ANALISIS BEBAN KERJA KARYAWAN PADA TATA USAHA FAKULTAS

TEKNIK, FAKULTAS MIPA DAN KESEHATAN, LEMBAGA PENELITIAN

DAN PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, DAN UPT BAHASA

Mar’atus Shalehah¹
¹Program Studi Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Riau
e –mail: maratusshalehah59@gmail.com

Abstak
Universitas Muhammadiyah Riau adalah perguruan tinggi swasta dibawah kepemilikan
persyarikatan Muhammadiyah yang diselenggarakan oleh Pimpinan Wilayah Muhammadiyah
Riau untuk melaksanakan pendidikan akademik dan profesional dalam sejumlah disiplin ilmu,
teknologi, seni dan budaya. Universitas Muhammadiyah Riau memiliki 5 bagian yaitu; BAAK,
BAUK, 8 Fakultas, 3 Lembaga dan 6 Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disetiap tempatnya terdapat
karyawan yang mengurus administrasi kantor sesuai dengan tugas-tugas pokoknya, kadang kala
ada karyawan yang tidak sama beban kerjanya sehingga membuat karyawan yang satunya
menganggur dan karyawan satunya lagi sibuk melakukan pekerjaan yang menumpuk. Untuk
mengamati dan mengetahui kesesuaian antara beban kerja karyawan UMRI dan kebutuhan
karyawan maka dilakukannya perhitungan analisis beban kerja dengan metode full time
equivalent. Berdasarkan hasil pembahasan diperoleh beban kerja normal pada Tata Usaha
Fakultas MIPA dan Kesehatan, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dan
Unit Pelaksana Teknis Bahasa dan memiliki jumlah karyawan yang optimal. Tetapi terdapat
satu karyawan pada Tata Usaha Fakultas Teknik yang memiliki beban kerja overload sehingga
perlu dilakukan langkah perbaikan seperti mengatur ulang pembagian tugas agar beban kerja
dapat merata.

Kata kunci: beban kerja, kebutuhan karyawan, full time equivalent

1. PENDAHULUAN
Universitas Muhammadiyah Riau memiliki 5 bagian yaitu; BAAK, BAUK, 8 Fakultas, 3
Lembaga dan 6 Unit Pelaksana Teknis (UPT). Disetiap tempatnya terdapat karyawan yang
mengurus administrasi kantor sesuai dengan tugas-tugas pokoknya.
Disetiap tempatnya terdapat karyawan yang mengurus segala administrasi kantor, kadang
kala ada karyawan yang tidak sama beban kerjanya sehingga membuat karyawan yang satunya
menganggur dan karyawan satunya lagi sibuk melakukan pekerjaan yang menumpuk. Kejadian
ini dibuktikan pada karyawan Tata usaha Fakultas Teknik yang sibuk diawal semester
sedangkan pada karyawan Tata Usaha Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
tidak sesibuk karyawan Tata Usaha fakultas. Dapat dilihat pada waktu penyelesaian pekerjaan
rutin perhari pada karyawan yang diamati sebagai berikut:

Tabel 1 Rekap Waktu Kerja Karyawan

Waktu Penyelesain
Waktu Kerja
No Nama Posisi Kerja Pekerjaan Rutin/hari
Formal/hari (jam)
(jam)
1 Leni Wahyuni Kamal, S.Pi, MM Kabag Tu Teknik 9.60 8
2 Yulia Delmi Staff TU Teknik 9.20 8
3 Atra Aldera Putra Staff TU Teknik 9.80 8
4 Mailukni, SE Kasubag TU MIPA dan Kesehatan 9.61 8
5 Wan Fitrah Hidayat, S.IP Staff TU MIPA dan Kesehatan 8.76 8
6 Seroja Sucia Lestari, S.I.Kom Staff TU LPPM 3.81 8
7 Refnil Dalita, S.Pd Staff TU UPT Bahasa 1.05 8
 Dapat dilihat pada tabel 1 menunjukkan waktu penyelesaian pekerjaan dalam kondisi sibuk
karyawan dapat melebihi waktu kerja formal. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis beban
kerja dan kebutuhan karyawan Universitas Muhammadiyah Riau.

2. TINJAUAN PUSTAKA
Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan formasi
pegawai. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai
dalam satu satuan waktu tertentu. Target tersebut merupakan aspek penting untuk menetapkan
atau menghitung formasi pegawai baik itu pegawai swasta atau pegawai negeri sipil. Target
tersebut ditentukan melalui program-program kerja yang kemudian menjadi beban kerja atau
target pekerjaan untuk setiap jabatan. Untuk melakukan perhitungan pegawai maka diperlukan
tahap-tahap sebagai berikut:
1. Melakukan analisis terhadap jabatan untuk menghasilkan informasi jabatan termasuk
tugas dan tanggung jawab dari pegawai yang memangku jabatan tersebut.
2. Memperkirakan persediaan pegawai, persediaan pegawai adalah banyak pegawai (SDM)
yang memiliki oleh suatu unit kerja dalam suatu organisasi pada saat ini.
3. Melakukan perhitungan kebutuhan pegawai merupakan suatu kegiatan yang dilakukan
secara logik dan kesinambungan untuk melihat jumlah dan kualitas pegawai yang
dibutuhkan sesuai dengan beban pekerjaan yang sudah ditentukan.
4. Menghitung keseimbangan antara pegawai yang tersedia dan yang dibutuhkan
(Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No: 75/7/2004).

METODE FULL TIME EQUIVALENT

Menurut Adawiyah (dalam Tridoyo, Sriyanto, 2014) metode perhitungan beban kerja full
time equivalent (FTE) adalah metode dimana waktu yang digunakan untuk menyelesaikan
berbagai pekerjaan dibandingkan terhadap waktu kerja efektif yang tersedia. FTE bertujuan
menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Menurut Zimmerman (dalam Tridoyo, Sriyanto, 2014) menjelaskan bahwa pada intinya FTE
adalah jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan semua transaksi dari suatu proses pada
periode waktu tertentu. FTE adalah rasio yang menggambarkan jumlah jam dimana seorang
karyawan bekerja selama 40 jam. Dengan kata lain, jumlah jam kerja karyawan per 40 jam
tersebut diasumsikan selama 1 minggu.
Menurut Dewi dan Satrya (dalam Elvi Fetrina, 2017) metode FTE adalah suatu metode
dengan basis waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dan kemudian dikonversikan ke dalam
indeks nilai FTE. Indeks nilai FTE di katagorikan menjadi 3 bagian, yaitu: underload, normal,
dan overload dimana berdasarkan pedoman analisis beban kerja dari Badan Kepegawaian
Negara 2010, masing-masing bagian mempunyai range nilai sebagai berikut:
1. Underload (beban kerja masih kurang) = bila nilai indeks FTE antara 0 – 0.99.
2. Normal (beban kerja sudah sesuai) = nilai indeks FTE antara 1 – 1.28.
3. Overload (beban kerja terlalu banyak) = nilai indeks FTE lebih besar dari 1.28.
Untuk menghitung nilai FTE dari suatu aktivitas menggunakan rumus sebagai berikut:

waktu penyelesaian pekerjaan/tahun + 𝑎𝑙𝑙𝑜𝑤𝑎𝑛𝑐𝑒

FTE = ∑
waktu kerja efektif/tahun

Untuk melakukan analisis beban kerja dengan menggunakan FTE perlu melakukan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. Menentukan tugas dari suatu unit kerja termasuk kategori dari pegawainya.
2. Menetapkan waktu kerja yang tersedia dalam satu tahun termasuk:
a. Hari kerja yang tersedia
b. Cuti tahunan
c. Hari libur nasional
 d. Ketidak hadiran kerja
e. Pendidikan dan pelatihan
f. Waktu kerja
3. Menentukan waktu allowance adalah waktu yang diperboleh untuk seorang pegawai
untuk melakukan kegiatan yang tidak terkait dengan pekerjaannya seperti: istirahat,
sholat, ke toilet dst.
4. Menetapkan beban kerja.
5. Menghitung kebutuhan tenaga kerja.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Perhitungan analisis beban kerja untuk menentukan beban kerja karyawan pada Universitas
Muhammadiyah Riau dilakukan pada bagian Tata Usaha Fakultas Teknik, Fakultas MIPA dan
Kesehatan, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, dan UPT Bahasa. Tahapan
untuk mendapatkan nilai FTE dari suatu proses kerja adalah sebagai berikut:
1. Menentukan allowance/kelonggaran.
Nilai allowance atau kelonggaran untuk karyawan sebagai berikut:

Tabel 2 Nilai Allowance

Faktor Persentase
No
Kelonggaran (%)
1 Bekerja di meja 4,0
2 Posisi duduk 4,0
Pandangan
3 1,0
normal
4 Suhu normal 3,0
Kebutuhan
5 5,0
jasmani
6 Posisi Berdiri 2,0
Total 19,0

2. Menentukan waktu kerja efektif.

Waktu kerja efektif berdasarkan KEP/75/M.PAN/7/2004 ditunjukan pada tabel berikut:

Tabel 3 Jam Kerja Efektif Tahun 2018

Perhitungan Jumlah Satuan
Hari Kerja 2018 279 Hari
Minggu Kerja 46,5 Minggu
Bulan Kerja 11,63 Bulan
Total hari kerja dalam jam 2232 Jam
Faktor kelonggaran 19% %
Faktor efektivitas rata-rata 81 %
1807,92 Jam/thn

155,52 Jam/bln

Total jam efektif bekerja 38,88 Jam/mgu

6,48 Jam/hr

388,8 Menit/hr
 Perhitungan waktu kerja efektif berdasarkan KEP/75/M.PAN/7/2004 sebagai berikut:
Hari kerja efektif = (A-(B+C+D))
Dimana:
A : Jumlah hari menurut kalender
B : Jumlah hari minggu dalam setahun
C : Jumlah hari libur nasional dalam setahun
D : Jumlah cuti tahunan

3. Menghitung beban kerja.

Berikut perhitungan beban kerja karyawan dengan metode full time equivalent:

Tabel 4 Rekapitulasi Perhitungan Full Time Equivalent Karyawan

Waktu Penyelesaian Waktu Kerja
Nama Posisi Kerja / Jabatan Allowance Indeks FTE Keterangan
Pekerjaan/tahun Efektif/tahun
Leni Wahyuni Kamal, S.Pi, MM Kabag. TU Teknik 1768.97 424.08 1807.92 1.21 Normal
Yulia Delmi Staff TU Teknik 1661.55 424.08 1807.92 1.15 Normal
Atra Aldera Putra Staff TU Teknik 1924.23 424.08 1807.92 1.30 Overload
Mailukni, SE Kasubag MIPA 1449.69 424.08 1807.92 1.04 Normal
Wan Fitrah Hidayat, S.IP Staff TU MIPA 1661.55 424.08 1807.92 1.12 Normal
Seroja Sucia Lestari, S.I.Kom Staff TU LPPM 1138.17 424.08 1807.92 0.93 Underload
Refnil Dalita, S.Pd Staff TU UPT Bahasa 304.58 424.08 1807.92 0.40 Underload

Didapat hasil bahwa pada Tata Usaha Fakultas Teknik satu karyawannya memiliki beban
kerja overload yang berarti beban kerja terlalu banyak. Perbaikan yang dapat dilakukan
adalah mengatur ulang pembagian tugas agar karyawan yang beban kerjanya overload dapat
berubah menjadi normal.

4. Menghitung kebutuhan karyawan

Penentuan jumlah tenaga kerja dilakukan dengan mempertimbangkan indeks FTE total
dan beban kerja yang harus ditanggung karyawan untuk tiap bagian. Dapat dilihat pada tabel
berikut:

Tabel 5 Kebutuhan Tenaga Kerja

Jumlah Tenaga Kebutuhan
Posisi Kerja Total FTE FTE Rata-rata FTE Rata-rata
Kerja Aktual Tenaga Kerja
TU Fakultas Teknik 3,67 3 1,22 3 1,22
TU Fakultas MIPA dan Kesehatan 2,16 2 1,08 2 1,08
LPPM 0,60 1 0,60 1 0,60
UPT Bahasa 0,40 1 0,40 1 0,40

4. KESIMPULAN
Keimpulan yang dapat diperoleh dari pelaksanaan dan laporan kerja praktek adalah sebagai
berikut:
1. Dari hasil perhitungan beban kerja karyawan pada bagian Tata Usaha Fakultas Teknik
adalah 1 karyawannya memiliki beban kerja overload dab ke 2 karyawan lainnya
memiliki beban kerja normal, bagian Tata Usaha Fakultas MIPA dan Kesehatan ke 2
karyawannya memiliki beban kerja normal, bagian Tata Usaha Lembaga Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat karyawannya memiliki beban kerja underload, dan
bagian Unit Pelaksana Teknis Bahasa karyawannya memiliki beban kerja underload.
2. Langkah perbaikan yang dapat dilakukan oleh Universitas Muhammadiyah Riau pada
Fakultas Teknik adalah mengatur ulang tugas dan tanggung jawab pekerjaan agar tidak
terjadi perbedaan beban kerja.
DAFTAR PUSTAKA

Fetrina, Elvi. 2017. Analisis Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Perhitungan Beban Kerja
Pegawai (Studi Kasus: Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidaytullah Jakarta).
Universitas Islam Negeri Jakarta. Diambil dari: https://Journal.uinjkt.ac.id ( 25 Februari
2019)

Pambudi, Yuly Wahyu. 2017. Analisis Beban Kerja Karyawan dengan Metode Full Time
Equivalent (Studi Kasus UKm Unlogic Projeck). Universitas Islam Indonesia
Yogyakarta. Diambil dari: https://dspace.uii.ac.id (25 Februari 2019)

Panduan Akademik Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Riau (2018)

Panduan Kerja Praktek Teknik Industri Universitas Muhammadiyah Riau (2018)

Republik Indonesia. 2004. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

Kep/75/M.PAN/7/2004 Tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil

Tridoyo dan Sriyanto. 2014. Analisis Beban Kerja dengan Metode Full Time Equivalent untuk
Mengoptimalkan Kinerja Karyawan pada PT Astra International TBK-Honda Sales
Operation Region Semarang. Universitas Dipenogoro Semarang. Diambil dari:
https://media.neliti.com (24 Februari 2019)