PANDUAN PEMBELIAN ALAT MEDIS

RS SENTRA MEDIKA CIBINONG

Jalan Mayor Oking Jaya Atmaja No.9 Cibinong, Bogor Jawa Barat

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang maha Esa atas segala karunia dan
anugrahnya yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Panduan Pembelian Alat
Medis Di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong ini dapat selesai disusun. Buku panduan ini
merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait dalam rangka memberikan
pelayanan kepada karyawan, pasien dan keluarga pasien di Rumah Sakit Sentra Medika
Cibinong. Tidak luput penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam – dalamnya atas
bantuan semua pihak yang telah membantu dan menyelesaikan Panduan Pembelian Barang
Medis di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong.

Cibinong,………………………………

Penyusun

2
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pusat kesehatan salah satunya Rumah Sakit dengan berbagai pelayanannya selain
dilengkapi fasilitas pelayanan dan pealatan non medis, yang utamanya adalah harus
ditunjang dengan peralatan medis, hal ini menjadi penting karena tanpa peralatan
medis yang baik dan lengkap maka akan menghambat pelayanan medis di sebuah pusat
pelayanan seperti Rumah Sakit.
Maka dari itu perlunya peralatan medis tersedia disetiap unit pelayanan
kesehatan dimana fungsinya selain sebagai fasilitas penunjang medis antara lain untuk
mengetahui kondisi tubuh setiap pasien juga dapat menjadi sarana kesembuhan karena
dengan peralatan medis maka seorang petugas kesehatan atau dokter dapat melakukan
tindakan selanjutnya untuk memberikan kesehatan bagi pasien, selain tentunya
ditunjang dengan obat – obatan.
Alat medis menjadi sebuah kebutuhan utama dalam operasional sebuah pusat
pelayanan kesehatan karena alat medis dapat membantu kegiatan para petugas medis
dalam menentukan sebuah diagnosa penyakit, pencegahan atau bahkan kesembuhan
dan sesuai dengan perkembangannya juga untuk memperbaiki kekurangan dari seorang
pasien yang lebih dikenal “estetika” atau kecantikan.
Seiring dengan perkembangannya peralatan medis atau alat medis juga berevolusi
mengikuti jaman dan tentunya dengan teknologi terbaru yang lebih terkini / up to date,
inovatif dan bahkan mungkin lebih simple dalam proses operasionalnya, karena itu
setiap pusat pelayanan harus mengikuti perkembangan yang ada, di ikuti juga dengan
para petugas medis dan para dokter.
Peralatan medis yang akan di sediakan oleh pusat pelayanan Rumah Sakit sebagai
penunjang kegiatan rumah sakit harus berfungsi dengan baik dan dapat digunakan
dengan baik pula, tentunya masa pemakaian alat tersebut juga harus diperhatikan
apakah dalam jangka waktu tertentu alat medis tersebut masih bisa difungsikan dengan
di upgrade / diperbaharui sistem maupun kelengkapan penunjangnya, hal ini juga
membantu Rumah Sakit dalam menekan biaya pengeluaran karena dengan cara

3
 tersebut alat medis tetap berfungsi dengan baik tanpa mengurangi fungsi dan tetap
mengikuti inovasi terbaru.
Demikian pentingnya peralatan medis bagi sebuah pusat pelayanan dalam hal ini
Rumah Sakit dalam hal menunjang operasional kegiatannya sehingga harus disediakan
oleh pengelola Rumah Sakit tentunya disesuaikan dengan standar pelayanan Rumah
Sakit tersebut.

B. Tujuan
Adapun tujuan dari pembelian alat medis ini adalah untuk memenuhi standar
pelayanan sekaligus melengkapi fasilitas pelayanan Rumah Sakit, operasional sebuah
pelayanan di Rumah Sakit berjalan dengan baik dan tujuan utama untuk memberikan
pelayanan kesehatan pada pasien yang berobat dapat tercapai dengan baik.

C. Sasaran
Tercapainya tujuan dari standar pelayanan Rumah Sakit yang diharapkan dengan di
tunjang oleh peralatan medis yang terbaik, inovatif dan berfungsi sesuai kebutuhan
pelayanan medis di Rumah Sakit di bantu oleh pelayan medis dan para dokter yang
kompeten dengan pengetahuan yang baik serta terampil dalam menggunakan alat
medis yang tersedia pelayanan Rumah Sakit tersebut.

4
 BAB I
PENGERTIAN DAN PENGGOLONGAN

A. PENGERTIAN
Pembelian alat medis dilakukan karena adanya suatu kebutuhan dari user atau
pengelola Rumah Sakit atas dasar kebutuhan sebuah pelayanan atau pengembangan
suatu pelayanan.
Pembelian alat medis dapat dilakukan dan akan terealisasi apabila terjadinya suatu
transaksi antara penjual dan pembeli dalam proses seleksi merk dagang, seleksi
pemasok dan negosiasi harga baru setelah itu pembelian mengeluarkan surat
pemesanan dan dilakukan pengiriman barang dari pemasok.
Pembelian unit yang dilakukan biasanya akan dibuatkan anggaran, dimana anggaran
tersebut mengatur setiap unit atau bagian dalam mengelola perencanaan kebutuhan
untuk ditahun yang akan datang serta membantu bagi unit terkait dalam mengelola
keuangan sebuah Rumah Sakit.

B. PENGGOLONGAN
Biasanya sebuah rumah sakit akan melakukan penggolongan dalam hal penyediaan
kebutuhan alat medis, dan dari penggolongan tersebut akan di tentukan alat medis
yang dapat langsung disediakan / dibeli atau alat medis yang di rencanakan terlebih
dahulu ( sesuai kebutuhan pelayanan yang akan dikembangkan oleh Rumah Sakit ) dan
kewenangan untuk persetujuannya diatur sesuai dengan keputusan manajemen
tertinggi / korporasi atau pemilik Rumah Sakit tersebut.
Adapun penggolongan tersebut adalah :
1. Alat Medis berupa unit, dimana alat medis ini dibutuhkan atau akan diadakan
dikarenakan suatu kebutuhan untuk pengembangan suatu pelayanan medis di
Rumah Sakit dan biasanya membutuhkan dana yang cukup besar, maka untuk hal ini
harus dilakukan perencanaan yang matang dari manajemen tertinggi atau pemilik
rumah sakit, dan dalam pengadaannya / pembelian alat medis tersebut akan
dilakukan langsung pemilik rumah sakit dan menentukan merk dan pemasok yang
terpilih.

5
2. Alat medis berupa pendukung atau instrument, dimana alat ini dibutuhkan sebagai
pengganti atau penambah untuk menunjang pelayanan di setiap unit yang
pengadaannya tetap direncanakan dan hanya disetujui oleh Direktur atau Wadir
Keuangan, dimana merk sudah distandarkan bagian pembelian mencarikan minimal
2 pemasok dan melakukan negosiasi atas peralatan medis yang akan di beli tentunya
melihat aspek kualitas barang, ketepatan dalam pengiriman dan harga yang
kompetitif.

6
 BAB II
RUANG LINGKUP

1. Perencanaan
Untuk mengadakan suatu kebutuhan akan alat medis di Rumah Sakit, perlu adanya
perencanaan, dimana setiap kebutuhan atau dalam hal ini pengembangan suatu unit
pelayanan medis terencana dengan baik.
Mulai dari bentuk pelayanan medis yang akan diadakan / dibuat serta tujuan dari
pelayanan medis, petugas atau dokter yang kompeten untuk melakukan pelayanan
medis tersebut, perhitungan dana yang akan dikeluarkan, target pasar dan berapa
lama akan break even point setelah alat medis tersebut di sediakan.
Pengelola Rumah Sakit harus benar – benar melakukan seluruh perencanaan ini
dengan melibatkan bagian terkait, sehingga alat medis tersebut menjadi tepat guna,
tepat sasaran dan bermanfaat bagi pelayanan medis di Rumah Sakit.

2. Pembelian
Ruang lingkup pembelian alat medis meliputi pemilihan pemasok dari merk yang
telah ditetapakan / sudah sepakati oleh pengelola Rumah Sakit, sesuai dengan
kebutuhan dari perencanaan tersebut maka pembelian akan dilakukan setelah
melewati proses negosiasi sesuai dengan kewenangannya dan setelah di pilih
pemasok yang terbaik akan diterbitkan Purchase Order ( PO ), melakukan monitoring
atas pembelian tersebut hingga barang diterima oleh gudang alat medis dan proses
instalasi atau siap pakai.
Pembelian akan menjaga hubungan baik dengan pemasok dan memproses
pembayaran, melakukan evaluasi dan menilai kinerja pemasok sebagai referensi
kedepannya untuk memenuhi kebutuhan alat medis di Rumah Sakit.

3. Penyimpanan
Manajemen Penyimpanan atau Store Management meliputi pengawasan dan
pengendalian alat medis secara fisik, menjaga dan merawat gudang atau area
tempat penyimpanan alat medis, meminimalisasi keusangan dan kerusakan alat

7
medis melalui penanganan yang efisien, melakukan pencatatan jumlah persediaan
yang ada digudang maupun ruangan dan menempatkan alat medis pada tempat
yang sesuai. Manajemen Penyimpanan ini juga bertanggung jawab untuk melakukan
verifikasi terhadap kondisi dan jumlah alat medis secara fisik serta mencocokannya
dengan jumlah yang tercatat di pembukuan asset Rumah Sakit.

8
 BAB III
TATA LAKSANA
A. Perencanaan Pembelian Alat Medis
Sesuai dengan anggaran yang ditetapkan bagi masing – masing unit pelayanan
Rumah Sakit, maka unit terkait mengajukan permintaan pembelian untuk alat medis
tersebut dengan memberikan spesifikasi alat medis detail, merk atau type jika sudah
ditetapkan.

B. Proses Pengadaan / Pembelian Alat Medis

Data permintaan pembelian yang diterima dari masing – masing unit pelayanan
untuk menyediakan alat medis akan dilakukan proses pencarian pemasok, negosiasi
harga, pembuatan Purchase Order ( PO ) ke pemasok terpilih dan pengiriman barang
ke gudang Rumah Sakit.

C. Penerimaan dan Penyimpanan Alat Medis

Berdasarkan jenis alat medis yang dipesan maka tata cara penerimaan dan
penyimpanannya dibedakan sebagai berikut :
a. Unit alat medis yang biasanya dalam ukuran besar dimana penerimaan berupa
fisik besar dan harus ditaruh atau dipasang diruangan bersangkutan, proses
penerimaan meliputi unit itu sendiri, akan ada proses selanjutnya yakni proses
persiapan ruangan, proses pemasangan ( jika diperlukan ), proses instalasi, uji
fungsi alat medis, jika diperlukan uji radiasi alat medis dan baru proses
penerimaan dinyatakan selesai setelah tahapan demi tahapan tersebut diatas
selesai.
b. Instrument alat medis penerimaan dilakukan digudang pusat, pengecekan
dilakukan oleh petugas biomedik, fisik barang baik dan alat medis berfungsi
dengan baik. Alat medis akan diserahkan langsung ke unit terkait disimpan dan
dirawat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

9
 BAB IV
DOKUMENTASI

Setiap proses dari suatu kebutuhan akan barang / pengadaan barang tak lepas dari
dokumentasi / surat yang telah dikeluarkan hal ini sangat diperlukan agar ter-recordnya
proses pengadaan barang tersebut dengan baik, apabila dokumentasi itu diperlukan
dikemudian hari maka dapat dipertanggungjawabkan.

Dalam hal ini dokumentasi dari pembelian alat medis dimulai dari :
A. Permintaan pembelian
Permintaan pembelian / purchase requestion dibuat berdasarkan adanya suatu
kebutuhan dari setiap unit terkait atau adanya pengembangan suatu unit pelayanan
medis disetujui oleh masing – masing atasan dari unit terkait diisi sesuai spesifikasi
yang jelas alat medis yang diperlukan / diminta. Dokumen ini akan disertakan dalam
PO.
B. Surat Penawaran
Surat penawaran / quotation dikeluarkan oleh pemasok berdasarkan permintaan
dari bagian pembelian atas alat medis yang akan dibeli, sesuai dengan spesifikasi
yang diminta, merk dan type alat medis tersebut ( jika diperlukan dengan brosur ),
harga per unit / set, hingga proses pembayaran dan pengiriman barang. Dokumen ini
akan disertakan dalam PO
C. Surat Pesanan
Surat pesanan / purchase order ( PO ), akan dibuat oleh pembelian apabila proses
negosiasi dan pemilihan pemasok telah selesai di tetapkan, pembelian akan
membuat PO berdasarkan surat penawaran barang dengan harga yang telah
ditetapkan bersama, disetujui oleh pejabat sesuai dengan kewenangan yang sudah
diatur. Dokumen ini akan di print dalam kertas rangkap 3 dan akan diserahkan
lembar 1 Pembelian, lembar 2 Gudang dan lembar 3 keuangan.
D. Surat Jalan / Berita acara
Surat jalan atau bisa berupa berita acara akan disertakan oleh pemasok sebagai bukti
bahwa barang dibawa dan diserahkan ke pembeli dan akan ditandatangani apabila ,
terpasang / install, dan berfungsi dengan baik oleh petugas gudang / biomedik

10
 Rumah Sakit, disertakan dengan nama penerima dan tanggal diterima. Dokumen
akan dilampirkan lembar asli pemasok, lembar copy gudang dan lembar copy
pembelian.
E. Penerimaan Barang
Surat penerimaan barang ini akan dikeluarkan setelah barang telah selesai dan
diterima dengan baik oleh gudang / biomedik, setelah dilakukan penerimaan secara
sistem maka surat penerimaan barang ini akan tercetak, lembar asli keuangan,
lembar copy gudang, lembar copy pembelian
F. Faktur Pembelian
Pemasok akan melakukan proses pembayaran / penagihan ke pihak Rumah Sakit,
maka akan mengeluarkan faktur / invoice untuk proses tersebut mengacu pada surat
jalan dan sesuai dengan harga penawaran yang sudah final pada saat negosiasi
dengan menyertakan surat jalan asli, dan akan dilampirkan PO asli, SPB asli, dan
penawaran harga yang telah disetujui, selanjutnya akan diserahkan ke unit keuangan
untuk proses pembayaran.

11
 BAB V
PENUTUP

Demikian Buku Panduan Pembelian alat medis ini disusun untuk dapat digunakan dan
bermanfaat sebagai panduan dan pegangan bagi pihak terkait dalam hal pengadaan lat
medis di Rumah Sakit Sentra Medika Cibinong.
Dengan segala keterbatasan dan kekurangannya kami mohon dukungan dan
kerjasamanya dari berbagai pihak yang terkait dalam menerapkan agar dapat tercapai
tujuan yang diharapkan.

A. Lampiran I.
B. Lampiran II
C. Lampiran III

12