SISTEM PENDUKUNG

KEPUTUSAN
PENGELOLAAN OBAT

Dr. Satibi, M.Si., Apt

Fakultas Farmasi UGM
Disampaikan dalam workshop Mutu dan Kualitas manajemen
logistik dan pelayanan Farmasi Klinik
Fakultas Kedokteran UGM, 23 Maret 2017

1
 KEBIJAKAN PENGELOLAAN OBAT
1. Menjamin ketersediaan obat yang aman berkhasiat dan
jumlah cukup
2. IF sesuai dengan standar
3. Pengelolaan instalasi farmasi sesuai dengan pedoman
4. Menerapkan e – logistic untuk pencatatan distribusi dan
evaluasi obat di IF
5. Melakukan pelaporan secara periodik
 PERSEDIAAN

Modal yg diinvestasikan

40%

Persediaan Aset yang paling mahal

Manajemen persediaan
yang baik
Sangat penting
 Drug Management Cycle

 Selection

Management Support
Planning and Administration
Use Organization and Management Procurement
Information Management
Human Resources

Distribution
 Management Information system
• A combination of computers and people that is used to provide
information to aid in making decisions and manage a firm
 The Information Systems Pyramid
Executive
Periodic Queries
level Strategic planning

Management
Schedules and on Information Management
Demand reports Control
Systems
Operational System:
Transactional data -selection Planning and Administration
Operational Control
- Procurement Organization and Manage
- Distribution Human Resource
- Use Information Management
 Information Systems Components
Computer
• Server
• PC
• Mobile
Networking

Individuals,
System SW, Data, Groups,
Application Manual
Information, Departments,
Procedures and
SW Knowledge Enterprise-wide,
Business Process Customers, Trading
partners
 Selection

Maintenance Procurement

Performance Logistic
indicator Health Inventory
pengelolaan Information Control
obat
System

Accounting Distribution

Use of drugs
 INTEGRATED
LOGISTIC
INFORMATION Database
eksternal
SYSTEM (e-Catalog)

Master Master
Database Selection Database
Drugs Suppliers

Database
Formularium
RS
 DATA YANG
DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
DATABASE
DATABASE SUPPLIER PERBEKALAN

Kode Perbekalan
Nama Supplier

Nama Perbekalan
Alamat Supplier
Bentuk Sediaan
No. Telp
Satuan

Nama Ka.Cabang
Kelas Terapi

Nama
PIC/Salesman Pabrik/Manufactur

No. Telp Harga Pokok

PIC/Salesman Penjualan
INTEGRATED
LOGISTIC
INFORMATION
Master Data
SYSTEM E- Suppliers
Procurement Perencanaan
kebutuhan

PROCUREMENT
Forecasting Modul
Inventory
Control

Data Data
Penerimaan Pemesanan
 DATA YANG
DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
Pemesanan TERINTEGRASI Penerimaan

Tanggal
Harga Satuan
Terima
Tanggal
Jumlah
Pemesanan

Nama
Diskon
Supplier
Nama Harga
Supplier Satuan
Nomor
Harga Total
Faktur

Nomor
Diskon
Pemesanan Nama
No. Batch
Perbekalan

Nama Tanggal
Harga Total Jumlah
Perbekalan ED
INTEGRATED
LOGISTIC
INFORMATION Modul
SYSTEM Distribusi data suhu dan
Mutasi / kelembaban
Pergerakan
obat Ruangan

INVENTORY
CONTROL
CCTV System
Min-max Stock – fitur
lockdown

Modul
Procurement
 Pengelolaan Stok- inventory Control
• Sietem Pareto (ABC)
• Sistem EOQ
• Sistem level stok (minimal dan maksimal level stok)
• Safety Stock (buffer stok)
• ROP (Reorder Point)
• Lead Time
 Model ABC (Always Better Control)
• Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas
pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin
persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu
pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau
analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan
yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau
mahal, seperti pada bagan berikut ini :
•
• Kel Jumlah item Jumlah nilai
•
• A 20% 75%
• B 30% 20%
• C 50% 5%
• 100% 100%
•
 ANALISA ABC

80

75 Klas A

60

% 50
Biaya
40
Pema
kaian 30
Klas B
20

10
Klas C
0
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
% item persediaan
 Rumus mathemetic Smin
dan Smax
Safety Stock (SS)
SS = (LT x CA)
Smin (Stok minimum)
Smin = (LT x CA) + SS
= 2 SS
Smax (stok maksimum)
Smax = Smin + (PP x CA)
 Rumus mathematic:

Qo = CA x (LT + PP) + SS – (S1+So)

Jika terjadi outstanding back orders (SB),

maka rumusnya:

Qo = CA x (LT+PP)+SS+SB-(S1+S0)
Gambar. Economic Order Quantity
 Model EOQ (Economic Order Quantity)
• Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya
fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya
pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan
dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya
optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun
persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.
• Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus
Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)
• EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co
• Cm . U Cm . U S
•
• Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)
• Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun
• S : Jumlah permintaan setahun
• U : Cost per unit
 DATA YANG
DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
Data Pergerakan Obat

Kode Obat

Nama Obat

Saldo Awal

Jumlah Obat
Masuk

Jumlah Obat
Keluar

Saldo akhir

HPP
INTEGRATED
LOGISTIC
INFORMATION Modul
SYSTEM Inventory
Control

E-
Modul Transaksi
Pasien RI-RJ
DISTRIBUTION Prescribing
System

Modul
Ordering di
bangsal/unit
layanan
 Alur PELAYANAN RESEP di Apotik

Depo R/ Pasien
R/
Resep
Farmasi no Nomor tunggu
Ada
masalah
R/ Skrining Resep
tidak ada masalah
DOKTER R/ Persetujuan pasien

Pencetakan etiket

Penyiapan obat +
pemasangan etiket

Pemeriksaan

Penyerahan Obat
Depo
Farmasi Informasi & Verifikasi Pasien
no
 Dispensing
Suatu proses penerimaan sampai pemberian obat kepada seorang
pasien berdasarkan resep

• Good Dispensing Practice

OBAT BETUL BENTUK OBAT EFEKTIF

DOSIS DAN PASIEN BENAR

KUANTITAS BENAR

WADAH EFEKTIF INSTRUKSI JELAS

 Preparing& DISPENSING
labeling

Interpret
& verify Record &
endorse

Supply &
Recieve & councel
confirm
 DATA YANG
DIBUTUHKAN DALAM SISTEM INFORMASI
Pemesanan dari bangsal/unit
layanan
E-Prescribing
Nomor
Pemesanan
Nomor Rekam Medis Nomor Registrasi
Tanggal
Pemesanan
Identitas Dokter Nama Obat
Kode Perbekalan
Identitas Pasien Dosis Obat
Nama Perbekalan
Nama Poliklinik/bangsal Jumlah Obat
Jumlah
Perbekalan
Riwayat Alergi Aturan Pakai
HPP
Riwayat Obat yang Keterangan Lain
diminum sebelumnya
Harga Total
 INTEGRATED
LOGISTIC
INFORMATION
Modul
SYSTEM Inventory
Control Drug
Drug Interaction
Information
Checker

USE OF
DRUGS
Evaluasi
penggunaan DRPs
(Laporan) Checker
Medical
Record
 DATA YANG
Medical
DIBUTUHKAN DALAM Record
SISTEM INFORMASI
Laporan Nama Pasien
Laporan
Penggunaan
Pergerakan Obat
Obat
Nomor
Rekam Medis
Fast
Narkotika
Moving
Tanggal Lahir

Slow
Psikotropika
Moving Riwayat
Penggunaan
Obat

Antibiotika Dead Stock Riwayat

Alergi

Dokter
Generik Kadaluarsa Penanggung
jawab
 Nilai
Persediaan

Harga
Adjustment
Pokok
Obat
Penjualan

Accounting
Biaya
Pembelian Pendapatan
Obat

Profit Transaksi
Margin Penjualan
Dashbord:
Performance
Indikator Pengelolaan Inventory Turn
Over Ratio

Obat
Frekuensi
Ketersediaan obat
Pengadaan

Performance
Indikator
pengelolaan
Ketaatn terhadap Obat Kecukupan dana
formularium/fornas pengadaan obat

Persentase obat Ketepatan

rusak dan ED perencanaan obat
 MAINTENANCE

• mencatat terjadinya kesalahan-kesalahan penggunaan modul-

Error report modul didalam sistem informasi Rumah Sakit oleh user
summary

• mencatat anomali pada modul-modul dalam sistem informasi

Bug report (bug, crash, dan unresponsive system) yang berasal dari kode
summary pemrograman sistem informasi

• mencatat kegiatan penanganan semua error dan bug yang

Troubleshooting terjadi

• System yang ada perlu perbaikan atau penambahan modul

Update atau variabel
Terima Kasih