15

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rumah Sakit
1. Pengertian Rumah Sakit
Pengertian rumah sakit Berdasarkan Permenkes No. 147 tahun 2010
tentang Perijinan Rumah Sakit adalah:
a. Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang bertugas
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
b. Rumah Sakit Umum adalah Rumah Sakit yang memberikan pelayanan
kesehatan pada semua bidang dan jenis penyakit.
c. Rumah Sakit Khusus adalah Rumah Sakit yang memberikan pelayanan
utama pada satu bidang atau satu jenis penyakit tertentu berdasarkan
disiplin ilmu, golongan umur, organ, jenis penyakit atau kekhususan
lainnya.
d. Rumah Sakit Publik adalah Rumah Sakit yang dikelola oleh Pemerintah,
Pemerintah Daerah dan Badan Hukum yang bersifat nirlaba.
e. Rumah Sakit Privat adalah Rumah Sakit yang dikelola oleh badan hukum
dengan tujuan profit yang berbentuk perseroan terbatas atau persero.
2. Fungsi Rumah Sakit
Berdasarkan undang-undang No. 44 Tahun 2009 fungsi rumah sakit
sebagai berikut:
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai
dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan
kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan
medis.
c. Penyelenggaaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam
rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
 16

d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi

bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan
memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
3. Jenis-Jenis Rumah Sakit

Jenis-jenis rumah sakit adalah sebagai berikut :

a. Rumah sakit umum (RSU)

Rumah sakit umum adalah rumah sakit yang memberikan
pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik, dan sub spesialistik.
(KEPMENKES No.983/1992 pasal 1 ayat 1).
b. Rumah sakit khusus
Rumah sakit khusus adalah rumah sakit yang menyelenggarakan
pelayanan kesehatan pada satu bidang tertentu. Berdasarkan jenis
penyakit atau disiplin ilmu tertentu. Misalnya: RS Kusta, RS Mata, RS
Bersalin, dan lain-lain. (UU-RI No.23 tahun 1992).
c. Rumah sakit umum pemerintah
Rumah sakit umum pemerintah adalah rumah sakit umum milik
pemerintah baik pusat, daerah, departemen hankam, maupun BUMN.
(KEPMENKES No.983/1992).

B. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Menurut Departemen Kesehatan tahun 2006 rekam medis adalah
keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas, anamnesis
penentuan fisik, laboratorium, diagnosis, tindakan medik yang diberikan
pada pasien serta pengobatan, baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
 17

Menurut Gemala Hatta rekam medis merupakan kumpulan fakta

tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan
sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi
kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada
pasien.
Jadi secara singkat rekam medis adalah keterangan yang tertulis tentang
identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan
pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat.
2. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Tanpa
didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak
mungkin tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang
diharapakan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu di dalam
upaya pelayanan kesehatan dirumah sakit.
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain
sebagai berikut:
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, isinya
menyangkut tindakan bedasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai
tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan
kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan
atau perawat yang harus diberikan kepada pasien.
c. Aspek Hukum
 18

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai hukum, karena

isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan bahan
bahan tanda bukti untuk menegakan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekan medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data atau informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek
keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai uang penelitian,
karena isinya menyangkut data atau informasi yang dapat dipergunakan
sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang
kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena
isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis
dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi
tersebut dapat di pergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran di
bidang profesi si pemakai.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di
pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

C. Sistem Dokumentasi Rekam Medis

Sistem dokumentasi rekam medis adalah tata cara pengumpulan,
pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi hasil pelayanan pasien
untuk dapat digunakan berbagi keperluan pelayanan klinis, kesehatan
masyarakat dan manajemen.
1. Sistem penerimaan pasien
 19

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat yang akan berobat
ke poliklinik adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit.

a. Penerimaan pasien rawat jalan

1) Pasien baru
Setiap pasien baru di terima di Tempat Penerimaan Pasien
(TPP) dan akan di wawancarai oleh petugas guna mendapatkan
data identitas yang akan di isikan pada formulir ringkasan riwayat
klinik. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang
akan di gunakan sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada
setiap kunjungan berikutnya kerumah sakit yang sama, baik
sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi:
a) Dokter penanggung jawab poliklinik
b) Nomor pasien
c) Alamat lengkap
d) Tempat/tanggal lahir
e) Umur
f) Jenis kelamin
g) Status keluarga
h) Agama
i) Pekerjaan
Pasien harus keruang perawatan (rawat inap).
Semua berkas medis poliklinik akan dikirim ke bagian
rekam medis. Kecuali pasien yang harus dirawat, rekam medisnya
akan di kirim keruang perawatan.
2) Pasien lama
Pasien lama datang ke tempat penerimaan pasien yang telah
di tentukan. Pasien ini dapat dibedakan menjadi:
a) Pasien yang datang dengan perjanjian petugas poliklinik
sebelumnya.
 20

b) Pasien yang datang atas kemauan sendiri.

Dokumen dan catatan yang di gunakan di tempat pendaftaran
pasien rawat jalan adalah KIUP (kartu indeks utama pasien), KIB
(kartu identitas pasien), buku register, buku penggunaan nomor
rekam medis atau formulir rekam medis, tracer, buku ekpedisi dan
formulir rekam medis 1 sampai 8.
b. Penerimaan pasien rawat inap
Penerimaan pasien rawat inap dinamakan admiting office. Fungsi
utamanya adalah penerima pasien untuk di rawat di rumah sakit. Tata
caranya harus wajar sesuai dengan keperluannya. Dengan
meningkatnya jumlah pasien, pimpinan rumah sakit harus memberikan
perhatian yang konstan dalam membina sistem dan prosedur
penerimaan pasien yang sebaik-baiknya. Pasien yang memerlukan
perawatan, dapat di bedakan menjadi 3 kelompok yaitu:
1) Pasien tidak urgen, penundaan pasien tersebut tidak akan menambah
penyakitnya.
2) Pasien yang ugen tetapi tidak gawat darurat, dapat di masukan ke
ruang tunggu.
3) Pasien gawat darurat (emergency), langsung di rawat.
Pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien dengan
baik menciptakan tanggapan yang baik dari pasien-pasien yang baru
masuk, menjamin kelancaran dan kelengkapan catatan-catatan serta
menghemat waktu dan tenaga.
c. Penerimaan Pasien Gawat Darurat
Pasien datang ketempat penerimaan pasien gawat darurat. Tempat
pendaftaran pasien ini di buka selama 24 jam. Berbeda dengan prosedur
pelayanan pasien baru dan pasien lama yang biasa, disini pasien
ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya.
1) Pasien yang sudah di seleksi dan membawa surat pengantar untuk
dirawat dapat langsung dibawa ke ruangan penampungan sementara
sambil menunggu tempat tidur kosong hari ruang perawatan.
 21

2) Jika pasien sudah sadar dan dapat di wawancarai, petugas

mendatangi pasien/keluarga untuk mendapatkan identitas
lengkapnya.
3) Petugas mengecek data identitas ke bagian rekam medis untuk
mengetahui apakah pasien pernah dirawat di rumah sakit tersebut.
4) Bagi pasien yang pernah berobat maka rekam medisnya segera
dikirim keruang perawatan yang bersangkutan dan tetap memakai
nomor yang telah di milikinya.
5) Bagi pasien yang belum pernah dirawat maka diberikan nomor
rekam medis baru.
6) Petugas harus selalu memberitahukan ruang penampungan sementara
mengenai situasi tempat tidur di ruang perawatan
(DepKes RI, 2006).

2. Sistem Penamaan
Sistem penamaaan pada dasarnya untuk membedakan identitas
kepada seorang pasien serta untuk mempermudah atau memperlancar di
dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang berobat
kerumah sakit.
Cara penulisan akan memudahkan seorang penulisan akan
memudahkan seorang penulis dalam mengambil berkas rekam medis
ditempat penyimpanan apa bila sewaktu-waktu berkas rekam medis di
perlukan. Adapun penulisan nama sebagai berikut:
a. Nama Orang Indonesia
1) Nama Tunggal
Nama orang dapat terdiri dari satu kata, dua kata atau lebih.
Nama orang yang hanya terdiri dari satu kata, diindeks sebagai mana
nama itu disebut.
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Soimah Soimah
 22

2) Nama Keluarga
Nama orang Indonesia yang mempunyai nama keluarga,
diindeks menurut kata ahir (nama keluarga) sebagai kata pengenal
diikuti tanda koma, baru kemudian namanya sendiri.
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Hening Gardjito Gardjito, Hening
Kuswanti Trunosemito Trunosemito, Kuswanti

3) Nama Orang Indonesia Yang Majemuk

Contoh :
Nama Asli Diindeks
Sarjono Jono (Jono bukan Sarjono Jono
nama keluarga)

4) Nama orang orang Indonesia yang mempunyai suku, marga, diindeks

menurut nama suku dan marga tersebut.
Contoh :
Nama Asli Diindeks
5) handam Harahap Harahap, Handam Nama
Arnold Mononutu Mononutu, Arnold –
nama wanita
a) Nama wanita yang menggunakan nama ayahnya
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Ajeng Matovani Matovani, Ajeng
Endang Pusponegoro Pusponegoro, Endang

b) Wanita yang sudah bersuami.

Contoh :
Nama Asli Diindeks
 23

Fatonah Sutrisno Sutrisno, Fatonah

Aturan ini berlaku pula janda yang masih menggunakan

nama almarhum suaminya. Bila yang bersangkutan bersuami
lagi nama suami yang baru sebagai kata pengenal yang pertama
untuk membedakan antara wanita yang belum bersuami dengan
wanita yang sudah bersuami, dibelakang nama dituliskan Nn,
Ny dalam tanda kurung.
Contoh :

Nama Asli Diindeks

Ny. Kartini Dahlan Dahlan, Kartini (Ny)
Nn Sutini binti Sukarno Sukarno, Sutini binti
(Nn)

c) Nama Bayi
Bila terjadi seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang
belum mempunyai nama maka penulisannya adalah Kartono.
Bayi binti (Nn), bila bayi lahir wanita dan orang tua beragama
islam. Ritonga, bayi, bila bayi lahir laki – laki dan orang tuanya
beragama Kristen.

b. Nama Orang Eropa

Nama keluarga orang eropa terletak dibagian akhir dari nama
tersebut.
Contoh :

Nama Asli Diindeks

Robert Renaldy Renaldy. Robert
Albert van Der Molek Molek. Albert van Der
H. J. Van Jhons Van Jhons. H. J
 24

c. Nama orang arab

Contoh :
Nama Asli Diindeks
Alam Albar Albar, Alam
Muhammad bin Musandi Musandi, Muhammad bin

d. Nama India, Jepang, dan Thailand

Contoh :
Nama Asli Diindeks
Mahatma Khan Khan, Mahatma
Maher Kabayashi Kabayashi, Maher

e. Nama Orang Cina, Korea, Vietnam

Nama keluarga terletak dibagian paling depan,sehingga cara
penulisannya (keturunan,she) tidak mengalami perubahan.
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Tan Po Guan Tan Po Guan
Wong Yen Chin Wong Yen Chin

Kadang-kadang kita jumpai nama cina yang digabungkan

dengan nama Eropa.
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Carlos Liem Liem, Carlos
Syamir Tan Tan, Syamir

f. Nama-nama orang suci dan Haji menjadi bagian dari nama

Contoh :
Nama Asli Diindeks
Santo Josep Josep, Santo
Haji Amir Makhmud Makhmud, Haji Amir
 25

g. Gelar-gelar
a. Gelar bangsawan adalah merupakan bagian dari indeks seperti
nama
Contoh :
Nama Asli Diindeks
RA Kartini Kartini, RA
Teuku Umar Umar, Teuku

b. Gelar-gelar yang dipakai di Sumatra Barat bukan gelar

Contoh :
c. Nama Asli Diindeks Gelar
Syamsudin Sutan Syamsudin Sutan
Brendaharo Brendaharo
Rusli Datuk Tumenggung Rusli Datuk
Tumenggung
kesarjanaan seperti DR, Dr, SH, dsb, bukan merupakan bagian
dalam mengindeksgelar-gelar kesarjanaan tersebut
ditempatakan dibelakang nama dalam tanda kurung.

Contoh :
Nama Asli Diindeks
Sumarno Notonegoro, Notonegoro, Sumarno
SH (SH)
KRT. Bangkit Bangkit, KRT Trunosemito
Trunosemito, MSc (MSc)

d. pangkat dan jabatan tidk tersebut benar-benar diperlukan dapat

diindeks seperti berikut :
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Mayor Alga Kusumo Kusumo, Alga (Mayor)
Gubernur Ali Anas Ali, Anas (Gubernur)
 26

h. Petunjuk silang
Petunjuk silang ialah alat penunjuk dari indeks yang tidak
dipergunakan kepada indeks yang dipakai atau petunjuk
hubungan antara indeks yang dipakaidengan indeks lainnya
yang juga dipakai.penunjukan silang ada 2 macam yaitu
penunjukan langsung dan tidak langsung (penunjuk tidak
langsung kita bicarakan). Penunjukan silang langsung adalah
penunjukan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu
nama atau dokumen yang mengandung lebih dari satu masalah
(tentang dokumen tidak kita bicarakan). Untuk petunjuk
langsung di gunakan kata “lihat” atau tanda “X” atau samaran
ditujukan kepada nama yang sebenarnya.
Contoh :
Nama Asli Diindeks
Unyil alias Sumiati Sumiati lihat Unyil
atau
Sumiati X Unyil

3. Sistem penomoran
Sistem penomoran atau dikenal dengan istilah numbering system
penting artinya untuk kesinambungan informasi, tujuan memberikan nomor
pada dokumen rekam medis adalah mempermudah pencarian kembali
dokumen rekam medis yang telah terisi sebagai informasi medis tentang
pasien saat pasien datang kembali berobat di sarana pelayanan kesehatan
yang sama. Ada 3 sistem pemberian nomor yaitu:
a. Pemberian Nomor Cara Seri
Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering
System (SNS) adalah suatu sistem penomoran diamana setiap pasien yang
berkunjung kerumah sakit atau puskesmas selalu mendapat nomor yang
baru. Pada sistem ini, KIB dan KIUP tidak diperlukan karena seorang
pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor rekam medis.
b. Pemberian Nomor Secara Unit
 27

Pemberian nomor cara unit atau di kenal dengan Unit Numbering

System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini
memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun
pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien
yang berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien
datang kerumah sakit atau puskesmas, dan di gunakan untuk selamanya
pada kunjungan berikutnya. Maka dokumen rekam medis pasien tersebut
hanya tersimpan di dalam satu folder di bawa satu nomor.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit
Numbering System (SUNS) adalah suatu pemberian nomor dengan cara
penggabungan sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap pasien datang
berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan
dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan,
berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis pada
dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien
tersebut pernah berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP
berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam
medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis lama di cari di filling,
setelah di temukan dokumen rekam medis baru dan lama di jadikan satu,
dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang baru.

4. Sistem penjajaran rekam medis

Sistem penyimpan mengatur mengenai penyatuan atau pemisahan
berkas rekam medis dalam ruang penyimpananya, maka sistem penjajaran
atau penataan mengatur cara menata berkas rekam medis dalam lemari
penyimpananya. Penjajaran ini penting karena jika berkas rekam medis
hanya begitu saja di masukan kedalam lemari maka akan timbul kesulitan
besar pada saat nanti akan mencarinya kembali. Berikut ini adalah sistem
penjajaran antara lain:
1) Sistem penjajaran alfabetik
 28

Sistem dalam metode alfabetik berkas rekam medis di jajarkan

menurut urutan alfabet atau abjad. Umumnya yang di gunakan sebagai
pedoman urutan adalah nama pasien.
2) Sistem penjajaran numerik
Metode ini, berkas rekam medis di jajarkan menurut nomor rekam
medisnya, jadi bukan menurut urutan abjad nama pasien. Nomor rekam
medis ini tercantum pada folder rekam medis. Karena nomor rekam
medis pada folder menjadi acuan untuk penataan berkas rekam medis,
maka folder harus dirancang dengan baik agar nomor rekam medis
dapat dengan mudah di lihat dan di baca. Terdapat 3 cara menata berkas
rekam medis secara numerik, yaitu:
a) Sistem Angka Langsung (Straight Numerical Filling/SNF)
Metode penjajaran menurut angka langsung (SNF) ini
tampaknya merupakan metode yang paling mudah di pahami
namun ternyata dalam pelaksanaanya mudah sekali timbul salah
pengurutan dan akibatnya salah penempatan. Padahal jika terjadi
salah penempatan (misfile) akan menyebabkan kesulitan saat
pencarian kembali.
Contoh untuk nomor rekam medis 46-99-97 terbagi menjadi
sebagai berikut:

46 99 97

Digit primer I Digit sekunder II Digit tersier III

Gambar 3.1 Straight Numerical Filling

b) Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling/ TDF)
Dalam metode TDF (Terminal Digit Filling/TDF), Nomor
rekam medis di bagi menjadi tiga kelompok digit dan masing
masing di perlukan sebagai digit primer, digit sekunder, dan digit
 29

tersier. Contoh untuk nomor rekam medis 98-27-65 terbagi

menjadi:

98 27 65

Digit tersier III Digit sekunder II Digit primer I

Gambar 3.2 Terminal Digit Filling

c) Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling/MDF)
Sistem ini menggunakan dua angka di bagian tengah nomor
sebagai digit primer.
Contoh untuk nomor rekam medis 18-27-22 dalam sistem
MDF terbagi menjadi:

18 27 22

Digit sekunder II Digit primer I Digit tersier III

Gambar 3.3 Middle Digit Filling

5. Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Setelah pasien selesai di layani (baik rawat jalan maupun rawat inap),
maka tentunya pasien tersebut akan pulang (baik dalam keadaan hidup
maupun meninggal). Berikut ini adalah metode penyimpanan rekam medis
sebagai berikut:
a. Sentralisasi
Sentralisasi diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien
dalam satu kesatuan baik catatan-catatan selama seorang pasien di rawat.
Sistem ini di samping banyak kebaikan juga ada kekurangan.
 30

b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah sistem penyimpanan dengan cara memisakan
dokumen rekam medis antara rawat jalan, rawat inap, gawat darurat,
terpisah dengan tempat rak penyimpanan. Rekam medis di simpan di satu
tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis pasien di simpan di bagian
pencatatan medis.
6. Sistem Retensi, Penyusutan, Penilaian Nilai Guna dan Pemusnahan
a. Sistem Retensi
Sistem retensi yaitu kegiatan memisahkan atau memindahkan
antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam
medis yang dinyatakan in aktif di ruang penyimpanan (filling).
Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam
medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk
kemuadian diabadikan atau dimusnahkan. Dokumen rekam medis yang
telah di retensi akan di simpan di ruang penyimpanan in aktif
berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan bedasarkan diagnosis
penyakit pasien.
Tabel 3.4
Jadwal retensi arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis
No. HK.00.1.5.01160 tahun 1995
No Kelompok Aktif IN AKTIF
RJ RI RJ RI
1. Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2. Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3. Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4. Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5. Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
6. Ketergantungan Obat 15 th 15 th 2 th 2 th
7. Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th
8. Paru 5Th 10 th 2 th 2Th
Keterangan: RJ= Rawat jalan; RI= Rawat Inap.
Sumber : Depkes RI (2006)
b. Tata Cara Penyusutan Berkas Rekam Medis
Penyusutan berkas rekam medis di lakukan dengan cara yaitu:
 31

1) Memindahkan berkas rekam medis in aktif dari file aktif ke rak file in
aktif dengan cara memilah pada rak file penyimpanan sesuai dengan
tahun kunjungan.
2) Memikrofilmisasi berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
3) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilm dengan
cara tertentu sesuai ketentuan yang berlaku.
4) Dengan cara melakukan scaner pada berkas rekam medis.
c. Penilaian Nilai Guna
Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan penilaian
terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan
atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna dilakukan oleh Tim
Pemusnah yang ditetapkan oleh Direktur rumah sakit atau pimpinan
sarana pelayanan kesehatan sesuai aturan yang berlaku. Tata cara
penilaian formulir rekam medis yaitu berkas rekam medis yang telah 2
tahun in aktif. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam
medis in aktif adalah:
1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
2) Mempunyai nilai guna:
a) Primer yaitu:
i. Administrasi,
ii. Hukum,
iii. Keuangan dan
iv. Iptek.
b) Sekunder yaitu:
i. Pembuktian dan
ii. Sejarah.
d. Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik
dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak
memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi
 32

maupun bentuknya. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total

yaitu dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang
sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.
1) Tujuan dari pemusnahan
a) Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis
b) Mengabadikan formulir formulir rekam medis yang memiliki nilai
guna.
2) Tata cara pemusnahan berkas rekam medis
a) Pembuatan tim pemusnah yang terdiri dari komite medik sebagai
ketua, kepala rekam medis sebagai sekretaris, dengan
beranggotakan petugas filling dan tenaga lainya yang terkait
berdasarkan Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit.
b) Tim pemusnah membuat daftar pertelaan dokumen rekam medis in
aktif yang akan di musnahkan. Daftar pertelaan berisi tentang
nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan, jangaka waktu
penyimpanan, dan diagnosis terakhir.
c) Cara pemusnahan dokumen rekam medis dapat di lakukan dengan
cara antara lain dibakar dengan cara menggunakan incenerator atau
di bakar biasa, dicacah atau di buat bubur dan di lakukan oleh
pihak ke tiga dengan di saksikan oleh tim pemusnah.
3) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan pada saat
pemusnahan berlangsung yang di tandatangani oleh Ketua Tim
Pemusnah, Sekretaris Tim Pemusnah dan diketahui oleh Direktur
Rumah Sakit.
4) Khusus untuk dokumen rekam medis yang sudah rusak atau tidak
terbaca dapat langsung dimusnahkan terlebih dahulu membuat
pernyataan diatas kertas bersegel yang di tanda tangani oleh Direktur
yang isinya menyatakan bahwa dokumen rekam medis sudah tidak
dapat dibaca sama sekali sehingga dapat di musnahkan.
 33

D. Unit Pengolahan Dokumen Rekam Medis

1. Assembling
Assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis yang berfungsi
sebagai peneliti kelengkapan isi dan perakit dokumen rekam medis sebelum
disimpan. Dokumen-dokumen rekam medis yang telah diisi oleh unit
pencatat data rekam medis yaitu Unit Rawat Jalan (URJ), Unit Gawat
Darurat (UGD), Unit Rawat Inap (URI) dan Instalasi Pemeriksaan
Penunjang (IPP) akan dikirim ke fungsi Assembling bersama-sama sensus
harian setiap hari.
Fungsi dan peranan assembling dalam pelayanan rekam medis adalah
sebagai perakit formulir rekam medis, peneliti isi data rekam medis,
pengendali dokumen rekam medis tidak lengkap, pengendali penggunaan
nomor rekam medis dan formulir rekam medis.
2. Analising dan Reporting
Analising dan Reporting merupakan Unit Rekam Medis (URM) yang
berfungsi sebagai penganalisis dan pelapor dalam sistem pelayanan rekam
medis, sebagai penganalisis semua data rekam medis yang masuk ke Unit
Rekam Medis (URM) untuk diolah menjadi informasi yang disajikan dalam
laporan guna pengambilan keputusan menejemen dirumah sakit.
Laporan ini dapat berupa sistem informasi di rumah sakit (SIRS). SIRS
adalah sistem inforamsi manajemen yang diterapkan di rumah sakit.
Tujuannya dalah memberikan informasi yang benar kepada pejabat yang
tepat dan masyarakat yang membutuhkan pada waktu yang tepat dengan
biaya serendah mungkin untuk menetapkan strategi perkembangan rumah
sakit dimasa yang akan datang, mengambil keputusan, meningkatkan
komunikasi dan sinkronisasi khususnya dengan pelanggan internal dan
masyarakat dan mendukung pimpinan rumah sakit dan
Depkes/pemerintah/pemilik dalam menetapkan arah dan rencana
pembangunan kesehatan. SIRS yang digunakan dulunya berdasarkan
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1410/MENKES/SK/X/2003 tentang
Sistem Informasi Rumah Sakit (Sistem Pelaporan Rumah Sakit) Revisi V,
 34

tetapi karena tidak sesuai lagi dengan perkembangan yang ada sehingga
perlu disesuaikan dengan pembentukan SIRS VI. SIRS VI terdiri dari
rekapitulasi laporan (RL) sebagai berikut:
Formulir RL 1.1 Data Dasar Rumah Sakit
Formulir RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
Formulir RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur
Formulir RL 2 Ketenagaan
Formulir RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap
Formulir RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat
Formulir RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut
Formulir RL 3.4 Kegiatan Kebidanan
Formulir RL 3.5 Kegiatan Perinatologi
Formulir RL 3.6 Kesehatan Pembedahan
Formulir RL 3.7 Kegiatan Radiologi
Formulir RL 3.8 Pemeriksaan Laboratorium
Formulir RL 3.9 Pelayanan Rehabilitasi Medik
Formulir RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus
Formulir RL 3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa
Formulir RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
Formulir RL 3.13 Pengadaaan Obat, Penulisan & Pelayanan Resep
Formulir RL 3.14 Kegiatan Rujukan
Formulir RL 3.15 Cara Bayar
Formulir RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap
Formulir RL 4a Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap Penyebab
Kecelakaan
Formulir RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan
Formulir RL 4b Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan Penyebab
Kecelakaan
Formulir RL 5 Data Bulanan
Formulir RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
Formulir RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
 35

Formulir RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap

Formulir RL 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
3. Coding dan Indexing
a. Coding
Coding adalah salah satu unit rekam medis yang bertugas
pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau
kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data kegiatan
serta tindakan diagnosis yang ada di dalam rekam medis harus di beri
kode dan selanjutnya di indeks agar memudahkan pelayanan dalam
penyajian informasi untuk menunjang fungsi perencanaan, manajemen,
dan riset bidang kesehatan.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization)
bertujuan untuk menyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera,
gejala, dan faktor yang mempengaruhi kesehatan.
Sejak tahun 1993 WHO mengharuskan negara anggotanya
termasuk Indonesia menggunakan klasifikasi penyakit revisi-10
International Statitical Clasification Of Diseasses And Related Health
Problems Tenth Revision (ICD-10) yang menggunakan kode kombinasi
yaitu menggunakan abjad dan angka (alpha numerik).
Penetapan diagnosis seorang pasien adalah kewajiban dan
tanggung jawab dokter (tenaga medis) yang terkait tidak boleh diubah
oleh karenanya harus di diagnosis yang ada di dalam rekam medis di isi
dengan lengkap dan jelas sesuai dengan yang ada di ICD-10.
b. Indexing
Indexing merupakan proses pembuatan daftar indeks sesuai dengan
kode yang dibuat kedalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu
indeks atau komputerisasi). Didalam kartu indeks tidak boleh
mencantumkan nama pasien.
Jenis-jenis indeks :
1) Indeks Pasien
 36

Indeks pasien adalah salah satu tabulasi katalog yang berisi nama
semua pasien yang pernah berobat dirumah sakit. Cara penyimpanan
disusun alphabet seperti susunan kata-kata dalam kamus. Sedangkan
lamanya penyimpanan kartu indeks pasien sama dengan lama
penyimpanan berkas rekam medis.
2) Indeks penyakit
Indeks penyakit dan indeks operasi adalah tabulasi yang berisi
kode penyakit dan kode operasi pasien yang berobat di rumah sakit.
Informasi yag ada di kartu ini adalah:
a) Nomor kode
b) Judul, bulan, tahun.
c) Nomor pasien
d) Jenis kelamin
e) Umur
3) Indeks dokter
Indeks dokter adalah suatu tabulasi data yang berisi nama dokter
yang memberi pelayanan medik pada pasien kegunaanya adalah untuk
menilai kinerja dokter dan sebagai bukti pengendalian.
4) Indeks kematian
Kegunaan indeks kematian adalah statistik menilai mutu
pelayanan dasar, menambah dan meningkatkan peralatan atau tenaga.
Cara penyimpanan indeks kematian dengan cara disusun menurut
nomor indeks kematian.
Informasi yang tetap dalam indeks kematian:
a) Nama pasien
b) Nomor rekam medis
c) Jenis kelamin
d) Umur
e) Kematian: kurang dari satu jam setelah operasi
f) Dokter yang merawat
g) Hari perawatan
 37

h) Wilayah
4. Filling
Filling adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang
berhubungan dengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penyimpanan,
penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat-surat, catatan-catatan,
perhitungan-perhitungan, grafik-grafik, data ataupun informasi yang lain
dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka
melakakukan suatu proses manajemen serta catatan maupun surat tersebut
dapat ditemukan kembali dengan mudah.
1) Prosedur Pengambilan Kembali Rekam Medis
a) Setelah ada permintaan untuk peminjaman, maka sebelum
dilakukan pengambilan kembali dibuatkan bon peminjaman
(rangkap 3).
b) Menyimpan bon peminjaman pada dokumen rekam medis, out
guide dan pada kotak bon peminjaman di unit rekam medis atau
ditempat yang meminjamnya.
c) Menyimpan out guide pada tempat rekam medis yang diambil.
d) Apabila ada perpindahan peminjaman maka dicatat pada slip
transfer dan diberitakan ke unit rekam medis dan slip disimpan.
a. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan sarana pelayanan kesehatan.
b. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen
rekam medis aktif.
c. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis.
d. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan.
e. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis.
(DepKes RI, 2006).

E. Kebutuhan Sumber Daya Manusia dengan Metode WISN

Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset paling penting yang
harus dimiliki oleh organisasi atau perusahaan. Sumber daya manusia adalah
 38

orang-orang yang merancang dan menghasilkan barang atau jasa, mengawasi

mutu, memasarkan produk, mengalokasikan sumber daya finansial, serta
merumuskan seluruh strategi dan tujuan organisasi. Tanpa orang-orang yang
memiliki keahlian atau kompeten maka mustahil bagi organisasi untuk
mencapai tujuannya (Samsudin, 2006 dalam fitiani, 2011).
1. Pengertian

Metode perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja

(WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan

berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap

kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan

kesehatan.

2. Langkah Metode WISN

Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini

meliputi 5 langkah, yaitu :

a. Menetapkan waktu kerja tersedia

b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM

c. Menyusun standar beban kerja

d. Menyusun standar kelonggaran

e. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.

3. Uraian Pekerjaan Petugas Rekam Medis

Setiap sumber daya manusia memiliki uraian pekerjaan yang harus

mereka gunakan sebagai pedoman dalam menjalankan tugasnnya. Uraian

pekerjaan merupakan ringkasan aktivitas-aktivitas yang terpenting dari

suatu jabatan, termasuk di dalamnya tugas dan tanggung jawab, dengan

kata lain, uraian pekerjaan menjelaskan tentang apa yang harus dikerjakan,
 39

mengapa dikerjakan, dimana dikerjakan serta bagaimana cara ringkas

mengerjakannya.

Terselenggaranya manajemen informasi kesehatan dimulai dengan

dibuatnya rekam medis secara baik dan benar oleh tenaga kesehatan pada

sarana pelayanan kesehatan yang kemudian dikelola secara terencana

melalui teknologi informasi dan komunikasi. Penyelenggaraan rekam

medis yang baik bergantung pada petugas rekam medis itu sendiri, dengan

terpenuhinya jumlah petugas rekam medis yang sesuai dengan uraian

pekerjaan di tiap-tiap unit kerja maka pelayanan akan menjadi lebih

maksimal.

4. Standar Beban Kerja Per SDM pada Unit Rekam Medis

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama satu

tahun per kategori sumber daya manusia. Standar beban kerja untuk suatu

kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per-tahun

yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.

Rumus:

Waktu Kerja TersediaWaktu kerja per kegiatan pokok

Waktu kerja per kegiatan pokok

5. Standar Kelonggaran Per SDM pada Bagian Rekam Medis

Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui

pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang: kegiatan-

kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien,

 40

misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan bahan

habis pakai, frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan, serta

waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.

Rumus :

Rata-rata waktu per faktor kelonggaran

Waktu kerja tersedia
6. Kebutuhan SDM Rekam Medis

Rumus:

Kuantitas kegiatan pokok

+ Standar kelonggaran
Standar beban kerja

7. Kelebihan Metode WISN

Kelebihan penghitungan tenaga kesehatan menggunakan metode

WISN adalah lebih fokus pada penghitungan kebutuhan tenaga kesehatan

serta menyesuaikan dengan uraian pekerjaan yang ada pada unit kerja

yang akan diteliti sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan beban kerja

berdasarkan uraian pekerjaannya.

F. Analisa Mutu

1. Pengertian
Mutu pelayanan kesehatan adalah yang menunjuk pada tingkat
kesempurnaan pelayanan kesehatan, yang di satu pihak dapat
menimbulkan kepuasan pada setiap pasien sesuai dengan tingkat kepuasan
rata-rata penduduk, serta di pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai
dengan kode etik dan standar pelayanan profesi yang telah ditetapkan
(Azrul, 2010).
 41

Rekam medis yang bermutu memiliki 10 ciri yaitu akurat, mudah

diakses, menyeluruh, ajeg, mutakhir, definisi jelas, ada butiran data, tepat,
ada hubungannya, masukan data dan catatan sebagaimana seharusnya
dengan benar Hatta (2010).
2. Indikator Mutu Pelayanan Rekam Medis
Penggunaan indikator mutu pelayanan rekam medis, sangat terkait
dengan pemanfaatan pelayanan, tingkat pelayanan, penggunaan tenaga dan
alat dan cakupan masyarakat. Indikator mutu pelayanan rekam medis
dapat diperbanyak sesuai kebutuhan dengan mengacu pada efektivitas,
efisiensi dan produktifitas. Evaluasi indikator mutu pelayanan rekam
medis, merupakan telaah kritis yang obyektif tetapi memungkinkan dalam
menunjukkan tingkat pelayanan dari komponennya didalam mencapai
tujuan.
Berikut ini adalah indikator mutu pelayanan rekam medis:
a. Pelayanan Rawat Jalan
Dihitung dari angka ketidaklengkapan rekam medis rawat jalan,
jumlah kunjungan lama, jumlah kunjungan baru, jumlah kunjungan
spesialis, jumlah kunjungan per hari dan jumlah kunjungan rawat jalan.
1) Rata2 Kunjungan Rawat Jalan per hari :
∑ kunjunga rawat jalan ( baru + lama )
---------------------------------------------------- =
∑ hari kerja / hari buka rawat jalan

2) Persentase Rujukan Rawat Jalan

∑ Rujukan Rawat Jalan
---------------------------------------------------- =
∑ Pasien baru + Pasien lama rawat jalan

b. Pelayanan Rawat Inap

1) BOR
 42

Dilihat dari BOR (Bed Occupancy Rate), BTO (Bed Trun Over),
LOS (Length Of Stay), TOI (Turn Over Internal), NDR (Nett Death
Rate) dan GDR (Gross De
Rumus :
(jumlah hari perawatan di rumah sakit) × 100%
(jlh tempat tidur × jlh hari dalam satu periode)
2) ALOS (Average Length of Stay = Rata-rata lamanya
pasien dirawat)
Rumus :
(jumlah lama dirawat)
(jlh pasien keluar (hidup + mati))
3) TOI (Turn Over Interval = Tenggang perputaran)
Rumus :
((jumlah tempat tidur × Periode) − Hari Perawatan)
(jumlah pasien keluar (hidup + mati))
4) BTO (Bed Turn Over = Angka perputaran tempat tidur)
Rumus :
Jumlah pasien dirawat (hidup + mati)
(jumlah tempat tidur)
5) NDR (Net Death Rate)
Rumus :
Jumlah pasien mati > 48 jam × 100%
(jumlah pasien keluar (hidup + mati))
6) GDR (Gross Death Rate)
Rumus :
Jumlah pasien mati seluruhnya × 100%
(jumlah pasien keluar (hidup + mati))
c. Pelayanan Rawat Darurat
Dihitung dari jumlah pasien Gawat Darurat dan jumlah pasien
Gawat Darurat meninggal.
 43

1) Kemampuan menangani life saving anak dan dewasa, standar

100%;
2) Jam buka pelayanan gawat darurat, standar 24 jam.
3) Pemberi pelayanan kegawat daruratan yang bersertifikat yang
masih berlaku, standar 100%.
4) Ketersediaan tim penanggulangan bencana, standar 1 tim.
5) Waktu tanggap pelayanan dokter di gawat darurat, standar ≤ 5
menit terlayani setelah pasien datang.
6) Kepuasan pelanggan, standar ≥ 70%.
7) Kematian pasien ≤ 24 jam, standar ≤ 2 per 1000 ( pindah ke
pelayanan rawat inap setelah 8 jam ).
8) Khusus untuk RS jiwa, pasien dapat ditenangkan dalam waktu
≤ 48 jam, standar 100%.
9) Perawat minimal D3 dan bersertifikat pelatihan Pelayanan
Gawat Darurat.
10) Tidak adanya pasien yang diharuskan membayar uang muka
standar 100%.

G. Analisa SWOT

1. Pengertian

Analisis adalah tahap sistem dilakukan setelah tahap

pengumpulan data. Tahap analisis sistem merupakan tahan yang kritis
dan sangat penting karena kesalahan di dalam tahap ini akan
menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Proses analisis sistem
dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur
yang dilakukan utuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif
pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yan
baru.

Analisis adalah penguraian suatu sistem informasi yang utuh

ke dalam bagian-bagian, komponennya dengan maksud untuk
 44

mengidentifikasikan dan mengepaluasi permasalahan-permasalahan

yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan.

Berdasarkan dua pengertian di atas penulis menyimpulkan

bahwa analisis merupakan proses sistem dalam pengembangan
informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan utuk pemeriksaan
masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta
membuat spesifikasi sistem yang baru.

Analisis SWOT merupakan salah satumetode untuk

menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau
konsep bisnis yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor
eksternal (luar) yaitu Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats.
Metode ini paling sering digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk
mencari strategi yang akan dilakukan. Analisis SWOT hanya
menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah.

2. Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:

a. Strengths (kekuatan)
Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi,
proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis
merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau
konsep bisnis itu sendiri.
b. Weakness (kelemahan)
Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi,
proyek atau konsep bisnis yang ada. Kelemahan yang dianalisis
merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau
konsep bisnis itu sendiri.
c. Opportunities (peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang
terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi,
 45

proyek atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan

pemerintah, kondisi lingkungan sekitar.
d. Threats (ancaman)
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat
mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
3. Teknik Penyajian dan Analisa Data
a. Teknik Penyajian Data
Teknik penyajian data dalam penelitian ini akan disajikan dalam
bentuk hasil perhitungan dan analisis dari hasil peratingan dan
pembobotan kuesioner matrik RAFE, matrik RAFI yang telah diisi oleh
responden, yang kemudian dilanjutkan dengan pembuatan diagram
SWOT.
b. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data dilakukan dengan melakukan pembobotan dan

peratingan dalam kuesioner matrik RAFE, matrik RAFI.

4. Pemodelan SWOT

Penghitungan analisis SWOT dilakukan dengan memberikan nilai

bobot dan rating.

a. Pembobotan

Beri bobot pada masing- masing faktor tersebut tersebut dengan

skala mulai dari 1,0 (paling penting) sampai 0,0 (tidak penting),
berdasarkan pengaruh faktor- faktor tersebut terhadap posisi strategis
rumah sakit, (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi
skor total 1,00.)

b. Rating (Tingkat Pengaruh)

Pada bagian ini, beri masing-masing faktor dengan memberikan

skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor) berdasarkan
pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi unit rekam medis.
 46

H. Sistem Informasi Rumah Sakit

1. Pengertian sistem informasi
Sistem adalah sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan
berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan
yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Fatta,
2007).

Menurut Davis, Gordon B.( 2002) sistem informasi adalah suatu

sistem yang memiliki tujuan sendiri untuk menghasilkan informasi dengan
menggunakan sisteminput/ proses/ output. Menurut Wibowo, A. (2002)
sistem informasi psikologi bertujuan mendapatkan pemahaman bagaimana
manusia pembuat keputusan merasa dan menggunakan informasi formal.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sitem

informasi psikologi adalah sebuah sistem yang terdiri dari rangkaian
subsitem yang menghasilkan informasi dan bertujuan mendapatkan
pemahaman bagaimana manusia pembuat keputusan merasa dan
menggunakan informasi formal, dalam suatu sistem informasi terdapat
komponen-kompnen seperti:

a. Perangkat Keras (hardware) yaitu perangkat keras komponen untuk

melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran
data.
b. Perangkat Lunak (software) yaitu program dari intruksi yang diberikan
ke komputer.
c. Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan
sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
d. Jaringan Komputer dan Komunikasi Data yaitu komunikasi yang
menghubungkan antara pengguna dengan sistem komputer secara
 47

bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

e. Manusia yaitu personal dari sistem informasi meliputi manajer, analis,
programer dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan
sistem.
f. Prosedur yaitu tatacara yang meliputi strategi kebijakan, metode, dan
peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis
komputer.
Kemajuan teknologi informasi dimanfaatkan oleh manajemen rumah
sakit untuk pengembangan sistem informasi manajemen rumah sakit
(SIMRS) yang terintegrasi. Tujuan utama SIMRS adalah efisiensi dan
kecepatan pelayanan serta untuk pengambilan keputusan direksi, baik
menyangkut keputusan terhadap masalah logistik, administrasi dan
keuangan. Kemajuan ini telah melahirkan paradigma baru dalam
manajemen informasi kesehatan termasuk didalamnya manajemen rekam
medis elektronik (digital) yang telah merubah pola pikir dan pola tindak
para praktisi profesi rekam medis, para ahli manajemen informasi
kesehatan, para praktisi hukum dan para arsiparis (profesi kearsipan).
Perubahan tersebut juga telah diikuti dengan penyesuaian dalam
peraturan perundang-undangan, dimana Permenkes No. 749a tahun 1989
tentang rekam medis belum menyinggung mengenai rekam medis
elektronik sedangkan Permenkes tentang rekam medis yang baru yaitu
Permenkes No. 269 tahun 2008 telah terdapat aturan rekam medis
elektronik. Dengan demikian Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang
rekam medis ini menjadi dasar hukum penerapan rekam medis elektronik
di Indonesia.

I. Statistik Rumah Sakit

1. Pengertian Statistik Rumah Sakit
 48

Pengertian menurut Hatta (2012), Statistik Kesehatan yaitu sebagai

bahan statistik kesehatan untuk mempelajari perkembangan kesehatan
masyarakat dan menentukan jumlah penderita penyakit tertentu.
Unsur-unsur dalam statistik rumah sakit menurut Rustiyanto (2010),
adalah pengumpulan data, pengolahan data, penyajian data, analisa dan
interprestasi data.
2. Tujuan Statistik Rumah Sakit
Tujuan statistik sesuai dengan buku karangan Sudra (2010), dengan
mempelajari dan menggunakan statistik rumah sakit, kita bisa
mendapatkan berbagai informasi yang sangat berguna.Misalnya
mengetahui alasan pasien datang berobat, kualitas pelayanan yang
diberikan, berbagai informasi yang dibutuhkan oleh pihak penentu
akreditasi, berbagai informasi yang dibutuhkan oleh pihak penanggung
biaya pelayanan, menentukan prioritas pelayanan dan mengelola
keberagaman layanan dokter spesialis dan sebagainya.

3. Sumber Data Untuk Statistik Rumah Sakit

Sumber data statistik adalah Sumber data statistik rumah sakit
dihasilkan dari data rekam medis yang ada di Unit Rekam Medis di rumah
sakit. Adapun sumber data yang dihasilkan unit rekam medis antara lain di
Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan/TPPRJ terdapat register
pendaftaran rawat jalan dan KIUP (Kartu Indek Utama Pasien). Unit rawat
jalan/URJ terdapat register pasien rawat jalan, sensus harian rawat jalan,
register/catatan tindakan pelayanan dan rekapitulasi bulanan rawat jalan.
Unit gawat darurat/UGD terdapat register pasien GD (Gawat Darurat),
sensus harian GD dan register/catatan tindakan GD (Sudra, 2010).
Tempat penerimaan pasien rawat inap/TPPRI terdapat buku register
pendaftaran rawat inap dan catatan penggunaan tempat tidur. Unit rawat
inap URI terdapat sensus harian rawat inap, buku register pasien rawat
inap, buku register persalinan dan abortus, buku register tindakan medis,
rekapitulsi bulanan sensus rawat inap. Instalasi pemeriksaan
 49

penunjang/IPP terdapat registrasi penerimaan spesimen, register

pemeriksaan penunjang, sensus harian pemeriksaan penunjang.Bagian
assembling terdapat catatan penggunaan formulir rekam medis dan kartu
kendali (KK). Filling terdapat buku catatan peminjaman dokumen rekam
medis dan tracer.Koding/indeksing terdapat indeks penyakit, indeks
kematian, indeks operasi, indeks dokter, indeks motor, dan indeks
kebidanan.