1

ANALISIS dan PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
KAMPUS 1 UTY

Di Susun Oleh :

Choiruddin 3143111053

Apri Listyanto 3143111065

Wahyu Adi Prabowo 3143111073

FAKULTAS INFORMASI TEKNOLOGI DAN BISNIS

UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2016

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN SAAT INI

1
 2

Secara umum perpustakaan UTY kampus 1 sistem sudah menggunakan

aplikasi atau terkomputerisasi. Selain itu aplikasi yang digunakan adalah aplikasi yang
berbasis local area network atau berbasis LAN. Dalam pelayanannya semua
administrasi menggunakan aplikasi ini mulai :
 pencatatan peminjaman
 pencatatan pengembalian
 pencatatan denda
 pencatatan kunjungan
 membuat laporan dari peminjaman,pengembalian dan kunjungan
tetapi ada juga hal yang tidak dilakukan dengan aplikasi yaitu pengklasifikasian
buku. Hal ini dillakukan secara manual dengan mengandalkan tenaga manusia untuk
menentukan klasifikasi buku. Dikarenakan klasifikasi lebih akurat bila menggunakan
tenaga manusia.
1. katalog dan klasifikasi buku
pada aplikasi terdapat data katalog buku perpustakaan sebagai berikut :

Gambar 1. Aplikasi katalog buku

Pada aplikasi katalog buku pada gambar 1 memuat informasi kode klasifikasi,
bahasa buku, rak tempat buku dan judul buku. Aplikasi pada gambar 1 diatas
digunakan oleh petugas untuk mengetahui informasi dari suatu buku,
mengetahui letak buku, dan mengetahui apakah buku sudah dipinjam belum.
Cara penggunaan dengan memakai call number yang ditempel di buku. Untuk
call number bisa dilihat di gambar 2 sebagai berikut :

2
 3

Gambar 2. Kode call/panggilan buku

Berdasar gambar 2 didapat informasi sebagi berikut
R = huruf pertama judul buku
005.1 = kode klasifikasi buku
Ari = nama pengarang buku
A = letak rak atau kode rak buku
C1 = kode entri utama buku saat mencari di aplikasi katalog
perpustakaan
Dari call number kita bisa melakukan pencarian melalui aplikasi. Selain
pengkatalog an buku juga ada klasifikasi buku. Pada gambar 2 ada kode 005.1
itu menandakan klasifikasi buku. Klasifikasi buku yang digunakan adalah sistem
DDC yaitu sebagai berikut :
Untuk nomor klasifikasinya sendiri ada beberapa bagian yaitu
Kelas utama
000 - karya umum
100 - filsafat dan disiplin terkait
200 - agama
300 - ilmu-ilmu sosial
400 - bahasa
500 - ilmu-ilmu murni
600 - ilmu-ilmu terapan
700 - kesenian
800 - sastra
900 - geografi umum dan sejarah serta cabangnya.
Ada juga divisi sebagai anak dari kelas utama . Misal divisi dari ilmu ilmu sosial
adalah sebagi berikut .
Divisi
300 - ilmu-ilmu sosial
310 - statistik
320 - ilmu politik
330 - ilmu ekonomi
340 - hukum
3
 4

350 - administrasi negara

360 - problem dan pelayanan sosial
370 - pendidikan
380 - perdagagangan
390 - adat istiadat, etiket, cerita rakyat
Dari divisi masih ada seksi yang membagi divisi ke kelas yang lebih kecil misal
kelas pendidikan seksi nya sebagai berikut
Seksi
370 - pendidikan
371 - pendidikan secara umum
372 - pendidikan dasar
373 - pendidikan menengah
374 - pendidikan dewasa
375 - kurikulum
376 - pendidikan wanita
377 - sekolah dan agama
378 - pendidikan tinggi
379 - pendidikan dan negara
Tiap-tiap seksi di atas dapat dibagi lagi secara desimal apabila dikehendaki
menjadi bagian lebih spesifik.
371 - pendidikan secara umum
371.1 - pengajaran dan pengajar
371.2 - administrasi pendidikan
371.3 - metode mengajar dan belajar
371.4 - bimbingan dan penyuluhan
371.5 - disiplin sekolah
371.6 - sarana fisik
Selain ada katalogisasi buku lewat aplikasi dan klasifikasi buku. Untuk
memudahkan pengelompokan buku pada rak juga dikelompokan menurut kelompoknya.
Misal ada banyak buku jenis TA/KP . di perpustakaan kampus UTY ini TA/KP
dikelompokan yang pertaman menurut prodi masing masing . setelah itu dikelompokan
berdasar tahun pembuatan masing-masing. Ada juga rak yang berdasarkan buku
pemrograman. Tetapi apabila kesulitan kita dapat mendatangi petugas untuk mengetahui
letak buku yang ingin kita pinjam atau juga bisa mengetahui apakah buku sudah
dipinjam atau belum.

2. Prosedur peminjaman

4
 5

Prosedur peminjaman adalah dimulai saat pengunjung ingin meminjam

buku. Buku yang ingin dipinjam adalah buku selain buku referensi karena buku
referensi hanya bisa dibaca saat di perpustakaan.
Saat meminjam pengunjung memilih buku di rak buku yang tersedia.
Setelah buku ditemukan pengunjung datang ke bagian admin atau petugas
pengelola perpustakaan. Disini petugas akan meminta buku yang dipinjam dan
identitas mahasiswa kita yaitu KTM atau kartu mahasiswa tetapi hanya KTM
yang masih berlaku yang boleh digunakan. Petugas akan mencatat nomor buku
dan nomor identitas kita di aplikasi perpustakaan UTY ini. Setelah selesai
pencatatan buku dan KTM akan dikembalikan. Dalam hal ini masa peminjaman
maksimal seminggu bila tidak dikembalikan tepat waktu maka akan didenda
sesuai denda yang berlaku.

3. Prosedur pengembalian
Pengembalian dapat dilakukan maksimal sesuai masa waktu
peminjaman. Dalam hal ini masa peminjaman adalah satu minggu apabila
pengunjung mengembalikan sebelum masa peminjaman habis maka tidak
dikenakan denda
Pengembalian dilakukan ke petugas perpustakaab saat buku
dkembalikan kita menyerahkan buku yang kita pinjam dan KTM kita. Petugas
akan mengecek data peminjam dahulu kemudian mengecek apakah buku yang
dikembalikan sesuai dengan buku yang dipinjam dan apakah kondisi buku
masih bagus atau tidak. Apabila tidak ada masalh maka petugas akan
mengembalikan KTM kita dan buku akan dikembalikan oleh petugas ke tempat
buku atau rak buku.

Gambar 3 . denda
Sesuai gambar 3 diatas apabila dalam pengembalian buku ada keterlambatan
maka denda yang diberikan adalah Rp 1000,-/hari dihitung sejak kita terlambat
5
 6

melakukan pengembalian. Misal kita pinjam pada tanggal 10 maka maksimal

pengembaliannya adalah tanggal 17. Apabila kita mengembalikannya tanggal
22 maka bisa dihitung dendanya adalah 5 hari jadi denda kita lima ribu.
Tetapi apabila ada kerusakan buku atau buku hilang maka denda akan
ditentukan masing masing dekan dari mahasiswa bersangkutan sehingga
apabila peminjam belum membayar denda sesuai yang ditentukan oleh denda
maka KTM nya akan ditahan sampai dia membayar hal ini untuk menghindari
kehilangan identitas peminjam.
4. Prosedur keanggotaan
Keanggotaan diperpustakaan di kampus 1 UTY ini belum ada. Sehingga
kartu anggota juga belum ada. Jadi apabila ada peminjaman sesuai yang telah
dijelaskan di prsedur peminjaman maka pencatatan dilakukan dengan KTM
mahasiswa.
Jadi apabila ada hal yang berkaitan dengan pencatatan administrasi
maka yang dibutuhkan sebagai pengganti keanggotaan adalah identitas diri
misal KTM.

ALUR SISTEM

Gambar 4. Alur sistem perpustakaan

IDENTIFIKASI MASALAH
Dari hasil analisis sistem kami mendapatkan beberapa maslah pada sistem dilihat dari
segi barikut :
1. Katalog buku untuk pengunjung tidak ada
Katalog buku hanya ada di aplikasi perpustakaan jadi pengunjung harus
menemui petugas untuk bertanya. Hal ini kurang efektif dan efisien bila pada
6
 7

saat bersamaan petugas sedang melayani banyak pengunjung maka kita harus
menunggu . selain itu kita tidak bisa leluasa dalam hal mencari katalog buku
tersebut.
2. Tidak ada fasilitas untuk mencetak hasil laporan di sistem
Yang ada d sistem hanya untuk melihat laporan tetapi tidak bisa dicetak
sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan laporan maka harus
mendatangi atau melihat aplikasi secara langsung.
3. Tidak adanya sistem keanggotaan
Hal ini penting untuk mengetahui siapa yang meminjam buku, siapa yang
terdaftar sebaga anggota perpustakaan dan untuk keamanan apabila suatu saat
pengunjung menghilangkan buku sedangkan ia telah lulus dan pindah alamat
sedangkan pihak perpustakaan tidak mengetahui hal tersebut maka buku bisa
tidak kembali. Selain itu apabila ada pihak luar yang bukan dari pihak akdemisi
maka akan kesulitan dalam melayani peminjaman.
4. Tidak adanya pencatatan pengunjung perpustakaan yang akurat.
Hal ini memang tidak dimunkinkan karena komputer yang tersedia hanya 2
sedangkan petugas tidak hanya mencatat kunjungan tetapi juga harus mencatat
peminjaman dan pengembalian. Apabila petugas sedang sibuk maka
pencatatan jumlah pengunjung tidak bisa dilakukan. Hal ini menimbulkan
keakuratan data pengunjung perpustakaan.
5. Apabila ada pengunjung dari luar kampus UTY
Pengnjung tidak akan bisa meminjam ia hanya bisa membaca buku karena
sistem peminjaman menggunakan KTM mahasiswa UTY sehingga pegunjung
yang dari luar yang tidak punya KTM UTY tidak bisa melakukan peminjaman

EVALUASI SISTEM
Masalah Hasil Evaluasi
1. Katalog buku untuk pengunjung tidak solusi yang paling mudah adalah dengan
ada menyediakan komputer untuk pengunjung
yang sudah dilengkapi aplikasi tetapi
aplikasi yang disediakan hanya khusus
katalog buku sedangkan aplikasi
adminsitrasi yang lain hanya bisa diakses
oleh petugas atau admin.
2. Tidak ada fasilitas untuk mencetak Sistem baru nantinya disediakan printer
hasil laporan di sistem sebagai alat untuk mencetak. Dan juga
pada aplikasi ditambahkan fungsi untuk
mencetak laporan baik langsung ke
7

3. Tidak adanya sistem keanggotaan
4. Tidak adanya pencatatan pengunjung
perpustakaan
8
printer ataupun diubah dahulu ke word,
excel atau pdf. Hal ini untuk melakukan
backup data laporan. Apabila hasil
laporan secara fisik hilang kita masih
punya salinan yang dcetak secara
softcopy.
Keanggotaan perlu dibuat hal ini untuk
menghindari kesulitan apabila ada
kesulitan apabila ada pengunjung yang
KTM nya ditahan karena buku hilang
sedangkan pengunjung butuh KTM
tersebut untuk keperluan lain.
Selain itu apabila ada pengunjung dari
luar kampus 1 UTY yang ingin meminjam
buku sedangkan ia tidak punya KTM
kampus UTY maka keanggotaan bisa
menangani hal ini.
Untuk keanggotaan hal yang ada pada
pendaftaran anggota sebagai berikut :
- nama
- alamat asal
- alamat sekarang
- TGL
- Status
- No telp dan email
- Pekerjaan apabila dalam pekerjaan
ia memilih mahasiswa maka
muncul pilihan nama, nim
,universitas,fakultas prodi dan
tahun angkatan
Maka setelah pendaftaran pengunjung
akan mendapatkan nomor anggota. ini
berlaku selama ia masih menjadi anggota
perpustakaan.
Dalam aplikasi baru nantinya pengunjung
akan disediakan komputer yang sudah
dalam standby aplikasi. Begitu ia masuk
perpustakaan ia harus segera menuju
8
 9

tempat komputer tersebut. Pengunjung

hanya perlu memasukan nomor anggota
maka otomatis pengunjung tersebut akan
tercatat di daftar pengunjung
perpustakaan
5. Apabila ada pengunjung dari luar Hal ini bisa diatasi dengan sistem
kampus UTY keanggotaan. Dikarenakan pendaftaran
anggota menggunakan kartu identitas diri
yang masih berlaku sehingga orang luar
UTY pun bisa menjadi anggota asalkan ia
punya kartu identitas diri yang masih
berlaku.

ANALISIS PENGAJUAN SISTEM BARU

1. Gambaran sistem secara umum
Sistem baru nantinya hanya memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem ini
nantinya bukan hanya digunakan oleh petugas tetapi pengunjung juga bisa
memakai aplikasi ini walaupun hanya untuk login dan penggunaan katalog buku
sedangkan administrasi perpustakaan tetap dipegag oleh petugas.
Sistem baru nantinya mencakup
 Adanya pengklasifikasian dan pengkatalogan buku dilengkapi menu
pencarian buku.
 Pencatatan peminjaman dan pengembalian
 Adanya keanggotaan dan nomor anggota
 Adanya laporan yang bisa dicetak softcopy maupun hadcopy
 Pencatatan pengunjung dengan login
2. Analisis klasifikasi dan katalog buku
Dalam katalog buku yang lama ada kelemahan yaitu pengunjung harus tanya ke
petugas. Selain itu setelah tanya ke petugas belum tentu pengunjung tahu
maksud kode pada katalog buku. Karena itu katalog buku diperbaharui dalam
hal pengkodean. Dalam gambar 2 memang sudah ada call number tetapi itu
digunakan dalam pencatatn ke aplikasi sehingga perlu call number yang mudah
dimengerti . sebagai berikut

Perpustakaan UTY
R
005.1
A
Aji
01
C1 9
TA.2014.rA.01
 10

Gambar 5. Contoh call number buku

R = huruf pertama judul buku

005.1 = kode klasifikasi buku
Ari = nama pengarang buku
A = letak rak atau kode rak buku
C1 = kode entri utama buku saat mencari di aplikasi katalog
Perpustakaan
TA.2014.rA.01=tugas akhir tahun 2014 rak A no buku 01

Selain itu rak diberi huruf dan tahun dari buku yang berada di rak
tersebut. Selain itu juga disediakannya keterangan di masing-masing rak
tentang call number sehingga pengunjung mudah paham. Tetapi pengunjung
harus disediakan komputer yang bisa digunakan untuk menelusuri call number
tersebut sehingga dalam sistem baru nanti ada komputer yang digunakan
pengunjung tetapi terbatas pada katalog buku saja.
Sedangkan dalam klasifikasi masih tetap menggunkan sistem DDC
karena itu sistem klasifikasi yang mudah dimengerti dan mudah digunakan.
3. Analisis peminjaman
Peminjaman nantinya dilayani petugas yang berbeda dengan
pengembalian jadi hal ini memudahkan petugas dalam melayani pengunjung
yang meminjam sehingga petugas tidak perlu bolak-balik dari menu peminjaman
–menu pengembalian.
Peminjaman hanya bisa dilakukan jika ia saat masuk perpustakaan sudah
login kunjungan perpustakaan. Apabila belum maka tidak akan dilayani.
Peminjaman dilakukan dengan mencatat nomor anggota pada kartu
anggota. Jadi prosedur peminjaman pengunjung memberikan kartu
anggota,kartu peminjaman dan buku yang akan dipinjam . petugas akan
mencatat peminjaman pada aplikasi dan kartu peminjaman. Setelah selesai
buku,kartu anggota dan kartu peminjaman dikembalikan.pada kartu peminjaman
dicatat kode peminjaman ,kode buku, tanggal pinjam ,tanggal kembali dan paraf
petugas peminjaman.
4. Anlisis pengembalian
Seperti peminjaman petugas pengembalian dibedakan hal ini karena
khusus petugas pengembalian tidak hanya menangani pengembalian tetapi juga
menangani denda atas kerusakan buku dan kehilangan buku. Jika petugas

10
 11

pengembalian dan peminjaman digabung maka apabila petugas sedang

melayani pengembalian dan ada kerusakan maka akan ada antrian. Hal ini bisa
dihindari apabila petugas keduanya dipisah dalam hal pelayanan.
pengembalian hanya bisa dilakukan jika ia saat masuk perpustakaan
sudah login kunjungan perpustakaan. Sama seperti peminjaman, pengembalian
tidak akan dilayani apabila belum login pengunjung.
Pada pengembalian pengunjung memberikan buku,kartu peminjaman
dan kartu anggota. Petugas akan memeriksa kartu peminjaman apabila sesuai
petugas kemudian mengecek kondisi buku apabila baik maka petugas akan
memberi paraf pada kartu peminjaman.
Tetapi apabila ada kerusakan atau buku hilang maka kartu anggota akan
disita petugas sampai pengunjung bisa membayar denda yang dibebankan
kepadanya. Jadi apabila ia belum melunasi denda maka ia belum bisa
meminjam buku karena untuk meminjam dibutuhkan kartu anggota.
5. Analisis keanggotaan
Keanggotaan perlu dibuat hal ini berguna saat pencatatan pengunjung.
Selain itu apabila ada hal lain misal peminjaman dan pengembalian maka cukup
mencatat nomor anggota tidak perlu meminta KTM mahasiswa.
Selain itu apabila dalam pencatatan pengunjung cukup mudah karena
pengunjung cukup memasukan nomor pengunjung maka sudah tercatat di data
kunjungan.untuk prosedur pendaftaran pengunjung memberikan kartu identitas.
Petugas akan mencatat data dari identitas tersebut di aplikasi dan kartu
anggota. Kemudian ia akan mendapat nomor anggota dan kartu anggota yang
bisa digunakan di perpustakaan UTY ini.

11
 12

PERANCANGAN SISTEM dan ANALISIS SISTEM BARU

A. ANALISIS KEBUTUHAN
1. Kebutuhan fungsional
 Input : data buku, data anggota, data petugas, data kunjungan
 Proses : peminjaman, pengembalian.
 Output : laporan data buku, laporan data anggota, laporan peminjaman,
laporan pengembalian, laporan buku hilang, laporan denda.
2. Kebutuhan non fungsional
 Kebutuhan operasional
a. Bisa digunakan di banyak komputer
b. Printer untuk mencetak kartu anggota, laporan keuangan, laporan
kondisi buku, dan anggota
 Kebutuhan kinerja
a. Mampu menghitung jumlah transaksi peminjaman dan
pengembalian
b. Mampu mencatat kondisi buku.
c. Mampu melakukan pengolahan data anggota menurut hak
aksesnya
3. Kebutuhan informasi
 Menampilkan katalog buku dan pencarian
 Melakukan pencarian buku dari katalog buku dan menampilkan informasi
letak dan apakah sudah dipinjam belum.
4. Kebutuhan keamanan
 Sistem aplikasi dan database dilengkapi password
 Sistem dilengkapi login untuk membedakan hak akses masing-masing

12
 13

B. PERANCANGAN DFD

13
 14

Gambar 6.DFD LEVEL 0

14
 15

Gambar 7 .DFD LEVEL 1

15
 16

Gambar 8 .DFD LEVEL 2 proses 1

Gambar 9 .DFD LEVEL 2 proses 2

16
 17

Gambar 10 .DFD LEVEL 2 proses 3

Gambar 10 .DFD LEVEL 3 proses 3.1

17
 18

Gambar 11 .DFD LEVEL 3 proses 3.2

Gambar 12 .DFD LEVEL 3 proses 3.3

18
 19

Gambar 13 .DFD LEVEL 2 proses 4

Gambar 14 .DFD LEVEL 3 proses 4.1

19
 20

Gambar 15 .DFD LEVEL 3 proses 4.2

Gambar 16 .DFD LEVEL 2 proses 5

20
 21

A. PERANCANGAN INTERFACE

Gambar 17. Pembayaran denda

Gambar 18. Tabel data anggota

21
 22

Gambar 19. Tabel data peminjaman

Gambar 20. Tabel data pengembalian

Gambar 21. Tabel data petugas

22
 23

Gambar 22. Halaman awal untuk petugas

Gambar 23 . gambar awal untuk pengunjung

23
 24

Gambar 24. Katalog buku

Gambar 25. Input anggota perpustakaan

24
 25

Gambar 26 . input katalog buku

Gambar 27. Input data peminjaman

25
 26

Gambar 28. Input data pengembalian

Gambar 29 input data petugas

26