Peranan Kearsipan

Monday, 15 February 2010 08:41 | Written by adm |

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi”

dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka
kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan
untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di
bidang kearsipan.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa
“tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata
mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan
manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
PENGERTIAN ARSIP, WARKAT DAN SEKRETARIS

A. Pengertian Arsip

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian

arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang
lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk
menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya.

Secaraetimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Ingris
disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang berarti permulaan.
Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.
Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti “gedung
pernerintahan”. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan
secara teratur bahan-bahan arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-
piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-
peta, dsb.

Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan,
yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang
dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas. Ada
juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat.
Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.), dalam bentuk
atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai
bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat
berasal dari bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut
diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai
arti dan kegunaan.

Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu
produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor
atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan-badan pemerintah, maupun
badan swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan
dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pada Bab I, pasal 1 dikatakan bahwa “arsip’
ialah:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan

b. Naskah-naskah yang dibuat da diterima Oleh Badan-badan Swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya dalam pasal 2 diterangkan tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggung-jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan da penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut kepada
Pemerintah.

B. Karakter Arsip

Arsip memiliki karakter yang disebut karakteristik arsip, dimana karakteristik tersebut dapat
membedakan kualitas arsip, karakteristik arsip tersebut antara lain :

1) Otentik , arsip merupakan informasi melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip
elektronik), meliputi; isi, struktur dan konteks. yaitu memiliki informasi mengenai waktu dan
tempat arip diciptakan/diterima, memiliki arti/makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan
suatu organisasi, memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi
organisasi penciptanya.

2) Legal , arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan
kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan
kegiatan.

3) Unik , tidak dibuat massal atau digandakan, arsip berbeda dengan buku, jurnal dan
bahan publikasi lainnya. Arsip menurut konteksnya, dan memiliki kronologi yang unik selalu
merupakan satu-satunya produk. Adapun copy (duplikasi) arsip memiliki arti yang berbeda
baik untuk pelaksanaan kegiatan maupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan
tersebut.

4) Reliable , keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai

bahan pendukung pelaksanaan kegiatan

C. Guna dan Fungsi Arsip

Selain arsip memiliki karakter, juga memiliki nilai guna dan fungsi. Nilai guna arsip terdiri
dari nilai guna primer dan nilai guna skunder.

1) Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan penciptanya baik lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. nilai
guna arsip ini tidak hanya berguna sebagai penunjang tugas pada saat sedang berlangsung,
tapi berguna pula untuk masa yang akan datang atau setelah kegiatan berlangsung demi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan. Nilai guna primer
meliputi nilai guna administrasi, hukum, keuangan, ilmiah/penelitian, dan teknologi.

2) Nilai guna skunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta maupun perorangan lain (bukan pencipta)
dan juga kepentingan umum sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna
skunder meliputi nilai guna kebuktian dan informasional.

Sedangkan arsip memiliki fungsi untuk merekam pengalaman, memori, sejarah, penunjang
aktifitas administrasi, manajemen dan organsasi, alat pengambil keputusan, bahan bukti
pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi baik politik, sosial, maupun
budaya.
Dalam penggunaannya arsip dapat dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan masih
tinggi. Arsip tersebut digunakan dalam kegaitan operasional organisasi sehari-hari dan berisi
informasi yang terbaru dan harus selalu tersedia sewaktu-waktu. Sedangkan Arsip inaktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam pelaksanaan kegiatan sudah menurun.
Arsip tersebut terkadang masih digunakan sebagai bahan referensi.

D. Fungsi Arsip

Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip
atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan
dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan
juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi negara.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen,
tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis
merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).

Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu
arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung
dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.
Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia

apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua
tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun
frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi..
Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat
dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu
tahun.

Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi
harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan
untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya
yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan
di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian,
pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses
manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.

WARKAT

A. Pengertian Warkat

Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat orang dalam
ranggka untuk membantu ingatan. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran
bukan tunai yang diperhitungkan melalui Kliring. Untuk keseragaman dalam
penyelenggaraan Kliring Lokal maka Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis berupa
kualitas kertas, ukuran, rancang bangun (format) dan mutu cetak.

B. Jenis Warkat

Jenis Warkat yang dibakukan untuk diperhitungkan dalam Kliring adalah:

1. Cek adalah cek sebagaimana diatur dalam Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(KUHD) termasuk jenis-jenis cek seperti cek deviden, cek perjalanan, cek pemberian atau
cinderamata, dan jenis cek lainnya yang penggunaannya dalam Kliring disetujui oleh Bank
Indonesia;

2. Bilyet Giro adalah surat perintah dari nasabah kepada Bank penyimpan dana untuk
memindahbukukan sejumlah dana dari rekening yang bersangkutan kepada rekening
pemegang yang disebutkan namanya, termasuk Bilyet Giro Bank Indonesia (BGBI);

3. Wesel Bank Untuk Transfer adalah wesel sebagaimana diatur dalam KUHD yang
diterbitkan oleh Bank khusus untuk sarana transfer;

4. Surat Bukti Penerimaan Transfer adalah surat bukti penerimaantransfer dari luar kota
yang dapat ditagihkan kepada Bank Peserta penerima dana transfer melalui Kliring Lokal;

5. Nota Debet adalah Warkat yang digunakan untuk menagih dana pada Bank lain untuk
untung Bank atau nasabah Bank yang menyampaikan Warkat tersebut. Nota Debet yang
dikliringkan hendaknya telah diperjanjikan dan dikonfirmasikan terlebih dahulu oleh Bank
yang menyampaikan Nota Debet kepada Bank yang akan menerima Nota Debet tersebut; dan

6. Nota Kredit adalah Warkat yang digunakan untuk menyampaikan dana pada Bank lain
untuk untung Bank atau nasabah Bank yang menerima Warkat tersebut.

C. Spesifikasi Teknis Warkat

Setiap Warkat wajib memenuhi spesifikasi teknis sebagai berikut.

1. Kertas

Kualitas kertas yang digunakan harus memenuhi “The London Clearing Bank’s Paper
Specification No. 1”/CBS 1 (96 gsm). Khusus untuk warkat pada penyelenggaraan Kliring
Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi)
selain menggunakan kertas CBS 1 juga dapat menggunakan kertas sekuriti/security paper (90
gsm). Yang dimaksud dengan kertas sekuriti adalah kertas yang dipakai untuk mencetak
Dokumen Sekuriti yang memiliki cirri pengaman untuk menangkal usaha pemalsuan baik
dengan cara peniruan maupun manipulasi.

1. Ukuran

Ukuran Warkat yang digunakan merupakan ukuran seragam untuk semua jenis Warkat,
Khusus untuk Warkat pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem
Manual dan Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) tidak ditentukan standar ketebalan
Warkat.

1. Rancang Bangun

Pembakuan Warkat tidak dimaksudkan untuk membakukan redaksi yang tercantum dalam
Warkat melainkan untuk lebih memudahkan pengenalan dan pemeriksaan Warkat maupun
sandi/informasi yang tercantum di dalamnya. Adapun rancang bangun Warkat perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Nilai nominal pada Warkat harus dapat terlihat dengan jelas. Untuk keperluan tersebut
maka nilai nominal dalam angka dicantumkan di sebelah kanan sejajar dengan baris nilai
nominal dalam huruf;

b) Nama/logo Bank penerbit dicetak lebih jelas daripada cetakan lainnya pada Warkat
dimaksud dan ditempatkan pada bagian atas Warkat;

c) Nomor seri Warkat dicetak dan ditempatkan pada bagian atas Warkat;

d) Ruangan untuk tanda tangan harus cukup luas dan ditempatkan di sebelah kanan
bawah, di atas clear band;

e) Dalam hal diperlukan personalisasi nasabah, maka nama nasabah ditempatkan di

sebelah kiri bawah sejajar dengan tanda tangan.

1. Clear Band

Clear band adalah ruang kosong pada bagian bawah, khusus untuk Warkat Kliring yang
digunakan pada penyelenggaraan Kliring Lokal dengan menggunakan sistem Manual dan
Semi Otomasi Kliring Lokal (Semi Otomasi) pengisian MICR pada Clear Band tidak perlu
dilakukan sehingga penandatanganan dan penulisan nama penarik dapat melewati Clear Band

1. Garis Batas

Sebuah garis batas sejajar batas bawah sepanjang Warkat harus dicetak pada ukuran 1/8 (satu
per delapan) inci di atas batas atas clear band.

1. Pembedaan Warna

Untuk mempermudah mengenali dan membedakan Warkat dalam pengolahan di tempat

Peserta Pengirim, Penyelenggara maupun Peserta Penerima maka pada sudut kanan atas
semua Warkat dari jenis Nota Kredit harus diberi tanda dengan bentuk segitiga siku-siku
berwarna merah tua, dengan ukuran sisi tegak masing-masing 1,5 (satu setengah) sentimeter.

1. Pertinggal (Cheque Stub)

Untuk keperluan administrasi terhadap penarikan atau penerbitan Cek/Bilyet Giro pada setiap
lembar Warkat dapat ditambahkan lembar pertinggal yang dapat ditempatkan pada sebelah
kiri atau sebelah atas Warkat atau diadministrasikan di bagian depan/belakang bundel warkat
atau berupa carbonized paper.
8. Perforasi

Untuk menghindari kerusakan pada waktu pengolahan oleh mesin baca pilah dan atau MICR
Encoder/Reader-Encoder, perforasi untuk memisahkan Warkat dengan lembar pertinggal
dapat ditempatkan pada sebelah kiri atau sebelah atas Warkat. Dalam hal digunakan
Continuous Form Cheque, perforasinya disesuaikan dengan kebutuhan dan harus dilakukan
secara deep cut. Selain itu lem perekat dilarang digunakan pada Warkat, kecuali apabila
ditujukan untuk menjilid blanko Warkat yang telah diperforasi.

D. Record Retention Schedule

record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka
proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi,
maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap
disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka
waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan
menentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara (
temporary storage) atau kapan suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan
untuk selamanya (permanent storage ). Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

1. Records yang tidak penting (non essential)

2. Records yang tidak dimanfaatkan

3. Records yang penting

4. Records yang sangat penting.

DOKUMEN

A. Pengertian Dokumen

Dokumen yaitu suatu aktifitas mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyebarkan semua

macam dokumen dalam bidang kegiatan manusia. Dokumen juga dapat diartikan sebagai
suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau bahan konsultasi. Sementara
Keith Davidson, Presiden Xplor International, (Electronic and Document System
Association), menegaskan bahwa dokumen adalah “package of data structure for
informational purposes”. Sedangkan bagi Xerox Corporation, dokumen merupakan “the most
important vehicle for the transmission of information between people”.

Maka jelas bahwa dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang
ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain. Ini menuntun kita kepada
pembahasan kandungan yang ada dalam suatu dokumen, dan bukan medianya. Kandungan
yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan
bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan
digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita
sehari-hari, organisasi, terlebih bisnis. Tambahan lagi perkembangan manusia dan
peradabannya pun mempengaruhi dan berkembang dengan bantuan dokumen. Kegiatan
dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan:
 1. Mengamankan data dan informasi penting
2. Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry)
3. Mempermudah dalam pelaksanaan akses data (data retrieval)
4. Membantu dalam perancangan dan pelaksanaan aktivitas pengelolaan plasma nutfah secara
keseluruhan
5. Mempermudah dalam melakukan monitoring status pengelolaan plasma nutfah.

B. Jenis, Format dan Media Dokumen

Banyak ragam jenis dokumen, antara lain formulir, laporan, produk hukum, brosur, piagam,
dan sebagainya. Formatnya bisa dalam bentuk cetak, suara, video, audio, gambar, dan
sebagainya. Medianya bisa berupa kertas, disket, multimedia, CD-ROM, chip dan
sebagainya. Jenis, format, dan media dok
Tag Archives: manajemen kearsipan
April 7, 2011

Peralatan Kearsipan : Filing Cabinet

By rika novyanti

Filing cabinet ada pula yang menyebut file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi
empat panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip.

Continue reading

Leave a comment | tags: arsip, manajemen kearsipan, peralatan kearsipan | posted in

Introduction, materi kuliah

June 16, 2010

Sistem Geografis
By rika novyanti

Sistem Geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada

pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau
sistem nama tempat. Adapun nama-nama tempat yang biasa dipergunakan tidak hanya seperti
pembagian pada ilmu bumi saja, tetapi dapat juga berupa Continue reading

1 comment | tags: arsip, manajemen kearsipan, sistem geografis | posted in materi kuliah

June 16, 2010

Sistem Kronologis
By rika novyanti

Sistem Kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kepada urutan waktu
surat diterima dan waktu surat keluar. Umumnya, penyimpanan arsip dengan sistem ini
mempergunakan map ordner dan lemari arsip sebagai wadah penyimpanannya. Adapun Arsip
yang paling sering disimpan dengan sistem kronologis adalah arsip-arsip in aktif, dengan
alasan sebagai berikut : Continue reading

Leave a comment | tags: arsip, manajemen kearsipan, sistem kronologis | posted in materi
kuliah

March 14, 2010

Metode Penyimpanan Arsip (Sentralisasi)

By rika novyanti

Pusat Penyimpanan Arsip (Records Center)

Penyimpanan arsip secara umum dilakukan 2 metode; metode sentralisasi dan metode
desentralisasi. Penyimpanan dengan metode sentralisasi adalah penyimpanan yang
dilakukan di pusat penyimpanan arsip atau records center, sedangkan penyimpanan
dengan metode desentralisasi dilakukan oleh masing-masing unit atau divisi dalam
suatu instansi atau organisasi. Pada bagian iniakan dibahas mengenai metoden
penyimpanan dengan metode sentralisasi atau dengan menggunakan Pusat arsip.

Pusat arsip adalah Continue reading

Leave a comment | tags: arsip, manajemen kearsipan, sentralisasi | posted in materi kuliah

March 8, 2010

Manajemen Kearsipan (pengantar)

By rika novyanti

Pengertian

1. Arsip : Secara terminologis, arsip , warkat atau records merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu
organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka Continue reading

7 comments | tags: arsip, manajemen kearsipan, pengantar | posted in materi kuliah

February 22, 2010

Manajemen Kearsipan
By rika novyanti

Mata Kuliah : Manajemen Kearsipan

Sks :2
Semester :V

Pokok bahasan :

1. Pendahuluan : arsip dan kearsipan

2. Pengaturan Arsip
3. Prosedur kearsipan
4. Sistem Abjad
5. Sistem Nomor
6. Sistem Subjek
7. Sistem Geografis
8. Peralatan dan perlengkapan
9. Pengawasan dan pemeliharaan arsip
10. Penyusutan arsip