LEMBAR PENGESAHAN

Nama : Eka Dalas Pangestu

NIM : 201583097
Program Studi : Sistem Informasi
Fakultas : Ilmu Komputer – Universitas Esa Unggul
Judul Laporan : Analisis Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Pada
Kantor Kecamatan Tigaraksa Kabupaten Tangerang

Diajukan sebagai syarat untuk memenuhi Persyaratan Mata Kuliah Kerja Praktek
Pada Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Esa
Unggul.

Tangerang, 09 Januari 2019

Menyetujui

Agung Mulyo Widodo, S.T, M.Sc Siti As Shofa,ST.,MT

Pembimbing Materi Pembimbing Lapangan

Mengetahui,

Indriani Noor Hapsari, ST, MT

Ka. Prodi Sistem Informasi

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan Rahmat dan Karunia-Nya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek dengan judul: Analisis
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Tigaraksa. Ini
untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi serta dalam rangka
memperoleh gelar Sarjana Komputer Strata Satu pada Program Studi Sistem
Informasi Fakultas Ilmu Komputer.
Penghargaan dan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada Ayahanda tercinta
Sumanto dan Ibunda yang kusayangi Rohaya yang telah mencurahkan segenap
cinta dan kasih sayang serta perhatian moril maupun materil. Semoga Allah SWT
selalu melimpahkan Rahmat, Kesehatan, Karunia dan keberkahan di dunia dan di
akhirat.

Penghargaan dan terima kasih penulis berikan kepada Bapak Agung Mulyo
Widodo, S.T , M.Sc yang telah membantu penulisan laporan kerja praktek ini.
Serta ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Dihin Seotyanto, ME selaku Direktur Universitas Esa Unggul
Kampus Citra Raya.
2. Ibu Indriani Noor Hapsari, ST, MT selaku Ketua Program Studi Sistem
Informasi.
3. Bapak H.Yayat Rohiman, S.IP.,M.Si selaku Camat Tigaraksa yang telah
memberika izin penulis untuk melakukan kerja praktek di Kantor
Kecamatan Tigaraksa.
4. Ibu Siti As Shofa,ST.,MT selaku ketua bagian umum dan kepegawain yang
telah menerima penulis untuk melakukan kerja praktek dan membimbing
selama penulis melaksanakan kerja praktek pada Kantor Kecamatan
Tigaraksa.
5. Kepada teman-teman yang telah memberikan dukungan dan semangat
kepada penulis untuk menyelesaikan laporan kerja praktek.
6. Kepada keluarga penulis sendiri yang selalu mendorong dan menyemangati
untuk menyelesaikan laporan kerja praktek.
Akhir kata penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari
kesempurnaan. Karena itu, penulis memohon saran dan kritik yang sifatnya
membangun demi kesempurnaannya dan semoga bermanfaat bagi kita semua.
Amin
Jakarta, 9 Januari 2019

Eka Dalas Pangestu

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ……………………………………………………..i

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... ii
DAFTAR ISI..................................................................................................................... iii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... v
DAFTAR TABEL .............................................................................................................vi
BAB I .................................................................................................................................. 1
1.1. Latar Belakang .................................................................................................. 1
1.2 Perumusan Masalah ......................................................................................... 2
1.3 Batasan Masalah ............................................................................................... 3
1.4 Tujuan Penelitian .............................................................................................. 3
1.5 Manfaat Penelitian ............................................................................................ 3
1.6 Lokasi Kerja Praktek ....................................................................................... 4
1.7 Sistematika Penulisan ....................................................................................... 4
BAB II ................................................................................................................................ 5
2.1 Landasan Teori ................................................................................................. 5
2.1.1 Analisis ....................................................................................................... 5
2.1.2 Pengertian Surat ....................................................................................... 5
2.1.3 Surat Masuk & Surat Keluar .................................................................. 6
2.1.4 Pengertian Arsip ....................................................................................... 6
2.1.5 UML (Unified Modeling Language) ........................................................ 7
2.1.6 Definisi Pemodelan Proses Bisnis .......................................................... 12
2.1.7 Analisis Pieces.......................................................................................... 13
BAB III............................................................................................................................. 14
3.1 Deskripsi Lokasi .............................................................................................. 14
3.2 Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tigaraksa Kabupaten Tangerang ........ 15
3.2.1 Visi ............................................................................................................ 15
3.2.2 Misi ........................................................................................................... 15
3.3 Batas Wilayah.................................................................................................. 16
3.4 Struktur Pemerintahan Kecamatan Tigaraksa............................................ 16
3.5 Uraian Tugas Pokok ....................................................................................... 17
BAB IV ............................................................................................................................. 28
4.1 Identifikasi Masalah ....................................................................................... 28
4.2 Analisis Sebab Akibat ..................................................................................... 28

iii
 4.3 Analisis Solusi Masalah .................................................................................. 30
4.4 Analisis Kebutuhan Fungsional ..................................................................... 31
4.5 Use Case surat masuk yang sedang berjalan ................................................ 32
4.6 Sequence surat masuk yang sedang berjalan ............................................... 35
4.7 Activity surat masuk yang sedang berjalan................................................... 36
4.8 Use Case surat keluar yang sedang berjalan ................................................ 38
4.9 Sequence surat keluar yang sedang berjalan................................................ 40
4.10 Activity surat keluar yang sedang berjalan ................................................... 41
4.11 Class Diagram yang sedang berjalan ............................................................. 43
4.12 Use Case yang diususlkan ............................................................................... 44
4.12.1 Bagian Umum .......................................................................................... 44
4.12.2 Camat ....................................................................................................... 47
4.12.3 Sekertaris Camat..................................................................................... 49
4.12.4 Seksi ............................................................................................................... 51
4.13 Sequence surat masuk yang diusulkan............................................................. 53
4.13.1 Bagian umum sequence surat masuk .................................................... 53
4.13.2 Camat sequence surat masuk yang diusulkan ...................................... 54
4.13.3 Sekertaris camat sequence surat masuk yang diusulkan .................... 55
4.13.4 Seksi sequence surat masuk yang diusulkan ........................................ 56
4.14 Sequence surat keluar yang diusulkan .......................................................... 57
4.14.1 Bagian umum sequence surat keluar yang diusulkan.......................... 57
4.14.2 Camat sequence surat keluar yang diusulkan ...................................... 58
4.14.3 Sekertaris Camat sequence surat keluar yang diusulkan.................... 59
4.14.4 Seksi sequence surat keluar yang diusulkan......................................... 60
4.15 Activity Login yang diusulkan ....................................................................... 61
4.16 Activity surat masuk yang diusulkan ............................................................. 62
4.17 Activity surat keluar yang diusulkan ............................................................. 64
4.18 Class Diagram yang diusulkan ........................................................................... 66
4.19 Perancangan User Interface ........................................................................... 67
BAB V .............................................................................................................................. 69
5.1 Kesimpulan ...................................................................................................... 69
5.2 Saran ................................................................................................................ 69
LAMPIRAN..................................................................................................................... 70
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 71

iv
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tigaraksa ................................ 16

Gambar 2. Use Case surat masuk yang sedang berjalan ............................................ 32
Gambar 3. Sequence surat masuk yang sedang berjalan ............................................ 35
Gambar 4. Activity surat masuk yang sedang berjalan .............................................. 36
Gambar 5.Use Case surat keluar yang sedang berjalan ............................................. 38
Gambar 6. Sequence surat keluar yang sedang berjalan ............................................ 40
Gambar 7. Activity surat keluar yang sedang berjalan .............................................. 41
Gambar 8. Class Diagram yang sedang berjalan......................................................... 43
Gambar 9. Use Case yang diusulkan bagian umum .................................................... 44
Gambar 10. Use Case camat yang diusulkan .............................................................. 47
Gambar 11. Use Case sekertaris camat yang diusulkan ............................................ 49
Gambar 12. Use Case seksi yang diusulkan ................................................................ 51
Gambar 13. Sequence surat masuk bagian umum yamng diusulkan ........................ 53
Gambar 14. Sequence surat masuk camat yang diusulkan......................................... 54
Gambar 15. Sequence surat masuk sekertaris camat yang diusulkan ....................... 55
Gambar 16. Sequence surat masuk seksi yang diusulkan ........................................... 56
Gambar 17. Sequence surat keluar bagian umum yang diusulkan............................ 57
Gambar 18. Sequence surat keluar camat yang diusulkan ......................................... 58
Gambar 19. Sequence surat keluar sekertaris camat yang diusulkan ....................... 59
Gambar 20. Sequence surat keluar seksi yang diusulkan ........................................... 60
Gambar 21. Activity Login yang diusullkan ................................................................ 61
Gambar 22. Activity surat masuk yang diusulkan ...................................................... 62
Gambar 23. Activity surat keluar yang diusulkan....................................................... 64
Gambar 24. Class Diagram yang diusulkan ................................................................. 66
Gambar 25. User Interface Login.................................................................................. 67
Gambar 26. User Interface Surat Masuk ..................................................................... 67
Gambar 27. User Interface Surat Keluar ..................................................................... 68

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.Use Case Diagram ............................................................................................... 8

Tabel 2.Activity Diagram ................................................................................................. 9
Tabel 3. Sequence Diagram ............................................................................................ 10
Tabel 4. Simbol Class Diagram...................................................................................... 11
Tabel 5. Daftar Desa/Kelurahan Kecamatan Tigaraksa ............................................. 15
Tabel 6. Analisis Pieces ................................................................................................... 28
Tabel 7. Analisis Sebab Akibat ...................................................................................... 29
Tabel 8. Analisis Solusi Masalah ................................................................................... 30
Tabel 9. Analisis Kebutuhan Fungsional ...................................................................... 31
Tabel 10. Deskripsi Use Case surat masuk yang sedang berjalan .............................. 33
Tabel 11. Deskripsi Use Case surat keluar yang sedang berjalan .............................. 39
Tabel 12. Deskripsi Use Case bagian umum yang diusulkan...................................... 45
Tabel 13. Deskripsi Use Case camat yang diusulkan ................................................... 48
Tabel 14. Deskripsi Use Case sekertaris camat yang diusulkan ................................. 50

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pada saat ini perkembangan ilmu teknologi informasi komunikasi sudah
sangat pesat. Dalam dunia perkantoran, komunikasi tertulis dilakukan melalui
surat-menyurat. Seiring waktu, surat-surat yang masuk jumlahnya semakin
banyak.Ruang arsip yang biasa digunakan untuk penyimpanan mempunyai
kapasitas yang terbatas. Selain itu, dengan banyaknya jumlah surat, semakin
muncul masalah efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaannya.

Dalam perkembangannya, komputer telah banyak menghadirkan program

aplikasi maupun software pemrograman yang sedemikian rupa dirancang untuk
dimanfaatkan dalam menambah nilai manfaat serta guna bagi pihak yang
membutuhkan. Perkembangan ini sangat menunjang dalam menghasilkan
informasi yang berkualitas tinggi, yang di dalamnya terdapat prosedur yang
ditujukan untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu. Kesalahan dalam
mengolah informasi yang lambat, dapat mengganggu aktivitas lembaga tersebut
yang pada pelaksanaannya dapat menurunkan kinerja perusahaan dan mengurangi
produktifitas dalam pengambilan keputusan.

Surat merupakan sarana penting dalam sebuah instansi pemerintah di setiap

daerah, termasuk Kecamatan Tigaraksa sehingga penting untuk dilakukan
pengarsipan surat dan dokumentasi yang baik. Ketepatan waktu dalam
penerimaan surat masuk dan surat keluar harus diperhatikan, sehingga
pengelolaan surat masuk dan surat keluar harus dilakukan dengan baik dan benar.

Surat dinas terdiri dari beberapa jenis, di antaranya adalah surat

pemberitahuan, surat undangan, surat kuasa, surat keterangan, surat memo, surat
edaran, surat pengantar, surat perintah, surat instruksi, serta surat tugas, yang
memerlukan pengarsipan yang baik. Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat
yang terjadi dikarenakan adanya pekerjaan, aksi, transaksi dokumen yang

1
 disimpan sehingga ketika dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan
tindakan selanjutnya. Dalam arsip juga terdapat pencatatan, penyimpanan,
pengolahan tentang segala surat baik dalam pemerintahan maupun dalam soal
umum, serta melingkupi tujuan surat ke dalam maupun keluar, dengan sistem
tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.

Pada saat ini dokumentasi surat masuk dan surat keluar pada pemerintahan
Kecamatan Tigaraksa masih dilakukan dengan cara dicatat pada sebuah buku dan
disimpan dalam bentuk hardcopy tanpa dikelompokkan untuk setiap jenis surat.
Hal ini menyebabkan dibutuhkannya waktu lebih untuk mencari kembali surat
yang sudah diarsipkan. Salah satu proses penting dalam surat-menyurat pada
suatu dinas adalah proses disposisi. Disposisi adalah proses persetujuan surat
masuk yang dilakukan oleh kepala instansi yang terkait.

Berdasarkan permasalahan tersebut maka dalam penulisan Laporan Kerja

Praktek penulis mengambil judul “Analisis Pengelolaan Arsip Surat Masuk
dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Tigaraksa Kabupaten
Tangerang”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka dapat di rumuskan masalah, sebagai
berikut :

1. Kendala apa yang dihadapi oleh Bagian Umum Sekretariat

Kecamatan Tigaraksa dalam pengelolaan surat masuk dan surat
keluar ?
2. Bagaimana membuat sistem pengelolaan surat masuk dan surat
keluar berbasis web pada Kecamatan Tigaraksa ?

2
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan Perumusan Masalah diatas maka penulis membataskan
masalah dengan :

1. Manajemen pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian

Umum Sekertariat Kecamatan Tigaraksa.
2. Penulis hanya melakukan analisa pada pengelolaan surat masuk dan
surat keluar yang ada di Kantor Kecamatan Tigaraksa.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek di bagian Organisasi Sekretariat
Kecamatan Tigaraksa :

1. Membantu menyelesaikan kendala yang terjadi pada Bagian Umum

Kecamatan Tigaraksa seperti pencarian surat yang biasa di simpan
di lemari dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk pencarian
nya oleh karena itu penulis membuat Sistem Pengarsipan surat
masuk dan surat keluar.
2. Menganalisa permasalahan pada proses surat menyurat di
Kecamaran Tigaraksa dan mencari solusi dari permasalahan
tersebut.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi
suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kecamatan, khususnya
sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar di Kantor
Kecamatan Tigaraksa.
2. Menambah wawasan tersendiri bagi penulis.
3. Memberikan kemudahan pada Bagian sekretariat dalam mengelola
surat masuk dan surat keluar.
4. Memberikan kemudahan dalam mendokumentasikan surat masuk
dan surat keluar.
5. Penyimpanan dokumen secara elektronik/ softcopy memperkecil
kemungkinan kehancuran data surat keluar dan surat masuk.

3
1.6 Lokasi Kerja Praktek
Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan pada tanggal 13 Agustus 2018 s/d 13
September 2018 yang bertempat di Kantor Kecamatan Tigaraksa Kabupaten
Tangerang Jl.Aria Jaya Santika No.19 Tigaraksa Kab.Tangerang-Banten Kode Pos
15720. Dimana Penulis memilih tempat PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu
yang di miliki penulis di Perusahaan/Instansi tersebut.

1.7 Sistematika Penulisan

Berikut sistematika penulisan yang disusun dalam laporan ini :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan
manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika
penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang
diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan
laporan kerja praktek beberapa literature review yang
berhubungan dengan penelitian.
BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang data umum institusi, dan kondisi
tempat kerja.
BAB IV ANALISIS HAISL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini diuraikan sistem yang sedang berjalan dan yang di
usulkan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran terhadap penyusunan
laporan.

4
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Analisis
Analisis merupakan sebuah kegiatan berfikir untuk mengurai informasi dan
mencari kaitan dari informasi tersebut untuk memperoleh pengertian dan
pemahaman keseluruhan dari sebuah konteks (Nugraha, Winaryo and Al Fatta,
2018).

Sedangkan menurut Jogianto (2005:2) pada buku Analisis dan Desain

Sistem Informasi mendefinisikan sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang
berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata adalah suatu objek nyata, seperti tempat,
benda, dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi (Nugraha, Winaryo and Al
Fatta, 2018).

2.1.2 Pengertian Surat

Surat (Wursanto,1991) adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima
hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti
tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Surat masuk
(Wursanto,1991) adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun
dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima
dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman. Menurut
Hidajat dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan Surat-menyurat” surat ialah
sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu
yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain. Surat
keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau
lembaga lain (Masykur, Makruf and Atmaja, 2015).

5
2.1.3 Surat Masuk & Surat Keluar
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang
diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman
(ekspedisi). Menurut Wursanto (1991) surat masuk adalah semua jenis surat yang
diterima dari organisasi/instansi maupun perorangan, baik yang diterima melalui
pos (kantor pos), maupun yang diterima dari kurir (pengantar surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman. Surat Keluar adalah surat yang akan
dikeluarkan oleh organisasi /instansi yang ditujukan ke organisasi lain diluar
organisasi itu sendiri. Menurut Wursanto (1994) surat keluar adalah surat yang
sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah di tanda tangani oleh
berwenang) yang dibuat oleh instansi, kantor maupun lembaga yang ditujuankan
kepada instansi, kantor atau lembaga lain. yang dikeluarkan oleh organisasi atau
instansi yang ditujukan kepada organisasi/perorangan diluar organisasi tersebut
(Masykur, Makruf and Atmaja, 2015).

2.1.4 Pengertian Arsip

Menurut Amsyah (2003:4) “manajemen kearsipan adalah pekerjaan
pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan pemusnahan”. Kearsipan
merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem
tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha
penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah
bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur (Vironica,
2013)

Sistem kearsipan berarti sistem atau model penyimpanan, penyusunan,

penataan dokumen. Indikator utama sistem kearsipan yang baik adalah
kemungkinan ditemukanya kembali secara mudah dan cepat dokumen yang
diperlukan. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan efektif bilamana di
dukung oleh peralatan, perlengkapan dan fasilitas yang memadai (Vironica, 2013).

6
 Menurut The Liang Gie (2009:105) mengatakan bahwa sistem
penyimpanan warkat dapat dibagi dalam lima macam, yaitu sebagai berikut: (1)
Sistem abjad ( Alphabetic filing system )Sistem abjad adalah sistem penyimpanan
atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai dari huruf A sampai
dengan Z. Dalam penyusunannya surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama
dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang
sudah diindeks. (2) Sistem masalah ( Subjec filing system ) Sistem masala adalah
setiap penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan
dalam surat atau dokumen yang berkaitan. (3) Sistem wilayah ( Geographic filing
system ) (Vironica, 2013).

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip

berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/Negara atau
alamat surat. (4) Sistem tanggal ( Chorological filing system ) Sistem tanggal adalah
sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu atau
kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan atau pencatatan
surat/dokumen. (5) Sistem nomor ( Numeric filing system ) Sistem nomor adalah
sistem penyimpanan atau penataan berkas atau arsip berdasarkan nomor, yang
dibagi menjadi dua macam yaitu : a) Filing Sistem Nomor Dewey, b) Filing Sistem
Nomor Terminal Digit (Vironica, 2013).

2.1.5 UML (Unified Modeling Language)

Menurut Windu Gata, Grace (2013:4), Unified Modeling Language (UML)
adalah bahasa spesifikasi standar yang dipergunakan untuk mendokumentasikan,
menspesifikasikan dan membanngun perangkat lunak. UML merupakan
metodologi dalam mengembangkan sistem berorientasi objek dan juga merupakan
alat untuk mendukung pengembangan sistem. Alat bantu yang digunakan dalam
perancangan berorientasi objek berbasiskan UML adalah sebagai berikut (Hendini,
2016) :

7
a. Use Case Diagram
Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuakn (behavior) sistem
informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi
apa saja yang ada di dalam sistem informasi dan siapa saja yang berhak
menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Simbol-simbol yang digunakan dalam
Use Case Diagram yaitu (Hendini, 2016):
Tabel 1.Use Case Diagram
Sumber : (Hendini, 2016)
Gambar Keterangan
Use Case menggambarka n fungsionalitas yang
disediakan sistem sebagai unit-unit yang
bertukar pesan antar unit dengan aktir, yang
dinyatakan dengan menggunakan kata kerja
Actor atau Aktor adalah Abstraction dari orang
atau sistem yang lain yang mengaktifkan fungsi
dari target sistem. Untuk mengidentifikasikan
aktor, harus ditentukan pembagian tenaga kerja
dan tugas-tugas yang berkaitan dengan peran
pada konteks target sistem. Orang atau sistem
bisa muncul dalam beberapa peran. Perlu dicatat
bahwa aktor berinteraksi dengan Use Case,
tetapi tidak memiliki kontrol terhadap use case

Asosiasi antara aktor dan use case, digambarkan

dengan garis tanpa panah yang mengindikasika
n siapa atau apa yang meminta interaksi secara
langsung dan bukannya mengindikasika n data.
Asosiasi antara aktor dan use case yang
menggunakan panah terbuka untuk
mengindikasika n bila aktor berinteraksi secara
pasif dengan sistem
Include, merupakan di dalam use case lain
(required) atau pemanggilan use case oleh use
case lain, contohnya adalah pemanggilan sebuah
<<include>> fungsi program.

Extend, merupakan perluasan dari use case lain

jika kondisi atau syarat terpenuhi
<<extends>>

8
b. Diagram Aktivitas (Activity Diagram)
Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau
aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Simbol-simbol yang
digunakan dalam activity Diagram yaitu (Hendini, 2016):

Tabel 2.Activity Diagram

Sumber : (Hendini, 2016)

Gambar Keterangan
Start Point, diletakkan pada pojok kiri
atas dan merupakan awal aktivitas
End Point, akhir aktivitas

Activities, menggambar kan suatu

proses/kegiat an bisnis

Fork/percaban gan, digunakan untuk

menunjukkan kegiatan yang
dilakukan secara paralel atau untuk
menggabung kan dua kegiatan paralel
menjadi satu

Join (penggabung an) atau rake,

digunakan untuk menunjukkan
adanya dekomposisi

Decision Points, menggambar kan

pilihan untuk pengambilan keputusan,
tru atau false

Swimlane, pembagian activity

diagram untuk menunjukkan siapa
melakukan apa

9
c. Diagram Urutan (Sequence Diagram)
Sequence Diagram menggambarkan kelakuan objek pada use case
dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang dikirimkan
dan diterima antar objek. Simbol-simbol yang digunakan dalam
Sequence Diagram yaitu (Hendini, 2016):

Tabel 3. Sequence Diagram

Sumber : (Hendini, 2016)
Gambar Keterangan
Entity Class, merupakan bagian dari
sistem yang berisi kumpulan kelas
berupa entitas-entitas yang
membentuk gambaran awal sistem dan
menjadi landasan untuk menyusun
basis data
Boundary Class, berisi kumpulan
kelas yang menjadi interfaces atau
interaksi antara satu atau lebih aktor
dengan sistem, seperti tampilan form
entry dan form cetak
Control class, suatu objek yang berisi
logika aplikasi yang tidak memiliki
tanggung jawab kepada entitas,
contohnya adalah kalkulasi dan aturan
bisnis yang melibatkan berbagai objek
Message, simbol mengirim pesan
antar class
Recursive, menggambarka n
pengiriman pesan yang dikirim untuk
dirinya sendiri

Activation,mewakili sebuah eksekusi

operasi dari objek, panjang kotak ini
berbanding lurus dengan durasi
aktivasi sebuah operasi

10
 Lifeline, garis titik-titik yang
terhubung dengan objek, sepanjang
lifeline terdapat activation

d. Diagram Kelas (Class Diagram)

Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem
dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk
membangun/mengembangkan sistem. Kelas memiliki apa yang disebut
dengan atribut dan metode atau operasi (Hendini, 2016).

Tabel 4. Simbol Class Diagram

Sumber : (Hendini, 2016)
SIMBOL DESKRIPSI
Kelas pada struktur sistem

Sama dengan konsep interface dalam

pemrograman berorintasi objek

Relasi antar kelas dengan makna

umum, asisiasi biasanya juga disertai
dengan multiplicity.
Relasi antar kelas dengan makna
kelas yang satu digunakan oleh kelas
yang lain, asosiasi biasanya juga
disertai dengan multiplicity.
Relasi antar kelas dengan makna
generalisasi – spesialisasi (umum
khusus)
Relasi antar kelas dengan makna
semua bagian (whole-part)

11
2.1.6 Definisi Pemodelan Proses Bisnis
Business Process Modelling (BPM) atau Pemodelan Proses Bisnis (PPB)
merupakan diagram yang umum mewakili urutan kegiatan secara implisit berfokus
pada sebuah proses, tindakan dan kegiatan (job). Sumber Daya (Resource) yang
digambarkan dalam PPB menunjukkan bagaimana mereka akan diproses
(Ramdhani, 2015).

Pemodelan Proses Bisnis adalah lintas fungsional, biasanya penggabungan

pekerjaan dan dokumentasi lebih dari satu departemen dalam sebuah institusi,
organisasi atau perusahaan. Dalam situasi lebih rumit, Pemodelan Proses juga
dimasukan pada aktivitas proses eksternal pada organisasi dan sistem yang
dimasukkan ke dalam sebuah proses primer / utama (Ramdhani, 2015)

Dalam organisasi besar Pemodelan Proses Bisnis cenderung dianalisis dan

direpresentasikan secara lebih rinci dari pada di organisasi kecil, karena skala dan
kompleksitasnya lebih besar (Ramdhani, 2015).

Manfaat Pemodelan Proses Bisnis adalah untuk memudahkan pemahaman

alur proses secara terintegrasi, tujuan pemodelan proses bisnis adalah untuk
mendefiniskan langkah langkah yang harus diambil untuk mencapai suatu tujuan
(Ramdhani, 2015).

12
2.1.7 Analisis Pieces
Al Fatta (dalam Syamsuddin:2011) pengertian analisis PIECES adalah
sebagai berikut (Sari et al., 2014) :
a. Analisis Kinerja Sistem (Performance) adalah suatu kemampuan
sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasarn
dapat segera tercapai.
b. Analisis Informasi (Information). Informasi merupakan hal penting
karena dengan informasi tersebut pihak manajemen pemasaran dan
pengguna dapat melakukan tindakan.

c. Analisis Ekonomi (economy). Pemanfaatan biaya ang digunakan

dari pemanfaat informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan
ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan
manfaat.

d. Analisis Pengendalian (control). Analisis ini digunakan untuk

membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi
ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang
diproses.

e. Analisis Efisiensi (efficiency). Analisis ini berhubungan dengan

bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi
pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasaya
didasarkan pada tugas dan tanggungjawab dalam melaksanakan
kegiatan.

f. Analisis Pelayanan (service). Pengingkatan pelayanan

memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih
merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen
pemasaran, pengguna, dan bagian lain yang merupakan simbol
kualitas dari suatu sistem informasi.

13
 BAB III
GAMBARAN UMUM

3.1 Deskripsi Lokasi

Kecamatan Tigaraksa berada di pusat Pemerintahan Kabupaten Tangerang
dengan luas Wilayah 52.798 Km2 dengan letak dari permukaan laut sekitar 44 mm
dengan curah hujan rata-rata 2000-300 ml/tahun. Luas Wilayah Kecamatan
Tigaraksa 5.107 Ha terdiri dari tanah sawah seluas 1.727 Ha dan tanah kering seluas
1.277,9 Ha, tanah yang digunakan bangunan atau pekarangan 1.860,5 Ha dan tanah
lain-lain 696,6 Ha (Listiawati, 2012).

Secara administratif Kecamatan Tigaraksa terdiri dari 2 (dua) kelurahan

dan 12 (dua belas) desa, sesuai dengan peruntukan tata ruang beberapa potensi yang
mendongkrak roda perekonomian Kecamatan Tigaraksa, dam untuk mempermudah
koordinasi setiap desa terbagi menjadi beberapa tahun rukun warga (RW) dan rukun
tetangga (RT). Kecamatan Tigaraksa terdiri dari 92 rukun warga dan 384 rukun
tetangga. Jumlah rukun tetangga terbanyak yaitu di Desa Pasir Nangka yaitu
sebanyak 75 rukun tetangga, sedangkan jumlah rukun tetangga yang paling sedikit
yaitu Desa Pasir Bolang (Listiawati, 2012).

14
 Tabel 5. Daftar Desa/Kelurahan Kecamatan Tigaraksa
Sumber : (Listiawati, 2012)
Daftar/Kelurahan RT RW
Cileles 20 6
Bantar Panjang 18 6
Tapos 18 6
Sodong 20 5
Tigaraksa 33 11
Pete 40 6
Tegalsari 15 5
Cisereh 15 4
Pematang 31 6
Pasir Nangka 75 11
Pasir Bolang 14 3
Matagara 37 10
Kadu Agung 18 4
Margasari 30 9
Kecamatan Tigaraksa 384 92

3.2 Visi dan Misi Kantor Kecamatan Tigaraksa Kabupaten Tangerang

3.2.1 Visi
Terwujudnya kehidupan masyarakat Kecamatan Tigararaksa yang cerdas,
religius, dan berwawasan kemandirian.

3.2.2 Misi
1. Meningkatkan fasilitas sarana dan prasarana pendidikan
2. Mengembangkan ekonomi kerakyatan berbasis industri UMKM
agar daya beli dan kemakmuran masyarakat meningkat
3. Meningkatkan nilai-nilai agama dalam penyelenggaraan
pemerintahan serta bermasyarakat menuju masyarakat religius
4. Meningkatkan fasilitas dan pelayanan kesehatan bagi masyarakat
5. Meningkatkan pembangunan dan pemeliharaan fasilitas-fasilitas
publik

15
3.3 Batas Wilayah
Wilayah Kecamatan Tigaraksa sebelah barat berbatasan dengan Kecamatan
Cisoka, Solear, Sebelah timur berbatasan dengan Kecamatan Cikupa dan
Kecamatan Pnaongan, Sebelah utara berbatasan dengan Kecamatan Cikupa dan
Kecamatan Balaraja. Sebelah selatan berbatasan dengan Kecamatan Jambe dan
Kecamatan Tenjo Kabupaten Bogor (Listiawati, 2012).

3.4 Struktur Pemerintahan Kecamatan Tigaraksa

Setiap perusahaan ataupun instansi memiliki Strukru Organisasi dan
manjemen tersendiri. Adanya struktur organisasi menunjukan adanya pembagian
tugas, wewenang dan bertanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan.
Berhasilnya suatu organisasi dalam mencapai tujuan di tentukan oleh mengerti
atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi tersebut
(Listiawati, 2012).

Gambar 1. Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Tigaraksa

Sumber : (Listiawati, 2012)

16
3.5 Uraian Tugas Pokok
Struktur organisasi Kecamatan Tigaraksa berdasarkan Peraturan Daerah
Nomor 9 Tahun 2001 tentang oraganisasi perangkat daerah Kabupaten Tangerang
dan Peraturan Bupati Nomor 61 Tahun 2010 tentang tugas pokok, fungsi dan tata
kerja Kecamatan yaitu sebagai berikut (Listiawati, 2012) :

1. Camat.
a) Uraian Tugas :
 Mempelajari peraturan perundang-undangan,
kebijakan teknis, pedoman teknis maupun pedoman
pelaksanaan lainnya yang berhubungan dengan
tugasnya.
 Mengoordinasikan kegiatan pemberdayaan
masyarakat.
 Mengoordinasikan upaya penyelenggaraan
ketentraman dan ketertiban umum.
 Mengoordinasikan penerapan dan penegakan
peraturan perundang-undangan.
 Mengoordinasikan pemeliharaan prasarana dan
fasilitas pelayanan umum.
 Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan
pemerintahan tingkat Kecamatan.
 Membina penyelenggaraan pemerintahan desa.
 Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi
ruang lingkup tugasnya yang belum dilaksakan
pemerintahan desa.
 Melaksanakan kewenangan pemerintahan yang
dilimpahkan oleh bupati untuk menangani sebagian
urusan otonomi daerah.

17
  Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan teknis
kewilayahan meliputi tugas umum pemerintahan dan
pelaksanaan kewenangan pemerintahan yang
dilimpahkan oleh Bupati untuk menangani sebagian
urusan otonomi daerah.
 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh
pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2. Sekertaris Camat
a) Uraian Tugas :
 Mempelajari peraturan perundang-undangan,
kebijakan teknis, pedoman teknis maupun pedoman
pelaksanaan lainnya yang berhubungan dengan
tugasnya.
 Mengoordinasikan perencanaan kegiatan masing-
masing seksi.
 Mengoordinasikan perencanaan, pelaksanaan dan
pemantauan hasil musyawarah perencanaan
pembangunan desa dan kecamatan.
 Mengoordinasikan monitoring dan evaluasi kegiatan
masing-masing seksi.
 Mengoordinaiskan penyusunan laporan-laporan yang
dibutuhkan.
 Menyusun rencana anggaran dan melaksanakan
pengelolaan administrasi keuangan.
 Mengoordinasikan pengelolaan surat menyurat dan
kearsipan.
 Mengoordinasikan pengelolaan dokumentasi produk
hukum dalam kegiatan.
 Menyusun rencana kebutuan dan melaksanakan
pengelolaan barang dan perlengkapan dan rumah
tangga.

18
  Mengoordinasikan pengelolaan administarsi
kepegawaian dan pengembangan sumber daya
manusia.
 Mengoordinasikan monitoring, evaluasi dan
pelaporan penyelenggaraan tugas bidang
kesekretariaan.
 Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh
pimpinan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
a) Uraian Tugas :
 Membuat perencanaan program kerja Sub Bagian
Umum dan Kepegwaian.
 Melaksanakan urusan tata usaha, surat menyurat,
kearsipan dan kepegawaian.
 Melaksanakan kegiatan pengurusan administrasi
perjalanan dinas penyelenggaraan urusan keamanan,
kenyamanan, dan kebersihan kantor.
 Menghimpun dan mengelola data hasil inventarisasi,
pengadaan, pendistribusian, serta analisa kebutuhan
perlengkapan.
 Melaksanakan urusan rumah tangga, pemeliharaan
perlengkapan, peralatan kebersihan dan ketertiban
kantor.
 Menganalisis data pegawai, perpindahan,
kepangkatan, dan pemberian sanksi pegawai di
lingkungan kecamatan.
 Menerima perintah penugasan dari pimpinan,
mempelajari tugas, menjalankan perintah kedinasan,
dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada
pimpinan.

19
  Mempelajari laporan pelaksanaan tugas dari
bawahan, mengidentifikasi permasalahan yang ada
terkait pelaksanaan tugas dan menyusun konsep
laporan penyelenggaran tuga sdan pimpinan.
4. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan
a) Uraian Tugas :
 Sebagai pelakasana dalam menyiapkan penyusunan
Rencana Kerja Anggaran maupun Program kerja
tahunan di tingkat kecamatan.

 Sebagai pelaksana dalam menyiapkan bahan

pedoman serta petunjuk teknis di bidang perencanaan
dan keuangan
 Sebagai pelaksana dalam penyiapan bahan penyusun
rencana strategis, rencana kerja tahunan, serta
penetapan kinerja di lingkup kecamatan
 Sebagai pelaksana penyiapan bahan koordinasi dan
konsultasi di bidang perencanaan dan keuangan
 Sebagai pelaksana pengelolaan keuangan
 Pengkoordinasian pelaksanaan tugas pemegang kas
 Sebagai koordinator dalam menyusun laporan
keuangan dan pelaksanaan kegiatan
 Sebagai pelaksana dalam memonitoring evaluasi
serta pelaksanaan tugas sub bagian
 Sebagai pelaksana tugas-tugas lain yang dilimpahkan
atasan berdasar bidang tugasnya.

5. Kepala Seksi Pemerintahan

a) Uraian Tugas
 Merencanakan, menyusun dan melaksanakan
program dan kegiatan sesuai lingkup tugasnya.
 Menyiapkan bahan koordinasi dan sinkronisasi
perencanaan dengan satuan kerja perangkat daerah

20
 dan instansi vertikal dibidang penyelenggaraan
kegiatan pemerintahan.
 Merencanakan dan melaksanakan kegiatan
pelayanan kepada masyarakat dibidang pemerintahan
tingkat kecamatan.
 Menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta
penyajian data hasil kegiatan urusan seksi
pemerintahan.
 Mengevaluasi pelaksanaan tugas dan
menginventarisasi permasalahan di lingkup tugasnya
serta mencari alternatif pemecahannya.
 Mempelajari, memahami dan melaksanakan
peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan bidang tugasnya sebagai pedoman dalam
melaksanakan tugas.
 Menyampaikan laporan melaksanakan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan.
 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
diberikan oleh atasan.
6. Kepala Seksi Pemberdayaan Masyarakat
a) Uraian Tugas
 Merencanakan, menyusun dan melaksanakan
program dan kegiatan sesuai lingkup tugasnya;
 Melakukan koordinasi dengan Lembaga
Kemasyarakatan (PKK, LPM, PSM, Karang Taruna,
MUI, DMI, Kecamatan Siaga dan Forum Kecamatan
Sehat) yang berada di wilayah kecamatan untuk
mewujudkan ketenteraman dan ketertiban umum
masyarakat di wilayah kecamatan;
 Melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap
keseluruhan unit kerja baik pemerintah maupun
swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan

21
 pemberdayaan masyarakat di wilayah kerja
kecamatan;
 Melaksanakan evaluasi terhadap berbagai kegiatan
pemberdayaan masyarakat di wilayah kecamatan
baik yang dilakukan unit kerja pemerintah maupun
swasta;
 Melaksanakan operasional penanggulangan masalah
kesehatan akibat bencana dan wabah penyakit skala
kecamatan;
 Melaksanakan pencegahan dan penanggulangan
pencemaran lingkungan skala kecamatan;
 Melaksanakan tugas yang dilimpahkan Walikota
kepada Camat dalam bidang pemberdayaan
masyarakat dan kesejahteraan rakyat;
 Memfasilitasi pengaturan dan pengorganisasian
sistem kesehatan lingkup kecamatan;
 Menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta
penyajian data hasil kegiatan urusan seksi
pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan rakyat;
 Mempelajari, memahami dan melaksanakan
peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan bidang tugasnya sebagai pedoman dalam
melaksanakan tugas;
 Membagi tugas kepada bawahan, memberi petunjuk,
menilai dan mengevaluasi hasil kerja agar dapat
berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang
berlaku;
 Menyampaikan laporan melaksanakan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan;
 Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang
diberikan oleh atasan.

22
7. Kepala Seksi Kententraman dan Ketertiban
a) Uraian Tugas
 Merencanakan, menyusun dan melaksanakan
program dan kegiatan sesuai lingkup tugasnya.
 Menyiapkan bahan koordinasi dengan Kepolisian
Negara Republik Indonesia Sektor dan/atau
Komando Rayon Militer mengenai program dan
kegiatan penyelenggaraan ketenteraman dan
ketertiban umum di wilayah kecamatan.
 Menyiapkan bahan koordinasi dengan pemuka
agama yang berada di wilayah kerja kecamatan untuk
mewujudkan ketenteraman dan ketertiban umum
masyarakat di wilayah kecamatan.
 Menyiapkan bahan koordinasi dengan satuan kerja
perangkat daerah yang tugas dan fungsinya dibidang
penerapan peraturan perundang-undangan.
 Menyiapkan bahan koordinasi dengan satuan kerja
perangkat daerah yang tugas dan fungsinya dibidang
penegakkan peraturan perundang-undangan dan/atau
Kepolisian Negara Republik Indonesia.
 Melakukan koordinasi dengan tokoh agama dan
tokoh masyarakat yang berada di wilayah kerja
kecamatan untuk mewujudkan ketenteraman dan
ketertiban umum masyarakat di wilayah kecamatan.
 masyarakat di wilayah kecamatan; 9. Melaksanakan
pembinaan terhadap Linmas yang berada di wilayah
kerja kecamatan untuk mewujudkan ketenteraman
dan ketertiban umum masyarakat di wilayah
kecamatan.
 Melaksanakan tanggap bencana lingkup kecamatan.

23
  Menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta
penyajian data hasil kegiatan urusan seksi
ketentraman dan ketertiban umum.
 Mempelajari, memahami dan melaksanakan
peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan bidang tugasnya sebagai pedoman dalam
melaksanakan tugas.
 Menyampaikan laporan melaksanakan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan.
8. Kepala Seksi Perekonoimian dan Pembangunan
a) Uraian Tugas.
 Menyiapkan bahan koordinasi dengan satuan kerja
perangkat daerah dan/atau instansi vertikal yang
tugas dan fungsinya dibidang pemeliharaan
prasarana dan fasilitas pelayanan umum.
 Menyiapkan bahan koordinasi dengan pihak swasta
dalam pelaksanaan pemeliharaan prasarana dan
fasilitas pelayanan umum.
 Menghimpun, mengolah dan menganalisa data serta
penyajian data hasil kegiatan urusan seksi ekonomi
pembangunan.
 Mempelajari, memahami dan melaksanakan
peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan bidang tugasnya sebagai pedoman dalam
melaksanakan tugas.
 Membagi tugas kepada bawahan, memberi petunjuk,
menilai dan mengevaluasi hasil kerja agar dapat
berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
 Menyampaikan laporan melaksanakan tugas dan/atau
kegiatan kepada atasan.

24
9. Kepala Seksi Pelayanan Umum
a) Uraian Tugas
 Menyusun program kegiatan Seksi Pelayanan Umun
berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku dan
sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan.
 Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian
permasalahan dan peraturan perundang-undangan
agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang
berlaku dan kebijakan atasan.
 Melaksanakan koordinasi dengan Sekretaris
Kecamatan, Kepala Sub Bagian, Kepala Seksi dan
kepala Unit Pelaksana Teknis Dinas/Badan di tingkat
Kecamatan baik secara langsung maupun tidak
langsung untuk mendapatkan masukan, informasi
serta untuk mengevaluasi permasalahan agar
diperoleh hasil kerja yang optimal.
 Menyusun konsep naskah dinas yang berkaitan
dengan bidang tugasnya berdasarkan ketentuan yang
berlaku untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.
 Memberikan pelayanan kepada masyarakat untuk
mendapatkan Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu
Keluarga (KK), Akta Catatan Sipil dan Surat
Keterangan Kependudukan lainnya yang diperlukan
oleh warga.
 Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan menilai
prestasi kerja pelaksanaan tugas bawahan secara
berkala melalui sistem penilaian yang tersedia
sebagai cerminan penampilan kerja.
 Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan
sebagai dasar pengambilan kebijakan.

25
  Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada
atasan baik lisan maupun tertulis sebagai bahan
masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas.
10. Lurah Tigaraksa
a) Uraian Tugas
 Melakukan koordinasi terhadap jalannya
Pemerinahan Kelurahan pelaksanaan pembangunan
dan pembinaan masyarakat.
 Pelaksanaan tugas di bidang Pembangunan dan
Pembinaan kemasyarakatan yang menjadi tanggung
jawabnya.

 Pelaksanaan usaha dalam rangka peningkatan

partisipasi dan swadaya gotong – royong masyarakat.

 Penyelenggaraan rapat-rapat dinas, upacara,

penerimaan tamu dan kedinasan lainnya diluar
kegiatan yang telah tercakup dalam seksi lain.
 Pelaksanaan urusan perlengkapan dan kemahtanggan
kelurahan.
 Pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum.

26
11. Lurah Kadu Agung
a) Uraian Tugas
 Melakukan koordinasi terhadap jalannya
Pemerinahan Kelurahan pelaksanaan pembangunan
dan pembinaan masyarakat.
 Pelaksanaan tugas di bidang Pembangunan dan
Pembinaan kemasyarakatan yang menjadi tanggung
jawabnya.

 Pelaksanaan usaha dalam rangka peningkatan

partisipasi dan swadaya gotong – royong masyarakat.

 Penyelenggaraan rapat-rapat dinas, upacara,

penerimaan tamu dan kedinasan lainnya diluar
kegiatan yang telah tercakup dalam seksi lain.
 Pelaksanaan urusan perlengkapan dan kemahtanggan
kelurahan.
 Pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum

27
 BAB IV
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Identifikasi Masalah

Hasil observasi dan wawancara dengan kepala sub bagian umum Kantor
Kecamatan Tigaraksa, dapat diidentifikasi beberapa masalah berdasarkan kerangka
analisis pieces. Tabel berikut adalah hasil dari identifikasi masalah menggunakan
analisis pieces.

Tabel 6. Analisis Pieces

Kategori Identifikasi Masalah
Perfomance Sering terjadinya kesalahan dalam penginputan surat masuk dan surat
keluar.
Information Terjadi keterlambatan dalam manyajikan informasi yang diperlukan
camat dan seksi – seksi yang membutuhkan.
Economy Membutuhkan buku catatan dan tinta dalam pengarsipan surat masuk
dan surat keluar.
Control Penyimpanan data kurang teruji kemanannya.
Eficiency Dalam mencari surat dari banyak dokumen yang ada sangat rumit dan
letak berkas yang menumpuk.
Service Pelayanan terhadap camat mengenai laporan surat masuk dan surat
keluar mengalami ketidaknyamanan karena mengakibatkan
terlambatnya jika suatu saat ada pemeriksaan laporan surat.

4.2 Analisis Sebab Akibat

Hasil dari analisis pieces teridentifikasi masalah-masalah berdasarkan
kategori perfomance, information, economy, control, efisiency, dan service. Dari
hasil analisis tersebut dapat diidentifikasi faktor penyebab dari masalah yang ada.

Adapun faktor-faktor penyebab dari masalah yang telah diidentifikasikan

dapa di lihat pada tabel berikut ini :

28
 Tabel 7. Analisis Sebab Akibat
Perfomance
Masalah Sering terjadinya kesalahan dalam penginputan surat
masuk dan surat keluar.
Penyebab Karena banyak nya surat permohonan dan masih
dilakukan dengan pencatatan sehingga sering terjadi
Human Error

Information
Masalah Terjadi keterlambatan dalam manyajikan informasi yang
diperlukan camat dan seksi – seksi yang membutuhkan.
Penyebab Harus mencari data tanggal surat secara manual melalui
buku besar surat masuk dan surat keluar sehingga
kebutuhan informasi tentang surat membutuhkan waktu
yang lama mendapatkannya.

Economy
Masalah Membutuhkan buku catatan dan tinta dalam pengarsipan
surat masuk dan surat keluar.
Penyebab Masih dilakukan dengan pencatatan manual di dalam
buku besar surat masuk dan surat keluar

Control
Masalah Penyimpanan data kurang teruji kemanannya.
Penyebab Karena data masih dalam bentuk berkas dokumen dan
hanya diletakan di suatu lemari penyimpanan arsip yang
semua orang bisa untuk melihatnya

Eficiency
Masalah Dalam mencari surat dari banyak dokumen yang ada
sangat rumit dan letak berkas yang menumpuk.
Penyebab karena pencatatan dan pencarian data laporan surat masuk
dan surat keluar dilakukan secara manual dengan data
yang bertumpuk-tumpuk, sehingga membutuhkan waktu
yang lama untuk memperoleh data-data yang diinginkan

Service
Masalah Pelayanan terhadap camat mengenai laporan surat masuk
dan surat keluar mengalami ketidaknyamanan karena
mengakibatkan terlambatnya jika suatu saat ada
pemeriksaan laporan surat.
Penyebab Belum tersediaanya tempat penyimpanan arsip secara
terkomputerisasi yang memungkinkan document dapat
tersimpan baik dan teratur sehingga sewaktu dibutuhkan
dapat dengan mudah untuk memberikan laporan surat
masuk dan surat keluar.

29
4.3 Analisis Solusi Masalah
Pada tahapan analisis solusi masalah yang akan dilakukan terlebih dahulu
adalah mengidentifikasi akar masalah, dari hasil analisis sebab akibat dan membagi
akar masalah tersebut berdasarkan input, process, dan output sehingga
memudahkan dalam memberikan solusi masalah. Berikut ini adalah uraian dari
analisis masalah yang didasarkan dalam kategori input, process, dan output hasil
dari identifikasi masalah.

Tabel 8. Analisis Solusi Masalah

Input
Akar Masalah Pada saat pencatatan surat masuk dan surat keluar masih
dilakukan dengan menuliskan di buku besar surat masuk
dan surat keluar sehingga sering terjadi kesalahan dalam
pengolahan data.
Solusi Dibuat nya sebuat sistem management untuk pengarsipan
sruat sehingga mempermudah dalam melakukan
pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor
Kecamatan Tigaraksa.

Process
Akar Masalah Karena data masih dalam berkas dokument dan di letakan
dalam lemari penyimpanan surat sehingga membutuhkan
waktu lama untuk pencariaan surat karena masih
dilakukan secara manual degan mencarinya di lemari
penyimpanan surat.
Solusi Dengan adanya sistem infromasi management
pengarsipan surat berbasis web maka dalam pengolahan
pencariaan surat dapat lebih mudah dengan menginputkan
kode surat sehingga lebih cepat dalam menyampaikan
informasi.

Output
Akar Masalah Laporan yang dihasilkan membutuhkan waktu yang
cukup lama jika sewaktu-waktu camat atau seksi – seksi
dari setiap bagian membutuhkannya.
Solusi Dengan sistem infromasi management pengarsipan surat
berbasis web dapat meringkas beberapa proses yang
membutuhkan waktu lama dalam pencarian surat yang
dibuthkan sehingga mempermudah dalam melakukan
pelaporan surat.

30
4.4 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional merupakan tahap menentukan kebutuhan
sistem yang akan dibuat. Dari hasil analisis identifikasi masalah yang didapat
kemudian penulis menjabarkannya kedalam analisis kebutuhan fungsionali. Dalam
hal ini dapat dijabarkan kebutuhan fungsi dan perangkat lunak berdasarkan
pengguna system. Dapat dilihat dari tabel berikut :

Tabel 9. Analisis Kebutuhan Fungsional

No Kebutuhan Umum Tujuan
1 Membuat sistem pengolahan data surat masuk Agar dalam penginputan surat
dan surat keluar yang mudah dioperasikan. masuk hingga pelaporn
pengarsipan surat tidak
membutuhkan waktu yang lama
dan dapat memberikan informasi
secara cepat , tepat dan akurat
2 Merancang sistem informasi yang dapat Dengan adanya sistem ini
mempermudah bagian umum dalam diharapkan dapat mempermudah
penyampaian surat bagian umum dalam
penyampain surat tanpa harus
memberikannya secara face to
face.
3 Sistem yang dibangun akan dibagi beberapa Untuk memberikan keamanan
level user (tingkatan pengguna) nantinya data dalam pengarsipan surat
setiap level user akan mempunyai hak akses masuk dan surat keluar
yang berbeda.

31
4.5 Use Case surat masuk yang sedang berjalan
Gambar dibawah ini adalah gambar Use Case surat masuk yang sedang
berajalan.

Gambar 2. Use Case surat masuk yang sedang berjalan

32
Deskripsi Use Case Surat Masuk yang sedang berjalan :

Tabel 10. Deskripsi Use Case surat masuk yang sedang berjalan
Aktor Use Case Deskripsi
Pengirim surat dan Memberikan Surat Pengirim memberikan surat ke Bagian
Bagian Umum Umum untuk diberikan kepada tujuan
surat
Bagian Umum Mencatat di buku Setelah mendapat surat bagian umum
agenda surat masuk kemudia mencatat di buku agenda surat
masuk
Bagian Umum Membuat kartu Setelah bagian umum mencata surat
disposisi masuk dibuku agenda selanjutnya bagian
umum membuat kartu disposisi yang
dimana nanti nya akan ditandatangani
oleh sekertaris camat dan camat
Bagian Umum, Memberikan surat Bagian umum memberikan surat masuk
Sekertaris Camat dan kartu disposisi dan kartu disposisi kepada sekertaris
dan Camat camat untuk melakukan pengcekan surat
apabila sudah sesuai maka akan diberikan
kepada camat
Sekertaris Camat Cek Surat Sekertaris camat melakukan pengcekan
dan Camat surat dan memberikan tanda tangan di
kartu disposisi kemudian memberikan
surat dan kartu disposisi kepada camat
untuk ditanda tangani oleh Camat
Camat dan Memberikan Setelah Camat menerima surat dan kartu
Sekertaris Camat Intruksi disposisi yang sudah ditanda tangani oleh
Sekertaris Camat kemudia mengetahui isi
dan tujuan surat Camat akan memberikan
intruksi kepada Sekertaris Camat dan
menandatangin di kartu disposisi
Sekertaris Camat Mengintruksi Sekertaris Camat memberikan surat dan
dan Bagian Umum disposisi dari kartu disposisi kepada bagian umum
Camat kemudian memberikan intruksi disposisi
sesuai yang diberikan oleh Camat
Bagian Umum Mengarsipkan Surat Surat dan kartu disposisi di lakukan scan
terlebih dahulu untuk di arsipkan
Bagian umumm, Mendistribusikan Bagian umum mendistribusikan surat dan
seksi pemerintahan, surat sesuai tujuan kartu disposisi sesuai dengan tujuan dari
seksi surat masuk
pemberdayaan,
seksi
perekonomian,
seksi ketentraman,
seksi pelayanan
Seksi Pemerintahan Mendistribusikan Setelah surat didistribusikan sesuai
dan Bagian Umum surat sesuai tujuan dengan tujuan surat apabila surat tersebut
berkaitan dengan surat keterangan
penduduk, surat keterangan pindah, surat
pernyatan ahli waris, surat keterangan
kematian, surat keterangan kelahiran,
surat pengantar pindah kota, surat
keterangan datang, surat pengantar
pindah kecamatan, surat keterangan

33
 riwayat tanah maka surat tersebut akan
sampai kepada seksi Pemerintahan untuk
selanjut nya menindak lanjuti surat
tersebut
Seksi Mendistribusikan Setelah surat didistribusikan sesuai
Pemberdayaan dan surat sesuai tujuan dengan tujuan surat apabila surat tersebut
Bagian Umum berkaitan dengan surat keterangan tidak
mampu, surat keterangan belum menikah,
surat keterangan janda/duda, surat
keterangan numpang nikah, surat
keterangan menikah maka surat tersebut
akan sampai kepada seksi Pemberdayaan
untuk selanjut nya menindak lanjuti surat
tersebut
Seksi pelayanan Mendistribusikan
dan bagian umum surat sesuai tujuan
Seksi Ketentraman Mendistribusikan Setelah surat didistribusikan sesuai
dan Bagian umum surat sesuai tujuan dengan tujuan surat apabila surat tersebut
berkaitan dengan Surat rekomendasi ijin
keramaian, Surat pengantar SKCK (surat
keterangan catata kepolisian), surat ijin
pemasangan reklame, spanduk, dan
umbul-umbul maka surat tersebut akan
sampai kepada seksi Ketentraman untuk
selanjut nya menindak lanjuti surat
tersebut
Seksi Mendistribusikan Setelah surat didistribusikan sesuai
perekonomian dan surat sesuai tujuan dengan tujuan surat apabila surat tersebut
Bagian Umum berkaitan dengan surat keterangan
domisili usaha, surat keterangan ijin
usaha, Surat ijin mendirikan bangunan,
Surat ijin usaha pariwisata, surat ijin
gangguan (HO), Surat Pengantar Balik
nama SPPT-PBB maka surat tersebut
akan sampai kepada seksi Perekonomian
dan Pembangunan untuk selanjut nya
menindak lanjuti surat tersebut
seksi pemerintahan, Memberikan Masing-masing seksi yang menerima
seksi laporan surat masuk surat masuk dan kartu disposisi sesuai
pemberdayaan, dengan tujuan dari surat masuk
seksi selanjutnya memberikan laporan kedapa
perekonomian, bagian umum bahwa surat masuk sudah
seksi ketentraman, di terima
seksi pelayanan dan
bagian umum
Bagian umum dan Menerima laporan Bagian umum memberikan laporan yang
Camat surat masuk sudah diterima dari masing-masing seksi
kemudian menyampaikan laporan kepada
Camat

34
4.6 Sequence surat masuk yang sedang berjalan
Gambar dibawah ini adalah gambar Sequence surat masuk yang sedang
berajalan.

Gambar 3. Sequence surat masuk yang sedang berjalan

35
 Berdasarkan gambar 3 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 3 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 5 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu kurir, bagian umum,
sekcam, camat, dan seksi.
 19 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

4.7 Activity surat masuk yang sedang berjalan

Gambar dibawah ini adalah Activity surat masuk yang sedang berjalan.

Gambar 4. Activity surat masuk yang sedang berjalan

36
Berdasarkan gambar 4 activity diagram surat masuk yang sedang berjalan
digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai
berikut :

 1 initial node untuk memulai kegiatan.

 17 Action diantaranya mengirim surat, menerima surat, mencatat
surat, membuat kartu disposisi, memberikan surat dan kartu
disposisi, cek surat, validasi surat dan kartu disposisi, menerima
surat dan kartu disposisi berikut intruksi, surat diarsipkan,
mendistribusikan surat sesuai dengan seksi yang terkait, menerima
surat masuk dan kartu disposisi berikut intruksi, memberikan
laporan, menerima laporan.
 1 Final node untuk mengakhiri kegiatan.

37
4.8 Use Case surat keluar yang sedang berjalan
Gambar dibawah ini adalah gambar Use Case surat keluar yang sedang
berjalan.

Gambar 5.Use Case surat keluar yang sedang berjalan

38
Deskripsi use case surat keluar yang sedang berjalan :

Tabel 11. Deskripsi Use Case surat keluar yang sedang berjalan
Aktor Use Case Deskripsi
Seksi perekonomian dan Membuat memo Masing – masing seksi membuat
budaya, seksi pelayanan, seksi surat keluar memo surta keluar terlebih
ketentraman dan ketertiban, dahulu atau pesan inti singkat
seksi pemerintahan, seksi lalu dikirimkan kepada Sekcam
pemberdayaan, dan Sekcam terlebih dahulu.
Sekcam, Seksi perekonomian Cek surat Sekertaris camat melakukan
dan budaya, seksi pelayanan, pengecekan memo surat keluar
seksi ketentraman dan yang di ajukan apabila di tolak
ketertiban, seksi pemerintahan, atau di tidak sesuai maka
seksi pemberdayaan, masing-masing seksi yang
melakukan pengajuan untuk
memperbaikinya terlebih
dahulu.
Sekcam dan Camat Menandatangani Meberikan tanda tangan
surat sekertaris camat untuk bukti
bahwa sudah dilakukan
pengecekan surat dan camat
memberikan tanda tangan bahwa
surat sudah disetujui
Sekcam , Camat, bagian Memberikan surat Surat yang sudah ditanda tangani
umum, Seksi perekonomian oleh sekcam lalu di berikan
dan budaya, seksi pelayanan, kepada camat untuk
seksi ketentraman dan mendapatakan tanda tangan
ketertiban, seksi pemerintahan, persetujuan jika camat sudah
seksi pemberdayaan menyutujui surat diberikan
kembali kepada sekcam,
kemudian sekcam memberikan
kepada seksi yang terkait,
kemudian seksi yang terkait
memberikan memo surat keluar
kepada bagian umum untuk
dibuatkan surat keluar.
Bagian Umum Membuat surat Bagian umum membuat surat
yang sudah disetujui oleh
sekcam dan camat.
Bagian Umum Mencatat dibuku Surat keluar yang sudah selesai
agenda kemudian dilakukan pendataan
surat yang keluar dibuku agenda
berikut perihal pengajuan,
tanggal pembuatan, dan no surat.
Bagian umum dan kurir Surat dikirim ke Bagain umum mengirimkan
pihak luar surat melalui kurir untuk
dikirmkan sesuai alamat tujuan.
Bagian umum dan Seksi Laporan Bagian umum memberikan
perekonomian dan budaya, laporan bahwa surat dikirimkan
seksi pelayanan, seksi dengan kurir dan dikirimkan
ketentraman dan sesuai alamat tujuan.
ketertiban,seksi
pemerintahan,seksi
pemberdayaan

39
4.9 Sequence surat keluar yang sedang berjalan
Gambar dibawah ini adalah gambar Sequence surat keluar yang sedang
berjalan.

Gambar 6. Sequence surat keluar yang sedang berjalan

40
Berdasarkan gambar 6 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 3 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 5 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu kurir, bagian umum,
sekcam, camat, dan seksi.
 18 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

4.10 Activity surat keluar yang sedang berjalan

Gambar dibawah ini adalah gambar Activity surat keluar yang sedang
berajalan.

Gambar 7. Activity surat keluar yang sedang berjalan

41
Berdasarkan gambar 7 activity diagram surat keluar yang sedang berjalan
digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai
berikut :

 1 initial node untuk memulai kegiatan.

 21 Action diantaranya membuat memo surat keluar, memberikan
memo surat keluar, menerima surat, cek surat, surat diterima,
validasi, memberikan surat, menerima surat, velidasi surat,
menerima surat yang di validasi oleh camat, menerima surat yang
sudah disetujui camat, membuat pengajuan pembuatan surat,
menerima pengajuan surat, membuat surat, mencatat dibuku agenda,
surat diarsipkan, mengirimkan surat, menerima surat, membuat
laporan surat sudah dikirm, menerima laporan.
 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
 1 Final node untuk mengakhiri kegiatan.

42
4.11 Class Diagram yang sedang berjalan
Gambar dibawah ini adalah gambar Clas Diagram surat keluar yang
sedang berajalan.

Gambar 8. Class Diagram yang sedang berjalan

43
4.12 Use Case yang diususlkan
Berikut ini gambar Use Case yang diusulkan.
4.12.1 Bagian Umum
Gambar Use Case bagian umum yang diusulkan.

Gambar 9. Use Case yang diusulkan bagian umum

44
Deskripsi usecase yang diusulkan untuk bagian umum sebagai berikut :
Tabel 12. Deskripsi Use Case bagian umum yang diusulkan
Aktor Use Case Deskripsi

Kurir dan Bagian umum Memberikan surat Kurir memberikan surat

kepada bagian umum

Bagian umum Login Bagian melakukan login by

sistem

Bagian umum verifikasi Apabila login salah maka

akan di kembalikan ke
menu login

Bagian umum Menu utama Setelah login selesai dan

terverifikasi kemudian
bagian umum akan di
munculkan menu utama
bagian umum

Bagian umum Input surat masuk Bagian umum melakukan

penginputan surat masuk
yang masuk

Bagian umum Input surat keluar Bagian umum membuatkan

pengajuan pembuatan surat
keluar

Bagian umum Input kartu disposisi Membuat kartu disposisi

untuk diberikan kepada
camat sebagai intruksi
tugas

Bagian umum Pendistribusian surat Didalam menu ini terdapat

beberapa aktor yang dapat
menerima pendistribusian
surat sebagi berikut :
pendistribusian kepada
camat, sekcam, seksi
pelayanan, perekonomian,
pemberdayaan,
pembangunan,
ketentraman. Dimana jika
surat masuk dan kartu

45
 disposisi sudah disetujui
bisa langsung di
distribusikan by sistem
kepada seksi yang terkait
dan seksi – seksi dapat
melakukan pengajuan surat
keluar kepada bagian
umum.

Bagian umum Laporan Didalam menu laporan

terdapat laporan surat
masuk, laporan surat
keluar, dan laporan kartu
disposisi. Dimana bagian
umum dapat dengan mudah
memberikan laporan jika
sewaktu-waktu camat
meminta laporan-laporan.

Bagian umum Logout Jika bagian umum selesai

menggunakan sistem maka
dapat langsung logout dari
sistem.

Bagian umum dan kurir Pengiriman surat Jika dari seksi-seksi

melakukan pengajuan surat
keluar dan surat keluar
sudah tervalidasi kemudian
di cetak maka bagian umum
akan mengirimkan surat
keluar tersebut
menggunakan kurir sesuai
dengan alamat tujuan

46
4.12.2 Camat
Gambar Use Case camat yang diusulkan.

Gambar 10. Use Case camat yang diusulkan

47
Deskripsi usecase camat yang diusulkan sebagai berikut :

Tabel 13. Deskripsi Use Case camat yang diusulkan

Actor Usecase Deskripsi
Camat Login Camat melakukan login by
sistem
Camat verifikasi Apabila login salah maka
akan di kembalikan kepada
menu login
Camat Menu utama camat Setelah login selesai dan
terverifikasi kemudian
camat akan di munculkan
menu utama camat
Camat Request Camat dapat melakukan
request by sistem dimana
request tersebut otomatis
akan terkirim kepada
bagian umum. Berikut
reques yang bisa dilakukan
oleh camat yaitu request
laporan surat masuk,
request laporan surat
keluar, dan laporan kartu
disposisi
Camat Validasi Didalam menu ini terdapat
beberapa pengajuan
validasi diantara nya
validasi surat masuk,
validasi surat keluar,
validasi kartu disposisi, dan
ada memberikan izin
validasi kepada sekcam
dimana jika camat sedang
tidak bekerja ( contoh nya
seperti pergi berhaji ) dan
validasi ini akan otomatis
terkirim kepada sekertaris
camat.

Camat Logout Jika camat selesai

menggunakan sistem maka
dapat langsung logout dari
sistem.

48
4.12.3 Sekertaris Camat
Gambar Use Case sekertaris camat yang diusulkan.

Gambar 11. Use Case sekertaris camat yang diusulkan

49
Deskripsi usecasem sekertaris camat yang diusulkan sebagai berikut :
Tabel 14. Deskripsi Use Case sekertaris camat yang diusulkan
Aktor Usecase Deskripsi
Sekertaris camat Login Sekertaris camat melakukan login by
sistem
Sekertaris camat Verifikasi Sistem meverifikasi login yang dilakukan
oleh sekcam apabila login gagal maka
akan dikembalikan ke menu login
Sekertaris camat Menu utama Jika login berhasil maka akan
sekcam menampilkan menu utama sekertaris
camat by sistem
Sekertaris camat Izin validasi Terdapat menu izin validasi menu ini di
lakukan jika camat sedang libur dengan
waktu yang cukup lama makan sekcam
mempunyai wewenang untuk meminta
izin validasi pengajuan
Sekertaris camat Pengajuan Teradapat menu pengajuan validasi yang
validasi di dalam nya teradapat pengajuan validasi
surat masuk, validasi surat keluar,
validasi kartu disposisi.
Sekertaris camat Logout Jika sekcam selesai menggunakan sistem
maka dapat langsung logout dari sistem.

50
4.12.4 Seksi
Gambar Use Case seksi yang diusulkan

Gambar 12. Use Case seksi yang diusulkan

51
Deskripsi usecase seksi yang diusulkan sebagai berikut :
Tabel 15. Deskripsi usecase seksi yang diusulkan
Aktor Usecase Deskripsi
Seksi Login Seksi melakukan login by
sistem
Seksi Verifikasi Sistem meverifikasi login
yang dilakukan oleh seksi
apabila login gagal maka
akan dikembalikan ke
menu login
Seksi Menu utama seksi Jika login berhasil maka
akan menampilkan menu
utama seksi by sistem
Seksi Input memo surat keluar Seksi dapat membuat input
memo surat keluar
kemudain di kirimkan
kepada sekertaris camat
untuk meminta persetujuan
Seksi Data surat Teradapat menu data surat
yang di dalamnya terdapat
data surat masuk, data surat
keluar, dan data kartu
disposisi, didalam menu ini
seksi dapat melihat surat-
surat yang pernah diterma
dan di ajukan.
Seksi Memberikan laporan surat Jika ada notif surat masuk
masuk sudah diterima maka seksi waji
memberikan informasi
kepada bagian umum
bahwa surat masuk sudah
diterima
Seksi Pengajuan pembuatan Menu pengajuan
surat pembuatan surat ini apabila
memo surat keluar yang
diajukan kepada skecam di
setujui oleh sekcam dan
camat kemudian seksi
melakukan pembuatan
pengajuan surat keluar
kepada bagian umum.

Seksi Logout Jika seksi selesai

menggunakan sistem maka
dapat langsung logout dari
sistem.

52
4.13 Sequence surat masuk yang diusulkan
Berikut ini gambar Sequence surat masuk yang diusulkan.
4.13.1 Bagian umum sequence surat masuk
Gambar sequence surat masuk bagian umum yang diusulkan.

Gambar 13. Sequence surat masuk bagian umum yamng diusulkan

Berdasarkan gambar 13 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 6 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 2 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu kurir dan bagian umum.
 10 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

53
4.13.2 Camat sequence surat masuk yang diusulkan
Gambar sequence surat masuk camat yang diusulkan.

Gambar 14. Sequence surat masuk camat yang diusulkan

Berdasarkan gambar 14 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu camat.
 6 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

54
4.13.3 Sekertaris camat sequence surat masuk yang diusulkan
Gambar sequence surat masuk sekertaris camat yang diusulkan.

Gambar 15. Sequence surat masuk sekertaris camat yang diusulkan

Berdasarkan gambar 15 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu sekertaris camat.
 10 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

55
4.13.4 Seksi sequence surat masuk yang diusulkan
Gambar sequence surat masuk seksi yang diusulkan.

Gambar 16. Sequence surat masuk seksi yang diusulkan

Berdasarkan gambar 16 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu seksi
 6 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

56
4.14 Sequence surat keluar yang diusulkan
Berikut ini Sequence surat keluar yang diusulkan :
4.14.1 Bagian umum sequence surat keluar yang diusulkan
Gambar sequence surat keluar bagian umum yang diusulkan.

Gambar 17. Sequence surat keluar bagian umum yang diusulkan

Berdasarkan gambar 17 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu bagian umum dan kurir.
 6 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

57
4.14.2 Camat sequence surat keluar yang diusulkan
Gambar sequence surat keluar camat yang diusulkan.

Gambar 18. Sequence surat keluar camat yang diusulkan

Berdasarkan gambar 18 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu camat
 6 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

58
4.14.3 Sekertaris Camat sequence surat keluar yang diusulkan
Gambar sequence surat keluar seksi yang diusulkan.

Gambar 19. Sequence surat keluar sekertaris camat yang diusulkan

Berdasarkan gambar 19 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu sekertaris camat.
 8 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

59
4.14.4 Seksi sequence surat keluar yang diusulkan
Gambar sequence surat keluar seksi yang diusulkan.

Gambar 20. Sequence surat keluar seksi yang diusulkan

Berdasarkan gambar 20 Sequence diagram yang diusulkan terdapat :

 5 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

 1 Aktor yang melakukan kegiatan yaitu seksi
 7 Massage hubungan antrar objek yang satu dengan objek yang
lainnya yang mempunyai nilai.

60
4.15 Activity Login yang diusulkan
Gambar Activity Login yang diusulkan.

Gambar 21. Activity Login yang diusullkan

Berdasarkan gambar 21 activity diagram login yang diusulkan digambarkan dengan
use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

 1 initial node untuk memulai kegiatan.

 3 Action diantaranya mengisi username dan password, validasi data
login, menanmpilkan menu utama.
 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.

61
4.16 Activity surat masuk yang diusulkan
Gambar Activity surat masuk yang diusulkan.

Gambar 22. Activity surat masuk yang diusulkan

62
Berdasarkan gambar 22 activity diagram surat masuk yang sedang diusulkan
digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai
berikut :

 1 initial node untuk memulai kegiatan.

 19 Action diantaranya mengirim surat, menerima surat, input data
surat masuk dan kartu disposisi, menerima surat dan disposisi yang
di validasi, menerima laporan, menyimpan laporan, sistem
mendistribusikan surat masuk, sistem menyimpan validasi sekcam
dan camat, sistem mengirim surat dan disposisi yang di validasi
sekcam, sistem menyimpan validasi sekcam, sistem mengirim surat
dan disposisi, sistem memimindai surat dan disposisi, menerima
surat dan disposisi, validasi, cek surat, menrima surat dan disposisi
yang di validasi sekcam, validasi camat, menerima pendistribusian
surat dan disposisi, memberikan laporan surat dan disposisi sudah
diterima.
 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
 1 Final node untuk mengakhiri kegiatan.

63
4.17 Activity surat keluar yang diusulkan
Gambar Activity surat keluar yang diusulkan.

Gambar 23. Activity surat keluar yang diusulkan

64
Berdasarkan gambar 23 activity diagram surat keluar yang diusulkan digambarkan
dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

 1 initial node untuk memulai kegiatan.

 22 Action diantaranya membuat memo, membuat pengajuan
pembuatan surat, cek surat, menerima laporan, siste menyimpan
memo, sistem menyimpan validasi sekcam, sistem menyimpan
validasi camat, sistem menyimpan pengajuan pembuatan surat,
sistem menyimpan pengajuan perubahan surat, sistem memberikan
notif laporan disetujui, sistem memberikan laporan, sekcam
menerima memo, cek memo, validasi memo, camat menerima
memo, menerima pengajuan pembuatan surat, membuat surat, kirim
surat, memberikan laporan surat di kirim, menerima pengiriman
surat.
 2 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.
 1 Final node untuk mengakhiri kegiatan.

65
4.18 Class Diagram yang diusulkan
Gambar Class Diagram yang diusulkan.

Gambar 24. Class Diagram yang diusulkan

66
4.19 Perancangan User Interface

1. User Interface Login

Halaman awal login pada sistem pengelolaan surat.

Gambar 25. User Interface Login

2. User Interface Surat Masuk

Menu data surat masuk Kantor Kecamatan Tigaraksa.

Gambar 26. User Interface Surat Masuk

67
3. User Interface Surat Keluar
Menu data surat keluar Kantor Kecamatan Tigaraksa.

Gambar 27. User Interface Surat Keluar

68
 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

1. Sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar yang sedang

berjalan pada Kantor Kecamatan Tigaraksa masih berjalan secara
manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku dan
dicatat secara manual baik untuk surat masuk maupun untuk surat
keluar, oleh karena itu sistem pendataan surat masuk dan surat
keluar yang berjalan saat ini perlu dirubah kearah terkomputerisasi
dengan menggunakan sistem yang berbasis web dan mempunyai
tempat penyimpanan data sehingga data yang ada tidak mudah
hilang dan memudahkan dalam hal proses pendataan, pencarian,
serta pembuatan laporan.
2. Diharapkan dengan adanya sistem ini pengelolaan dan proses
komunikasi dalam organisasi menjadi lebih efektif, karena dapat
mempersingkat waktu mulai proses pembuatan hingga penerimaan
surat.
3. Dokumen dapat dipertanggung jawabkan dengan adanya
penggunaan kode user dan password untuk masing-masing
bidangnya sesuai dengan jabatannya.
5.2 Saran
Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk
surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan, maka agar dapat
dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan
pendataan. Semoga sistem yang diusulkan ini dapat bermanfaat bagi Kantor
Kecamatan Tigaraksa dalam menyelesaikan pekerjaan. Semoga tulisan ini dapat
bermanfaat untuk para pembaca dan dapat di kembangkan.

69
LAMPIRAN

70
 DAFTAR PUSTAKA

Hendini, A. (2016) ‘PEMODELAN UML SISTEM INFORMASI MONITORING PENJUALAN

DAN STOK BARANG (STUDI KASUS : DISTRO ZHEZHA PONTIANAK )’, Informatika, IV(2),
pp. 107–116.
Listiawati, S. (2012) ‘PARTISIPASI PEREMPUAN DALAM MUSYAWARAH PERENCANAAN
PEMBANGUNAN (MUSRENBAG) DI KECAMATAN TIGARAKSA KABUPATEN TANGERANG’.
Masykur, F., Makruf, I. and Atmaja, P. (2015) ‘Sistem Administrasi Pengelolaan Arsip
Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web’, 4(3), pp. 1–7.
Nugraha, T. R. T. P., Winaryo, W. W. and Al Fatta, H. (2018) ‘ANALISIS SISTEM
INFORMASI AKADEMIK MENGGUNAKAN DOMAIN DELIVERY AND SUPPORT COBIT 5
PADA SMKN 4 YOGYAKARTA’, Ilmiah d’Computer, 8.
Ramdhani, M. A. (2015) ‘Jurnal Informasi Volume VII No.2 / November / 2015’, VII(2),
pp. 83–93.
Sari, I. P. et al. (2014) ‘SISTEM INFORMASI RAPORT BERBASIS WEB DI SMP N 4
TEMANGGUNG Pendahuluan Landasan Teori’, 15(02).
Vironica, A. (2013) ‘Rancang Bangun Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Pada Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Nawangan’, 5(4), pp. 44–51.

71