- Dasar Hukum :

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tanggal 29 Desember

2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Work Load
Analysis).

- Latar Belakang :

Belum ada tools yang efektif untuk merencanakan kebutuhan pegawai per unit.
Jumlah kebutuhan pegawai pada instansi pemerintah hingga saat ini belum
seluruhnya dihitung secara tepat karena masih berdasarkan perkiraan semata
yang berakibat pada ketidakefisienan organisasi.

- Tujuan :

Tujuan pengukuran/analisis beban kerja adalah untuk memperoleh informasi

tentang efisiensi dan prestasi kerja unit/satuan organisasi/pemangku jabatan
serta pemanfaatannya dalam rangka meningkatkan kualitas aparatur Negara.

- Manfaat :

o Penataan /penyempurnaan struktur organisasi;

o Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;

o Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja;

o Sarana peningkatan kinerja kelembagaan;

o Menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban

kerja organisasi;

o Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang

kekurangan pegawai;

o Program promosi pegawai;

o Reward and punishment terhadap unit atau pejabat;

o Bahan penyempurnaan program diklat.

- Teknik dan Tools Analisis Beban Kerja :

o Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 tentang Jam kerja Kantor

Pemerintah jo Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972 dan Keputusan
Presiden Nomor 68 tahun 1995 telah ditentukan jam kerja instansi
pemerintah sebanyak 37 jam per minggu.

o Keputusan Menteri Keuangan Nomor: 71/KMK.01/1996 tentang Hari dan

Jam Kerja di Lingkungan Departemen Keuangan adalah sebanyak 42 jam
45 menit perminggu.

o Atas ketentuan tersebut, perhitungan jam kerja efektif yang digunakan

sebagai alat ukur dalam analisis beban kerja adalah :

Jam kerja formal per minggu :

Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% :

75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam

 Jam kerja efektif per hari:

5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 25 menit/hari

Jumlah hari kerja per tahun :

Jumlah hari per tahun 365 hari

Libur Sabtu-Minggu ..... 104 hari

Libur resmi..................... 14 hari

Hak cuti ......................... 12 hari

---------------------- 130 hari

--------------

235 hari

Jam kerja efektif per tahun:

5 hr kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1507 jam

- Waktu Pelaksanaan Pengukuran :

Pengukuran beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen

Keuangan dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun
sekali.

- Teknik Pengumpulan Data

Pengukuran beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen

Keuangan dilaksanakan secara konsisten dan berkesinambungan setiap tahun
sekali.

- Teknik Pengolahan Data

o Pengolahan data ABK dilakukan dengan menghitung beban/bobot kerja

setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan
produk-produk/hasil kerjanya pada form A, B, dan C, merekapnya ke
dalam formulir FP2, serta membuat perhitungan kebutuhan pegawai dan
efektivitas kerja dengan formulir FP3 dan FP4.

o Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua output/kegiatan-

aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam.

o Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah hasil kali antara volume

dengan beban kerja.

o Data dalam Form A, B, dan C diolah untuk menghitung beban/bobot kerja

setiap jabatan dalam suatu unit kerja, dengan menggunakan rumus
tersebut di atas dan direkap ke dalam formulir F.P. 2 (Rekapitulasi Jumlah
Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk dari Form A dan B).

o Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut, selanjutnya dapat

dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan, dengan menggunakan
formulir F.P.3 (Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat
Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ)) dan menggunakan
rumus:
 Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = jumlah bobot kerja
jam kerja efektif

o Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan

pegawai berdasarkan jabatan, Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja
Jabatan (PJ), dengan rumus:

Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah pejabat yg

ada dengan perhitungan kebutuhan.

o Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan

pegawai unit, Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU), dengan
rumus:

Kelebihan/kekurangan pegawai Unit = Selisih antara jumlah unit yg ada

dengan perhitungan kebutuhan.
Definisi Analisis Beban Kerja
February 11, 2010 at 1:54 am (Adil Kurnia, HR Management, Organization, Workload Analysis)
Tags: Adil Kurnia, Analisis Beban Kerja, BKN, Definisi ABK Menurut Beberapa Ahli, Definisi
Analisis Beban Kerja, Pengertian ABK, Pengertian Analisis Beban Kerja, WLA, Workload
Analysis

Definisi Analisis Beban Kerja menurut Beberapa Ahli

Menurut Komaruddin (1996:235), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah
jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam
waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada seorang petugas.

Menurut Simamora (1995:57), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah
karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan
yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu
tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi
tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban
kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban
kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui
proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut
dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur baik di bidang
kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumberdaya manusia.

Menurut Heizer dan Render (1996:98), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang
diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja
yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan
jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh
dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara,
yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan,
dan pengambilan contoh kerja.

Menurut T. Hani Handoko (1985:135), standar pekerjaan dapat diperoleh dari hasil
pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatip. Teknik pengukuran kerja yang dapat
digunakan antara lain: studi waktu, data standar, data waktu standar yang telah ditetapkan
sebelumnya, dan pengambilan sampel kerja (work sampling). Penetapan standar kerja dapat
dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan para bawahannya, dimana materi
pembahasan mencakup sasaran-sasaran pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan
pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan karyawan. Proses
penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen karyawan, semangat kerja,
kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja, kadang-kadang juga ditetapkan secara
partisipatip dengan pemimpin organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat karyawan
memahami pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan berbagai
pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam kontrak kerja.
Menurut Moekijat (1995:58), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat
tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk
menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut :

1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang

dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi
(waktu lingkaran/waktu baku/dasar).
2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan
dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time).
3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time).
4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah
waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu
orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat,
maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Menurut Irawan, Motik, dan Sakti (1997:63), dalam perencanaan sumberdaya manusia, selain
kegiatan analisis jabatan juga diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga
kerja. Beban kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga kerja
adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga karyawan perbulan.

Menurut Moeljadi (1992:93), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh
sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu
ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh
perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan
perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis
perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan
atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang
ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan
beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Dan
analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat
digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat
digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya.

Kesimpulan:

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam
melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut:

1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.

2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3. Adanya satuan hasil.
4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5. Adanya standar waktu kerja.
6. Adanya beban kerja yang akan diukur.
7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.
BEBAN KERJA
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989), bahwa kapasitas adalah kemampuan
(kesanggupan, kecakapan) yang dimiliki untuk menyelesaikan masalah, sehingga dengan
kemampuan yang dimiliki akan dapat berfungsi dan berproduksi secara proporsional sesuai
dengan tugas dan fungsi yang dimiliki.
Menurut Miftah Thoha (1993 : 64), bahwa kelembagaan adalah organisasi yang terdiri dari unit-
unit kerja, dimana unit-unit kerja terdiri dari beberapa jabatan. Tentunya berdasarkan jabatan
yang ada dalam unit, maka pekerjaan akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dari
jabatan tersebut.
Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah
jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam
waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada seorang petugas. Sedangkan menurut Simamora (1995 : 57), Dessler (1993 : 85)
mengemukakan, bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan
hakekat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan
kata lain analisis pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk
menyusun uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification). Lebih
lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan
dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi, penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan
pelatihan.
Sedangkan Maitland (1993 : 42) mengatakan, bahwa analisis pekerjaan adalah proses
mengumpulkan dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan semua aspek dari suatu
jabatan. Dengan informasi tersebut, memungkinkan untuk mengambil keputusan yang tepat bagi
kepentingan masa depan pekerjaan tersebut, serta sekaligus dapat diputuskan tipe orang seperti
apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan berhasil. Analisis pekerjaan
yang sempurna dan menyeluruh, mencakup tujuan, posisi, tugas utama, kualitas yang diperlukan,
dan lingkungan kerja.
Selanjutnya Moekijat (1995 : 58) mengemuka-kan, bahwa analisis jabatan memberikan
informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan
karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Di samping itu dinyatakan pula,
bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan
jumlah keempat waktu berikut : a) waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja
yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan
produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar); b) waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan
yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time); c)
waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time); d) waktu untuk keperluan pribadi
(personal time). Lebih lanjut dikemukakan, bahwa jumlah orang yang diperlukan untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan
jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian,
untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu
ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.
analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi
karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu menurut Menpan
(1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu.
Sedangkan Mintorogo dan Sudarmayanti (1992:38) menyatakan, bahwa untuk mencapai efisiensi
perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Berhasil-guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat target, dan tepat
waktu.
2. Ekonomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan, dan lain-lain secara
tepat sesuai rencana.
3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung-jawabkan secara tepat.
4. Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang harus sama dan seimbang
dengan tanggung jawabnya.
6. Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat makna bahwa dalam
melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal sebagai berikut: 1. Hasil analisis jabatan
yang berupa informasi jabatan.
2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3. Adanya satuan hasil.
4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5. Adanya standar waktu kerja.
6. Adanya beban kerja yang akan diukur.
7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.

Untuk mengetahui tingkat keseimbangan antara beban kerja dan jumlah SDM, dapat dilakukan
melalui penghitungan beban kerja dengan menggunakan rumusan normatif yang ditetapkan oleh
Kantor MenPAN. Apabila hasil penghitungan menunjukkan ketidakseimbangan antara beban
kerja dan jumlah SDM, maka upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi ketidakseimbangan
tersebut adalah dengan pemberdayaan SDM (pendidikan/pelatihan, promosi, mutasi, demosi) dan
rekrutmen pegawai.

Sumber: http://id.shvoong.com/social-sciences/economics/1991558-beban-kerja/#ixzz1b0Kgf17J
Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Pesenanmu Ayu....Semoga Paham dengan tulisanku!!!

Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja:

1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari, misalnya dalam
satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien, atau mungkin menyelesaikan 60
berkas.
2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang
dilakukan tiap bagian.
3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam
menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian
4. Melakukan perhitungan dengan rumus.

Faktor-yang mempengaruhi Kebutuhan Staff

1. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari

2. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun
dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional)
3. Jumlah jam kerja per hari=7 jam
4. Jumlah hari kerja efektif=279 hari
5. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin
6. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari)

Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja :

(axh) / (bxe)

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas

h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien
dikali dengan jumlah beban kerja.
a, b, dan e sudah dijelaskan diatas.

Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!!

Kasus I di bagian TPP Rawat Inap
Diketahui :
Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk
Penerimaan pasien Rawat Inap:
Jawab:

1. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:

 Wawancara pasien butuh waktu=3 menit

 Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit
 Penjelasan Lembar informed consent=1 menit
 Entry data pasien=1,5 menit
 Pengambilan berkas RM=1 menit
 Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60. Sehingga hasil yang
diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam
Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :
(a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang

Kasus II di bagian Assembling

Diketahui:
Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. Bagimana kebutuhan
tenaga kerjanya?
Jawab:

 Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit

 Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit
 Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit
 Cek Kelengkapan RM=2 menit
 Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit

Total perkejaan satu berkas=6,75 menit

Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam

Dihitung dengan rumus menjadi

(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan
RS anda

-M.Hamdani Pratama-dengan referensi dari:

Refernsi : Wuryanto, Sis.2004. Handout PSRM 5. Program DIII RM dan Infokes UGM
Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO -
Analisis Beban Kerja

November 27, 2008, 1:55 pm

Filed under: Ergonomi, Teknik Industri

Analisis beban kerja merupakan salah satu subbagian dalam

melakukan perancangan kerja. Kenapa beban kerja harus dianalisis?

Dalam ergonomi, prinsip dalam perancangan kerja adalah dengan tetap menjaga agar demand
pekerjaan kurang dari kapasitas manusia.

WORKLOAD DEMAND < HUMAN CAPACITY (atau biasa disingkat D<C)

Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus dikeluarkan oleh seseorang untuk
memenuhi “permintaan” dari pekerjaan tersebut. Sedangkan Capacity adalah
kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini dapat diukur dari kondisi fisik maupun mental
seseorang.

Penjelasan sederhananya seperti ini. Misalkan suatu pekerjaan kuli angkut mempunyai “demand”
berupa mengangkat 100 karung per hari. Jika pekerja hanya mampu mengangkat 50 karung per
hari, berarti pekerjaan tersebut melebihi kapasitasnya.

Seperti halnya mesin,jika beban yang diterima melebihi kapasitasnya, maka akan menurunkan
usia pakai mesin tersebut, bahkan menjadi rusak. Begitu pula manusia, jika ia diberikan beban
kerja yang berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb) dan kualitas kerja
orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan juga dapat mempengaruhi keselamatan dan
kesehatan kerja.

Analisis Beban Kerja ini banyak digunakan diantaranya dapat digunakan dalam penentuan
kebutuhan pekerja (man power planning); analisis ergonomi; analisis Keselamatan dan
Kesehatan Kerja (K3); hingga ke perencanaan penggajian, dsb..

Perhitungan Beban kerja setidaknya dapat dilihat dari 3 aspek, yakni fisik, mental, dan
penggunaan waktu. Aspek fisik meliputi perhitungan beban kerja berdasarkan kriteria-kriteria
fisik manusia. Aspek mental merupakan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan
aspek mental (psikologis). Sedangkan pemanfaatan waktu lebih mempertimbangkan pada aspek
penggunaan waktu untuk bekerja.

Secara umum, beban kerja fisik dapat dilihat dari 2 sisi, yakni sisi fisiologis dan biomekanika.
Sisi fisiologis melihat kapasitas kerja manusia dari sisi fisiologi tubuh (faal tubuh), meliputi
denyut jantung, pernapasan, dll. Sedangkan biomekanika lebih melihat kepada aspek terkait
proses mekanik yang terjadi pada tubuh, seperti kekuatan otot, dan sebagainya.

Perhitungan beban kerja berdasarkan pemanfaatan waktu bisa dibedakan antara pekerjaan
berulang (repetitif) atau pekerjaan yang tidak berulang (non-repetitif). Pekerjaan repetitif
biasanya terjadi pada pekerjaan dengan siklus pekerjaan yang pendek dan berulang pada waktu
yang relatif sama. Contohnya adalah operator mesin di pabrik-pabrik. Sedangkan pekerjaan non-
repetitif mempunyai pola yang relatif “tidak menentu”. Seperti pekerjaan administratif, tata
usaha, sekretaris, dan pegawai-pegawai kantor pada umumnya.

Pembahasan mengenai detail masing-masing jenis beban kerja akan dibahas selanjutnya..
Explore

 Herwin Choeink Chee...

/ 11

Download this Document for Free

MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)

5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKATUNIVERSITAS INDONESIA2010

PENDAHULUAN

Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh

penataandan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan
kesehatan. Diperlukansuatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga
yang sesuai beban tugas, denganmengacu pada prinsip jangkauan pelayanan
kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto,
Kristiani, Sito Meiyanto, 2005).Utk menghitung beban kerja, diperlukan variabel Variabel
penelitian terdiri dari variabel bebas, yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin, tugas
tambahan dan pembinaan PSM, sertavariabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas. Alat
ukur menggunakan DSP DepartemenK e s e h a t a n R I t a h u n 2 0 0 4 u n t u k
m e m b e r i k a n g a m b a r a n j u m l a h t e n a g a y a n g s e h a r u s n y a dibutuhkan.
semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara
terpisah,misalnya untuk upaya pengobatan, berapa penderita yang dikerjakan oleh
dokter dan berapayang dikerjakan oleh perawat.S a l a h s a t u f a k t o r y a n g
m e m p e n g a r u h i p e n g a m b i l a n k e p u t u s a n d a l a m m a s a l a h S D M adalah kondisi
yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda
darikeputusan yang semula akan ditetapkan.Kenyataannya tenaga yang tersedia
tidak mencukupisehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling
tumpang tindih pekerjaan.Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini
hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga
yang diperlukan oleh puskesmas dalammelaksanakan program kerja.Dasar pemikiran
penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer meng hitungdengan tepat
beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. Ada beberapa
metodaimiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling, Time and Motion
Study danD a i l y L o g t e t a p i s e m u a m e t o d a m e m p u n y a i k e l e m a h a n k a r e n a t i d a k
mampu memberikaninformasi secara cepat, akurat , murah dan dapat
digunakan untuk pengambilan keputusanmanajemen. Metoda Work
S a m p l i n g d a n T i m e a n d M o t i o n S t u d y s e c a r a i l m i a h b a g u s d a n validitas dan
reabilitasnya baik, tetapi kompleks, mahal dan perlu

waktu yang lama. Adapun, Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima
karenatingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas, 2008).Metode workload analysis adalah proses untuk
menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi; dan juga kebutuhan jumlah orang untuk
mengisi posisi/sub posisi tersebut. Dalam metodeini terdapat tiga tahapan utama yang akan
diuraikan dibawah ini:1. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian
mengidentifikasir a n g k a i a n a k t i v i t a s k e r j a y a n g d i b u t u h k a n u n t u k
m e n g h a s i l k a n o u t p u t t e r s e b u t . M i s a l departemen riset produk baru
memiliki tiga rangkai an aktivitas kerja untuk menghasil kano u t p u t / h a s i l
penelitian pengembangan produk baru. Yakni : Mengumpulkan data
riset,menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil
r i s e t d a n r e k o m e n d a s i pengembangan produk baru.2. Membreak-down rangkaian
aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Misal dalam aktivitas
pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil, contoh
: pengumpulan data produk kompetitor, pengumpulan data perilaku konsumen, pengumpulan
datakebutuhan pasar, dll.3. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. Misal berapa total waktu yang
diperlukan untuk melakukan pengumpulan datariset; b erapa lama untuk melakukan
analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. Dari jumlah total jam kegiatan
ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk
menyelesaikan keseluruhan tugas.Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara
benar beban kerja setiap unit atausetiap SDM di organisasi. Untuk mengetahui
beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal
dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiriyang telah melakukan transaksi bisnis
ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis, jumlah dan waktu kerja yang
dibutuhkan. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah
transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2,5 jam per hari dan
membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan
sejumlahtransaksi bisnis lainnya.Dengan diketahui jenis, jumlah dan waktu transaksi maka
akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas, 2008).

BROWSING DARI INTERNET:

1.
JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGANa. Jam Kerja Formal Per MingguSenin – Kamis
: 07.30-12.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam13.00-17.00 4 jam x 4 = 16 jam
Jumat
: 07.30-11.30 4 jam = 4 jam13.15-17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit +Total = 42
jam
45 menit = 2.565
menit
Jam kerja efektif per minggu dengan
allowance
(waktu luang) 25% :75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam1
b. Jam kerja efektif per hari
5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari
Jumlah hari kerja per tahun :
1 tahun = 365 hariLibur Sabtu-Minggu........ 104 hariLibur resmi.......................14 hariHak
cuti.......................... 12 hari--------------- (+)130 hari--------------- (-)235 hari1
c. Jam Kerja Efektif Per Tahun5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam
Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus
bisadikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan -aktivitas harus
ditentuka

BROWSING DARI INTERNET:

1.
JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGANa. Jam Kerja Formal Per MingguSenin – Kamis
: 07.30-12.15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam13.00-17.00 4 jam x 4 = 16 jam
Jumat
: 07.30-11.30 4 jam = 4 jam13.15-17.00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit +Total = 42
jam
45 menit = 2.565
menit
Jam kerja efektif per minggu dengan
allowance
(waktu luang) 25% :75/100 x 2.565 menit = 1.923,75 menit = 32 jam1
b. Jam kerja efektif per hari
5 hari kerja = 1923,75 menit : 5 = 384,75 menit = 6 jam 24 menit/hari
Jumlah hari kerja per tahun :
1 tahun = 365 hariLibur Sabtu-Minggu........ 104 hariLibur resmi.......................14 hariHak
cuti.......................... 12 hari--------------- (+)130 hari--------------- (-)235 hari1
c. Jam Kerja Efektif Per Tahun5 hari kerja = 235 x 384,75 menit = 90.416,25 menit = 1.507 jam
Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus
bisadikonversi ke dalam orang jam. Untuk itu setiap outputs/kegiatan -aktivitas harus
ditentukansatuannya (lembar, frekwensi, orang dll), volume kerjanya dan se tiap
satuan produk tersebutmemerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses,
yang kelak akan menjadiwaktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap
dalam pelaksanaan analisis beban kerja, sedang sebagai variabel tidak tetap yang
selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.U n t u k m e n g h i t u n g
beban/bobot kerja adalah
HASIL KALI
antara
VOLUME DENGANBEBAN KERJA.
BEBAN/BOBOT KERJA
=
V o l u m e k e r j a X w a k t u y a n g d i g u n a k a n ( n o r m a waktu)
diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik
tugas pokok, tugas tambahan, tugasrutin, insidentil
yang terkait dengan kedinasan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti menguruskoperasi, Bapor
dan sejenisnya tidak ikut didata. Dalam melakukan pendataan didata pula
jumlah pegawai/pejabat yang ada. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A,
Form Bdan Form C.Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap
jabatan dalam suatuunit kerja, dengan menggunakan rumus tersebu t di atas dan
dikerjakan dengan menggunakanformulir FP 2.
Contoh hasil olahanFP.2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk
Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi JabatanBerdasarkan hasil perhitungan beban kerja
tersebut, selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan p e g a w a i p e r j a b a t a n , d e n g a n
m e n g g u n a k a n f o r m u l i r F P 3 d a n m e n g g u n a k a n r u m u s , J u m l a h kebutuhan
pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif, atau dalam rumusdapat ditulis
:
J u m l a h k e b u t u h a n pegawai/pejabat= Jumlah
bobot/beban kerja (orang.jam)
Jam kerja efektif per tahun (jam)
Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan,
Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ),dengan rumus :
Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat= S e l i s i h a n t a r a j u m l a h p e j a b a t
y g a d a d e n g a n perhitungan kebutuhanP r e s t a s i K e r j a J a b a t a n : E J > 1 , 0 0
= A ( S a n g a t Baik)EJ = 0,90 – 1,00 = B (Baik)EJ = 0,70 – 0,89 = C (Cukup)EJ = 0,50 – 0,69
= D (Sedang)EJ < 0,50 = E (Kurang

Contoh hasil hitunganFP.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai, Tingkat Efisiensi

Jabatan (EJ) danPrestasi jabatan (PJ)

Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3, selanjutnya dihitung

Kebutuhan.Pejabat/ Pegawai unit, tingkat efisiensi jabata n unit (EU), dan Prestasi
kerja Unit (PU) dalamformulir FP4 dengan menggunakan rumus, jumlah kebutuhan pegawai
unit = Jumlah bobot kerjaunit : (dibagi) jam kerja efektif. Jumlah kebutuhan pegawai - unit =
Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerjaefektif per tahun (jam)

Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan

p e g a w a i u n i t , Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU),Rumus:

K e l e b i h a n / k e k u r a n g a n p e g a w a i Unit == Selisih antara jumlah unit yg ada

dengan perhitungankebutuhanP r e s t a s i K e r j a U n i t : E U > 1 , 0 0 = A
( S a n g a t Baik)EU = 0,90 – 1,00 = B (Baik)EU = 0,70 – 0,89 = C (Cukup)EU = 0,50 – 0,69 = D
(Sedang)EU < 0,50 = E (Kurang

Contoh hasil hitungan

FP.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit, Tingkat Efisiensi Unit (EU), dan Prestasi
KerjaUnit (PU)UnitOrganisasiJumlahB e b a n K e r j a JabatanP e r h i t u n g a n
J u m l a h K e b u t u h a n P e j a b a t / PegawaiJ u m l a h P e j a b a t / Pegawai(existing)+/-EUPU
Ket1.2.3.4.5.6.Kepala BiroBagian 1Bagian 2Bagian 3Bagian 4T a t a
U s a h a Biro1,303.4720,922.1717,093.9917,258.7214,344.2511,910,16114111110811411812
8---- 3+2-0.860.991.031.4BAAACA

30.790.99Jumlah 82,832.75 55 54 -1
2.

L A N G K A H - L A N G K A H D A L A M M E N G H I T U N G J U M L A H KEBUTUHANTENAGA KERJA:

1.Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja

perhari, misalnyad a l a m s a t u h a r i r a t a - r a t a d i l a k u k a n p e l a y a n a n
t e r h a d a p 6 0 p a s i e n , a t a u m u n g k i n menyelesaikan 60 berkas. 2 . M e l a k u k a n
pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa
s a j a yang dilakukan tiap bagian.3.Melakukan pengambilan data/penelitian untuk
menghitung waktu yang dibutuhkan dalammenyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam
satu bagian4 . M e l a k u k a n p e r h i t u n g a n d e n g a n r u m u s .

3.

FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF

a.Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari b.Jumlah hari kerja dalam
1 t a h u n ( b ) = 3 0 3 h a r i ( d i p e r o l e h d a r i j u m l a h h a r i d a l a m s a t u tahun
dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional)c . J u m l a h j a m
kerja per hari=7 jamd.Jumlah hari kerja efektif=279 harie.Jumlah
hari kerja dikurangi cuti/ijinf.Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam
( d a r i j m l j a m k e r j a e f e k t i f k a l i k e r j a p e r h a r i dibagi 365 hari)Selanjutnya
rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja:

(axh) / (bxe)

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugash diperoleh dari hasil kali
antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali
dengan jumlah beban kerja.a, b, dan e sudah dijelaskan diatas.

Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP RawatInapDiketahui
:

Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung

Kebutuhankerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab:1 1 . K i t a l a k u k a n
pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut:

Wawancara pasien butuh waktu=3 menit

Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit

4
Penjelasan Lembar informed consent=1 menit

Entry data pasien=1,5 menit

Pengambilan berkas RM=1 menit

Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0,5 menit

SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT

Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas
a d a l a h 6 0 . Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10
JamSehingga jumlah tenaga kerjanya adalah :(a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan
menjadi= 2 orang

Kasus II di bagian Assembling

Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling

a d a l a h 6 0 b e r k a s . Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya?Jawab:

Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit

Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit

3
Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit

Cek Kelengkapan RM=2 menit

Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit

4.

Total perkejaan satu berkas=6,75 menitTotal pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405
menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam

5.

Dihitung dengan rumus menjadi(a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan
menjadi= 1 orang atau 2 tergantungkebijakan RS anda

KESIMPULAN

Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama

m a k a h a r u s dilaksanakan dalam organisasi.Dengan demikian, kunci utama menghitung
tenaga adalah kemampuan identifikasi jenis- jenis, jumlah transaksi bisnis, waktu
transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas, 2008).Terjadinya kesenjangan
antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas
kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM, dan(2) tidak
menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga
puskesmas berdasarkan beban kerja.

DAFTAR PUSTAKA

Sheppeck, M. A. and Mil itello, J (2000). Stategic HR Config uration and

O r g a n i z a t i o n a l Performance, Human Resource Management, Journal, Vol 39, pp 8-9.I l y a s ,
Y. (2003). Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. Pusat Kajian Ekonomi
K e s e h a t a n Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Jakarta.H a n d o k o , T .
H(2001). Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. Ed II.
B P F E . Yogyakarta.Departemen Kesehatan RI. (2000). Kebijakan Pengembangan
Tenaga Kesehatan Tahun 2000sampai 2010, Tim Penyusun Rancangan Kebijakan
Pengembangan Tenaga Kesehatan. Sub TimPelaksana. Departemen Kesehatan RI.
Jakarta. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ . ( 2 0 0 4 ) . S K M e n K e s
N o . 8 1 / M E N K E S / S K / I / 2 0 0 4 t e n t a n g Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia
Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kotaserta Rumah sakit. Departemen Kesehatan RI.
Jakarta.

Oktaviana M Page 11

Yin, K.R. (2002). Studi Kasus: Desain dan Metode. Edisi Revisi. PT. Raja Grafindo
Persada.Jakarta. Nawawi, H. H. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang
Kompetitif. Gadjah MadaUniversity Press. Yogyakarta.Simamora, H. (2004). Manajemen
Sumberdaya Manusia. Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta.Siagian,S. P. (2003). Manajemen Sumberdaya
Manusia, Ed. I. Bumi Aksara. Jakarta.M.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi
: Wuryanto, Sis.2004. Handout PSRM 5.Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning
Package of Medical Record Practice – IFHRO –

MENGHITUNG BEBAN KERJA

Download this Document for FreePrintMobileCollectionsReport Document

Info and Rating

Riny S Bachtiar

Share & Embed

Related Documents
PreviousNext

1.

p.

p.

p.
2.

p.

p.

p.

3.

p.

p.

p.
4.

p.

p.

p.

5.

p.

p.
 p.

6.

p.

p.

p.

7.

p.

More from this user

PreviousNext

1.

11 p.
Add a Comment