Uraian Tugas Kepala IPSRS
Uraian Tugas Kepala IPSRS
TUGAS UTAMA :
1. Perencanaan:
Menyusun standar kebutuhan sarana, tenaga, alat dan bahan kegiatan untuk insatalasi.
2. Menyusun rencana anggaran biaya pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi
Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
4. Membuat laporan hasil kegiatan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi
Pengolahan Air Limbah, Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
5. Kerjasama dengan pihak ke III berkaitan dengan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air
Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Incenerator dan Gedung.
TANGGUNG JAWAB
1. Mengatur pembagian tugas rutin dan isidentil untuk seluruh petugas instalasi.
3. Melakukan pemeriksaan jumlah dan kesiapan alat dan bahan yang akan dipakai.
WEWENANG
13. Memastikan kualitas air buangan memenuhi persyaratan standar baku mutu lingkungan.
18. Mengusulkan sarana dan prasarana untuk kelancaran tugas pemeliharaan Instalasi
Penyediaan Air Bersih, Instalasi Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah
Medis dan Gedung.
19. Pendataan dan Analisis kebutuhan pemeliharaan Instalasi Penyediaan Air Bersih, Instalasi
Pengolahan Air Limbah, Instalasi Pengolahan Sampah Medis dan Gedung.
21. Memonitoring operasional Instalasi Penyediaan Air bersih, Instalasi Pengolahan Air
Limbah, Instalasi Pengelolaan Sampah Medis dan Gedung.
IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para
teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis
dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah
Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS.
Sebagai salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting
fungsi dan perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata
lain, IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih
tinggi.Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan
pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut
akan menjadi sia-sia tanpa maintenance dan operator utility yang benar.
Tugas dan Kegiatan Umum IPSRS
Operator Utility, menjadi operator suatu alat medis atau mengadakan training kepada tenaga
kesehatan yang lain untuk petunjuk pemakaian (SOP) alat medis yang benar.
Maintenance, perawatan rutin.
Perencanaan kegiatan pemeliharaan.
Pengukuran dan kalibrasi.
Rekayasa dan rancang bangun.
Manajemen informasi dan pemeliharaan.
Rujukan pemeliharaan.
Pengawasan pelaksanaan pengadaan barang dan tenaga kerja.
Pengawasan fasilitas dan keselamatan kerja.
Sebagai tekhnisi kita harus punya peralatan yang memadai sebelum melakukan suatu maintenance
ataupun perbaikan, yaitu senjata harus ada sebelum berperang ! ! ! Tapi suatu yang menjadi khas
sebagai tekhnisi yaitu membawa testpen.
Peralatan yang lain, minimal :
obeng plus minus
multimeter
tang
RS UNHAS merupakan rumah sakit tipe B. Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun
2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit, salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh rumah sakit tipe
B adalah memiliki Pelayanan Penunjang Non Klinik terdiri dari pelayanan Laundry/Linen, Jasa
Boga/Dapur, Teknik dan Pemeliharaan Fasilitas (IPSRS), Pengelolaan Limbah, Gudang,
Ambulance, Komunikasi, Pemulasaraan Jenazah, Pemadam Kebakaran, Pengelolaan Gas Medik
dan Penampungan Air Bersih.
IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah
kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang
bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang
ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS. Sebagai
salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting fungsi dan
perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata lain,
IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih tinggi.
Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan
pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut
akan menjadi sia-sia tanpa maintenance dan operator utility yang benar.
Analisis:
Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa IPSRS belum mampu merumuskan visi,
misi, tujuan, dan falsafah khusus untuk instalsi tersebut. Hal ini dapat berpengaruh terhadap kinerja
para staf. Alasan belum adanya visi, misi, tujuan, dan falsafah tersendiri ini adalah karena RS
UNHAS baru beroperasi sekitar 1 tahun, sehingga masih perlu pembenahan-pembenahan. Namun,
jika tidak ada perumusan sesegera mungkin, maka para staf akan bekerja tanpa target yang jelas
untuk instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit secara khusus.
3.1.6 Struktur Organisai IPSRS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi IPSRS RS. Unhas Tahun 2011
Analisis :
Struktur organisasi instalasi ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan
organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada ditangan satu orang
dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap satu orang pemimpin saja.
Struktur organsisasi ini sudah cocok untuk perusahaan ini, karena telah menggambarkan
lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu :
1. Menggambarkan pembagian kerja, dimana setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau
sub bagian untuk bagian tertentu dari beban kerja unit.
2. Menunjukkan siapa atasan dan siapa bawahan sehingga jelas terlihat siapa melapor kepada siapa.
3. Keterangan kotak-kotak telah menunjukkan tugas-tugas kerja dan tanggung jawab yang berbeda
untuk setiap peranan yang berbeda.
4. Keseluruhan bagan telah menunjukkan dasar pembagian aktivitas unit yang menurut penulis dibagi
atas dasar fungsinya.
5. Semua bagian unit pada tingkatan yang sama melapor pada orang yang sama.
Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di IPSRS tersebar di empat bagian
area kerja, yaitu bagian peralatan medik, bagian peralatan nonmedik, bagian bangunan, serta bagian
administrasi dan logistik, yang bertanggungjawab kepada koordinator IPSRS. Kemudian
koordinator tersebut bertanggungjawab kepada kepala bidang pelayanan penunjang dan sarana
medik secara langsung. secara langsung.
Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil
dari pekerjaan itu sendiri. Namun, jumlah SDM yang menempati bagian-bagian tersebut masih
kurang. Hal ini dikarenakan RS UNHAS masih baru dalam beroperasi, sehingga masih dalam tahap
awal proses pembenahan-pembenahan.
Analisis:
Letak ruangan-ruangan IPSRS ini cukup strategis. Sehingga, memudahkan dan
memperlancar proses pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan dan sarana prasarana rumah sakit.
Analisis:
Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu, tekanan
udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai dengan apa yang menjadi standar, sehingga
berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Tabel 3.2
Inventaris Sarana Prasarana Instalasi IPSRS RS UNHAS
Tahun 2011
KETERANGAN
NO NAMA BARANG
JUMLAH BAIK RUSAK
1 Tool Cabinet 1 unit
2 Y- Type Audio Adapter 1 unit
3 Jet Pum Washing AC 1 unit
4 Regulator Manifold 1 unit
5 Kabel NYY 3x 1.5 mm Sesuai keb.
Outlet Stop kontak data Sesuai keb.
6
Clipsal
Sesuai keb.
7 Sambungan T stop kontak
Sesuai keb.
8 Lasdop Kabel
Sesuai keb.
9 Klem Kabel
Sesuai keb.
10 Kabel UTP
Sesuai keb.
11 RJ 45
Sesuai keb.
12 Kabel NYW 3X1.5 mm
Sesuai keb.
13 Stop Orde OB Clipsal
Sesuai keb.
14 Dos OB clipsal
Sesuai keb.
15 Stoker urde utc
Sesuai keb.
16 Terminal Stop Kontak 6
Sesuai keb.
17 Terminal Stop Kontak 4
18 OHM Sakar 1 buah
19 Working Table knock Down 1 buah
Digital Multimeter Auto
20 1 buah
Ringing
21 Splitter 2 buah
22 Hammer stoning 1 buah
23 Screwdriver full set 1 buah
24 Electrical tape 5 buah
25 Wrench ballpoint 1 buah
26 Flash Light Led (Senter) 1 buah
27 Kanebo 1 buah
28 Changeover Switch 1 buah
Sumber: Data Sekunder, 2011
Analisis:
Sarana dan prasarana yang ada masih dalam kondisi baik dan dapat digunakan, sehingga dapat
memperlancar kegiatan di instalasi pemeliharaan sarana RS UNHAS.
Prosedur Perbaikan
Laporan dari user/ruangan masuk ke IPSRS melalui blangko laporan kerusakan atau via telepon
ditembuskan ke Ka.IPSRS
Ka.IPSRS nenelaah dan memberikan mandat kepada Kordinator peralatan baik itu medik atau non-
medik
Kordinator peralatan mengidentifikasi jenis kerusakan barang lalu memberi mandat kepada teknisi
pelaksana untuk mengecek dan memperbaiki peralatan yang telah dilaporkan user
Jika peralatan yang dicek kerusakannya tidak membutuhkan spare part, maka alat langsung
diperbaiki
Apabila membutuhkan spare part maka spare part di ambil di gudang logistik IPSRS lalu dipasang
di alat.
Namun jika spare part yang dibutuhkan tidak ada maka kordinator administrasi dan logistik IPSRS
membuat daftar permintaan spare part yang dibutuhkan, lalu Ka.IPSRS dan Kordinator peralatan
menandatangani daftar kebutuhan tersebut.
Jika alat tersebut selesai diperbaiki dan baik, maka teknisi mengkonfirmasikan ke user dan dicatat
dalam buku kegiatan
Sedangkan jika alat tersebut tidak dapat diperbaiki/tidak berfungsi dengan baik dikarenakan tingkat
kesulitan yang tinggi dan membutuhkan spare part yang spesifik stau rusak berat,maka alat tersebut
di rencanakan untuk dikerjakan pihak III atau dihapuskan.
Prosedur Penghapusan
Kordinator peralatan IPSRS menelaah tingkat kerusakan alat yang dikerjakan oleh teknisi
pelaksana
Jika alat mengalami kerusakan berat maka Kordinator peralatan IPSRS memerintahkan Kordinator
Administrasi dan Logistik untuk membuat laporan daftar barang yang mau di hapus.
Ka. IPSRS dan Kordinator peralatan IPSRS menandatangani laporan daftar barang yang mau
dihapus tersebut Laporan daftar barang yang mau dihapus tersebut lalu diteruskan ke Direktorat
Umum dan Operasional.
Analisis:
Untuk kebijakan-kebijakan ini masih dalam tahap perbaikan. Karena, saat ini RS UNHAS masih
dalam tahap proses pembuatan kebijakan GCI secara keseluruhan.
Maintenance Program
Kamis, 14 Mei 2009 oleh. Administrator
Banyak factor yang mempengaruhi mengapa program maintenance sulit diaplikasikan dan
Kesimpulan
· Maintenance yang dilakukan secara rutin dan terprogram dengan baik maka akan memperkecil
biaya prcduksi; fungsi peralatan akan maksimal, sehingga waktu prcduksinya akan Iebih cepat
karena peralatan tidak ngadat, tidak terjadi disfungsi dalam prcses produksinya dll.
· Sebaliknya bila maintenance tidak dilakukan dengan baik maka biaya produksi akan mahal dan
keterlambatan pasti akan terjadi, bahkan gagal produksi tidak dapat dihindari, sehingga harus
mengulangi prcses produksinya, ctomatis kerugian dalam hal biaya dan waktu akan terjadi.
Daftar pustaka:
• Prawirosentono Suyadi, Managemen Operasional. Bumi Aksara Edisi ke 4
• Experience Base in Several Government Hospital in Indonesia
• Experience Ba e in Several Government Ho pital in Nigeria
URUSAN PERLENGKAPAN, RUMAH TANGGA
DAN INVENTARISASI ASSET
BAGIAN PERLENGKAPAN DAN RUMAH TANGGA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
tugasnya dibantu oleh 6 orang staf yang dibagi dalam beberapa bagian sesuai
saling melengkapi. Tugas pokok dalam urusan ini pada dasarnya dapat dibagi
dalam dua hal, perlengkapan dan rumah tangga serta inventarisasi asset.
Asset
kelengkapan wisuda
universitas
mebeler
Menghidupkan komputer
Melakukan presensi datang dan pulang
Menyiapkan pelayanan
digunakan
Pengelolaan kalender
Universitas Muhammadiyah Malang setiap tahunnya menyediakan kalender.
Pengelolaan kalender yang dimaksudkan adalah pengadaan kalender yang
dilakukan secara tim oleh Kepala Biro Administrasi Umum dan Biro Administrasi
Keuangan setelah adanya laporan jumlah berapa yang harus diadakan serta
didasarkan kebutuhan, baik untuk karyawan /dosen, mahasiswa serta untuk
UPT PMB sebagai media promosi yang bekerjasama dengan rekanan yang
ditunjuk. Kalender diperuntukkan bagi civitas akademika Universitas
Muhammadiyah Malang. Bagi mahasiswa, pengambilan kalender dilakukan
dengan membawa kwitansi her registrasi semester ganjil dengan rentan waktu
pengambilan bulan Oktober s/d Desember (1 kwitansi/mahasiswa = 1
kalender).
baik oleh kalangan civitas akademika maupun dari luar, didukung oleh
sangat memadai, mulai dari auditorium yang berkapasitas kecil maupun besar.
masjid lantai 1, dan aula teknik GKB III. Setiap user yang akan menggunakan
PD III untuk tingkat fakultas dan bagian kemahasiswaan untuk tingkat pusat
yang terbagi dalam kampus I, II, III, rumah sakit, dan lahan luar kampus.
dan tersistematis. Oleh karena itu, bagian perlengkapan dan rumah tangga
diberi wewenang untuk menjaga dan merawat asset kampus untuk menangani
kegiatan belajar mengajar dan perkantoran lainnya dan barang tidak bergerak,
setiap tahunnya. Secara rinci tugas bagian inventarisasi asset dapat dilihat
Pada bagan tersbut di atas, disebutkan bahwa salah satu tugas dari urusan
SOP MAINTENANCE
1. Persyaratan fungsional
Yang dimaksud persyaratan fungsional adalah persyaratan yang terkait dengan fungsi
bangunan. Setiap bangunan memiliki fungsional umum dan khusus yang perlu
dipenuhi. Persyaratan umum contohnya adalah bangunan mampu melindungi
pemakainya dari lingkungan luar. Sedangkan persyarat khusus sangat tergantung
pada jenis dan fungsi bangunan tersebut.
2. Persyaratan Performance
Masing – masing bangunan memiliki persyaratan performance bangunan yang sangat
spesifik. Performance bangunan mencakup banyak aspek, mulai dari performance fisik
luar bangunan, sampai pada elemen – elemen Mekanikal dan elektrikal ( ME ).
Dalam suati rencana program pemeliharaan, jika siklus kegiatannya sudah ditentukan,
maka jenis pekerjaan dan anggaran dapat segera dibuat.
Pemilik / Owner
Seringkali pemeliharaan rutin tidak dapat dilakukan akibat kurangnya data baik
manual,sejarah pemeliharaan ataupun dokumentasi. Disamping itu juga kekurangan
pengetahuan dari personil pengelola gedung baik tingkat manajerial maupun
pelaksana mengakibatkan program pemeliharaan dan pelaksanaanya kurang optimal.
B. Pemeliharaan Remedial
Kegagalan teknis / manajemen bisa terjadi pada tahap kontruksi maupun pada tahap
pengoperasian bangunan. Pada tahap kontruksi contohnya adalah kecerobohan dalam
pemasangan suatu komponen bangunan. Pada tahap pengoperasian bangunan,
kesalahan dalam merencanakan jadwal pemeliharaan bias terjadi dan ini dapat
berakibat pada kerusakan alat atau bahan – bahan bangunan.
Dalam hal ini faktor desain dan kontruksi berhubungan erat. Contoh dari segi desain
adalah kesalahan dalam pemilihan bahan bangunan, sehingga usia pemakaiannya
pendek dan tidak bertahan lama. Sedangkan dari segi kontruksi kesalahan dalam
pelaksanaan finishing dapat menyebabkan usia pemakaiannyapun tidak bertahan
lama.
Secara lebih luas, ditinjau dari direncanakan atau tidak, kegiatan pemeliharaan rutin
dapat diklasifikasikan menjadi :
Difinisi :
Pada bangunan yang berlantai banyak yang disewakan,misalkan kantor sewa, ada 3
pihak yang berkepentingan dalam menentukan performance bangunan, yaitu :
Tenant / penghuni
Masing – masing pihak memiliki tuntutan performance bangunan yang berbeda. Hal
ini bisa menyulitkan untuk menentukan standart sejauh apa kegiatan pemeliharaan
bangunan perlu dilakukan. Mengingat kompleksitas pekerjaan yang sangat besar,
maka manajen pemeliharaan dalam gedung bertingkat tinggi biasanya dilakukan oleh
suatu organisasi pemeliharaan yang disebut dengan ORGANISASI PEMELIHARAAN
GEDUNG.
Organisasi pemeliharaan gedung ini bertanggung jawab dalam
perencanaan,pengawasan dan penentuan pelaksanaan / operasi pemeliharaan.
Organisasinya bisa In – House atau berasal dari lembaga diluar pemilik seperti
konsultan atau kontraktor khusus bidang pemeliharaan.
1. Reliabilitas ( kehandalan )
2. Availabilitas ( ketersediaan )
Untuk mencapai hal tersebut diatas maka building management harus membuat
jadwal pemeliharaan sesuai spesifikasinya baik fisik gedung maupun mekanikal dan
elektrikalnya.
Personil organisasi pemeliharaan yang dibawahi mechanical dan electrical manager
bertanggung jawab atas kegiatan pemeliharaan terhadap :
1. AC
5. Elevator
6. Gondola
9. Sound system
10. Dll
2. Chief
Melakukan inspeksi
3. Supervisor
4. Teknisi / Pelaksana
1 Perawatan Genset
Perawatan Lift
a.
Preventif
Pembersihan kabin
Pembersihan Atas sangkar
Pembersihan Rel pintu
b. Service Setiap 3 bulan sekali
Pengechekan level pintu
3 Pengecheckan olie dan panel utama
a.
Pembersihan
Bak penampung Setiap 3 bulan sekali
Bak chemikal
Filter
b. Penggantian media filter
c. Pemberian chemikal
5 PAC
NAOH
SPO ( Kaporit ) Setiap 1 bulan sekali
d. Beckwhose
Setiap 3 bulan sekali
Perawatan Panel Listrik
6.
a. Pembersihan
b. Check Conection Setiap 3 bulan sekali
Ampere
Tegangan
c. Infrared
a. Pengecheckan Conection
7 b. Pembersihan Cover lampu
a. Pembersihan
b. Pengecatan
c. Pemberian soda api untuk instalasi air kotor
d. Pembuangan air di instalasi pipa hidrant
Perawatan PABX
Setiap 1 tahun sekali
a. Pembersihan
b. Pengecheckan conection
Perawatan MATV
a. Pembersihan
b. Check signal
Parabola 10 fit
Boster
Spliter Setiap 1 minggu sekali
Outlet MATV
8
Perawatan Panel alarm
Setiap 1 bulan sekali
a. Pembersihan
b. Pengecheckan conection Setiap hari
Bel
Head detector
Smoke detector
Splinkler
Setiap 1 tahun sekali
Perawatan Lampu Taman
a.
Pembersihan
Cover lampu
9
Panel control
b. Pengecheckan conection Setiap hari
a.
Service rutin Setiap 1 bulan sekali
Evaforator
Filter udara Setiap hari
Blower indoor
12 Colling tower
Strainer
Motor indoor dan outdoor Setiap 1 bulan sekali
Body unit
b. Schelling Setiap hari
Pipa instalasi
Condenser
13
Setiap hari
14
Setiap hari
15
17
1. Checklist harian
Menanggani komplain
Setiap teknisi yang melakukan tugas checklist harian harus paham terhadap
standarisasi pengcheckan.apa saja standarisaisi pengecheckan itu antara lain :
NO PEKERJAAN KETERANGAN STANDART KERUSAKAN
a. Ampere
b. Tegangan 380 V / 400 V
c. Bunyi
d. Check fisik
e. Rembesan olie
f. Temperatur trafo – 50°
g. Olie
Panel Listrik h. Bunyi
i. Conection elastimol
a. Fuse
b. Conection
2 Trafo a. Bocor
b. Rembes
c. Valve macet
d. Karat
e. Valve dalam kondisi on
f. Check tekanan
g. Nozzel
h. Selang
a. Bocor
b. Mampet
a. MCB
Panas
Bunyi
b. Tegangan
Voltase 220 V / 240 V
c. Ampere
d. Check kabel
Conection
3 Tubecle
Fisik kabel
a. Body kropos
5 Saluran air kotor
a. Check tekanan refrigent
b. Check ampere dan voltase
Compresor
Motor indoor dan outdoor
c. Check bearing motor fan indoor dan outdoor
6 Listrik d. Check fanbelt indoor
e. Check wearing diagram
7 Pompa
8 AC ( air conditioning )
9 Panel – Panel
10 Ac chillier / central
Catatan :
Di dalam Pemeliharaan dan perawatan gedung memiliki SOP yang berbeda beda
sesuai dengan kapasitas ataupun kemampuan dalam membuat standart operasional
prosedur.jadi SOP ini tidak selalu mengikat karena disesuaikan dengan kebutuhan
ataupun setiap masing – masing perusahaan yang menanganinya.
Untuk menunjang kwantitas dan kwalitas mantenance harus lebih spesifik dalam
menanggani suatu pekerjaan harus mengetahui peralatan yang akan digunakan dan
fungsi suatu alat kerja,berikut standart kerja disesuaikan dengan pekerjaan yang akan
dilakukan :
c. Tang Kombinasi
d. Kunci inggris
f. Multi tester
g. Plastik service
i. Presmeter
k. Chemikal / applied
b. Kunci sock
d. Obeng ( - ) dan ( + )
f. Kunci inggris
g. WD
h. Palu
i. Kunci pipa
3 b. Kunci sock
c. Kunci inggris
d. Kunci pipa
e. Olie
f. Obeng ( - ) dan ( + )
4 a. Obeng ( - ) dan ( + )
b. Tespen
c. Tang Ampere
d. Multitester
e. Tang kombinasi
f. Tang buaya
g. Tang potong
5
a. Kuas
b. Rool
c. Tangga
d. Bak cat
e. Kain lap
6
a. Kapek
b. Amplas
c. Pahat
d. Palu