SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

SISTEM INPUT
Sistem Input Berbasis Kertas
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen
sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan
dikirim ke operasi computer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses.
Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang
mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan
mudah dipahami.
Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas
transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Pengguna batch
control di keseluruhan pengolahan data input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar
bagi independensi organisasional.
Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir pengendalian dokumen input.
Penghitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang paling sederhana.
Data Entry Setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen
Pengolahan Data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data atau
PC dan kemudian disimpan di dalam disk. Berikutnya, file input akan dicek. Key
verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi kesalahan
pengetikan.
Teknik Program Editing Data Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap
struktur data karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan
untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid.
Check Digit merupakan satu digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal
penambahan bit parity ke dalam sebuah byte.
Ilustrasi Editing Data
- Completeness check : Pengecekan untuk memastikan bahwa field yang harus diisi
memang telah diisi, jika belum diisi, tidak akan dapat diproses.
 - Field format check : Pengecekan bahwa setiap karakter di dalam sebuah field memiliki
tipe data yang benar (alphabet atau numerik).
- Field length check : Pengecekan dalam sebuah field bahwa data yang diinputkan
memiliki jumlah karakter tertentu.
- Field sign check : Pengecekan tanda (positif atau negatif) suatu field numerik untuk
memastikan data tersebut diisi dengan nilai yang benar.
- Limit check : Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan batas atas dan batas bawah
nilai data yang telah ditentukan di muka.
- Reasonable check : Nilai suatu field numerik dibandingkan dengan field numerik yang
lain di dalam record yang sama.
- Valid code check : Mencocokkan nilai suatu kode dengan file tabel yang memuat nilai
kode yang legal.
- Check digit : Validasi kode numerik dengan penggunaan algoritma check digit.
- Combination field Check : Nilai sebuah field dibandingkan dengan field lain untuk
memastikan adanya validitas.
- Internal label check : Label file internal dibaca untuk memvalidasi karakteristik sebuah
file.
- Sequence check : Sebuah field di dalam serangkaian record dicek urutannya (ascending
maupun discending).
- Record cont check : Jumlah record di dalam sebuah file dihitung selama pemrosesan data
dan dicocokkan dengan pengendalian input.
- Hash total check : Hash total suatu field di dalam sebuah file dihitung selama pemrosesan
data dan dicocokkan dengan pengendalian input.
- Financial total check : Financial total suatu field dalam suatu file dihitung selama
pemrosesan dan dicocokkan dengan pengendalian input.
Istilah Editing Data yang diilustrasikan di atas merupakan istilah yang lumrah dipakai, tetapi
ada kalanya digunakan juga istilah lain untuk menjelaskan satu tipe editing data.Valid code
check merupakan salah satu variasi dari table lookup jika filetabel tersebut memuat kode-kode
yang valid.
Sistem Input Tanpa Kertas
Dalam system input tanpa kertas,(paperless), sering disebut system input online, transaksi
dorekam langsung ke dalam jaringan kokmputer, dan kebutuhan untuk mengetik dokumen
sumber dieliminasi. System tenpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi
dibandingkan dengan system berbasis kertas. Salah satu masalah dengan system tanpa kertas
adalah hilangnya peluang untuk melakukian pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalm
system input berbasis kertas persiapan dokumen sumber dan entry data biasanya dipisahkan,
sama seperti yang terjadi dalam system manual. Pada system tanpa kertas, kedua fungsi tersebut
dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada keterlibatan manusia sama sekali.
Hilangnya pengendalian internaldapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. Log
transaksi atau register transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus yang
secara otomatis memuat tanda (tag) unuk mengidentifikasi transaksi. Taggingn(penandaan)
adalah informasi yang terkait dengan audit ditambahkan ke dalam data transaksi semula.
Informasi seperti tanggal dan kode otorisasi pengguna dimasukkan untuk memperluas jejak audit
yang tersedia . log transaksi berguna untuk membackup dan termasuk sebagai sumber untuk
penghitungan control total.
Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia
Dalam siste entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan transaksi ke
dalam system computer.transaksi di dalam system input tanpa kertas yang melibatkan intervensi
manusia biasanya diproses melalui dua fase: (1) input data dan editing data, dan (2) pengiriman
data ke system apliksi host
Entri Data dan Editing Data. Program pengeditan data secara utuh pada system input
tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam kedalam system. Sekali transaksi telah
diterima oleh system, transaksi akan diproses seera ataupun pada suatu waktu nanti.jika transaksi
tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing dapat dijalankan.
Pengiriman Data Sistem Aplikasi Host. Dalam system tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam computer pusat melalui terminal data. Dalam
sstem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah
satu computer dan kemudian segera ditransfer ke computer lain untuk dip roses.
System Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia
 Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah network vending
machine(NVM). Pompa bahan bakar POS merupakan salah satu teknologi POS. edngan system
ini, pelanggan memasukkan kartu kredit atau kartu ATM kedalam pompa gas. Pompa gas
tersebut mengirimkan gas dan perusahaan kartu kredit mengirimkan tagihan secara elektonik.

SISTEM PEMROSESAN
Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Dalam system pemrosesan berorientasi batch, trransaksi direkam ke dalam computer secara
perkelompok dan diproses secaraperiodik. System ini tepat dikapai jika file tidak perlu
diperbaharui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya pada waktu tertentu.
Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses secara berurutan
atau secara acak (langsung atau berindeks). Adapun pendekatan yang deugunakan, yaitu:
1. Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan
2. Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Akses-Acak
Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan
Pemrosesan di dalam system ini seperti biasanya mencakup beberapa tahap:
1. Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian
record do dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file
2. Memperbaharui master file. Record di dalam file transaksi dan master file (buku pembantu)
dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk
mencerminkan pembaharuan sesuai dengan yang diinginkan. Pada proses ini, master file
yang lama dan file transaksi harus disimpan untuk backup. Konsep backup yang sering
digunakan adalah son-father-grandfather.
3. Memperbaharui buku besar. Buku besar diperbaharui untuk mencerminkan perubahan di
dalam master file.
Pembuatan laporan memerlukan kaitan antara rekening buku besar dengan laporan yang
akan ditampilkan. Proses ini dinamakan line coding. Line Coding adalah langkah procedural
yang biasanya dilaksanakan dengan membuat lookup antara file buku besar yang telah
diperbaharui dengan file tabel line coding.
4. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo laporan-laporan yang lain. Selain
laporan keuangan dan jadwal, laporan buku besar akan mencakup kelima item berikut:
 a) Ayat jurnal dalam urutan tertentu
b) Ayat jurnal dalam rekening umum
c) Buku besar per nomor rekening
d) Ringkasan buku besar
e) Neraca saldo
Pemrosesan Bacth dengan Memperbarui File Akses-Acak
Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang sama seperti
urutan data di dalam master file, juga tidak perlu membuat file master baru. Setiap record di
dalam file transaksi dibaca satu demi satu dan digunakan untuk memperbaharui record terkait di
dalam master file. Berikut tahapan yang dijalankan:
a. Sebuah record di dalam file transaksi dibaca.
b. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan menggunakan
indeks) record yang terkait di dalam master file.
c. Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke
dalam file data.
Tentu saja, backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan dimulai dan register transaksi
juga mesti dibuat saat pembaruan berlangsung.
Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan Bacth dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan Batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam sistem
berbasis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan
buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik.
Penbaruan file berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.
Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-
time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi
diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi
tidak diakumulasi per kelompok tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung
digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
Pemrosesan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi disebut pemrosesan real-
time, langsung, dan segera. Pemrosesan segera saat transaksi diinputkan merupakan karakteristik
utama OLRS. Master file selalu baru karena mester file diperbarui segera setelah data transaksi
diinputkan. Respons terhadap pertanyaan pengguna dapat segera dijawab karena informasi di
dalam file yang dapat diakses secara acak dapat diakses dengan cepat.
Tipe Pemrosesan pada OLRS
Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para pengguna, pada sistem
respon/inquiry, tidak meninput data untuk pemrosesan, mereka hanya meminta informasi. Sistem
respon/inquiry hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk
menyediakan informasi.
Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi secara aktif dengan data input. Data disimpan
oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok. Pengguna pada
sistem pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input, sebagaimana yang
mereka lakukan di dalam sistem data entry. Perbedaan sistem pemrosesan file dengan sistem data
entry adalah sistem pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung memproses data ke
dalam master file yang relevan.
Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi, pengguna juga berinteraksi
secara aktif dengan input. Perbedaan sistem pemrosesan penuh dengan sistem pemrosesan file
adalah sistem pemrosesan penuh satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi
pada saat transaksi diinputkan ke dalam sistem.
Tingkat Ekonomis OLRS
Sistem reservasi online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan file rekening konsumen
di sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan OLRS. Kekuranga OLRS
dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi sistem
yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras dan
perangkat lunak, juga lebih rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya
kesalahan atau kecurangan input data. Tidak berfungsinya perangkat keras dan perangkat lunak
pada OLRS akan langsung berpengaruh terhadap pengguna. Transaksi yang tidak benar pada
OLRS akan segera diproses dan bisa jadi mengontaminasi banyak file yang diperbaharui pada
saat bersamaan. Tambah lagi, dampak dari pemrosesan transaksi yang salah tersebut langsung
tersedia bagi pengguna OLRS.
Sistem Penjualan Real-Time
Sistem pemjualan real-time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan real-time, order penjualan atas item
persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level
persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru datang pada saat barang
tersebut dibutuhkan atau just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas penjualan aktual
untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual.
Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time yaitu:
Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS di kantor
checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang akan berakhir
pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehinga
persediaan baru tersebut dapat dijual kembali. Sebuah sistem yang mengumpulkan data
penjualan eceran dengan cara semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data
dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesai. Cash register yang diracang khusus
disebut terminal point-of-sale. Data dapat dimasukkan secara manual atau secara otomatis
melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan scanner yang dapat mengenalin UPC
barcode.
Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal yang
esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan
teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time.
Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapatkan manfaat maksimum
dari sistem penjualan real-time.
Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke
komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan sistem komputer pengecer dan
sistem komputer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order
pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pelasok juga
dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melaui EDI. Standar EDI publik menyediakan arsitektur
untuk pertukaran data dan mengeliminasi proses referensi silang yang mahal dan rentan terhadap
kesalahan. EDI juga dapat digunakan untuk mentransmisi data penjualan yang direkam di dalam
toko eceran ke pemasok. Katalog yang memuat informasi harga ke pengecer juga dapat
digunakan pemasok untuk mengirimkan secara elektronik dengan memanfaatkan EDI.
Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time
Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah: mengirim katalog
elektronik ke pelanggan, memperkirakan pesanan penjualan pelanggan, menerima dan
menerjemahkan pesanan yang diterima, mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah
diterima, mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi, membuat dan
mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim, dan mengirim barang.
Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal
Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time. Pertama,
order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya,
pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan karena order penjualan dihasilkan secara
otomatis pada saat order pembelian EDI valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-
tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal sampai
akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-EDI.

SISTEM OUTPUT
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang
valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Distribusi output harus dikendalikan untuk
meminimalkan kemungkinan terjadinya akses ilegal terhadap data rahasia. Distribusi output
dikendalikan melalui dokumentasi dan supervisi. Registrasi distribusi output harus disimpan
untuk mengendalikan disposisi laporan. Register tersebut, dan dokumentasi yang terkait, harus
dikaji ulang secara periodik oleh fungsi internal audit.
 DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H., Hopwood, William S.,2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9. Andi
Yogyakarta : Yogyakarta.

http://ekonomister.blogspot.com/2010/09/sistem-pengolahan-data-elektronik-rmk-6.html
 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
“SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK”

Nama Kelompok:
I Gusti Ayu Agustia Arini 1607532125
Sang Ayu Putu Juliani 1607532137

Reguler Denpasar
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Udayana
2018