PRAKTEK KERJA INDUSTRI

(PRAKERIND)

DI

PT. BUKIT ASAM (PERSERO) Tbk.

UNIT PERTAMBANGAN OMBILIN SAWAHLUNTO

Disusun Oleh :

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK)

NEGERI 1 SAWAHLUNTO

Jl. Prof. M.Yamin SH, Talawi

Telp (0754) 410180
T.P 2009/2010
 HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI

Nama : Marianti
Nis : 7361
Program Study : Bisnis dan Manajemen
Satuan Kerja : Hukum dan Humas

Disetujui oleh :

Asisten Manager Hukum dan Humas Instruktur Pembimbing

Hj. Evi Trinandi Putri, SH Markus Gea, SH

NP. 28259 NP.30196

Disahkan Oleh :

Kepala Sekolah Guru Pembimbing

Drs. Ribet Mulyadi Drs. Desri Alif

Nip : 196201261988021001 Nip : 196212291992031003

2
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan Rahmat dan Karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
pembuatan dan penyusunan laporan PRAKERIND ini. Laporan ini dibuat dan
disusun setelah penulis melaksanakan PRAKERIND di PT. Bukit Asam (Persero)
Tbk. Unit Pertambangan Ombilin, pada Satuan Kerja Hukum dan Humas kurang
lebih selama tiga bulan terhitung dari tanggal 1 Juni 2010 s/d 31 Agustus 2010.

Dalam pembuatan dan penyusunan laporan ini penulis mengucapkan

banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis
menyusun laporan ini, terutama kepada :
1. Ibu Hj. Evi Trinandi Putri, SH selaku Asisten Manager Hukum dan
Humas PT. Bukit Asam (Persero) Tbk. Unit Pertambangan Ombilin.
2. Bapak Drs. Ribet Mulyadi selaku Kepala Sekolah SMK N 1 Sawahlunto.
3. Bapak Markus Gea, SH. Bapak H. Eri Sudarso. dan Bapak Maswir
selaku Instruktur.
4. Bapak Drs. Desri Alif selaku Guru Pembimbing.
5. Karyawan dan Karyawati PT. Bukit Asam (Persero) Tbk. Unit
Pertambangan Ombilin yang telah membantu dan membimbing penulis
selama kegiatan pelaksanaan prakerind.

Meskipun demikian, penulis menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari
kesempurnaan. Untuk itu penulis mangharapkan saran, kritikan, dan pikiran yang
bersifat membangun demi kelancaran penulis dimasa yang akan datang. Penulis
berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi pembaca. Akhir kata penulis
ucapkan terima kasih.

Sawahlunto, 31 Agustus 2010

3
 MARIANTI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Prakerind

Praktek Kerja Industri (Prakerind) adalah suatu bentuk penyelenggaraan

pendidikan keahlian profesional yang memadukan secara sistematis dan sinkron
program penugasan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan bekerja langsung
di dunia kerja, terarah untuk mencapai tingkat keahlian profesional tertentu
sehingga siswa memiliki keterampilan yang berguna, bekal memasuki lapangan
kerja sesuai dengan bidangnya.

Praktek Kerja Industri (Prakerind) merupakan suatu usaha yang dilakukan untuk
menghasilkan siswa yang mampu melakukan pekerjaan yang teorinya telah
diajarkan di sekolah dan mampu mengerjakan dengan bersungguh-sungguh di
tempat dimana siswa ditempatkan, baik di Instansi Pemerintah maupun Swasta.
Dengan diadakannya Praktek Kerja Industri (Prakerind) diharapkan siswa
mampu melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya.

B. Dasar Hukum Pelaksanaan Prakerind

Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (Prakerind) pada sekolah menengah

Kejuruan berdasarkan :
1. Undang-undang No. 12 Tahun 1989, tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. GBHN 1993 : Kualitas Pendidikan perlu disesuaikan dengan kemajuan IPTEK
serta tuntutan perkembangan pembangunan.
3. Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1992, tentang Peranan Masyarakat
Dalam Pendidikan Nasional.
4. keputusan MENDIKBUD RI No. 080/U/1993, tentang Kurikulum SMK.

4
5. GBHN 1993 : Peningkatan Kualitas Tenaga Kerja merupakan tanggung jawab
bersama antara Pemerintah dengan Masyarakat terutama Dunia Usaha,
Industri, Instansi terkait.

C. Fungsi dan Tujuan Prakerind

1. Fungsi
 Dapat membentuk jiwa kerjasama dengan orang lain dan berdisiplin.
 Mendapatkan pengalaman kerja secara nyata di Perusahaan atau
Instansi tertentu.
 Menambah Ilmu Pengetahuan dalam berbagai hal yang tidak didapat
dalam bidang pelajaran di sekolah.
 Dapat menerapkan disiplin ilmu yang diperoleh selama belajar di
sekolah serta dapat menganalisa keadaan yang sebenarnya di
Perusahaan.
2. Tujuan
 Menigkatkan mutu dan relevansi pendidikan kejuruan melalui peran
serta Institusi Pasangan antara sekolah dengan Dunia Usaha / kerja.
 Menghasilkan tamatan yang memiliki pengetahuan, keterampilan dan
etos kerja yang sesuai dengan tuntutan lapangan kerja.
 Meningkatkan efisiensi penyelengaraan pendidikan menengah
kejuruan melalui pendayagunaan sumber daya pendidikan yang ada di
dunia kerja.

D. Waktu & Tempat Pelaksanaan

Pelaksanaan Prakerind oleh penulis dimulai dari tanggal 01 Juni 2010 s/d 31
Agustus 2010 di PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit Pertambangan Ombilin
tepatnya di Satuan Kerja Hukum & Humas, yang waktunya sesuai dengan
jam kerja karyawan.

E. Sistematika Pembuatan Laporan

Sumber untuk pembuatan laporan ini, penulis dapatkan dari :
 Buku sejarah PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit Pertambangan Ombilin.
 Sumbangan pikiran dan bantuan dari Instruktur Pembimbing.

5
  Buletin PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit Pertambangan Ombilin.
 Pendapat dan pikiran penulis.

BAB II
RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

A. SEJARAH BERDIRINYA PERUSAHAAN

1. Pendiri Tambang Batubara Ombilin

Sejak tahun 1858 telah diyakini oleh Bangsa Belanda adanya endapan
Batubara di daerah Ombilin, diantaranya adalah seorang ahli tambang yang
bernama Ir. C. de Groot. Kemudian baru pada tahun 1876 dengan surat
keputusan Gubernur Jendral Hindia Belanda tertanggal 26 Mei 1876
ditugaskan Ir. W. H. De Greve untuk menyelidiki dan secara pasti dapat
diketemukan lapisan Batubara pada awal tahun 1868 di daerah Ulu Air tepi
Sungai Ombilin.

Pada tahun 1891 Pemerintahan Belanda menugaskan Ir. J. A. Hooze untuk

merancang dan mempersiapkan bahan-bahan untuk penggalian Batubara di
Lapangan Sungai Durian, penunjukan ini atas desakan Ir. E. Van der Elst,
Inspektur Jendral Tambang di Negeri Belanda. Pada tanggal 2 Mei 1891
datang ke Sawahlunto Ir. W. Godefroy yang ditunjuk untuk memimpin
penambangan Batubara di Ombilin.

Rancangan Undang-undang untuk penambangan Batubara Ombilin yang

diajukan oleh Pemerintah Hindia Belanda akhirnya ditetapkan oleh Dewan
Perwakilan Rakyat Negara Belanda pada tanggal 24 November 1891.
Selanjutnya rancangan Undang-undang, oleh Dewan Penasehat Kepala
Negara pada tanggal 28 Desember 1891 dan diterbitkan pada Lembaran
Negara No. 223 yang isinya tentang kenaikan anggaran belanja Pemerintah
Hindia untuk tahun Anggaran 1892 dalam rangka eksploitasi Tambang
Batubara Ombilin oleh Pemerintah.

6
 Dengan mendasarkan pada tanggal pengesahan rancangan Undang-undang
dan dikeluarkan Lembaran Negara tersebut, maka ditetapkan sebagai hari
jadi Tambang Batubara Ombilin.
Untuk lebih meningkatkan peranan tambang batubara terutama guna
membantu sumber pendapatan Pemerintah Hindia Belanda maka pada
tanggal 3 Juli 1918 dikeluarkan Surat Keputusan No. 64 dan diterbitkan pada
Lembaran Negara No. 375, yang menyatakan bahwa usaha pertambangan
tersebut dikukuhkan menjadi bentuk perusahaan dan di bawah pengelolaan
Departemen usaha-usaha Pemerintah hingga 1942.

2. Sejarah Tenaga Kerja Tambang

Untuk mengerjakan Tambang Diperlukan tenaga kerja yang cukup banyak,

oleh karena itu pada mulanya Pemerintah Belanda mempekerjakan orang-
orang hukuman sebagai pekerja paksa. Pada tahun 1893 didatangkan tenaga
kerja sebanyak 1.500 orang yang sebagian besar berasal dari Pulau Jawa.
Mengingat jumlahnya yang cukup banyak maka mereka ditempatkan
diberbagai tempat yang tersebar dalam jumlah besar, sehingga hal ini
mengalami kesulitan untuk menjaganya akibatnya banyak para pekerja yang
melarikan diri.

Dengan adanya perang di Aceh pada tahun 1998 maka Pemerintah Hindia
Belanda membutuhkan personil yang cukup banyak untuk membantu perang
tersebut, oleh karena itu diambil buruh kerja paksa sebanyak 800 orang dan
di didik menjadi tentara.

Untuk mengganti pekerja yang diambil tersebut Pemerintah mencoba

menggunakan pekerja yang berasal dari penduduk setempat, tetapi ternyata
mereka kurang cocok untuk menjadi buruh tambang. Oleh karena itu
didatangkan buruh-buruh dari luar Sawahlunto dan pertama kalinya adalah
bangsa Cina tetapi tidak berhasil, kemudian pada tahun 1902 mulai
didatangkan kembali pekerja-pekerja kontrak dari Pulau Jawa.

7
Ketika tahun 1915 penerimaan tenaga kerja dari Pulau Jawa dihentikan
sehingga terjadilah kekurangan tenaga di tahun 1916, oleh karena itu pada
tahun tersebut direkrut tenaga buruh dan pekerja-pekerja bebas. Jumlah
pekerja bebas pada tahun 1915 sebanyak 1.887 orang, tahun 1916 sejumlah
2.406 orang, dan ditahun 1917 menurun menjadi 2.157 orang. Sedangkan
pekerja paksanya sebanyak 3.227 orang dan buruh kontraknya 1.709 orang,
15 diantaranya wanita.

Dikarenakan adanya hambatan dalam pengiriman orang hukuman yang

khususnya di Jawa maka dilakukan perubahan dari berbagai penjara untuk di
pekerjakan, bagi mereka yang sehat dan kuat dapat diberikan kesempatan
pertama memilih menjadi tentara.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 42 Tahun 1980, perusahaan Negara

Tambang Batubara Ombilin dipisahkan dari PT. Tambang Batubara dan
membentuk badan usaha sendiri dengan status PERSERO. Selanjutnya
pada tahun 1984 dikeluarkan PP No. 28 yang merubah status menjadi
Perusahaan Umum (PERUM) dengan tugas mengelola Tambang Batubara
Ombilin dan Mengembangkan potensi batubara di daerah lain diluar wilayah
kerja PT. Tambang Batubara Bukit Asam. Dengan dikeluarkannya PP No. 56
tahun 1990 tepatnya tanggal 30 Oktober 1990, maka Perum Tambang
Batubara Ombilin merupakan Unit Pertambangan digabungkan dengan PT.
Tambang Batubara Bukit Asam secara otomatis mempunyai status
PERSERO.

Tercatat beberapa Pimpinan Tambang, mulai dari awal Tambang Batubara

dibuka sampai saat ini (tahun 1992) adalah sebagai berikut :

1. Tahun 1891 s/d 1892 dipimpin oleh : W. Godefroy

2. Tahun 1892 s/d 1896 dipimpin oleh : J. W. I. Zerman
3. Tahun 1896 s/d 1898 dipimpin oleh : Th. A. M. Ruij
4. Tahun 1998 s/d 1901 dipimpin oleh : Th. F A. Delpra
5. Tahun 1901 s/d 1902 dipimpin oleh : H. F. Van Stipriaan Luis Cius
6. Tahun 1902 s/d 1905 dipimpin oleh : W. de Jongh

8
7. Tahun 1905 s/d 1907 dipimpin oleh : H. C. Raven
8. Tahun 1907 s/d 1910 dipimpin oleh : G. P. J. Casperszt
9. Tahun 1910 s/d 1911 dipimpin oleh : F. A. Fokker
10. Tahun 1911 s/d 1913 dipimpin oleh : G. P. J. Casperszt
11. Tahun 1913 s/d 1915 dipimpin oleh : J. Koomans
12. Tahun 1915 s/d 1916 dipimpin oleh : J. Van der Kloes
13. Tahun 1916 s/d 1919 dipimpin oleh : G. H. M Vierling
14. Tahun 1919 s/d 1926 dipimpin oleh : T. Van der Kloes
15. Tahun 1926 s/d 1928 dipimpin oleh : Th. C. Van Wijngaarden
16. Tahun 1928 s/d 1929 dipimpin oleh : V. W. Ploem
17. Tahun 1929 s/d 1933 dipimpin oleh : Th. C. Van Wijngaarden
18. Tahun 1933 s/d 1936 dipimpin oleh : W. Holleman
19. Tahun 1936 s/d 1940 dipimpin oleh : G. J Wally
20. Tahun 1940 s/d 1945 dipimpin oleh : W. JR. Lanzing
21. Tahun 1945 s/d 1946 dipimpin oleh : Roesli
22. Tahun 1946 s/d 1948 dipimpin oleh : A. Azis st Maradjo
23. Tahun 1948 s/d 1949 dipimpin oleh : Bahar Soon
24. Tahun 1950 s/d 1956 dipimpin oleh : Syahbuddin SRN
25. Tahun 1956 s/ 1958 dipimpin oleh : Bahar Soon
26. Tahun 1958 s/d 1960 dipimpin oleh : Paul Darami
27. Tahun 1960 s/d 1961 dipimpin oleh : S. A. Syouta
28. Tahun 1961 s/d 1962 dipimpin oleh : Kapten Harun Al Rasyid
29. Tahun 1962 s/d 1967 dipimpin oleh : Mayor Syamsuri Sonto Sudirdjo
30. Tahun 1967 s/d 1968 dipimpin oleh : Ir. Atmaso Soehoed
31. Tahun 1968 s/d 1970 dipimpin oleh : Kolonel Oteng Hasmeng
32. Tahun 1970 s/d 1976 dipimpin oleh : Ir. Prasadja D. Sugoto
33. Tahun 1976 s/d 1987 dipimpin oleh : Ir. Soehandojo
34. Tahun 1987 s/d 1988 dipimpin oleh : Ir. Basumi Maliki
35. Tahun 1988 s/d 1990 dipimpin oleh : Ir. Somad
36. Tahun 1990 s/d 1995 dipimpin oleh : H. Adeng Sunardi MSc
37. Tahun 1995 s/d 2001 dipimpin oleh : Ir. Iwan Setiawan

9
 38. Tahun 2001 s/d 2002 dipimpin oleh : Dr. Ir. Suhatri Arif MSc
39. Tahun 2002 s/d 2006 dipimpin oleh : Ir. Mustav Sjab
40. Tahun 2006 s/d 2008 dipimpin oleh : Ir. Ponco Agus Susanto
41. Tahun 2008 s/d saat ini dipimpin oleh : Ir. Harun Al Rasyid Lubis
B. VISI dan MISI PERUSAHAAN

a. Visi
Menjadi perusahaan Energi berbasis Batubara yang berdaya saing
dan memberikan nilai optimal bagi stkeholders.

b. Misi
Memproduksi dan memasarkan Batubara serta derivatifnya dengan
cara terbaik, biaya dan harga yang kompetitif serta berkembang
harmonis bersama lingkungan.

C. STRUKTUR ORGANISASI

Terlampir pada halaman belakang.

D. BIDANG atau JENIS USAHA

Bidang atau jenis usaha yang berkembang di PT. Bukit Asam (Persero) Tbk.
Unit Pertambangan Ombilin sejak tahun 1858 sampai saat ini adalah
INDUSTRI BATUBARA.

1. Proses Produksi Batubara

Jenis dan Klasifikasi batubara, batubara terbentuk dari tumbuhan membusuk

yang memfosil didapatan tanah adanya udara yang dipengaruhi oleh
temperatur dan tekanan yang tinggi. Selanjutnya akan berubah menjadi truf
(tumpukan - tumpukan lapuk) yang mempunyai grade (tingkat) yang sangat
rendah kemudian menjadi batubara coklat, menjadi lignite, seterusnya
menjadi subitumin, kemudian bitume dan akhirnya menjadi batubara
antraksite.

10
Dengan berlangsungnya proses batubara semakin keras kandungan
Hidrogennya, Oksigen berkurang, kandungan kebasahannya menurun dan
kandungan karbon meningkat.
Secara umum endapan Batubara yang dijumpai terdiri dari 3 lapisan dengan
ukuran kenamaan dari atas kebawah sebagai berikut :

1. Lapisan A, ketebalannya rata-rata 2 meter, kemiringannya antara lain 3 –

10º.
2. Lapisan B1 dan B2, ketebalannya masing-masing antara 0,8 – 1 meter,
kemiringannya antara 3 – 18º.
3. Lapisan C, ketebalannya antara 4 – 9 meter, kemiringannya antara 3 –
24º.

Jenis atau kualitas batubara yang diterapkan di Ombilin ini dalam kategori
batubara BITUMINUSI dengan zat terbang, abu rendah serta kadar belerang
yang sangat rendah, memiliki nilai panas yang tinggi (6.900 – 7.100 kal).

2. Sistem Penambangan Batubara

1. Sistem Tambang Terbuka

Kegiatan penambangan dengan sistem tambang terbuka dilakukan di
Kandih, dengan perbandingan rata-rata 1 : 7 yang berat untuk
memperoleh 1 ton batubara untuk dipindahkan 7 M³ batuan
penutupnya, dimana kegiatan penambangan pada sistem ini meliputi :

A. Pengupasan tanah penutup (striping)

B. Penambangan batubara (mining)
C. Pengangkutan (transportation)

2. Sistem Tambang Dalam (Bawah Tanah) atau Under Ground Mine

Kegiatan penambangan dengan sistem tambang dalam dengan cara
membuat lubang menuju endapan batubara serta mempersiapkan
ponsel daerah penambangan baik pembuatan lubang mineral guna

11
 keperluan jalannya pengangkatan material dan sebagai tempat
keluarnya hasil penambangan.

BAB III
KEGIATAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI

A. JENIS KEGIATAN

1. Agenda Surat Masuk

Agenda surat masuk adalah suatu kegiatan yang dilakukan apabila ada
surat yang masuk ke PTBA (Persero) Tbk – UPO yang dicatat pada buku
yang telah disediakan yang dinamakan dengan buku Agenda Surat
Masuk, yang mana disana setiap surat yang masuk dicatat tanggal surat
diterima, nomor & tanggal surat, asal surat, perihal, kode klasifikasi, serta
kemana surat tersebut ditujukan.

Agenda surat masuk dalam tatalaksana surat masuk harus mengikuti

beberapa prosedur tertentu diantaranya :

1. Setiap surat masuk diteliti terlebih dahulu apakah surat tersebut benar
ditujukan kepada PTBA (Persero) Tbk – UPO.
2. Surat masuk yang diterima di agendakan kebuku agenda surat masuk
dicatat nomor, tangal surat, asal surat, perihal surat dan surat tersebut
diberi kode klasifikasi kemudian diberi salendang surat (lembar
disposisi).
3. Setelah surat diberi salendang surat tersebut diberikan kepada Asisten
Manager Hukum dan Humas. Apabila AM. HUKMAS tidak ada
ditempat, maka surat tersebut diberikan kepada PGS. yang
bersangkutan untuk diperiksa dan menentukan kemana surat itu
ditujukan dengan cara memberi tanda pada salah satu pilihan yang
ada pada lembar disposisi. Kemudian dicatat kembali kebuku agenda.

12
 4. Surat yang sudah ditentukan kemana tujuannya itu di catat kebuku
ekspedisi setelah itu baru diberikan kepada pihak yang terkait.

2. Agenda Surat Keluar

Agenda surat keluar adalah suatu kegiatan yang dilakukan apabila ada
Satuan Kerja yang terkait ingin mengirim surat baik di lingkungan maupun
diluar PT. Bukit Asam (Persero) Tbk – Unit Pertambangan Ombilin. Dicatat
pada buku agenda surat keluar dan dicatat nomor, tanggal surat, perihal
surat, kemana tujuan surat, kode klasifikasi beserta kode Instansi.

Agenda surat keluar dalam tatalaksana surat keluar mengikuti beberapa

prosedur tertentu yaitu :

1. Surat masuk yang sudah ditindak lanjuti segera dibuatkan balasannya

oleh Satuan Kerja terkait atau yang telah diberi wewenang.
2. Setelah itu surat tersebut diberikan kepada Satuan Kerja Hukum dan
Humas, untuk diperiksa dan diteliti terlebih dahulu, apakah surat
tersebut sudah ditandatangani oleh pejabat yang berwenag
menandatangani surat tersebut. Kemudian surat tersebut diberi nomor,
kode klasifikasi, dan dicatat kebuku agenda surat keluar.
3. Setelah itu surat di agendakan, diberi stempel sebagai pengesahan.
4. Setelah itu dibuatkan amplob untuk pengiriman sesuai alamat, surat
tersebut dapat dikirim melalui PT. POS maupun TIKI.

3. Kode Klasifikasi
Kode Klasifikasi yaitu suatu tanda atau huruf atau angka yang digunakan
untuk mengklasifikasikan arsip dan memudahkan dalam pengarsipan
surat-surat pada PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit Pertambangan
Ombilin (UPO). Kode klasifikasi arsip menggunakan kode klasifikasi
masalah, yaitu :

 HK : Hukum

13
  HM : Kehumasan
 KK : Keselamatan dan Kesehatan Kerja
 KL : Kemitraan dan Bina Lingkungan
 KR : Kerumahtanggaan
 KS : Kesekretarisan
 KU : Keuangan
 LG. : Logistik
 LK : Layanan Kesehatan
 OT : Organisasi dan Tata Laksana
 PG : Kepegawaian
 PW : Pengawasan
 TN : Pertanahan
 PL : Pengelolaan Lingkungan
 PB : Pengembangan Briket
 PS : Pemasaran
 PU : Pengembangan Usaha
 TD : Trading

4. Mengekspedisikan Surat
Mengekspedisikan surat adalah suatu kegiatan yang dilakukan apabila
ada surat yang masuk ke Satuan Kerja Hukum dan Humas dan akan
diberikan ke Satuan Kerja lain maka dicatat pada buku ekspedisi yang
mana surat keluar dari Hukum dan Humas dicatat tanggal pemberian,
nomor & tanggal surat, perihal, nama, tanggal & paraf penerima surat.

5. Mendistribusikan / Pengiriman Surat dan Dokumen

Untuk mendistribusikan surat dalam lingkungan Satuan Kerja Unit
Pertambangan Ombilin (internal UPO), kita harus menggunakan buku
ekspedisi guna mencatat surat-surat yang dikirimkan tersebut, buku
ekspedisi memuat beberapa hal sebagai berikut :
 Tanggal pendistribusian
 Nomor atau perihal surat

14
  Nama penerima
 Setelah surat diterima oleh pejabat yang berwenang, kemudian
pejabat tersebut memaraf buku ekspedisi pada kolom yang telah
tersedia.
Untuk pengiriman surat / dokumen diluar lingkungan Satuan Kerja Unit
Pertambangan Ombilin (eksternal UPO), Perusahaan menggunakan jasa
PT. POS atau TIkI dengan mekanisnme kerja sebagai berikut :

 Lembar surat yang akan dikirim harus diperiksa kembali tentang

nomor, alamat surat, tanda tangan serta stempel perusahaan.
 Surat dimasukkan ke dalam amplop dan dibuatkan alamat pada
bagian kanan bawah amplop, nomor surat disposisi sebelah kiri atas
amplop.
 Dibuatkan pengantar surat untuk yang dikirim melalui Pos yang
kemudian ditandatangani oleh staf Hukum dan Humas selanjutnya di
fotocopy dan diberi cap/stempel, apabila surat sudah siap untuk dikirim
selanjutnya diambil oleh Petugas Pos.
 Sedang untuk melalui Via TIkI Surat langsung diantar ke TIkI dan
Pihak TIkI akan memberikan kwitansi untuk meminta penggantian
biaya kepada Asisten Manager Keuangan.

6. Penggandaan
Penggandaan surat adalah suatu kegiatan untuk memperbanyak surat
guna keperluan tembusan atau sebagai file surat.

7. Memfile - kan Surat

Memfilekan surat adalah suatu kegiatan untuk menyimpan surat sesuai
klasifikasi atau masalah pada tempat penyimpanan yang disediakan (baik
berupa map, folder atau filling kabinet) untuk memudahkan dalam
penemuan kembali arsip jika diperlukan.

8. Mengirim Faximile

15
 Pengiriman faximile merupakan proses pengiriman surat atau dokumen
secara jarak jauh. Pertama yang harus kita perhatikan dalam mengirim
faximile adalah nomor yang akan dituju, bila perlu dicatat dikertas lain
untuk mempermudah kita dalam melakukan pengiriman faximile sehingga
tidak akan terjadi kesalahan dalam pengiriman. Pengiriman yang akan
dilakukan dimulai dengan menekan tombol monitor, kemudian tekan
nomor yang akan dituju, tunggu beberapa saat sampai ada bunyi, setelah
itu tekan tombol start.

9. Mengkliping Koran
Mangkliping adalah suatu kegiatan guntingan koran yang diambil dari
sebuah Media Cetak mengenai PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit
Pertambangan Ombilin. Format guntingan koran ditulis nama Media
Cetak, hari terbitan, tanggal, halaman , dan kolom (format terlampir).
Setelah itu difoto copy untuk di edarkan ke masing-masing Satuan Kerja
sebagai informasi.

10. Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) adalah penyediaan seluruh peralatan
alat tulis yang kemudian dibutuhkan dan didistribusikan kepada Satuan
Kerja berdasarkan permintaan / kebutuhan dari Satuan Kerja masing-
masing dengan berpedoman kepada Rencana Kerja Anggaran
Perusahaan (RKAP) melalui pembuatan Surat Permintaan Pesanan
Barang ( SPPB) sebagai berikut :

 Memilih kebutuhan yang lebih mendesak

 Mengklasifikasikan antara barang cetak dengan barang tulis
 Menentukan jenis, Merk dan ukuran barang
 Setelah itu kembali Asisiten Menager Hukum dan Humas untuk diberi
nomor, selanjutnya dikirim ke Satuan Kerja Pergudangan
 Satuan Kerja Pergudangan mengagendakan lalu dikirim kepada
Satuan Kerja Logistik

16
 Satuan Kerja Logistik bertugas untuk mengadakan penawaran,
menegosiasi harga dan melakukan tender

A. Prosedur Penerimaan ATK

Barang-barang pesanan diterima di Gudang Penerimaan ATK / Satuan
Kerja Hukum dan Humas yang disaksikan oleh petugas administrasi,
sebagaimana uraian kerja berikut :

 Semua Jenis barang diteliti dan diperiksa kembali, apakah sudah

sesuai dengan pesanan
 Jika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan, maka barang-
barang tersebut tidak bisa diterima / dikembalikan
 Setelah semua pesanan cukup diterima dan memenuhi syarat-
syarat dibuat tanda terima barang yang ditandatangani oleh Asisten
Manager Hukum & Humas dan dikembalikan ke Asisten Manager
Logistik

B. Prosedur Penyimpanan ATK

Penyimpanan Alat Tulis Kantor adalah Penyimpanan peralatan pada
suatu tempat dan dapat ditemukan kembali secara cepat
dipergunakan, sebagaimana uraian kerja berikut :

 Sebelum barang diterima / disimpan, gudang sudah dalam

keadaan bersih dan rapi
 Semua barang pesanan disimpan di Gudang Alat Tulis Kantor
(ATK) dengan rapi menurut jenis, ukuran dan model barang
 Usahakan penumpukan barang tidak terlalu tinggi dan
berdesakan
 Gudang Alat Tulis Kantor (ATK) selalu dalam keadaan rapi dan
bersih
C. Prosedur Pengeluaran ATK

17
 Pengeluaran Alat Tulis Kantor (ATK) adalah penyerahan barang-
barang kepada pihak yang membutuhkan sesuai dengan permintaan
Satuan Kerja yang membutuhkan, sebagaimana uraian kerja berikut :

 Setelah setuju kemudian diketahui dan ditandatangani oleh Asisten

Manager Hukum dan Humas
 Petugas Alat Tulis Kantor (ATK) mengeluarkan dan menyerahkan
barang berdasarkan bon permintaan yang telah disetujui
 Peminta mencek dan menerima barang-barang yang diterima, jika
ada barang-barang yang diminta tidak ada stoknya, kurang atau
belum dipesan maka penyerahan dilaksanakan bulan berikutnya
 Semua bon permintaan yang sudah diproses dicatat dalam buku
pengeluaran ATK untuk dilaporkan

D. Membuat Laporan ATK

Membuat laporan ATK adalah kegiatan melaporkan segala pemakaian
ATK kepada Satuan Kerja Keuangan, guna mengevaluasi Rencana
Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) tahun berjalan, sebagaimana
uraian kerja berikut :

 Setiap Surat Bukti Pengeluaran Barang dari Satuan Kerja diteliti

terlebih dahulu, apakah permintaannya bisa dipenuhi atau tidak
 Untuk mengetahui berapa banyak barang yang tersedia di gudang
ATK, terlebih dahulu dilihat pada kartu Persediaan Barang
 Setelah barang dapat dipenuhi lalu dicatat pada kartu Persediaan
Barang, agar dapat mengetahui sisa barang yang ada dan jumlah
setiap pengeluaran barang dikali atau dijumlahkan dengan harga
satuan barang
 Jumlah harga setiap barang yang telah disalin ke kartu Surat Bukti
Pengeluaran Barang dijumlahkan semua untuk membuat laporan
bulanan ATK dan dilaporkan setiap tanggal 25 bulan berjalan
 Pemaklain ATK dihitung dan biayanya dibebankan kepada setiap
masing-masing Satuan Kerja

18
  Laporan bulanan ATK tersebut dilaporkan ke Satuan Kerja
Keuangan
 Satuan Kerja Keuangan mengevakuasi pemakaian ATK masing-
masing Satuan Kerja terhadap RKAP tahun berjalan

B. TUGAS-TUGAS JABATAN DI SATUAN KERJA HUKUM DAN HUMAS

Dalam melaksanakan tugas di Satuan Kerja Hukum dan Humas dilakukan
oleh beberapa fungsional :

1. Asisten Manager Hukum dan Humas

a. Bertindak sebagai wakil perusahaan untuk penanganan masalah
hukum di pengadilan
b. Menyiapkan perjanjian sewa asset perusahaan
c. Pengelolaaan Administrasi Perusahaan

2. Pengelola Arsip Senior

a. Penerimaan dokumen
b. Pemeliharaan data tersedia dokumen/data tersimpan dengan baik
dandapat dicari dalam waktu yang cepat bila dibutuhkan
c. Penyimpanan dan penataan dokumen
d. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
e. Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK)

3. Administrator Tanah dan Bangunan I

a. Pengarsipan dokumen pertanahan
b. Inventarisasi data tanah dan bangunan
c. Panjagaan tanah dan bangunan

4. Administrator Tanah dan Bangunan II

a. Pengurusan izin operasional
b. Pengurusan bukti kepemilikan
c. Penyelesaian masalah hukum

19
 d. Mewakili perusahaan menghadiri
pertemuan formal dan informal

C. URAIAN KHUSUS

A. Pengertian dan Fungsi Arsip

Arsip adalah naskah yang dibuat atau diterima dalam bentuk corak
apapun baik dalam kendaraan tunggal perkelompok dalam rangka
kegiatan pelaksanaan tugas-tugas kantor atau perusahaan, yang
berfungsi sebagai berikut :

 Sebagai alat untuk membantu mengingat bagi seseorang atau

organisasi
 Sebagai sumber informasi
 Sebagai bahan pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang
akan datang
 Sebagai alat penunjang penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan
 Sebagai alat pertimbangan dalam mengambil keputusan
 Dan dapat menggambarkan kejadian masa lalu

B. Azas Tatalaksana Kearsipan

Azas tatalaksana Arsip di lingkungan PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit
Pertambangan Ombilin adalah Azas Sentralisasi yaitu azas yang
menyelenggarakan kearsipan dilakukan pada satu unit tertentu, biasanya
azas ini digunakan pada organisasi kecil dan menengah yang
permasalahannya masih sedikit, Ada 3 (tiga) azas yang bisa digunakan
dalam tatalaksana kearsipan yaitu : azas sentralisasi, azas desentralisasi
dan azas gabungan

20
  Azas Sentralisasi yaitu : Penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh
satu unit bagian, jadi sebuah perusahaan penyimpanan arsipnya
berpusat pada satu unit saja.
 Azas Desentralisasi yaitu : Penyelenggaraan kearsipan dilakukan oleh
masing-masing unit bagian. Azas ini dipergunakan pada organisasi
besar yang permasalahannya sudah cukup komplek dan bagian
masing-masing berjauhan.
 Azas Gabungan yaitu : Penyelenggaraan kearsipan dengan
memadukan kebaikan azas sentralisasi dengan azas desentralisasi
sehingga kelemanahan dari kedua azas ini dapat diatasi.

C. Penyusutan Arsip
Berpedoman kepada Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, adalah merupakan tindakan untuk mengurangi jumlah
arsip, dan dalam praktek pelaksanaannya penyusutan arsip tersebut
dilakukan dengan cara :

1. Memindahkan arsip in aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

dalam lingkungan lembaga Negara atau badan-badan Pemerintah.
2. Penyusutan arsip sesuai dengan Ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis dari Unit kearsipan ke Arsip Nasional.
4. Pemindahan arsip yaitu : Kegiatan yang dilakukan setelah melakukan
pengolahan terhadap arsip yang telah habis jangka waktu
penyimpanannya berdasarkan jadwal retensi arsip, yang mana
kegiatan ini mencakup :
a. Pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke pusat kearsipan
b. Pemindahan arsip ke arsip nasional
5. Pemusnahan Arsip yaitu : Kegiatan manghancurkan dari fisik arsip tidak
bernilai guna, kegiatan ini terdiri dari :
a. Menyortir dari pada arsip yang bernilai guna dan arsip yang tidak
bernilai
b. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan

21
 c. Memusnahkan arsip dengan Berita Acara yang ditandatangani oleh
1. Pimpinan Unit Pengolah
2. Pimpinan Unit Kearsipan
3. Tim Penilai Kearsipan
4. Pelaksanaan Pemusnahan
Maka dari itu, seorang Arsiparis / Juru arsip harus berpedoman kepada
Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku serta mengikuti petunjuk
pimpinan dalam penyusutan arsip, selain dari ketentuan tersebut diatas,
seorang Arsiparis harus pula berpedoman kepada jadwal retensi arsip
yang berisikan daftar tentang lamanya jangka waktu penyimpanan sebuah
arsip sebelum dipindahkan atau di musnahkan.

22
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari pelaksanaan Praktek Kerja Industri (Prakerind) yang penulis lakukan di
PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit Pertambangan Ombilin pada Satuan Kerja
Hukum dan Humas kurang lebih se4lama tiga bulan, maka dapat ditarik
kesimpulan sebagai berikut :

1. Tugas Administrasi Perusahaan dari Satuan Kerja Hukum dan Humas

adalah sangat penting bagi perusahaan, karena perngelolaan surat masuk
dan surat keluar bersifat satu pintu. Oleh karena itu, administrasi surat
menyurat memegang peranan yang sangat penting bagi perusahaan.
2. Proses agenda surat masuk dan surat keluar dalam tatalaksana surat
harus mengikuti prosedur yang telah ditentukan oleh Satuan Kerja Hukum
dan Humas sebagai pengelola persuratan perusahaan.
3. Dengan adanya pelaksanaan Prakerind bagi SMK Negeri 1 Sawahlunto
yang akan manamatkan pendidikan, merupakan suatu wadah untuk
melatih tenaga kerja yang siap pakai dan berkompetensi.
4. Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK) yaitu dasar permintaan barang dari
Satuan Kerja masing-masing dengan berpedoman kepada Rencana
Anggaran Keuangan Perusahaan yang telah disetujui, melalui pembuatan
SPPB untuk memenuhi kebutuhan ATK di Satuan Kerja masing-masing.

B. Saran-saran

23
1. Penulis berharap untuk masa yang akan datang hubungan antara SMK N
1 Sawahlunto dengan PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit Pertambangan
Ombilin tetap berlanjut.
2. Hendaknya sekolah benar-benar membekali siswa yang akan
melaksanakan Prakerind dengan persiapan-persiapan dan pendidikan
yang tepat guna bagi jurusan yang diambilnya serta memberikan
pelatihan mental bagi tiap-tiap individu sebelum terjun ke Dunia Usaha /
Industri.
3. Penulis berharap semoga PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit
Pertambangan Ombilin masih berkenan menerima siswa-siswi SMK N 1
Sawahlunto untuk melaksanakan Prakerind di masa selanjutnya.
4. Penulis berharap semoga PT. Bukit Asam (Persero) Tbk, Unit
Pertambangan Ombilin dapat lebih maju dan sukses sehingga dapat
menigkatkan kesejahteraan hidup para karyawan dan bagi kota
Sawahlunto pada umumnya.

24