HANDOUT Pencatatan dan Pelaporan CST Rumah Sakit

Alamat untuk Laporan Bulanan Perawatan HIV dan ART - Tanggal cut off Laporan CST
Email ke : adalah setiap tanggal 25.
1. arv_subditaids@yahoo.com Jadi :
2. gfaids_pusat@yahoo.com
Misal : Laporan bulan
dengan subject email :
‘LBP HIV dan ART-RSzzzzz-nama Prov-MMMYYYY’ September akan berisi data
Contoh : LBP HIV dan ART-RSUP Sanglah-Bali-Agt 2011 sejak tanggal 26 bulan
3. Tembusan ke : Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten Kota. Agustus s/d tanggal 25
Fax : 1. Subdit : +62 21 262 722 29 (Direct ke Putri) bulan September.
+62 21 42880 231 - Laporan CST dibuat dan
Telp +62 21 42803901 dikirim rutin setiap bulan (baik
2. GF : +62 21 4261467
ada pasien ataupun tidak ada)
Hardcopy yg telah di tandatangani & stempel, hanya dikirim ke lengkap 2 bagian ( Laporan
SSR untuk diteruskan ke SR dan kemudian GF pusat. perawatan pasien dan laporan
Pengiriman hardcopy ini juga boleh berupa hasil scan hardcopy farmasi), dan dikirim tepat
yang dikirim melalui email ke gfaids_pusat@yahoo.com. waktu yaitu sebelum tanggal
CONTACT PERSON : 5 setiap bulannya.
Tim Pelaporan & Logistik (Penerima Laporan, Eksekusi Order ARV,
Informasi Pengiriman ARV & Orderan CITO ARV) - RS/PKM yg berstatus Satelit
1. Putri Hp : +62 8171 72740 dari RS Induk wajib membuat
2. Eva Hp : +62 812 8390 569 pencatatan (sama dgn RS
Induk:Ikhtisar,Pra Register ART
Tim Pendukung Pelaporan & Pelatihan: dan Reg ART) serta laporan
1. Nurfadliah Hp : +62 812 1046 6613 bulanan CST kepada RS
(Fadil) Email : nurfadliah.abdillah@gmail.com Induk (tempat satelit mengambil
2. Yenny Hp : +62 878 8730 0907 ARV).
Email : ytju@clintonhealthaccess.org - Sebelum laporan dikirim, perlu
koordinasi petugas RR & farmasi
Tim Global Fund (GF) Pusat :
terutama mencocokkan jumlah
1. Marni Hp: +62 812 9059402 pasien berdasarkan lap RR dan
Email : datu_radini@yahoo.co.id Farmasi

A. PENCATATAN DAN PELAPORAN PERAWATAN HIV DAN ART

1. Pencatatan CST
– Kartu pasien
– Kartu Ikhtisar perawatan HIV dan ART
Rekam Medis Standard untuk pasien HIV dan ART
– Kartu Follow-up perawatan HIV dan ART

– Register pra-ART Informasi penting sejarah perawatan pasienHIV

AIDS sejak masuk perawatan sampai dengan akhir
– Register ART follow up
– Register penerimaan / stok obat
– Register pengeluaran obat

2. Pelaporan CST
- Laporan Bulanan Perawatan HIV & ART (dibuat oleh tim Rekam Medis CST)
- Laporan Bulanan Farmasi (dibuat oleh tim Farmasi CST)
- Laporan Analisa Kohort (evaluasi dampak pengobatan dalam periode waktu yang
ditentukan, dibuat oleh tim Rekam Medis tiap 6 bulan sekali).
B. MONITORING FARMASI

Kartu Stok

- Penamaan kartu stok menggunakan nama generik

KARTU STOK
obat dengan nama brand di belakangnya.
Nama Obat: Nevirapine, 200 mg (NEVIRAL®)
- Semua pengeluaran dan pemasukan obat dicatat di
Tgl Masuk Keluar Stok Keterangan
kartu stok, antara lain :
dari Sub Dit Apr-
12/7/2010 60 180
2013 1. pengeluaran ke pasien/ RS lain/ pemusnahan
13/07/2010 60 0 Ke Pasien obat ED.
15/07/2010 120 0 120
dari RS Soetomo 06- 2. Pemasukan dari Subdit/ Donasi/ RS lain/ retur
2012

25/07/2010 Tm = 180 Tk = 60 S = 120 Penutupan stok

pasien.
25/07/2010 120 Awal Stok Opname - Pengeluaran produk menggunakan sistem First
26/08/ 2010 60 170
retur pasien kadek
ED Apr 2013
Expiry First Out (FEFO).
12/8/2010 60 230
Donasi LSM Spiritia, - ARV yang telah ED setelah dilaporkan dan dibuat
20/07/2010
Expired, sudah
berita acara pemusnahan boleh dimusnahkan di RS
20/08/2010 60 170
dilaporkan
terkait
25/08/2010 Tm = 120 Tk = 70 S = 170 Penutupan stok

25/08/2010 170 Awal Stok Opname

28/08/2010 60 110 Ke RS RSCM - Penutupan kartu dilakukan setiap tanggal 25.

1/9/2010 60 170
dari Sub Dit Apr-
2013
* Pada saat tutup kartu :
25/09/2010 Tm = 60 Tk = 60 S = 170 Penutupan stok Baris ’penutupan stok’ : tulis Total Masuk
selisih, penyebab:
salah satu botol
perbulan (Tm), Total Keluar (Tk) dan Sisa (S).
hanya berisi 50
tablet.
Baris berikutnya, baris ‘awal stok opname :
25/09/2010 10 160 Antisipasinya:
Pelaporan
tulis sisa stok sesuai fisik.
ketidaksesuaian
Penerimaan ke
Sub Dit AIDS * Apabila terjadi selisih stok/ perbedaan antara fisik
25/09/2010 160 Awal Stok Opname obat dengan kartu stok maka perlu dicari
dari Sub Dit Apr-
3/10/2010 60 220
2013 penyebabnya dan perlu klarifikasi di kolom
keterangan yang diparaf oleh atasan.
Kejadian selisih dicatat pada baris antara
penutupan stok dan awal stok opname.

Stok transfer (banyak dikenal sebagai stok Pinjam)

- Yang meminjamkan/ yang memberikan: dihitung sebagai stok obat keluar dengan keterangan
tambahan pada laporan bulanan.
- Yang meminjam/ yang menerima: dihitung sebagai stok masuk.
- Stok ini disebut sebagai stok transfer, jadi rumahSakit yang meminta tidak perlu mengembalikan,
sementara RS yang memberikan harus menghitung kebutuhan di RS-nya sendiri sampai tanggal
pengiriman laporan sudah terpenuhi atau belum sebelum memberikan.

Sehingga stok akhir pada laporan mewakili situasi stok yang sebenarnya pada saat penutupan stok

Kejadian “Stock Out” / Kegagalan pemberian obat,

Yang dimaksud Stock Out adalah kegagalan pemberian obat yang dikarenakan :
• Jumlah Obat didalam stok yang dibutuhkan pasien dalam rejimen = 0 (tidak ada)
• Jika semua obat yang setara dan dibutuhkan pasien tidak ada di stok Rumah Sakit.

Sementara apabila ada kejadian Pasien baru rujuk masuk dengan rejimen yang tidak
terdapat di stok sebelumnya maka hal tersebut tidak dianggap terjadi stok out.
Rumah Sakit bisa melakukan langkah-langkah Antisipasi Stok out, yaitu dengan:
- Stok transfer dari RS terdekat sebelum stok habis
- Order CITO ke SubDit sebelum stok habis
- Stok cadangan mengikuti tren yang diketahui
- Antisipasi obat yang mendekati tanggal kadaluarsa
- Pengiriman laporan secara teratur.
 Beberapa permasalahan /kesalahan dalam pembuatan laporan yang sering
terjadi:
- Pasien Transit
Pasien transit : pasien yang mengambil obat di RS tertentu, namun bukan merupakan
pasien tetap di RS tersebut.
Pasien transit tidak dihitung dalam regimen (karena bukan pasien tetap RS), NAMUN
pada bagian pengeluaran obat tetap dicatat sebagai obat keluar.
Misal :
• pasien yang sedang berlibur ke suatu kota dan kehabisan obat, lalu dia
mengambil obat di RS terdekat di tempat berlibur pasien. Maka oleh RS tempat
pasien tersebut mengambil obat, pasien ini dianggap sebagai pasien transit.
• Pasien Rawat inap yang teregistrasi di RS lain diperlakukan sebagai pasien
transit.

- Bayi dan Pasien profilaksis (pasien PEP) tidak dihitung dalam jumlah pasien
berdasarkan regimen pada laporan Farmasi, namun untuk antisipasi ketersediaan stok,
farmasi menambahkan secara manual jumlah obat yang diperlukan pasien profilaksis
pada bagian orderan dengan keterangan pada bagian orderan.

- Poin 4.5 dalam laporan RR dan jumlah pasien dalam rejimen pada laporan
farmasi, hanya memuat jumlah pasien tetap RS terkait.

- Selisih jumlah pasien di laporan dan farmasi kadang juga disebabkan karena pasien
datang di tanggal 25 (tgl cut off) sementara ngambil obatnya di tanggal 26, sehingga di
RR dicatat sebagai pasien bulan ini, sementara di farmasi di catat sebagai pasien di
bulan depan.

- Kesalahan dalam menginput regimen pasien, sehingga terjadi kesalahan dalam

perhitungan jumlah kebutuhan obat.

- Kerusakan formula pada program Excel (untuk pengisian yang menggunakan alat
bantu komputer), sehingga tidak bisa mengkalkulasi otomatis atau kerusakan rumus
perhitungan.

- Ketidaklengkapan dalam pengisian baik lembar 1 (bagian pasien) maupun lembar 2

(bagian farmasi) serta tanggal kadaluarsa stok obat ARV.

Daftar Singkatan :

VCT : Voluntary and Counseling Testing

CST : Care, Support and Treatment (Pelayanan, Dukungan dan Perawatan)
ARV : Antiretroviral
PMTCT : Preventing Mother-To-Child Transmission
Stadium Klinis
Klasifikasi klinis penyakit terkait HIV disusun untuk digunakan pada pasien yang sudah didiagnosis secara pasti
bahwa terinfeksi HIV (lihat Tabel 1 dan Error! Reference source not found.). Bersama dengan hasil pemeriksaan
jumlah CD 4 bila tersedia, stadium klinis tersebut dijadikan panduan untuk memulai terapi profilaksis IO dan memulai
atau mengubah terapi ARV.
Tabel 1. Menentukan Stadium Klinis HIV
Stadium 1 Asimptomatik
 Tidak ada penurunan berat badan
 Tidak ada gejala atau hanya : Limfadenopati Generalisata Persisten
Stadium 2 Sakit ringan
 Penurunan BB 5-10%
 ISPA berulang, misalnya sinusitis atau otitis
 Herpes zoster dalam 5 tahun terakhir
 Luka di sekitar bibir (keilitis angularis)
 Ulkus mulut berulang
 Ruam kulit yang gatal (seboroik atau prurigo -PPE)
 Dermatitis seboroik
Stadium 3 Sakit sedang
 Penurunan berat badan > 10%
 Diare, demam yang tidak diketahui penyebabnya, lebih dari 1 bulan
 Kandisiasis oral atau oral hairy leukoplakia
 TB paru dalam 1 tahun terakhir
 Limfadenopati TB
 Infeksi bakterial yang berat (pnemoni, piomiositis, dll)
 Gingivitis/Periodontitis ulseratif nekrotikan akut
Stadium 4 Sakit berat (AIDS)
 Sindroma wasting HIV
 Kandidosis esofagus
 Herpes simpleks ulseratif lebih dari satu bulan
 Pnemoni bakterial yang berat berulang dalam 6 bulan
 Limfoma*
 Sarkoma kaposi
 Kanker leher rahim yang invasif*
 Retinitis CMV*
 Pneumonia pnemosistis*
 TB extraparu*
 Toksoplasmosis*
 Encefalopati HIV
 Meningitis Kriptokokus*
 Infeksi mikobakteria non-TB meluas
 Lekoensefalopati mutlifokal progresif (PML)
 Peniciliosis, kriptosporidiosis kronis, isosporiasis kronis, mikosis meluas (histoplasmosis ekstra
paru, koksidiodomikosis)
 Limfoma serebral atau B-cell, non-Hodgkin* (Gangguan fungsi neurologis dan tidak sebab lain
sering kali membaik dengan terapi ARV)
 Kanker serviks invasif*
 Leismaniasis atipik meluas
 Gejala nefropati atau kardiomiopati terkait HIV
Kondisi dengan tanda* perlu diagnosis dokter yang dapat diambil dari rekam medis RS sebelumnya.