VERSHIRE COMPANY

Gambaran Umum
Vershire Company merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang industri
kemasan (packaging) di Amerika Serikat. Perusahaan ini terdiri dari beberapa divisi utama
yang mana satu diantara yang terbesar adalah divisi Aluminium Can, yang merupakan divisi
penyumbang pertumbuhan penjualan terbesar dalam perusahaan.
Perusahaan ini terbagi dalam dua bagian utama di setiap unit bisnis, yaitu Bagian
Manufaktur dan Bagian Pemasaran. Yang memberi laporan kepada manager umum divisi
adalah dua manager lini ini, yaitu wakil pemasaran dan manufaktur.
Dalam industri packaging ini, banyak pemain yang ada di pasar Amerika Serikat.
Oleh karena itu, pelanggan memiliki banyak pilihan, sehingga pelayanan yang memuaskan
merupakan andalan perusahaan-perusahaan ini untuk dapat mempertahankan pelanggannya.
Ketika perusahaan gagal memenuhi ekspektasi pelanggan dalam hal biaya, kualitas,
pengiriman dan pelayanan pelanggan lainnya, maka pelanggan akan berpindah ke pemasok
lain. Karena hampir semua produsen kemasan aluminium menggunakan teknologi yang sama
sehingga memiliki kualitas yang nyaris serupa dengan para pesaing. Oleh karena itu penting
bagi Vershire untuk senantiasa memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dan
tetap mempertahakan kualitas yang baik serta mencapai efesiensi yang memadahai demi
mempertahankan pelanggannya. Cara yang dilakukan oleh Vershire Company adalah dengan
menggunakan anggaran secara ketat sebagai alat pengontrol kinerjanya dan dalam hal
efisiensi dan efektivitas.

Sistem Pengendalian Manajemen

Vershire Company menggunakan anggaran sebagai alat pengontrol utama kinerja
perusahaan. Dimana anggaran untuk tahun depan mulai disusun mulai dari bulan Mei.
Dimulai dari penyusunan laporan oleh General Manager Divisi yang berisi prediksi
penjualan, pendapatan, dan kebutuhan modal untuk tahun yang akan datang, dan juga
mengevaluasi tren yang diantisipasi dalam setiap kategori dalam dua tahun terakhir. Setelah
General Manager Divisi melaporkan laporan tersebut, Staff Central Market Research di
kantor pusat mengembangkan pengujian pasar yang lebih formal, mengamati budget yang
akan datang dengan lebih mendetail dan dua tahun berikutnya dengan lebih umum.
Kemudian prediksi penjualan disiapkan untuk masing-masing divisi dan prediksi ini
dikombinasikan untuk membuat prediksi/ramalan untuk perusahaan secara keseluruhan.
 Dalam menyusun prediksi divisi, staf riset mempertimbangkan beberapa topik,
termasuk keadaan ekonomi secara umum dan dampaknya terhadap Customer, dan pangsa
pasar untuk produk yang berbeda berdasarkan wilayah geografis. Asumsi dasar dibuat seperti
harga, produk baru, pabrik baru, inventor yang tidak terpakai, pembelian Dwimuka, tren
kemasan, tren pertumbuhan industri, kondisi cuaca, dan kemasan alternatif. Setiap lini produk
diperlakukan sama.
Prediksi ini disiapkan di kantor pusat untuk menjamin asumsi dasar seragam dan
prediksi penjualan perusahaan secara keseluruhan masuk akal dan dapat dicapai. Ramalan
yang sudah lengkap diteruskan ke masing-masing divisi untuk di review, kritisi dan
disempurnakan. General Manager Divisi kemudian mempersiapkan prediksi penjualan
mereka sendiri secara bottom up.
Setelah disetujuai pada level korporat dan divisi, keseluruhan anggaran penjualan
diterjemahkan menjadi anggaran penjualan untuk setiap pabrik, di rinci berdasarkan pabrik
mana barang jadi akan dikirimkan. Pada level pabrik anggaran penjualan kemudian
dikategorikan berdasarkan harga, volume, dan penggunaan akhir.
Sebelum anggaran pabrik disampaikan, staf controller dari kantor pusat mengunjungi
setiap pabrik. Kunjungan ini sangat penting karena menciptakan peluang bagi manajer pabrik
untuk menjelaskan situasi mereka dan untuk memberikan arahan tentang bagaimana
keuntungan yang telah dianggarkan sejalan dengan tujuan perusahaan dan untuk memperkuat
gagasan bahwa kantor pusat berhubungan dengan pabrik.
Kemudian, pada atau sebelum 1 September, anggaran pabrik disampaikan kepada
kantor pusat divisi, dimana mereka dikonsolidasi dan dipresentasikan kepada general
manager divisi untuk di review. Jika anggaran tidak sejalan dengan ekspektasi manajemen,
manajer pabrik akan diminta untuk mencari penghematan tambahan.
Dalam Vershire Company, sekali anggaran telah diputuskan, maka akan sulit untuk
melakukan revisi. Apabila terdapat masalah dalam pelaksanaan kegiatan, perusahaan
mengasumsikan bahwa masalah tersebut akan dapat diatasi oleh pihak-pihak yang langsung
berkaitan. Dalam hal insentif, Vershire hanya mempertimbangkan kinerja manajer divisi yang
berhasil mencapai target anggaran. Dengan demikian, para manajer divisi berlomba-lomba
untuk mencapai financial performance yang setinggi mungkin.

1. Aktivitas-aktivitas pada proses penganggaran laba Vershire Company bulan Mei

sampai bulan Desember, adalah sebagai berikut:
 Pada bulan Mei, setiap manajer umum divisi penjualan mengajukan laporan persiapan
untuk menggabungkan ringkasan-ringkasan mengenai penjualan, pendapatan, dan
permintaan modal untuk anggaran tahun berikutnya, serta mengevaluasi kecenderungan
pada setiap kategori selama dua tahun berturut-turut.
 Laporan yang dibuat oleh manajer umum divisi penjualan kemudian ditangani oleh staf
peneliti pasar. Staf inilah yang bertugas menyusun laporan tersebut menjadi bentuk
prediksi anggaran dengan dilengkapi prediksi pasar, pengujian anggaran tahunan yang
akan datang secara detail serta kondisi ekonomi dan pengaruhnya bagi konsumen dan
perusahann. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat meramalkan keadaan yang akan
terjadi dan mengambil langkah untuk mengantisipasi.
 Prediksi staf peneliti pasar kemudian dialihkan kepada masing-masing divisi untuk
ditinjau, dikritik, dan dicocokkan denga tujuan perusahaan dan kebutuhan masing-
masing divisi.
 Manajer umum divisi kemudian menyusun ramalan penjualan, dengan meminta setiap
manajer area bidang penjualan untuk memperkirakan penjualan pada tahun yang akan
datang.
 Seluruh prediksi anggaran digabungkan di tingkat divisi untuk ditinjau oleh wakil
presiden pemasaran. Proses ini kemudian diulang di tingkat perusahaan, ketika semua
pihak telah merasa puas dan sesuai dengan anggaran penjualan,
 Setelah persetujuan prediksi anggaran pada tingkat divisi dan perusahaan, Keseluruhan
anggaran penjualan akan didistribusikan ke masing-masing pabrik.
 Setiap pabrik membuat anggaran berupa keuntungan kotor, pengeluaran tetap, dan
pendapatan sebelum pajak. Manajer pabrik bertanggung jawab atas budget profit yang
dianggarkan agar dapat memotivasi para manajer menghasilkan produk yang berkualitas,
serta mencapai target keuntungan yang dibuat
 Standar biaya dan target pengurangan biaya dikembangkan oleh departemen teknik
industri pabrik.
 Staf kontroler mendapat pemahaman mengenai kondisi pabrik-pabrik agar dapat
memastikan anggaran telah dibuat oleh Bagian Manufaktur, di tinjau ulang oleh masing-
masing kantor divisi, dan kemudian sebelum 1 September diberikan kepada manajer
umum divisi untuk memastikan anggaran telah sesuai dengan kebutuhan masing masing
divisi
 Setelah manajer umum divisi menyetujui anggaran yang telah dibuat, anggaran ini
kemudian diajukan ke CEO (Chief Executive Officer) Vershire Company.
 Anggaran akhir kemudian diajukan untuk disetujui oleh Dewan Direksi pada bulan
Desember.

2. Berkaitan dengan penyusunan anggaran, apakah perlu diadakan desain ulang struktur
pengendalian manajemen pada VershireCompany? Jika ya, bagaimana dan mengapa?
Sistem Pengendalian Anggaran
Manajer umum divisi memiliki pengendalian penuh terhadap bisnis mereka dengan
dua hal tanpa pengecualian yaitu peningkatan modal dan hubungan ketenagakerjaan, dimana
keduanya terpusat pada kantor pusat.
Sistem Pengendalian Anggaran dibagi atas :
 Anggaran Penjualan, memiliki struktur Perencanaan dan Pengendalian sebagai berikut:
Pada bulan Mei setiap manajer umum divisi mengajukan laporan persiapan untuk
menggabungkan ringkasan-ringkasan mengenai penjualan, serta mengevaluasi
kecendrungan pada setiap kategori selama dua tahun berturut-turut. Laporan-laporan
tersebut tidak diberikan secara rinci dan cukup mudah untuk digunakan secara bersama
jika masing-masing divisi memerlukan perkiraan kondisi pasar pada tahun yang
bersangkutan untuk mengantisipasi pengeluaran modal selama lima tahun kedepan
sebagai bagian dari perencanaan strategi.
 Anggaran Manufaktur : Apabila nilai penjualan secara keseluruhan telah diterjemahkan
ke dalam anggaran penjulan, selanjutnya setiap pabrik membuat anggaran berupa
keuntungan kotor, pengeluaran tetap, dan pendapatan sebelumpajak. Keutungan dihitung
sebagai anggaran penjualan yang nilainya lebih kecil dari anggaran biaya tak terduga
(termasuk material, tenaga kerja, dan variable manufaktur tambahan yang masing-
masing dihitung pada ukuran standar) dan anggaran yangt elah pasti.
Pengukuran Kinerja dan Evaluasi.
Beberapa yang perlu dievaluasi pada sistem manajemen kinerja pada Vershire
Company, adalah sebagai berikut:
 Indikator kinerja yang digunakan dalam mengukur kinerja pada level individu
seharusnya menggunakan indikator yang relevan yang menjadi tanggung jawab sesuai
peran jabatan masing-masing individu. Beberapa indikator yang tidak relevan sebagai
berikut:
 o Profit,
Manager Manufaktur tidak mempunyai kendali terhadap volume dan harga
penjualan sehingga indikator Profit tidak mencerminkan tanggung jawab individu
sesuai peran jabatan. Begitu pula Manager Marketing yang tidak mempunyai
kendali terhadap biaya produksi.
o Variansi terhadap Harga Penjualan, Sales Mix, dan Volume Penjualan
Indikator ini menjadi tanggung jawab individu Manager Marketing, bukan Manager
Manufaktur
 Indikator Kinerja yang digunakan hanya berdasrkan Aspek Finansial, hal tidak mampu
menangkap kinerja proses yang dilaksanakan oleh masing-masing Individu untuk
menghasilkan produk sesuai target. Sesuai Balanced Scorecard, sebaiknya Vershire juga
mengukur kinerja pada Aspek Customer, Internal Business Process dan Learning.
o Customer
 Jumlah Produk yang tidak sesuai Spesifikasi dan harus diproses ulang;
 Jumlah Produk Cacat;
o Internal Business Process
 Machine Availibility;
 Production Yield;
o Learning
 Number of Process Innovation;