Tugas Matakuliah Manajemen Perubahan

Studi Kasus : City Of Carlsbad, California : Restructuring The Public Works Departement

Dikerjakan oleh :
Teguh Citra Oktovari S
041724353058

Program Studi Magister Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Airlangga
2019
Overview

Pada tahun 1995, di kota Carlsbad, California, sebuah komunitas bernama OceanFront Community,
dengan hampir 75 ribu orang anggota, sedang bangkit dari resesi terburuk sepanjang sejarah
mereka. Pada waktu itu sebagai bentuk respon kepada dewan kota dan nasional, upaya untuk
mengelola pemeritah dalam sebuah sikap bisnis, Manager kota memimpin organisasi melalui sebuah
proses perencanaan strategis yang mendalam dan menyeluruh. Melalui metode partisipasi yang
tinggi, termasuk FGD, dan proses membayangkan sebagian besar komunitas grup. Kemudia
terbentuklah visi dan misi terbaru kota tersebut.

Terdapat sebuah department baru yang dibentuk oleh manager kota. Department baru itu memiliki
tugas yang sama seperti departemen-departemen yang telah ada. Departemen Public Works
Director tersebut dapat menjalankan tugas mereka sesuai dengan visi, misi dan nilai organisasi yang
baru dengan cara mereka sendiri,

Tidak terdapat perubahan yang signifikan akan jalannya organisasi, hal ini dikarenakan departemen
baru tersebut masih melakukan hal yang sama dengan departemen yang sebelumnya. Hal ini ketahui
dari konsultasi yang dilakukan oleh Konsultan OD melalui FGD dengan beberapa pekerja dan
pemangku kepentingan lainnya. Terdapat pekerjaan yang tumpang tinding antara departemen baru
tersebut dengan departemen lainnya yang telah ada sebelumnya.

Pertanyaan

1. Apa diagnosis anda terhadap situasi di Departemen Pekerjaan Umum?

Yang dapat saya pahami terhadap Departemen baru tersebut adalah departemen baru tersebut
tidak tepat dibentuk. Hal ini di terjadi karena terdapatnya beberapa pekerjaan yang sebenarnya
masih sama dengan yang dilakukan oleh departemen lainnya. Seharusnya dibentukanya departemen
tersebut dibentuk sebagai unit kerja untuk memaksimalkan departemen yang lain dalam
menjalankan tugas dan fungsi sehingga lebih efektif dan efisien.

2. Bagaimana anda akan melanjutkan dari titik ini?

Karena telah adanya perubahan struktur dengan adanya penambahan departemen baru yang masih
memiliki tugas dan fungsi yang sama dengan departemen lainnya, maka yang dapat dilakukan
selanjutnya adalah menghentikan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukna oleh departemen pekerjaan
umum. Untuk menghindari pekerjaan tersebut dilakukan dua kali. Pekerjaan yang dilakukan dua kali
atau tumpang tindih, justru akan memperlama organisasi untuk mencapai visi dan misi yang telah
dilakukan sebelumnya. Departemen tersebut akan tetap ada pada struktur organisasi, namun
pekerjaan atau tugas yang dilakukan adalah lebih kepada sinergi dan analisa pekerjaan yang telah
dilakukan oleh departemen lainnya, dan memberikan masukan supaya tugas dan fungsi dapat
dijalankan lebih tepat sasaran.

3. Apa bentuk intervensi yang dapat anda rekomendasikan dan kenapa?

Berdasarkan kasus tersebut, dapat saya pahami bahwa tidak terdapat masalah pada penyusunan visi
dan misi. Begitu pula dengan nilai yang dirumuskan dalam organisasi tersebut. Yang menjadi
permasalahan menurut saya adalah adanya departemen baru pada struktur organisasi yang
sebenarnya tugas dan fungsinya sama dengan departemen lainnya di organisasi tersebut.

Bentuk intervensi yang saya rekomendasikan adalah Technostruktural Intervention. Pendekatan ini
menjelaskan bahwa terdapat permasalahan pada struktur organisasi, adanya pekerjaan yang tidak
dapat dijalankan dengan efektif dan efisien dikarenakan tumpang tindih antara departemen satu
dengan yang lain. Didalam Tecnostruktural intervention terdapat tiga pembahasan utama yaitu
Struktral Design, Downsizing dan Reenginering.

City manager menurut saya perlu untuk mendesain ulang struktur organisasi yang dibuat. Struktur
organisasi menggambarkan bagaimana keseluruhan pekerjaan di pisahkan keseluruh unit kerja dan
bagaimana subunit kerja tersebut berkordinasi dengan subunit kerja lainnya untuk menyelesasikan
tugas. Terdapat model struktur organisasi yang dapat di jalankan yaitu

a) Struktur Fungsional. Model ini membagi tugas dan fungsi organisasi kedalam bentuk
spesialisasi pekerjaan yang di spesialisasikan dalam suatu departemen.
b) Struktur Divisional, model ini membagi tugas dan fungsinya berdasarkan produk yang
diciptakan. Setiap produk akan memiliki unit kerjanya masing-masing baik. Biasanya struktur
organisasi ini dapat kita lihat pada General Motors, Exxon Mobil dan Dupont.
c) Struktur Matrix. Struktur ini focus pada memaksimalkan kekuatan dan meminimalisasi
kelemahan dari struktur fungsional dan divisional. Terdapat spesialisasi tugas pada tingkat
organisasi atas, namun ketika diturunkan akan terdapat suatu tim yang terdiri dari anggota
departemen lain yang mengerjakan suatu tugas
d) Struktur Proses. Struktu model ini berfokus pada proses pekerjaan yang dilakukan. Model ini
mengurangi banyak jenjang hirarki dan departemen yang dapat mengurangi kordinasi dan
memperlambat proses pengambilan keputusan dan mengurangi kinerja organisasi.
organisasi dalam model ini berfokus pada sumber daya yang mereka miliki untuk melayani
pelanggan, baik itu didalam organisasi maupun diluar organisasi.
e) Strukrur berbasis Pelanggan. Struktur ini pada setiap unit berorientasi pada pelanggan.
Setiap subunit melakukan pekerjaan nya dengan menciptakan solusi dan kepuasan
pelanggan, atau kelompok.

4. Untuk Model Intervention yang kamu sukai, kembangkan lah sebuah action plan untuk
penerapannya.

Action Plan :

 Memilih model struktu apa yang cocok untuk organisasi tersebut

 Mengurangi ukuran struktur organisasi dengan menyesuaikan struktur yang telah dipilih
sebelumnya. Tahapannya sebagai berikut :
o Clarify the organization strategy.
o Asses downsizing options and make a relevant choices
o Implement the changes
o Addres the need of survivor and those who leave.
o Follow trough with growth plans
 Melakukan klasifikasi bagaimana hubungan antar departemen dapat dijalankan. Dengan
merincikan orientasi dari struktur fungsional dan divisional suatu organisasi. tahapannya
sebagai berikut :
o Prepare the organisastion
o Fundamentally rethink the way work gets done.
 Identify and analyze core business processes
 Define performance objectives
 Design new processes
o Restructure the organization around the new business processes.