PROSEDUR ADMINISTRASI

PANEN
KELAPA
SAWIT

CILIANDRA PERKASA GROUP

CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : I/1

REVISI KE : II : PENJELASAN UMUM TERBIT : JUNI 1992

Dalam administrasi panen akan diuraikan mulai dari persiapan potong buah sampai buah
dikirim ke pabrik.
TANAMAN MENGHASILKAN
Dalam uraian ini yang dimaksud dengan tanaman menghasilkan untuk pokok kelapa sawit
adalah tanaman yang sudah menghasilkan buah yang dapat diproses oleh pabrik. Buaj ini
umumnya disebut TBS ( Tandan Buah Segar ).atau FFB ( Fresh Fruit Bunch ).

Pokok TM Panen TBS Angkutan Pengolahan/

Pabrik

Dari bagan diatas dapat dijelaskan :

Pada tanaman kelapa sawit pada masa TM diharapkan mudah memberikan hasil dimana
hasil yang diperoleh tergantung pada cara pemeliharaan terhadap penanaman mulai dari
masa penanaman baru hingga fase tanaman akan direplanting.

Pada masa TM masuk kegiatan panen yaitu pengutipan buah kelapa sawit dengan segala
persyaratanya, Buah hasil panen umumnya disebut TBS yang dikumpulkan di TPH
( Tempat Pengumpulan Hasil ).

Dengan menggunkan jasa pengangkutan / Kontraktor angkutan buah dan atau angkutan
kebun sendiri, TBS dibawa dari lapangan ke pabrik ( pengolahan TBS ).
Umur tanaman mulai menghasilkan TBS tidak sama dan tidak dapat diduga dengan tepat,
namun dapat diperkirakan dengan penyimpangan yang tidak terlalu jauh meleset.
Setelah melalui masa kastrasi ( pembuangan buah angin/ pasir ), tanaman mulai
berproduksi dan umurnya bervariasi antara 4 s/d 5 tahun sejak kecambah.
Masa pembibitan sejak kecambah dapat berkisar antara 10 bulan s/d 2 tahun, kemudian
dimasa TBM dapat berkisar antara 2 s/d 3 tahun.
Pemindahan golongan dari TBM ke dalam TM secara administratif dilakukan pada awal
tahun buku yang juga merupakan tahun awal kalender.
PANEN
Pelaksanaan potong buah ( panen ) dapat dilakukan oleh tenaga kerja SKU dan atau
Kontraktor. Dasar pemikiranya adalah : selama pelaksanaan dapat dilaksanakan oleh
tenaga kerja SKU. Bila tenaga kerja SKU tidak cukup, maka pelaksanaan pane diserahkan
sebagian kepada Kontraktor berdasarkan ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan, baik
yang berlaku untuk tenaga SKU dan ketentuan bagi Kontraktor.
Dalam pelaksanaan panen ini diberlakukan sistem premi bagi bagi tenaga SKU, sedangkan
untuk Kontraktor diberlakuakn sistem kontrak.
Yang dimaksud dengan sistem premi adalah pemberian upah diluar upah harian yang telah
ditentukan , upah tersebut duhutung atas kelebihan hasil kerja dari basis yang telah
ditentukan.
Demi meningkatkan rasa tanggung jawab atau mutu kerja sehubungan dengan pemberian
hak atas premi, maka dibuat suatu sangsi terhadap sistem premi tsb. Adapun sistem premi
maupun denda baik untuk karyawan panen maupun pengawas diatur dengan surat
keputusan tersendiri, dengan mempertimbangkan topographi dan keadaan kebun setempat.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : I/2

REVISI KE : II : PENJELASAN UMUM TERBIT : JUNI 1992

Dalam administrasi panen akan diuraikan mulai dari persiapan potong buah sampai buah
dikirim ke pabrik.
PENGANGKUTAN TBS
Angkutan buah dari lapangan ke pabrik umumnya dilakukan oleh kontraktor angkutan .
Kontraktor tersebut dapat hanya mengontrak angkutan dan dapat sekaligus mengontrak
potong buah.
Pengawasan dilakukan oleh pengawas Transport Buah yang merupakan bawahan dan
bertanggung jawab langsung ke Mandor 1
Pelaksanaan dilakukan denga pengawasan secara langsung terhadap kendaraan
pengangkut TBS sejak berangkat kelapangan untuk mengutip/ memuat buah , menghitung
TBS yang dimuat, menyelesaikan administrasi di kantor Divisi sampai TBS yang diangkut
selesai dibongkar di Loading Ramp.
Kemudian melaporkan seluruh aktifitas angkutan buah tersebut setiap hari kepada
Asisten/ Krani Divisi setelah diperiksa Mandor 1.
Ada juga perkebunan yang jumlah produksinya masih sedikit dan tidak memiliki pabrik
sendir, melakukan pengangkutan buah denga truk pengangkut milik perkebunan sendiri,
sedangkan bila kekurangan kendaraan dipenuhi dengan menggunakan jasa kontraktor
angkutan.

Untuk melaksanakan kegiatan panen dibuat Rencana Kerja berdasarkan Rencana anggaran
Belanja dan Kondisi dilapangan setiap akhir tahun untuk tahun berikutnya.
Rencana kerja dibuat untuk tahunan, bulanan dan harian, dalam membuat rencana kerja ini
Asisten dibantu oleh Krani Divisi dan seksi adm produksi/ tanaman.
Dalam pembuatan Rencana Kerja ini tidak lepas dari hasil/ produksi tahun lalu sebagai
pembanding dan perkiraan cuaca pada tahun berjalan dan untuk tahun berjalan dan untuk
tahun mendatang, diharapkan produksi dan rencana kerja yang diperkirakan kan
mendekati kenyataan yang ada.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/1

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

Disini disajikan sarana Administrasi Panen TBS dikhususkan agronomi saja, terpisah dari
administrasi pengupahan, pembelian dan persediaan yang akan dijelaskan dalam buku
prosedur administrasi masing- masing.
Dan sarana Administrasi agronomi yang sifatnya umum disajikan tersendiri di dalam
Administrasi Prosedur Agronomi Umum.
Dengan diterbitkanya Buku Pedoman Administrasi dalam bentuk baru ini diharapkan
memudahkan dalam penggunaanya.

Sarana administrasi ini meliputi bentuk- bentuk seperti dibawah ini :

1. Buku ancak Panen.
2. Buku Potong Buah.
3. Notes Potong Buah.
4. Serah Terima Buah.
5. Surat Pengantar Buah.
6. Laporan Pengiriman Buah.
7. Laporan Pemungutan Buah Kelapa Sawit.
8. Laporan Bulanan Panen.
9. Pusingan Potong Buah.
10. Pemeriksaan Mutu Panen.
11. Buku Kutip Brondolan SKU.
12. Buku Kutip Brondolan BHL.
13. Data Harian Panen.
14. Rekapitulasi Data Harian.

Sarana administrasi lainya yang ada kaitanya dengan administrasi pembibitan adalah :
1. Rencana Kerja Tahunan. – Lihat Prosedur Administrasi agronomi Umum.
2. Rencana Kerja Bulanan. – Lihat Prosedur Administrasi agronomi Umum.
3. Rekapitulasi Rencana Kerja Bulanan. – Lihat Prosedur Administrasi agronomi
Umum.
4. Rencana Kerja Harian. – Lihat Prosedur Administrasi agronomi Umum.
5. Daftar Absensi. – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
6. Laporan Harian Karyawan. – Lihat Prosedur Administrasi Personalia.
7. Laporan Premi Panen. – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
8. Laporan Premi Kutip Brondolan. – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
9. Daftar Upah Kutip Brondolan. – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
10. Kebutuhan Barang Bulanan. – Lihat Prosedur Administrasi Persediaan.
11. Bon Pengeluaran (BP). – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
12. Kartu Gudang Divisi. – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
13. Buku Pemakaian alat Kerja. – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
14. Bon Permintaan Barang (BPB). – Lihat Prosedur Administrasi Pengupahan
15. Laporan Kegiatan Bulanan Divisi. – Prosedur Pelaporan Divisi.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/2

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

BUKU ANCAK PANEN

Formulir ini nerupakan bentuk baru, berfungsi sebagai alat kontrol terhadap pelaksanaan
panen dan khusus untuk mencatat keadaan ancak panen dari setiap pemanen oleh Mandor
Panen dan dibawah pengawasan Mandor 1.

Sumber data dari hasil pemeriksaan ancak panen dilapangan pada hari tsb.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Mandor Panen setiap hari dengan cara sbb :
1. Tanggal = tanggal pelaksanaan panen,
2. Divisi = nomor divisi.
3. NIK = nomor induk karyawan.
4. Nama pemanen = nama- nama pemanen yang dilaksanakan panen/ potong
buah.
5. Tahun tanam = tahun tanam areal yang dipanen.
6. No.Blok = nomor blok areal yang dipanen.
7. Salah panen/ denda = kesalahan panen yang dilakukan oleh pemanen.
T = Jumlah buah masak tidak dipotong.
L = Jumlah buah sudah dipotong tidak diangkut ke TPH.
P = Kesalahan Pemotongan dan peletakan pelepah.
Brondolan dll = kesalahan tentang keadaan brondolan dan kesalahan
lainya.
8. Pusingan ke = pusingan panen ke berapa pada bulan tsb untuk pan –
nen ini.
9. Luas panen = luas areal panen pada hari tsb.
10. Dibuat = tanda tangan dan nomor mandor panen yang mengisi
buku ancak panen.
11. Disetujui = tanda tangan dan nama Mandor 1 yang memeriksa.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/3

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

BUKU POTONG BUAH

Formulir ini berfungsi untuk mencatat hasil potong buah dari setiap pemanen dilapangan
setiap hari panen, berdasarkan jumlah pemanen yang dibawahi setiap Krani Panen dan
dibawah pengawasan Mandor 1
Sumber data dari hasil penghitungan di Tempat Pemungutan Hasil ( TPH ) dan Buku
ancak Panen dari Mandor.
Ukuran kertas = kuarto , dibuat 1 lembar berupa lembaran lepas dan setelah komputerisasi
berjalan dibuat 2 rangkap , dan didistribusikan sbb :
- lembar ke 1 dikirim ke kantor besar sebagai data input komputer.
- lembar ke 2 untuk arsip divisi.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Krani Panen setiap hari dengan cara sbb :
1 Tanggal = tanggal pelaksanaan panen.
2 Divisi = nomor divisi.
3 Nomor mandor panen = nama mandor panen dari pemanen yang dihitung hasil
panen nya.
4 NIK = nimor induk karyawan.
5 Nama Pemanen = nama- nama pemanen yang melaksanakan panen/ potong
buah.
6 Tahun tanam = tahun tanam areal yang dipotong.
7 Janjang di TPH = jumlah janjang TBS hasil masing- masing pemanen yang
dapat berada dibeberapa nomor TPH , misalnya ada di 3 TPH ( TPH No: 3/20,
4/22, 5/23. Keterangan : 3/20:3 = nomor TPH, 20 = jumlah janjang ( jumlah
total = 66 jj ).
8 Normal = jumlah janjangan buah normal/ baik yang akan dikirim ke pabrik.
9 Salah panen =
- M = jumlah janjangan buah mentah yang dipotong pemanen.
- T = jumlah buah masak tidak dipotong pemanen.
- L = jumlah buah sudah dipotong tidak diangkut ke TP, untuk buah
mentah selain dikenakan denda L tetap dikenakan denda M.
- G = - jumlah buah yang bergagang panjang / tidak dipotong rapat.
- jumlah buah tidak diletakan di TPH.
- P = denda memotong/ susun pelepah.
- Rp = Denda yang digunakan selain denda tsb diatas, antara lain :
- Brondolan tidak dikutip = tidak bersih atau dibuang ke ga-
wangan dan denda lainya.
.
10 Sampah = jumlah janjang buah sampah yang dipotong dan diangkut ke TPH.
11 Pendapatan/ netto = yaitu jumlah yang akan digunakan sebagai dasar
perhitungan premi.
12 Basis = jumlah janjang basis borong menurut peraturan panen yang berlaku.
13 Pusingan = pusingan ke berapa dalam bulan tsb untuk panen ini.
14 Luas = luas areal (ha) yang dapat dipanen pada hari tsb oleh satu mandoran.
15 Jumlah = penjumlahan dari atas kebawah untuk masing- masing kolom.
16 Dibuat = tanda tangan dan nama krani panen yang bersangkutan.
17 Disetujui = tanda tangan dan nama Mandor 1 yang memeriksanya.
Untuk kebun yang pengutipan brondolanya dengan menggunakan tenaga sendiri,
denda kesalahan pengutipan brondolan tidak dikenakan kepada pemanen, tetapi
dikenakan kepada tenaga pengutip ybs. Dan menggunakan formulirnya tersendiri
disajikan pada Formulir Buku Kutip Brondolan.

Setelah komputerisasi berjalan Buku Potong Buah merupakan data yang dikirim kan
Divisi ke kantor besar setelah diparaf oleh Asisten (data input).
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/4

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

BUKU KUTIP BRONDOLAN SKU

Formulir ini berfungsi untuk mencatat hasil kutip brondolan dari setiap pengutip
dilapangan setiap hari panen, berdasarkan jumlah pengutip yang dibawahi setiap
pengawas/ mandor dan dibawah pengawasan Mandor 1
Sumber data dari perhitungan di Tempat Penghitungan Hasil ( TPH ) dan Buku Ancak
Panen dari mandor.
Ukuran kertas = kuarto, dibuat 1 lembar berupa lembaran lepas dan setelah komputerisasi
berjalan dibuat 2 rangkap dan didistribusikan sbb :
- lembar ke 1 dikirm ke Kantor Besar sebagai data input komputer.
- Lembar ke 2 untuk arsip divisi
Diisi dengan tulisan tangan oleh Pengawas setiap hari dengan cara sbb :
1. Tanggal = tanggal pelaksanaan panen.
2. Divisi = nomor divisinya.
3. Basis borong = diisi dengan jumlah basis kg kutip brondolan sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
4. No = nomor urut.
5. Nik = nomor induk karyawan yang bersangkutan.
6. Nama pengutip = nama- nama pengutip yang melaksanakanya.
7. No. Blok = nomor blok areal yang di panen.
8. Brondolan di TPH = jumlah brondolan hasil pengutipan per orang yang di
beberapa nomor TPH, misalnya ada di 3 TPH, misalnya ada di 3 TPH (TPH No:
3/150 T1, 4/80K1, 4/150)
Keterangan : 3/10 T1 : 3 = nomor TPH, 150 = kg brondolan, T1 = denda
brondolan tinggal/ tidak dikutip 1 pokok. ( hasil brondolan = 380 kg )
Untuk denda K dalam satuan goni/ tumpukan, denda L dalam satuan goni/
tumpukan dan denda lainya.
9. Hasil/ kg = - jumlah kg brondolan yang dikutip pada hari ini.
- jumlah kg brondolan yang dikutip sampai dengan hari ini.
10. Premi lebih / Rp = premi yang didapat dari hasil lebih basis borong.
11. Denda kesalahan/ Rp.
- T = diisi dalam besaran rupiah untuk denda brondolan tinggal/
tidak dikutip bersih.
- K = diisi dalam besaran rupiah untuk denda brondolan tidak ber-
sih, bercampur tanah, pasir, dll.
- L = diisi dalam besaran rupiah untuk denda brondolan yang dile-
Takan tidak pada tempatnya.
- LL = denda yang dikenakan selain denda tersebut diatas.
12. Premi rajin = premi kerajinan yang diberikan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
13. Sisa premi/ Rp = premi yang diterima pengutip pada hari ini dan akumulasinya s/d
hari ini.
14. Jumlah = untuk kolom dari atas kebawah yang dapat dijumlahkan.
15. Dibuat = tanda tangan dan nama pengawas yang bersangkutan.
16. Disetujui = diperiksa dan ditanda tangani Asisten, setelah lebih dahulu diperiksa
dan diparaf Mandor 1.
Setelah komputerisasi berjalan Buku Kutip Brondolan merupan data yang dikirimlan
Divisi ke Kantor Besar ( Data Input ).
CILIANDRA PERKASA GROUP
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/5

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

BUKU KUTIP BRONDOLAN BHL

Formulir ini berfungsi untuk mencatat hasil kutip brondolan dari setiap pengutip
dilapangan setiap hari panen, berdasarkan jumlah pengutip yang dibawahi setiap
pengawas/ mandor dan dibawah pengawasan Mandor 1
Sumber data dari perhitungan di Tempat Penghitungan Hasil ( TPH ) dan Buku Ancak
Panen dari mandor.
Ukuran kertas = kuarto, dibuat 1 lembar berupa lembaran lepas dan setelah komputerisasi
berjalan dibuat 2 rangkap dan didistribusikan sbb :
- lembar ke 1 dikirm ke Kantor Besar sebagai data input komputer.
- Lembar ke 2 untuk arsip divisi
Diisi dengan tulisan tangan oleh Pengawas setiap hari dengan cara sbb :
1. Tanggal = tanggal pelaksanaan panen.
2. Divisi = nomor divisinya.
3. Basis kerajinan = diisi dengan jumlah ke basis kutip brondolan sesuai dengan
ketentuan untuk mendapatkan premi kerajinan.
4. No = nomor urut.
5. Nama pengutip = nama- nama pengutip yang melaksanakanya.
6. No. Blok = nomor blok areal yang di panen.
7. Brondolan di TPH = jumlah brondolan hasil pengutipan per orang yang di
beberapa nomor TPH, misalnya ada di 3 TPH, misalnya ada di 3 TPH (TPH No:
3/150 T1, 4/80K1, 4/150)
Keterangan : 3/10 T1 : 3 = nomor TPH, 150 = kg brondolan, T1 = denda
brondolan tinggal/ tidak dikutip 1 pokok. ( hasil brondolan = 380 kg )
Untuk denda K dalam satuan goni/ tumpukan, denda L dalam satuan goni/
tumpukan dan denda lainya.
8. Hasil/ kg = - jumlah kg brondolan yang dikutip pada hari ini.
- jumlah kg brondolan yang dikutip sampai dengan hari ini.
9. Denda kesalahan/ Rp.
- T = diisi dalam besaran rupiah untuk denda brondolan tinggal/
tidak dikutip bersih.
- K = diisi dalam besaran rupiah untuk denda brondolan tidak ber-
sih, bercampur tanah, pasir, dll.
- L = diisi dalam besaran rupiah untuk denda brondolan yang dile-
Takan tidak pada tempatnya.
- LL = denda yang dikenakan selain denda tersebut diatas.
10. Premi kerajinan = besarnya rupiah yang didapat untuk kerajinan sesuai dengan pe
raturan yang telah ditetapkan.

11. Upah/Rp = - Upah yang diterima pengutip pada hari ini.

- dan akumulasinya s/d hari ini.
12 Jumlah = untuk kolom dari atas kebawah yang dapat dijumlahkan.
13. Dibuat = tanda tangan dan nama pengawas yang bersangkutan.
14. Disetujui = diperiksa dan ditanda tangani Asisten, setelah lebih dahulu diperiksa
dan diparaf Mandor 1
Setelah komputerisasi berjalan Buku Kutip Brondolan merupan data yang dikirimlan
Divisi ke Kantor Besar ( Data Input ).
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/6

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

NOTES POTONG BUAH

Formulir ini berfungsi sebagai sarana pencatatan hasil panen sekaligus perhitungan premi
per pemannen.

Ukuran kertas = ½ kuarto, dijilid berupa block note, cover dibuat dari kertas tebal,
misalnya koran manila.
Tiap buku berisi lembaran yang cukup untuk 6 bulan, tiap bulan terdiri dari 3 lembar,
lembar pertama untuk tangal 1 s/d 10, lembar ke dua untuk tanggal 11 s/d 20, lembar ke
tiga untuk tanggal 21 s/d 31. Dengan demikian 1 buku berisi 18 lembar.
Tiap pemanen memperoleh 2 buku untuk 1 tahun, buku 1 berisi untuk bulan ganjil yaitu
Januari, Maret, Mei, Juli, September, Nopember. Buku ke 2 berisi untuk bulan genap :
Februari, april, Juni, Agustus, Oktober, Desember.

Sumber data dari buku potong buah.

Diisi dengan tulisan tangan setiap sore oleh Krani panen dengan cara sbb :
1. Bulan = nama bulan pelaksanaan panen.
2. Mandor = nama mandor panen ybs.
3. Krani = nama krani panen ybs.
4. Tanggal = tanggal pelaksanaan panen.
5. Blok = nomor blok yang dipanen.
6. Hasil Panen ( JJ ), berisi tentang :
P/N ( Pendapatan/ Netto ) =
- Pendapatan ( versi Sumur 1990 ) yaitu jumlah janjang normal + mentah
+ sampah.
- Netto ( versi diluar Sumut 1990 ) yaitu jumlah janjang bruto ( normal +
mentah + sampah ) dikurangi jumlah janjang denda.

7. Basis = jumlah janjang yang ditetapkan sebagai dasar penentuan prestasi

karyawan.
8. Lebih = P/N – basis.
9. Premi ( Rp ) = premi yang diberikan berdasarkan hasil panen terdiri :
- Basis = jumlah rupiah premi untuk pencapaian basis.
- Lebih = jumlah rupiah premi untuk yang melebihi basis.
- Jumlah = jumlah rupiah Basis + Lebih.

10. Denda ( Rp ) = denda yang dikenakan berdasarkan hasil panen terdiri :

- M = Mentah, jumlah rupiah untuk denda buah mentah.
- LL = jumlah rupiah untuk denda lainya.
11. Sisa Premi ( Rp ) = premi pemanen dengan perhitungan :
Jumlah Premi ( Rp ) – Denda ( Rp ).

12. Pinjaman ( Rp ) = denda yang tidak bisa dibayarkan karena tidak mendapat
premi pada hari tsb ( hutang ).
13. Jumlah dibayar ( Rp ) :
Jumlah premi yang diterima pemanen ( butir 10 – 11 ).
14. Penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom yang dapat dijumlahkan.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/7

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

SERAH TERIMA BUAH

Kebun : 1 No.Pol Truk : 3

SERAH TERIMA BUAH

Divisi : 2 No : 4 Tgl : 5 Jam : 6

Tahun No Jumlah Taksasi Krani

Tanam Blok Janjang Kg

11

( ………………. )

Supir

( ………………. )

PANEN 04

SERAH TERIMA BUAH

Formulir ini digunakan kebun yang belum memiliki pabrik, berfungsi sebagai Surat
Pengantar dari Lapangan ke Kantor Divisi atau dari lapangan ke pool angkuan, atau dari
Kantor Divisi ke pool angkutan / Kantor Besar dan dari pool angkutan/ Kantor Besar
berdasarkan Serah Terima Buah akan dibuat Surat Pengantar Buah .

Ukuran kertas = ¼ folio dibuat 2 lembar, asli untuk pool angkut kantor besar, tembusan
untuk kantor divisi.
Sumber data dari penghitungan TBS yang dikirim. Iisi dengan tulisan tangan oleh Krani
panen atau pengawas transport buahatau krani divisi untuk tiap trip angkutan TBS dengan
cara sbb :
1. Kebun = nama kebun ybs.
2. Divisi = nomor divisinya.
3. No Pol Truk = nomor polisi truk angkutan ybs.
4. No = nama STB tsb.
5. Tgl = tanggal pelaksanaan angkutan.
6. Jam = jam keberangkatan angkutan dari tempat STB ini dibuat.
7. T. Tanam = Tahun tanam areal asal TBS di panen.
8. No Blok = Nomor blok areal asal TBS di panen.
9. Jumlah janjang = jumlah TBS yang diangkut.
10. Taksasi Kg = jumlah Kg buah yang diangkut menurut taksasi produksi yang
bersangkutan.
11. Krani = ditanda tangani dan dicantumkan nama krani yang membuat serah
terima buah ini.
12. Supir = ditanda tangani dan dicantumkan nama supir yang mengangkut TBS
tersebut.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/8

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

SURAT PENGANTAR BUAH

Formulir ini berfungsi untuk surat pengantar buah untuk :
- Pengiriman dari divisi ke pabrik masih dalam lingkup kebun sendiri,
merupakan pengganti dari PBOF.
- Oleh kebun dari PT yang belum memiliki pabrik ke pabrik PT lain
tetapi masih dalam lingkup group, dengan sumber data dari serah terima
buah.

Ukuran kertas = ½ kuarto dibuat 3 lembar untuk setiap pengiriman dengan didistribusikan
sbb :
- ke 1 untuk Kantor Pabrik penerima setelah ditanda tangani petugas pabrik penerima
serta dilampirkan Kartu Timbangan.
- ke 2 untuk Transportir setelah ditanda tangani oleh petugas pabrik penerima serta
dilampirkan Kartu Timbangan ( diberikan setelah pihak transportir menyerahkan
Kartu Timbangan ke Kantor Kebun Pengirim ).
- ke 3 untuk Kantor Kebun pengirim ( tidak ikut dikirim ke pabrik ) dan akan dilengfkapi
dengan Kartu Timbangan dari pabrik melalui pihak transportir / supir.
Untuk pengiriman buah dalam lingkup kebun dibuat 2 lembar saja:
- ke 1 untuk Kantor Pabrik penerima setelah ditanda tangani oleh petugas pabrik ke
penerima serta dilampirkan Kartu Timbangan.
- ke 2 untuk Kantor Divisi/ arsip Divisi.

Diisi dengan tulisan tangan atau diketik oleh Krani Divisi untuk pengiriman buah dalam
lingkungan kebun dan untuk pengiriman buah antar kebun diisi oleh petugas expedisi
dengan cara sbb :
1. PT = dicatat dengan nama PT Perkebunan ybs.
2. Kebun = dicetak dengan nama kebun ybs.
3. Kepada Yth = nama PT pemilik yang dituju dan alamat pabrik tsb.
4. No. = nomor surat pengantar dengan ketentuan sbb :
XXX/ XXX / XX /XX/ XXXX = nama kebun pengirim.
XXX/--- / -- / -- / ---- / = jenis barang yang dikirim.
--- / --- / --- / XX / --- / ---- = tahun pengiriman.
----/ ----/ --- / -- /XX / ----- = bulan pengiriman
----/ ----/ --- / -- /-- /XXXX = nomor urut surat.
5. No Pol Truk = nomor polisi truk yang diangkut.
6. Divisi = nomor divisi asal TBS.
7. Tahun Tanam = tahun tanam asal TBS tsb di panen.
8. No Blok = no blok asal TBS tersebut dipanen.
9. Jumlah janjang = jumlah janjang TBS yang dikirim.
10. Berat dikirim = taksasi kg buah yang dikirim.
11. Diisi oleh petugas pabrik penerima untuk ” tgl” dan ”jam” menurut saat
penerimaanya.
12. Diisi ” tgl ” dan ” jam ” keberangkatanya.
- untuk pengiriman dalam lingkup kebun, diisi dan ditanda tangani oleh
krani divisi.
- Untuk pengiriman antar kebun diisi oleh petugas exprdisi kebun
pengirim lalu ditanda tangani dan dicantumlan Estate Manager Kebun
pengirim dan distempel.
13. Tanda tangan pengangkut = ditanda tangani dan dicantumkan nama
penanggung jawab dari transportir atau supir pengangkut.
14. Tanda tangan penerima = ditanda tangani dan dicantumkan nama petugas
pabrik penerima serta stempel bila ada pabrik penerima stempel tsb.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/9

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

LAPORAN PENGIRIMAN BUAH

Formulir ini digunakan untuk laporan harian pengangkutan/ pengiriman TBS dari areal ke
pabrik.
Ukuran kertas = kuarto, bila ruangan yang tersedia tidak cukup, dapat ditmbah dengan
formulir yang sama.
Dibuat 2 lembar dan didistribusikan sbb :
- ke 1 untuk Seksi Administrasi Produksi/ Tanaman/ Kantor Besar.
- Arsip divisi.

Sumber data sari Surat Pengantar Buah dan Kartu Timbangan.

Diisi dengan tulisan tangan oleh Pengawas Transport Buah atau Krani Panen untuk kebun
yang sudah memiliki pabrik dan oleh Seksi administrasi Produksi/ Tanaman untuk kebun
yang belum memiliki pabrik, setiap hari kerja dengan cara pengisian sbb :
1. Tanggal = Tanggal TBS diangkut ke pabrik.
2. Divisi = nomor divisinya.
3. No = nomor urut ke bawah.
4. No.SPB dan No Pol Truk = Nomor Surat Pengantar Buah dan nomor polisi
kendaraan yang mengangkat buah tsb.
5. Tahun Tanam = tahun tanam asal TBS tersebut dipanen.
6. No.Blok = nomor blok areal asal TBS dipanen.
7. Jumlah janjang = jumlah janjang TBS yang diangkut, dibagi pertahun tanam.
8. Timbangan OF netto kg = kg TBS yang diangkut menurut timbangan OF
( Kartu Timbangan OF ).
9. Jumlah = hasil penjumlahan dari atas ke bawah untuk kolom yang dijumlah.
10. Hari ini :
- Trip = jumlah trip yang diangkut pada hari tsb untuk SKU dan
Kontraktor, dan dijumlah.
- Kg = jumlah kg TBS ( timbangan OF ) yang diangkut pada hari tsb
untuk SKU dan Kontraktor, kemudian dijumlah.

11. s/d Hari ini :

- Trip = jumlah trip angkutan s/d hari tsb dalam bulan ybs untuk Sku dan
Kontraktor, kemudian di jumlah.
- Kg = jumlah ke TBS yang diangkut s/d hari tsb dalam bulan ybs untuk
SKU dan Kontraktor kemudian di jumlah.
12. Dibuat = diparaf Pengawas Transport Buah atau Krani Panen, diperiksa dan
ditanda tangani dan dicantumkan nama Asisten Divisi. Ini untuk kebun yang
memiliki pabrik sendiri. Diparaf seksi Administrasi Produksi/ Tanaman dan
ditanda tangani KTU untuk kebun yang belum/ tidak memiliki pabrik.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/10

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

LAPORAN PEMUNGUTAN BUAH KELAPA SAWIT

Formulir ini digunakan untuk melaporkan buah kelapa sawit yang dipanen pada hari tsb.
Ukuran kertas = folio, dapat terdiri dari 1 halaman. Dibuat 2 lembar yang aslinya dikirim
ke Seksi Adminintrasi Produksi/ Tanaman dan tembusanya untuk arsip Divisi ybs. Sumber
data dari Laporan Pengiriman Buah dan Buku Potong Buah.
Diisi dengan tulisan tangan setiap hari oleh Krani Divisi dengan cara sbb :
1. Tanggal = tanggal pelaksanaan panen.
2. Divisi = nomor divisinya.
3. Tahun Tanam = tahun tanam areal yang dipanen.
4. No. Blok = nomor blok areal yang dipanen.
5. Panen Hari ini :
- Tanggal = tanggal pelaksanaan panen.
- HK = jumlah HK yang digunakan pada hari tsb untuk melaksanakan panen pada
blok yang dipanen. Untuk areal yang dipanen Kontraktor. Kolom ini tidak perlu
dijumlah HK nya atau diisi menurut jumlah HK standart.
- Janjang = jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing- masing blok pada hari
tsb.
- Jumlah kg = jumlah kg TBS yang dipanen dari masing –masing blok pada hari tsb
menurut menurut taksasi divisi untuk kolom ” divisi ” dan menurut Kartu
Timbangan untuk kolom ”OF”.
- BJR = berat rata- rata perjanjang pada hari tsb menurut taksasi divisi untuk kolom
”Divisi” dan menurut Kartu Timbangan untuk kolom ”OF”.
6. Panen s/d Hari ini :
- HK = diisi seperti pada HK pada butir 5 s/d hari ini dalam bulan ybs.
- Janjang = jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing- masing blok pada hari
tsb dalam bulan ybs.
- KG = jumlah kg TBS yang dipanen dari masing- masing blok s/d hari tsb
dalambulan ybs menurut timbangan OF.
- Pusingan = jumlah pusingan yang telah dilakukan untuk masing- masing blok s/d
hari tsb dalam bulan ybs.
- Ha = jumlah ha areal blok yang sudah dipanen s/d hari tsb dalam bulan ybs.
Misalnya luas 1 blok = 30 ha dan telah dipanen seluruhnya sampai dengan 3
pusingan, jumlah ha yang dipanen untuk blok tsb adalah 90 ha.
7. Keterangan = keterangan – keterangan lain yang perlu dilaporkan untuk
memperoleh tindak lanjut penyelesaian terutama untuk areal yang mengalami
terlambat potong buah.
8. Jumlah = hasil penjumlahan dariatas kebawah untuk kolom- kolom yang dapat
dijumlahkan.
9. Sisa buah kemarin = jumlah janjang dan junlah kg ( jumlah jj x taksasi BJR ) TBS
yang dipane hari sebelumnya yang belum diangkut ke pabrik.
10. Hasil panen hari ini = jumlah janjang dan jumlah taksasi kg TBS hasil panen hari tsb.
11. Total jumlah buah yang harus diangkut = hasil penjumlahan butir 9 dan 10.
12. Diangkut hari ini ke pabrik = jumlah janjang dan jumlah kg TBS yang diangkut ke
pabrik pada hari tsb.
13. Sisa buah yang belum diangkut = jumlah janjang dan jumlah kg TBS yang belum
diangkut ke pabrik ( masih di TPH- TPH ) pada hari tsb.
Untuk butir 9,10,11,12, dan 13 jumlah- jumlah tersebut dibagi antara hasil panen SKU dan
Kontraktor lalu dijumlahkan pada kolom ” jumlah ”.
CILIANDRA PERKASA GROUP
PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/11

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

14. Uraian umur sisa = jumlah ton sisa buah yang belum diangkut dan diperinci atas
buah yang telah dipanen 1 hari ( yang dipanen pada hari tsb ) 2 hari, 3 hari, 4 hari,
dan lebih dari 4 hari.
15. Dibuat = diparaf Krani Divisi yang membuat laporan ini diperiksa dan ditanda
tangani serta dicantumkan nama Asisten Divisi.
16. Disetujui = ditanda tangani dan dicantumkan nama Askep setelah lebih dahulu
diperiksa.

Catatan :
Untuk memudahkan pengisian setiap blok yang telah selesai dikerjakan perpusingan
datanya dapat diisi ke laporan bulanan sementara dengan pinsil. Jadi untuk pusingan
selanjutnya hanya dilakukan penambahan saja. Setelah tutup bulan dibuat laporan dengan
diketik.

CILIANDRA PERKASA GROUP

PROSEDUR ADMINISTRASI PANEN TBS NO.INDEKS : IV/12

REVISI KE : II : SARANA ADMINISTRASI TERBIT : JUNI 1992

LAPORAN BULANAN PANEN

Formulir ini merupakan revisi dari laporan yang ada, berfungsi untuk melaporkan hasil
panen divisi setiap bulanya dan menjadi bagian dari Laporan Bulanan kegiatan Divisi.

Ukurankertas = double kuarto = dapat terdiri lebih dari 1 halaman.

Dibuat 3 lembar dan dijilid bersama laporan lainya menjadi Laporan Bulanan Divisi.

Sumber data dari laporan pemungutan buah Kelapa Sawit.

Dibuat Krani Divisi dengan ketikan tiap- tiap bulan dengan cara sbb :
Dipisahkan hsil kerja SKU kebun dan tenaga Kontraktor.
1. Divisi = Diisi dengan keterangan nomor Divisi.
2. Bulan = Bulan pelaksanaan Panen.
3. Tahun Tanam = Tahun tanam areal yang dipanen.
4. Blok = nomor blok areal yang dipanen untuk kolom ”No” dan luas blok tsb., untuk
kolom ”luas”.
5. Panen bulan ini diisi untuk kolom Perencanaan ( P ) dan realisasi ( R ).
- HK = Jumlah HK yang digunakan untuk melaksanakan panen pada masing-
masing blok pada bulan tsb.
- Jj = jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing- masing blok dalam bulan tsb
- Kg = jumlah KG TBS yang dipanen dari masing- masing blok dalam bulan tsb.
- BJR = rata- rata kg/ janjang TBS yang dipanen dari masing- masing blok yang
dipanen dalam bulan tsb.
- Pusingan = jumlah pusingan panen untuk masing- masing blok dalam bulan tsb.
6. Panen s/d Bulan ini diisi untuk Perencanan (P) dan realisasinya (R) :
- HK = Jumlah HK yang digunakan untuk melaksanakan panen pada masing-
masing blok s/d bulan tsb dalam tahun berjalan.
- Jj = jumlah janjang TBS yang dipanen dari masing- masing blok s/d bulan tsb
dalam tahun berjalan.
- Kg = jumlah KG TBS yang dipanen dari masing- masing blok s/d bulan tersebut
dalam tahun berjalan.
- BJR = rata- rata kg/ janjang TBS yang dipanen dari masing- masing blok yang
dipanen s/d bulan tsb dalam tahun berjalan.
- Pusingan = jumlah pusingan panen yang telah dilaksanakan untuk masing- masing
blok s/d bulan tsb dalam tahun berjalan.
- Ton/Ha = hasil panen (ton) per ha s/d bulan ini.

7. Jumlah = hasil penjumlahan hasil dari atas ke bawah untuk masing- masing kolom
yang dapat dijumlahkan.
8. Dibuat = tanda tangan dan nama Asisiten ybs.
9. Disetujui = tanda tangan Asisten Kepala.
Setelah komputerisasi berjalan, laporan ini dapat dihasilkan oleh komputer.