PENGENDALIAN PADA TAHAPAN PROYEK Pengendalian Pada Tahapan Proyek (Lanjutan)

Hubungan siklus proyek & kegiatan pengendalian

biaya:
  Potensi hasil yang optimal dicapai pada awal
kegiatan proyek, yaitu pada tahap konseptual.
  Potensi akan menurun terus sampai proyek berakhir.
  Menjelang penyelesaian proyek biaya pengendalian
akan naik, sesuai dengan semakin meningkatnya
kegiatan pengendalian, seperti inspeksi, testing, uji
coba hasil, dan lain-lain.
Untuk proses pengendalian, pada waktu-waktu tertentu
pimpinan dan mereka yang bersangkutan dengan
proyek akan menerima laporan mengenai situasi atau
status terakhir perkembangan proyek.
Hubungan Siklus Proyek & Biaya

Tahap Konseptual (Lanjutan)

TAHAP KONSEPTUAL Pada tahapan ini usaha pengendalian biaya memiliki
potensi paling besar untuk menghemat total biaya
Kegiatan proyek pada tahap ini berupa: proyek, berupa:
  Mengingatkan engineer dan pihak terkait untuk
  Perumusan gagasan
selalu terus menerus memperhatikan aspek biaya
  Kerangka acuan (TOR) ketika akan merancang suatu sistem.
  Studi kelayakan   Menghindari adanya rancangan yang berlebihan
( overdesign ) baik dari segi kualitas maupun
  Indikasi dimensi lingkup proyek kuantitas.
  Indikasi biaya   Memakai pendekatan berdasarkan prinsip-prinsip
optimasi design.
  Indikasi jadwal   Sebaiknya telah melibatkan Tim Rekayasa Nilai.

TAHAP PERENCANAAN & PEMANTAPAN (PP)
Kegiatan pada tahap ini berupa:
  Pendalaman berbagai aspek persoalan.
  Desain engineering & pengembangan.
  Pembuatan jadwal induk dan anggaran dalam rangka
menentukan kelanjutan investasi.
  Penyusunan strategi penyelenggaraan dan rencana
pemakaian sumber daya.
  Pembelian awal.
  Penyiapan perangkat dan peserta.
TAHAP IMPLEMENTASI
Kegiatan pada tahap ini berupa:
  Desain engineering rinci.
  Pembuatan spesifikasi dan kriteria.
  Pembelian peralatan dan material.
  Pabrikasi dan konstruksi.
  Inspeksi mutu.
  Uji coba kemampuan.
  Start up, demobilisasi, dan laporan penutupan
proyek.
Tahap PP (Lanjutan)
Pengendalian biaya dan jadwal pada periode ini
memusatkan perhatian pada:
  Mengkaji (review) hasil kerja engineering, terutama
bagan arus proses, dan pemilihan material serta
peralatan.
  Membicarakan patokan-patokan penilaian ekonomi
yang digunakan.
  Menggunakan metode rekayasa nilai.
Pada tahap ini pimpinan proyek akan lebih sering
berhubungan dan memberitahukan kepada pimpinan
p e ru s a h a a n m e n ge n a i p e rke m b a n ga n p roye k
(investasi) agar pada waktunya bisa dipertimbangkan
diteruskan atau tidaknya realisasi proyek tersebut.
Tahap Implementasi (Lanjutan)
Pengendalian Engineering Terinci
Pengendalian biaya dan jadwal pada tahap ini berupa:
  Pemakaian biaya dibandingkan dengan anggaran.
  Pemakaian jam-orang dibandingkan dengan
anggaran perencanaan.
  Kemajuan berbagai pekerjaan dibandingkan dengan
jadwal induk atau milestone.
  Efisiensi penggunaan sumber daya lain, seperti
peralatan perencanaan (komputer, laptop, ploter, dan
lain-lain).
  Kinerja dan produktivitas.
Tahap Implementasi (Lanjutan)
Tolok ukur pengendalian pada tahap engineering rinci Tahap Implementasi (Lanjutan)
berupa:
Pengendalian aspek biaya dan jam-orang berupa:
  Anggaran biaya jam-orang engineering serta kantor
  Pengeluaran biaya kantor pusat diperinci menjadi
pusat.
pengeluaran per subbidang atau per pekerjaan.
  Milestone pekerjaan-pekerjaan perencanaan yang
  Penggunaan jam-orang per bagian atau sub bidang.
kritis dari segi jadwal.
  Jumlah kumulatif tarif jam-orang engineering (man-
  Prosedur dan metode pengukuran kemajuan dan
hour rate ) untuk menganalisis kecenderungan
pemakaian jam-orang.
kenaikan upah.
  Membuat prakiraan (forecast) biaya dan jadwal yang
  Pengeluaran administratif, perjalanan, reproduksi,
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersisa
dan komunikasi.
sampai akhir proyek.
Pengendalian biaya dan jam-orang dapat menggunakan
Pengendalian engineering terinci meliputi: biaya dan
Metode Analisis Varians.
jam-orang, kemajuan pekerjaan/jadwal, produktivitas,
dan lingkup proyek.

Tahap Implementasi (Lanjutan) Tahap Implementasi (Lanjutan)

Pengendalian aspek kemajuan pekerjaan/jadwal,
berupa:
  Jumlah spesif ikasi dan kriteria yang telah
diselesaikan.
  Penyelesaian gambar konstruksi dan pemeriksaan
vendor drawing.
  Jumlah penyelesaian paket pembelian.
  Jumlah penelitian, pemeriksaan, atau inspeksi.
Pengendalian kemajuan pekerjaan/jadwal dilakukan
dengan perhitungan fisik perencanaan yang kemudian
dibandingkan dengan anggaran.
Pengendalian aspek produktivitas (P) dilakukan dengan
menggunakan rumusan:
% Penyelesaian Fisik x Anggaran Jam-Orang
P=
Anggaran Jam-Orang Aktual Terpakai
Pengendalian aspek produktivitas dilakukan guna
mengadakan perbaikan jika ada indikasi produktivitas
yang tidak normal.
Pengendalian lingkup proyek terus dilakukan sebagai
kelanjutan dari tahap konseptual dan dapat dilakukan
dengan menggunakan Metode Rekayasa Nilai.
Tahap Implementasi (Lanjutan)
Tahap Implementasi (Lanjutan)
Pengendalian Pengadaan
Pengendalian pengadaan terdiri dari: peralatan dan Pengendalian material dapat dilakukan melalui teknik:
material.   Buat anggaran dan jadwal pembelian.
  Bandingkan mutu dengan standar yang ada.
Pengendalian peralatan menurut pemesanan dapat   Pemantauan kuantitas.
dilakukan melalui teknik:
  Analisis tabulasi untuk hal-hal:
  Buat anggaran dan jadwal pembelian. –  Harga penawaran Vs. Anggaran per satuan
  Buat catatan ikatan (commitment register). jumlah.
  Analisis tabulasi per peralatan dengan cara: –  Waktu penyerahan.
–  Membandingkan catatan biaya ikatan dan
–  Biaya transportasi
anggaran.
–  Waktu penyerahan.
–  Kualitas/program inspeksi dan uji coba.
–  Teliti perhitungan eskalasi.
–  Biaya transportasi.

Tahap Implementasi (Lanjutan)

Tahap Implementasi (Lanjutan)
Proses Pengendalian Konstruksi/lapangan
Pengendalian Konstruksi/Lapangan
Pengendalian konstruksi/lapangan meliputi: biaya/jam-
orang langsung dan tidak langsung, kemajuan yang
dicapai dan produktivitas.
Pengendalian biaya/jam-orang langsung dan tidak
langsung yang meliputi:
  Pengeluaran biaya per area per satuan waktu.
  Pemakaian jam-orang per satuan waktu per area.
  Analisis man-power histogram terutama pada awal
dan akhir masa konstruksi.
  Pengeluaran untuk barang-barang konsumsi
misalnya kawat las, ATK, bahan bakar, dan lain-lain.
  Pemakaian alat-alat konstruksi.
 Tahap Implementasi (Lanjutan)
Tahap Implementasi (Lanjutan)
Ringkasan Sistematika Pemantauan/Pengendalian
Pengendalian kemajuan yang dicapai meliputi:
  Kemajuan pekerjaan dibandingkan dengan milestone
per area per waktu.
  Analisis penyelesaian fisik pekerjaan per area per
waktu.
  Analisis tingkat pemakaian sumber daya.
Pengendalian produktivitas meliputi:
  Analisis produktivitas tenaga kerja konstruksi.
  Analisis labour rate.

PENGENDALIAN SUBKONTRAK Pengendalian Subkontrak (Lanjutan)

Pengendalian subkontrak meliputi:
  Pemilihan subkontraktor hendaknya ditekankan pada
kemampuan teknis dan kesiapannya pada waktu
yang diperlukan.
  Paket kerja yang lengkap dan terinci perihal
deskripsi lingkup kerja, jadwal, dan spesifikasi.
  Diusahakan sejauh mungkin kontrak berbentuk
lumpsum.
  Sebelum mulai eksekusi kontrak, diadakan
pembahasan bersama mengenai sistem
pengendalian yang akan diterapkan.
Aktivitas pengendalian biaya dan jadwal subkontrak
meliputi:
  Pemantauan kemajuan fisik.
  Penelitian jumlah keperluan tenaga kerja, dengan
mengkaji laporan harian, mingguan, maupun
bulanan.
  Pemantauan agar pembayaran sesuai kemjuan.
  Pengkajian dampak bila terjadi keterlambatan jadwal
terhadap proyek secara keseluruhan.
  Forecast biaya dan jadwal pekerjaan tersisa.