UNIT SEMAKAN

SOALAN SOALAN LAZIM

UMUM

1. Soalan :
Bolehkah Hari Guru/Hari Polis/ Hari Pahlawan/Hari Perkhidmatan disambut
menggunakan peruntukan Kerajaan?

Jawapan :
Boleh sekiranya sambutan tersebut adalah di Peringkat Nasional atau Negeri dan
tidak boleh sekiranya sambutan ini dibuat di peringkat Jabatan/ Daerah. Ini adalah
berdasarkan penjelasan daripada Perbendaharaan melalui surat pertanyaan dari
Jabatan Akauntan Negeri Kedah seperti di Lampiran 1.

2. Soalan :
Bagi perkhidmatan penyediaan makanan bagi kursus/ mesyuarat/ keraian/ sesuatu
program untuk kakitangan Jabatan apakah senarai nama diperlukan?

Jawapan :
Perlu disediakan senarai nama selaras dengan AP99. Namun, sekiranya program
tersebut melibatkan orang awam yang mempunyai jumlah yang besar, senarai
nama adalah tidak diperlukan.

3. Bolehkah seorang pegawai menuntut tuntutan perjalanan ke majlis tilawah Al-

Quran sebagai tetamu atas jemputan jabatan lain?

Jawapan :
Pegawai layak menuntut tuntutan perjalanan sekiranya pegawai hadir jemputan
sebagai Ketua Jabatan atau menjadi wakil kepada Ketua Jabatan. Namun begitu
sekiranya pegawai hadir sebagai tetamu biasa atau mengiringi Ketua Jabatan
pegawai adalah tidak layak membuat tuntutan.

1
 TUNTUTAN PERJALANAN

1. Soalan:
Bolehkah saya membuat tuntutan perjalanan melalui Panjar Wang Runcit?

Jawapan :
Tidak Boleh. Ini adalah berdasarkan Arahan Perbendaharaan 3 (e).

2. Soalan :
Saya telahpun ditugaskan untuk menghadiri mesyuarat di luar Ibu Pejabat. Saya
membuat tuntutan yang layak dituntut dan mengemukakan kepada Jabatan.
Jumlah tuntutan saya adalah RM 250.00 (Teksi = RM 66.00 dan Hotel = RM
184.00). Walaubagaimanapun, saya mendapati jumlah pembayaran yang dibuat
kepada saya cuma RM 220.00 di mana jumlah tambang teksi saya telahpun
dikurangkan sebanyak RM 30.00. Kenapakah perbezaan pembayaran ini berlaku?

Jawapan :
Ini adalah disebabkan kawalan perbelanjaan yang ditentukan oleh Ketua Jabatan
melalui Unit Kewangan Jabatan. Ketua Jabatan boleh menentukan tuntutan
seseorang pegawai itu adalah teratur, munasabah dan berpatutan. Di samping itu
juga, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menentu dan mengesahkan
jalan yang perlu diikuti, cara yang hendak digunakan dan kos atau perbelanjaan
yang menjimatkan oleh seseorang pegawai dalam menjalankan tugas rasmi
mahupun kursus.

3. Soalan:
Adakah pegawai layak menuntut elaun harian sekiranya jarak perjalanan semasa
bertolak adalah lebih 25km (dari pejabat ke tempat bertugas) dan masa bertugas
melebihi 8 jam. Tetapi jarak perjalanan semasa bertolak balik adalah kurang 25km
(dari tempat bertugas balik rumah)?

Jawapan :
Pegawai adalah layak mendapat elaun harian berdasarkan Pekeliling
Perbendaharaan 3/2003, Perenggan 4.2.1.

4. Soalan :
Apakah kadar tambang teksi yang layak dituntut oleh pegawai?

Jawapan
Kelayakan adalah mengikut kadar lazim (satu tempat duduk) yang dikenakan bagi
sesuatu perjalanan tersebut dan disokong dengan resit sekiranya resit dikeluarkan.

2
5. Soalan:
Seorang guru telah dilantik sebagai jurulatih perkhemahan. Adakah layak
menuntut elaun lojing sekiranya tempat penginapan tidak disediakan dan jarak
perjalanan ke tempat perkhemahan kurang 25km?

Jawapan :
Tidak layak menuntut kerana jarak adalah kurang dari 25KM sepertimana
Pekeliling 3/2003 perenggan 2.2.

6. Pekeliling apakah yang perlu dirujuk untuk mengetahui kadar elaun makan dan
elaun harian bagi perjalanan rasmi?

Jawapan :
Pekeliling yang perlu dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 tahun 2003
untuk penjawat awam dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 tahun 2003 untuk
Pegawai Perkhidmatan Polis Diraja Malaysia seperti di laman web Perbendaharaan
www.treasury.gov.my.

7. Soalan :
Pekeliling apakah yang perlu dirujuk untuk format tuntutan luar negeri?

Jawapan :
Pekeliling yang perlu dirujuk adalah Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 tahun 1994
seperti di laman web Perbendaharaan www.treasury.gov.my.

8. Soalan :
Berapa kadar tol jambatan pulau pinang bagi kereta jika menggunakan touch n go
atau smartag? RM5.60 atau RM7.00?

Jawapan :
Mengikut kadar yang dikenakan apabila kad touch n go atau smartag digunakan.

9. Soalan :
Adakah perjalanan yang mengambil masa hanya 8 jam layak menuntut elaun
harian?

Jawapan :
Tidak layak, elaun harian hanya layak dituntut bagi perjalanan melebihi 8 jam.
(Pekeliling Perbendaharaan 3/2003 perenggan 4.2) .

3
 KOD OBJEK

1. Soalan :
Apakah kod objek bayaran penceramah?

Jawapan :
Kod objek bagi bayaran penceramah adalah 29107. (Rujuk Pekeliling
Perbendaharaan bil. 5 tahun 2004.

2. Soalan :
Kod objek lanjut bagi duti setem yang dikenakan ketika pembelian insurans?

Jawapan.
Kod objek yang sesuai digunakan ialah 29199 kerana duti setem tersebut dicaj
sekaligus dengan insurans yang dibeli.

3. Soalan :
Apakah kod objek yang betul digunakan bagi perolehan mengecat bangunan?

Jawapan :
Kod objek yang betul adalah OS 28000 bagi pembaikan atau penyelenggaraan
kecil dan OS 32000 bagi pembaikan atau penyelenggaraan besar. (Sila rujuk
Pekeliling Perbendaharaan 5 Tahun 2004).

4. Soalan :
Seorang pemandu kenderaan jabatan mengisi petrol dengan duit sendiri
disebabkan masalah kad inden petrol. Bolehkah dimasukkan dengan tuntutan
perjalanan sendiri dan apakah kod objek yang sesuai?

Jawapan :
Boleh. Kod objek yang perlu digunakan adalah dibawah 26000 bagi petrol. Sila
rujuk Pekeliling Perbendaharaan 5 Tahun 2004.

4
 BAYARAN

1. Soalan:
Pesanan Kerajaan dikeluarkan di atas nama Syarikat ABC. Walaubagaimanapun
semasa pembayaran perlu dilaksanakan, Pesanan Kerajaan ini telah pun
difaktorkan kepada pihak ketiga iaitu Bank DEF. Bagaimana baucar bayaran yang
telah difaktorkan perlu disediakan untuk tujuan pembayaran, ini kerana pesanan
kerajaan yang dikeluarkan adalah atas nama Syarikat ABC tetapi bayaran perlu
dibuat atas nama Bank DEF?

Jawapan :
Pembayaran boleh dilaksanakan kepada Bank DEF selaras SPP 10 Tahun 1995 dan
AP99(g) dengan mewujudkan maklumat penerima bayaran yang baru. Semasa
baucar disediakan, ikon pemfaktoran pada baucar perlu ditandakan.

2. Soalan:
Bagaimana bayaran balik deposit perlu dilakukan. Apakan dokumen sokongan
yang perlu disertakan?

Jawapan :
Dokumen sokongan yang diperlukan adalah resit asal kewangan/komputer
(Kew38), penyata pemungut/resit rasmi JANM, filimsi C350, dokumen pengenalan
diri dan salinan penyata/ buku bank.

4. Soalan :
Apakah dokumen yang perlu dikemukakan untuk bayaran balik perbelanjaan yang
telah didahulukan?

Jawapan :
Bagi bayaran pendahuluan yang kurang daripada RM500 seeloknya dituntut
melalui Panjar Wang Runcit. Manakala bagi bayaran melebihi RM 500 bayaran
boleh dibuat adalah melalui modul Dengan Invois Tanpa PT di eSPKB dengan
menyertakan dokumen seperti surat pengesahan bayaran pendahuluan
perbelanjaan dan diperakukan oleh Ketua Jabatan, resit bil tunai dan penyata
akaun bank.

5
5. Soalan :
Adakah pesanan tempatan boleh dikeluarkan bagi penginapan pengarah jabatan
dihotel selama dua hari atas urusan rasmi?

Jawapan
Tidak boleh, sekurang-kurangnya pengarah tersebut perlu menginap selama 5 hari
berturut-turut untuk membolehkan Pesanan Tempatan dikeluarkan. Bagaimanapun
peraturan ini dikecualikan jika penganjur mengenakan syarat pengunaan Pesanan
Kerajaan. {Sila rujuk surat perbendaharaan kk/bp/ds10/673/11(s.k 1/2008)(16)}.

6. Soalan :
Sewa dewan di Hotel bukan pakej, adakah perlu kelulusan Pegawai pengawal?

Jawapan :
Perlu. Sila rujuk Surat Kewangan bertarikh 14/5/2004 seperti di Lampiran 2.

PEROLEHAN

1. Soalan:
Adakah bayaran perkhidmatan pembersihan kepada individu yang perlu dibuat
boleh dijelaskan mengikut caj harian (dibayar hujung bulan) dan bagaimana?

Jawapan:
Boleh, bayaran perlulah mengikut kadar seperti yang terkandung didalam
perjanjian yang telah dipersetujui.

2. Soalan:
Bagaimana perolehan perabot perlu dibuat dan kod objek apa yang perlu
dipertanggungkan?

Jawapan
Perolehan perlu merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang sedang
berkuatkuasa. Kod objek 27000 bagi harga seunit kurang RM 500 dan kod objek
35000 bagi harga seunit melebihi RM500 sepertimana yang diperuntukkan di
dalam Pekeliling Perbendaharaan 5 Tahun 2004.

6
4. Soalan :
Adakah pembelian 1,000 t-shirt dan 2,000 topi untuk orang awam bagi satu
program yang berjumlah masing-masing RM 50,000 memerlukan sijil kementerian
kewangan atau tidak?

Jawapan :
Tidak perlu kerana t-shirt dan topi adalah merupakan 2 item yang berbeza.
Perolehan sehingga RM 50,000 bagi setiap jenis item setahun boleh dibuat secara
terus daripada mana-mana pembekal/syarikat yang berdaftar/tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan samada bertaraf Bumiputera/tidak berdaftar. Sila
rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan 12/2007.

5. Soalan :
Berapa peratuskah nilai kerja- kerja tambahan (perubahan harga) yang boleh
dibuat bagi kerja-kerja yang berjumlah tidak melebihi RM 500,000.00?

Jawapan :
20 % daripada harga asal kontrak bagi kerja- kerja tambahan. Ini adalah selaras
dengan Arahan Perbendaharaan 202.2.

6. Soalan :
Bolehkah invois pembekal untuk perolehan surat khabar bagi tempoh satu bulan
dikeluarkan pada pertengahan bulan tersebut?

Jawapan
Pembayaran bagi pembelian suratkhabar boleh dibuat bagi seminggu sekali atau 2
minggu sekali dan dibuat melalui Panjar Wang Runcit.

7. Soalan :
Bolehkah perolehan sampul surat dibuat daripada mana-mana pembekal?

Jawapan
Sekiranya nilai perolehan adalah melebihi RM 500 setahun, jabatan perlu membeli
melalui panel Kontrak Pusat yang telah dilantik oleh Perbendaharaan melalui
Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bilangan 1/2008. Walaubagaimanapun, Jabatan
boleh membuat perolehan secara terus dengan mana-mana pembekal sekiranya
nilai perolehan tidak melebihi RM 500 sekali setahun.

7
8. Soalan :
Apakah dokumen kewangan yang boleh disimpan di dalam setor kewangan?
Berapa tempoh penyimpanan dokumen tersebut ?

Jawapan :
Semua buku, rekod kewangan dan perakaunan termasuk rekod di dalam rekod
grafik atau media elektronik hendaklah disimpan dengan cermat sekurang-
kurangnya selama tempoh yang ditetapkan di dalam AP 150(i) Lampiran M.
Dokumen kewangan adalah merangkumi baucar bayaran, penyata pemungut,
baucar jernal, waran peruntukan, flimsi, buku tunai dan apa-apa dokumen yang
lain.

9. Soalan :
Adakah penggunaan pesanan kerajaan perlu disediakan untuk penceramah bukan
kakitangan kerajaan?

Jawapan :
Perlu. Ini adalah kerana bayaran kepada individu bukan penjawat awam/ syarikat
swasta tidak ditetapkan oleh mana-mana Pekeliling.

10. Soalan :
Adakah sijil kod bidang Kementerian Kewangan perlu disertakan bagi
perkhidmatan percetakan selain daripada perolehan yang dibuat dengan
Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB)?

Jawapan :
Perlu. Sila rujuk AP 295(a)

11. Soalan :
Bolehkah seorang penjawat awam yang menuntut Pemberian Pindahan, menuntut
Tambang Pengangkutan?

Jawapan :
Seseorang pegawai yang bertukar atau berpindah rumah dalam negeri adalah
layak menuntut Pemberian Pindahan dan kos pengangkutan barang-barangnya.
Walaubagaimanapun sekiranya kos pengangkutan barang-barang adalah termasuk
urusan bungkus membungkus, bayaran buruh, bayaran stor dan insurans, pegawai
adalah tidak layak menuntut pemberian pindahan.

8
12. Soalan :
Bolehkah seorang yang tinggal di kuaters dan mempunyai rumah yang dibeli
melalui Pinjaman Kerajaan menuntut Elaun Perpindahan walaupun tidak tinggal
di rumah berkenaan.

Jawapan :
Tidak boleh. Ini adalah kerana pegawai tersebut tidak berpindah ke rumah yang
dibelinya dan tiada kos perpindahan yang terlibat.

13. Soalan :
Jika Arahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan atau Pekeliling
Kontrak Perbendaharaan tidak dapat dipatuhi oleh kerana sebab-sebab tertentu,
apakah tindakan yang perlu diambil?

Jawapan ?
Semua PTJ/Jabatan/Kementerian adalah perlu mematuhi peraturan kewangan
berkaitan perolehan. Sekiranya PTJ/Jabatan/Kementerian tidak dapat berbuat
demikian kerana sebab-sebab tertentu, agensi hendaklah mendapatkan
pengecualian daripada Kementerian Kewangan terlebih dahulu.

14. Soalan :
Apakah maksud “setiap jenis item”?

Jawapan :
“Setiap jenis item” merujuk kepada pembelian terus bekalan dan perkhidmatan
sehingga RM50,000 setahun (dari mana-mana pembekal), sebutharga sekiranya
pembelian melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 setahun (pembekal
Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan) dan tender bagi
pembelian melebihi RM500,000 setahun bagi setiap jenis item. Ia boleh
ditafsirkan berdasarkan kepada contoh-contoh berikut :

(a) pelbagai alat ganti yang berbeza bagi kenderaan yang sama adalah
ditafsirkan sebagai jenis item yang berbeza disebabkan fungsi itemnya
yang berbeza. Walau bagaimanapun, alat ganti gunasama atau
proprietary item dikira daripada jenis item yang sama walaupun
digunakan pada kenderaan yang berlainan;

(b) item pelbagai saiz hendaklah ditafsirkan sebagai satu jenis item sahaja
walaupun terdiri daripada saiz yang berlainan kerana ia diperolehi
daripada punca bekalan yang sama. Contohnya, pembelian pelbagai saiz
paku (1”@ 1 ½”), cermin, kasut dan bendera; dan

9
 (c) set sofa model ABC adalah merangkumi pelbagai jenis kerusi (sama ada
kerusi 1 tempat duduk atau 3 tempat duduk) yang mana terdiri daripada
beberapa kerusi dan meja, ditafsirkan kepada satu jenis item. Namun,
jika pembelian perabot tersebut terdiri daripada kerusi banquet dan set
sofa, maka kerusi banquet dan set sofa dikira sebagai jenis item yang
berbeza. Walau bagaimanapun, jika kedua-duanya boleh dibeli daripada
pembekal yang sama, agensi hendaklah memastikan kaedah pembelian
hendaklah ditentukan berdasarkan nilai keseluruhan.
16. Soalan :
Bagaimanakah untuk menentukan harga yang dikenakan bagi perolehan
secara pembelian terus adalah harga yang berpatutan?

Jawapan :
Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan
membuat kajian pasaran bagi memastikan harga bekalan atau perkhidmatan
yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan.
Pegawai hendaklah menentukan tawaran harga bekalan atau perkhidmatan
yang hendak diperolehi adalah berpatutan setelah mengambil kira kualiti,
harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan termasuk
kos penghantaran, tempoh waranti, khidmat selepas jualan dan sebagainya.
Sehubungan itu, kajian pasaran hendaklah dibuat terlebih dahulu bagi
mendapatkan sebut harga secara tidak rasmi daripada beberapa
pembekal/syarikat sebelum perolehan dilaksanakan. Walau bagaimanapun,
sebut harga tidak rasmi tersebut tidak perlu dibuka, dijadualkan atau dipilih
oleh Jawatankuasa Sebut Harga. Namun adalah dinasihatkan supaya satu
mesyuarat diadakan bagi memilih harga dan pembekal yang terbaik.

10
UNIT BAYARAN

1. Soalan :
Bagaimanakah untuk menyemak/ mengetahui status bayaran?

Jawapan :
Butiran yang perlu diberi nombor baucar, kod jabatan dan PTJ.

2. Soalan :
Bagaimanakah untuk mengetahui PTJ/ Jabatan mana yang membuat bayaran
melalui Electronic Fund Transfer (EFT)………bertarikh ………..?

Jawapan :
2.1. Jika nombor EFT yang diberi 1 atau 2, semak akan dibuat secara terus
melalui laporan sort C400. Laporan ini akan menyatakan Kod PTJ,
Jabatan dan nombor baucar.

2.2 Sekiranya nombor EFT adalah banyak, senaraikan nombor EFT tersebut
dan faxkan ke unit bayaran. Maklumat pembayaran akan difaxkan kemudian
setelah semakan dilakukan.

3. Soalan :
Pertanyaan dari kontraktor, bagaimana untuk mengambil cek secara serahan
tangan/ sendiri tanpa di pos?

Jawapan :
4.1 Jika cek atas nama kontraktor, dokumen yang perlu membawa :
a) Sijil kontraktor
b) Kad Pengenalan

4.2 Jika cek atas nama bank, dokumen yang perlu dibawa :
a. Surat pengesahan (kebenaran) dari bank
b. Kad Pengenalan
c. Sijil kontrator

11
4. Soalan :
Bagaimana cara untuk mengambil cek-cek baucar AP96(a)?

Jawapan :
a. PTJ perlu membawa 2 salinan baucar bayaran yang lengkap dengan dokumen
sokongan dan memastikan pengutip cek ini adalah nama yang disahkan dan
diberi kuasa untuk mengutip cek secara serahan tangan.
b. Unit Bayaran akan mengecop “Sila kembalikan baucar yang disempurnakan
dalam tempoh 21 hari dari tarikh cek dikeluarkan (AP 96 (a))” pada baucar
dan dokumen.
c. Unit Bayaran akan menebuk baucar mengikut tarikh cek dengan mesin
penebuk. Kemudian butiran baucar dan cek akan dicatat didalam buku daftar
cek dan seterusnya penerima perlu menandatangan penerimaan cek
tersebut.

Nota : Penerima perlu kembalikan 1 salinan baucar asal yang lengkap untuk
disimpan.

12