu

atau kotoran lain, bila perlu dibuat alas papan.

f. Dinding dibuat licin.

g. Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam

h. Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat.

i. Mempunyai pintu yang di lengkapi kunci ganda.

j. Tersedia lemari atau laci khusus untuk narkotik dan psikotropik yang selalu

terkunci.

k. Sebaiknya ada pengukur suhu ruangan.

Pengaturan penyimpanan obat :

a. Obat di susun secara alfabetis.

b. Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO

c. Obat disimpan pada rak

d. Obat yang disimpan pada lantai harus sesuai dengan petunjuk

17
e. Cairan dipisahkan dari padatan

f. Sera, vaksin, suppositoria disimpan dalam lemari pendingin

4. Distribusi

Distribusi adalah kegiatan pengeluaran obat dan penyerahan obat secara

merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan

kesehatan seperti kamar obat, laboratorium, pustu, pusling, dan posyandu.

Tujuan distribusi adalah memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan

kesehatan yang ada di wilayah kerja puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah,

dan tepat waktu.

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan frekuensi distribusi, yaitu:

1. Jarak Sub Unit Pelayanan.

2. Biaya Distribusi yang tersedia.

Dalam menentukan jumlah obat perlu diperhatikan :

1. Pemakaian rata – rata tiap jenis obat.

a. Sisa stok.

b. Pola penyakit.

c. Jumlah kunjungan dimasing – masing sub unit pelayanan kesehatan.

2. Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara :

a. Gudang obat menyerahkan / mengirimkan obat dan diterima di unit

pelayanan.
 b. Penyerahan di gudang Puskesmas diambil sendiri oleh sub unit

pelayanan. Obat diserahkan bersama – sama dengan formulir LPLPO

dan lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat.

5. Pengendalian

Pengendalian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran

yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan

sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau kekosongan obat diluar

pelayanan kesehatan dasar. Tujuan pengendalian agar tidak terjadi kelebihan

atau kekosongan obat di unit kesehatan pelayanan dasar.

Kegiatan pengendalian adalah :

a. Memperkirakan atau menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di

Puskesmas dan seluruh unit pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok kerja.

b. Menentukan :

- Stok optimum adalah jumlah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan

agar tidak mengalami kekurangan atau kekosongan.

- Stok pengaman adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah

terjadinya suatu hal yang tidak terduga, misalnya keterlambatan pengiriman

dari UPOPPK

- Menentukan waktu tunggu ( Leadtime ), yaitu waktu yang diperlukan dari

mulai pemesanan sampai obat diterima.

Pengendalian obat terdiri dari :

a. Pengendalian persediaan

19
 Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap

stok kerja, stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Agar tidak terjadi

kekosongan obat dalam persediaan, maka perlu diperhatikan hal – hal berikut :

- Cantumkan jumlah stok pada kartu stok.

- Laporkan segera kepada UPOPPK, jika terdapat pemakaian yang melebihi

rencana karena keadaan yang tidak terduga.

- Buat laporan sederhana secara berkala kepada kepala puskesmas tentang

pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat jenis lainnya yang masih

mempunyai persediaan banyak.

b. Pengendalian penggunaan

Tujuan pengendalian persediaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan

obat dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat. Pengendalian

penggunaan meliputi presentase penggunaan antibiotik, presentase obat

penggunaan obat generik, kesesuaian dengan pedoman.

6. Penanganan obat hilang

Tujuan penanganan obat hilang sebagai bukti pertanggung jawaban kepala

puskesmas sehingga diketahui persediaan obat saat itu. Untuk menangani

kejadian obat hilang, perlu dilakukan langkah – langkah sebagai berikut :

a. Petugas pengelola obat yang mengetahui kejadian obat hilang segera

menyusun daftar jenis dan jumlah obat hilang, serta melaporkan kepada

kepala puskesmas. Daftar obat hilang tersebut nantinya akan digunakan

 sebagai lampiran dari berita cara obat hilang yang diterbitkan oleh kepala

puskesmas.

b. Kepala puskesmas kemudian memeriksa dan memastikan kejadian tersebut,

serta menerbitkan berita acara obat hilang.

c. Kepala puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada Kepala

Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, disertai berita acara obat hilang.

d. Petugas pengelola obat selanjutnya mencatat jenis dan jumlah obat yang

hilang tersebut pada masing-masing kartu stok.

e. Apabila jumlah obat yang tersisa diperhitungkan tidak lagi mencukupi

kebutuhan pelayanannya, segera disiapkan LPLPO untuk mengajukan

tambahan obat.

f. Apabila hilangnya obat karena pencurian maka dilaporkan kepada

kepolisian dengan membuat berita acara.

g. Penyimpanan obat

Obat disimpan dalam lemari atau kotak – kotak tertentu. Untuk obat-obatan

Narkotik, Psikotropik hendaknya ditempat dalam lemari yang terkunci.

Tempatkan obat secara terpisah berdasarkan bentuk seperti kapsul, tablet, sirup,

salep, injeksi dan lain-lain. Vaksin dan serum ditempatkan dalam lemari

pendingin. Susunan obat berdasarkan alfabetis dan diterapkan sistem FIFO dan

FEFO.

7. Pencatatan dan pelaporan

21
Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian

kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat –

obatan yang diterima, disimpan, didistribusi dan digunakan di puskesmas dan

atau unit pelayanan lainnya.

Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah sebagai bukti bahwa suatu kegiatan

yang telah dilakukan, sumber data untuk melakukan pengaturan dan

pengendalian, sumber data dalam pelaporan. Selain itu, pencatatan stok obat

juga bertujuan untuk mengetahui pengeluaran dan pemasukan obat, sehingga

mudah dimonitor.

Pencatatan stok obat meliputi keluar masuknya obat, baik obat narkotik,

psikotropik ataupun jenis obat lain yang dicatat dalam kartu stok masing –

masing. Pencatatan stok dapat dilakukan untuk periode tertentu, baik per hari,

per minggu atau pun per bulan. Pencatatan pada buku pemasukan, hanya

dilakukan pada waktu barang masuk ke apotek di puskesmas.

Penyelengaraan pencatatan :

1. Gudang Puskesmas

a. Penerimaan dan pengeluaran obat gudang dicatat dalam kartu stok.

b. LPLPO dibuat berdasarkan kartu stok obat dan catatan harian

penggunaan obat.

2. Kamar Obat

a. Jumlah obat yang dikeluarkan untuk pasien dicatat pada buku

pengeluaran harian.
 b. LPLPO ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian

dan sisa stok.

c. Kamar Suntik

Setiap hari pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan

menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat.

3. Puskesmas Keliling :

a. Pencatatan dilaksanakan seperti pada kamar obat.

b. LPLPO dibuat 3 rangkap yaitu rangkap untuk Dinkes

Kabupaten/Kota melalui UPOPPK, untuk diisi jumlah yang

diserahkan.

c. Setelah ditanda tangani disertai 1 rangkap lainnya disimpan LPLPO

d. 1 rangkap lainnya disimpan UPOPPK.

e. 1 rangkap untuk Arsip Puskesmas

Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan. Untuk puskesmas

yang mendapatkan distribusi LPLPO dikirim setiap awal bulan begitu juga

untuk puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan.

2.2. Gudang Farmasi

A. Pengertian

Instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan merupakan unit

pelaksanaan teknis dinas kesehatan yang bertanggung jawab kepada kepala

daerah melalui dinas kesehatan, mempunyai tugas menerima, meyimpan,

23
 memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan,

perbekalan dan perlengkapan kesehatan dan pelaksanaan urusan

ketatausahaan.

1. Tugas gudang farmasi

Tugas gudang farmasi adalah sebagai berikut :

a. Gudang farmasi mempunyai tugas mengadakan, menerima, menyimpan,

memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan,

perbekalan dan perlengkapan kesehatan.

b. Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada point di atas adalah sebagai

berikut :

1) Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar

disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem “buttom

up”

2) Perhitungan rencana keutuhan obat untuk 1 tahun anggaran disusun

dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidimiologi.

3) Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber

dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai dengan

kebutuhan dan tidak tumpang tindih.

4) Kepala dinas kesehatan kabupaten/kota mengajukan rencana

kebutuhan obat kepada pemerintah kabupaten/kota, pusat, provinsi,

dan sumber lainnya.

 5) Melakukan pelatihan petugas pengelola obat publik dan perbekalan

kesehatan untuk puskesmas.

6) Melakukan bimbingan teknis, monitoring, dan evaluasi ketersediaan

obat publik dan perbekalan kesehatan ke puskesmas.

7) Melaksanakan advokasi penyediaan anggaran kepada pemerintah

kabupaten/kota.

8) Dinas kesehatan kabupaten/ kota bertanggung jawab terhadap

pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar.

9) Dinas kesehatan kabupaten/ kota bertanggung jawab terhadap

jaminan mutu obat yang ada di gudang farmasi.

2. Fungsi Gudang Farmasi

Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud tersebut di atas instalasi gudang

farmasi dan perlengkapan kesehatan mempunyai fungsi:

a. Perencanaan koordinasi dan pemantauan pelaksanaan tugas di

lingkungan unit

b. Menyimpan dan mendistribusian obat-obatan, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan lainnya pada unit-unit pelayanan kesehatan

c. Pelaksanaan perncatatan dan evaluasi mengenai ketersediaan/

penggunaan obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan

d. Pelaksanaan pembinaan pemeliharaan mutu obat-obatan, alat

kesehatan dan perbekalan kesehatan

25
 e. Pengamatan secara umum terhadap khasiat obat yang ada dalam

persediaan

f. Pemberian informasi mengenai pengelolaan obat, alat kesehatan dan

perbekalan kesehatan.

3. Tujuan Gudang Farmasi

Tujuan umum :

Terlaksananya ketersediaan , pemerataan, mutu, dan keterjangkauan

sediaan farmasi dan alat kesehatan secara aman, efektif dan efisien pada

instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan.

Tujuan khusus:

Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat yang merata dan teratur secara

tepat jumlah, waktu dan tempat.

a. Terlaksananya pengendalian persediaan obat dan pembekalan

kesehatan

b. Meningkatnya kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenaga

farmasi dengan adanya jabatan fungsional.

c. Pengelolaan SDM di UPTD, sehingga efektif dan efisien.

B. Pengelolaan SDM di UPTD

Agar organisasi di Gudang Farmasi berjalan lancar, maka diperlukan

tenaga yang sesuai untuk pengelolaan obat. Tenaga yang dibutuhkan untuk

menjalankan manajemen di Gudang Farmasi adalah : Apoteker, Asisten

Apoteker, Tenaga SMU/Sarjana lainnya. Menurut Depkes (2005), jumlah

tenaga yang tersedia dalam jumlah yang memadai akan memudahkan

organisasi mencapai tujuan.

C. Manajemen Perbekalan Farmasi

Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di gudang farmasi kabupaten

meliputi perencanaan, pengadaan/ penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan,

pengamanan dan pendistribusiaan persediaan obat dan perbekalan kesehatan

kepada puskesmas di kabupaten Kaltara, sarana kesehatan dan pihak lainnya.

1. Perencanaan

Tujuan dari perencanaan adalah agar terjadi kesinambungan antara

permintaan dan ditribusi , sehingga distribusi obat berjalan lancar

dari pihak gudang farmasi ke pihak yang membutuhkan serta

menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat. Metode yang

digunakan dalam melakukan perencanaan adalah :

a. Metode Morbiditas/Epidimiologi

Metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu

daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat.

b. Metode Konsumsi

Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan

pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan

koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelum nya.

27
 c. Metode Campuran

Metode yang merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode

epidimiologi.

2. Pengadaan dan Penerimaan

Tujuan dari pengadaan adalah memperoleh obat yang di butuhkan dengan

harga layak,mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses

berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan.

Pengadaan dilakukan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah

direncanakan dan di setujui,melalui :

a. Pembelian secara tender (oleh panitia pembelian barang farmasi)

b. Pembelian secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar

farmasi (PBF)/rekanan

c. Sumbangan/droping/hibah

Penerimaan barang merupakan bagian penting dalam proses

pengelolaan obat. Obat atau perbekalan kesehatan yang di terima

haruslah memenuhi ketentuan diantaranya adalah tepat jenis, tepat

jumlah dan waktu kadaluarsa obat dan perbekalan kesehatan yang

diterima dicatat dengan mempergunakan formulir penerimaan obat

dan perbekalan kesehatan. Beberapa ketentuan yang harus di

laksanakan berkenaan dengan prosedur penerimaan obat dan perbekalan

kesehatan yaitu :

1) Dasar
 a) Surat order pembelian atau kontrak

b) Faktur pengantar

2) Proses

a) Cek keabsahan dukumen

b) Cek keabsahan barang

c) Cek jenis yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian obat)

dan faktur pengantar

d) Cek kualitas barang

e) Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP ( surat

order/pembelian obat) dan faktur pengantar

f) Cila semua sesuai , buat BA (berita acara) penerimaan

g) Buat laporan penerimaan

h) Catat pada buku masuk

i) Catat pada kolom gudang dan kolom kurang

j) Lanjut dengan proses penyimpanan

Dalam hal ini penerimaan barang hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

a. Sumber barang

obat dan perbekalan kesehatan di dapat dari sumber: APBN (DAK),

APBD (DAU), ASKES, program-program dinas kesehatan, bantuan

kemanusiaan (jika terjadi bencana alam)

b. Kondisi barang

c. Tanggal kadaluarsa (Expired Date)

29
 d. Jumlah barang

3. Penyimpanan dan Pemeliharaan

Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi dan perlengkapan

kesehatan menurut persyaratan yang di tetapkan yaitu dibedakan menurut

bentuk sediaan dan jenisnya, suhunya, kestabilannya, mudah tidaknya

meledak/terbakar, Tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem

informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai

kebutuhan.di gudang farmasi, obat juga di simpan sesuai sumber anggaran

obat atau perbekalan kesehatan tersebut.sediaan narkotik dan psikotropik di

simpan pada lemari khusus.

Penyimpanan harus dapat menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk

sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun kimia yang

dapat mempengaruhi efek kliniknya saat digunakan.macam-macam

sistem penataan obat:

1) First In First Out

Yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di

letakkan di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa

kemudian.

2) First In First Out (FIFO)

Yaitu obat yang datang kemudian di letakkan di belakang obat yang

terdahulu.

Pengelolaan penyimpanan obat dilakukan sedemikian rupa sehingga:

 a. Kualitas obat dalam perbekalan kesehatan dapat di pertahankan.

b. Obat dan perbekalan kesehatan terhindar dari kerusakan fisik.

c. Pencarian obat dan kesehatan mudah dan cepat.

d. Obat dan perbekalan kesehatan aman dari pencurian.

e. Mempermudahkan pengawasan stock obat dan perbekalan kesehatan.

Obat dan perbekalan kesehatan yang disimpan perlu dilengkapi dengan kartu

stock. Informasi yang tertera antara lain : tanggal obat atau perbekalan

kesehatan, jumlah, expired date, nomor batch, dan paraf petugas. Kartu

stock berfungsi sebagai alat pantau dari obat dan perbekalan kesehatan

yang di simpan.

Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada didalam

gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar siap

untuk di guanakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam

rangka menghemat anggaran.

4. Pendistribusian

Merupakan kegiatan mendistribusikan obat dan perlengkapan kesehatan

kepada pihak-pihak terkait seperti puskesmas dan pelayanan kesehatan

lainya.

5. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota : Pencatatan obat adalah

proses kegiatan membuat catatan secara tertib dalam rangka melakukan

penata usahaan obat-obatan, baik yang di terima, disimpan, didistribusikan

31
maupun yang digunakan di puskesmas (Depkes, 2005). Ketepatan dan

kebenaran pencatatan dan laporan/informasi merupakan factor yang

sangat penting dalam keberhasilan manajemen logistic obat. Proses

perencanaan dilakukan berdasarkan rekapitulasi pemakaian obat seluruh

puskesmas dan data pendukung lainnya seperti data epididemiologi atau pola

penyakit. Dengan demikian ketepatan data dan informasi pemakaian obat

puskesmas sangat mempengaruhi ketersediaan obat di kabupaten.

Berdasarkan fungsinya kegiatan pencatatan dan pelaporan terbagi atas :

1) pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan

pengadaan obat.

1) Komplikasi pemakaian obat, dibuat berdasarkan data LPLPO yang

dilaporkan oleh masing-masing peskesmas. Hasil kompilasi digunakan

untuk menghitung kebutuhan obat dengan metode konsumsi.

2) Komplikasi data penyakit, dilakukan dengan bantuan lembat

komplikasi Data Penyakit (LB-1) dari masing-masing Puskesmas.

Data ini digunakan untuk menghitung kebutuhan obat berdasarkan

metode morbiditas.

3) Estimasi kebutuhan obat, dilakukan sebagai bahan penyusunan rencana

pengadaan obat untuk pemakaian tahun yang akan datang, dapat

dilakukan baik dengan metode konsumsi atau mordibilitas.

4) Pembagian menurut sumber dana, hasil perhitungan kebutuhan obat yang

telah dilakukan dibagi lebih rinci menurut sumber dana obat.

5) Rekonsiliasi pengadaan obat, menyesuaikan rencana pengadaan obat

dengan alokasi dana obat yang tersedia.

6) Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian

persediaan obat

a. Kartu persediaan barang, digunakan untuk mencatat semua

kegiatan mutasi obat di gudang, antara lain mencatat jumlah

penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa. Hasil

pencatatan ini merupakan basis data yang selanjutnya digunakan

sebagai bahan uji silang terhadap stok obat dalam gudang

penyimpanan.

b. Kartu induk persediaan barang, digunakan sebagai duplikasi

kartu stok, juga dapat digunakan untuk komplikasi jenis dan

jumlah obat yang di mutasikan dalam waktu tertentu serta untuk

kompilasi sisa stok akhir dari semua jenis obat yang tersimpan di

gudang. Kartu ini bermanfaat sebagai control bagi kepala gudang

farmasi dan sebagai alat bantu dalam penyusunan laporan,

perencanaan, pengadaan dan distribusi serta pengendalian

persediaan dan pemantauan ketersediaan obat.

c. Kartu realisasi pengadaan obat, digunakan untuk mencatat

realisasi pengadaan tiap jenis obat oleh masing-masing sumber dana

obat.

33
2) Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian

distribusi

a. Penentuan stok optimum obat puskesmas, perumusan stok

optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus

distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan

mengenai stok pengaman (DepKes,2002)

b. Perhitungan tingkat kecukupan obat, dapat dilakukan dengan

menghitung sisa stok obat di GFK dibagi dengan total kebutuhan

stok optimum obat di puskesmas. Pencatatan stok obat

dikabupaten merupakan penata-usahaan obat yang dilakukan oleh

pengelola obat kabupaten, dalam hal ini adalah gudang farmasi.

Pencatatan obat dilakukan terhadap :

a) Penerimaan obat yang berasal dari berbagai sumber anggaran

pengadaan obat, baik dari APBD I, APBD II dan JKN, Program

dan lain-lain.

b) Pencatatan nama obat, jenis obat, masa kada luarsa obat.

c) Pencatatan harga obat, sesuai dengan SK menkes.

d) Penyimpanan di gudang farmasi.

 e) Penyerahan/distribusi obat kepada puskesmas atas permintaan yang

diajukan melalui LPLPO

f) Perencanaan kebutuhan obat kabupaten

Pelaporan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota :

Dinas kesehatan membuat laporan bulanan yang dinamakan laporan

bulanan yang dibuat oleh gudang farmasi. Pelaporan laporan bulanan

jadwalkan paling lambat tanggal 10 setiap bulan pelaporan. Untuk

pelaporan obat kedinas kesehatan propinsi dilakukan setiap tiga bulan

sekali (triwulan).

a. Laporan Mutasi

Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi yang

dilakukan pertriwulan yang berisi jumlah penerimaan, pengeluaran dan

sisa stok yang ada di GFK, kecuali narkotika dan psikotropika yang

dilaporkan setiap bulan. Kegunaan laporan ini adalah mengetahui

jumlah penerimaan dan jumlah pengeluaran obat pertriwulan ,

mengetahui sisa stok obat pertriwulan dan sebagai pertanggung

jawaban bagi kepala GFK dan bendaharawan barang.

b. Laporan kegiatan distribusi Laporan distribusi berfungsi sebagai laporan

puskesmas atau mutasi obat dan /kunjungan resep pertahun. Informasi

yang didapat antara lain jumlah obat yang tersedia/stok akhir. Jumlah

35
 kunjungan resep. Manfaat laporan ini adalah mengetahui jumlah

persediaan obat di setiap unit pelayanan kesehatan, mengetahui

perbandingan sisa stok dengan pemakaian perbulan dan perbandingan

jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian per bulan.

c. Laporan supervisi puskesmas Laporan ini disampaikan pertriwulan

kepada kepala dinas kesehatan kabupaten/Kota dengan tembusan bupati,

yang berisi rencana dan realisasi triwulan kegiatan supervise ke

puskesmas, administrasi persediaan obat di puskesmas, pelayanan obat di

puskesmas dan pola peresepan serta informasi obat.

d. Laporan pencatatan persediaan akhir tahun anggaran Laporan ini

merupakan laporan pertanggung jawaban kepala gudang farmasi

kabupaten/kota yang berisi semua aspek yang berkaitan dengan

manajemen logistic obat dalam satu tahun. Laporan dibuat setiap akhir

tahun anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan pengeluaran

selama satu tahun anggaran dan persediaan pada akhir tahun anggaran

yang bersangkutan. Kegunaan laporan ini adalah mengetahui jumlah

penerimaan dan pengeluaran obat selama satu tahun anggaran,

mengetahui sisa persediaan obat pada khir tahun anggaran dan sebagai

bahan pertanggung jawaban kepala GFK dan bendaharawan barang.

 e. Laporan pengelolaan obat tahunan
Fungsi laporan ini adalah dapat mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat

di kabupaten selama satu tahun anggaran. Kegiatan yang harus dilakukan

antara lain mempersiapkan pencacahan obat per 31 Desember di tingkat

puskesmas, menyusun daftar obat yang diterima pada tahun berjalan

yang berasal dari bebagai sumber anggaran, mengevaluasi LPLPO/LB2

untuk mendapatkan informasi mengenai pemakaian rata-rata tiap jenis obat

dan jumlah kunjungan resep.

f. Laporan pemakaian dan lembar permintaan Obat (LPLPO) LPLPO adalah

laporan pemakaian dan lembar permintaan obat yang disampaikan oleh

puskesmas atau unit pelayanan kesehatan kepada unit pengelola obat di

kabupaten/kota. Formulir ini digunakan untuk permintaan dan pemakaian

obat.
Kegunaan LPLPO antara lain :
1) Sebagai bukti pengeluaran obat di GFK
2) Sebagai bukti penerimaan obat di puskesmas
3) Sebagai surat pesanan obat dari puskesmas kepada dinas

kesehatan dan GFK.

4) Sebagai bukti penggunaan obat di puskesmas.

- Penghapusan

Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi

dalam rangka pembebasan barang milik/ kekayaan Negara dari tanguung

jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan

penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut :

37
 1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas

terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang diurusinya, yang sudah

ditetapkan untuk dihapuskan/ di musnahkan sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.

2) Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan pemeliharaan,

penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk

dipelihara.

3) Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan.

Kegiatan penghapusan sediaan farmasi :

a) Membuat daftar sediaan farmasi / obat-obatan yang akan di hapuskan

beserta alasan-alasannya

b) Pisahkan sediaan farmasi / obat—obatan yang kadaluarsa/ rusak pada

tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan

c) Pisahkan narkotika dan psikotropika dari obat lainnya

d) Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obat-obatan

yang dihapuskan

e) Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan

melalui surat keputusan Bupati/Walikota

f) Membuat berita acara hasil pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan

oleh panitia pemeriksaan dan penghapusan sediaan farmasi / obat-

obatan
g) Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang / pemilik obat

Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang

berwenang.

39
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Puskesmas

A. Puskesmas Lingkas Ujung

Puskesmas Lingkas Ujung merupakan puskesmas rawat jalan dengan luas

480 m2. Puskesmas Lingkas Ujung beralamat di Jalan Yos sudarso No.62

Kel.Lingkas-ujung, Kecamatan Tarakan timur dengan kode pos 77125. Nomer

telepon puskesmas ini adalah (0551) 8562.

B. Makna logo

Makna dari Logo Puskesmas Lingkas Ujung , Gambar tangan memiliki

makna kesiapan dalam melayani yang lebih baik bagi seluruh masyarakat

pengguna layanan di Puskesmas Lingkas Ujung . Gambar orang diatas tangan

memiliki arti upaya pelayanan kesehatan bagi masyarakat wilayah kerja

Puskesma Lingkas Ujung . Warna dominan biru pada tangan bermakna:

keteduhan, kedalaman, ketenangan dalam memberikan pelayanan. Warna hijau

muda sebagai warna ciri khas institusi kesehatan selain warna kesuburan dan

kesatuan layanan. Dan lambang hexagonal hijau diantara tangan dan orang adalah

lambang dari puskesmas dan merupakan keharusan sesuai dengan Permenkes

No.75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. Gambar dari logo

Puskesmas Lingkas Ujung dapat dilihat pada lampiran.

C. Visi misi dari Puskesmas Lingkas Ujung

1. VISI

Menjadi salah satu puskesmas yang memberikan pelayanan kesehatan yang

prima yang berkualitas di dalam dan diluar gedung untuk mewujudkan kota

Makassar sehat 2015

2. MISI

a. Meningkatkan mutu pelayanan dengan memberi pelayanan yang cepat

, tepat , terjangkau , aman dan nyaman ( prima ) , yang dilaksanakan

sesuai prosedur secara bertahap , berkesinambungan dan terarah

b. Menyiapkan tenaga kesehatan yang memiliki kemampuan dan

keterampilan serta dedikasi yang tinggi

c. Memasyrakatkan sikap hidup sehat sebagai landasan program

kegiatan

3. MOTO : Sehat untuk semua.

D. Struktur Organisasi Puskesmas Lingkas Ujung

1. Kepala Puskesmas

2. Wakil managemen mutu ( WMM )

3. Kepala sub bagian tata usaha

1. Keuangan

2. Perlengkapan .

41
 4. Unit pelayanan teknis Fungsional Puskesmas

Unit kesehatan masyarakat :

1. Upaya Promosi Kesehatan

2. Upaya Kes. Gigi & Mulut

3. Upaya KIA , KB & imunisasi

4. Upaya Kesehatan Masyarakat

5. Upaya Persalinan

6. Upaya kesehatan pasca persalinan

Unit kesehatan perorangan

1. Jaringan pelayanan Puskesmas

2. Unit Puskesmas Pembantu

3. Unit Puskesmas keliling

4. Unit Bidan Komunitas

E. Sarana Puskesmas Lingkas Ujung

Puskesmas Lingkas Ujung mempunyai luas 480m2 . Bangunan

Puskesmas terdiri dari :

- Ruang Pendaftaran & rekam medik - Laboratorium

- Ruang tunggu - Ruang strelisasi

- Ruang Farmasi - KM/WC

- Ruang promosi kesehatan - Gudang

- Ruang kes. Gigi & Mulut - Dapur

 - Ruang pemeriksaan umum - Ruang rapat

- Ruang administrasi kantor - Ruang KIA,KB & Imunisasi

- Ruang kepala puskesmas - Ruang ASI

- Ruang pasca persalinan - Ruang persalinan

- Ruang tindakan

Sarana kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas Lingkas Ujung adalah

sebagai berikut :

7) Rumah Sakit : 1 buah

8) Puskesmas Pembantu : 2 buah

9) Posyandu : 31 buah

10) Dokter / Bidan Praktek : 18 buah

11) Rumah Bersalin : 2 buah

12) Apotik : 22 buah

13) Toko Obat : 11 buah

14) Optikal : 1 buah

15) Pengobatan Tradisional : 2 buah

F. Data Ketenagaan

Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan kepada masyarakat baik yang

sifatnya di dalam gedung maupun di luar gedung Puskesmas Lingkas Ujung , tenaga

yang ada berjumlah 45 orang terdiri dari 27 orang berstatus PNS, dan 18 orang

43
tenaga magang. Dari jumlah tenaga tersebut dengan kriteria

pendidikan sebagai berikut :

- Dokter Umum : 2 orang

- Dokter Gigi : 2 orang

- S1 Keperawatan : 3 orang

- SKM : 3 orang

- Apoteker : 1 orang

- Sarjana Lainnya : 3 orang

- D3 Keperawatan : 5 orang

- D3 Analisis Kesehatan : 1 orang

- D3 Kesehatan Lingkungan : 1 orang

- Ahli Madya Gizi : 1 orang

- Pekarya Kesehatan : 1 orang

- Bidan : 2 orang

- SPRG : 1 orang

- SPK : 1 orang

Sedangkan untuk Tenaga Magang adalah sebagai berikut :

- SKM : 5 orang S1 Keperawatan : 2 orang

- S. Farm : 1 orang SPK : 2 orang

- D3 Keperawatan : 2 orang SMA : 2 orang

- D3 Kebidanan : 2 orang SMP : 2 orang

G. Pengelolaan

1. Pengelolaan Puskesmas

Pelayanan pada Puskesmas Lingkas Ujung di laksanakan setiap hari senin

hingga sabtu dengan pelayanan selama 3 jam yaitu mulai dari pukul 08.00 –

11.00 WITA sedangkan untuk jadwal jam kerja pegawai Puskesmas Lingkas

Ujung di mulai dari pukul 07.30 – 14.00 WITA.

2. Pengelolaan SDM ( Sumber Daya Manusia )

Di Puskesmas Lingkas Ujung sangat memperhatikan kualitas sumber daya

manusia ( SDM ) yang ada di ruang lingkupnya . Hal itu di tinjau dari

pengelolaan SDM atau ke ikut sertaan para pegawainya dalam berbagai kegiatan

seperti : seminar, pelatihan, maupun kegiatan Kesehatan lainnya. Hal itu

bertujuan untuk meningkatkan kualitas dari Puskesmas, dilihat dari Sumber Daya

Manusia yang ada di dalamnya.

3. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Puskesmas Lingkas Ujung

a. Perencanaan

Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dengan baik dan sistematis

karena dilakukan oleh petugas Puskesmas Lingkas Ujung khususnya di

bagian Apotek. Dilakukan dengan cara mengajukan data kepada Dinas

Kesehatan sesuai dengan kebutuhan obat yang di perlukan di Puskesmas

Lingkas Ujung . Perencanaan dilakukan setiap pertengahan tahun

sebagai persiapan stok obat untuk tahun depan.

b. Pengadaan

45
 Pengadaan obat di Puskesmas Lingkas Ujung berjalan dengan baik.

Permintaan obat dimasukkan ke dinas Kesehatan, kemudian dinas

Kesehatan mengadakan obat sesuai dengan kebutuhan puskesmas yang di

minta dengan dilampirkan rencana kebutuhan obat.

c. Penerimaan Obat

Penerimaan obat di Puskesmas Lingkas Ujung sesuai dengan Ampra

(buku permintaan) yang dilakukan setiap bulan yang sesuai dengan LPLPO

(Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) yang dimasukkan pada

awal bulan ke Gudang Farmasi. Kemudian Petugas Apotek menunggu

panggilan obat untuk di ambil ke gudang Farmasi.

d. Pendistribusian obat

Pendistribusian obat di berikan kepada PUSTU (Puskesmas Pembantu)

dan PUSKEL (Puskesmas Keliling) sesuai dengan pengampraan (Buku

permintaan) yang di masukkan ke Apotek Puskesmas.

e. Pelaporan

Pelaporan obat di Lingkas Ujung di masukkan kedalam LPLPO

(Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat)

f. Penyimpanan obat

Penyimpanan obat di Puskesmas Lingkas Ujung berdasarkan sistem

FEFO (First Expire First Out) dimana barang yang expire date atau masa

kadaluarsanya sudah dekat akan disimpan di bagian depan sehingga akan

 dulu keluar dan penyusunan obat secara Alfabetis. Penyimpanan Obat sesuai

dengan sediaan separti sirup , tablet , strip , psikotropik dan narkotik.

3.2 Gudang

A. Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara

Visi :

Menjadikan pusat penyimpanan, distribusi obat dan perbekalan

kesehatan yang optimal dan dapat dipertanggung jawabkan untuk

menunjang pelayanan kesehatan yang bemutu di kabupaten Kaltara.

Misi :

 Menjaga mutu obat terjamin, memenuhi kreteria khasiat dan

keamanan obat.

 Obat yang tersedia sesuai kebutuhan nyata baik dalam jumlah dan

jenis secara kontinyu.

 Meningkatkan profesionalisme dalam penyimpanan obat dan

distribusi obat dan alat kesehatan.

 Meningkatkan pencatatan dan pelaporan obat dan Alat Kesehatan.

B. Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara

UPT Instalasi Farmasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian

kegiatan teknis operasional dan kegiatan teknis penunjang pada Dinas

Kesehatan dibidang pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan.

47
Tugas dari tiap bagian yaitu :

a. Bagian penerimaan, yang bertugas :

1) Melakukan penerimaan barang-barang farmasi dari berbagai

sumber.

2) Mencatat no batch, tanggal expayed date obat.

3) Mengadakan pengecekan terhadap mutu obat.

4) Menghitung jumlah sesuai dengan surat pengiriman.

5) Melaksanakan pencatatan dalam buku penerimaan.

6) Melaksanakan pencatatan obat kedalam kartu stock obat.

b. Bagian penyimpanan, yang bertugas :

1) Melakukan penyimpanan barang-barang farmasi yang berasal dari

berbagai sumber yang telah di terima oleh bagian penerimaan.

2) Melakukan penyusunan obat berdasarkan alphabet sesuai dengan jenis

obat.
3) Melakukan pencatatan penerimaan obat ke dalam kartu stock

barang.
4) Melakukan penyimpanan dan penyusunan barang farmasi dari

berbagai sumber sesuai dengan system penyimpanan FEFO dan FIFO.

5) Melakukan penyimpanan sesuai dengan suhu yang telah ditentukan.
6) Melaksanakan stock opname setiap bulan.
7) Melaporkan obat ED dan rusak kepada kepala instalasi farmasi setiap

setelah melakukan opname.

c. Bagian pendistribusian, yang bertugas :
1) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang farmasi

dari puskesmas melalui LPLPO yang dikirim oleh puskesmas

sesuai dengan jadwal permintaan obat yang telah ditentukan.

 2) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang farmasi

dari program berdasarkan SPMB dari kepala dinas kesehatan

kabupaten.
3) Melakukan pencatatan pendistribusian barang farmasi kedalam kartu

barang dan kartu induk obat.

4) Melakukan pendistribusian barang farmasi sesuai FEFO dan FIFO.

UPT Gudang Farmasi kabupaten Kaltara melakukan pendistribusian obat

pada 3 puskesmas setiap satu bulan sekali yaitu puskesmas Sebengkok,

Gunung Lingkas, karang Rejo dan Lingkas Ujung Ada pula beberapa

puskesmas yang didistribusikan setiap dua bulan sekali di awal bulan yaitu

Puskesmas Juata Permai, Puskesmas Juata Laut Dan Mamburungan .

C. Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara :

a. Penyiapan bahan perencanaan dan program kerja teknis bidang

pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan

b. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan
c. Pencatatan dan evaluasi
d. Pengamatan mutu dan khasiat obat dan perbekalan kesehatan secara

umum
e. Pelaporan persediaan dan penggunaan obat
f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dan kerjasama teknis bidang

pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan dengan unit-unit kerja

terkait
g. Penyelenggaraan ketatausahaan UPT Instalasi Farmasi
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai

dengan tugas pokok dan fungsinya.

49
D. Tujuan UPT gudang farmasi kabupaten Kaltara

a. Tujuan Umum :
Terpenuhinya obat yang berkualitas dan terjaminnya pelayanan

pengobatan bagi semua lapisan masyarakat dengan prosedur distribusi

yang efektif dan efisien

b. Tujuan khusus :
a) Terlaksanannya penyimpanan dan pendistribusian obat yang

merata dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat.

b) Terlaksanannya pengendalian persediaan obat dan perbekalan

kesehatan dikabupaten Kaltara.

c) Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenanga

farmasi dengan adanya jabatan fungsional.

d) Pemberdayaan SDM yang ada, sehingga efektif dan efisien.

E. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara

1. Kepala UPT gudang farmasi, Tugasnya : mengikuti dan memenuhi

petunjuk-petunjuk kepala dinas kesehatan kabupaten Kaltara sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan bertanggung

jawab memimpin dan mengkoordinasikan semua unsur dilingkungan

gudang farmasi dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi

pelaksanaan tugas bawahannya.

2. Sub bagian tata usaha, Tugasnya : melaksanakan urusan tata usaha,

keungan dan kepegawaian.

3. Kelompok jabatan fungsional, Tugasnya :
a. melaksanakan sebagian tugas unit kerja sesuai dengan keahlian

dan kebutuhan.
 b. Sebagaimana pda ayat 1 dikoordinir oleh seorang tenaga

fungsional senior selaku ketua kelompok yang berada dibawah

dan tanggung jawab kepada kepala unit pelaksanaan teknis sesuai

dengan ketentuan peraturan peraturan yang berlaku. UPT gudang

Farmasi kabupaten Kaltara memiliki sumber daya manusia secara

keseluruhan sebanyak 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai

kepala UPT; 1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub

bagian tata usaha yang diantaranya yaitu bendahara operasional,

kepegawaian, umum & perlengkapan, kebersihan dan keamanan;

5 orang kelompok jabatan fungsional yang diantaranya yaitu

perencanaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan &

pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 3 tenaga honor dalam

membantu kegiatan di UPT gudang farmasi kabupaten Kaltara.

F. Manajemen perbekalan farmasi

1. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun

oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem “buttom up” dengan

metode yang digunakan adalah metode campuran. Metode campuran

merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi

dimana metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat

berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan

penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun

51
sebelum nya. Dan metode epidemiologi adalah metode perencanaan yang di

dasarkan pada penyakit yang ada di suatu daerah atau yang paling sering

muncul di masyarakat.
2. Sistem Penerimaan Obat dan Alat Kesehatan
a. Penerimaan obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) Setelah obat

dan alat kesehatan diterima oleh tim penerima barang dan

dilakukan pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis

obat, mutu, kemasan dan lama ED, oleh Tim pemeriksa barang

Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara kemudian diserah terimakan ke

Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara.

b. Bagian pencatatan dan evaluasi Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara

dilakukan pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat,

mutu, kemasan dan lama ED sesuai berita acara serah terima barang,

kemudian dicatat oleh bagian penyimpanan dan penyaluran

GFK Kaltara, selanjutnya disimpan menurut bentuk dan item, dicatat

dalam kartu stock.

c. Setiap akhir tahun Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara selalu

melakukan uji kelayakan dan mutu obat dengan mengirimkan

beberapa sampel obat pada BBPOM, untuk keamanan dan sebagai

bahan evaluasi untuk mengadakan obat tahun berikutnya.

d. Penerimaan sumber lain seperti Buffer Provinsi (buffer stock) setiap

Kabupaten / Kota merencanakan kebutuhan obat dan alkes apa saja

yang dimasukkan dalam pengadaan obat buffer, sesuai

permintaan Dinkes Prov Kal-tara melalui Instalasi Gudang Farmasi

 Prov Kal-tara mendistribusikannya ke GFK Kaltara, pada

dasarnya sistem penerimaannya sama dengan obat PKD. Dalam hal

emergency bila terjadi kekosongan beberapa jenis obat di Gudang

Farmasi Kabupaten Kaltara berkoordinasi dengan Dinas

Kesehatan kabupaten yang selanjutnya Dinas Kesehatan

mengirim surat permintaan obat ke Instalasi Farmasi dan

Peralatan Kesehatan Dinas Kesehatan Provinsi sesuai dengan

kebutuhan.
e. Penerimaan obat-obatan Program Imunisasi, Gizi dan program

lainnya sebagian masih dilaksanakan di Dinas Kesehatan Kabupaten

Kaltara, seperti program KIA dan Gizi, sedangkan untuk obat-obatan

P2PL seperti obat TB paru dll sebagian besar sudah di UPT. Gudang

Farmasi Kabupaten Kaltara, ke depan diharapkan terintegrasi

langsung ke UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara (one gate

police) Baik Administrasi, pencatatan dan pelaporan serta

pemeliharaan dan pendistribusian.

3. Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Obat
a. Penyimpanan sumber penerimaan seperti (PKD, Buffer Prov., Askes

dan Program) dan dikelompokkan berdasarkan bentuk

sediaannya seperti tablet, salep, syrup, ampul dan vial, dan

seterusnya. Untuk obat tertentu dikelompokkan berdasarkan

fungsinya seperti obat gigi, psikotropik serta infus disimpan

diruang terpisah.

53
b. Untuk menjaga kelembaban dan gangguan rayap, tikus dan

jenis serangga maka untuk penyangga menggunakan palet dengan

ukuran T : 20 cm, P : 100 cm, L : 100 cm.

c. Suhu/Temperatur, menghindari terjadinya percepatan kerusakan

akibat panas. Obat-obatan disimpan pada (25°C) serta sebaiknya

tidak melebihi (30°C) atau kurang (15°C), ada 3 jenis suhu yang

disarankan untuk penyimpanan pada suhu ruangan (15-30°C),

disimpan sejuk (8-15°C) & disimpan dingin (2-8°C).

d. Cahaya, obat-obatan atau alat kesehatan yang dapat merusak sediaan

atau sensitif terhadap pencahayaan khususnya sinar matahari,

oleh karena itu apabila mendapatkan obat yang diberikan dalam

wadah gelap, jangan dipindahkan obat tersebut ke tempat lain yang

intensitas pencahayaan tinggi atau transparan terhadap sinar

matahari.
e. Untuk melindungi produk obat dari kondisi kelembaban tinggi,

biasanya dipilih wadah yang terbuat dari kaca atau plastic biasanya

sediaan obat dentis atau obat yang sejenisn.

f. Sistem penyimpanan pada UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara

menggunakan konsep First expired first out (FEFO) yaitu obat dan

alat kesehatan dilihat dari masa kadaluarsanya walaupun datang

lebih dulu / terakhir tapi tanggal kadaluarsanya (expired date) dekat

maka dikeluarkan terlebih dahulu dan First in first out (FIFO)

artinya obat dan alat kesehatan yang datang lebih dulu dikeluarkan

lebih dahulu.
4. Sistem Permintaan dan Pemberian Obat & Alat Kesehatan
a. Puskesmas melalui pengelola obat menyerahkan laporan dan

Lembar Permintaan Lembar Pemakaian Obat (LPLPO) ke Dinas

Kesehatan Kabupaten dan Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara,

untuk dilakukan pengecekan.

b. Oleh bagian pencatatan dan evaluasi, laporan LPLPO dilihat

pemakaian obat, sisa stock optimum persediaan obat dan permintaan

kemudian dari bagian pencatatan evaluasi GFK memberikan

obat sesuai dengan ketentuan permintaan dan pemberian obat

yang ada kecuali keadaan tertentu seperti bencana alam atau KLB di

puskesmas permintaan dan pemberian melalui persetujuan Dinas

Kesehatan dan ditetukan kemudian.

c. Dari bagian pencatatan dan evaluasi kemudian diserahkan ke bagian

penyimpanan dan penyaluran untuk menyiapkan pengepakan sesuai

jumlah permitaan obat dari puskesmas. Oleh bagian penyimpanan

dan penyaluran dilakukan repaking obat perpuskesmas, dibuatkan

berita acara serah terima barang, selanjutnya dicatat di buku agenda

obat keluar / kartu stock dan kemudian dikirim sesuai jadwal yang

sudah ditentukan.
d. Untuk kegiatan sosial atau kemasyarakatan dan lainnya untuk

permohonan mengajukan proposal ke Dinas Kesehatan untuk

disetujui setelah disetujui maka Dinas Kesehatan mengeluarkan

Surat

55
 e. Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) yang selanjutnya

dibawa pemohon ke Gudang Farmasi kebagian pencatatan dan

penyaluran untuk dikoreksi / diverifikasi lagi apakah obat-obatan

tersebut ada atau masih mencukupi ketersediaan untuk 18 bulan ke

depan, setelah telaah kiranya memungkinkan kemudian disetujui

oleh GFK dan dibuatkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK).

5. Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan
Sistem informasi ketersediaan dan pemakaian obat di Gudang

Farmasi setelah rekapitulasi pemakaian obat dan alat kesehatan dalam

bentuk laporan bulanan, triwulan dan laporan tahunan dikirim ke Dinas

Kesehatan Kabupaten Kaltara dan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi

Kalimantan Selatan dan untuk laporan obat tertentu seperti psikotropika

laporannya juga dikirim ke Balai Besar POM.

Pelaporan dinamika logistik obat dan alat kesehatan dilakukan setiap

1 bulan sekali yang meliputi PKD, buffer stock, obat program, psikotropika,

narkotika, obat gigi, infus, reagen, dan alkes. Dan dilaporkan berdasarkan

tahun pengadaan yang akan direkap setiap 1 tahun sekali sebagai data

perencanaan tahun berikutnya.

6. Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan
Kegiatan pendistribusian obat dan perbekalan alat kesehatan setiap

bulan atau dua bulan sekali ke puskesmas, obat dan perbekalan

kesehatan kesehatan diberikan atau didistribusikan setelah puskesmas

menyerahkan Lembar Permintaan dan Lembar Pemberian Obat (LPLPO) dua

rangkap, satu untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara dan satu

diserahkan ke UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara.

a. Pendistribusian obat dibuat selama 1 tahun dengan periode

pengiriman dengan jadwal setiap 1 dan 2 bulan, Gudang Farmasi

membuat jadwal distribusi obat sesuai dengan waktu yang sudah

direncanakan/ dijadwalkan untuk masing-masing puskesmas selama satu

tahun. Adapun jumlah puskesmas di wilayah kerja sebanyak 8

puskesmas.
b. Apabila tanggal dinyatakan sebagai hari libur atau libur nasional,

maka jadwal distribusi diundur ke hari berikutnya, demikian juga

puskesmas yang lain mundur dari jadwal tetapnya tiap bulan.

c. Sesuai kesepakatan bersama, setiap obat dan alkes yang

didistribusikan, apabila ada komplen berkaitan dengan jumlah

(kurang / lebih) langsung dilaporkan baik melalui telpon / sms, atau

datang langsung, tidak lebih dari 1 minggu setelah obat

didistribusikan. Lebih dari itu sudah dianggap lengkap sesuai berita acara

serah terima barang.

d. Sesuai kesepakatan bersama, obat dan alkes masa kadaluarsa kurang dari

3 bulan (kecuali vaksin dan serum) maka GFK tidak akan

mendistribusikannya ke puskesmas, dan bila terjadi, pihak puskesmas

berhak untuk melakukan penolakan, terkecuali dalam hal-hal tertentu dan

ada kesepakatan.
e. Kekosongan obat di puskesmas, diatasi dengan cara puskesmas

meminta tambahan obat atau bon obat seperti yang telah disebutkan di

57
 atas melalui Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) dari

Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara.

f. Untuk Puskesmas Pembantu (Pustu) dan Puskesdes, obat

didistribusikan oleh Gudang Farmasi ke Puskesmas Induk, kemudian

Puskesmas Induk mendistribusikan lagi dengan menggunakan format

LPLPO Sub Unit.

7. Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa
Pemusnahan obat-obatan kadaluarsa telah diatur oleh Peraturan

Pemerintah Republik Indonesia Nomor 72 tahun 1998, tentang

Pengamanan sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, pada Bab X

emusnahan, Pasal 44 – 48. Pemusnahan obat merupakan kegiatan

penyelesaian terhadap obat-obatan yang tidak terpakai karena kadaluarsa,

rusak, ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar.

Tujuan dilakukannya pemusnahan ini ialah untuk melindungi

masyarakat dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau

perbekalan kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan

manfaat, selain itu pemusnahan juga bertujuan untuk menghindari

pembiayaan seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas

obat atau perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk

dipelihara. Kadang-kadang obat yang kadaluarsa sudah mengalami

penguraian, dimana salah satu hasil uraiannya dapat saja membahayakan

kesehatan dan jiwa manusia yang mengkonsumsinya.

Pemusnahan obat berujuan untuk menghindari besarnya pembiayaan

yang dibebankan kepada Negara akibat adanya pemeliharaan, penyimpanan

dan penjagaan barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara oleh Negara

selain itu juga menghindari penyalahgunaan dari obat yang sudah tidak layak

untuk dipergunakan.
Terdapatnya obat dan alkes kadaluarsa pada UPT. Gudang

Farmasi Kabupaten Kaltara maupun pengembalian dari 8 Puskesmas

seKabupaten Kaltara merupakan suatu masalah yang tidak bisa dihindari

dari suatu pengelolaan obat. Hal ini dikarenakan diantaranya adalah obat

mempunyai masa kadaluarsa yang tidak bisa dihindari, disamping itu

juga lebih disebabkan karena perubahan pola penyakit dan konsumsi obat,

serta dari tahun ke tahun hanyalah merupakan prediksi yang didapat dari

tahun-tahun sebelumnya.
Semakin menumpuknya obat dan alkes yang telah memasuki

masa kadaluarsanya di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara dari tahun

ke tahun mengharuskan untuk dilakukannya pemusnahan obat dan alkes

karena semakin mengurangi luas dari lokasi penyimpanan yang tersedia dan

juga untuk menghindari terpaparnya debu obat yang rusak atau zat berbahaya

lainnya yang dapat mempengaruhi terhadap kesehatan, khususnya

petugas-petugas yang ada di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara.

Sistem pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa sebagai berikut :

a. Pihak puskesmas membuat berita acara pengembalian obat kadaluarsa /

rusak, dilampiri daftar obat dan alkes kadaluarsa / rusak, yang

ditandatangani oleh pengelola obat dan Kepala Puskesmas. Oleh

Gudang Farmasi, dilakukan pengecekan kemudian dicatat ke dalam buku

59
 obat kadaluarsa (ED) sesuai berita acara dan daftar obat ED yang

dikirimkan dan disimpan di ruang isolasi penyimpanan obat ED

Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara.

b. Oleh GFK Kaltara, obat dan alkes ED yang sudah terkumpul dan dari

pengembalian 8 Puskesmas dibuatkan daftar obat dan alkes dimaksud

antara lain sumber obat (APBD, program, buffer prov.), tahun

pengadaan, jenis, tanggal ED, nilai asset (Rp) dll, selanjutnya diusulkan

ke Dinkes Kabupaten Kaltara untuk dilakukan pemusnahan.

c. Kemudian dibentuk tim penilai yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas

Kesehatan Kabupaten Kaltara untuk menilai obat dan perbekalan

d. kesehatan kadaluarsa / rusak tersebut layak atau tidak untuk

dimunahkan.
e. Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di usul ke

Bupati Kaltara untuk mendapatkan surat persetujuan pemusnahan.

f. Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk tim

pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan untuk sekanjutnya

dilakukan pemusnahan terhadap obat dan perbekalan kesehatan.

 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan Kabupaten/Kota yang

bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah

kerja.

Perencanaan dan pengadaan obat di lakukan untuk menetapkan jenis dan jumlah

obat dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhanpelayanan

kesehatan dasar Gudang farmasi atau instalasi farmasi adalah tempat yang

digunakanuntuk menyimpan, mendistribusikan sediaan farmasi ke instansi-

instansikesehatan milik pemerintah di seluruh kabupaten/kota, guna memenuhi

pelayanan kesehatan masyarakat yang maksimal. Gudang farmasi atau instalasi

farmasi memperoleh dana dari pemerintah kabupaten. Instalasi farmasi di tunjuk

langsung Dinkes kabupaten/kota untuk melayani permintaan dari Puskesmas

kabupaten/kota.

Tugas pokok Gudang farmasi atau instalasi farmasi yaitu melaksanakan

pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasidan

peralatan kesehatan yang di perlukan dalam rangka pelayana kesehatan ,pencegahan

dan pemberantasan penyakit, di puskesmas kabupaten/kota sesuai dengan petunjuk

kepala dinas kesehatan kabupaten/kota.

61
4.2 Saran

P e n g e t a h u a n d a n skill tenaga Kefarmasian terkait proses perencanaan

dan pengadaanharus terus diperbaharui dan ditingkatkan mengingat

pentingnya proses tersebutdalam menjamin kualitas pelayanan kesehatan.

 DAFTAR PUSTAKA

Baroto, T. (2002). Perencanaan dan pengendalian produksi. Jakarta: Ghalia

Indonesia.

dr.Zuhaidah, M. (2012). Puskesmas Taman Kabupaten Sidoarjo. In Logo Puskesmas.

Sidoarjo: Puskesmas Taman Kabupaten .

Indranjit, R., & Djokopranoto, R. (2003). In Manajemen persediaan. Jakarta: PT.

Gramedia Widiasarana Indonesia.

Jacobs, F., & Chase, R. (2014). Operation and supply chain management fourteen

globak edition. New York: Mc.Graw-Hill publisher.

Suciati, S., & Adisamito, W. B. (2006). Analisis perencanaan obat BerdasarkanABC

Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. In Jurnal Manajemen Pelayanan kesehatan

(pp. 19-16).

63
 LAMPIRAN

Lampiran 1 Denah Puskesmas Lingkas Ujung

Lampiran 2 Logo Puskesmas

65
 Struktur Organisasi Puskesmas

Kepala
Puskesmas

Wakil
Managemen
Mutu (WMM)

Kepala sub Unit Pelayanan Jaringan

bagian Tata Teknis Pelayanan
Usaha Fungsional Puskesmas

Unit Unit Puskesmas

Keuangan
Kes.Masyarakat Pembantu

Unit Puskesmas
Perlengkapan Keliling

Unit Bidan
Komunitas

Lampiran 3 Struktur Organisasi Puskesmas

PEMERINTAH KOTA TARAKAN

Lampiran 4 Kartu Stok

67
 Lampiran 5 Lplpo Puskesmas

Sop pendistribusian Obat

 DINAS KESEHATAN KAB.
KALTARA

Lampiran 6 Sop pendistribusian obat

69
 UPT GFK DINKES BPPKAD
Kaltara KALTARA Kab.kaltara

Unsur Tim: 1.Dinas

Kesehatan kab. Kaltara, 2.
Gudang Farmasi,
3.BPPKAD/ bag.aset dan
unsur terkait lainnya

Lampiran 7 Sop pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa

 Tarakan, Desember 2017
Mengetahui:
Kepala UPT. Gudang farmasi
Kabupaten Kaltara

DENDI ALEX JORDAN, SKM, MM

NIP: 19670210 199003 1 018

Lampiran 8 Sop penyimpanan Vaksin

71
 Tarakan, Desember 2017
Mengetahui:
Kepala UPT. Gudang farmasi
Kabupaten Kaltara

DENDI ALEX JORDAN, SKM, MM

NIP: 19670210 199003 1 018

Lampiran 9 Sop pengambilan vaksin