PROSEDUR MUTU

PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN

TIMUR(UMKT)

Kode Dokumen :
Revisi :-
Tanggal Berlaku : 26 Desember 2017

Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Disiapkan oleh:

Prof. Bambang Setiaji Yulia Tri Kusumawati, MSc.Ak Wawan Joko P., M.TI
Rektor Wakil Ketua LJM Kabag UTI
 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

1. TUJUAN
1.1 Menjamin agar proses pengembangan sistem informasi terstandar dengan
memperhatikan upaya integrasi sistem dan kebutuhan institusi.
1.2 Menjamin agar proses pengembangan, pengelolaan dan penggunaan sistem informasi
berjalan mengikuti standar mutu yang ditetapkan.
1.3 Menjamin agar pengelolaan data berjalan efektif sehingga diperoleh tingkat
ketersediaan data yang tinggi.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup mekanisme pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi
di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur(UMKT).

3. DEFINISI
3.1 Teknologi informasi merupakan teknologi berbasis komputer dan alat elektronik
lainnya yang digunakan untuk mendapatkan, menyimpan, mengambil, mengolah,
mempelajari, memanipulasi, dan mengirim data.
3.2 Sistem informasi adalah sistem teratur yang dibuat untuk mengumpulkan,
mengorganisasi, menyimpan, dan mengkomunikasikan informasi, berbasis teknologi
informasi.
3.3 Aplikasi adalah perangkat lunak – berbasis web atau PC atau mobile – yang
merupakan bagian dari sistem informasi.
3.4 Kode sumber adalah kode program untuk pengembangan sistem informasi.
3.5 Database adalah tempat penyimpanan data.
3.6 Git adalah perangkat lunak untuk dokumentasi kode program dan pengendalian versi.
3.7 UTI adalah unit pelaksana teknis di universitas yang bertugas mengembangkan serta
mengelola sistem informasi dan sistem basisdata.
3.8 Business owner adalah pemilik bisnis yang memberi gagasan pengembangan sistem.
Umumnya adalah wakil rektor yang ada di Universitas.
3.9 Process owner adalah pemilik proses bisnis yang akan menggunakan atau mengawasi
penggunaan atau penanggungjawab utama penggunaan sistem informasi. Umumnya
adalah Dekan atau Kepala Unit atau Ketua Program Studi.

PM-UMKT-18 Halaman 2 dari 8

 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

3.10 Project Manager adalah pengelola proyek pengembangan. Biasanya adalah Kepala
Bagian Pengembangan Perangkat Lunak dan Basis data.
3.11 Analyst adalah personil yang menerjemahkan kebutuhan pengguna menjadi rancangan
sistem informasi.
3.12 Programmer atau pengembang adalah pengembang perangkat lunak yang
memasukkan kode-kode program ke komputer untuk dijalankan menjadi aplikasi.
3.13 System administrator (SA) adalah pengelola sistem komputer dan server .

3.14 Database administrator adalah pengelola pangkalan data.

3.15 Document writer adalah penulis dokumentasi sistem informasi.
3.16 Maintainer adalah personil yang ditunjuk untuk memelihara sebuah sistem informasi.

4. REFERENSI
4.1 Statuta Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur;
4.2 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik

5. DISTRIBUSI
5.1 Rektor;
5.2 Para Wakil Rektor;
5.3 Kepala Biro/Lembaga;
5.4 Pimpinan Fakultas/Dekan;
5.5 Ketua Program Studi;
5.6 Para pengembang;

6. PROSEDUR

6.1 Prosedur Pengembangan Sistem Informasi

Secara garis besar, prosedur kegiatan pengembangan sistem informasi di UMKT dapat
diilustrasikan seperti di gambar bawah ini.

PM-UMKT-18 Halaman 3 dari 8

 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

Adapun detailnya adalah sebagai berikut.

6.1.1 Idea generation. Business owner atau process owner menyampaikan gagasan
pembuatan sebuah sistem informasi ke Bagian TI.
6.1.2 Initial meeting. Process owner dan tim Bagian TI mengadakan pertemuan awal
sebagai sebuah brainstorming untuk lebih mengkristalkan gagasan. Business owner
ikut hadir untuk memberi arahan. Jika dinilai layak, proyek akan dimulai dengan
tenggat waktu yang sudah disetujui. Biasanya business owner lalu akan membuat
Surat Tugas yang memuat personil yang akan terlibat.
6.1.3 First technical meeting. Bagian TI mengadakan rapat internal untuk menentukan
personil yang menempati posisi berikut.
1. Project Manager(PM) yang bertugas mengatur sumberdaya, menjadwal rapat
rutin, mengatur budget, mengatur timeline memantau kemajuan proyek.
2. Business analyst yaitu salah satu personil dari process owner yang menjelaskan
lebih detil tentang proses yang ada dan dukungan sistem informasi yang
diinginkan. Secara berkala personil ini memantau kemajuan proyek.

PM-UMKT-18 Halaman 4 dari 8

 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

3. Analyst membuat requirement gathering (analisis kebutuhan), analisis proses,

desain database, desain user interface dan user experience. Kegiatan ini biasanya
dibantu oleh business analyst. Jika diperlukan, analyst dapat dibantu oleh junior
analyst dan/atau system designer.
4. Programer yang membuat kode program yang membangun sistem. Jika
diperlukan banyak programmer, salah satu programer merupakan lead
programmer yang membuat bingkai kode program (class dan function kosong
dengan dokumentasi) dan instruksi bagi programer lain.
5. Tester yang melakukan pengujian terhadap jalannya sistem. Posisi ini dapat
dipegang oleh programer, atau analyst, atau keduanya dengan dibantu business
analyst.
6.1.4 PM/analyst memberi gambaran umum sistem informasi yang akan dibuat ini kepada
para programmer.
6.1.5 PM membuat timeline dan milestone proyek ini, serta jadwal rapat rutin, kemudian
membuat rencana pembiayaan untuk proyek ini. Pada tahap ini,
1. PM membuat sebuah space atau halaman di Confluence sebagai tempat
kolaborasi dokumentasi sistem.
2. PM/analyst/lead programmer membuat suatu repositori di sebuah server Gitlab
milik UMKT yang akan dipakai sebagai repositori kode sumber. Model
kolaborasi kodesumber disepakati bersama.
3. Lead Analyst menentukan teknologi apa yang akan dipakai.

6.1.6 Development phase. Pada tahap ini PM, analyst, dan programmer bekerja sama
mengembangkan aplikasi-aplikasi. Pada tahap ini,
1. Analyst membuat context diagram (yang menunjukkan posisi sistem yang
dikembangkan terhadap sistem lain), use case diagram, usage scenario (atau
activity diagram/description), class diagram (atau entity relationship diagram),
dan mock-up interface (user interface/user experience).
2. Programmer membuat program sesuai desain yang dibuat analyst.
3. Prosess desain dan koding bersifat bertahap dan iteratif. Umumnya user interface
dibuat terlebih dahulu lalu proses dimasukkan
4. PM/analyst meminta system administrator untuk mengalokasikan sumberdaya
perangkat keras dan perangkat lunak untuk proyek ini.

PM-UMKT-18 Halaman 5 dari 8

 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

5. PM/analyst meminta database administrator untuk membuat tabel sesuai desain.

6. Rapat rutin proyek dan milestone disepakati, biasanya 2 kali sepekan.

6.1.7 Testing and presentation. Pada tahap ini aplikasi yang sudah siap akan
dipresentasikan ke business owner dan/atau process owner. Penambahan fitur dan
umpan balik disampaikan di sini. Hal ini bisa dilaksanakan berulang kali dan iteratif
dengan tahap sebelumnya.
6.1.8 Deployment. Sesudah sistem informasi itu dinilai layak pakai, dia dipasang di server
produksi dengan mem-push dari server Git milik UMKT. Proses ini diikuti dengan
pelatihan kepada seluruh pengguna (aktor) sistem informasi. Panduan penggunaan
disiapkan sebelum pelatihan oleh document writer.

6.2 Prosedur Peneliharaan Sistem Informasi.

Pemeliharaan sistem (maintenance) dilakukan oleh maintainer yang ditunjuk oleh
Kepala Bagian UTI. Maintainer biasanya adalah programer yang mengembangkan
sistem. Pemeliharaan sistem dibagi menjadi tiga tingkat dan di setiap tingkatan
pemeliharaan dilakukan dengan langkah yang berbeda sebagai berikut.
1. Bugfix atau perbaikan terhadap kesalahan/error/bug. Bugfix harus dikerjakan
sesegera mungkin tergantung dampak kesalahan terhadap proses bisnis. Kegiatan
ini memiliki prioritas tertinggi dan dikerjakan oleh maintainer baik diminta
maupun tidak.
2. Penambahan fitur sederhana. Penambahan fitur sederhana tidak merubah alur
proses bisnis atau tidak merubah struktur basis data. Kegiatan ini dapat dikerjakan
oleh maintainer dengan tenggat waktu yang disepakati dengan process owner.
3. Penambahan/perubahan fitur mayor. Jika penambahan/perubahan fitur merubah
alur proses bisnis dan/atau merubah struktur basis data, process owner memberi
tahu Kepala Bagian TI. Kepala Bagian TI memutuskan apakah pekerjaan itu
dilakukan oleh maintainer atau oleh sebuah tim sebagai sebuah projek tersendiri.

7. KETENTUAN

7.1 Ketentuan Teknis Pengembangan/Pemeliharaan Sistem Informasi

PM-UMKT-18 Halaman 6 dari 8

 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

7.1.1 Permohonan atau ajuan sistem informasi baik pembuatan maupun perubahan fitur
atau data diwujudkan dengan surat tertulis, baik itu surat resmi, surat elektronik,
ataupun memo pimpinan.
7.1.2 Dokumentasi sistem setidaknya terdiri dari context diagram (yang menunjukkan
posisi sistem yang dikembangkan terhadap sistem lain), use case diagram, usage
scenario (atau activity diagram/description), class diagram (atau entity relationship
diagram), dan mock-up interface (user interface/user experience). Semua diagram
mempunyai keterangan secukupnya sehingga dapat dengan mudah dipahami. Semua
dokumentasi ini disimpan di server Confluence milik UMKT.
7.1.3 Kodesumber dibuat oleh programmer dan disimpan di server Gitlab milik UMKT
7.1.4 Server produksi mendapatkan kode sumber dari server Gitlab dengan branch
“master”, dan diupdate setiap kali branch master diupdate.
7.1.5 Di database, hanya database administrator yang boleh menambah tabel dan kolom
(hanya DB Admin yang boleh menggunakan DDL). Analyst/programmer meminta
DBA untuk membuat tabel.

8. LAMPIRAN

SARAN PAK HUSNI

Untuk subjudul 6. Prosedur, tolong kata-kata bahasa Inggris di Indonesiakan
(misal: initial meeting menjadi rapat pendahuluan). Kata-kata tolong diedit agar
kalimat jangan mirip dengan SOP UMS. Tidak baik untuk UMKT dan tidak baik
untuk UMS jika ada yang melihat terlalu mirip.

PM-UMKT-18 Halaman 7 dari 8

 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
Jl. Ir. H. Juanda No.15 Samarinda, Kampus 1 UMKT
Telp. (0541) 748511, Kode Wilayah 75124 Website : www.umkt.ac.id

Revisi :
Kode: STANDAR OPERAONAL PROSEDUR (SOP) 00
Tgl Berlaku:
PENGELOLAAN SISTEM INFORMASI
Halaman
26 Desember 2017

Gambar tolong ikon-ikon atau clip art diganti. Pada gambar tulisan BTI UMKT, kan
lembaga seperti itu tidak ada.

PM-UMKT-18 Halaman 8 dari 8