SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PEMBELIAN

DAN PENJUALAN BARANG PADA

PT. BINA SAN PRIMA
DEPOK

Nama Kelompok :

 ABDUL MUAFI ALIF ZAENI (12154909)

 LUTFI NUR HUDA (12152324)
 ROBBY SETIAWAN (12154037)

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika
Cibitung
2017
 PERSETUJUAN PROPOSAL

KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP)

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5B.38

(Walim, S.Kom)

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah, Sang Maha Pencipta dan Pengatur Alam Semesta, berkat
Ridho Nya, penulis akhirnya mampu menyelesaikan laporan kkp yang berjudul "Sistem
Informasi Manajemen Pembelian dan Penjualan Barang pada PT. BINA SAN PRIMA
Depok".

Dalam menyusun makalah ini, tidak sedikit kesulitan dan hambatan yang penulis alami,
namun berkat dukungan, dorongan dan semangat dari orang terdekat, sehingga penulis
mampu menyelesaikannya. Oleh karena itu penulis pada kesempatan ini mengucapkan terima
kasih sedalam-dalamnya kepada :
1. Ibu dan Ayah, atas semua doa dan bantuan finansial untuk menyelesaikan makalah
ini.
2. Karyawan dan karyawati PT. Bina San Prima yang telah mengizinkan kami untuk
melakukan riset dan meluangkan waktunya untuk memberikan informasi mengenai
PT. Bina San Prima.
3. Teman-teman Kelas 12.5B.38 yang telah memberikan semangat dan motivasi bagi
penulis untuk menyelesaikan laporan.
4. Serta semua pihak yang telah membantu terselesaikannya laporan KKP ini.

Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam makalah ini. Oleh karena itu
segala kritikan dan saran yang membangun akan penulis terima dengan baik.

Semoga laporan penelitian " Sistem Informasi Manajemen Pembelian dan Penjualan Barang
pada PT. BINA SAN PRIMA Depok " ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.
.

Bekasi, 24 Desember 2017

Penyusun

iii
 DAFTAR ISI

PERSETUJUAN PROPOSAL................................................................................................................ ii
KULIAH KERJA PRAKTEK (KKP) ..................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI.......................................................................................................................................... iv
DAFTAR SIMBOL ............................................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................ vii
BAB I ...................................................................................................................................................... 8
PENDAHULUAN .................................................................................................................................. 8
1.1 Umum ........................................................................................................................................... 8
1.2 Maksud dan Tujuan....................................................................................................................... 8
1.3 Metode Penelitian ......................................................................................................................... 9
1.4 Ruang Lingkup............................................................................................................................. 9
1.5 Sistmatika Penulisan ..................................................................................................................... 9
BAB II................................................................................................................................................... 11
LANDASAN TEORI ............................................................................................................................ 11
2.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................................................................. 11
2.2 Peralatan Pendukung ( Tool Systems) ................................................................................... 11
BAB III ................................................................................................................................................. 14
ANALISA SISTEM BERJALAN ........................................................................................................ 14
3.1 Umum ......................................................................................................................................... 14
3.2 Tinjauan Perusahaan ............................................................................................................. 15
3.2.1 Sejarah Perusahaan .............................................................................................................. 15
3.2.2 Struktur Organisasi .............................................................................................................. 15
3.3 Prosedur Sistem Berjalan ...................................................................................................... 16
3.3.1 Proses Pembelian Barang dari Principal .............................................................................. 16
3.3.2 Proses Penjualan Barang ke Toko ........................................................................................ 17
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan .......................................................................... 18
3.4.1 Diagram Konteks Proses Pembelian Barang........................................................................ 18
3.4.2 Diagram nol Proses Pembelian Barang ................................................................................ 19
3.4.3 Diagram Konteks Proses Penjualan Barang ......................................................................... 20
3.4.4 Diagram Nol Proses Penjualan Barang ................................................................................ 21
3.5 Kamus Data................................................................................................................................. 21
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan......................................................................................................... 22
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan ............................................................................. 22
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ............................................................................... 23
3.6.3 Spesifikasi File .................................................................................................................... 23

iv
 3.6.4 Spesifikasi Program ............................................................................................................. 23
3.6.5 Struktur Kode ....................................................................................................................... 24
3.7 Spesifikasi Sistem Komputer ................................................................................................ 25
3.7.1 Umum .................................................................................................................................. 25
3.7.2 Perangkat Lunak .................................................................................................................. 25
3.7.3 Perangkat Keras ................................................................................................................... 25
3.8 Permasalahan Pokok ................................................................................................................... 26
3.9 Pemecahan Masalah .................................................................................................................... 26
BAB IV ................................................................................................................................................. 27
PENUTUP ............................................................................................................................................ 27
A. Kesimpulan .................................................................................................................................. 27
B. Saran ............................................................................................................................................. 27
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................................... 28

v
 DAFTAR SIMBOL

Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus
data.

DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang sedang
berlangsung.

DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau
mengambil data yang diperlukan.

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar II.1 Jenis-jenis simbol menurut Yourdan dan DeMarco 12

Gambar II.2 Jenis-jenis simbol menurut Gene dan Serson 12
Gambar III.1 Stuktur Organisasi 16
Gambar III.2 Diagram Konteks Proses Pembelian Barang 18
Gambar III.3 Diagram nol Proses Pembelian Barang 19
Gambar III.4 Diagram Konteks Proses Penjualan Barang 20
Gambar III.5 Diagram Nol Proses Penjualan Barang 21
Gambar III.6 Kamus Data Faktur Penjualan 22
Gambar III.7 Diagram HIPO aplikasi BIS 24

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum
Mahasiswa merupakan generasi penerus yang pada gilirannya akan memikul
tanggung jawab guna mensukseskan pembangunan nasional dan memajukan bangsa dan
negara. Kebutuhan akan kemampuan dan profesionalisme menuntut adanya pelatihan dan
usaha yang sungguh-sungguh. Oleh karena itu guna meningkatkan wawasan dan kemampuan
kami pada bidang manajemen dan aplikasi serta juga untuk memenuhi persyaratan wajib
perkuliahan maka kami bermaksud agar dapat melaksanakan kerja praktik Dalam era
globalisasi dunia dan perdagangan yang bebas diperlukan adanya industri yang maju dengan
tenaga kerja yang profesional di bidangnya masing-masing. Untuk itu selain mendapatkan
berbagai teori di bangku pendidikan formal, maka diperlukan adanya pengalaman kerja di
lapangan. Salah satu cara untuk menambah pengalaman kerja tersebut adalah dengan
mengadakan kerja praktek di industri-industri yang berkaitan dengan bidang studi yang
dipelajari di bangku kuliah. Kerja praktek merupakan salah satu mata kuliah di Jurusan
Manajemen Informatika AMIK BSI Cibitung, sebagai sarana untuk latihan mengembangkan
dan menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah. Selain itu dengan kerja
praktek akan diperoleh gambaran yang jelas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan
berbagai masalah, khususnya masalah pengaturan sistem di tempat kerja praktek. Dalam
mencapai usaha di atas ,tentunya tidak lepas dari peran serta berbagai pih ak,baik dari
kalangan kampus dan dunia usaha serta semua instansi terkait.

1.2 Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan Laporan ini adalah untuk menganalisa sistem informasi
manajemen yang berjalan pada PT. BINA SAN PRIMA DEPOK.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi nilai Mata Kuliah KKP (Kuliah Kerja
pada Program Diploma Tiga (DIII) di Akademi Manajemen Informatika dan komputer Bina
saranaInformatika (AMIK BSI) jurusan manajemen Informatika

8
 1.3 Metode Penelitian
a. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode pengumpulan data dengan melakukan
pengamatan langsung terhadap obyek yang diteliti untuk mengumpulkan data
dan informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada.

b. Metode Wawancara
Metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab kepada
manajemen dalam obyek penelitian. Data diperoleh dari berbagai sumber data
baik secara langsung maupun tidak langsung. Sumber data langsung yang
dimaksud adalah sumber data yang diperoleh secara langsung di lokasi
penelitian seperti data-data barang, harga barang, jenis barang, laporan
penjualan, dan sebagainya. Sedangkan sumber data tidak langsung adalah
sumber data yang diperoleh penulis dalam bentuk lisan yaitu tanya jawab
dengan staf yang bekerja dalam hal ini yang kami jadikan sebagai salah satu
narasumber adalah bapak Syaifudin sebagai Sales Supervisor di PT. Bina San
Prima Depo Cimanggis, Depok.

c. Metode Studi Literatur

Metode pengumpulan data dengan mempelajari sumber-sumber buku
yang berkaitan dirangkum sebagai acuan penulisan.

1.4 Ruang Lingkup

Dalam sistem informasi manajemen pada PT. Bina San Prima ini, penulis melakukan
pembatasan yang berkaitan dengan proses pembelian, persediaan dan penjualan barang yaitu
pembuatan sistem informasi manajemen pada laporan pembelian dan persediaan barang.

1.5 Sistmatika Penulisan

Dalam sistematika penulisan ini, penulis akan memberikan gambaran secara garis besar
mengenai pembahasan isi laporan ini. Sistematika penulisan laporan ini akan dibagi menjadi
empat bab yang diuraikan sebagai berikut.

9
BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab ini memjelaskan umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan

sistematika penulisan.

BAB 2 LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi teori-teori penunjang yang digunakan dalam penulisan laporan.

BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis akan membahas permasalahan mengenai sejarah singkat perusahaan,

struktur organisasi perusahaan, prosedur sistem berjalan, DAD sistem berjalan, kamus data,

spesifikasi sistem berjalan, spesifikasi sistem komputer, permasalahan pokok dan pemecahan

masalah.

BAB 4 PENUTUP

Bab ini merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan tentang hasil analisis dan perancangan

sistem informasi pada PT. Bina San Prima serta memberikan saran-saran mengenai hal-hal

yang dibutuhkan agar dapat mempermudah dalam mengolah data dan yang mungkin

bermanfaat dan bersifat membangun bagi perusahaan untuk masa yang akan datang.

10
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Pengertian Sistem Menurut Gordon B Davis, (1991 : 45 ) “ Sistem secara fisik adalah

kumpulan dari elemen-elemen yang beroperasi bersama-sama untuk menyelesaikan suatu

sasaran”.

Sedangkan Menurut Lani Sidharta (1995: 11), “Sebuah sistem informasi adalah

sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen – komponen manual

dan komponen – komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data,

memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai”

Secara umum, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan hal atau kegiatan atau
elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara
tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai
suatu tujuan.

Tujuan suatu sistem adalah:

1. Untuk memudahkan pengenalan sistem
2. Untuk mencapai suatu tujuan atau mencapai sasaran

2.2 Peralatan Pendukung ( Tool Systems)

Data flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional
yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun
komputerisasi.
DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model
proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

11
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila
fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang
dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang
memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan
konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem
yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat
program.
Komponen DFD :
Menurut Yourdan dan DeMarco

Gambar II.1 Jenis-jenis simbol menurut Yourdan dan DeMarco

Menurut Gene dan Serson

Gambar II.2 Jenis-jenis simbol menurut Gene dan Serson

12
Aturan dalam menggambar DFD :
1. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity
secara langsung.
2. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store secara
langsung.
3. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity secara
langsung (atau sebaliknya).
4. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.

Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang
tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang
sama tentang input, output, dan komponen data store.
Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang
mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap
dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan
suatu sistem.
Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis
sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem
dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh user. Sementara itu, pada tahap perancangan
sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dan database.
Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DFD. Alur
data pada DFD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa
menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara
terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DFD.

13
 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Perkembangan teknologi informasi sekarang ini sangat mendorong penggunaan

dan pemanfaatan informasi di segala bidang. Dimana dengan menggunakan teknologi
informasi berbasis komputer dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh
manusia di dalam menjalankan kegiatannya. Teknologi komputer adalah salah satu wujud
dari perkembangan teknologi informasi dan merupakan alat bantu yang dapat mengolah
suatu data sehingga menghasilkan informasi yang lebih cepat dan tepat, yang dirasakan
semakin pesat di era globalisasi. Perkembangan teknologi yang kian cepat turut
mempengaruhi kompetesi dunia bisnis. Komputer kini menjadi suatu kebutuhan bagi
penggunanya untuk mempermudah pekerjaan para pelaku bisnis dan meningkatkan
kinerja perusahaan.

Sistem informasi manajemen dibangun untuk mendukung proses yang berjualan

dalam perusahaan, dimana tercakup didalamnya antara lain proses perencanaan,
pengorganisasian dan pengendalian. Tentunya sistem informasi manajemen diharapkan
dapat membantu manajer dalam memberikan informasi mengenai kondisi perusahaan
agar manajer dapat mengambil keputusan.

PT. Bina San Prima merupakan perusahaan yang menjual produk obat- obatan.,
makanan dan minuman, oli. Kebutuhan manajer untuk mengetahui mengenai laporan
penjualan, pembelian, dan juga persediaan dan menganalisis semua laporan tersebut
masih sulit untuk dilakukan. Manajer juga menagalami kesulitan dalam mengevaluasi tren
varian produk penjualan yang membantu perusahaan dalam mengambil keputusan untuk
jangka panjang.

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, penulis tertarik untuk

melakukan analisis mengenai sistem informasi manajemen yang ada pada PT. Bina San
Prima sehingga dapat memberikan rancangan sistem informasi yang dapat mempermudah

14
 dan mempercepat perusahaan dalam memperoleh gambaran mengenai laporan seluruh
transaksi perdagangan yang dilakukan. Penulis menuangkan analisis dan rancangan
sistem tersebut dalam penulisan laporan yang berjudul “Sistem Informasi Manajemen
Pembelian dan Penjualan Barang pada PT. BINA SAN PRIMA Depok ”.

3.2 Tinjauan Perusahaan

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT Bina San Prima didirikan pada tahun 1994, tujuan awal pendirian adalah
untuk mengatasi kendala modal keuangan distributor lokal dan kesetaraan
distribusi,yang menghambat pertumbuhan bisnis PT Sanbe Farma Pada tahun 2000
(pasca krisis moneter tahun 1998), PT Bina SanPrima membuka 10 cabang sekaligus
dalam 1 (satu) tahun. Sejak tahun 2003, PT Bina San Prima telah menjadi perusahaan
Penanaman Modal Asing.Legenda Capital Pte.Ltd, yang berkantor pusat di Singapura,
merupakan pemegang saham utama dan pemegang saham sekunder adalah Mr Jahja
Santoso. PT. Sanbe Farma didirikan pada tahun 1975 di Bandung oleh Jahja Santoso
bersaudara. Nama Sanbe merupakan singkatan dari Santoso bersaudara (Jahja Santoso
adalah seorang apoteker lulusan ITB). Kegiatan utama yaitu memproduksi dan juga
menjual obat-obatan.
PT. Sanbe pada mulanya memproduksi obat-obat etikal, tahun 1985 Sanbe
memproduksi juga obat-obatan untuk hewan.Tahun 1992, Sanbe mulai memasuki
pasar obat bebas (OTC) dengan salah satu merek andalannya yaitu Sanaflu. PT. Sanbe
Farma menduduki peringkat tertinggi diantara perusahaan farmasi di Indonesia
berdasarkan laporan IMS dengan jumlah karyawan lebih dari 1500 orang.

3.2.2 Struktur Organisasi

Organisasi adalah suatu kesatuan yang teratur beberapa kelompok orang yang
saling bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam organisasi diperlukan
adanya bentuk dan susunan struktur organisasi untuk menunjukkan kerangka dan
susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-
bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas
dan wewenang serta tanggung jawab yang berbeda dalam organisasi. Adapun unsur-

15
 unsur organisasi diantaranya kelompok orang dan tujuan bersama. Stuktur organisasi
yang ada pada PT. BINA SAN PRIMA Depok dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar III.1 Stuktur Organisasi

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

3.3.1 Proses Pembelian Barang dari Principal

Sebelum order dilakukan, pihak PT Frisian Flag Indonesia mengirim CMO ke

BSP Pusat di Bandung, setelah diterima oleh bagian logistik kemudian CMO tersebut
dikirimkan ke cabang BSP yang bersangkutan. Saat sampai BSP Cabang CMO akan
dilihat dan disetujui oleh BSM, SS, dan BAS setelah sebelumnya melihat stok barang
gudang yang masih tersedia. Setelah mendapat persetujuan CMO kemudian
dikirimkan kembali ke PT FFI untuk dijadikan sebagai data order barang.

Jika CMO yang telah disetujui sampai di PT FFI maka Bagian Logistik FFI
segera merealisasikan CMO tersebut menjadi faktur, kemudian barang order segera
disiapkan di gudang FFI untuk diteruskan ke distributor (BSP Cabang). Setelah

16
barang order sampai, Kepala Gudang menerima beserta faktur barang. Faktur tersebut
kemudian diserahkan ke bagian accounting untuk diinputkan datanya ke dalam sistem
stok BIS BSP.

3.3.2 Proses Penjualan Barang ke Toko

Toko melakukan pemesanan secara langsung kepada salesman. Salesman

melakukan transaksi melalui gadget mengenai apa yang dipesan oleh toko tersebut
setelah sebelumnya melihat data stok barang pada gadget tersebut. Hasil transaksi
tersebut akan dikirimkan ke SA (Sales Admin) Reguler untuk disetujui dan di terukan
ke SA DSPL (Discount Support Proposalis) lalu diteruskan ke Fakturis menjadi faktur
DO (Delivery order). Faktur DO tersebut kemudian dikirimkan ke Admin Gudang
untuk disetujui dengan melihat stok aktual barang terlebih dahulu. Setelah mendapat
persetujuan faktur DO di kembalikan ke Fakturis untuk dicetak menjadi faktur
penjualan. Setelah faktur penjualan tercetak kemudian diserahkan ke bagian ekspedisi
(Admin Ekspedisi) untuk mempersiapkan barang yang akan dikirimkan ke toko.
Ketika sampai toko bagian ekspedisi menyerahkan barang beserta faktur penjualan
dan menyimpan salinannya yang akan diserahkan ke bagian fakturis untuk diarsipkan.

17
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

3.4.1 Diagram Konteks Proses Pembelian Barang

dfd Data Flow Diagram

Gudang ffi CMO

CMO (Accepted)
Accounting
Barang Order Faktur
+ faktur
Input data

BIS
CMO

CMO
Barang order + faktur

Faktur
BSP Pusat
CMO CMO (Accepted)

Kepala Gudang
Cabang

BAS, BSM, SS

Gambar III.2 Diagram Konteks Proses Pembelian Barang

18
 3.4.2 Diagram nol Proses Pembelian Barang

dfd Data Flow Diagram

Kepala Gudang
cabang

order barang + faktur order barang + faktur faktur

BAS, BSM, SS

2 Proses
pengiriman

CMO (accepted)

CMO
faktur
data faktur

CMO
Gudang FFI DB BIS
CMO (accepted)
1 Proses
pemesanan

Accounting

CMO
CMO

Stok Gudang

BSP Pusat

Gambar III.3 Diagram nol Proses Pembelian Barang

19
 3.4.3 Diagram Konteks Proses Penjualan Barang

dfd Data Flow Model

SA DSPL

order accepted + promo

Toko
order accepted copy fp
Barang order + fp
order

order accepted + promo Fakturis

copy fp Delivery Order (accepted)

Delivery Order

data order (via gadget) BIS faktur penjualan

Salesman
order

Delivery Order (accepted)

order accepted

order (via gadget) Delivery Order

Faktur penjualan

copy fp copy fp

Barang order + fp Admin Gudang

SA Reguler

Admin ekspedisi

Gambar III.4 Diagram Konteks Proses Penjualan Barang

20
 3.4.4 Diagram Nol Proses Penjualan Barang

dfd Data Flow Model

SA Reguler SA DSPL
Salesman

DB BIS

order (via gadget)

order (via gadget)
order (acc) + promo
cek stok order (accepted) order (accepted)
cek stok
order order (acc) + promo
Stok gudang

cek stok faktur DO

aktual
1 2 faktur DO (accepted)
Fakturis
Transaksi Pemesanan

cek stok aktual cetak faktur penjualan (fp)

faktur DO (accepted) copy FP

order
cetak FP copy FP
faktur DOcopy FP copy FP
Admin Gudang

Arsip

cetak FP + loading barang

Toko
Admin ekspedisi

FP + Barang order

copy FP
copy FP

3
Pengiriman

Gambar III.5 Diagram Nol Proses Penjualan Barang

3.5 Kamus Data

Kamus Data menurut kendall (2006f:333) adalah “Suatu aplikasi khusus dari

jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai refrensi kehidupan setiap hari”.

Kamus data merupakan hasil referensi mengenai data. Suatu data yang disusun oleh
penganalisis sistem untuk membimbing mereka selama melakukan analisis sistem. Kamus
data dibuat berdasarkan arus data yang ada diagram arus data. Arus data yang ada di DAD
sifatnya global dan hanya ditujukan nama arus datanya saja.

21
 Kamus Data Faktur Penjualan

FAKTUR PENJUALAN = HEADER + ISI + FOOTER

HEADER = TELP+FAX+NO_FAKTUR+TANGGAL+
JATUH_TEMPO+NO_SP+NO_DO+ALAMAT
TANGGAL = *tanggal barang diterima oleh toko*
JATUH_TEMPO = *tanggal penagihan oleh collector jika pembayaran
tidak tunai*
ISI = JUMLAH+KODE_BARANG+NAMA_BARANG
+BATCH+ED+ HARGA_SATUAN+GROSS+
DISC+TOTAL
KODE_BARANG = *10 karakter*
BATCH = *8 digit angka*
GROSS = *harga khusus untuk outlet tertentu*
TOTAL = *total harga sebelum pajak dalam rupiah*
FOOTER = TTD_PENERIMA+TTD_PENANGGUNG_
JAWAB+ TTD_PENGIRIM+GRAND_TOTAL
GRAND_TOTAL = *total harga setelah pajak*

Gambar III.6 Kamus Data Faktur Penjualan

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen

yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen yang terdapat pada sistem BIS di

PT.Bina San Prima diantaranya :

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

Spesifikasi dokumen masukkan adalah langkah awal yang dilakukan dalam

suatu transaksi pemrosesan data. Data-data yang terdapat dalam dokumen masukkan
adalah sebagai berikut :
Nama dokumen masukkan : Form pemesanan barang
Fungsi : Untuk mengisi data barang yang akan di pesan
Sumber : Salesman
Tujuan : Sales admin (SA)

22
 Media : Gadget
Frekuensi : Setiap melakukan transaksi

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi dokumen keluaran adalah dokumen yang merupakan hasil dari
proses transaksi. Data-data yang terdapat dalam dokumen masukkan adalah sebagai
berikut :
Nama dokumen keluaran : Faktur delivery order
Fungsi : Sebagai media persetujuan pemesanan
Sumber : Fakturis
Tujuan : Admin Gudang
Jumlah : 1 lembar
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan barang

3.6.3 Spesifikasi File

Spesifikasi file faktur penjualan adalah sebagai berikut:

Nama file : Faktur Penjualan
Fungsi file : Sebagai data barang keluar
Tipe file : File transaksi
Akses file : Online
Media : Komputer
Software : BIS

3.6.4 Spesifikasi Program

Spesifikasi program mendefinisikan atau menentukan input, proses, dan output yang

diperlukan dalam sebuah program. Bentuk HIPO dari sistem BIS pada PT. BINA

SAN PRIMA adalah sebagai berikut :

23
 Gambar III.7 Diagram HIPO aplikasi BIS

3.6.5 Struktur Kode

Menurut kendall (2008a:267) menyimpulkan bahwa “Pengkodean adalah proses dari

meletakkan data yang berarti dua macam atau data yang sulit dipakai dengan segera,

lebih mudah dimasukan digital atau huruf”.

Kode Produk
Panjang : 10 karakter

Tipe : text

Format : x x x - x x x - 9 9

Kode Principal Jenis Produk Urutan Produk

24
 A. Kode Batch

Panjang : 8 digit

Tipe : angka

Format : 9 9 9 9 9 9 9 9

Tahun Bulan Tanggal

3.7 Spesifikasi Sistem Komputer

3.7.1 Umum

Sistem komputer merupakan gabungan dari beberapa peralatan komputer yang

saling terhubung. Komputer juga mempunyai aspek-aspek dasar sebagai fasilitas yang
secara principil harus ada apabila suatu usaha telah memasuki langkah maju dengan
menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam pengolahan data.
Untuk memanfaatkan komputer secara maksimal, aspek-aspek tersebut harus
bekerja secara terpadu. Perangkat keras sebagai mesin utama komputer dengan
dibantu perangkat lunak dan tenaga pelaksana harus dapat berinteraksi dengan baik,
karena aspek tersebut saling berhubungan satu dengan yang lainnya dalam melakukan
pengolahan data yang nantinya akan menghasilkan informasi yang bermanfaat.

3.7.2 Perangkat Lunak

Sistem Operasi : Windows 7 Professional

Paket Program : Visual Studio

3.7.3 Perangkat Keras

Processor : Pentium IV 1,3 Ghz

RAM : 512 MB
Type Monitor : EGA / VGA 14”
Disk Drive : 1.44 MB (3.5”)
Hardisk : 125 GB

25
 Keyboard : 104 Keys
Type Printer : Dot Matrix Printer

3.8 Permasalahan Pokok

PT. Bina San Prima merupakan salah satu distributor terbesar yang ada di indonesia
saat ini. Sistem informasi manajemen yang digunakan pun sudah terkomputerisasi dengan
baik dengan menggunakan sistem BIS yang menghubungkan BSP pusat dengan BSP cabang
yang tersebar di seluruh indonesia. Namun sistem ini terkadang juga mengalami error dan
cenderung lambat. Selain itu terkadang juga terjadi selisih antara jumlah stok aktual yang ada
di gudang dengan jumlah stok yang ada pada sistem BIS.

3.9 Pemecahan Masalah

Mengingat sistem ini terkadang juga mengalami error dan cenderung lambat ada
baiknya dilakukan update ke versi yang lebih baik, selain itu serangan malware juga harus
diwaspadai dengan menambahkan fitur antivirus atau mungkin mengganti jenis koneksi yang
masih menggunakan internet dengan intranet agar lebih aman.
Selain itu penyesuaian jumlah stok BIS dan stok aktual juga seharusnya rutin
dilakukan agar tidak terjadi selisih jumlah stok antara stok BIS dan stok aktual sehingga
ketika CMO dikirimkan oleh pihak principal, BSP pusat dapat segera menyetujuinya tanpa
harus melakukan konfirmasi pada atasan terkait di BSP cabang mengenai jumlah stok yang
tersedia di gudang cabang.

26
 BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Sebagai salah satu persahaan distribusi terbesar di indonesia PT. BINA SAN
PRIMA menggunakan sistem informasi BIS yang menjadi penghubung antara BSP pusat
dengan BSP cabang di seluruh indonesia.
Perbaikan manajemen mutu yang diikuti oleh perbaikan setiap karyawan PT.
Bina San Prima, tidak terlepas dari peran serta pemimpin dan jajaran manager yang ada.
Salah satu indikator untuk peningkatan manajemen mutu ini adalah dengan rendahnya
tingkat keluhan konsumen dan meningkatnya pemerataan distribusi produk. Pengiriman
barang tepat waktu (Delivery On Time) yang baik juga menjadi keunggulan sebuah
perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi, agar terbangun kepercayaan antara
pihak distributor dengan konsumen (retailer) dan juga principal.

B. Saran

Tingkat perbaikan yang dapat dilakukan untuk meminimalisir atau

menghilangkan risiko kehilangan kepercayaan pelanggan adalah dengan senantiasa
meningkatkan kemampuan salesman (tenaga penjual) dan karyawan yang terkait
didalamnya agar dapat selalu mengikuti setiap perubahan yang terjadi baik yang bersifat
tehnik atau non tehnik. Menempatkan posisi konsumen (retailer) sebagai posisi penting
yang harus selalu diperhatikan keberadannya, secara tidak langsung akan membuat setiap
karyawan untuk menjadi yang terbaik dalam hal pelayanan konsumen dan memberikan
konstribusi nyata dalam mewujudkan visi dan misi perusahaan.

27
 DAFTAR PUSTAKA

Davis,Gordon B.1991. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka

Binamas Pressindo. Diambil dari:
http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-sistem-menurut-para-ahli.html
Sidharta,Lani.1995. Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media Komputindo.
Diambil dari:
http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-sistem-menurut-para-ahli.html
Kendall,Kenneth E. 2006. Analisa Dan Perancangan Sistem Edisi Kelima Jilid 1 Jakarta: PT
Indeks Klompok Gramedia. Diambil dari:
http://kabarwictwicky.blogspot.co.id/2015/04/ta-bab-ii-landasan-teori.html

28