BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

B. Gambaran Umum Rumah Sakit1

Rumah Sakit Grha Permata Ibu berawal dari sebuah klinik yang
berkonsentrasi terhadap pelayanan khusus ibu dan anak, sekarang telah
berkembang menjadi rumah sakit umum. Rumah sakit Graha Permata Ibu
adalah Rumah Sakit tipe C yang didirikan dengan lahan seluas 12.296.00 m2
yang terdiri dari 3.695,81 m2 untuk total luas lantai dasar dan teras sekitar
8.784,34 m2 untuk total luas bangunan keseluruhan.
Saat ini Rumah Sakit Grha Permata Ibu memiliki kapasitas lebih dari 100
tempat tidur, dengan jumlah karyawan lebih dari 300 orang. Rumah Sakit Grha
Permata Ibu beralamat di jalan KH.M Usman No. 168 Kukusan Beji, Depok.
Rumah Sakit Grha Permata Ibu merupakan badan usaha dari PT. Permata
Husada Sakti.
Sebagai rumah sakit yang memprioritaskan ibu dan anak, RS Grha
Permata Ibu memberikan pelayanan kesehatan unggulan dalam bidang obstetri
(kebidanan) dan ginekologi (kandungan) serta pediatri (anak-anak) serta
memberikan pelayanan spesialistik lain. Didukung dengan fasilitas penunjang
medis seperti laboratorium, radiologi, fisioterapi, dan instalasi farmasi selama
24jam. Ruang perawatan yang lebih modern dengan konsep yang nyaman
memberikan kesan lebih pribadi. Penyediaan ruang perawatan dan pelayanan
pemeriksaan spesialistik dengan fasilitas lengkap, bersih dan nyaman menjadi
prioritas bagi kepuasan pasien selama berada di Rumah Sakit Grha Permata Ibu.
Terpenuhinya segala kebutuhan dan kenyamanan akan menjadi pengalaman
yang menyenangkan, merupakan harapan kami untuk anda dan keluarga

1
1. Sejarah Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Rumah Sakit Grha Permata Ibu didirikan pada tahun 2005 oleh PT.
Permata Husada Sakti. Pada awalnya, tahun 2001 Rumah Sakit Grha
Permata Ibu adalah sebuah Klinik dan Rumah Bersalin Permata Ibu
dibawah Yayasan Dharma Husada Sakti, karena besaranya kebutuhan
pelayanan kesehatan pada tahun 2005 berubah menjadi Rumah Sakit Ibu
dan Anak (RSIA). Sesuai dengan surat izin pendirian tanggal 17 November
2005.
Pada Tahun 2008 RSIA Grha Permata Ibu mengubah logo dan nama
rumah sakit menjadi RSIA Grha Permata Ibu. Atas dasar peningkatan
jumlah pasien yang cukup baik, maka pasienyang cukup baik,maka pada
tahun 2010 dilakukan pembangunan gedung II RSIA Grha Permata Ibu
dengan penambahan ruang rawat dan Intensive Care Unit (ICU). Pada
Oktober 2011 sesuai dengan izin operasional Rumah Sakit Umum (RSU)
yang dikeluarkan pada tanggal 17 oktober 2011 RSIA Grha Permata Ibu
meningkatkan statusnya menjadi RSU, dikarenakan pelayanan kesehatan
yang diberikan RSIA Grha Permata Ibu tidak difokuskan pada pelayanan
ibu dan anak dengan memiliki kapasitas lebih dari 10 tempat tidur.
Saat ini Rumah Sakit Sakit Grha Permata Ibu memiliki kapasitas 135
tempat tidur dengan jumlah keseluruhan pegawai sebanyak 370 0rang dan
termasuk kategori Rumah Sakit Umum kelas C. Rumah Sakit Umum Grha
Permata Ibu melayani masyarakat di sekitar Jakarta dan Depok. Hal ini
dikarenakan letak geografis Rumah Sakit Grha Permata Ibu yang strategis
antara perbatasan Jakarta Selatan dengan Depok. Saat ini Rumah Sakit Grha
Permata Ibu telah terakreditasi oleh KARS (Komisi Akreditasi Rumah
Sakit)

2. Visi, Misi dan Tujuan Rumah Sakit

Visi
Menjadi Rumah Sakit terbaik, modern dan mampu bersaing dalam
memberikan pelayanan kesehatan dikota Depok dan sekitarnya.

2
Misi
a. Memberikan pelayanan kesehatan yang prima
b. Meningkatkan profesionalisme SDM
c. Melengkapi sarana dan prasarana secara bertahap
d. Mengembangkan kebijakan berwawasan lingkungan
e. Senantiasa mengikuti perkembangan IPTEK terbaru yang berkaitan
dengan rumah sakit.

Motto

“Kami Melayani Dengan Sepenuh Hati”

Dengan motto tersebut diharapkan manajemen dan karyawan dapat

memberikan pelayanan tidak hanya secara fisik tetapi juga dengan hati,
hingga timbul motivasi kerja yang optimal, pada akhirnya dapat
memberikan kesejahteraan bagi pemilik dan karyawan Rumah Sakit Grha
Permata Ibu.

Falsafah

a. Tumbuh berkembang bersama karyawan dan pelanggan

b. Membuahkan manfaat bagi pemegang saham dan pelanggan

3
Logo

Gambar 1.

Logo Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Sumber : Website Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Logo terdiri dari buah kalimat yaitu Rumah Sakit dan Grha Permata Ibu,
dimana terdapat gambar ibu yang sedang menggendong ditengah-tengah
lingkaran putih.

a. Arti Logo
 Unggulan pelayanan kesehatan di rumah sakit ini adalah ibu dan
anak
 Kedua lingkaran yang berhimpit melambangkan kesinambungan
dan keseimbangan kesehatan setiap pasien yang mempercayakan
pelayanan kesehatannya kepada Rumah Sakit Grha Pemata Ibu
 Lingkaran hijau melambangkan keadaan sedang sakit, sedangkan
lingkaran putih telah sembuh
 Hasil himpitan kedua lingkaran hijau dan putih juga diartikan
bahwa tim medis rumah sakit berupaya semaksimal mungin,
sedangkan kesembuhan adalah anugerah dari Yang Maha Kuasa.

4
b. Deskripsi Logo
Rumah Sakit Grha Permata berupaya memberikan pelayanan
semaksimal mungkin terhadap seluruh pasiennnya, sementara
kesembuhan adalah anugerah dari Yang Maha Kuasa

Legalitas
Proses perijinan Rumah Sakit Graha Permata Ibu telah melalui 5 tahapan,
yaitu:
a. Surat Ijin Pendirian No. 445/31/KPTS/Yankes/2005 tanggal 17
Oktober dan Ijin Sementara Penyelengaraan No. 503/SK.302-5a-
Yankes/2005 tanggal 17 November 2005
b. Surat Ijin Tetap melalui menteri kesehatan Republik Indonesia No.
HK.07.06/III/1932/08
c. Tanggal 21 Februari 2011 mendapatkan surat ijin pendirian rumah
sakit
d. Tanggal 17 Oktober 2011 mendapatkan surat ijin operasional
sementara untuk rumah sakit umum
e. Tanggal 15 Februari 2014 mendapatkan surat ijin tetap.

Budaya Kerja

Rumah sakit Grha Permata Ibu memiliki budaya kerja yang ditanamkan
pada jiwa karyawannya agar timbul semangat kerja yang tinggi. Budaya
kerja tersebut adalah “Bekerja dengan FITRAH” yang memiliki makna:

a. Focus to customer, Fokus terhadap pelanggan. Standart pelayanan

berfokus kepada pelanggan
b. Improvement, Peningkatan. Selalu meningkatkan kemampuan diri
dalam memberikan pelayanan
c. Time Oriented, orientasi waktu. Bekerja dengan cepat, tepat dan
terukur

5
d. Responsibilty, bertanggung jawab. Bertanggung jawab dalam
memberikan pelayanan
e. Awareness, sadar. Peka terhadap keinginan dan kebutuhan pelanggan
f. Hospitality, Ramah tamah. Bersikap ramah dan memberikan
kenyamanan terhadap pelanggan

6
 3. Struktur Organisasi dan uraian Tugas

DIREKTUR UTAMA

PT. PERMATA HUSADA

SAKTI

DIREKTUR

RS GRHA PERMATA IBU

KOMITE ETIK RS MANAJER

HUMAS DAN
PEMASARAN

PANITIA PANITIA KEPALA SATUAN

PENGAWAS
INTERNAL

KOMITE MEDIK KEPALA

SEKRETARIAT

WADIR WADIR
WADIR
MEDIK & ADMINISTRASI & UMUM
KEPERAWATAN KEUANGAN &AKUNTANSI

KEPALA BIDANG KEPALABIDANG

KEPERAWATAN REKAM MEDIK

KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN KEPALA BAGIAN

SUMBER DAYA KEUANGAN AKUNTANSI

UMUM RUMAH TANGGA PEMBELIAN
MANUSIA

KEPALA KEPALA INSTALASI KEPALA INSTALASI KEPALA INSTALASI KEPALA INSTALASI

INSTALASI
RAWAT JALAN RAWAT INAP PENUNJANG FARMASI
GAWAT
MEDIK
DARURAT

Gambar 2.
Struktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Sumber : Rumah Sakit Grha Permata Ibu tahun 2016

7
Tugas

a. Direktur
Tugas Pokok:
 Menyusun kebijakan pelaksanaan kegiatan Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Membina pelaksanaan kegiatan Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai
dengan peraturan dan perundang–undangan yang berlaku
 Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran tahunan
 Melaksanakan program kerja dan anggaran tahunan yang telah disetujui
 Mengusulkan rencana pembangunan dan pengembangan sarana dan
prasarana Rumah Sakit Grha Permata Ibu yang diperlukan sejalan dengan
kebutuhan saat ini dan pengembangan di masa depan
 Bersama Direktur PT. Permata Husada Sakti merumuskan srategi dan
rencana induk pengembangan Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Melaporkan kegiatan penyelenggaraan Rumah Sakit Grha Permata Ibu
yang meliputi laporan pelayanan, ketenagaan, dan keuangan
 Memelihara hubungan baik dengan pemerintah, organisasi
perumahsakitan, organisasi profesi, dan masyarakat.

b. Komite Medik
Tugas Pokok:
 Membantu Direktur menyusun standar pelayanan medis dan memantau
pelaksanaannya.
 Memberi masukan kepada Rumah Sakit Grha Permata Ibu mengenai
standar pelayanan medis
 Mengkoordinasi program pelayanan medis, pendidikan dan pelatihan serta
penelitian dan pengembangan dalam bidang medis Rumah Sakit Grha
Permata Ibu.

8
 Uraian Tugas:
 Mengkoordinasi dan mengevaluasi semua kegiatan Sub Komite yang ada
di Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Memberikan usulan/masukan rencana kebutuhan tenaga medis kepada
Direktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Melaporkan rencana program kerja dan hasil kerja Komite Medik dan Sub
Komite Medik kepada Direktur Utama PT. Permata Husada Sakti dan
Direktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Melakukan seleksi tenaga medis yang akan bekerja di Rumah Sakit Grha
Permata Ibu dan menilai kemampuan dokter dengan menugaskan Sub-
Komite Kredensial dan melaporkan hasil seleksi kepada Direktur Rumah
Sakit Grha Permata Ibu
 Memberikan masukan kepada Direktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu
mengenai rencana pemeliharaan/pengadaan peralatan dan penggunaan
alat–alat kesehatan setelah mendengarkan pertimbangan dari Anggota
Komite Medik
 Menyampaikan hasil monitoring dan evaluasi penggunaan obat di Rumah
Sakit Grha Permata Ibu
 Melaksanakan pembinaan etika profesi serta mengatur kewenangan profesi
anggota Staf Medis Fungsional dan menyampaikan kepada Direktur
Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Memimpin rapat Komite Medik
 Melaksanakan tugas-tugas lainnya di bidang medis yang ditetapkan oleh
Direktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu.

c. Wakil Direktur Medik dan Keperawatan

Tugas Pokok:
Sebagai penanggung jawab dalam merencanakan, mengorganisir,
mengimplementasikan, serta mengendalikan kebijakan, peraturan dan

9
program pelayanan medik dan keperawatan di Rumah Sakit Grha Permata
Ibu.

Uraian Tugas:
 Mengorganisir rancangan pembuatan operasional prosedur di bidang
pelayanan medis dan keperawatan
 Mentaati dan melaksanakan tata tertib yang telah ditetapkan Direksi
Rumah Sakit Grha Permata Ibu
 Melaksanakan hubungan baik dengan semua pihak yang terkait dalam
proses pelayanan kepada pasien
 Merencanakan kebutuhan tenaga, prasarana dan sarana bagi
terselenggaranya pelayanan medis dan keperawatan yang bermutu
 Merencanakn penyempurnaan sistem prosedur pelayanan medik dan
keperawatan yang baku, efektif, dan efisien
 Mengusulkan perencanaan operasional pelayanan medik dan keperawatan,
pelaporan, dan pengendalian
 Mengendalikan pelaksanaan kegiatan unit–unit kerja yang ada
 Merencanakan peningkatan mutu pelayanan medik dan keperawatan
dengan mengadakan pertemuan rutin maupun insendensil, dan
menganalisa kasus yang ada
 Melakukan koordinasi dan integrasi di lingkungan Rumah Sakit Grha
Permata Ibu.
 Mengawasi disiplin kerja dokter dan bidang perawat di lingkungan Rumah
Sakit Grha Permata Ibu
 Mengawasi pelaksanaan prosedur kerja.

10
d. Wakil Direktur Administrasi dan Umum
Tugas Pokok:
Membantu Direktur dalam mengelola kegiatan administrasi dan mengelola
kegiatan penunjang umum sesuai dengan fungsi teknis dan organik rumah
sakit.

Uraian Tugas:
 Melakukan fungsi organik, meliputi:
- Membantu direksi dalam menyusun konsep kebijakan pimpinan di
bidang administrasi dan umum
- Membantu direksi dalam menyiapkan dan melaksanakan rencana
program kerja, anggaran tahunan serta penelitian dan pengembangan
rumah sakit khusus bidang teknis administrasi dan umum
- Membantu direksi dalam menyiapkan rincian uraian tugas, Standar
Operasional Prosedur (SOP), mekanisme kerja, petunjuk teknis, dan
petunjuk pelaksanaan
- Membantu direksi dalam menyiapkan dan melaksanakan rencana
pendidikan/pelatihan/peningkatan keterampilan personil administrasi
dan umum rumah sakit setelah terlebih dahulu berkoordinasi dengan
pihak–pihakterkait (termasuk melalui pelatihan/seminar)
- Membantu direksi dalam menyiapkan format kesepakatan kerjasama
antara rumah sakit dengan mitra kerja di bidang administrasi dan
umum
- Menentukan jenis kegiatan serta strategi kerja bidang teknis
administrasi dan umum serta melaksanakannya setelah mendapat
persetujuan Direksi PT. Permata Husada Sakti, termasuk pengaturan
kelancaran jadwal tenaga administrasi dan umum yang bertugas rutin
melalui koordinasi dengan semua pihak.

11
  Melaksanakan fungsi penggerakkan dan pelaksanaan, meliputi;
- Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan
administrasi dan umum di Rumah Sakit Grha Permata Ibu
- Melaksanakan program orientasi kepada tenaga baru atau tenaga
mutasi
- Memberi pengarahan dan motivasi kepada staf dan pelaksana yang
berada di wilayah tanggung jawabnya
- Menciptakan dan memelihara suasana kerja yang baik antara
pimpinan dan pelaksana serta petugas, pasien dan keluarga pasien.
Sehingga memberi kelancaran pelayanan, ketenangan, keamanan,
dan ketertiban
- Mengadakan rapat dan pertemuan berkala dengan staf dan
pelaksana yang berada di wilayah tanggung jawabnya
- Melaksanakan program ronde kepada seluruh kegiatan staf dan
pelaksana yang berada di wilayah tanggung jawabnya
- Mengadakan komunikasi dua arah dengan mitra kerja dalam rangka
mengevaluasi dan menganalisa mutu pelayanan rumah sakit.

 Melaksanakan fungsi pembinaan, pengawasan, pengendalian, dan

penialian, meliputi;
- Mengawasi pelaksanaan program kerja dan anggaran tahunan yang
telah disetujui direksi
- Mengawasi pelaksanaan kesepakatan kerjasama dengan mitra kerja
di bidang administrasi dan umum.

e. Wakil Direktur Keuangan dan Akuntansi

Tugas Pokok:
Membantu Direktur melaksanakan tugas bagian yang meliputi anggaran
dan mobilisasi dana, pembendaharaan serta akuntansi dan verifikasi.

12
Uraian Tugas:
 Menandatangani bukti penerimaan dan pengeluaran kas dan bank
sehubungan dengan kegiatan keuangan harian
 Menandatangani billing penagihan (asuransi dan perusahaan)
 Menyetujui pengajuan perbandingan harga vendor untuk dievaluasi
dan dipilih sebagai pemenang vendor
 Menerima informasi laporan penerimaan dan pengeluaran biaya
secara harian dan bulanan untuk mengetahui produktifitas pelayanan
dan efisiensi biaya yang terjadi
 Merencanakan, mengkoordinasi dan mengontrol perencanaan,
pelaporan, dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar
efisiensi, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah
yang berlaku
 Merencanakan, mengkoordinasi, dan mengontrol arus kas perusahaan
(cash flow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan ketersediaan dana secara efektif dan efisien dalam
menunjang kegiatan operasional perusahaan
 Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran
perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk
memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam
menunjang kegiatan operasional perusahaan
 Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya
untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan
dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan
 Sebagai tim penyusun tarif rumah sakit
 Sebagai tim penyusun standarisasi farmasi (negosiasi diskon dan
pembayaran)

13
  Membantu Direktur dalam menyusun business plan dan rencana
strategis perusahaan untuk melihat prospektif perusahaan ditahun
mendatang.

4. Ketenagaan Rumah Sakit

Ketenagaan adalah sumber daya yang sangat penting
dalammenjalankan organisasi, tentunya kepuasan pasien di Rumah Sakit
Grha Permata Ibu tidak terlepas dari pelayanan rumah sakit yang baik,
sehingga pasien merasa diberi sambutan hangat, dilayani dengan sepenuh
hati, diperhatikan dan dilayani oleh tenaga kerja yang dapat membantu
permasalahan pasien.
Rumah sakit merupakan sebuah organisasi yang padat akan karya,
sehingga membutuhkan banyak tenaga kerja yang berkompeten pada
masing–masing bidangnya. Sumber daya yang dimiliki rumah sakit juga
harus memenuhi standart kualifikasi yangtelah disesuaikan dengan latar
belakang pendidikan yang dimiliki. Pegawai Rumah Sakit Grha Permata
Ibu memiliki latar belakang Pendidikan dari SMA/SMK sampai S2 seperti
yang tertera pada table 1.

14
 Tabel 1.

Ketenagaan Rumah Sakit Grha Permata Ibu Berdasarkan Jabatan

Latar Belakang Pendidikan pada bulan Januari 2016

No Jabatan Pendidikan Jumlah %

1 Dokter S2 0 0,0%
S1 8 100,0%
Sub Total 8 100,0%
2 Perawat S1 21 19,1%
D3 99 79,1%
SPK / SPRG 2 1,8%
Sub Total 122 100,0%
3 Bidan D1 0 0,0%
D3 32 100,0%
Sub Total 32 100,0%
4 Penunjang S1 2 4,4%
D3 20 44,4%
SMAK / 25 51,1%
Sub Total SMF 47 100,0%
5 Manajemen S2 3 13,0%
S1 14 60,9%
D3 3 13,0%
SMA 3 13,0%
Sub Total 23 100,0%
6 Lain-lain S1 15 10,9%
D3 23 16,7%
D2 2 1,4%
D1 2 1,4%
SMA 95 68,8%
SMP 1 0,7%
SD 0 0,0%
Sub Total 138 100,0%
Total 370

Sumber : Bagian SDM Rumah Sakit Grha Permata Ibu Tahun 2016

15
 Berdasarkan data pada table 1 terlihat bahwa pegawai di Rumah Sakit
Grha Permata Ibu Paling banyak memiliki latar belakang pendidikan
diploma3 dengan jumlah 177 dari 370,dan jumlah pegawai terbanyak ada
pada bagian lainnya (Umum, Boga, Laundry, Maintenance, Keamanan,
Rekam Medik, Logistik, Pendaftaran, Informasi, dan Kasir) yakni 138
orang. Dilihat dari data pegawai tahun lalu Rumah Sakit Grha Permata Ibu
mengalami peningkatan pegawai dari 337 pegawai menjadi 370 pegawai
di tahun 2016.

Tabel 2.
Gambaran Komposisi Tenaga Kerja Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Berdasarkan Status Kepegawaian& Jenis Kelamin pada bulan
januari 2016

Kontrak Tetap Jumlah %

Laki-Laki 38 65 103 28%
Perempuan 83 184 267 72%
Total 121 249 370 100%

Sumber: Bagian SDM Rumah Sakit Grha Permata Ibu Tahun 2016

Dapat dilihat dari tabel 2 jumlah pegawai Rumah Sakit Grha Permata Ibu
berdasarkan jenis kelamin yang terbanyak adalah perempuan dengan total
267 dari 370 orang dengan mencapai persentase 72%.

5. Fasilitas Rumah Sakit

Sarana dan fasilitas Rumah Sakit Grha Permata ibu dibuat

senyaman mungkin sehingga pasien dan pengunjung tidak merasa di
rumah sakit, konsep ruang terbuka yang diterapkan Rumah Sakit Grha
Permata ibu mempunyai daya tarik tersendiri. Lahan parkir motor dan
mobil cukup luas dan masih menggunaka Paving block sehingga dapat
menjadi lahan resapan air.

16
 Upaya untuk pegelolaan lingkungan di Rumah Sakit Graha
Permata Ibu sudah efisien dan efektif karena dilakukan dengan
pengelolaan air limbah pada IPAL (Instalasi Pengelolaan Air Limbah) dan
melakukan langkah-langkah perbaikan apabila air buangan melebihi baku
mutu yang disyaratkan. Untuk pembuangan limbah medis bekerjasama
oleh pihak ketiga sebagai pengangkut dan pemusnah. Kedua pihak telah
mendapat izin dari Kementrian Lingkungan.

Pengelolaan kebersihan rumah sakit dipercayakan kepada pihak

ketiga yang sudah mempunyai reputasi cukup baik dan berpengalaman.
Pemeliharaan alat non medis dilakukan secara berkala oleh unit
pemeliharaan dan perbaikan sarana yang dikalibrasi setiap tahun oleh
institusi yang sudah terakreditasi. Keseluruhan sarana dan fasilitas di
Rumah Sakit Grha Permata Ibu mendukung keamanan, kenyamanan dan
keselamatan pasien.

Sarana dan Fasilitas di Rumah Sakit Grha Permata Ibu:

a. Rawat Jalan
 Instalasi Rawat Jalan
 Poliklinik umum dan spesialis
 Poliklinik gigi dan umum spersialis
 Paket medical check up

b. Instalasi Gawat Darurat (IGD)

Instalasi Gawat Darurat (IGD) merupakan layanan yang disediakan
untuk kebutuhan pasien yang berada dalam kondisi gawat darurat dan
harus segera dibawa ke rumah sakit untuk mendapatkan penanganan
medis. Sistem pelayanan yang diberikan menggunakan sistem triage,
dimana pelayanan utama bagi pasien dalam keadaan darurat
(emergency) bukan berdasarkan antrian.
Fasilitas dan pelayanan yang tersedia adalah:
 Ambulance 24 Jam

17
  Bedah minor
 Laboratorium & radiologi 24 Jam
 Ruang triage
 Ruang tindakan
 Ruang observasi
 Tim penanggulangan bencana

c. Poliklinik
 Poliklinik umum
Poliklinik Umum merupakan pelayanan kesehatan yang
diberikan oleh dokter umum yang buka setiap hari Senin–Sabtu
pukul 07.00–14.00 WIB.

 Poliklinik spesialis
Diperuntukkan bagi pelayanan pasien yang membutukan
pelayanan dokter spesialis.
- Poliklinik kebidanan dan kandungan
- Poliklinik kesehatan anak
- Poliklinik penyakit dalam
- Poliklinik bedah
- Poliklinik paru dan pernapasan
- Poliklinik saraf
- Poliklinik telinga hidung tenggorokan
- Poliklinik jantung dan pembuluh darah
- Poliklinik gizi klinik
- Poliklinik mata
- Poliklinik rehabilitasi medik
- Poliklinik kedokteran Jiwa
- Poliklinik orthopaedi dan traumatologi
- Poliklinik urologi

18
 - Poliklinik kulit dan kelamin
 Poliklinik gigi Umum
Poliklinik gigi Umum adalah pelayanan kesehatan gigi dan
mulut yang diberikan oleh dokter gigi umum.
 Poliklinik gigi spesialis
 Poliklinik gigi spesialis adalah pelayanan kesehatan gigi dan
mulut yang diberikan oleh dokter gigi spesialis. Adapun dokter
gigi spesialis yang tersedia adalah:
- Spesialis konservasi gigi
- Spesialis prostodonti
- Spesialis bedah mulut
- Spesialis kedokteran gigi anak (Pedodonti)
- Spesialis orthodonti
 Medical check up (MCU)
Paket MCU yang kami tawarkan adalah sebagai berikut:
- Simple package
- Basic package
- Standart package
- Student package
- Pre employee package
- Pre marital package
- Paket lain sesuai dengan kebutuhan peserta MCU

d. Instalasi Rawat Inap

Instalasi Rawat Inap merupakan pelayanan perawatan pasien yang
memerlukan tinggal di rumah sakit dan memerlukan perawatan yang
lebih intensif, dimana perawatan tersebut tidak bisa dilakukan di
rumah pasien. Ruang perawatan di RS Grha Permata Ibu didesain
sedemikian rupa sehingga pasien merasa nyaman dan aman seperti
layaknya rumah sendiri.

19
 Untuk ruang perawatan anak, diberikan sentuhan khusus berupa
lukisan kereta api dan suasana pedesaan di seluruh dinding koridor
ruangan sehingga anak–anak tidak merasa sedang berada dalam
perawatan rumah sakit. Ruangan ini juga dilengkapi oleh playground
untuk mengurangi kebosanan dan kejenuhan pasien anak–anak.
Lantai ruang perawatan menggunakan bahan yang ramah lingkungan
dan tidak iritatif sehingga aman untuk pasien maupun pengunjung
pasien.
Kelas perawatan yang tersedia terdiri dari:
 Kelas VVIP, VIP perdana dan VIP
 Kelas I dan I utama
 Kelas II
 Kelas III

e. Ruang Operasi dan Ruang Bersalin

Ruang bersalin dan ruang operasi dilengkapi dengan peralatan medis
modern untuk beragam jenis tindakan dan operasi, untuk
mengantisipasi penanganan kasus yang beragam, baik yang terencana
maupun darurat. Standar prosedur operasi diterapkan dengan seksama
sejak sebelum operasi, selama operasi, dan setelah operasi. Begitu pula
dengan standar sterilisasi alat dan ruangan dipantau secara terus
menerus sehingga menunjang terciptanya layanan ruang bersalin dan
operasi yang bermutu tinggi.
Jumlah tempat tidur diseluruh ruang perawatan yang ada di RS Grha
Permata Ibu beragam seperti yang tertera pada tabel 3.

20
 Tabel 3.
Kelas Perawatan Dan Jumlah Tempat Tidur
Di Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Jumlah Tempat
Kelas Jumlah Kamar
Tidur
Kelas 3 5 27
Kelas 2 12 39
Kelas 1 13 27
VIP 6 6
VIP Perdana 6 6
VVIP 1 1
Perawatan Khusus 3 8

Perinatal Risiko 2 6
Tinggi

Ruang Bayi 1 15
Total 49 135

Sumber: Laporan Tahunan 2015 Direktorat Medik dan Keperawatan Rumah

Sakit Grha Permata Ibu

Berdasarkan data pada tabel 3 terlihat bahwa Rumah Sakit Grha

Permata ibu memiliki jumlah tempat tidur 135 dari 49 dari keseluruhan
jumlah kamar yang ada diruang perawatan.

Ruang Perawatan Khusus

 Ruang Isolasi
Merupakan ruang khusus untuk penderita menular. Ruangan ini
bertujuan untuk memisahkan penderita yang terinfeksi selama
masa inkubasi dengan kondisi tertentu untuk mencegah atau
mengurangi terjadinya penularan baik secara langsung maupun
tidak langsung.

21
  Ruang Perawatan Intensif
Merupakan ruangan yang diperuntukkan untuk pasien dengan
kondisi kritis. Ruangan ini dilengkapi dengan staf dan peralatan
khusus untuk merawat dan mengobati pasien yang terancam jiwa
oleh kegagalan/difungsikan satu organ atau ganda akibat
penyakit, bencana, atau komplikasi yang masih ada harapan
hidupnya (reversible).

 Ruang Perinatal Risiko Tinggi Peristi (Peristi)

Ruangan ini dikhususkan untuk merawat buah hati Anda yang
mengalami gangguan kesehatan. Bayi yang dapat dirawat di
ruangan Neonatus adalah semua bayi yang berumur 0–28 hari
dengan semua jenis penyakit termasuk bayi lahir prematur dan
penyakit lainnya yang memerlukan tindakan.

f. Unit penunjang medis

 Laboratorium
 Radiologi
 Rehabilitasi medis
 Gizi klinik

g. Unit laboratorium
Unit Laboratorium RS Grha Permata Ibu menyelenggarakan pelayanan
laboratorium medis secara profesional dan bermutu, sesuai dengan
kebutuhan pasien. Pelayanan laboratorium RS Grha Permata Ibu buka
selama 24 Jam dan ditata apik dengan sistem organisasi, tata kerja, dan
tenaga yang sesuai dengan standar.
Pelayanan yang diberikan adalah:
 Laboratorium Patologi Klinik
 Laboraturium Patologi Anatomi

22
h. Unit Radiologi
Untuk menunjang diagnosis dan memberikan pelayanan komprehensif
kepada pasien rawat jalan dan rawat inap yang memerlukan
pemeriksaan radiologi, RS Grha Permata Ibu memberikan pelayanan
radiologi sebagai berikut :
 Radiologi Konvensional (kontras dan non kontras)
 Dental x–ray
 Panoramic x–ray
 Cepalometri
 Ultrasonography (USG) 2/3/4 Dimensi
 CT scan (kontras dan non kontras)

i. Unit Rehabilitasi Medik

Rehabilitasi Medik memberikan pelayanan kesehatan yang ditunjukan
untuk individu dan atau kelompok dalam upaya mengembangkan,
memelihara, dan memulihkan gerak dan fungsi sepanjang daur
kehidupan dengan menggunakan modalitas fisik, agen fisik, mekanis,
gerak, dan komunikasi. Jenis layanan:
 Fisiotherapy
- Ultrasound therapy
- Electrotheraphy
- Microwave diathermy
- Laser therapy
- Infrared lamp therapy
- Traction system
- Inhalasi & chest therapy
- Exercise
- Message
- Breast care

23
  Ocupacy therapy
 Speech therapy

j. Unit Gizi Klinik

Pelayanan kesehatan yang mencakup pelayanan nutrisi makanan yang
bergizi tinggi kepada pasien dan pelayanan konsultasi gizi bagi pasien
baikrawat inap maupun rawat jalan.

k. Unit Bank Darah

Bank darah rumah sakit merupakan unit pelayanan di rumah sakit yang
bertanggung jawab atas tersedianya darah untuk transfusi yang aman,
berkualitas dan dalam jumlah yang cukup untuk mendukung pelayanan
kesehatan di rumah sakit.
Bank darah rumah sakit menyimpan darah yang telah diuji saring oleh
UDD PMI dan melakukan uji cocok serasi berdasarkan perjanjian
kerjasama antara UDD PMI dan Rumah Sakit.

l. Unit Endoscopi dan Saluran Cerna

Endoskopi adalah pemeriksaan atau tidakan pengobatan ke dalam
saluran cerna yang menggunakan peralatan berupa teropong
(endoskop). Untuk saat ini RS Grha Permata Ibu bisa melayani
beberapa tindakan antara lain:
 Gastroskopi, digunakan untuk melihat dan mengetahui keadaan
serta melakukan tindakan terapi dalam rongga saluran cerna
bagian atas mulai dari tenggorokan (esophagus), lambung (maag)
sampai ke usus 12 jari (duodenum).
 Kolonoskopi, digunakan untuk melihat dan mengetahui keadaan
serta tindakan terapi dalam rongga saluran cerna bagian bawah
(usus besar) dan bagian akhir usus halus.

24
m. Instalasi Farmasi
Instalasi Farmasi RS Graha Permata Ibu menyediakan obat untuk
terapi yang optimal bagi semua penderita dan menjamin pelayanan
bermutu tinggi dan yang paling bermanfaat dengan biaya terjangkau.
Instalasi Farmasi merupakan instalasi yang bertugas dan bertanggung
jawab sepenuhnya apda pengelolaan semua aspek yang berkaitan
dengan obat/perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan di
rumah sakit tersebut.
Instalasi ini juga bertanggung jawab mengembangkan suatu pelayanan
farmasi yang luas dan terkoordinasi dnegan baik dan tepat untuk
memenuhi kebutuhan berbagai bagian atau unit diagnosis dan terapi,
unit pelayanan keperawatan, staf medik, dan rumah sakit secara
keseluruhan untuk kepentingan pelayanan penderita yang lebih baik.
Secara umum pelayanan Instalasi Farmasi adalah:
 Pelayanan Resep
 Pusat Informasi Obat (PIO)
 Pelayanan inventaris alat kesehatan seluruh unit terkait
 Pharmaceutical Care (pengkajian resep interaksi obat, efek
samping obat) terhadap pasien.

n. Penunjang Lainnya
 Cardiotocography (KTG/CTG)
 Electrocardiography (ECG/EKG)
 Spirometri
 Colposcopy
 Hemodialisa

o. Fasilitas dan Pelayanan Publik

 Green café
 ATM

25
  Bank
 Musholla
 Hotspot
 Play land
 Klub kesehatan

p. Promosi dan Bakti Sosial

 Edukasi awam
 Talk show
 Wawancara radio
 Roadshow
 Sunatan massal
 Lomba balita sehat
 Donor darah

q. Sistem Informasi
Avicenna

6. Kinerja Rumah Sakit

Penilaian kinerja rumah sakit dapat dilakukan dengan
menggunakan indikator kinerja yang dipakai untuk mengetahui sejauh
mana kinerja rumah sakit dapat berjalan dengan baik. Indikator yang
digunakan rumah sakit bersumber dari sensus harian rawat inap sebagai
parameter yang akan dipakai untuk nilai pembanding antara fakta standar
yang diinginkan diantaranya ialah

Bed Occupancy Rate (BOR), Bed Turn Over (BTO), Length of

Stay (LOS), Net Death Rate (NDR), Gross Death Rate (GDR) dan Turn
Over Interval (TOI). Dengan indikator tersebut rumah sakit bias
mengetahui persentase tingkat keberhasilan pelayanan di rumnah sakit

26
 tersebut. Berikut adalah tabel indikator kinerja Rumah Sakit Graha
Permata Ibu dalam lima tahun terakhir:
Tabel 4.
Indikator Kinerja Instalasi Rawat Inap
Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011–2015

Tahun
No Indikator
2011 2012 2013 2014 2015
1 BOR 55,08% 69,54% 36,41% 36,21% 36,04%

2 LOS 2,99 hari 3,17 hari 3,14 hari 3,13hari 2,91 hari

3 TOI 2,45 hari 1,37 hari 5,39 hari 5,47 hari 5,12 hari

4 BTO 66,96 kali 81,19 kali 43,05 kali 42,60 kali 45,57 kali

5 NDR 1,15 ‰ 1,05 ‰ 2,08 ‰ 0,59 ‰ 1,83 ‰

6 GDR 2,30 ‰ 1,83 ‰ 5,48 ‰ 4,50 ‰ 4,57 ‰

7 Jumlah TT 26 47 123 120 120

Sumber: Laporan Tahunan 2015 Direktorat Medik dan Keperawatan Rumah Sakit Grha Permata
Ibu

Kinerja Rawat Inap

a. BOR (Bed occupancy Ratio = Angka Penggunaan Tempat Tidur)
BOR menurut Depkes adalah persentase pemakaina tempat tidur pada
satuan waktu tertentu. Standarisasi BOR yang dikeluarkan Depkes
60%-85%. Indikator ini memberikan gambaran tinggi rendahnya
tingkat pemanfaatan tempat tidur rumah sakit, apabila BOR>85%
berarti tempat tidur rumah sakit penuh
Rumus :

Jumlah Hari Perawatan Rumah Sakit

BOR = x 100%
Jumlah TT x Jumlah Hari

27
 Berdasarkan keterangan pada tabel 3 dalam lima tahun terakhir angka
BOR di Rumah Sakit Graha Permata Ibu paling tinggi berada pada
tahun 2012 yaitu sebesar 69,54%. Pada tahun selajutnya angka BOR
mengalami penurunan tajam dikarenakan Rumah Sakit Graha Permata
Ibu menambah jumlah tempat tidur yang semula 47 tempat tidur di
tahun 2012 menjadi 135 tempat tidur di tahun 2015. Berikut adalah
grafik BOR di Rumah Sakit Grha Permata Ibu dalam kurun waktu 5
tahun terakhir.

Grafik 1.
Diagram BOR Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011-2015

69.54%

55.08%

36.41% 36.21% 36.04%

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015

Sumber: Rumah Sakit Graha Permata Ibu Tahun 2016

b. LOS (Length Of Stay = Lama Pasien Dirawat)

LOS menurut Depkes adalah rata-rata lama rawat seorang pasien.
Indikator ini disamping memberikan gambaran tingkat efisiensi, juga
dapat memberikan gambaran mutu pelayanan, apabila diterapkan pada
diagnosis tertentu dapat dijadikan hal yang perlu pengamatan yang
lebih lanjut. Nilai LOS yang ideal antara 6-9 hari. LOS dianjurkan
srendah mungkin tanpa mempengaruhi kualitas pelayanan perawatan.
Rumus:

28
 Jumlah hari lama dirawat pasien keluar
LOS = X 100%
Jumlah Pasien keluar (hidup + mati)

Berdasarkan tabel 3, LOS dalam kurun waktu lima tahun terakhir

terdapat perubahan yang signifikan dimana tahun 2015 mengalami
penurunan angka. Nilai rata-rata LOS 2,92 hari (dibaca: 3 hari). Dari
data diatas dapatditarik kesimpulan bahwa nilai LOS di Rumah Sakit
Grha Permata Ibu baik. Berikut adalah Grafik LOS di Rumah Sakit
Grha Permata Ibu.

Grafik 2.
Diagram LOS Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011-2015

3.17
3.14 3.13

2.99

2.91

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015

Sumber: Rumah Sakit Graha Permata Ibu Tahun 2016

c. TOI (Turn Over Interval = Tenggang Perputaran)

TOI menurut Depkes adalah rata-rata tempat tidur tidak ditempati dari
tidak diisi ke saat terisi berikutnya. Indikator ini memberikan
gambaran tingkat efisiensi penggunaan tempat tidur. Idealnya tempat
tidur kosong tidak terisi pada kisaran 1-3 hari. Jika TOI lebih dari 3
hari perlu diperhatikan kualitas pelayanan perawatan.

29
 Rumus:

(Jumlah TT x hari) − hari perawatanrumah sakit

TOI =
Pasien yang keluar (hidup + mati )

Berdasarkan keterangan tabel 3, pada tahun 2011-2012 merupakan

rata-rata ideal yang dikeluarkan oleh Depkes berkisar 1-2 hari.Hal ini
menunjukan bahwa penggunaan tempat tidur di Rumah Sakit Grha
Permata Ibu sudah efisien. Namun padaTahun 2013, 2014, dan 2015
mengalami penurunan 5 hari sehingga melebihi angka dari rata-rata
nilai ideal. Berikut adalah grafik TOI di Rumah Sakit Grha Permata
Ibu.

Grafik 3.
Diagram TOI Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011-2015

5.39 5.47
5.12

2.45

1.37

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015

Sumber: Rumah Sakit Graha Permata Ibu Tahun 2016

d. BTO (Bed Turn Over =Angka Perputaran tempat tidur )

BTO menurut DEpkes adalah frekuensi pemakaian tempat tidur pada
satu periode, berapa kali tempat tidur dipakai dalam satu satuan waktu
tertentu. Idealnya dalam satu tahun, satu tempat tidur rata-rata dipakai

30
40-50 kali. Jika nilai BTO dibawah 30 perlu diperhatikan jumlah
tempat tidur dan kualitas pelayanan.
Rumus:

Jumlah Pasien Keluar (Hidup + Mati)

BTO =
Jumlah TT

Berdasarkan keterangan tabel 3, BTO pada tahun 2011 dan 2012 relatif
sangat tinggi yaitu 66,96 dan 81,19. Namun pada tahun 2013, 2014,
dan 2015 mengalami penurunan angka yang signifikan yaitu 43.05,
42.60, dan 45.57, hal ini dikarenakan pihak Rumah Sakit Grha Permata
Ibu menambah jumlah tempat tidur lebih dari setengah dari tahun
sebelumnya.Nilai tersebut berada pada standar yang telah ditetapkan
oleh Depkes yaitu 40-50 kali. Berikut adalah grafik yang
menggambarkan BTO dalam kurun waktu 5 tahun terakhir.

Grafik 4.
Diagram BTO Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011-2015

81.19

66.96

43.05 42.60 45.57

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015
Sumber: Rumah Sakit Graha Permata Ibu Tahun 2016

31
e. NDR (Net Death Rate)
NDR adalah angka kematian 48 jam setelah dirawat untuk tiap-tiap
1000 penderita keluar. Indikator ini merupakan gambaran bagaimana
mutu pelayanan di rumah sakit. Angka yang dianjurkan menurut
Depkes kurang dari 25 per 1000 penderita keluar.
Rumus:

Jumlah Angka Kematian > 48 𝐽𝑎𝑚 𝑑𝑖𝑟𝑎𝑤𝑎𝑡

NDR = x 1000‰
Jumlah Pasien Keluar (Hidup + Mati)

Berdasarkan tabel 3, dapat diketahui bahwa 5 tahun terakhir sudah

mencapai angka idealnya, yaitu <25 ‰. NDR paling tinggi ada di
tahun 2013 yaitu 2,08 ‰. Sedangkan yang paling rendah ada di tahun
2014 yaitu 0,49‰. Dan mengalami kenaikan yang relatif tinggi
ditahun 2015 yaitu 1,83‰, hal ini dikarenakan mutu pelayanan di
Rumah Sakit Grha Permata Ibu terus mengalami peningkatan dari
tahun ke tahun . Berikut grafik NDR Rumah Sakit Grha Permata Ibu.

Grafik 5.
Diagram NDR Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011-2015

2.08
1.83

1.15
1.05

0.59

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015

Sumber: Rumah Sakit Graha Permata Ibu Tahun 2016

32
f. GDR (Gross Death Rate)
GDR adalah angka kematian umum untuk setiap 1000 penderita
keluar. Angka yang dianjurkan Depkes Kurang dari 45 per 1000.
Rumus:

Jumlah pasien mati seluruhnya

GDR = x 1000 ‰
Jumlah Pasien Keluar (Hidup+Mati)

Berdasarkan keterangan tabel 3, dapat diketahui bahwa kenaikan angka

GDR yang terjadi sangat signifikan tiga tahun terakhir. GDR paling
tinggi di tahun 2013 yaitu 5,48 ‰. Hal ini dikarenakan pada tahun
2013 sudah dimulainya pelayanan ICU dan HCU. Sedangkan GDR
paling rendah ada ditahun 2012 yaitu 1,83 ‰. Namun masih dapat
dikatakan bahwa mutu pelayanan dan perawatan Rumah Sakit Grha
Permata Ibu bias dikategorikan baik karena berada pada rata-rata ideal.
Berikut grafik GDR Rumah Sakit Grha Permata Ibu.

Grafik 6.
Diagram GDR Rumah Sakit Grha Permata Ibu
Tahun 2011-2015

5.48

4.50 4.57

2.30
1.83

Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Tahun 2015

Sumber: Rumah Sakit Graha Permata Ibu Tahun 2016

33
 BAB II

GAMBARAN UMUM UNIT LOGISTIK RUMAH SAKIT GRAHA

PERMATA IBU

A. Penjelasan Bagian Logistik

Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh
pengelolaan faktor –faktor antara lain Man,money, Machine, Methode dan
Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima faktor tersebut akan
memberikan kepuasan kepada costumer baik internal maupun eksternal.
Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan
penyimpanan barang, suku cadang dan barang dari para supplier, diantaranya
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi
dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik
melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan,
pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang
efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan
memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi
peningkatan mutu pelayanan secara umum. Manajemen logistik merupakan
bagian dari Supply Chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan,
dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran serta penyimpanan
barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin)
hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk
memenuhi kebutuhan para pelanggan. Ada 5 komponen yang bergabung untuk
membentuk system logistik, yaitu: struktur lokasi fasilitas, transportasi
persediaan (inventory), komunikasi penanganan (handling) dan penyimpanan
(storage).
Pengelolaan logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu secara empiris dapat
berbentuk kegiatan manajerial / administratif (perencananan, pengorganisasian dan
pengawasan ) serta kegiatan operasional ( pengadaan, inventarisasi, pendistribusian,

34
 penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan). Untuk dapat berjalan dengan baik
sistem pengelolaan logistik di Rumah Sakit Grha Permata Ibu memiliki Sumber daya
manusia (SDM) pelaksana yang mempunyai keahlian, kreatifitas, ketelitian,
ketertiban dan kedisiplinan, mengutamakan kualitas pelayanan, kesempurnaan
watak ( jujur dan penuh tanggung jawab), efektifitas dan efisisensi serta mampu
menyediakan logistik sesuai kebutuhan, ketersediaan informasi, logistik yang ready
for use, mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya
hasil, serta mampu melakukan pengakhiran fungsi logistik serta mengambil tindakan
antisipatif, menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit maupun personel serta yang
tidak kalah pentingnya adalah budaya dan etika logistik.
Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu bertugas menyediakan barang
kebutuhan di setiap unit. Dimana setiap tahunnya pelayanan makin ditingkatkan
sehingga kebutuhan akan barang-barang dilogistik semakin bertambah banyak,baik
yang bersifat medis atau non medis untuk menunjang proses pelayanan kepada
pelanggan dan proses kerja di rumah sakit. Ketersediaan akan barang logistik di
Rumah Sakit Grha Permata Ibu yang meliputi barang medik dan non medik disimpan
di dalam gudang yang kemudian didistribusikan ke unit-unit. Rumah Sakit Grha
Permata Ibu menerapkan suatu sistem yang baik untuk fasilitas logistik dimana
dimulai dari informasi dan penyusunan perencananan kebutuhan yang sesuai dengan
kebutuhan pelayanan dan organisasi, peran pengawasan dan kontrol di lapangan
oleh pihak manajemen logistik sudah merupakan satu keharusan yang tidak dapat
diabaikan. Jumlah persediaan barang dapat dilihat pada kartu stok hasil pencatatan
secara manual dan hasil pencatatan stock opname yang dilakukan setiap setahun
sekali juga dapat dilakukan setiap tahun juga dapat dilihat melalui sistem Komputer
SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit).

B. Visi, Misi dan Tujuan Unit Logistik

Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu tidak memiliki Visi,
Misi dan Tujuan Organisasi secara khusus. Visi, misi, dan tujuan bagian
logistik mengacu kepada Visi, Misi, Tujuan Organisasi Rumah Sakit Grha
Permata Ibu.

35
C. Struktur Organisasi dan uraian Tugas Bagian Logistik
1. Struktur Organisasi

Direktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Wakil Direktur Rumah Sakit Grha Permata Ibu

Kepala Bagian Umum

Kepala Sub Bagian Logistik

Umum Medis

Gambar 3.
Struktur Orgnisasi Unit Logistik Rumah Sakit Graha Permata Ibu
Sumber: Bagian Logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu tahun 2012

2. Uraian Tugas Karyawan

Karyawan di bagian logistik memiliki tanggung jawab dan uraian
tugas masing-masing sesuai fungsi yang telah ditetapkan sebagai berikut:

Kepala Bagian Logistik

a. Tanggung Jawab:
 Bersama dengan kepala bagian umum, melakukan pembinaan
terhadap staf yang menjadi tanggung jawabnya

36
  Bersama dengan kepala bagian umum,menilai keterampilan dalam
bekerja untuk dilaporkan kebagian SDM, apakah perlu diberikan
pendidikan dan pelatihan sesuai dengan bidang kerjanya masing-
masing
 Melaporkan kejadian luar biasa/hal-hal yang dianggap penting
untuk diketahui oleh atasan
 Melakukan penilaian terhadap staf yang berada dibawah tanggung
jawabnya serta mengusulkan kepada kepala bagian umum untuk
dilakukan mutasi, promosi atau demosi staf.

b. Uraian Tugas
 Melaksanakan fungsi perencanaan meliputi:
- Merencanakan seluruh kegiatan permintaan pembelian barang
medis dan barang umum
- Merencanakan kegiatan administrasi untuk permintaan,
penerimaan dan pelaporan barang medis dan barang umum
- Melakukan pemeriksaan dan persetujuan atas seluruh
penerimaan barang
- Melakukan evaluasi atas kelengkapan dan kebasahan data pada
Surat Penerimaan Barang (SPB)
- Mendistribusikan lembar atau formulir laporan/faktur dan lain-
lain, kepada unit-unit yang terkait sesuai dengan kebutuhannya
- Menyusun usulan klarifikasi barang untuk disahkan oleh
direktur
- Menata susunan penyimpanan barang digudang dan ruang
logistik lainnya yang sesuai dengan klarifikasi barang yang
telah disahkan oleh direktur
- Melakukan pencatatan dan evaluasi atas tanggal kadaluarsa
seluruh barang
- Membuat laporan dan permohonan penentuan status barang
yang akan kadaluarsa

37
 - Melakukan pemeriksaan secara rutin atas kondisi fisik barang,
ruang penyimpanan dan ruang kerja
- Membuat laporan-laporan bulanan, triwulan, semester dan
tahunan
- Merencanakan, menyusun serta merumuskan program kerja
bagian logistik
- Merencanakan kebutuhan tenaga dan mengajukan kepada
kepala bagian umum dan kepala bagian personalia dan umum
- Merencanakan dan menyusun prosedur pengawasan terhadap
barang-barang yang ada dalam lingkup logistik
- Membuat jadwal untuk pertemuan dengan seluruh staf logistik
- Mengevaluasi dan membahas masalah-masalah tentang
ketersediaan barang dengan kepala bagian pembelian
- Merencanakan pengadaan stok di gudang logistik
- Membuat perkiraan minimal dan maksimal barang untuk
dugudang logistik.
-
 Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan, meliputi:
- Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan bagian
yang menjadi tanggung jawabnya
- Menyelenggarakan kegiatan penyediaan atau pengadaan dan
pengalokasian berupa obat, alat-alat kesehatan dan umum
untuk masing-masing bagian yang membutuhkan
- Memberikan pengarahan dan motivasi kepada seluruh staf
logistik untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan standar
yang ada
- Memelihara dan mengembangkan system pencatatan dan
pelaporan dalam kegiatan di bagian logistik secara cepat dan
tepat
- Bekerjasama dengan bidang terkait dilingkungan rumah sakit

38
 - Membuat pembagian untuk tugas para staf yang menjadi
bawahannya
- Membuat laporan setiap briefing yang dilakukan
- Mengupayakan dan memelihara suasana kerja yang baik,
harmonis di bagian logistik
- Membina kerjasama yang baik dengan para dokter,manager,
kepala divisi dan kepala unit bidang lainnya serta dengan
seluruh karyawan yang bekerja di Rumah Sakit Grha Permata
Ibu.

 Melaksanakan fungsi pengawasan ,pengendalian dan penilaian

yang meliputi:
- Mengkoordinasi penyelenggara stock opname untuk semua
stok di gudang rumah sakit dalam jangka waktu 1 tahun
- Melaksanakan pemberian penilaian terhadap kinerja staf yang
menjadi bawahannya
- Mengevaluasi dan mengendalikan sisteem pencatatan dan
pelaporan kegiatan penerimaan dan penditribusian barang
medis dan barang umum.

Staf Logistik Umum dan Medis

a. Tanggung Jawab:
 Penerimaan barang secara fisik maupun system
 Mencatat ke dalam buku ekspedisi setiap tanda terima barang dan
copy faktur untuk diserahkan ke bagian keuangan
 Memasukan arsip pembelian ataupun pembelian barang kedalam
file sesuai dengan system file yang ada
 Menerima dan menyiapkan permintaan barang dari ruangan,
berdasarkan stok yang ada digudang

39
  Meneriam barang yang dibeli oleh unit pembelian untuk kemudian
diatur peletakannya digudang.

b. Uraian Tugas:
 Merencanakan fungsi perencanaan meliputi:
- Merencanakan penerimaan barang yang datang dari
pemasok untuk lebih efektif sehingga memudahkan proses
dan prosedur kerja bagi penerima barang
- Merencanakan proses penerimaan secara komputerisasi
agar penerimaan dan penyerahan barang yang sudah
diterima dapat dilakukan dalam waktu 1 × 24 jam
- Merencanakan proses penerimaan barang dari pemasok agar
lebih teratur
- Merencanakan pembuatan list barang berdasarkan rak dan
peletakan barang berikut dengan denah untuk setiap barang-
barang digudang
- Merencanakan penjadwalan pengambilan barang kepada
setiap unit/departemen/ruangan untuk jam dan tanggal
pengambilan barang tersebut agar lebih teratur dan tertib
- Merencanakan proses penyedian barang dan pemenuhan
permintaan barang agar lancer dan cepat sehingga
pelayanan kepada unit/departemen/ruangan dapat lebih
baik lagi
.
 Melakasanakan fungsi penggerakan danpelaksanaan, meliputi:
- Melaksanakan proses perencanaan dari setiap perencanaan
yang sudah dibuat dan ditetapkan
- Melaksanakan prosedur penerimaan barang dari pemasok
yang sudah ditetapkan sesuai dengan aturan dan prosedur
yang ada

40
 - Melaksanakan proses perencanaan dari setiap perencanaan
yang sudah dibuat dan ditetapkan
- Menggabungkan setiap tanda terima barang dengan faktur
dari pemasok yang kemudian diserahkan ke kepala bagian
logistik untuk dicek dan dilanjutkan untuk ditandatangani
oleh kepala bagian logistik atau kepala bagian umum
- Memisahkan antara tanda terima barang asli dan copy untuk
selanjutnya dilakukan pencatatan untuk segera diserahkan
ke bagian keuangan untuk dilakukan proses pembayaran
- Melakukan antara tanda terima barang asli dan copy untuk
selanjutnya dilakukan pencatatan untuk segera diserahkan
ke bagian keuangan untuk dilakukan proses pembayaran
- Melakukan pengarsipan atas setiap tanda terima yang suda
diperiksa dan ditantangani ke dalam file surat
pesanan/purchasing order (PO)
- Melakukan pengaturan ulang atas peletakan barang-barang
sesuai dengan jenis dan klarifikasi barang digudang
sehingga ruangan bisa dimaksimalakan dengan baik
- Membuat penomoran dan daftar list barang disetiap rak agar
mudah dalam pencarian barang
- Membuat stok minimal-maksimal untuk setiap barang
inventory yang disimpan digudang agar mempermudah dan
mengurangi terjadinya barang kosong sehingga seluruh
permintaan dapat terpenuhi.

 Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian

yang meliputi:
- Melaksanakan prosedur penerimaan baramg dari pemasok
dengan memperhatikan kualitas, kuantitas dan tanggal
kadaluarsa yang ada di setiap alat kesehatan maupun obat-
obatan

41
 - Membantu bagian pembelian barang yang masuk ke gudang
untuk disediakan sesuai dengan permintaan dan standar
barang yang ditentukan
- Mencatat setiap barang barang yang diterima dari bagian
penerimaan barang kedalam kartu stok.

D. Aktivitas Bagian Logistik

Aktifitas dan kegiatan rutin yang dilakukan Bagian Logistik Rumah
Sakit Grha Permata Ibu sebagai berikut:
1. Melakukan pengiriman barang sesuai permintaan ke unit-unit terkait
2. Menyediakan barang yang akan diditribusikan ke unit yang membutuhkan
3. Menerima dan melakukan pemerikasaan barang yang dikirim oleh supplier
4. Melakukan pemeriksaan permintaan semua unit setiap harinya melalui
system RS
5. Melakukan Pencatatan barang yang masuk dan keluar ke dalam kartu stok
6. Menyimpan barang yang datang kedalam gudang sesuai dengan kategori
jenis barangnya
7. Melakukan mutasi barang melalui system RS apabila barang telah
disediakan dan siap diditribusikan
8. Mengajukan purchasing request apabila ada barang yang dikirim oleh
supplier

E. Target Yang Hendak Dicapai

Bagian logistik Rumah Sakit Grha Permata Ibu mempunyai target
yang hendak dicapai, diantaranya adalah:
1. Pembuatan Surat Penerimaan Barang (SPB) tidak lebih dari 3 hari,
dikarenakan SPB harus dilampirkan bersama faktur untuk diberikan
kepada bagian keuangan agar dapat segera dilakukan pembayaran. Jika
SPB telat diberikan, maka akan menghambat proses pembayaran dan akan
membuat pengadaan barang selanjutnya ke supplier menjadi lebih lama.

42
 Hal ini disebabkan karena pemesanan barang selanjutnya dapat dilakukan
jika barang sebelumnya sudah dibayar
2. Pengembalian barang dari unit-unit pelayanan ke unit gudang logistik
harus sesuai dengan SOP yang berlaku. Pengisian formulir pengembalian
barang harus dilakukan oleh kepala ruangan/ kepala unit. Obat/ alkes yang
sudah diserahkan ke gudang logistik akan diperiksa kecocokannya dengan
formulir yang telah diisi oleh unit terkait. Dan dilakukan penginputan
kedalam sistem RS sebagai penerimaan pengembalian barang dengan
nama supplier agar pengembalian barang dapat berjalan secara efektif dan
dokumen pengembalian barang diarsipkan
3. Penginputan barang yang datang ke SIMRS maksimal 1 ×24 jam. Agar
pada saat ada unit yang meminta barang,maka bagian logistik dapat
dengan mudah dan cepat melakukan penditribusian, walaupun barang
tersebut ada di bagian logistik

F. Hubungan Kerja Bagian Logistik dengan Bagian Lain

Berikut adalah hubungan kerja bagian logistik dengan bagian lain dalam hal
pengadaan barang, permintaan pembelian barang, penerimaan barang
penanganan barang kadaluarsa dan penditribusian barang:

1. Bagian purchasing
 Sebagai bagian yang terkait dalam permintaan pembelian barang,
dimana setelah barang digudang sudah mencapai batas minimum maka
bagian logistik mengajukan formulir purchase request melalui SIMRS
agar ditindak lanjuti oleh bagian purchasing untuk pembelian barang
 Sebagai bagian yang terkait dalam penanganan barang kadaluarsa,
karena jika ada barang yang kadaluarsa maka bagian logistik membuat
laporan yang akan ditindak lanjuti oleh bagian purchasing. Setelah itu
bagian purchasing akan menghubungi supplier agar barang tersebut
ditukar kembali dengan tanggal kadaluarsa yang lebih lama minimal 1
tahun

43
  Sebagai bagian yang menyimpan lembar ketiga SPB yang berwarna
kuning untuk diarsipkan

2. Bagian Keuangan
Sebagai bagian yang terkait dalam pengadaan barang dalam hal
pembayaran

3. Seluruh unit di Rumah Sakit Grha Permata ibu

Seluruh unit yang ada dirumah sakit ini meminta barang yang dibutuhkan
kepada bagian logistik, baik barang medis maupun non medis. Bagian
logistik akan menerima permintaan dari setiap unit, lalu dilakukan
penditribusian barang jika barang telah disediakan.

44