Prosedur Administrasi Agronomi Umum

PROSEDUR ADMINISTRASI TANAMAN
A. PROSEDUR ADMINISTRASI AGRONOMI UMUM
CILIANDRA PERKASA GROUP

PROSEDUR ADMINISTRASI AGRONOMI UMUM NO.INDEKS : I/1
REVISI KE : II : PENJELASAN UMUM : TERBIT : JUNI 1992
Sasaran penyajian prosedur ini akan mengadministrasikan kegiatan yang ada dikebun
dengan cara pendekatan dan dibuat dengan cara sesederhana mungkin tapi padat dengan
informsi.
Prosedur Administrasi tanaman dibagi dalam 4 prosedur yang urutanya ditentukan tahab
perkembangan tanaman tersebut, yaitu :
1. Agronomi Umum.................. dengan PROSEDUR ADMINISTRASI

AGRONOMI UMUM.
2. Pembibitan ........................... dengan PROSEDUR ADMINISTRASI
PEMBIBITAN.
3. Penanaman baru dan
Pemeliharaan Tanaman........ dengan PROSEDUR ADMINISTRASI
TANAMAN BARU DAN
PEMELIHARAAN TANAMAN.
4. Produksi/ Panen...................
dengan PROSEDUR ADMINISTRASI
PANEN.
Prosedur disajikan dalam beberapa babakan yang dijelasken dibawah ini :
1. Penjelasan Umum, yaitu uraian tentang kegiatan dan Administrasi yang
dilakukan berdasarkan kegiatan yang dilakukan.
2. Bagan prosedur dan penjelasanya yaitu bagan yang menggambarkan arus dari
mana dokumen datang , proses apa yang dilakukan atas dokumen yang datang ,
dan kemana dokumen tersebut didistribusikan setelah diproses, berikut dengan
penjelasan atas bagan tersebut.
3. Kewajiban- kewajiban, yaitu kegiatsn ysng dilakukan oleh setiap fungsi untuk
mengelola administrasi yang timbul sehubungan dengan kegiatan- kegiatan
yang dilakukan.
4. Sarana administrasi, yaitu tatacara penggunaan buku, catatan formulir, laporan,
dll.
Prosedur ini dibuat berdasarkan kegiatan administrasi yang sudah berjalan selama ini
dikebun. Kemudian dilakukan perubahan – perubahan yang diangga[p perlu guna
penyempurnaan penyajian dan dikhususkan hanya agronominya saja.
Prosedur ini tidak menutup kemungkinan terhadap usaulan/ saran perbaikan yang
diajukan untuk penyempurnaan penyajian. Usulan/ saran tersebut hanya dapat
diterapkan bila telah melalui proses diskusi dengan fungsi- fungsi terkait,
selanjutnya akan dibuat ketentuan tertulis tentang perubahan prosedur yang berlaku
tersebut.
PROSEDUR ADMINISTRASI AGRONOMI UMUM NO.INDEKS : I/2
REVISI KE : II : PENJELASAN UMUM : TERBIT : JUNI 1992
AGRONOMI UMUM.
Agronomi umum meliputi aktifitas yang sifatnya umum, dimana digunakan oleh beberapa
tahaban kegiatan tanaman, yaitu :
1. Pembibitan.
2. Tanaman Baru.
3. Pemeliharaan Tanaman Baru dan Belum Menghasilkan.
4. Pemeliharaan Tanaman Menghasilkan.
5. Panen/ Produksi.
Dalam penyajian yang lama sarana administrasi agronomi umum disajikan berulang-
ulang disetiap Prosedur Administrasi untuk Agronomi.
Setelah Prosedur Agronomi Umum ini diterbitkan, maka pengulangan penyaji tidak akan
dilakukan lagi dalam prosedur administrasi yang lain.
Dengan diterbitkanya Pedoman Administrasi Agronomi Umum ini diharapkan
memudahkan didalam penggunaanya.
Prosedur ini dibuat sebagai pendukung prosedur tanaman lainya, guna menunjang
kelancaran kerja dan untuk memonitor pelaksanaan dan hasil yang akan dicapai serta
sebagai sistem pengendalian untuk setiap unit kegiatan dan proses pembayaran kerja untuk
pekerjaan yang dikerjakan oleh kontraktor.
Sarana administrasi yang dimasukan dalam Prosedur Agronomi Umum, meliputi :

1. Rencana Kerja Bulanan (RKB).
2. Rekapitulasi Rencana Kerja Bulanan (RRKB).
3. Rencana Kerja Harian (RKH).
4. Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan (BAPP).
5. Permohonan Pembayaran (PP)
6. Laporan Hari Karyawan (LHK)
PROSEDUR ADMINISTRASI AGRONOMI UMUM NO.INDEKS : IV/1
REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI : JUNI 1992
RENCANA KERJA BULANAN (RKB)
Berfungsi untuk menjabarkan Rencana Kerja Tahunan menjadi Rencana Kerja yang akan
dilaksanakan setiap bulan.
Volume yang direncanakan tidak selalu sama dengan apa yang ada dalam Rencana Kerja Tahunan
karena harus mempertimbangkan dengan kondisi yang dihadapi setiap bulan. Rencana kerja
bulanan ini digunakan untuk semua kegiatan tanaman, yaitu : Pembibitan , penanaman baru,
pemeliharaan tanaman dan panen.
RKB menunjukan volume kerja, kebutuhan tenaga kerja, material dan penunjang lainya.
Sumber data dri Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan kondisi lapangan yang dihadapi.
Ukuran kertas = kuarto, bila 1 halaman masih tidak cukup dapat ditambahkan sebanyak yang
diperlukan.
Dibuat 3 rangkap (asli + 2 tembusan) untuk didistribusikan sbb ;

- ke 1 untuk Regional Control.
- ke 2 untuk Manager, diarsipkan dikantor kebun.
- ke 3 untuk Arsip Divisi.
Dibuat oleh Asisten (dibantu Kerani) setiap awal bulan untuk kegiatan yang akan dikerjakan bulan
berikutnya.
Pengisian dengan ketikan dilakukan sbb :
1. Kebun = nama kebun ybs.
2. Bulan = bulan dan tahun pelaksanaan kerja yang direncanakan.
3. Divisi = nomor divisi atau nama kontraktor utama areal ybs.
4. No.perkiraan = Nomor perkiraan untuk jenis pekerjaan yang direncanakan
5. Jenis pekerjaan = jenis pekerjaan yang direncanakan, disesuaikan dengan
nomor perkiraan.
6. Volume kerja :
- Jumlah = Jumlah volume kerja yang direncanakan..
- Unit = Satuan Volume kerja, dapat berupa pokok, Ha, Mtr, Kg,ton
dll.
7. HK dibutuhkan : (HK = Hari Karyawan).
- HK/Unit = Standar HK per satuan volume kerja.
- Jumlah HK = Jumlah volume kerja x HK/unit.
8. Material / penunjang :
- Nama = Nama material/ penunjang yang dibutuhkan , dapat berupa
bahan, alat kerja, kendaraan angkutan, dll.
- Jumlah = Jumlah material /penunjang yang dibutuhkan.
- Satuan = Satuan material/ penunjang tersebut.
Untuk alat kerja ada nomor perkiraan tersendiri, karena itu tidak dibebankan untuk
masing- masing jenis pekerjaan.
Kendaraan dan alat berat juga memiliki nomor perkiraan tersendiri kecuali untuk
beberapa jenis pekerjaan yang dapat dibebankan langsung.
9. Pelaksana = status pelaksana kerja yaitu SKU, BHL, atau Kontraktor.

10. Jumlah seluruh HK = Penjumlahan dari atas kebawah untuk kolom jumlah HK.
Hasil penjumlahanya dibagi dalam 3 baris yaitu SKU, BHL, kontrak.
11. Dibuat = tanda tangan dan nama Asisten ybs.
12. Disetujui = Paraf Askep, tanda tangan dan nama Manager.
Bila belum ada Askep, maka cukup tanda tangan dan nama manager.
REKAPITULASI RENCANA KERJA BULANAN (RRKB)
Berfungsi untuk merekapitulasi rencana kerja bulanan.

Sumber data dari Rencana Kerja Bulanan.
Ukuran kertas = kuarto, terdiri dari 2 halaman.
Dibuat 3 rangkap (asli + 2 tembusan) untuk dilampirkan ke RKB.
Dibuat setiap awal bulan setelah RKB selesai dibuat.
Pengisian dengan ketikan oleh Kerani Divisi, dilakukan sbb :
1. Kebun = nama kebun ybs.
2. Divisi = nomor Divisi atau nama Kontraktor.
3. Bulan = bulan/ tahun.
1. KEBUTUHAN HARI KARYAWAN
4. Jumlah :
- umlah Hari Karyawan (HK) yang dibutuhkan = Jumlah HK untuk seluruh pekerjaan
(jumlah dri butir 7 + 8 + 9 pada butir 10).
- Jumlah Hari Karyawan (HK) SKU yang tersedia = Jumlah HK SKU tersedia.
- Kelebihan/ kekurangan Hari Karyawan (HK) SKU = Jumlah HK yang dibutuhkan
dikurangi jumlah HK tersedia.
2 PEKERJAAN YANG AKAN DIKERJAKAN.
5. Perk = no perkiraan pekerjasan yang direncanakan, jenis tanaman, nomor Divisi dan
Tahun Tanam tidak dicantumkan.
6. Nama perkiraan = nama perkiraan dari pekerjaan sesuai dengan nomor perkiraan (bukan
nama jenis pekerjaanya ).
7. SKU = Jumlah HK yang direncanakan menggunakan SKU.
8. BHL = Jumlah HK yang direncanakan menggunakan BHL.
9. Kontraktor = Jumlah HK yang digunakan menggunakan Kontraktor.
10. Jumlah = penjumlahan dari atas ke bawah untuk butir 7 , 8, dan 9.
3. KEBUTUHAN MATERIAL DAN PENUNJANG.
11. No. Perk. Barang :

- Nomor perkiraan barang (Nomor Kartu Gudang ) untuk barang yang direncanakan
untuk digunakan.
- Nomor perkiraan transit kendaraan dan alat berat.
12. Nama/ sfesifikasi Barang = nama dan penjelasan barang tersebut.
13. Jumlah = Jumlah barang yang dibutuhkan menurut Rencana Kerja.
14. Satuan = satuan barang tersebut.
15. Dibuat = tanda tangan dan Asisten yang membuat.
16. Disetujui = Paraf Askep, tanda tangan nama Manager ybs.
RENCANA KERJA HARIAN (RKH

Formulir ini berfungsi untuk mengatur rencana kegiatan kerja divisi yang akan dilakukan setiap
hari.
Pada hakikatnya RKH ini merupakan instruksi Harian karena dibuat hari ini untuk dilaksanakan
pada hari berikutnya.
Sumber data dari Rencana Kerja Bulanan, Laporan Harian Mandor Pelaksanaan dan keadaan
Lapangan yang diperiksa sebelumnya.
Ukuran kertas = kuarto. Bila tidak cukup dapat ditambah dengan formulir yang sama.
Dibuat 2 lembar untuk didistribusikan sbb ;
- ke 1 = untuk Askep.
- Ke 2= untuk kantor divisi yang akan digantungkan pada papan
kerja. Tujuanya adalah agar mudah dilihat oleh para petugas yang
memerlukan.. Dikumpulkan sampai 1 minggu pada gantungan
tersebut (Senin s/d Sabtu atau Minggu) kemudian diarsipkan.
Dibuat oleh Asisten Divisi setiap hari kerja selambat- lambatnya 1 hari sebelum hari pelaksanaan
kerja.
Pengisian dengan tulisan tangan dilakukan sbb :
1. Kebun = Nama kebun ybs.
2. Tanggal= Tanggal pelaksanaan kerja.
3. Divisi = dengan nomor divisinya.
4. Nomor perkiraan = Nomor perkiraan dari kegiatan yang
direncanakan
5. Jenis Pekerjaan = Jenis pekerjaan yang direncanakan untuk
dilaksanakan .
6. Blok :
- No = Nomor blok yang akan dikerjakan.
- Luas = Luas blok yang akan dikerjakan.
5. Blok :
7. Volume kerja :
- Jumlah = volume kerja yang direncanakan.
- Unit = satuan volume kerja tersebut (ha,mtr,kg,dll)
8. Hari Karyawan (HK) = Jumlah HK yang dibutuhkan.

9. Bahan :
- Nama = Nama bahan yang akan digunakan.
- Jumlah = Jumlah bahan yang akan digunakan.
- Satuan = Satuan bahan tersebut.
10. Nama pengawas = nama pengawas/ Mandor yang akan mengawasi
Kegiatan.
11. Jumlah = Penjumlahan dari atas kebawah penggunaan tena-
g kerja.
12. Dibuat = Tanda tangan dan nama Asisten ybs.

BERITA ACARA PEMERIKSAAN PEKERJAAN (BAPP)

Berfungsi sebagai pernyataan bersama antara pihak kebun/pengusaha dengan pihak Kontraktor
tentang volume dan mutu hasil kerja Kontraktor sesuai dengan yang diteapkan dalam kontrak/SPK
ybs.
BAAP ini sekaligus berfungsi sebagai dasar untuk mengajukan permohonan pembayaran.
Sumber data dari :
- SPK /Kontrak untuk data nama Kontraktor. Nama Kontraktor dan
volume Kontrak.
- Hasil pemeriksaan langsung kelapangan oleh pengurus kebun
(Manager bersama Staff) bersama pihak Kontraktor. Data
pemeriksaanya adalah : Tanggal, jenis pekerjaan, hasil kerja, dll.
Ukuran kertas = kuarto. Dibuat 4 rangkap (asli + 3 tembusan) dengan kertas yang berlainan
warnanya dan didistribusikan sbb :
- ke 1 untuk Kontraktor, dilampirkan ke permohonan pembayaran.
- ke 2 untuk VP agronomi/ Region Controller.
- ke 3 untuk kantor kebun.
- ke 4 untuk Kontraktor.
Dibuat KTU berdasarkan hasil pemeriksaan untuk tiap periode pemeriksaan.

1. Pada hari ini = nama hari pemeriksaan.
2. Tanggal = tanggal pemeriksaan.
3. Kebun = nama kebun proyek tsb.
4. Lokasi = nama areal kerja atau nomor divisi/ kode Kontraktor.
5. Kontraktor = nama perusahaan Kontraktor ybs.
6. Kontrak SPK/ No = nomor Kontrak/ SPK ybs.
7. Pemeriksaan ke = untuk pemeriksaan yang keberapa kalinya BAPP ini dibuat.
8. Nomor perkiraan = nomor perkiraan dari pekerjaan yang selesai dan diterima.
9. Jenis pekerjaan = jenis pekerjaan yang seleasai dan diterima s/d BAPP ini.
10. Volume Kontrak.
- Jumlah = jumlah seluruh volume pekerjaan menurut kontrak SPK ybs.
- Unit = satuan volume Kontrak. Dapat berupa : ha, Km, M, atau lainya.
11. Hasil selesai :
- yang lalu = volume pekerjaan yang selesai dan diterima s/d BAPP yang lalu.
- BAPP ini = volume pekerjaan yang selesai dan diterima untuk BAPP ini.
- s/d ini = volume pekerjaan yang selesai dan diterima s/d BAPP ini.
12. % selesai = presentase volume pekerjaan yang selesai dan diterima s/d BAPP ini
dibandingkan dengan volume Kontrak.
13. Keterangan = keterangan lain yang dianggap perlu dan dijelaskan dalam kolom- kolom
lainya, misalnya kondisi pekerjaan yang selesai dan diterima adalah : sedang/ baik /
memuaskan. Juga diisi dengan nomor blok areal tanaman yang diperiksa dalam periode
BAPP ini (bila sudah ada nomor blok).
14. ........................ = nama kebun dan tanggal BAPP ini dibuat.
15. Dibuat oleh = paraf KTU, tanda tangan dan nama Manager, stempel kebun.
16. Pihak Kontraktor = tanda tangan, nama pimpinan dan stempel Kontraktor.
17. Disetujui oleh = tanda tangan dan nama VP Agronomi atau Regional Controller.

PERMOHONAN PEMBAYARAN (PP)

Berfungsi sebagai permintaan pembayaran pihak Kontraktor kepada perusahaan. Angka yang
dimasukan dalam ribuan rupiah penuh ( Rp.000 ).
Sumber data dari Kontrak/ SPK, BAPP bulan ybs dan pembayaran yang lalu.
Ukuran kertas = kuarto dibuat 4 rangkap ( asli + 3 tembusan ) dengan kertas berwarna sesuai
dengan BAPP, dan didistribusikan sbb :
- ke 1 untuk KTU, bersama BAPP asli :
- Untuk yang dibayar oleh Kontraktor Jakarta , maka PP dan BAPP yang asli dikirim ke
Jakarta untuk proses pembayaranya.
- Untuk yang dibayar oleh kebun , maka PP dan BAPP asli dilampirkan kedalam Bukti
Pengeluaran Bank.
- ke 2 untuk VP Agronomi/ Regional Controller.
- ke 3 untuk Kantor Kebun.
- ke 4 untuk Kontraktor.
Dibuat oleh Kontraktor berdasarkan BAPP yang telah disetujui.

1. Kontraktor = nama Kontraktor ybs.
2. Kontaktor/ SPK No = nomor kontrak SPK ybs.
3. Kebun = nama kebun / proyek ybs.
4. Lokasi = lokasi (divisi) pekerjaan yang sedang/ sudah dilakukan.
5. Pembayaran ke = pembayaran keberapa tagihan ini untuk Kontrak/ SPK yang bersangkutan.
6. BAPP tanggal = tanggal BAPP yang dil;ampirkan untuk tagihan ini.
7. Nomor Perkiraan = nomor perkiraan untuk jenis pekerjaan yang ditagih s/d tagihan ini.
Nomor perkiraan ini diisi oleh kebun.
8. Jenis Pekerjaan = jenis pekerjaan yang ditagih s/d tagihan ini sesuai dengan Kontrak/ SPK
ybs.
9. Harga Kontrak = jumlah harga yang tercantum dalam Kontrak/ SPK untuk setiap jenis
pekerjaan ( bukan harga satuan ).
10. % selesai = besar presentase seluruh pekerjaan yang telah selesai dan diterima baik sejak
awal s/d periode tagihan ini menurut hasil pemeriksaan.
11. Sudah dibayar :
-% = besar presentase seluruh pembayaran s/d pembayaran yang lalu setelah
dipotong retensinya.
- Rp = Jumlah Rupiah seluruh pembayaran s/d pembayaran yang lalu setelah dipotong
retensinya.
12. Tagihan ini :
-% = besar presentase pembayaran yang ditagih sebelum dipotong retensin untuk
tagihan periode ini.
- Rp = Jumlah rupiah pembayaran yang ditagih sebelum dipotong retensi untuk
tagihan periode ini.
13. Jumlah = penjumlahan dari atas kebawah untuk kolom- kolom Rupiah.
14. Dikurang Retensi = besar prosentase dan jumlah rupiah dari retensi yang akan dikenakan
terhadap pembayaran ini.
15. Dikurangi potongan = jumlah rupiah potongan yang dikutip dari jumlah rincian potongan
(butir 18).
16. Jumlah tagihan ini = jumlah rupiah yang akan dibayar untuk tagihan ini, yaitu jumlah dari
butir 13 dikurangi butir 14 dan 15.
17. Terbilang = sebutan untuk angka dalam jumlah tagihan ini.

18. Rincian potongan = pemotongan – pemotongan yang dapat terjadi selama periode penagihan
adalah : pemakaian bahan, penyimpangan mutu, kerusakan yang terjadi, pinjaman, dll.
– DN No = nomor debet nota dari potongan tersebut.
– Rp = Jumlah rupiah dari Debet nota ybs.
– Jumlah = jumlah seluruh pemotongan untuk periode tagihan ini.
19. Retensi s/d retensi ini = jumlah rupiah seluruh retensi yang masih ditahan (belum dibayar)
termasuk retensi dari tagihan ini.
20. Pembayaran s/d tagihan ini = jumlah seluruh rupiah yang sudah dibayar termasuk tagihan ini
akan dibayar.
21. ................... = nama kebun/ proyek dan tanggal permohonan pembayaran ini dibuat
kontraktor ybs.
22. Pihak Kontraktor = tanda tangan, nama pimpina dan stempel perusahaan kontraktor ybs.
23. tgl = tanggal diperiksa dan disetujui pengurus kebun/ proyek.
24. Disetujui = paraf KTU tanda tangan dan nama Manager serta stempel kebun.
25. Diketahui = tanda tangan dan nam Regional Control.

LAPORAN HARI KARYAWAN (HK)

Formulir ini sebagai pengganti laporan kegiatan non tanaman, berfungsi untuk mencatat
penggunaan seluruh hari Karyawan (HK) ditiap divisi.
Ukuran kertas = kuarto dibuat 2 rangkap dengan distribusi sbb :
- ke 1 untuk kantor besar.
- ke 2 arsip divisi.
Sumber data dari daftar Absensi.

Diisi dengan tulisan tanga oleh kerani divisi dengan cara sbb :
1. Divisi = nomor divisi ybs.
2. Tanggal = tanggal kegiatan tersebut dilakukan.
3. Nomor perkiraan = nomor perkiraan dari kegiatan yang dilakukan.
- Kusus untuk kegiatan tanaman hanya diisi nomor perkiraan utama saja, karena
secara terperinci sudah ada laporan pemeliharaan pembibitan, Laporan Harian
Devisi (LC), Laporan Ppemeliharan Tanaman dan Daftar Absensi Panen.
- Untuk kegiatan non tanaman diisi terinci karena tidak ada data lain yang
mendukung.
4. Jenis pekerjaan/ keterangan = jenis pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan nomor
perkiraanya.
- Untuk kegiatan tanaman cukup ditulis :
Pembibitan, Tanaman Baru, Pemeliharaan Tanaman, Panen.
- Untuk kegiatan non tanaman diisi terinci : Mandor 1, Mandor Bibitan, Mandor LC,
Mandor Pemeliharaan Tanaman, Mandor Panen, Kerani Panen, Kerani Transport,
Kerani Devisi, Tukang Kebun, Pelayan, Opas, Jaga Malam, Jaga Bayi, dll.
- Untuk yang absen kusus SKU, berdasarkan status kehadiran S, P1, P3 , M, C.
5. SKU Bulanan, SKU Harian, BHL, BHL (*) = masing- masing golongan diisi jumlah HK
nya.
Untuk Hi = Jumlah Hari Ini.
S/d Hi = Akumulasi sampai dengan hari ini dalam bulan tersebut.
Kemudian seluruhnya dijumlah masing- masing untuk Hari ini dan s/d Hari ini di kolom
jumlah.
6. Jumlah = penjumlahan dari atas kebawahuntuk hari karyawan yang aktif pada hari
pelaporan tersebut.
Penjumlahan keseluruhan hari karyawanyang aktif dan yang tidak aktif pada hari
pelaporan tersebut.
7. Dibuat = para kerani devisi, tanda tangan dan nama Asisten Devisi.
BHL (*) = SKU Harian yang bekerja diluar jam dinas dan dibayar dengan HK, bukan
dengan lembur.

Prosedur Administrasi Agronomi Umum

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Prosedur Administrasi Agronomi Umum

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PROSEDUR ADMINISTRASI TANAMAN

A. PROSEDUR ADMINISTRASI AGRONOMI UMUM

CILIANDRA PERKASA GROUP