BIDANG HPDD OLIMPIADE UI 2019

I. PENJELASAN BIDANG
Bidang HPDD adalah bidang yang akan mengurus tentang humas, publikasi,
dokumentasi, dan design. Bidang ini bertanggung jawab secara langsung kepada
Project Officer. Bidang ini di kepalai oleh Koordinator 1 dan Koordinator 2.
Koordinator 1 bertanggung jawab dengan Humas dan Dokumentasi, sedangkan
Koordinator 2 bertanggung jawab dengan Publikasi dan Design.

II. PENJELASAN DIVISI

A. DIVISI HUMAS
Divisi yang menjadi garda terdepan Olimpiade UI 2019 sebagai
penghubung antara Olimpiade UI dengan 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi
dalam penyampaian informasi terkait Entry Name, Entry Number, TM,
Jadwal Pertandingan, Revisi, Skor, dan Informasi lainnya terkait Olimpiade
UI 2019 melalui Ketua Kontingen, Ketua Departemen Olahraga, dan Wakil
Ketua Departemen Olahraga.

Struktur Divisi

PJ Humas

WaPJ Humas

Staff Humas (15)

Inovasi Divisi
 Menetapkan sistem kedatangan Staff Humas ke Venue dalam skala mingguan.
 Mewajibkan setiap Staff Humas untuk bekerja sama dengan LO setiap cabang
Olahraga Fakultas atau Program Vokasi.
 Pembagian tanggung jawab atas Staff antara PJ dan WaPJ.

Timeline Divisi
Deskripsi Pekerjaan:
 Bertanggung jawab langsung kepada Koor HPDD Humas Olimpiade 2019.
 Membagikan undangan Olimpiade UI 2019 kepada Departemen Olahraga 14
Fakultas dan 1 Program Vokasi.
 Berkoordinasi dengan Divisi Olahraga dalam penyebaran informasi terkait
TM dan jadwal serta hasil pertandingan setiap cabang olahraga kepada 14
Fakultas dan 1 Program Vokasi melalui Ketua Kontingen, Ketua Departemen
Olahraga, dan Wakil Ketua Departemen Olahraga masing-masing.
 Merekapitulasi jadwal harian tiap 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi.
 Menyaring dan menyalurkan permintaan dan/atau masukan dari 14 Fakultas
dan 1 Program Vokasi kepada divisi yang bersangkutan.
 Memastikan simetri informasi bagi 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi.

Deskripsi Kegiatan
• Pra Hari H
1. Mengadakan Open Recruitment unuk Staff Humas Olimpiade UI 2019.
2. Membagikan undangan Olimpiade UI 2019 Kepada Departemen Olahraga 14
Fakultas dan 1 Program Vokasi.
3. Memberikan informasi kepada Ketua Kontingen, Ketua Departemen Olahraga,
dan Wakil Ketua Departemen Olahraga 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi
terkait Entry Name, Entry Number, Drawing, TM Umum, dan TM Cabang.
• Hari H
1. Berkoordinasi dengan Koor Olahraga terkait jadwal pertandingan dan
informasi setiap mata lomba.
2. Menginformasikan terkait jadwal dan hasil pertandingan kepada Ketua
Kontingen, Ketua Departemen Olahraga, dan Wakil Ketua Departemen
Olahraga 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi.
3. Merekapitulasi jadwal harian tiap 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi.
4. Memberi informasi terkait perubahan jadwal kepada Ketua Kontingen, Ketua
Departemen Olahraga, dan Wakil Ketua Departemen Olahraga 14 Fakultas
dan 1 Program Vokasi.
5. Membantu Fakultas dan/atau Program Vokasi yang menjadi tangung jawab
staff tertentu terkait informasi Olimpiade UI 2019.
• Pasca Hari H
1. Menyusun LPJ Divisi Humas.

Kebutuhan Staff
PJ, WaPJ, dan 15 orang Staff.
Staff humas yang berjumlah 15 orang sesuai dengan jumlah 14 Fakultas dan 1
Program Vokasi yang nantinya setiap satu Staff menjadi Liasion Officer (LO) satu
Fakultas atau satu Program Vokasi.
 Pembagian Kerja Penanggung Jawab dan Wakil Penanggung
Jawab:
 Penanggung Jawab:
 Pengkoordinasi utama antara Divisi Humas dan Divisi Olahraga.
 Membagikan undangan Olimpiade UI 2019 Kepada Departemen
Olahraga 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi.
 Menjadi pengontrol dan betanggung jawab atas Staff yang menjadi
LO 7 Fakultas dan 1 Program Pendidikan, diantaranya:
- Fakultas Teknik
- Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
- Fakultas Ilmu Budaya
- Fakultas Hukum
- Fakultas Kedokteran
- Fakultas Psikologi
- Fakultas Ekonomi dan Bisnis
- Program Vokasi

 Wakil Penanggung Jawab:

 Membantu penanggung jawab dalam berkoordinasi dengan Divisi
Olahraga.
 Membantu penanggung jawab dalam membagikan undangan
Olimpiade UI 2019.
 Menjadi pengontrol dan betanggung jawab atas Staff yang menjadi
LO 7 Fakultas, diantaranya:
- Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Aalam
- Fakultas Ilmu Komputer
- Fakultas Farmasi
- Fakultas Ilmu Administrasi
- Fakultas Kedokteran Gigi
- Fakultas Kesehatan Masyarakat
- Fakultas Ilmu Keperawatan

 Pembagian Job Desc Staff:

No Keterangan 15 Staff

A. Pra Hari H

Memberikan informasi kepada

Ketua Kontingen, Ketua
Departemen Olahraga, dan Wakil
√ √ √ √ √ √ √ √ √
Ketua Departemen Olahraga 14
1. √ √ √ √ √ √
Fakultas dan 1 Program Vokasi
terkait Entry Name, Entry
Number, Drawing, TM Umum,
dan TM Cabang.

B. HARI H
 Menginformasikan terkait jadwal
dan hasil pertandingan kepada
√ √ √ √ √ √ √ √ √
Ketua Kontingen, Ketua
1. √ √ √ √ √ √
Departemen Olahraga, dan Wakil
Ketua Departemen Olahraga 14
Fakultas dan 1 Program Vokasi.

√ √ √ √ √ √ √ √ √
Merekapitulasi jadwal harian tiap
2. √ √ √ √ √ √
14 Fakultas dan 1 Program Vokasi.

Memberi informasi terkait

perubahan jadwal kepada Ketua
√ √ √ √ √ √ √ √ √
Kontingen, Ketua Departemen
3. √ √ √ √ √ √
Olahraga, dan Wakil Ketua
Departemen Olahraga 14 Fakultas
dan 1 Program Vokasi.

Membantu Fakultas dan/atau

4.
Program Vokasi yang menjadi √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
tangung jawab staff tertentu terkait
informasi Olimpiade UI 2018.

C. PASCA HARI H

√ √ √ √ √ √ √ √ √
Melaporkan hasil kegiatan Pra
1. √ √ √ √ √ √
Hari H dan Hari H.

i. Analisis SWOT BPH

Strength:
 Memiliki pembagian kerja yang
telah terencana dengan jelas.
 Sebagai satu pintu pemusatan
informasi staff dan eksternal.
 Dapat merespon dengan cepat.
 Mudah dalam mobilisasi.
 Bertempat tinggal disekitaran
UI.
Opportunity:
 Berkoordinasi dengan PI dan
BPH Divisi lain terutama Divisi
Olahraga.
 Berkoordinasi dengan Staff
dalam penyebaran Informasi.
Weakness:
 Memperpanjang alur informasi.
 Keterbatasan baterai, kuota, dan
sinyal.
Threat:
 Staff yang menghilang dalam
masa tugas.
 Keterlambatan respon dari PI
dan/atau Divisi lain, terutama
Divisi Olahraga.
  Perubahan jadwal tidak
terencana yang dapat terjadi.

ii. Analisis SWOT Divisi

Strength: Weakness:
- Ketergantungan terhadap alat
- Memiliki pembagian kerja yang komunikasi yang memiliki
jelas. keterbatasan seperti baterai,
- Dapat merespon dengan cepat. kuota, dan sinyal untuk
melakukan komunikasi kepada
Fakultas, Program Pendidikan
dan/atau sesama panitia.
Opportunity: Threat:

- Berkoordinasi dengan divisi - Perubahan jadwal tidak

lainnya terutama Divisi terencana yang dapat terjadi.
Olahraga. - Late respon dari Ketua
Kontingen, Ketua Departemen
Olahraga, dan/atau Divisi
Olahraga.

Risk Assessment Divisi

 Perubahan jadwal cabang olahraga yang tidak terencana.
Likelihood: Tinggi
Magnitude: Tinggi
Preventif: Berkoordinasi kembali untuk memastikan jadwal pengganti
yang telah ditetapkan.
Solution: Menginformasikan terkait jadwal pengganti yang telah
ditetapkan kepada Ketua Kontingen dan Ketua Departemen Olahraga
bersangkutan.
 Respon yang terlambat dari Ketua Kontingen, Ketua Departemen Olahraga,
Wakil Ketua Departemen Olahraga dan/atau Panitia Divisi Olahraga.
Likelihood: Rendah
Magnitude: Tinggi
Preventif: Meminta kepada Divisi Olahraga dan memberikan informasi
sesegera mungkin kepada Ketua Kontingen, Ketua Divisi Olahraga,
Wakil Ketua Departemen Olahraga dan Ketua Divisi Olahraga agar
tersedia selang waktu yang lebih luas.
Solution: Meminta kontak beberapa media komunikasi(line, WA, no.
Tlp) dari PJ setiap mata lomba 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi serta
PJ Divisi Olahraga Olim sebagai cadangan dalam keadaan darurat.
 Menghilangnya staff dari masa tugas.
Likelihood: Rendah
Magnitude: Sedang
Preventif: Membangun hubungan kekeluargaan dengan staff humas
guna mempermudah penanaman loyalitas terhadap Olimpiade UI
2019.
Solution: PJ dan/atau WaPJ sebagai penanggung jawab pengganti LO
bersangkutan.
  Staff LO berhalangan sementara waktu dalam menjalankan tugas.
Likelihood: Sedang
Magnitude: Rendah
Preventif: Memastikan kondisi setiap Staff selama masa jabatan.
Solution: Memahami kondisi staff dari awal perekrutan, baik psikis
maupun psikis staff.
Parameter Keberhasilan
a. Parameter Keberhasilan Kuantitatif:
 Terlaksananya rekapitulasi jadwal harian oleh Staff.
 Terpenuhinya minimal kedatangan mingguan Staff ke venue.
 Tidak adanya Fakultas dan/atau Program Pendidikan yang mengalami
kendala informasi.
b. Parameter Keberhasilan Kualitatif:
 Tersampaikannya informasi terkait jadwal, revisi jadwal, dan skor
hasil pertanding dengan baik kepada 14 Fakultas dan 1 Program
Vokasi.
 Tertanganinya masalah keterlambatan respon dari Ketua Kontingen,
Ketua Departemen Olahraga, dan/atau Wakil Ketua Departemen
Olahraga 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi serta Divisi Olahraga.
Rancangan Anggaran
Tidak ada pengeluaran.

B. DIVISI PUBLIKASI
Divisi yang memiliki tugas untuk membuat akun media social, dan
Memberikan pelayanan dalam bentuk Publikasi baik itu melalui media cetak,
media elektronik maupun media informasi lainnya yang bertujuan untuk
mempublikasikan sebelum acara Olimpiade UI 2019 dimulai, maupun pada saat
berlangsungnya acara Olimpiade UI 2019

STRUKTUR DIVISI

PJ Publikasi

WaPJ Publikasi

Staff Publikasi
(15)
 JOB DESCRIPTION
 Publikasi
a. Bertanggung jawab secara langsung kepada Koordinator HPDD.
b. Mengelola akun media sosial mencakup Instagram, twitter, dan line
c. Mempublikasikan serta mempromosikan acara Olimpiade UI 2019 kepada
seluruh mahasiswa Universitas Indonesia sesuai dengan timeline divisi
melalui media sosial saat prime time
d. Memberikan informasi dalam bentuk Publikasi baik itu melalui media cetak,
media elektronik maupun media informasi lainnya yang bertujuan untuk
mempublikasikan kegiatan sebelum acara Olimpiade UI 2019 dimulai,
maupun pada saat berlangsungnya acara Olimpiade UI 2019.
e. Berkoordinasi langsung dengan beberapa divisi dalam menjalankan kegiatan
Publikasi.
f. Menjalin kerja sama dengan media partner dengan tujuan untuk
memaksimalkan kegiatan Publikasi acara Olimpiade UI 2019 kepada
lingkungan internal maupun eksternal Universitas Indonesia.

g. Memaksimalkan penggunaan setiap fitur yang ada di setiap media sosial.

PEMBAGIAN KERJA ANTARA PENANGGUNG JAWAB, WAKIL

PENANGGUNG JAWAB DAN STAFF
a. Penanggung Jawab
 Membagikan tugas dan tanggung jawab kepada staff
 Berkoordinasi dengan koordinator divisi lain terutama divisi HPDD
 Mewawancarai calon staff
 Memastikan setiap informasi yang diterima terkait dengan jadwal
pertandingan maupun jika ada perubahan pada jadwal
 Memutuskan suatu kesepakatan
 Membuat LPJ
 Memiliki tanggung jawab penuh atas berlangsungnya kegiatan publikasi
 Mempersiapkan konten untuk setiap kegiatan publikasi
b. Wakil Penanggung Jawab
 Membantu PJ dalam pembagian tugas staff
 Membantu PJ dalam mewawancarai calon staff
  Menggantikan PJ apabila berhalangan hadir untuk mengatur dan
memutuskan suatu kesepakatan
 Bersama PJ membuat LPJ
 Mencari koneksi dengan berbagai media untuk melakukan kerjasama
 Memiliki tanggungjawab penuh atas setiap kerjasama yang dilakukan
dengan mediapartner
 Membantu PJ untuk mempersiapkan konten untuk setiap kegiatan
publikasi

c. Staff

No Keterangan A B C D E F G H I J K L M N O
A. Pra Hari H

1. Melakukan pendistribusian poster sebagai bentuk √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

publikasi offline kesetiap fakultas

2. Membantu PJ dan WaPJ dalam menjalin kerjasama √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

dengan berbagai media partner

3. Melakukan publikasi saat berlangsungnya kegiatan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

pre-event dan parade Olimpiade UI 2019
B. Hari H
Melakukan publikasi jadwal pertandingan per
1. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
cabang setiap hari
2. Meng-update hasil pertandingan √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
3. Meng-updateperolehan medali ke publik √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

4. Melakukan live instagram per cabang olahraga saat √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

kegiatan final berlangsung
5. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Membuat konten publikasi setiap rangkaian acara
Hadir disetiap venue untuk mengetahui jalannya
6. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
pertandingan
Diwajibkan untuk hadir dalam closing Olimpiade
7. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
UI 2019
c. Pasca Hari H
Melakukan pubikasi sampai jumpa terhadap
1. √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
kegiatan Olimpiade UI 2019
 KEBUTUHAN STAFF

 Publikasi :PJ dan WaPJ + 15 orang staff

Bidang Publikasi membutuhkan staff sejumlah 15 orang dikarenakan bidang ini akan
meng-update setiap momen acara Olimpiade UI 2018 baik itu olahraga, Pre-Event,
Ceremonial, dll di setiap lokasi yang berbeda-beda namun pada waktu yang bersamaan.
Jadi dengan kehadiran staff yang banyak akan membantu mobilitas kinerja Publikasi,
dengan bantuan Penanggung Jawab beserta Wakilnya. Selain itu, Publikasi juga bertugas
untuk menjalin kerja sama dengan berbagai pihak media partner untuk memaksimalkan
kegiatan Publkasi dengan melibatkan semua staff dalam proses kerja sama dengan pihak
terkait.

ANALISIS SWOT DIVISI

 Divisi Publikasi
Strength

- Konsisten dalam mempublikasikan rangkaian kegiatan Olimpiade UI 2019

- Fleksibel dalam menjalin hubungan kerja dengan berbagai divisi.
- Sigap dalam menangani berbagai kesalahan yang terjadi pada bidang publikasi

Weakness
- Membutuhkan banyak followers dalam berbagai media social
- Membutuhkan budget besar untuk cetak poster, banner, flyer, dll
- Membutuhkan berbagai relasi untuk menjalin kerja sama dengan pihak media
partner

Opportunities
- Memiliki banyak partisipan untuk mendukung berlangsungnya kegiatan Olim UI
2019
- Kegiatan Olim UI mendapatkan respon positif dari civitas akademika UI

Threats
- Jika publikasi tidak berjalan dengan baik, maka sangat berpengaruh besar terhadap
keberlangsungan acara atau seluruh kegiatan Olim UI 2019.
 - Jika staff tidak berkontribusi secara maksimal maka akan mempengaruhi
terwujudnya tujuan publikasi
- Jika hubungan dengan media partner tidak sesuai harapan maka kegiatan publikasi
tidak maksimal dengan internal maupun eksternal
- Jika staff mengalami habis baterai handphone dan kuota maka publikasi tidak
dapat berjalan sesuai rencana

 BPH Publikasi
Strength

- Memahami teknis publikasi melalui media sosial dan memanfaatkan fitur-fitur yang
telah tersedia untuk menunjang kegiatan publikasi Olimpiade UI 2019
- PJ dan Wa PJ memiliki tanggung jawab masing-masing dalam divisi publikasi
- Sigap dalam berpindah tempat untuk memantau seluruh kegiatan publikasi di
berbagai venue
- Memiliki pengalaman dalam bekerja sama dengan berbagai media partner

Weakness
- Memiliki perbedaan jadwal kuliah
- Memiliki keterbatasan baterai dan kuota

Opportunities
- Pembagian kerja yang jelas tidak akan membuat fokus terpecah
- Dapat melakukan back up terhadap staff yang berhalangan hadir

Threats
- Memiliki staff yang belum paham akan job desc publikasi secara khusus sehingga
tidak maksimal dalam melakukan pekerjaan
- Kemungkinan terjadinya miss communication antar berbagai divisi

DESKRIPSI KEGIATAN
 Divisi Publikasi
- Pra Hari H
1. Menginformasikan adanya open recruitment untuk acara Olimpiade UI melalui
media sosial dalam bentuk video yang bersifat persuasif
 2. Melakukan Open Recruitment
3. Membuat baliho, poster, dan spanduk untuk mempublikasikan Olim UI 2019
sebelum acara dimulai
4. Menjalin kerja sama dengan berbagai media partner
5. Melakukan publikasi berlangsungnya acara pre-event Olimpiade UI 2019
- Hari H
1. Melakukan publikasi jadwal pertandingan per cabang setiap hari
2. Meng-update hasil pertandingan
3. Meng-update perolehan medali ke publik
4. Melakukan live instagram per cabang olahraga saat kegiatan final berlangsung
5. Mempublikasikan setiap kontingen dari berbagai fakultas yang terlibat dalam
pertandingan Olim UI 2019
- Pasca Hari H
1. Membuat LPJ Divisi Publikasi

CONTINGENCY PLAN
a. Divisi Publikasi

Jenis Pencegahan Solusi

1. Kesalahan kata – kata Cross check ulang kata – kata Menulis ulang kata – kata
ketika mempublikasikan yang sudah dibuat sebelum yang salah tersebut
di publikasikan oleh PJ
maupun WaPJ
2. Terlambat Mengingatkan divisi design Melakukan follow up kepada
mempublikasikan tentang deadline design yang divisi design
informasi karena design harus selesai
yang tidak tepat waktu

3. Jumlah media partner Mencari koneksi sebanyak Rutin melakukan follow up

tidak mencapai target banyaknya dengan media partner yang
telah setuju untuk melakukan
kerja sama
4. Mengalami kehabisan Melakukan crosscheck Menyiapkan powerbank
baterai ataupun kuota terhadap keadaan handphone ataupun modem mobile wifi
sebelum melakukan
publikasi

PARAMETER KEBERHASILAN

a. Kuantitatif
1. Bertambah nya followers sebanyak 275 pada akun Instagram Olimpiade UI
2. Bertambah nya adders pada line@ sebanyak 250
3. Bekerja sama dengan 20 media partner.

b. Kualitatif
1. Tidak adanya kesalahan (typo) selama kegiatan publikasi berlangsung baik pra
hari H, saat hari H maupun pasca hari H
2. Pelaksanaan publikasi berjalan tepat waktu dan sesuai timeline
RENCANA ANGGARAN BIAYA
A. Optimis

Divisi Pengeluaran Jumlah Satuan Unit Harga Keterangan

Cetak Baliho 3 (23,2 m2) meter2 Rp20.000 Rp1.392.000 ukuran 5,8x4m
Cetak Spanduk 18 (5,8 m2) meter2 Rp10.000 Rp1.044.000 ukuran 5,8x1m
Cetak Vertical
Publikasi Banner 4 (2,16 m2) meter2 Rp25.000 Rp216.000 ukuran 2,7x0,8m
Cetak Poster 25 unit Rp9.000 Rp225.000
Umbul-umbul 6 (2,4 m2) meter2 Rp20.000 Rp288.000 ukuran 4x0,6m
Media Partner 20 unit Rp75.000 Rp1.500.000
Total Publikasi Rp4.665.000

B. Realistis
Divisi Pengeluaran Jumlah Satuan Unit Harga Keterangan
Cetak Baliho 3 (23,2 m2) meter2 Rp20.000 Rp1.392.000 ukuran 5,8x4m
Cetak Spanduk 18 (5,8 m2) meter2 Rp10.000 Rp1.044.000 ukuran 5,8x1m
Cetak Vertical Banner 4 (2,16 m2) meter2 Rp25.000 Rp216.000 ukuran 2,7x0,8m
Publikasi
Cetak Poster 20 unit Rp9.000 Rp180.000
Umbul-umbul 8 (2,4 m2) meter2 Rp20.000 Rp384.000 ukuran 4x0,6m
Media Partner 10 unit Rp75.000 Rp750.000
Total Publikasi Rp3.966.000
C. Pesimis
Divisi Pengeluaran Jumlah Satuan Unit Harga Keterangan
Cetak Baliho 3 (23,2 m2) meter2 Rp20.000 Rp1.392.000 ukuran 5,8x4m
Cetak Spanduk 15 (5,8 m2) meter2 Rp10.000 Rp870.000 ukuran 5,8x1m
ukuran
Publikasi Cetak Vertical Banner 0 (2,16 m2) meter2 Rp25.000 2,7x0,8m
Cetak Poster 20 unit Rp9.000 Rp180.000
Umbul-umbul 6 (2,4 m2) meter2 Rp20.000 Rp288.000 ukuran 4x0,6m
Media Partner 8 unit Rp75.000 Rp600.000
Total Publikasi Rp3.330.000

C. DIVISI DOKUMENTASI
Deskripsi Pekerjaan
 Bertanggung jawab secara langsung kepada Koordinator HPDD.
 Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara Olim UI 2019 dalam bentuk foto
dan video dengan menarik.
 Berkoordinasi langsung dengan beberapa bidang dalam mendokumentasikan
rangkaian acara Olim UI 2019.
 Membuat video teaser open recruitment, mini teaser, teaser Olim UI 2019,
highlights of the week, dan after movie Olim UI 2019, serta meng-upload photos
of the week.

STRUKTUR DIVISI

PJ Dokumentasi

WaPJ
Dokumentasi

Staff
Dokumentasi (20)

Pembagian Kerja Penanggung Jawab dan Wakil Penanggung Jawab

a. Penanggung Jawab
 Membagikan tugas dan tanggung jawab kepada staff
  Berkoordinasi dengan koordinator divisi lain terutama divisi HPDD
 Mewawancarai calon staff
 Mencari informasi terkait dengan jadwal pertandingan maupun jika ada
perubahan
 Memutuskan suatu kesepakatan
 Membuat teaser open recruitment, mini teaser, dan teaser Olim UI 2019
 Membuat LPJ

b. Wakil Penanggung Jawab

 Membantu PJ dalam pembagian tugas staff
 Membantu PJ dalam mewawancarai calon staff
 Menggantikan PJ apabila berhalangan hadir untuk mengatur dan
memutuskan suatu kesepakatan
 Bersama PJ membuat teaser open recruitment, mini teaser, dan teaser
Olim UI 2019
 Bersama PJ membuat LPJ

c. Job Description Staff

No Keterangan A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T

A. Pra Hari H

1 Membantu dalam
pembuatan teaser √ √ √
Olim UI 2019

2 Mengikuti rapat
rutin divisi √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
dokumentasi

B. Hari H

1 Mendokumentasikan
rangkaian acara √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

2 Meng-upload hasil
dokumentasi ke √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
google drive

3 Membuat video
higlights of the week √ √ √

C. Pasca Hari H
1 Membuat video
after movie √ √ √
1. Analisis SWOT BPH
Strength: Weakness:
 Memiliki pembagian kerja yang  PJ dan WaPJ kurang mahir dalam
jelas. mengedit video.
 PJ dan WaPJ dapat merespon  Perbedaan pendapat antara PJ dan
dengan cepat. WaPJ.
 PJ dan WaPJ mudah dalam
berkomunikasi dan berkoordinasi
Opportunity: Threat:
 Berkoordinasi dengan PI dan  Staff yang menghilang dan sulit
BPH Divisi lain terutama Divisi untuk dihubungi dalam masa
HPDD. tugas.
 WaPJ bertempat tinggal di sekitar  Perubahan jadwal yang tidak
UI. dikomunikasikan.
 PJ memiliki kendaraan pribadi.

2. Analisis SWOT Divisi

Strength:
 Memiliki pembagian kerja yang
jelas.
 Memiliki skill untuk
mendokumentasikan setiap
rangkaian acara.
 Jumlah staff yang hadir di setiap
venue memadai.
Opportunity:
 Mendapatkan pinjaman kamera,
tripod, memory card, dan baterai
dari staff divisi lain.
 Menjalin keakraban dengan
divisi lain terutama divisi HPDD
Weakness:
 Kurangnya kamera, tripod,
memory card, dan baterai
cadangan pada hari H
Threat:
 Jadwal kelas para staff yang
bentrok
 Kurangnya informasi mengenai
perubahan jadwal dan tempat
pertandingan

3. Risk Assessment Divisi

 Kekurangan kamera, memory card, tripod, dan baterai cadangan
Likelihood : Sedang
Magnitude : Tinggi
Preventif : Mewajibkan staff divisi dokumentasi untuk memiliki kamera
dan akan lebih baik apabila memiliki perlengkapan lain yang mendukung
dokumentasi
Solution : Meminjam kamera, memory card, tripod, dan baterai cadangan
pada divisi atau bidang lain

 Kekurangan staff pada setiap venue

Likelihood : Tinggi
Magnitude : Tinggi
 Preventif : Menyesuaikan job desk tiap staff dengan jadwal mereka
Solution : Meminta bantuan kepada staff bidang lain untuk menggantikan
staff dokumentasi yang berhalangan hadir.

Parameter Keberhasilan
a. Parameter Keberhasilan Kuantitatif
 Menghasilkan 1 teaser untuk memperkenalkan Olimpiade UI 2018
 4 mini teaser
 1 teaser untuk open recruitment staff
 4 photos of the week
 4 video higlights of the week
 1 video after movie

b. Parameter Keberhasilan Kualitatif

 Publikasi teaser tepat waktu
 Memiliki dokumentasi setiap pertandingan dari cabang olahraga yang
diperlombakan di Olimpiade UI 2018

D. Divisi Design
Deskripsi Pekerjaan:
 Merupakan divisi yang bertanggungjawab langsung dibawah bidang HPDD
dan berkoordinasi dengan Koordinator Bidang HPDD. Memiliki tugas untuk
membuat segala desain digital untuk publikasi online dan offline dari
keseluruhan rangkaian acara.

STRUKTUR DIVISI

PJ Desain

WaPJ Desain

Staff Desain (8)

Pembagian kerja PJ Desain dan Wakil PJ Desain:

 PJ Desain:
 Semua jobdesc, kecuali hasil pertandingan dan jadwal pertandingan
 Membackup staff
 Wakil PJ Desain :
 Semua jobdesc, kecuali hasil pertandingan dan jadwal pertandingan
  Membackup staff

 Pembagian Job Desc Staff:

 Tim A (4 orang)
 Tim B (4 orang)

Tim Tim
No Keterangan PJ WA PJ B
A

Membuat design coming

1. v v
soon
Membuat design Open
2. v v
Recruitment PJ Olahraga
Membuat count down
3. Close recruitment PJ v v
Olahraga
Membuat desain
4. Pengumuman PJ v v
Olahraga
Membuat design Count
5. Down Open recruitment v v
dan pengenalan BPH
Membuat design Open
6. v v
recruitment staff
Melakukan Open
7. v v
recruitment staff
Membuat design Count
8. v v
Down menuju hari H
Membuat design Kop
9. v v
surat dan template surat
 Membuat design hari
10. besar nasional dan hari v v v v

raya keagamaan
Membuat design baliho,
11. poster, dan spanduk v v v v

untuk publikasi
Membuat design
12. v v
publikasi filosofi logo
Membuat design v
13. v
Mechandise
Membuat design Open v
14. v
Pre-Order Merchandise
Membuat design Pre-
15. event (safari fakultas dan v v

parade 3 kompetisi)
Membuat design
16. v v
proposal
Membuat design logo
17. v v
dan stempel
Membuat design kaos v
18. v
dan ID card panitia

19. Membuat design twibbon v v

Membuat design
template jadwal
20. v v
pertandingan dan hasil
pertandingan
Membuat design jadwal v
1. v
pertandingan
Membuat design hasil v
2. v
pertandingan
Membuat design cover v
3. v
untuk dokumentasi
 Membuat design hasil v
4. v
final
Membuat design piala v
5. v
dan medali
Membuat design v
6. v
sertifikat panitia
Membuat design ucapan v
7. v
terima kasih
Membuat template
1. v v
design LPJ
Membuat LPJ divisi
2. v v
desain

1. Analisis SWOT BPH

Strength: Weakness:
 Ramah  Deadliners
 Bisa desain  Sulit mengambil keputusan
 Berkomitmen cepat
 Mampu bekerja dalam tim dan
dibawah tekanan
 Bisa manajemen waktu
 Mudah bergaul
Opportunity: Threat:
 Pernah ikut kepanitiaan olim  Ikut beberapa organisasi di
UI 2018 fakultas
 Mengikuti kepanitiaan di
fakultas

2. Analisis SWOT Divisi

Strength: Weakness:
 Staff memiliki kemampuan  Lamanya proses pembuatan
dalam desain desain digital
 Staff yang slow respons
Opportunity: Threat:
 Waktu kerja yang fleksibel  Adanya bidang yang meminta
 Jumlah staff yang cukup desain secara mendadak
banyak

3. Risk Assessment divisi

 Jadwal pertandingan yang berubah-ubah secara mendadak.
Likelihood: Peluang risiko terjadi sedang
 Magnitude: Dampak risiko sedang
Preventif: Berkoordinasi secara langsung dengan bidang olahraga untuk memastikan
jadwal yang pasti
Solution: Memberi desain jadwal pertandingan kepada divisi publikasi hanya apabila
jdwal yang pasti sudah diberikan oleh bidang olahraga

 Design yang terlambat dan tidak sesuai dengan jadwal di linimasa

Likelihood: Peluang risiko terjadi tinggi
Magnitude: Dampak risiko tinggi
Preventif: Menetapkan desain harus selesai 3 hari sebelum deadline
Solution: Menekankan kepada staff untuk menyiapkan desain jauh sebelum
mendekati deadline
 Staff yang late respons ataupun mangkir dari tugas
Likelihood: Peluang risiko terjadi sedang
Magnitude: Dampak risiko sedang
Preventif: Menekankan soal pentingnya komitmen dan tanggungjawab kepada staff
Solution: Membuat sistem teammate dimana ada 2 staff yang dipasangkan agar saling
mengingatkan dan menyemangati satu sama lain

4. Parameter Keberhasilan
a. Parameter Keberhasilan Kuantitatif:
 Semua jobdesc terselesaikan
b. Parameter Keberhasilan Kualitatif:
 Terdapat rata-rata 100 likes pada instagram karena feeds yang menarik

Deskripsi Divisi Design

a. Bertanggungjawab dibawah koordinasi Koordinator HPDD secara langsung
b. Membuat Desain untuk seluruh kebutuhan rangkaian acara Olimpiade UI 2019
c. Membuat desain online dan offline