10 Steps KM Roadmap

Knowledge management merupakan aktivitas yang sangat kompleks, yang tidak bisa
dilaksanakan tanpa adanya rencana yang baik, bahkan knowledge management
membutuhkan rencana yang sempurna. Pada bahasan ini akan dibahas mengenai 10
langkah yang bisa dijadikan pedoman dalam proses penciptaan bisnis berbasis knowledge
management, lebih jelas lagi adalah bagaimana mendesain, membangun, dan
mengimplementasikan strategi knowledge management.

Sebetulnya banyak sekali organisasi yang sudah mengimplementasikan knowledge

management dan berhasil, apakah kita bisa tinggal mencontohnya? Dalam hal ini
sebaiknya tidak langsung meng-kopi strategi knowledge management organisasi lain.
Contohnya, seorang pimpinan organisasi mengerti kegunaan knowledge management tapi
mereka tidak mampu menunjukkan bagaimana melakukannya. Untuk melakukan itu,
seorang pemimpin harus mengetahui keuinikan yang dimiliki oleh organisasi serta strategi
knowledge management apa yang harus diadopsi.

10 langkah dalam knowledge management roadmap terdiri dari 10 langkah dan terbagi
dalam 4 fase yang dijabarkan sebagai berikut:

Fase 1: Evaluasi infrastruktur terdiri dari kegiatan

1. Menganalisa infrastruktur yang tersedia

2. Menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis

Fase 2: KM system analysis, design, and development terdiri dari kegiatan

1. Mendesain infrastruktur knowledge management

2. Melakukan audit terhadap asset pengetahuan dan system yang tersedia
3. Mendesain knowledge management tim
4. Membuat knowledge management blueprint
5. Membangun knowledge management system

Fase 3: Deployment / pelaksanaan, terdiri dari kegiatan

1. Melaksanakan kegiatan knowledge management, menggunakan metode penambahan

hasil
2. Memanage perubahan, budaya, dan struktur reward

Fase 4: Evaluasi terdiri dari kegiatan

10. Mengevaluasi performance, mengukur ROI, dan meningkatkan KMS

Fase 1 Evaluasi infrastruktur

Pada fase ini terdapat dua kegiatan utama yakni menganalisa infrastruktur yang tersedia
dan menyelaraskan knowledge management dengan strategi bisnis. Pada tahap analisis
infrastruktur yang tersedia, merupakan kegiatan untuk menggali pemahaman mengenai
komponen yang membangun strategi dan kerangka teknologi informasi yang akan
digunakan dalam knowledge management. Dengan menganalisa dan menghitung apa
yang sudah tersedia di organisasi, kita bisa mengidentifikasi kesenjangan dari infrastruktur
tersebut. Dari hasil analisa tersebut, kita mampu membangun knowledge management
dengan sumber daya yang sudah ada. Kunci dari kegiatan ini adalah mengidentifikasi apa
yang bisa digunakan dan tidak bisa digunakan dalam knowledge management system.

Masih dalam fase pertama, kegiatan menyelaraskan knowledge management dengan

strategi bisnis dilakukan untuk menghasilkan knowledge management system yang sesuai
dengan tujuan organisasi. Jika knowledge management dibangun tanpa melihat tujuan
bisnis organisasi, sebaik apapun knowledge management tersebut maka tidak akan
berfungsi dengan baik. Bisa dikatakan bahwa strategi bisnis biasanya merupakan atau
berada pada level atas. Sedangkan membangun sebuah system merupakan tingkat
bawah, dimana dibutuhkan spesifikasi, fitur yang jelas bukan dalam bentuk abstrak, visi, atau
ide-ide bisnis. Untuk menyatukan keduanya, sebaiknya strategi bisnis diturunkan hingga ke
level desain system, sedangkan pada desain knowledge management system dinaikkan
hingga level strategi bisnis.

Fase 2: KM system analysis, design, and development terdiri dari kegiatan

Pada fase kedua ini terdiri dari lima langkah mulai dari desain hingga pembangunan
knowledge management system tersebut. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing
kegiatan dalam fase kedua ini.

Pada langkah ketiga ini yakni KM arsitektur dan desain adalah bagaimana kita harus
memilih dan menyeleksi komponen infrastruktur yang menunjang knowledge management
system. Dalam knowledge management system, terdapat tujuh layer arsitektur, dan
teknologi yang dibutuhkan untuk membangun masing-masing layer. Untuk
mengintegrasikan komponen tersebut kita harus lebih memikirkan mengenai infostruktur
dibanding hanya infrastruktur semata. Pilihan pertama dalam pemilihan landasan kolaborasi
adalah bisa menggunakan aplikasi standar yang banyak digunakan secara bebas misalnya
web, atau sebuah paket solusi misalnya Lotus Notes atau produk solusi lainnya. Pemilihan
platform/landasan ini harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Pada langkah keempat knowledge audit dan analisis, langkah ini terkait dengan
bagaimana mengetahui apa yang telah diketahui oleh organiasi. Untuk menemukan apa
yang telah diketahui oleh organisasi maka diperlukan audit pengetahuan. Namun sebelum
melakukan audit, harus dijelaskan pula mengapa kegiatan audit ini dibutuhkan. Setelah
menentukan akan mengaudit pengetahuan organisasi maka perlu dibentuk tim khusus
untuk melakukan penilaian awal terhadap asset pengetahuan yang terdapat di organisasi
dengan mengidentifikasi baik kekuatan dan kelemahan. Kegiatan audit yang dilakukan
meliputi mengukur prose’s pengetahuan, mengidentifikasi, mengevaluasi, memilih metode
audit yang sesuai, mengaudit dan menganalisis pengetahuan organisasi yang tersedia.

Langkah kelima adalah membangun knowledge management tim, disini KM tim akan
dibentuk yang akan bertugas untuk mendesain, membangun, mengimplementasikan, dan
menempatkan knowledge management system. Untuk mendesain KM tim kita harus mampu
mengidentifikasi para pemangku kepentingan baik dari internal maupun eksternal,
mengidentifikasi sumber-sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk kesuksesan prosen
pembangungan knowledge management system. Untuk ukuran tim KM yang ideal tidak
bisa ditentukan dengan jumlah sumberdaya manusia secara tepat, namun jumlah
sumberdaya manusia yang terlibat harus mampu melaksanakan tugas sesua dengan tugas
yang diberikan. Adapun isu-isu yang bisa muncul pada tim adalah mengenai jumlah
anggota tim, memanaje perbedaan yang terjadi dari berbagai pemangku kepentingan,
aplikasi teknik dan metode yang digunakan, dan lain-lain.

Pada langkah keenam membuat KM system blueprint, setelah tim pembangun KM system
terbentuk selanjutnya adalah membuat blueprint yang menyediakan rencana untuk
membangun knowledge management system. Sama dengan ketika menganalisis
infrastruktur, dalam tahap ini juga diperlukan pemahaman terhadap tujuh layer infrastruktur
yang harus disesuaikan dengan organisasi. Dalam langkah ini ada beberapa hal yang
diperhatikan yakni mengkustomisai secara detail mengenai tujuh layer dari knowledge
management arsitektur terhadap organisasi. Paham dan menyeleksi komponen yang
dibutuhkan oleh organisasi, misalnya mengintegrasikan repository, content center,
knowledge mining tools, dan media kolaborasi. Hingga membuat desain user interface bagi
system.

Tahap terkahir pada fase kedua ini adalah membangun knowledge management system,
ini merupakan lanjutan dari pembuatan blueprint, jika telah disepakati bahwa penggunaan
 intranet bagi knowledge management system di organisasi maka intranet organisasi bisa di
konversi menjadi bentuk akhir dari system. Penggunaan web-friendly document standard
dan webDMA menyediakan peluang yang sangat besar bagi kegiatan kolaborasi. Disini
pengguna tetap bisa melihat interface yang sudah familiar dengan apa yang mereka lihat
sebelumnya, namun dalam system tersebut tetap berorientasi dari client/server arsitektur
kepada agent-computing arsitektur.

Fase 3: Pelaksanaan

Pada fase ketiga ini meliputi dua kegiatan yakni pelaksanaan system KM dan perubahan
budaya, merevisi struktur reward, dan pilihan menggunakan atau tidak menggunakan staf
khusus yang mengurusi pelaksanaan system KM ini.

Pada langkah ke delapan dilakukan uji coba dan pelaksanaan system, ujicoba system
pada lingkungan yang sesungguhnya merupakan saat-saat paling krusial dimana banyak
kegagalan terjadi pada saat launching karena apa yang dibangun dan ketika pelaksanaan
tidaklah sama. Sebelum memberlakukan system pada seluruh organisasi (jika berskala
besar), sebaiknya dilakukan ujicoba tidak pada seluruh populasi melainkan hanya diambil
beberapa sample saja. Dari ujicoba tersebut akan diidentifikasi kesalahan system yang
mungkin terjadi dan jika itu terjadi sebaiknya segera dilakukan tindakan perbaikan pada
system.

Pada langkah ke Sembilan, memilih staf khusus, membangun struktur reward, dan teknologi
serta perubahan management merupakan langkah yang harus diambil ketika sebuah
system sudah digulirkan untuk digunakan. Adanya system baru juga memicu adanya
pergeseran budaya dari yang manual menjadi teknologi. Pegawai bukanlah tentara,
mereka lebih mengarah ke volunteer (sukarela) tidak suka ada pemaksaan, melainkan
harus melalui pendekatan tertentu untuk merubah budaya serta perilaku dan kebiasaan.

Fase 4: Pengukuran bagi evaluasi performa

Fase terakhir hanya terdiri dari satu langkah yakni mengukur nilai penambahan hasil dari
implementasi knowledge management. Langkah terakhir atau kesepuluh adalah terkait
dengan menghitung hasil kerja terkait dengan pengetahuan. Mengukur return on
knowledge investment (RoKI) harus menghitung baik finansial dan kompetitif impak dari
knowledge management pada bisnis yang dilaksanakan oleh organisasi. Pada langkah ini
akan memberikan panduan memilih alat ukur apa yang sekiranya bisa digunakan untuk
menghitung nilai tersebut.

Dikutip dari

1. Tiwana, Amrit. (1999) The knowledge management toolkit. Prentice Hall.