KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI

KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA

KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA
Jl. Mangkubumi No.2 Medan – 20151 Telp. (061) 4533117, Fax 061-4558488
E-mail : kanim.polonia@yahoo.co.id

NOTULA PENGARAHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SEKSI PENGAWASAN DAN PENINDAKAN KEIMIGRASIAN
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA

Hari/Tanggal : Senin/ 19 Maret 2018

Pukul : 16.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai II Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
Peserta ; 1. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
2. Kepala Subbag Tata Usaha
3. Kepala Seksi Pengawasan dan Penidakan Keimigrasian
4. Kepala Subseksi Pengawasan Keimigrasian
5. Kepala Subseksi Penindakan Keimigrasian
6. Para Pegawai dan CPNS Seksi Wasdakim.

Hasil Pengarahan ;

Rapat dibuka oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia dan menyampaikan beberapa arahan
sebagai berikut :
1. Seluruh pegawai Seksi Wasdakim dihimbau datang tepat waktu;
2. Dalam hal pelayanan Paspor Hilang dan Rusak di Subseksi Penindakan, pegawai harus peka
terhadap Pemohon dengan cara bertanya secara pro aktif;
3. Pemohon dilayani dengan dipersilahkan duduk sehingga tidak ada pemohon yang berdiri
didepan ruangan Seksi Wasdakim. Terhadap hal tersebut diminta kepada para pegawai
untuk pro aktif dalam melihat antrian pelayanan paspor hilang dan rusak;
4. Petugas Subseksi Pengawasan diminta turun ke ruang pelayanan paspor untuk memantau
pelayanan, apabila terdapat pemohon ataupun petugas yang bermasalah harap untuk dapat
ditindak lanjuti.

Mengetahui,
Notulis, Kepala Kantor,

Taufik Swardana Panjaitan Ageng Pribadi H

NIP. 199208122017121001 NIP. 196102221984031001
 KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI
KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA
Jl. Mangkubumi No.2 Medan – 20151 Telp. (061) 4533117, Fax 061-4558488
E-mail : kanim.polonia@yahoo.co.id

NOTULA PENGARAHAN SOP DAN STANDAR PELAYANAN PASPOR

SEKSI LALU LINTAS KEIMIGRASIAN
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA

Hari/Tanggal : Kamis/ 15 Maret 2018

Pukul : 16.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai II Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
Peserta ; 1. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
2. Kepala Subbag Tata Usaha
3. Kepala Seksi Lalu Lintas Keimigrasian
4. Kepala Subseksi Peizinan
5. Kepala Subseksi Lintas Batas
6. Para Pegawai dan CPNS Seksi Lantaskim

Hasil Pengarahan ;

Rapat dibuka oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia dan menyampaikan beberapa arahan
sebagai berikut :
1. Bahwa menghimbau kepada petugas counter (booth) untuk disiplin dalam melaksanakan
tugas;
2. Menghimbau kepada Kasi Lantaskim dan Kasubsi Perizinan untuk menetapkan jam
operasional loket pengambilan paspor menjadi pukul 08.00 WIB s/d 15.30 WIB;
3. Menghimbau dan mengingatkan kembali kepada setiap pegawai Seksi Lantaskim untuk
selalu memiliki integritas dalam melaksanakan tugas dan melayani masyarakat;
4. Bahwa kepada petugas loket pengambilan paspor dihimbau untuk segera menyampaikan
berkas/map permohonan yang telah diambil paspornya ke Seksi Insarkom dan
diinstruksikan untuk tidak menumpukkan berkas permohonan tersebut di ruang loket
pengambilan paspor;

Mengetahui,
Notulis, Kepala Kantor,

Andri Hizkia Surbakti Ageng Pribadi H

NIP. 199301102017121001 NIP. 196102221984031001
 KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI
KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA
Jl. Mangkubumi No.2 Medan – 20151 Telp. (061) 4533117, Fax 061-4558488
E-mail : kanim.polonia@yahoo.co.id

NOTULA PENGARAHAN SOP DAN BUDAYA KERJA MELAYANI

SEKSI INFORMASI DAN SARANA KOMUNIKASI KEIMIGRASIAN
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA

Hari/Tanggal : Rabu/ 21 Maret 2018

Pukul : 16.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai II Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
Peserta ; 1. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
2. Kepala Subbag Tata Usaha
3. Kepala Seksi Informasi dan Sarana Komunikasi Keimigrasian
4. Kepala Subseksi Informasi
5. Kepala Subseksi Komunikasi
6. Para Pegawai dan CPNS Seksi Insarkom

Hasil Pengarahan ;

Rapat dibuka oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia dan menyampaikan beberapa arahan
sebagai berikut :
1. Bahwa dalam rangka Pencanangan Pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas
dari Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) di Kantor Imigrasi
Kelas I Polonia, perlu adanya sinergi seluruh petugas untuk membangun budaya kerja
melayani;
2. Dengan kesadaran, petugas harus menyapa setiap pemohon yang datang ke Customer Care
maupun ke ruangan Seksi Insarkom dengan senyum, salam, sapa;
3. Terkait dengan budaya kerja, jika ada pemohon yang meminta petunjuk kepada petugas,
maka petugas harus mengantarkan pemohon hingga ke tujuan yang dimaksud.

Mengetahui,
Notulis, Kepala Kantor,

Richard Jandres Tarigan Ageng Pribadi H

NIP. 199101082017121001 NIP. 196102221984031001
 KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI
KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA
Jl. Mangkubumi No.2 Medan – 20151 Telp. (061) 4533117, Fax 061-4558488
E-mail : kanim.polonia@yahoo.co.id

NOTULA PENGARAHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

SEKSI STATUS KEIMIGRASIAN
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA

Hari/Tanggal : Selasa/ 20 Maret 2018

Pukul : 16.00 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai II Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
Peserta ; 1. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
2. Kepala Subbag Tata Usaha
3. Kepala Seksi Status Keimigrasian
4. Kepala Subseksi Pentuskim
5. Kepala Subseksi Lahtuskim
6. Para Pegawai dan CPNS Seksi Statuskim

Hasil Pengarahan ;

Rapat dibuka oleh Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia dan menyampaikan beberapa arahan
sebagai berikut :
1. Bahwa menghimbau kepada petugas untuk disiplin dalam melaksanakan tugas;
2. Menghimbau kepada petugas untuk lebih melakukan penyaringan, penelitian, penyelesaian
terhadap permohonan alih status dan izin tinggal keimigrasian sesuai dengan ketentuan
yang berlaku;
3. Menghimbau kepada petugas untuk melakukan penelaahan status kewarganegaraan
pemohon yang mengajukan permohonan dalam rangka pewarganegaraan sesuai dengan
peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
4. Menghimbau dan mengingatkan kembali kepada setiap pegawai Seksi Statuskim untuk
selalu memiliki integritas dalam melaksanakan tugas dan melayani;

Mengetahui,
Notulis, Kepala Kantor,

Ahmad Ridwan Ageng Pribadi H

NIP. 198806202017121001 NIP. 196102221984031001
 KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA RI
KANTOR WILAYAH SUMATERA UTARA
KANTOR IMIGRASI KELAS I POLONIA
Jl. Mangkubumi No.2 Medan – 20151 Telp. (061) 4533117, Fax 061-4558488
E-mail : kanim.polonia@yahoo.co.id

NOTULA PENGARAHAN DALAM RANGKA EVALUASI DAN PERBAIKAN

KUALITAS LAYANAN GUNA MEWUJUDKAN KANTOR IMIGRASI KELAS I
POLONIA MENUJU WBK/WBBM

Hari/Tanggal : Jumat/20 April 2018

Pukul : 16.30 WIB s/d Selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai I Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
Peserta ; 1. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia
2. Seluruh ASN Kantor Imigrasi Kelas I Polonia

Jalannya pengarahan :

Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Polonia membuka kegiatan dengan menyampaikan

bahwa seluruh pegawai Kantor Imigrasi Kelas I Polonia harus memiliki paradigma
berpikir sebagai pelayan masyarakat. Pelayan masyarakat merupakan abdi masyarakat
sehingga harus memberikan pelayanan prima kepada masyarakat bukan minta untuk
dilayani oleh masyarakat. Kepala Kantor juga menyampaikan beberapa hal yakni :
1. Menghimbau agar dalam melaksanakan tugas didasarkan pada rujukan seperti
Undang-Undang No. 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian, Peraturan Menteri
Hukum dan HAM No. 8 Tahun 2014 tentang Paspor Biasa dan Surat Perjalanan
Laksana Paspor, dll;
2. Menghimbau kepada petugas untuk tetap mlaksanakan salam, senyum, dan
sapa dalam melayani masyarakat;
3. Selain sebagai pelayan, petugas juga dihimbau untuk dapat bertindak sebagai
pengayom masyarakat dalam hal keimigrasian.

Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi yang mendapatkan hasil beberapa poin-poin

penting :
1. Apabila petugas mendapati suatu permasalahan dan petugas tersebut tidak
memiliki kapasitas dalam memberikan keputusan maka jangan membuat
keputusan sepihak akan tetapi meminta petunjuk dan arahan dari atasan;
2. Apabila didalam wawancara ditemukan pemohon yang dicurigai melakukan
suatu pelanggaran hukum atau adanya indikasi TKI Non Prosedural maka
petugas dapat melapor kepada atasan atau diteruskan ke Seksi Wasdakim
 dengan menmberikan keterangan dan penjelasan terkait dengan timbulnya
kecurigaan tersebut;
3. Apabila petugas booth menolak permohonan maka harus memberikan informasi
yang lengkap kepada pemohon terkait penolakan permohonan tersebut.

Kepala Kantor menyampaikan harapannya agar mulai hari ini dapat diambil langkah
nyata agar tidak terjadi lagi hal-hal yang serupa. Tujuannya selain mendapat predikat
WBK/WBBM juga untuk memberikan pelayanan prima dan sebagai pembuktian kualitas
pelayanan di Kantor Imigrasi Kelas I Polonia.

Mengetahui,
Notulis, KEPALA KANTOR

Deasy Dwintasari Tinawan Ageng Pribadi H

NIP. 199212062012122001 NIP. 196102221984031001