BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pembangunan kesehatan bertujuan untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan
kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang
setinggi-tingginya. Untuk memelihara dan meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
diselenggarakan upaya kesehatan yang terpadu dan menyeluruh dalam bentuk upaya kesehatan
perorangan dan upaya kesehatan masyarakat (Undang-undang RI Nomor 36 tahun 2009 tentang
Kesehatan).
Rumah sakit merupakan fasilitas pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan
kesehatan dasar, spesialistik dan subspesialistik. Misinya memberikan pelayanan kesehatan
yang bermutu dan terjangkau oleh masyarakat serta mempunyai tugas melaksanakan upaya
kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna. Upaya pelayanan berfokus pada
penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi, terpadu dengan tidak
mengesampingkan upaya peningkatan kesehatan, pencegahan penyakit, rehabilitasi serta
melaksanakan upaya rujukan.
Rumah sakit juga merupakan salah satu fasilitas pelayanan kesehatan yang padat
teknologi dan pakar, sehingga mempunyai tanggungjawab yang lebih dalam memberikan
pelayanan di wilayah kerjanya. Penyediaan pelayanan: medis, penunjang medis dan non medis,
keperawatan, pelayanan rujukan, pendidikan dan pelatihan, penelitian, pengembangan, dan
pelayanan administrasi serta keuangan yang lebih proaktif untuk mengantisifasi perubahan-
perubahan epidemiologi penyakit, perubahan struktur demografis, perkembangan IPTEK,
perubahan sosial-ekonomi masyarakat turut mempengaruhi tuntutan masyarakat terhadap
pelayanan yang lebih bermutu, ramah, dan mampu bersaing secara sehat.
Hal tersebut sejalan dengan amanat Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang
Rumah Sakit, bahwa rumah sakit merupakan institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna (promotif,
preventif, kuratif dan rehabilitatif) yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan
gawat darurat. Dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan, rumah sakit diwajibkan
memberikan pelayanan kesehatan yang aman, bermutu dan efektif sesuai dengan standar
pelayanan di rumah sakit.
Rumah Sakit Annisa Queen Kabupaten Garut merupakan salah satu rumah sakit swasta
di kabupaten Garut. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, serta menjalankan kewajiban
untuk dapat memberikan pelayanan kesehatan yang aman, bermutu dan efektif. Rumah Sakit
Annisa Queen Kabupaten Garut telah menetapkan visi yaitu menjadi Rumah Sakit yang
memberikan pelayan prima yang professional dengan suasana kekeluargaan yang terbaik di
Garut dan sekitarnya. Sedangkan misi rumah sakit adalah :
a. Memberikan pelayanan kesehatan umum dan spesifik secara optimal pada pasien dan
keluarganya dengan tulus, kasih, beretika dan profesional.
b. Memberikan pelayanan yang bermutu dan mengutamakan kepuasan pelanggan.
Rumah Sakit Annisa Queen Page 1
 c. Senantiasa mengikuti kemajuan ilmu dan teknologi kedokteran sesuai kemampuan
finansial perseroan.
d. Menyediakan suasana rumah sakit yang menyenangkan sehingga pasien nyaman untuk
menerima pelayanan kesehatan dan pegawai bekerja dengan rasa aman dan nyaman.
e. Membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

Visi dan misi tersebut memberikan arah bagi seluruh komponen yang ada di Rumah
Sakit Annisa Queen Kabupaten Garut dalam melaksanakan tugas sesuai dengan profesi dan
bidang tugasnya.
Berdasarkan uraian di atas, diperlukan penataan dan pengorganisasian berbagai sumber
daya yang ada agar dapat berjalan dengan optimal, sehingga visi RS dapat terwujud dan Rumah
Sakit Annisa Queen Kabupaten Garut dapat melaksanakan kewajiban sebagaimana
diamanatkan dalam Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit yaitu dapat
memberikan pelayanan kesehatan yang aman, bermutu dan efektif sesuai dengan standar
pelayanan di rumah sakit.

BAB II

Rumah Sakit Annisa Queen Page 2

 GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Annisa Queen

Kota Garut adalah salah satu kota yang sedang berkembang di Jawa Barat yang
mempunyai tingkat pertumbuhan penduduk yang yang tinggi dan pertumbuhan ekonomi yang
cukup pesat. Sehingga masyarakatnya dilihat dari segi kesejahteraan dan daya beli menjadi lebih
meningkat. Perubahan dini secara tidak langsung juga merubah pola fikir masyarakatnya,
terutama merubah pola fikir masyarakat mengenai pentingnya kesehatan. Terbukti dengan masih
banyaknya masyarakat dalam mencari fasilitas kesehatan, sekarang bukan hanya mencari Rumah
sakit, Dokter dan obat saja, tetapi mereka juga menginginkan perlengkapan medis yang memadai
serta pelayanan yang dapat memuaskan masyarakat. Sehingga masyarakat Garut masih banyak
yang memilih fasilitas kesehatan di luar kota Garut. Selain itu faktor lainnya adalah karena
Rumah Sakit Umum dan Rumah Sakit TNI yang sekarang ada di Garut belum bisa menampung
dan memberikan pelayanan yang memuaskan kepada masyarakat.
Dalam rangka meningkatkan upaya pelayanan kesehatan Rumah sakit kepada masyarakat
di Kabupaten Garut pada umumnya, PT.Annisa Bina Persada membangun suatu fasilitas
pelayanan kesehatan Rumah Sakit yang memberikan layanan Rumah Sakit yang diberi nama
Rumah sakit Annisa Queen – Garut.
Rumah sakit Annisa Queen – Garut didirikan oleh PT.Annisa Bina Persada dengan
susunan kepengurusan:
1. Komisaris
2. Direksi/ Penanggung Jawab/Pengurus Perusahaan
Rumah sakit Annisa Queen berdiri di atas tanah seluas 2.443 m 2 dan berlokasi di jalan
Sudirman no. 208, desa Suci Kaler, kecamatan Karangpawitan, kabupaten Garut. Batas geografis
Rumah Sakit Annisa Queen – Garut antara lain :
 Sebelah utara : persawahan, rumah penduduk dan kantor Polres Garut.
 Sebelah selatan : persawahan.
 Sebelah timur : persawahan
 Sebelah barat : jalan raya Jenderal Sudirman Garut, rumah penduduk dan persawahan.

Kecamatan Karangpawitan merupakan kota Orde III yaitu kota-kota dengan tingkat
skala local/kecamatan. Adapun arahan fungsi yang dimiliki oleh Kecamatan Karangpawitan
adalah sebagai pusat administrasi pemerintah dan pusat pelayanan ekonomi. Jika dilihat dari
fungsi tersebut, maka keberadaan Rumah Sakit Annisa Queen – Garut akan dapat memenuhi
kebutuhan kesehatan masyarakat sekitar dan mendorong adanya perkembangan di kecamatan
karangpawitan.

Rumah Sakit Annisa Queen Page 3

 Selain memperhatikan pertimbangan ekonomi (economic consideration) juga
memperhatikan pertimbangan lingkungan (environment consideration). Keberadaan rumah sakit
di wilayah ini akan menimbulkan dampak baik secara langsung maupun tidak langsung dan
dampak positif maupun negatif. Dampak negatif jika tidak dikelola secara dini akan
menimbulkan masalah lingkungan yang pada akhirnya akan mempengaruhi terhadap kesehatan
masyarakat di sekitarnya. Pengelolaan terhadap dampak negatif dapat ditekan seminimal
mungkin dan dampak positif dapat dikembangkan agar memberikan manfaat terhadap
lingkungan sekitar.

B. Direktur Rumah Sakit Annisa Queen dari Masa ke Masa

(1) dr.Widjajanti,Sp.M November 2013-Maret 2014
(2) dr.Miqdad M Hambali
(3) dr. A Manan affandi
(4) dr. M. Rizal, Sp.B November 2016-Juli 2017
(5) dr.Eka Wijayanti,Mars Juni 2017-September 2017
(6) drg.Arya Tarmadi M.Kes September 2017 – sekarang

BAB III
Rumah Sakit Annisa Queen Page 4
 VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RUMAH SAKIT

A. Visi
Menjadi Rumah Sakit Umum yang memberikan pelayan prima yang professional dengan
suasana kekeluargaan yang terbaik di Garut dan sekitarnya.
B. Misi
(1) Memberikan pelayanan kesehatan umum secara optimal pada pasien dan keluarganya
dengan tulus dan kasih.
(2) Memberikan pelayanan yang bermutu dan mengutamakan kepuasan pelanggan.
(3) Menyediakan lapangan kerja yang menyenangkan bagi tenaga medis, paramedis dan
karyawan lainnya yang ikut mengkontribusikan pikiran dan tenaga dalam memberikan
pelayanan yang optimal kepada pasien.
(4) Membantu pemerintah dalam meningkatkan derajat kesehatan masyarakat.

C. Nilai-Nilai
Nilai-nilai adalah sikap kerja karyawan Rumah Sakit sebagai berikut :
(1) Disiplin adalah senantiasa bekerja bertanggung jawab agar setiap tugas yang diembannya
dapat diselesaikan dengan baik sesuai rencana yang telah ditentukan.
(2) Profesionalisme adalah tindak - tanduk yang bercirikan suatu profesi atau orang yang ahli
dalam b i d a n g n y a , d e n g a n m e m e g a n g t e g u h e t i k a p r o f e s i d a n s t a n d a r
m u t u keahlian yang tinggi.
(3) Ramah adalah sikap dan tutur kata manis, dengan praduga positif serta
berbudi bahasa me na ri k d an s el al u b er us a ha u nt uk m en ol on g p el an gg an
d en ga n t ul us ikhlas.
(4) Peduli adalah berusaha untuk segera mengetahui atau sangat menghiraukan persoalan
pelanggan dengan sungguh-sungguh dan langsung membantu persoalan tersebut dengan
tuntas dan memuaskan keinginan pelanggan.
(5) Jujur adalah selalu memegang teguh ketulusan dan keikhlasan dalam memberikan
informas i atau tidak melakukan kecurangan apapun untuk keuntungan
dirinya ataupun untuk kepentingan pelanggan.

D. Logo
Logo Rumah Sakit Annisa Queen adalah:

Rumah Sakit Annisa Queen Page 5

 Arti / Makna Gambar
(1) Tanda Mahkota : merupakan khas lambang kemewahan, yang
menggambarkan kemewahan dalam fasilitas dan pelayanan kesehatan kepada
masyarakat Umum Daerah Kabupaten Garut.
(2) Makna huruf A : merupakan huruf awal dari kata Annisa; juga mengandung arti lain ,
yaitu : Wanita.
(3) Makna huruf Q : merupakan huruf awal dari kata Queen; juga mengandung arti lain ,
yaitu : Ratu
(4) Mahkota berwarna kuning : mengandung arti bahwa Rumah Sakit Annisa
Queen memberikan pelayanan yang terbaik.
E. Motto
Motto Rumah Sakit Umum Annisa Queen adalah “Utama dalam pelayanan, professional dalam
tindakan”
F. Slogan
Slogan Rumah Sakit Annisa Queen adalah :
“Give Care Give Comfort”
G. Maklumat Pelayanan
Maklumat Pelayanan Rumah Sakit Annisa Queen :
“Memberikan pelayanan terbaik dengan standar professional setinggi mungkin yang mengacu
pada peningkatan mutu pelayanan dan keselamatan pasien”

BAB IV
Rumah Sakit Annisa Queen Page 6
 STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

(1) Perseroan adalah PT Annisa Bina Persada yaitu yang didirikan dan berdomisili di JL.Ahmad Yani
No 407 Kabupaten Garut Sebagai Penyelenggara dan Pemilik Rumah Sakit Annisa Queen
(2) Direktur Perseroan adalah Jajaran Direksi PT Annisa Bina Persada yang diangkat oleh Komisaris
PT Annisa Bina Persada dalam rapat umum pemegang saham yang bertindak untuk dan atas
nama Perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan dengan kewenangan sesuai yang
tertulis pada AD/ART.
(3) Rumah Sakit adalah Rumah Sakit Umum Annisa Queen yang bertempat di JL Jenderal Sudirman
No 208 kabupaten Garut.
(4) Pejabat Pengelola adalah pejabat structural pengelola Rumah Sakit yang terdiri dari Direktur.
(5) Kelompok Fungsinal Umum adalah kelompok non profesi tenaga kesehatan yang bekerja di
instalasi dalam jabatann fungsionaldi Rumah Sakit.
(6) Kelompok Fungsional Khusus adalah kelompok profesi tenaga kesehatan yang bekerja di
instalasi dalam jabatan fungsional di Rumah Sakit.
(7) Komite Medik adalah perangkat rumah sakit untuk menerapkan tata kelola klinis (clinical
governance) agar staf medis di rumah sakit terjaga profesionalismenya melalui mekanisme
kredensial, penjagaan mutu profesi medik, dan pemeliharaan etika dan disiplin profesi medic.
(8) Komite Keperawatan adalah unsur organisasi yang mempunyai tanggung jawab untuk
menerapkan tata kelola keperawatan di Rumah Sakit.
(9) SPI adalah Unsur Organisasi yang bertugas melaksanakan pemeriksaan audit kinerja internal
Rumah Sakit.
(10) Dewan Pengawas adalah Unit non struktural yang bersifat independen di bentuk dan bertanggung
jawab kepada pemilik Rumah Sakit, bertugas untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh
jajaran pejabat pengelola Rumah Sakit.
(11) Tim Akreditasi adalah Unsur Organisasi yang bertugas terhadap persiapan dan seluruh proses
Akreditasi Rumah Sakit.
(12) TIM JKN adalah Unsur Organisasi yang bertugas memperifikasi administrasi pelayanan dan
pengklaiman terhadap jaminan kesehatan di Rumah Sakit.

A. Susunan Direksi Rumah Sakit Annisa Queen :

Direktur
B. Susunan Manajerial Rumah Sakit Annisa Queen :
1. Komite Medik
2. Komite Keperawatan
3. Tim Akreditasi
Rumah Sakit Annisa Queen Page 7
 4. Tim BPJS
5. Wadir Umum dan Keuangan
a. Kabag Adm. Umum
b. Kabag Keuangan
c. Kabag Penunjang Non Klinik
6. Wadir Pelayanan
a. Kabid Medis
b. Kabid Keperawatan

C. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Annisa Queen Kabupaten Garut

Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Annisa Queen kabupaten Garut sebagaimana ditetapkan
dalam Surat Keputusan PT.Annisa Bina Persada nomor 02/IV/2017 sebagai berikut:

BAB V
VISI, MISI, STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

A. UNIT REKAM MEDIS

1. Visi
Menjadi unit layanan penyedia informasi kesehatan yang berkualitas di Rumah
Sakit Annisa Queen Garut.
2. Misi

Rumah Sakit Annisa Queen Page 8

 a. Menyelenggarakan pelayanan Rekam Medis yang profesional di Rumah Sakit Annisa
Queen Garut.
b. Mengelola data medis sehingga menghasilkan informasi yang berkualitas.

B. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis

Kepala Bidang Pelayanan

Kepala Unit Rekam Medis

Penerimaan Pasien Pengelolaan Data Pelaporan Penyimpanan

 TPPRJ  Assembling  Internal  Rawat jalan
 TPPRI  Indeksing  Eksternal  Rawat inap
 TPPGD  Koding

BAB VI
URAIAN JABATAN UNIT KERJA REKAM MEDIS
A. Kepala Unit Rekam Medis
Kepala unit rekam medis berada di bawah Kepala Bidang Pelayanan Medis dan
membawahi staff pendaftaran, pengelolaan data (indeksing, koding, assembling), distribusi
dan pelaporan. Mempunyai tugas :
a. Menyusun dan mengoreksi kerja bagian rekam medis.
b. Mengawasi, memberikan petunjuk dan arahan terhadap tugas bawahan.
c. Menegur bawahan bila melanggar prosedur dan disiplin kerja.
d. Mengajukan usulan dan mengoreksi usulan bawahan.

Rumah Sakit Annisa Queen Page 9

 e. Membimbing dan menciptakan kerja yang baik dan serasi.
f. Menolak pelayanan administrasi rekam medis yang tidak sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
g. Mengajukan sarana dan prasarana di unit rekam medis.
h. Kebenaran dan ketepatan kerja, rencana kerja, tata kerja, pengelolaan pelaksanaan
rekam medis.
i. Keamanan dan kebenaran dalam pengarsipan rekam medis.
j. Ketepatan dan kebenaran dalam pelayanan adminsitrasi rekam medis.
B. Staff Filing/ Penyimpanan
Pelaksanaan distribusi dan filing rekam medis dilakukan oleh staff distribusi dan
dikoordinir oleh penanggung jawab distribusi yang di bawahi oleh kepala rekam medis.
PJ Distribusi mempunyai tugas :
a. Menyelenggarakan penyimpanan rekam medis.
b. Bertanggung jawab dalam kelancaran administrasi pendistribusian dan penyimpanan
rekam medis.
c. Memantau dan mengarahkan staff distribusi dalam penyelenggaraan pendistribusian
dan penyimpanan rekam medis.
d. Assembling berkas rekam medis.
C. Staff Pendaftaran
Staff Pendaftaran dibawahi oleh kepala rekam medis. Staff Pendaftaran
mempunyai tugas :
a. Pelaksanaan Pendaftaran Pasien
a) Menerima pendaftaran pasien yang akan berobat.
b) Menginput data identitas pasien kedalam program pendaftaran yang sudah tersedia
di RS.
c) Memberikan informasi kepada pasien mengenai jadwal dokter biaya dan pelayanan
terkait.
d) Memeriksa dan mencari data pasien yang tidak lengkap.

e) Memeriksa data rujukan pasien kontraktor yang akan mendaftar berobat ke

poliklinik.
f) Bertanggung jawab terhadap kelancaran pendaftaran.
g) Bertanggung jawab terhadap ketertiban pendataran.
h) Mengadakan evaluasi penyelenggaraan pendaftaran.
i) Mengadakan hubungan kerja dengan unit yang lain agar terciptanya pendaftaran
yang baik dan cepat.
j) Terciptanya tertib administrasi dengan adanya pelayanan pendaftaran.
k) Mempertanggung jawabkan tugas-tugas yang dilaksanakan kepada kepala rekam
medis.
D. Pengelolaan Data dan Pelaporan
a. Menginput data ke komputer untuk pengisian data.
b. Menginput data pasien pulang dalam program komputer.
c. Bertanggung jawab terhadap keamanan lembaran status rekam medis.
d. Membuat rekapitulasi tenaga medis atau paramedis yang pengisian administrasinya
tidak lengkap.
e. Membuat laporan kunjungan pasien.
f. Melengkapi data identitas pasien di resume medis atau asuransi.
g. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi pelepasan informasi medis.
h. Bertanggung jawab terhadap keamanan data-data medis.
i. Bertanggung jawab terhadap ketertiban administrasi pelepasan informasi medis.
E. Kodifikasi Penyakit/Koding

Rumah Sakit Annisa Queen Page 10

 a. Menerima dan memeriksa status rekam medis yang sudah lengkap dari bagian
farmasi/pendaftaran, sebelum dientry/koding.
b. Memberikan kode diagnosa di rawat jalan dan rawat inap sesuai dengan diagnosa
akhir.
F. Staff Pendistribusian
Staff Distribusi dibawahi oleh Kepala Rekam Medik. Staff Distribusi
mempunyai tugas :
a. Menyelenggarakan penyimpanan.
b. Mmendistribusikan rekam medis ke tiap poliklinik.
c. Memeriksa kelengkapan status di rekam medis.
d. Membuat status baru untuk pasien baru atau status lama yang sudah penuh.
e. Bertanggung jawab dalam kelancaran administrasi pendistribusian dan
penyimpanan rekam medis.
f. Bertanggung jawab terhadap ketertiban pendistribusian dan filing rekam medis.
g. Mengadakan hubungan kerja dengan unit lain agar terciptanya pendistribusian dan
filing yang cepat, tepat dan ramah.
h. Mempertanggung jawabkan tugas-tugas kepada kepala rekam medis dan
manajemen operasional.
i.

BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA
A. Tata Kerja
a. Panitia rekam medis harus mengadakan pertemuan minimal satu kali dalam sebulan. Dan
mereka harus menitik beratkan perhatian kepada perbaikan mutu pelayanan. Idealnya
panitia rekam medis harus mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi didalam proses
pengisian rekam medis. Terutama untuk kasus pengisian rekam medis tanpa diagnosa,
perbedaan antara pengisian diagnosa dan sebab-sebab kematian.
b. Dibawah pengawasan panitia rekam medis, petugas rekam medis melakukan analisa
terhadap pengisian berkas rekam medis setelah pasien pulang.
c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka petugas rekam medis
melaporkan berkas tersebut ke komite medik, selanjutnya panitia rekam medis akan
berkoordinasi dengan dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain untuk melengkapi
berkas rekam medis tersebut.
d. Panitia rekam medis juga harus melakukan pengawasan secara teratur terhadap pengisian
berkas rekam medis di Instalasi gawat darurat guna menilai mutu pelayanan medis yang
diberikan. Bagi pasien yang meninggal di Instalasi gawat darurat (Death On Arrival/DOA)
maka berkas rekam medisnya tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di Instalasi rekam
medis secara terpisah.
e. Tanggung jawab komite medis tidak hanya untuk mengawasi petugas rekam medis dalam
menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan tetapi juga melakukan
pengawasan terhadap mutu pelayanan terhadap pasien rawat inap dan rawat jalan.
f. Di dalam penyeragaman lembar isi rekam medis, penyeragaman bentuk, ukuran maupun isi
rekam medis serta retensi terhadap rekam medis sudah tidak aktif harus dikoordinasikan
antara instalasi/unit rekam medis dengan panitia rekam medis serta komite medis yang
selanjutnya diteruskan dengan persetujuan Direktur RS.

Rumah Sakit Annisa Queen Page 11

 g. Setiap tenaga kesehatan dan tenaga kesehatan lainnya yang ikut serta didalam pemberian
pelayanan kesehatan kepada pasien berkewajiban melengkapi pengisian rekam medis dan
harus menyetujui ketentuan-ketentuan yang berlaku dan jika menolak akan dikenakan
sanksi.
B. Hubungan Kerja :
a. Instalasi rekam medis, instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat dan
instalasi lain yang terkait, serta bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan rekam
medis, sesuai dengan batas wewenang dan tanggung jawabnya.
b. Dalam melaksanakan tugasnya kepala instansi rekam medis wajib menerapkan koordinasi,
integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan intern instalasi rekam medis maupun
dengan instalasi lain yang terkait, sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing.
c. Kepala instalasi rekam medis dan instalasi lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan
rekam medis bertanggung jawab dalam mengkoordinasi bawahannya masing-masing serta
memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada staffnya masing-masing.

d. Kepala instalasi rekam medis dan unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam
medis, wajib mengikuti dan memenuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan
masing-masing dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
e. Dalam melaksanakan tugasnya kepala instalasi rekam medis dan instalasi lain yang terkait
dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis, melakukan pembinaan dan pemberian
bimbingan dan wajib mengadakan rapat berkala (briefing) baik antar petugas rekam medis,
maupun antara pimpinan instalasi rekam medis dengan instalasi lain yang terkait dengan
pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit.
f. Instalasi rekam medis mempunyai hubungan koordinatif dengan instalasi lain yang seperti
instalasi rawat jalan, instalasi rawat inap, instalasi gawat darurat serta instalasi penunjang
medis yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di rumah sakit.

Rumah Sakit Annisa Queen Page 12

 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA

Sumber daya manusia sesuai dengan kualifikasi pendidikan pada unit rekam medis
diatur dalam Permenkes No. 377/ Menkes/ SK/ III/ 2007 Tanggal 27 Maret 2007, sebagai
berikut :
1. Diploma 3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh Selma 6 (enam)
semester, dengan gelar Ahli madya.
2. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan)
semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK.
3. Strata 1 (S1) Manajemen Informsasi Kesehatan yang ditempuh selama 8 (delapan) semester,
dengan gelar Sarjana Manajemen Informasi Kesehatan.
4. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 4 (empat) semester,
dengan gelar Magister Manajemen Informasi Kesehatan.
Menurut Wursanto (1991), petugas rekam medis harus memiliki syarat – syarat
sebagai berikut:

1. Teliti, dalam hal ini ketelitian sangat

diperlukan agar dapat membedakan perkataan, nama atau angka yang sepintas lalu
nampaknya bersamaan.
2. Cerdas, petugas rekam medis harus mampu
menggunakan pikirannya dengan baik, memiliki daya ingat yang tajam sehingga tidak
mudah lupa.
3. Penuh minat dan perhatian terhadap tugas
dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Rapi, setiap petugas harus mampu
menciptakan dan menjaga kerapihan dan kebersihan dan ketertiban terhadap arsip yang
disimpan.
5. Tekun dalam pelaksanaan tugas.
6. Mampu memegang/menyimpan rahasia.
7. Mampu mengadakan hubungan yang baik
dengan semua pihak.
Rumah Sakit Annisa Queen Page 13
 8. Memiliki keahlian dalam bidang kearsipan.

B. DISTRIBUSI KETENAGAAN

1. Pola pengaturan ketenagaan Unit Rekam Medis yaitu :

a. Untuk Dinas Pagi :
yang bertugas sejumlah 3 ( tiga ) orang dengan standar minimal mengerti dan bisa
melaksanakan prosedur rekam medis sesuai dengan SPO yang berlaku
Kategori :
1 orang penanggung jawab urusan pendaftaran
2 orang pelaksana / petugas rekam medis

b. Untuk Dinas Sore :

yang bertugas sejumlah 2 ( dua ) orang dengan standar minimal minimal mengerti dan bisa
melaksanakan prosedur rekam medis sesuai dengan SPO yang berlaku

Kategori :
1 orang penanggung jawab urusan pendaftaran
1 orang pelaksana / petugas rekam medis

Rumah Sakit Annisa Queen Page 14

 BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

Sebelum ditempatkan di unit pelayanan tertentu, setiap pegawai baru harus mengikuti orientasi
yaitu suatu proses pengenalan dan penyesuaian dengan lingkungan kerja rumah sakit, sehingga
pegawai baru tersebut dapat melaksanakan tugas sesuai dengan kebijakan/pedoman/panduan/standar
yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan orientasi tenaga baru pada Rumah Sakit Annisa Queen meliputi beberapa tahap:
1. Tahap I : Orientasi Umum
Orientasi umum merupakan orientasi Rekam Medis dilaksanakan secara terpusat, materi
orientasi meliputi:
a. Struktur Organisasi Rekam Medis RS Annisa Queen
b. Visi, Misi, Motto, Pelayanan Rekam Medis RS Annisa Queen
c. Aturan dan Kebijakan yang berlaku pada Rekam Medis RS Annisa Queen termasuk
Kebijakan SDM.
d. Standar Fasilitas RM
e. Jenis Pelayanan
f. Motivasi kerja
g. Program peningkatan mutu dan Keselamatan Kerja
h. Keselamatan pasien (Patient Safety)
i. Bantuan Hidup Dasar (BHD)
2. Tahap II : Orientasi Khusus
Merupakan orientasi tingkat Bagian Kegiatan Penyelenggaraan RM, dilaksanakan di bagian
masing-masing, meliputi:
a. Pemberian materi terkait Bagian masing-masing, meliputi;
1) Struktur Organisasi
2) Visi, misi, tujuan dan falsafah

Rumah Sakit Annisa Queen Page 15

 3) Aturan dan Kebijakan yang berlaku
4) Jenis Pelayanan
5) Fasilitas
6) PMKP, PPI, Patient Safety terkait Bidang/Bagian/Instalasi/Unit
3. Orientasi lingkungan kerja
4. Orientasi dan bimbingan teknis pekerjaan yang akan dilakukan
5. Evaluasi / Penilaian
a. Evaluasi / Penilaian tersebut berkaitan dengan orientasi Bagian/ Penyelenggara kegiatan
RM yang telah dikaukan
b. Selama orientasi lapangan dilakukan pendampingan (coaching), preseptorship dan
dilakukan penilaian yang meliputi aspek sikap dan penampilan, keterampilan. Pada akhir
kegiatan dilakukan evaluasi pelaksanaan orientasi secara keseluruhan.
BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

Rumah Sakit Annisa Queen melakukan rapat secara berkala terdiri dari :
1. Rapat Kerja / Rapat Rutin
Jadwal pelaksanaan rapat kerja Rekam Medis Annisa Queen diatur sebagai berikut :
a. Rapat koordinasi dengan semua bagian dilaksanakan satu kali dalam seminggu dilakukan
setiap hari jumat jam 13.00 WIB sampai dengan selesai.
b. Rapat koordinasi Para Pejabat Struktural dengan Direktur dilaksanakan satu kali dalam
seminggu.
c. Rapat Kerja dan Evaluasi Kelompok Kerja dilaksanakan dua kali dalam satu bulan.
2. Rapat Insidentil
Rapat insidentil diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas segera.

Rumah Sakit Annisa Queen Page 16

 BAB XI
PELAPORAN

Pelaporan merupakan salah satu kegiatan monitoring dan evaluasi dilakukan secara teratur dan
berkelanjutan untuk mengetahui tingkat kinerja penyelenggaraan kegiatan rekam medik. Disamping
untuk mengetahui tingkat kinerja, data tersebut juga dapat memperlihatkan mutu pelayanan rumah
sakit. Evaluasi kegiatan dan jenis pelaporan dibagi terdiri dari :
Jenis laporan yang dibuat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu
A. Laporan intern rumah sakit
B. Laporan ekstern rumah sakit
1. Laporan intern rumah sakit
Yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep Rancangan
Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Indikasi laporan adalah :
a. Sensus harian, meliputi
a) Pasien masuk rumah sakit
b) Pasien keluar rumah sakit
c) Pasien meninggal di rumah sakit
d) Lamanya pasien dirawat
e) Hari perawatan
b. Prosentase pemakaian TT
c. Kegiatan persalinan
d. Kegiatan pembedahan dan tindakan medis lainnya
e. Kegiatan rawat jalan penunjang

2. Pelaporan ekstern rumah sakit

Rumah Sakit Annisa Queen Page 17

 Yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan peraturan yang
berlaku, ditunjukkan kepada Departemen Kesehatan RI, Kanwil Depkes RI (sekarang ,
Dinkes Propinsi, Dinkes Kabupaten/kota)
Pelaporan yang dibuat sesuai kebutuhan Depkes RI, meliputi :
1) Data Kegiatan Rumah Sakit (RL 1)
2) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap (RL 2a)
3) Data Keadaan Morbiditas penyakit Khusus Pasien Rawat Inap (RL 2a1)
4) Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan (RL 2b)
5) Data Keadaan Morbiditas Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan (RL 2b1)
6) Data individual Morbiditas Pasien Rawat Inap
a) Pasien Umum (RL 2.1)
b) Pasien Obstetrik (RL 2.2)
c) Pasien baru lahir/lahir mati (RL 2.3)

7) Data Inventaris Rumah Sakit (RL3)

8) Data Keadaan ketenagaan RS (RL 4)
9) Data individual Ketenagaan RS (RL 4a)
10) Data Peralatan Rumah Sakit (RL 5)
C. Periode Pelaporan
1. (RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan
2. (RL 2 a) dilaporkan setahun sekali
3. (RL 2 b) dilaporkan setahun sekali
4. (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan
5. (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan
6. (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari,
Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RI
7. (RL 3) dilaporkan setahun sekali
8. (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali

D. Saluran Pengirim Laporan

Laporan kegiatan rumah sakit (RL 1) dibuat rangkap 6 yang asli dikirim ke Dir jen. Yan
Med Bagian Informasi Yanmed rumah sakit Depkes RI dan tembusan ditunjukan ke :
1. Ka Kanwil Dep Kes RI(sudah likuidasi)
2. Ka Din Kes Propinsi
3. Ka Din Kes Kabupaten
4. Direktur Rumah Sakit
5. Pertinggal (Arsip)

Rumah Sakit Annisa Queen Page 18

 Sedangkan laporan lainnya (RL 2 s/d RL 5) cukup dibuat rangkap 2 yang asli dikirim ke
Dir Jen Yan Med Dep Kes RI dan tembusannya untuk Arsip rumah sakit
4. (RL 1) dibuat setiap tribulan berdasarkan catatan harian yang dikompilasi setiap bulan
5. (RL 2 a) dilaporkan setahun sekali
6. (RL 2 b) dilaporkan setahun sekali
7. (RL 2 a1) dilaporkan setiap bulan
8. (RL 2 a2) dilaporkan setiap bulan
9. (RL 2.1), (RL 2.2), (RL 2.3), dibuat sistem sampling dari tangan 1 s/d 10 setiap bulan : Pebruari,
Mei, Agustus dan Nopember khusus ke DepKes RI
10. (RL 3) dilaporkan setahun sekali
11. (RL4), (RL 4a), (RL 5) dilaporkan setahun sekali yang dijadwalkan oleh departemen Kesehatan

 Untuk pelaporan bulanan / tribulan dikirim ke instansi Departemen Kesehatan paling lambat
tanggal 15 pada bulan berikutnya.
 Untuk laporan tahunan dikirim setiap tanggal 15 Januari pada tahun berikutnya.
 Untuk memenuhi hal tersebut di atas, maka pengumpulan data laporan dari masing-masing unti
terkait ditetapkan paling lambat setiap tanggal 5 pada bulan berikutnya.
 Khusus untuk pengumpulan data individual morbiditas pasien rawat inap sampling tanggal 1 s/d
10 sesuai bulan pelaporan, formulir dilampirkan dalam berkas RM setelah disi oleh dokter yang
merawat sekurang-kurangnya :
1) Diagnosa
2) Sebabkematian bila pasien meninggal
3) Nama dan tanda tangan dokter
Alur laporan sesuai dengan Panduan Pencatatan dan Pelaporan Rumah Sakit.
Pengumpulan data dilakukan secara rutin (harian, bulanan, semester), dan direkapitulasi untuk
untuk dilakukan analisis dan rekomendasi. Laporan disampaikan kepada Direktur, kemudian
feedback ke unit kerja.

Garut, September 2018

DIREKTUR
RUMAH SAKIT ANNISA QUEEN
KABUPATEN GARUT

drg. H. Arya Tarmadi,M.Kes

Rumah Sakit Annisa Queen Page 19
Rumah Sakit Annisa Queen Page 20