Analisis Pelayanan CEC dari Segi Pelayanan Medis

12 Desember 2020
Oleh: dr. Ursula Penny P.

I. ALUR PELAYANAN DI CEC

Ada 5 Kotak:
1. Pendaftaran
2. Poliklinik
3. Operasi
4. Farmasi
5. Penunjang
Dari 5 kotak tersebut bisa dikelompokkan untuk menjadi unit-unit di RS
1. Unit Rekam Medis, termasuk di dalamnya pendaftaran
a) Menginput data pasien yang datang
b) Menyiapkan rekam medis pasien yang akan dilayani ke poliklinik atau ke unit
ruang operasi
2. Unit Poliklinik
a) Menerima pasien dari pendaftaran
b) Pelayanan dan konsultasi dokter

1
 c) Menginput tindakan yang dilakukan: apakah pasien ke farmasi/operasi/ cek
penunjang
3. Unit Penunjang
a) Mencatat setiap pemeriksaan penunjang yang dilakukan, menganalisis
apakah ada upcoding dari BPJS jika dilakukan:
 USG mata
 Funduskopi
 Refraksi
 Biometri
 Pemeriksaan lab, contoh: gula darah
b) Melakukan perhitungan setiap bulan, berapa kali masing-masing penunjang
dilakukan (Lampiran 2)
4. Unit Operasi
5. Unit Farmasi

Kesimpulan:
- Rekomendasi tiap unit : ada SOP berkaitan dengan alur pelayanan pasien
- Penginputan di setiap unit
- Perlu adanya manajer pelayanan dan penunjang medis --> merekap dan
menganalisis permasalahan di lapangan, apa kendala sampai bisa gagal klaim
- Bentuk pelaporan manajer ke direksi --> menyusul untuk format pelaporan

II. PELAYANAN RUANG OPERASI

1.1 Deskripsi Pencatatan di Ruang Operasi
Pencatatan dari 2016 dan 2017 di pihak pelayanan medis ada di sistem, yang lalu
sistemnya hilang begitu saja, dan tidak ada back up pencatatan manual (tulis tangan).
Adapun pencatatan manual oleh tangan adalah pencatatan penggunaan BHP IOL di
ruang operasi saja, dan tidak menggambarkan jenis operasi lain. Tindakan di ruang
operasi yang dilakukan ada 8 jenis yang tercatat pada laporan operasi:
a) Phacoemulsifikasi,
b) Small Incision Cataract Surgery (SICS),
c) Trabec,

2
d) Pterigium,
e) Phabo + Trabec,
f) SICS + Trabec,
g) ECCE,
h) Injeksi antiVEGF.
Pencatatan manual dengan tangan baru berjalan sejak tahun 2019 dan 2020, namun
ditemukan ketidaksinkronan dengan pendataan di dalam sistem yang berjalan
(Lampiran 1).

Contoh pencatatan laporan operasi yang ada sekarang adalah sebagai berikut:

Gambar 1. Pelaporan manual untuk operasi

3
Gambar 2. Pencatatan (riil) jumlah pasien operasi di Bulan Januari 2020
Keterangan: karena belum ada pencatatan di sistem IT RS, maka pencatatan manual ini tidak dapat
disinkronkan dengan data di pelayanan

Gambar 3. Pencatatan (riil) jumlah pasien operasi di Bulan Februari 2020

Keterangan: karena belum ada pencatatan di sistem IT RS, maka pencatatan manual ini tidak dapat
disinkronkan dengan data di pelayanan

4
Gambar 4. Pencatatan (riil) jumlah pasien orang di Bulan Maret 2020
Mulai sejak bulan Maret 2020 s.d waktu sekarang, pencatatan di sistem IT RS sudah
mulai berjalan sehingga data dapat dilihat. Namun, input data di sistem IT masih ada
yang tidak sinkron dengan pencatatan manual.

Saran:
1. Di sistem utama, input harga operasi phacoemulsifikasi dihargai Rp11.000.000,-,
sehingga tidak menggambarkan realitas harga klaim yang ada sesuai harga klaim dari
BPJS. Pencatatan ini akan bermakna sebagai back up jika ada kehilangan data di
keuangan.
2. Mencari harga klaim dari BPJS untuk masing-masing tindakan, ada 8 tindakan. Data
dari BPJS bisa jadi estimasi uang yang masuk dan keuntungan kasar.
Contoh kasus:
 Rerata tarif rumah sakit untuk rawat jalan fakoemulsifikasi adalah Rp X,
Rerata tarif INA-CBG fakoemulsifikasi rawat jalan adalah Rp 8.809.191,-
±218.193,55. Maka selisih dari tarif INA-CBG dikurangi dengan rerata tarif RS,
apakah minus (rugi) atau plus (untung)?
 Rerata tarif rawat inap fakoemulsfikasi Rp A, sedangkan untuk rawat inap
fakoemulsfikasi Rp 10.834.039,- ±2.019.676,19 Maka selisih dari tarif

5
 INA-CBG dikurangi dengan rerata tarif RS, apakah minus (rugi) atau plus
(untung)?
 Tarif INA-CBG SICS utk one-day surgery Rp 4.410.000
 Rerata tarif INA-CBG SICS Rp 9.074.188 ±1.638.329,7
 Jika rugi menjadi bahan evaluasi: apakah perlu mengganti BHP? Apakah perlu
ada penghematan BHP?
 Jika untung, berapa keuntungannya? Dengan pencatatan yang rapi dan baik
maka keuntungan akan menjadi elas.
3. Ada admin dan unit komputer di ruang operasi yang bertugas untuk:
a) menginput jumlah tindakan, jenis tindakan, dokter operator, BHP yang
digunakan, sehingga saran kedua dapat tampak margin keuntunganya.
b) Melengkapi pemberkasan BPJS supaya tidak ada kasus gagal klaim.
4. Merapikan pencatatan manual agar lebih mudah dalam perekapan dan
penghitungan.
Saran tabel, ada di Lampiran 1.
5. Ada SPO di masing-masing unit untuk masing-masing jenis tindakan operasi

6
III. PELAYANAN POLIKLINIK
3.1 Deskripsi layanan poliklinik
Ada 10 Spesialis mata, aktif 8 orang, yaitu dengan jadwal sebagai berikut:

Gambar 4. Selebaran Jadwal Dokter Praktik

Dokter yang tidak berpraktik:

1) dr. Fayca Aryono, Sp.M - selama pandemi tidak berpraktik
2) dr. Kusdiono Sp.M

3.2 Perhitungan Potensi Maksimal Layanan Poliklinik

Perhitungan ini didasarkan kepada konsultasi per pasien 10 menit, lalu dimaksimalkan
ke durasi jam berpraktik masing-masing dokter.

7
Tabel 1. Potensi maksimum kunjungan rawat jalan
No Dokter Durasi Praktik dalam seminggu Potensi maksimum
pasien dalam
seminggu
1 dr. Boyke Sp.M 150 menit + 180 menit = 330 33 pasien
menit
2 dr. Binto, Sp.M 240 menit + 180 menit + 180 72 pasien
menit + 120 menit = 720 menit
3 dr. Tetri Sp.M 150 menit x 5 = 750 menit 75 pasien
4 dr. Widi SpM 240 menit + 180 menit + 120 54 pasien
menit = 540 menit
5 dr. Verna SpM 300 menit + 120 menit + 300 72 pasien
menit = 720 menit
6 dr. Anita Sp.M 60 menit x 2 + 360 menit x 2 + 108 pasien
120 menit x 2 = 1.080 menit
7 dr. Intan Sp.M 120 menit + 240 menit + 180 96 pasien
menit + 180 menit + 240 menit
= 960 menit
8 dr. Viora, SpM 120 menit + 240 menit + 180 72 pasien
menit + 180 menit = 720 menit
Total Potensi Pasien Poliklinik 1 minggu 582 pasien

Jadi, dengan potensi maksimal pasien poliklinik 582 pasien perminggu, maka dalam
satu bulan, maksimal jumlah pasien rawat jalan dapat mencapai 2.328 orang.
Hanya dengan pelayanan rawat jalan dan dengan asumsi total pasien keseluruhan
adalah BPJS, harga klaim pasien rawat jalan BPJS Rp 190.000/pasien, maka dalam satu
bulan, CEC bisa mendapatkan potensi pemasukan sebesar Rp 442.320.000 dari rawat
jalan saja.
Berdasarkan Lampiran 2, perhitungan jumlah pasien umum (non-BPJS) sudah
tampak belum memenuhi potensi maksimal Dokter Spesialis, perlu ada penjumlahan

8
dengan pelayanan BPJS sehingga tampak jumlah pasien keseluruhan yang ditangani
oleh masing-masing dokter.

3.3 Analisis database dari administrasi pendaftaran

Gambar 5. Input data pasien di pendaftaran by sistem IT RS

Keterangan:
1) Satu pasien bisa terinput > 1 sehingga perlu ada pencatatan lagi yang bisa
memantau jumlah pasien 1 hari (buku manual khusus), dan database yang isinya
jumlah pasien, jenis pembayaran, jenis layanan (poli/operasi)
2) Database dibagi-bagi perdokter. Mungkin ini akan memudahkan keuangan, namun
dari sisi pelayanan, untuk melihat pasien dalam sehari, sangat tidak user friendly.
3) Inputan biaya tidak riil sebagaimana klaim BPJS yang ada. Pasien umum di poli,
tetap diinput Rp 190.000, padahal Rp 190.000 adalah inputan untuk klaim BPJS rawat
jalan.

9
3.4 Saran untuk Poliklinik
1) Inputan tarif sesuai klaim BPJS jika utk pasien BPJS, dan sesuai tarif umum jika
memang pasien umum agar tergambarkan berapa kisaran jumlah uang yang masuk.
2) Pelaporan kepada direksi dan owner setiap 1 bulan sekali agar tampak uang masuk
dan uang keluar. Memanage keuangan dengan pembayaran BPJS yang seringkali
terlambat atau tidak terklaim --> bagaimana agar RS tetap berjalan dengan pasien
umum/asuransi saja.
3) Dengan pencatatan yang teratur dan rapi, direksi dan owner dapat melihat kinerja
masing-masing dokter setiap bulan, fluktuasi pasien, dan BHP yang sering digunakan,
BHP yang membuat boros itu apa
4) Pencatatan MANUAL bisa diplotkan di beberapa titik pelayanan:
a) Konsultasi dan Pemeriksaan Poliklinik
b) Pemeriksaan gula darah
c) Keratometer
d) Biometri
e) Ruang Operasi
f) USG Mata
Jika BPJS, tindakan penunjang yang bisa upcoding, contoh: konsultasi + USG mata -->
disertakan juga rupiahnya.
Pencatatan pelayanan medis yang baik bisa dijadikan landasan analisis untuk
menentukan strategi selanjutnya

Terimakasih.

Hormat saya,
dr. Ursula Penny P.

10