PROSEDUR PENJUALAN KREDIT PADA PT SATRIA

BATAM SUKSES

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III

Oleh:

ZESSY METHOVANA SIJABAT

3111211013

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2015

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas kasih

karunia dan anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang

berjudul Prosedur Penjualan Kredit Pada PT Satria Batam Sukses. Penyusunan

Tugas Akhir ini dalam rangka memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah

yaitu Tugas Akhir.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak hanya

berdasarkan pemikiran penulis sendiri, akan tetapi banyak pihak yang terlibat

dalam memberikan saran masukan, bimbingan, dukungan serta doa. Oleh sebab

itu, melalui kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Eko Priyono Sanyoto selaku Direktur Politeknik Negeri Batam

2. Ibu Ely Kartikaningdyah, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen

Bisnis dan dosen wali penulis

3. Bapak Arif Darmawan, S.E., M.Sc, selaku Ketua Program Studi Akuntansi

(D3)

4. Bapak Hendra Gunawan, S.E., M.Sc. selaku dosen pembimbing tugas akhir

5. Ibu Nanik Lestari, S.E., M.S.Ak. dan Mba Anjelina, S.ST selaku dosen

penguji penulis dalam tugas akhir ini

6. Bapak Udin P. Sihaloho, SH dan Ibu Holong selaku Investor di PT Satria

Batam Sukses

7. Bapak Faber Sidabutar selaku Direktur PT Satria Batam Sukses

8. Bapak Jonson Samosir, Ibu Winda Trimarina serta rekan-rekan di PT Satria

Batam Sukses yang tidak dapat disebutkan penulis satu per satu

iv
 ABSTRAK

Nama : Zessy Methovana Sijabat

Program Studi : Akuntansi
Judul : Prosedur Penjualan Kredit Pada PT Satria Batam Sukses

Penelitian ini dilakukan di PT Satria Batam Sukses dengan judul Prosedur

Penjualan Kredit Pada PT Satria Batam Sukses. Tujuan dari penelitian ini
adalah untuk mengetahui prosedur penjualan kredit yang diterapkan di perusahaan
dagang, bagaimana prosedur yang berlaku dalam proses penjualan kredit dimulai
dari proses pengiriman quotation, penerimaan purchase order sampai dengan
proses pelunasannya, bagaimana perbandingan prosedur penjualan kredit menurut
teori dan prosedur penjualan kredit yang diterapkan di perusahaan, dan untuk
mengetahui apa kelemahan dari prosedur yang sudah diterapkan di perusahaan
dan upaya perbaikannya. Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa
prosedur pada PT Satria Batam Sukses masih kurang efektif untuk fungsi yang
terkait karena adanya rangkap jabatan, dokumen yang digunakan juga masih
sangat sederhana sehingga masih perlu diperbaiki. Saran yang dapat penulis
sampaikan agar perusahaan membuat prosedur yang baku dan membuatnya dalam
bentuk flowchart sehingga setiap kegiatan lebih terarah dan proses internal
control lebih mudah dilakukan.

Kata kunci:
Prosedur, penjualan kredit, perusahaan dagang

vii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN ................................................................................. iii
KATA PENGANTAR ........................................................................................ iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ............................ vi
ABSTRAK ........................................................................................................ vii
DAFTAR ISI .................................................................................................... viii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang....................................................................................... 1
1.2 Identifikasi Masalah ............................................................................... 3

BAB II DASAR TEORI ............................................................................................ 4

2.1 Pengertian Prosedur ............................................................................... 4
2.2 Prosedur Penjualan Kredit...................................................................... 4
2.1.1 Unit Organisasi ............................................................................... 5
2.1.2 Formulir ......................................................................................... 7
2.1.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan .............................................. 10
2.1.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem .................................. 11
2.2 Pengendalian Internal........................................................................... 12
2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal .................................................. 12
2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal........................................................ 13
2.2.3 Struktur dan Komponen Pengendalian Internal ............................. 13
2.2.4 Unsur Pengendalian Internal ......................................................... 15
2.3 Manajemen Piutang.................................................................................... 17

BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ................................................. 20

3.1 Sejarah Singkat PT Satria Batam Sukses .............................................. 20
3.2 Visi, Misi PT Satria Batam Sukses ....................................................... 22
3.3 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses ........................................ 23
3.4 Ruang Lingkup Usaha PT Satria Batam Sukses.................................... 25

BAB IV PEMBAHASAN ........................................................................................ 26

4.1 Deskripsi Kerja .................................................................................... 26
4.1.1 Lokasi Unit Kerja ......................................................................... 26
4.1.2 Rincian Tugas ............................................................................... 26
4.1.3 Tanggung Jawab ........................................................................... 29
4.1.4 Target yang Diharapkan ................................................................ 29
4.2 Deskripsi Alat dan Produk ................................................................... 29
4.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan ...................... 29
4.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan .................................. 30

viii
 4.3 Pembahasan ......................................................................................... 30
4.3.1 Prosedur Penjualan Kredit di PT Satria Batam Sukses................... 30
4.3.2 Bagian Terkait Prosedur Penjualan Kredit..................................... 35
4.3.3 Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan Kredit ........ 36
4.3.4 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit............................................ 37
4.3.5 Analisis Prosedur Penjualan Kredit pada PT Satria Batam Sukses . 42

BAB V PENUTUP .................................................................................................. 45

5.1 Kesimpulan.......................................................................................... 45
5.2 Saran ................................................................................................... 46

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... xi

DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................... xii

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses ..................................22

Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit .............................................25
Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses .......38
Gambar 4.3 Contoh Form Pengambilan Barang .................................................43
Gambar 4.4 Quotation PT Satria Batam Sukses .................................................44

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap perusahaan pasti mengharapkan usaha yang dijalankannya berkembang dan

bertahan untuk jangka waktu yang panjang. Setiap perusahaan harus menerapkan

prosedur yang baik, agar setiap kegiatan yang dilaksanakan bisa berjalan dengan

baik. Prosedur yang baik akan mempermudah untuk melakukan pengawasan

internal. Pengawasan internal itu sendiri meliputi struktur organisasi dan semua

cara-cara serta alat-alat yang dikoordinasikan dan digunakan di dalam perusahaan

dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa

ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi di dalam operasi,

dan membantu menjaga dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan

lebih dahulu (Baridwan, 2009).

Saat ini sudah banyak perusahaan yang mengikuti serangkaian sertifikasi

prosedur untuk setiap departemen ada. Hal ini dilakukan oleh pihak manajemen

sebagai bentuk peningkatan mutu serta kualitas perusahaan tersebut. Baik itu

perusahaan dagang, jasa maupun manufaktur. Namun untuk memperoleh hasil

yang baik atas sertifikasi tersebut bukanlah hal yang mudah dan juga

membutuhkan biaya yang cukup besar, maka hanya perusahaan dengan skala yang

besar yang banyak melakukannya. Perusahaan dengan skala menengah ke bawah

tetap harus memiliki prosedur yang baik agar dapat melakukan pengendalian

internal terhadap usahanya. Setiap bagian yang ada di perusahaan seharusnya

memiliki prosedur yang baik dan hal ini penting untuk diperhatikan oleh pihak

1
 2

manajemen, salah satunya adalah bagian penjualan kredit. Prosedur di bagian

penjualan kredit sangat penting khususnya pada perusahaan dagang karena pada

umumnya transaksi jual beli antar perusahaan dilakukan secara kredit. Hal ini

untuk membantu para pelanggan agar dapat memutar sementara aset lancar yang

dimilikinya.

PT Satria Batam Sukses merupakan salah satu perusahaan yang bergerak

dalam bidang perdagangan bahan bakar minyak (BBM) solar industri. Penjualan

yang terjadi di PT Satria Batam Sukses diberikan secara kredit dengan termin

pembayaran yang berbeda-beda. Setiap perusahaan yang menjadi pelanggan PT

Satria Batam Sukses memiliki prosedur yang berbeda-beda khususnya pada

dokumentasi pengiriman seperti invoice dan delivery order (DO). Ketidaksamaan

prosedur ini terkadang menjadi kendala pada saat penagihan piutang perusahaan.

Padahal dalam penjualan kredit dokumentasi surat-surat pengiriman barang

merupakan bukti yang kuat untuk menagih piutang kepada pelanggan.

Permasalahan yang lain adalah sering terjadi keterlambatan pengiriman

invoice kepada pelanggan karena purchase order belum ditandatangani oleh

bagian yang berwenang dari perusahaan pelanggan PT Satria Batam Sukses. Hal

ini mengakibatkan masa pembayaran lewat dari termin yang sudah ditetapkan.

Keterlambatan pembayaran dan perubahan harga BBM solar industri yang terjadi

dua kali dalam sebulan yakni pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya

membuat perusahaan mengalami kemacetan dalam perputaran modal usaha.

PT Satria Batam Sukses bukan merupakan perusahaan besar dengan jumlah

karyawan sebanyak delapan orang. PT Satria Batam Sukses belum memiliki

 3

prosedur yang baku khususnya untuk penjualan kredit dan beberapa fungsi yang

seharusnya dipisahkan ditangani oleh orang yang sama.

Prosedur yang baik sangat dibutuhkan untuk meningkatkan profit

perusahaan. Adanya prosedur yang baik juga akan meningkatkan efektivitas

pekerjaan yang ada. Berdasarkan uraian di atas penulis tertarik untuk menerapkan

ilmu yang diperoleh oleh penulis dalam mata kuliah sistem informasi akuntansi

dan mata kuliah lainnya, maka penulis memilih judul “PROSEDUR

PENJUALAN KREDIT PADA PT SATRIA BATAM SUKSES” sebagai bahan

penelitian.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka permasalahan

yang dihadapi oleh perusahaan adalah sebagai berikut:

a. Terdapat keterlambatan dalam pengiriman invoice yang menyebabkan

penundaan penerimaan piutang

b. Satu karyawan menangani beberapa fungsi yang berbeda

c. Belum adanya prosedur baku untuk penjualan kredit di perusahaan

 BAB II

DASAR TEORI

2.1 Pengertian Prosedur

Menurut Baridwan (2009), prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani

(clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,

disusun untuk menjamin adanya pengakuan yang seragam terhadap transaksi-

transaksi perusahaan yang sering terjadi. Pengertian lain prosedur adalah suatu

urutan kegiatan klerikal, yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu

departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam

transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi, 2001).

2.2 Prosedur Penjualan Kredit

Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari

pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan) dan pencatatan

penjualan (Baridwan, 2009). Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian

dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi

dengan baik. Sama halnya untuk prosedur penjualan kredit yang juga melibatkan

banyak bagian dalam perusahaan dan sulit dipisahkan antara prosedur pencatatan

penjualan dan piutang karena keduanya berkaitan erat. Oleh karena itu, dapat

disimpulkan bahwa prosedur penjualan kredit ialah urutan kegiatan yang dimulai

dari pesanan pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur dan dilakukan

pencatatan penjualan dan piutang.

4
 5

2.1.1 Unit Organisasi

Menurut Baridwan (2009), prosedur melibatkan beberapa bagian dalam perusahan

dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-

bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah bagian pesanan penjualan,

bagian kredit, bagian gudang, bagian pengiriman, dan bagian billing. Fungsi dari

setiap bagian itu adalah sebagai berikut:

1. Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Department)

Fungsi pesanan penjualan pada perusahaan kecil dapat dipegang oleh

seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar

bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di

bawah bagian penjualan. Bagian pesanan penjualan mempunyai fungsi

sebagai berikut:

a. Mengawasi semua pesanan yang diterima

b. Memeriksa surat pesanan yang diterima dari langganan atau salesman

dan melengkapi informasi yang kurang yang berhubungan dengan

spesifikasi produk dan tanggal pengiriman

c. Meminta persetujuan penjualan kredit dari bagian kredit

d. Menentukan tanggal pengiriman. Apabila gudangnya lebih dari satu

menentukan dari gudang mana akan dilakukan pengiriman

e. Membuat surat perintah pengiriman (shipping orders) dan back orders

beserta tembusan-tembusannya

f. Membuat catatan mengenai pesanan-pesanan yang diterima dan

mengikuti pengirimannya sehingga dapat diketahui pesanan-pesanan

mana yang belum dipenuhi

 6

g. Mengadakan hubungan dengan pembeli mengenai barang-barang yang

dikembalikan oleh pembeli, membuat catatan dan mengeluarkan bukti

memorial (journal voucher) untuk bagian piutang

h. Mengawasi pengiriman barang-barang untuk contoh (sampel)

2. Bagian Kredit

Setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya

kredit harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat

memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat

oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya,

jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari

bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah

pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.

Namun terkadang, surat perintah pengiriman dari bagian pesanan

penjualan langsung didistribusikan pada masing-masing bagian yang

bersangkutan dan bagian kredit menerima satu lembar kemudian

menandatangani untuk persetujuan atau menolaknya. Apabila pesanan tidak

disetujui oleh bagian kredit maka bagian pesanan penjualan memberitahu

bagian pengiriman agar barang-barangnya tidak jadi dikirim. Prosedur ini

biasanya dilakukan untuk menyingkat waktu dan untuk pelanggan lama.

3. Bagian Gudang

Bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum

dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian

pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke pembeli.

4. Bagian Pengiriman
 7

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirim barang-barang pada pembeli.

Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman

yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali

barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang

dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk

retur pembelian.

5. Bagian Pembuatan Faktur atau Penagihan (Billing)

Tugas bagian pembuatan faktur adalah:

a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya.

b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai

c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam

faktur.

2.1.2 Formulir

Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintah

pengiriman (shipping order) dengan beberapa tembusan yang masing-masing

mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Formulir yang digunakan dalam prosedur

pembuatan faktur adalah faktur (invoice) beserta tembusan-tembusannya

(Baridwan, 2009).

Formulir-formulir di atas terkadang dibuat sendiri-sendiri, tetapi mungkin

juga pembuatannya dilakukan sekaligus.

1. Surat Perintah Pengiriman (Shipping Order)

Surat perintah pengiriman dan tembusan-tembusannya mempunyai fungsi

sebagai berikut:
 8

a. Tembusan pengiriman (shipping copy atau stock request copy)

Tembusan pengiriman (shipping copy atau stock request copy) adalah

tembusan yang dikirimkan ke bagian gudang agar disiapkan barang-

barang yang akan dikirim. Barang-barang dan tembusan ini dari bagian

gudang diserahkan ke bagian pengiriman.

b. Tembusan kredit (credit copy)

Tembusan kredit (credit copy) adalah tembusan yang diserahkan ke

bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.

c. Tembusan pemberitahuan (advice or acknowledgement copy)

Tembusan pemberitahuan (advice or acknowledgement copy) adalah

tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai pemberitahuan bahwa

pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.

d. Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy)

Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy) adalah tembusan

yang berisi informasi yang sama dengan surat perintah pengiriman,

membuatnya bisa merupakan tembusan surat perintah pengiriman atau

dibuat terpisah. Bill of lading ini bisanya dibuat rangkap 3, dua lembar

diserahkan pada pengangkut, satu lembar dimintakan tanda tangan pada

pengangkut sebagai tanda terima barang.

e. Tembusan barang (packing slip)

Tembusan barang (packing slip) adalah tembusan yang dimasukkan

dalam bungkusan barang yang dikirim pada pembeli

f. Tembusan untuk arsip (journal or register copy)

 9

Tembusan untuk arsip (journal or register copy) adalah tembusan yang

disimpan urut nomor. Arsip ini disimpan sampai tembusan pengiriman

diterima kembali dari bagian pengiriman.

g. Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi

(unfilled order copy)

Tembusan untuk mengawasi pesanan-pesanan yang belum dipenuhi

(unfilled order copy) adalah tembusan yang disimpan sesuai abjad nama

pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan (mengetahui)

pesanan-pesanan mana yang belum dapat dipenuhi.

2. Faktur (Invoice)

Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembusan yang masing-masing

mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Tembusan untuk langganan

Lembar pertama dan satu atau dua tembusan, tergantung pada permintaan

pembeli.

b. Tembusan untuk piutang

Tembusan yang dipakai sebagai dasar (media) untuk mendebit rekening

buku pembantu piutang. Di ledgerless bookkeeping media ini tidak

dicatat, tetapi disimpan dalam map yang fungsinya sebagai buku

pembantu piutang.

c. Tembusan distribusi

Tembusan yang digunakan untuk mengkredit rekening penjualan yang

dirinci sesuai dengan klasifikasinya, menghitung harga pokok penjualan

dan menghitung komisi salesman.

 10

d. Tembusan pemberitahuan (advice copy)

Tembusan yang diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa

faktur sudah dikirim sehingga salesman dapat menghitung berapa komisi

yang akan diterimanya.

2.1.3 Catatan Akuntansi yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem

penjualan kredit adalah:

1. Jurnal Penjualan

Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan

kredit maupun penjualan tunai.

2. Kartu Piutang

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

3. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi

setiap jenis persediaan.

4. Kartu Gudang

Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan

persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

5. Jurnal Umum

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang

dijual selama periode akuntansi tertentu

 11

2.1.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Menurut Mulyadi (2001), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan

kredit adalah sebagai berikut:

1. Prosedur order penjualan

Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi

penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat

surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lain

untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam

melayani order dari pembeli

2. Prosedur persetujuan kredit

Fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari

fungsi kredit

3. Prosedur pengiriman

Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan

informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari

fungi pengiriman

4. Prosedur penagihan

Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada

pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi

penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order

pengiriman

5. Prosedur pencatatan piutang

 12

Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu

piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen

tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang

6. Prosedur distribusi penjualan

Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang

diperlukan oleh manajemen

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang

dijual dalam periode akuntansi tertentu

2.2 Pengendalian Internal

2.2.1 Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian internal dalam artian sempit ialah pengecekan penjumlahan, baik

penjumlahan mendatar (crossfooting) maupun penjumlahan menurun (footing),

dan dalam artian yang luas, pengendalian internal tidak hanya meliputi pekerjaan

pengecekan tetapi meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk

mengadakan pengawasan (Baridwan, 2009). Menurut Mulyadi (2001) sistem

pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,

manajemen dan personel lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan

memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yakni kendala pelaporan

keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan perundangan yang berlaku,

efektivitas dan efisiensi operasi.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas tentang pengendalian internal,

kita dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan bentuk

 13

pengawasan yang harus dilakukan oleh pihak manajemen untuk melindungi aset

perusahaan dari tindakan yang dapat merugikan perusahaan.

2.2.2 Tujuan Pengendalian Internal

Tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi (2001) terbagi atas dua yaitu:

1. Menjaga kekayaan perusahaan

a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang

telah ditetapkan.

b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan

dengan kekayaan yang sesungguhnya.

2. Mengecek ketelitian dan kendala akuntansi

a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan

b. Pencatatan transaksi yang terjadi tercatat dengan benar di dalam catatan

akuntansi perusahaan

2.2.3 Struktur dan Komponen Pengendalian Internal

Struktur pengendalian internal menurut Jusup (2001) terdiri atas lima komponen

yaitu:

a. Lingkungan pengendalian

Lingkungan pengendalian mempengaruhi suasana suatu organisasi,

mempengaruhi kesadaran tentang pengendalian kepada orang-orangnya dan

merupakan landasan bagi komponen-komponen pengendalian lainnya

dengan menciptakan disiplin dan struktur.

b. Perhitungan risiko
 14

Perhitungan risiko merupakan identifikasi, analisis dan pengelolaan risiko

suatu perusahaan berkenaan dengan penyusunan laporan keuangan yang

disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi berlaku umum.

c. Informasi dan komunikasi

Sistem informasi berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan yang

mencakup sistem akuntansi dan komunikasi menyangkut pemberian

pemahaman yang jelas tentang peran serta tanggung jawab masing-masing

individu.

d. Aktivitas pengendalian

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu

meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Hal ini dilakukan

dengan beberapa cara:

1) Pengendalian pengolahan informasi

2) Pembagian tugas

3) Pegawasan fisik

4) Review kinerja

e. Pemonitoran

Pemonitoran (monitoring) adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja

struktur pengendalian internal sepanjang masa.

Menurut Suwardjono (2003), sistem akuntansi yang andal dapat menjamin

reliabilitas data kalau sistem akuntansi tersebut dibangun di dalam suatu struktur

pengendalian internal yang kondusif. Struktur pengedalian internal yang terbentuk

untuk suatu perusahaan terdiri atas lima komponen yaitu:

a. Iklim pengendalian (control environment)

 15

b. Tanggapan manajemen terhadap risiko (risk assessment)

c. Kegiatan pengendalian (control activities)

d. Sistem informasi dan komunikasi (information and commnication)

e. Pemantauan (monitoring)

2.2.4 Unsur Pengendalian Internal

Menurut Mulyadi (2001), ada tiga unsur pokok dari pengendalian internal yang

diterapkan dalam sistem penjualan kredit yaitu:

1. Organisasi

Saat merancang organisasi yang berkaitan dengan sistem penjualan kredit,

unsur pokok sistem pengendalian internal dijelaskan sebagai berikut:

a. Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kredit

Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan internal terhadap

transaksi penjualan kredit sehingga risiko piutang tidak tertagih dapat

dikurangi.

b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit

Catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta

kekayaan perusahaan dalam bentuk piutang dapat dijamin keamanannya

dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut.

c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas

Pemisahan kedua fungsi pokok ini bertujuan untuk mencegah terjadinya

manipulasi catatan piutang yang dikenal dengan julukan lapping.

Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang

 16

terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari

piutang berada di tangan satu karyawan.

d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari

satu fungsi

Setiap transaksi harus dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu

karyawan atau lebih dari satu fungsi. Setiap pelaksanaan transaksi yang

menggunakan pengendalian internal akan menciptakan pengecekan

internal (intern check) yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang

satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan

oleh yang memiliki wewenang untuk itu pada dokumen sumber atau

dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan

akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.

a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan

menggunakan formulir surat order pengiriman.

b. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan

membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan

surat order pengiriman).

c. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman

dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim”

pada copy surat order pengiriman.

 17

d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang dan

potongan penjualan berada di tangan pejabat yang berwenang dengan

penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.

e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan

membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan.

f. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen

sumber yang dilampirkan dengan dokumen pendukung yang lengkap.

Pencatatan terjadinya piutang didasarkan atas faktur penjualan yang

didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.

g. Pencatatan ke dalam akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang

diberi wewenang untuk itu.

3. Praktik yang sehat

a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak. Hal ini bertujuan agar dapat

dipertanggungjawabkan oleh yang memiliki wewenang untuk

menggunakan formulir tersebut

b. Secara periodik fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang

kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang

diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

c. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening

control piutang dalam buku besar.

2.3 Manajemen Piutang

Menurut Atmaja (2008) manajemen piutang dimulai dengan keputusan apakah

perusahaan akan memberikan kredit atau tidak, kemudian piutang yang timbul
 18

harus dimonitor agar tidak melebihi batas yang diijinkan. Tingkat piutang yang

tinggi akan mengurangi keuntungan dari penjualan.

Kebijakan penjualan kredit merupakan pedoman yang ditempuh oleh

perusahaan dalam menentukan apakah kepada seorang langganan akan diberikan

kredit dan kalau diberikan berapa banyak atau berapa jumlah kredit yang akan

diberikan tersebut (Syamsuddin, 2011). Adapun faktor-faktor utama yang harus

dipertimbangan apabila perusahan bermaksud untuk mengubah standar kredit

yang diterapkan adalah:

a. Biaya-biaya administrasi

b. Investasi dalam piutang

c. Kerugian piutang (bad debt expense)

d. Volume penjualan

Menurut Syamsuddin (2011), apabila perusahaan sudah menetapkan standar

kredit yang akan diterapkan, maka harus dikembangkan suatu prosedur untuk

menilai siapa atau langganan-langganan mana yang akan diberikan kredit yang

disebut analisa kredit yang dikenal dengan 5C, yaitu:

1. Character menggambarkan keinginan atau kemauan para pembeli untuk

memenuhi kewajiban-kewajiban seseuai dengan persyaratan yang sudah

ditetapkan oleh perusahaan

2. Capacity menggambarkan kemampuan seorang langganan untuk

memenuhi kewajiban-kewajiban finansialnnya

3. Capital menunjukan kekuatan financial calon langganan terutama dengan

melihat jumlah modal sendiri yang dimiliki

 19

4. Collateral menggambarkan jumlah aktiva yang dijadikan sebagai barang

jaminan oleh calon langganan.

5. Conditions menggambarkan keadaan ekonomi secara umum dan

pengaruhnya atas kemampuan perusahaan calon langganan dalam

memenuhi kewajiban-kewajibannya.
 BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1 Sejarah Singkat PT Satria Batam Sukses

PT Satria Batam Sukses didirikan pada tanggal 3 Mei 2008, yang beralamat

kantor di Ruko Town House Anugrah Park Nomor 12–13A Bengkong Palapa I

serta gudang penyimpanan yang berada di Jl. Palma Tanjung Uncang. PT Satria

Batam Sukses didirikan dengan Akta Notaris Nomor 16 pada tanggal 3 Mei 2008

yang dibuat dihadapan Notaris Yondri Darto, SH.

Tahun 2011 terjadi perubahan struktur personalia/kepemilikan PT Satria

Batam Sukses melalui Akta Notaris Nomor 27 tertanggal 12 Juli 2011 yang dibuat

dihadapan Notaris Anly Cenggana, SH. Namun kegiatan operasional tetap

berjalan hingga saat ini.

Jenis perizinan yang dimiliki oleh PT Satria Batam Sukses sebagai legalitas

berdirinya perusahaan yaitu:

1) Akta Pendirian Nomor 16 tanggal 3 Mei 2008

2) Akta Perubahan Nomor 27 tanggal 12 Juli 2011

3) Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia

Nomor AHU-41949.AH.01.02 Tahun 2011

4) Surat Izin Domisili Nomor 007/BTJ/IX/2012 tanggal 6 September 2012

oleh Camat Batu Aji

5) Surat Izin Domisili Nomor 225/517/BL/VI/2014 tanggal 16 Juni 2014 oleh

Camat Bengkong

20
 21

6) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 01777/Perindag-

BTM/PK/XI/2011 tanggal 7 November 2011 oleh Dinas Perindag ESDM

Kota Batam

7) Tanda Daftar Perusahaan Nomor 33.10.1.82.06614 oleh Walikota Batam

8) NPWP Nomor 02.831.478.9.215.000 tanggal 14 Mei 2008 oleh Kantor

Pelayanan Pajak Kota Batam

9) Surat Keterangan Terdaftar Nomor PEM-1490/WPJ.02/KP.0803/2011

tanggal 3 Agustus 2011 oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia

10) Rekomendasi Penunjukan Penyalur BBM Non Subsidi Nomor

91/Disperindagesdm_ESDM.2/X/2011 tanggal 7 Oktober 2011 oleh Dinas

Perindag ESDM

11) Surat Keterangan Penyalur Nomor 5596/Ket/15/DMO/2014 tanggal 1 Juli

2014 oleh Dirjen Minyak dan Gas Bumi

12) Surat Izin Gangguan Nomor 122/SIG/BPMPTSP-BTM/II/2015 tanggal 17

Februari 2015 oleh Bapedal Kota Batam

13) Rekomendasi Persetujuan Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL)

dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL) Nomor

228/BAPEDAL/REKOM/UKL-UPL/XII/2014 tanggal 19 Desember 2014

oleh Bapedal Kota Batam

14) Surat Izin Lingkungan Nomor 015/IL/BPMPTSP-BTM/I/2015 tanggal 16

Januari 2015 oleh Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu

Satu Pintu Kota Batam

15) Surat Pengangkatan Penyalur Nomor 067/JE-SBS/SPP/VIII/2014 tanggal 24

Agustus 2014 oleh PT Jagad Energy

 22

16) Surat Kuasa Pelaksanaan Kegiatan Bunker Nomor 052/JE-SBS/SKS/II/2012

tanggal 23 Februari 2012 oleh PT Jagad Energy

17) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HR Nomor

225/DPP/MET/KHP/IV/2014 tanggal 25 April 2014 oleh Unit Pelaksana

Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau

18) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HS Nomor

621/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit

Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau

19) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HP Nomor

620/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit

Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau

3.2 Visi, Misi PT Satria Batam Sukses

Visi dan misi didirikannya PT Satria Batam Sukses ialah sebagai distributor yang

dapat menyuplai kebutuhan bahan bakar minyak (BBM) solar industri di wilayah

Kota Batam pada khususnya dan Kepulauan Riau pada umumnya. Selain itu PT

Satria Batam Sukses selalu berusaha untuk memberikan kepuasan bagi seluruh

konsumennya.
 23

3.3 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses

FABER SIDABUTAR
Director

JONSON SAMOSIR
General Manager

LAMHOT SINAGA WINDA TRIMARINA

Manager Operations Finance

RAGIL DAVID SIDABUTAR ZESSY SIJABAT

Storeman SANDO SIDABUTAR Admin
AMOS SITUMORANG
Driver

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses

Sumber: PT Satria Batam Sukses

Adapun deskripsi pekerjaan dari setiap jabatan yang terdapat dalam struktur

organisasi yaitu :

1. Director

a. Bertugas mengawasi serta mengurusi aset perusahaan

b. Bertugas Menunjuk, mengangkat serta memberhentikan karyawan

c. Bertanggungjawab atas setiap keputusan yang telah diambil serta strategi

yang ditetapkan perusahaan

d. Mengesahkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan usaha

 24

2. General Manager

d. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional baik di lapangan

maupun di kantor

e. Bertugas sebagai perwakilan dari director dalam setiap pertemuan dengan

pelanggan

f. Mengevaluasi kinerja semua karyawan dan melaporkan kepada director

3. Manager Operations

a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional di lapangan

b. Bertugas melaporkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan maupun yang

sudah dikerjakan kepada general manager

c. Mengawasi kinerja driver dan storeman

4. Finance

a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan yang terjadi di kantor khususnya

untuk keuangan perusahaan

b. Bertugas membuat laporan keuangan setiap bulannya

c. Bertanggungjawab atas kas yang dikeluarkan untuk kegiatan operasional

perusahaan

5. Storeman

b. Bertanggungjawab atas penerimaan maupun pengeluaran barang dari

gudang

c. Bertugas membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran barang

d. Bertugas menjaga kebersihan gudang

6. Driver

a. Bertugas mengantarkan barang ke pelanggan

 25

b. Bertanggungjawab atas barang yang diantarkan ke pelanggan

c. Bertugas memeriksa semua kendaraan operasional perusahaan

7. Admin

a. Bertangungjawab atas dokumen-dokumen perusahan termasuk dokumen

pengiriman barang

b. Bertugas mengirimkan quotation setiap periodenya kepada pelanggan

c. Bertugas membuat laporan loket setiap bulannya

3.4 Ruang Lingkup Usaha PT Satria Batam Sukses

PT Satria Batam Sukses bergerak dalam bidang menyuplai bahan bakar minyak

(BBM) berjenis solar industri ke perusahaan yang biasa digunakan untuk

penggunaan genset, alat-alat berat, mesin-mesin produksi dan boiler. Selain itu PT

Satria Batam Sukses juga melakukan kegiatan pengisian bahan bakar minyak

berjenis solar industri untuk kapal (bunkering) di darat yang dalam proses repair

ataupun berlabuh untuk bongkar muat.

 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Kerja

4.1.1 Lokasi Unit Kerja

Penulis mendapatkan kesempatan untuk melakukan kegiatan magang industri di

PT Satria Batam Sukses yang beralamat di Ruko Town House Anugrah Park No.

12–13A di bawah bagian keuangan dan ditempatkan di posisi administrasi.

4.1.2 Rincian Tugas

Selama magang yang menjadi tugas penulis sehari-harinya ialah:

Proses penjualan kredit:

1. Mencetak surat penawaran (quotation) setiap pergantian periode perubahan

harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya

2. Meminta tanda tangan untuk surat penawaran yang sudah dicetak ke bagian

keuangan sebagai bentuk otorisasi

3. Surat penawaran yang sudah diotorisasi dikirimkan ke pelanggan yang

bersangkutan via email ataupun fax

4. Menerima surat pesanan (purchase order) dari pelanggan

5. Meminta otorisasi atas surat pesanan tersebut ke bagian keuangan

6. Menjadwalkan pengiriman barang atas surat pesanan yang sudah masuk

(berkoordinasi dengan kepala operasional dan supir)

7. Mencetak invoice dan delivery order dan menginput ke dalam daftar

penjualan

26
 27

8. Menyerahkan invoice, delivery order dan purchase order ke kepala

operasional ataupun supir

9. Menerima kembali rangkapan invoice, delivery order dan purchase order

setelah pengiriman direalisasikan

10. Memisahkan rangkapan yang sudah diterima untuk diarsipkan (lembaran

kuning) dan untuk lampiran penagihan piutang (lembaran hijau)

11. Mencetak kwitansi dan menggabungkannya dengan lembaran hijau

kemudian menyimpannya dalam map file khusus piutang perusahaan

Tugas lain yang diberikan kepada penulis adalah:

1. Saat adanya pembayaran dari pelanggan, menyerahkan kwitansi yang

sudah dilengkapi dengan materai 6.000 dan distempel beserta bukti

penerimaan kas dengan lampiran lembaran hijau kemudian menyerahkan

ke bagian penagihan

2. Menyiapkan dokumen untuk pengurusan pajak kendaraan perusahaan

3. Menyiapkan dokumen untuk perpanjangan surat-surat yang menjadi

legalitas perusahaan

4. Membuat laporan kas loket pembayaran online

 28

Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

Mulai

Mencetak
Quotation

Harga Tidak Merevisi

Sesuai Quotation

Ya
Selesai
Mengirimkan
ke pelanggan

Menerima Memisahkan dokumen :

purchase order 1. Lampiran penagihan
piutang
2. Arsip

Harga Tidak
Sesuai
Menerima
Ya dokumen dari
bag. Operasional
Menjadwalkan
pengiriman

Menyerahkan
Info ke bagian Mencetak invoice & dokumen ke bag.
operasional delivery order Operasional

Menginput ke daftar
penjualan dan daftar Arsip
piutang

Gambar 4.1 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

Sumber: Hasil olahan sendiri
 29

4.1.3 Tanggung Jawab

Tanggung jawab penulis selama proses magang adalah mencetak quotation,

meminta otorisasi atas quotation dan mengirimkan quotation tersebut kepada

pelanggan setiap pergantian periode yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap

bulannya, mencetak invoice, delivery order dan kwitansi sesuai dengan nomor

urutnya dan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan.

4.1.4 Target yang Diharapkan

Target yang diharapkan oleh perusahaan adalah setiap pelanggan selalu

mendapatkan quotation terbaru tepat waktu untuk meningkatkan penjualan,

dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan seperti invoice, delivery

order ataupun quotation tersusun sesuai dengan penomorannya untuk mencegah

masalah yang akan terjadi dikemudian hari. Selama kegiatan magang ini penulis

dapat membandingkan ilmu yang telah diperoleh dari kegiatan perkuliahan

dengan praktek kerja di lapangan, dan memperoleh keahlian baru yaitu

berinteraksi dengan pelanggan serta mengatur berbagai administrasi yang ada di

perusahaan.

4.2 Deskripsi Alat dan Produk

4.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan

Selama kegiatan magang di perusahaan, penulis menggunakan perangkat-

perangkat berikut ini:

1. Komputer
 30

Digunakan untuk memasukkan data-data menggunakan fasilitas Microsoft

Office seperti Microsoft Office Word dan Microsost Office Excel.

2. Mesin fax

Digunakan mengirimkan surat penawaran atau dokumen lainnya ke

perusahaan yang menginginkan dokumen tersebut dalam waktu yang cepat

3. Mesin scanner

Digunakan mengcopy dokumen dan membuatnya dalam bentuk soft copy

agar bisa dikirm via email

4. Mesin foto copy

Digunakan untuk memfoto copy dokumen yang dibutuhkan

5. Printer

Digunakan untuk mencetak dokumen dalam bentuk hard copy

6. Pesawat telepon

Digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan

4.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan

Data dan dokumen yang akan diolah penulis selama proses magang ialah data

penjualan serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan kredit seperti

quotation, purchase order, invoice dan delivery order.

4.3 Pembahasan

4.3.1 Prosedur Penjualan Kredit di PT Satria Batam Sukses

Berikut prosedur penjualan kredit di PT Satria Batam Sukses yang dirangkum

oleh penulis:
 31

a. Bagian Administrasi

1. Setiap periode perubahan harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas

setiap bulannya, bagian administrasi membuat surat

penawaran/quotation.

2. Quotation tersebut diserahkan ke bagian keuangan/finance untuk

diperiksa. Jika sudah sesuai, maka bagian finance akan memberikan

otorisasi (tanda tangan) dan menyerahkannya kembali ke bagian

administrasi. Jika ada perubahan, maka akan dikembalikan ke bagian

administrasi untuk dicetak ulang.

3. Quotation yang sudah sesuai akan dikirimkan bagian ke customer

melalui email ataupun fax.

4. Kemudian customer akan mengirimkan surat orderan/purchase order

melalui email ataupun fax yang diterima oleh bagian administrasi.

5. Bagian administrasi akan memeriksa purchase order tersebut sesuai

dengan quotation yang sudah dikirimkan. Jika ada perbedaan, maka

bagian administrasi harus mengkonfirmasi purchase order tersebut

kepada pelanggan.

6. Apabila telah sesuai bagian administrasi akan meminta otorisasi

pengakuan/acknowledgement atas purchase order tersebut ke bagian

finance, lalu mengirimkan kembali kepada pelanggan.

7. Selanjutnya bagian administrasi akan menginformasikan pengiriman

barang sekaligus menanyakan armada mana yang akan digunakan ke

bagian operasional.
 32

8. Bagian administrasi akan menginput ke dalam daftar penjualan barang

dan menyiapkan dokumen yang akan dibawa pada saat pengiriman,

yaitu delivery order, invoice dan copy purchase order.

9. Bagian administrasi akan menyerahkan semua dokumen tersebut ke

bagian operasional. Saat keadaan urgent biasanya customer hanya

mengirimankan purchase order berupa draft ataupun memo sehingga

pada saat pengiriman berlangsung invoice tidak dapat langsung

diserahkan ke bagian accounting pelanggan, dan sebagian customer

lokasi store dan office terpisah sehingga invoice juga tidak dapat

langsung diserahkan. Jika salah satu ataupun kedua keadaan tersebut

terjadi, maka bagian administrasi hanya menyerahkan delivery order

dan copy purchase order ke bagian operasional.

10. Setelah pengiriman barang direalisasikan, maka bagian administrasi

akan menerima delivery order (kuning dan hijau) dan invoice (kuning

dan hijau) dari bagian pengiriman.

11. Jika purchase order masih berupa draft ataupun memo, maka bagian

administrasi harus menghubungi pembeli agar mengirimkan official

purchase order segera

12. Jika official purchase order telah dikirimkan, maka bagian

administrasi harus mencetak invoice. Kemudian invoice dan delivery

order (putih) diserahkan kepada general manager untuk diantarkan

kepada pembeli

13. Sisa rangkapan invoice yang berwarna kuning dan hijau diserahkan

general manager ke bagian administrasi.

 33

14. Bagian administrasi akan memisahkan dokumen untuk arsip dan

dokumen untuk pelunasan tagihan. Dokumen arsip terdiri dari

rangkapan invoice berwarna kuning, rangkapan delivery order

berwarna kuning serta official purchase order. Dokumen untuk

pelunasan tagihan terdiri dari kwitansi (yang dicetak bagian

administrasi), rangkapan invoice berwarna hijau, rangkapan delivery

order berwarna hijau serta copy purchase order. Dokumen arsip

disimpan tempat file berdasarkan nomor urutnya. Dokumen pelunasan

tagihan disimpan di map tagihan per customer.

15. Ketika ada tagihan yang sudah jatuh tempo, maka bagian administrasi

atau bagian finance akan menghubugi pelanggan untuk menanyakan

kapan tagihannya tersebut bisa dijemput.

16. Ketika akan ada pelunasan tagihan dari pelanggan, maka bagian

administrasi akan menyiapkan dokumen untuk pelunasan (kwitansi

ditempeli materai 6000 serta distempel) dan melampirkan bukti

penerimaan kas, lalu menyerahkannya ke general manager.

b. Bagian Keuangan

1. Bagian Keuangan akan memeriksa quotation yang sudah dibuat

bagian administrasi. Jika sudah sesuai, maka bagian finance akan

memberikan otorisasi (tanda tangan) dan menyerahkannya kembali ke

bagian administrasi.

2. Selanjutnya jika ada purchase order yang masuk, maka bagian

keuangan akan mengotorisasinya jika sudah sesuai

 34

3. Ketika pelunasan tagihan atau piutang, maka bagian keuangan akan

menerima resi kliring cek beserta bukti penerimaan kas dari general

manager

c. Bagian Operasional/Pengiriman

1. Bagian operasional menerima informasi akan adanya pengiriman ke

pelanggan kemudian menyiapkan armada yang akan digunakan dan

menyampaikan ke bagaian gudang/store bahwa akan ada pengeluaran

barang dari gudang.

2. Setelah bagian operasional menerima dokumen tersebut, maka bagian

operasional bersama bagian store akan memuat/loading barang ke

armada sesuai dengan kuantitas yang diminta lalu memasang

segelnya.

3. Kemudian bagian operasional akan melakukan pengiriman barang.

Setelah bongkar muat barang dari armada ke tangki penyimpanan

customer, maka bagian operasional akan meminta tanda tangan serta

cap di delivery order pada pihak penerima barang sebagai bukti bahwa

barang sudah diterima dengan baik sesuai dengan permintaan.

Rangkapan delivery order yang berwarna merah muda diberikan

kepada pihak penerima barang.

d. Bagian Gudang/Store

1. Bagian gudang akan memeriksa stok barang dan menyiapkan

segel/seal yang akan digunakan.

2. Selanjutnya bagian gudang akan memuat barang ke dalam armada

bersama dengan bagian operasional

 35

e. General Manager

1. General manager akan mengantarkan invoice dan delivery order yang

berwarna putih kepada pelanggan. Pihak penerima akan mendatangani

invoice dan akan mengambil yang berwarna putih (terkadang yang

merah muda juga diambil) serta delivery order yang berwarna putih.

2. General manager yang akan mendatangani kwitansi pelunasan

tersebut, kemudian menyerahkan kwitansi tersebut ke pelanggan

setelah menerima cek yang sesuai dengan pembayarannya. Kemudian

pihak pelanggan akan mendatangani bukti penerimaan kas.

3. General manager akan mengkliring cek yang diterima ke rekening

perusahaan. Resi kliring, bukti penerimaan kas serta rangkapan

dokumen penagihan diserahkan ke bagian keuangan untuk diproses

pencatatan pelunasannya.

4.3.2 Bagian Terkait Prosedur Penjualan Kredit

Adapun bagian-bagian terkait prosedur penjualan kredit pada PT Satria Batam

Sukses agar mempermudah pengawasan, yaitu:

a. Bagian Administrasi adalah bagian yang mengurusi semua dokumen terkait

penjualan kredit

b. Bagian Keuangan adalah bagian yang memberikan otorisasi atas kredit

penjualan

c. Bagian Store adalah bagian yang memeriksa ketersediaan barang dagang,

bertangung jawab atas keluar masuk barang

d. Bagian Operasional adalah bagian yang melakukan pengiriman barang ke

customer
 36

e. General Manager adalah pihak yang berwenang atas pelunasan tagihan

pelanggan

4.3.3 Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penjualan Kredit

Dokumen yang digunakan dalam prosedur penjulan kredit di PT Satria Batam

Sukses adalah:

1. Quotation/surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh PT Satria

Batam Sukses yang dikirimkan ke pelanggan setiap perubahan harga yaitu

pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya sebagai bentuk

pembaharuan/update harga

2. Purchase Order (PO)/surat orderan adalah surat yang dikeluarkan oleh

pihak pelanggan dari PT Satria Batam Sukses sebagai bentuk perintah resmi

untuk mengirimkan barang sesuai dengan yang tertera dalam surat.

Terkadang pada saat urgent, purchase order yang dikeluarkan masih berupa

draft ataupun memo. PT Satria Batam Sukses harus menandatangani

purchase order tersebut dan mengirimkan kembali ke pelanggan sebagai

bentuk pengakuan/acknowledgement.

3. Delivery Order (DO) adalah bukti tanda terima barang yang dikeluarkan

oleh PT Satria Batam Sukses yang ditandatangi oleh pihak penerima barang

dari pihak pelanggan. Terdiri dari empat lembar yaitu putih (asli) untuk

lampiran penagihan, merah muda untuk bagian penerima barang, kuning

untuk arsip dan hijau lampiran pelunasan tagihan.

4. Invoice/Faktur adalah dokumen penagihan kepada pelanggan yang terdiri

dari empat lembar yaitu putih (asli) untuk bagian accounting pelanggan,
 37

merah mudah untuk lampiran ke pelanggan, kuning untuk arsip dan hijau

lampiran pelunasan tagihan.

5. Kwitansi adalah bukti pelunasan tagihan pelanggan yang ditandatangani

oleh general manager. Terdiri dari dua lembar putih (asli) yang bermaterai

6000 diserahkan kepada pelanggan, merah muda lampiran pelunasan

tagihan.

6. Bukti penerimaan kas adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti

penerimaan kas perusahaan yang ditandatangi oleh pihak yang menyerahkan

dana tersebut

4.3.4 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

Pihak perusahaan seharusnya membakukan flowchart dari prosedur penjualan

kredit agar mempermudah pembagian tugas dan mempermudah pengawasan

internal. Penyusunan sebuah prosedur dalam bentuk flowchart atau bagan alir

untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi

berulang-ulang (Mulyadi, 2001).

Flowchart berikut merupakan hasil olahan penulis untuk prosedur penjualan

kredit sebagai usulan bagi perusahaan. Penulis membuat perubahan di bagian

otorisasi kredit yang mana di perusahaan dilakukan oleh bagian keuangan, akan

tetapi dalam flowchart ini dilakukan oleh general manager. Penulis juga

mengusulkan untuk menambahkan dokumen tembusan pengiriman sebagai bukti

pengambilan barang dari gudang.

 Bagian Administrasi

Mulai 2 4 10
8
Copy PO

Mencetak Quotation Mengirim 4

quotation pengakuan 3
4
atas PO DO
3
Quotation Mengirim 2
ke Menghubun
1
4
pelanggan gi bagian Invoice
3
pengiriman
Invoice
1
Menerima 4
Purchase 3
order Menyiapkan
dokumen 1 Kwitansi
untuk DO
pengiriman
Purchase
Order
4 Official PO
Menginput ke
3
daftar Disimpan
3 2
penjualan dalam map N
1 khusus
DO piutang
Surat Tembusan
Pengiriman
9 11
5
Copy PO

Gambar 4.2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses

Sumber: Hasil olahan sendiri 38
Bagian Administrasi (Lanjutan) Bagian Keuangan

3 14
11

Tagihan DO
Tidak Bag. Adm
Jatuh Harga Konfirmasi ke
Tempo Sesuai Invoice
pelanggan
Bukti
Penerimaan Kas
Ya
DO Resi Kliring
Memberikan
Invoice Otorisasi
Bukti
Penerimaan Kas
Mencatat
Kwitansi Pelunasan
Piutang
4

12
Selesai

Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses

(Lanjutan) 39
 General Manager

1 9 12 13

DO Cek di Kliring
Tidak Dikembalikan ke 4 ke Rekening
Harga bag. Adm untuk Perusahaan
Sesuai 3 Invoice
dicetak ulang
2 Bukti
Penerimaan Kas
Ya 1
Invoice Kwitansi DO
Memberikan
Otorisasi Invoice
Bukti
4 Penerimaan Kas
Kwitansi Cek
3 Resi Kliring
1
2 DO
Menerima Cek
&
Menyerahkan 14
Kwitansi
Official PO

Bukti
penerimaan
Kas dittd oleh
pelanggan

Diserahkan
ke Bag.
10 Accounting
customer 13

Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses

(Lanjutan)
40
 Bagian Pengiriman/Operasional Bagian Gudang

5 6 Menerima
Info
pengiriman
Menerima Barang
dokumen diterima
pengiriman
Mengecek
Stok Barang

Menyiapkan 4
armada
3
2 Bersama Menyiapkan
1 dengan Segel
Surat Tembusan DO barang
Pengriman

Bagian
Surat Tembusan
gudang
Pengiriman
Diserahkan pelanggan N
ke bag.
gudang

Pengiriman Barang
Barang selesai dimuat
dimuat

Copy PO
4
Melakukan
pengiriman 3
1
DO

6 8

Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Satria Batam Sukses

(Lanjutan)
41
 42

4.3.5 Analisis Prosedur Penjualan Kredit pada PT Satria Batam Sukses

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis terhadap prosedur penjualan

kredit bahan bakar minyak (BBM) solar industri pada PT Satria Batam Sukses,

maka penulis akan mengungkapkan beberapa analisis perbadingan dengan teori,

yaitu:

a. Pemisahan Fungsi
Serangkaian kegiatan prosedur penjualan kredit yang terjadi di PT Satria

Batam Sukses sudah dilakukan lebih dari satu orang, tetapi ada beberapa

fungsi ditangani oleh bagian yang sama. Bagian keuangan PT Satria Batam

Sukses menangani tiga fungsi sekaligus yaitu fungsi akuntansi, fungsi kredit

dan fungsi kas. Penanganan ketiga fungsi tersebut oleh satu orang akan

mengurangi tingkat keandalan serta ketelitian pekerjaan yang ada serta akan

memperbesar peluang kecurangan penerimaan dan pengeluaran kas. Di lain

sisi jika ketiga fungsi tersebut harus dipisahkan, maka perusahaan harus

melakukan perekrutan tenaga kerja sebanyak dua orang. Perekrutan tenaga

kerja ini akan menambah biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan pihak

perusahaan setiap bulannya dan akan mengurangi laba perusahaan (Jusup,

2014).

b. Prosedur Dokumentasi

Dokumentasi yang dilakukan PT Satria Batam Sukses dalam prosedur

penjualan kredit sudah cukup memadai, seperti quotation, purchase order

dari customer, delivery order, invoice dan kwitansi. Akan tetapi dalam

quotation sebaiknya ditambahkan bagian tandatangan untuk perusahaan

pelanggan sebagai bentuk acknowlegdement/pengakuan persetujuan atas

 43

quotation yang disampaikan. Dokumentasi yang belum ada di perusahaan

adalah surat tembusan pengiriman untuk bagian gudang sebagai bukti

pengambilan barang dari gudang. Hal ini bertujuan sebagai bentuk

pengendalian internal atas barang dagang yang ada di gudang.

Gambar 4.3 Contoh Form Pengambilan Barang

Sumber: Hasil olahan sendiri
c. Manajemen Piutang Perusahaan

Penundaan penerimaan piutang yang terjadi di PT Satria Batam Sukses pada

awalnya terjadi dikarenakan pihak manajemen tidak mempertimbangkan

dengan baik keputusan pemberian kredit kepada pelanggannya. Hal ini

terlihat dari tidak pernahnya perusahaan melakukan penilaian terhadap

semua pelanggannya. Selain itu perusahaan juga tidak membatasi jumlah

piutang kepada setiap pelanggannya, sehingga menyebabkan banyak piutang

yang macet pembayarannya. Disisi lain, PT Satria Batam Sukses juga tidak

tegas dalam surat penawaran/quotation yang disampaikan kepada

pelanggannya. Pada quotation terdapat catatan bahwa pembayaran

dilakukan tiga puluh hari setelah pengantaran direalisasikan, yang berarti

 44

pembayaran harus dilakukan tiga puluh hari setelah delivery order

ditandatangani. Akan tetapi yang terjadi adalah para pelanggan menghitung

termin waktu pembayaran dimulai dari pada saat diterimanya invoice.

Padahal pengiriman invoice sering tertunda akibat perusahaan belum

menerima official purchase order dari pelanggan. Tidak adanya tanda

tangan atau otorisasi dari yang berwenang pihak customer pada quotation

mengakibatkan PT Satria Batam Sukses harus mengikuti aturan dari

perusahan pelanggannya. Apabila dalam surat penawaran tersebut terdapat

otorisasi, maka hal tersebut menjadi bukti pengakuan/acknowledgement

persetujuan atas quotation yang disampaikan. Sehingga pelanggan akan

tetap mengikuti persyaratan kredit yang disampaikan oleh perusahaan dan

kedepannya tidak ada lagi penundaan penerimaan piutang.

Gambar 4.4 Quotation PT Satria Batam Sukses

Sumber: PT Satria Batam Sukses
 BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab IV, maka penulis memperoleh kesimpulan

sebagai berikut:

4. Prosedur penjualan kredit yang terjadi di PT Satria Batam Sukses dimulai

dengan dikirimnya quotation kepada pelanggan setiap periodenya.

Kemudian pelanggan mengirimkan purchase order dan diotorisasi oleh

bagian keuangan. Selanjutnya bagian administrasi mencetak invoice,

delivery order dan kwitansi. Invoice dan delivery order diserahkan ke

bagian operasional sebagai bukti dokumentasi pengiriman. Setelah

pengiriman direalisasikan, bagian administrasi akan menerima rangkapan

delivery order dan invoice lalu memisahkan nya untuk arsip dan lampiran

penagihan. Ketika ada tagihan yang sudah jatuh tempo, bagian administrasi

menyerahkan kwitansi, bukti penerimaan kas dan lampiran penagihan ke

general manager. Kwitansi pelunasan akan ditandatangi oleh general

manager, kemudian diserahkan kepada pelanggan setelah cek pembayaran

diterima. Cek kemudian dikliring ke rekening perusahan dan resi kliring

beserta bukti penerimaan kas diserahkan ke bagian keuangan.

5. Pihak manajemen tidak melakukan penyeleksian terhadap pelanggannya

dalam memberikan kredit atas penjualan barang dagang serta tidak

membatasi jumlah kredit yang diberikan. Selain itu, pihak manajeman juga

tidak tegas dalam surat penawaran/quotation yang disampaikan kepada

45
 46

pelanggan. Hal terlihat dengan tidak terdapatnya tanda tangan atau otorisasi

dari pihak pelanggan sebagai bentuk persetujuan atas persyaratan kredit

yang diberikan.

6. Prosedur penjualan kredit pada PT Satria Batam Sukses dilaksanakan

dengan melibatkan beberapa fungsi atau lebih dari satu karyawan. Akan

tetapi bagian keuangan memegang beberapa fungsi yang seharusnya

dipisahkan yaitu fungsi akuntansi, fungsi kas dan fungsi kredit.

5.2 Saran

Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis mengenai proses penjualan

kredit pada PT Satria Batam Sukses sering terjadinya kendala dalam penerimaan

piutang perusahaan. Oleh karena itu, penulis ingin mengajukan saran untuk

membantu mengatasi kendala-kendala tersebut:

a. Pihak perusahaan harus lebih selektif dalam memilih customer yang akan

mengajukan kredit pembelian barang. Pihak perusahaan sebaiknya terlebih

dahulu melakukan beberapa test atau penilaian kepada customer. Hal ini

bertujuan untuk mengurangi piutang macet yang sering dihadapi oleh

perusahaan. Selain itu perusahaan juga harus membatasi pemberian jumlah

penjualan barang dagang dalam bentuk kredit kepada setiap pelanggannya.

Pihak perusahaan juga sebaiknya mengadakan perjanjian dengan pihak

customer dalam bentuk surat perjanjian kerjasama (SPK) yang tidak hanya

menguntungkan bagi pihak customer saja tetapi juga pihak perusahaan

b. Sebaiknya sebagai pihak yang akan memberikan otorisasi atas persetujuan

kredit dalam quotation dan purchase order adalah general manager,

 47

sehingga bagian keuangan tidak memegang fungsi kredit lagi. Direktur

sebagai pihak pemegang keputusan tertinggi sebaiknya selalu melakukan

monitoring secara teratur.

c. Perusahaan sebaiknya mulai menyusun suatu prosedur baku beserta

flowchart, dengan demikian prosedur yang akan dijalankan lebih terarah

serta terstruktur.

d. Perusahaan juga sebaiknya membuat surat tembusan pengiriman atau

formulir pengambilan barang sebagai bukti pengambilan barang ke bagian

gudang.
 DAFTAR PUSTAKA

Alexandri, M. B. (2009). Manajemen Keuangan Bisnis Teori dan Soal. Bandung:

Alfabeta.

Atmaja, L. S. (2008). Teori dan Praktik Manajemen Keuangan. Yogyakarta:

Andi.

Baridwan, M. A. (2009). Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode

Edisi Kelima. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.

Bodnar, G. H., & Hopwood, W. S. (2006). Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9

(diterjemahkan oleh Julianto Agung Saputra;Lilis Setiawati). Yogyakarta:
ANDI.

Jusup, A. H. (2001). Auditing. Yogyakarta: STIE YKPN.

Jusup, M. D. (2014). Dasar-Dasar Akuntansi Jilid II Edisi 7. Yogyakarta: Sekolah

Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN.

Krismiaji. (2005). Sistem Informasi Akuntansi Edisi Kedua. Yogyakarta: UPP

AMP YKPN.

Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Suwardjono. (2009). Akuntansi Pengantar. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.

Syamsuddin, M. D. (2011). Manajemen Keuangan Perusahaan. Jakarta: PT

Rajagrafindo Persada.

xi
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Laporan Magang

Lampiran 2 Purchase Order from Customer

Lampiran 3 Invoice

Lampiran 4 Delivery Order

xii
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
1/6

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

MAGANG INDUSTRI
di
PT SATRIA BATAM SUKSES

Disusun untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Magang
Industri

Oleh:
Zessy Methovana Sijabat
3111211013

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK NEGERIBATAM
2015
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
4/6

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas kasih

karunia dan anugerah-Nya, penulis dapat menyelesaikan praktik magang selama

tiga bulan (16 Februari-16 Mei 2015) serta laporan magang industri di PT Satria

Batam Sukses. Penulisan laporan magang industri ini dalam rangka memenuhi

salah satu syarat kelulusan mata kuliah Magang Industri yang telah dilaksanakan

dengan tepat waktu.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan magang ini tidak

hanya berdasarkan pemikiran penulis sendiri, akan tetapi banyak pihak yang

terlibat dalam memberikan saran masukan, bimbingan, dukungan serta doa. Oleh

sebab itu, melalui kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Eko Priyono Sanyoto selaku Direktur Politeknik Negeri Batam

2. Ibu Ely Kartikaningdyah, S.E, M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen

Bisnis dan dosen wali penulis

3. Bapak Arif Darmawan, M.Sc, selaku Ketua Program Studi Akuntansi (D3)

4. Bapak Hendra Gunawan, S.E, M.Sc. selaku dosen pembimbing tugas akhir

dan magang industri yang telah membantu dan mengarahkan penulis dalam

penyusunan Laporan Magang Industri

5. Bapak Udin P. Sihaloho, SH dan Ibu Holong selaku Investor di PT Satria

Batam Sukses

6. Bapak Faber Sidabutar selaku Direktur PT Satria Batam Sukses

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
i/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

DAFTAR ISI

1. Gambaran Umum PT Satria Batam Sukses ................................................. 1

1.1 Sejarah Berdirinya ................................................................................. 1
1.2 Visi dan Misi ......................................................................................... 3
1.3 Struktur Organisasi ................................................................................. 4
1.4 Ruang Lingkup Usaha ........................................................................... 6
2. Deskripsi Kerja dan Pembahasan ............................................................... 7
2.1 Deskripsi Kerja ..................................................................................... 7
2.1.1 Lokasi Unit Kerja ............................................................................. 7
2.1.2 Rincian Tugas ................................................................................... 7
2.1.3 Tanggung Jawab ............................................................................. 10
2.1.4 Target yang Diharapkan .................................................................. 10
2.2 Deskripsi Alat dan Produk ................................................................... 10
2.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan ........................ 10
2.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan .................................... 11
3. Kesimpulan dan Saran ............................................................................. 12
3.1 Kesimpulan ......................................................................................... 12
3.2 Saran ................................................................................................... 12
4. Lampiran ................................................................................................. 14
4.1 Logbook Magang ................................................................................ 14
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
1/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

1. Gambaran Umum PT Satria Batam Sukses

1.1 Sejarah Berdirinya PT Satria Batam Sukses

PT Satria Batam Sukses didirikan pada tanggal 3 Mei 2008, yang beralamat

kantor di Ruko Town House Anugrah Park Nomor 12–13A Bengkong Palapa I

serta gudang penyimpanan yang berada di Jl. Palma Tanjung Uncang. PT Satria

Batam Sukses didirikan dengan Akta Notaris Nomor 16 pada tanggal 3 Mei 2008

yang dibuat dihadapan Notaris Yondri Darto, SH.

Tahun 2011 terjadi perubahan struktur personalia/kepemilikan PT Satria

Batam Sukses melalui Akta Notaris Nomor 27 tertanggal 12 Juli 2011 yang dibuat

dihadapan Notaris Anly Cenggana, SH. Namun kegiatan operasional tetap

berjalan hingga saat ini.

Jenis perizinan yang dimiliki oleh PT Satria Batam Sukses sebagai

legalitas berdirinya perusahaan yaitu:

1) Akta Pendirian Nomor 16 tanggal 3 Mei 2008

2) Akta Perubahan Nomor 27 tanggal 12 Juli 2011

3) Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia

Nomor AHU-41949.AH.01.02 Tahun 2011

4) Surat Izin Domisili Nomor 007/BTJ/IX/2012 tanggal 6 September 2012

oleh Camat Batu Aji

5) Surat Izin Domisili Nomor 225/517/BL/VI/2014 tanggal 16 Juni 2014 oleh

Camat Bengkong
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
2/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

6) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Nomor 01777/Perindag-

BTM/PK/XI/2011 tanggal 7 November 2011 oleh Dinas Perindag ESDM

Kota Batam

7) Tanda Daftar Perusahaan Nomor 33.10.1.82.06614 oleh Walikota Batam

8) NPWP Nomor 02.831.478.9.215.000 tanggal 14 Mei 2008 oleh Kantor

Pelayanan Pajak Kota Batam

9) Surat Keterangan Terdaftar Nomor PEM-1490/WPJ.02/KP.0803/2011

tanggal 3 Agustus 2011 oleh Departemen Keuangan Republik Indonesia

10) Rekomendasi Penunjukan Penyalur BBM Non Subsidi Nomor

91/Disperindagesdm_ESDM.2/X/2011 tanggal 7 Oktober 2011 oleh Dinas

Perindag ESDM

11) Surat Keterangan Penyalur Nomor 5596/Ket/15/DMO/2014 tanggal 1 Juli

2014 oleh Dirjen Minyak dan Gas Bumi

12) Surat Izin Gangguan Nomor 122/SIG/BPMPTSP-BTM/II/2015 tanggal 17

Februari 2015 oleh Bapedal Kota Batam

13) Rekomendasi Persetujuan Upaya Pengelolaan Lingkungan Hidup (UKL)

dan Upaya Pemantauan Lingkungan Hidup (UPL) Nomor

228/BAPEDAL/REKOM/UKL-UPL/XII/2014 tanggal 19 Desember 2014

oleh Bapedal Kota Batam

14) Surat Izin Lingkungan Nomor 015/IL/BPMPTSP-BTM/I/2015 tanggal 16

Januari 2015 oleh Kepala Badan Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu

Satu Pintu Kota Batam

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
3/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

15) Surat Pengangkatan Penyalur Nomor 067/JE-SBS/SPP/VIII/2014 tanggal 24

Agustus 2014 oleh PT Jagad Energy

16) Surat Kuasa Pelaksanaan Kegiatan Bunker Nomor 052/JE-SBS/SKS/II/2012

tanggal 23 Februari 2012 oleh PT Jagad Energy

17) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HR Nomor

225/DPP/MET/KHP/IV/2014 tanggal 25 April 2014 oleh Unit Pelaksana

Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau

18) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HS Nomor

621/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit

Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau

19) Surat Keterangan Hasil Pengujian Kendaraan BP 9777 HP Nomor

620/DPP/MET/KHP/XI/2014 tanggal 10 November 2014 oleh Unit

Pelaksana Teknis Metrologi Disperindag ESDM Provinsi Kep. Riau

1.2 Visi dan Misi PT Satria Batam Sukses

Visi dan misi didirikannya PT Satria Batam Sukses ialah sebagai distributor yang

dapat menyuplai kebutuhan bahan bakar minyak (BBM) solar industri di wilayah

Kota Batam pada khususnya dan Kepulauan Riau pada umumnya. Selain itu PT

Satria Batam Sukses selalu berusaha untuk memberikan kepuasan bagi seluruh

konsumennya.
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
4/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

1.3 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses

FABER SIDABUTAR
Director

JONSON SAMOSIR
General Manager

LAMHOT SINAGA WINDA TRIMARINA

Manager Operations Finance

RAGIL DAVID SIDABUTAR ZESSY SIJABAT

Storeman SANDO SIDABUTAR Admin
AMOS SITUMORANG
Driver

Gambar 1 Struktur Organisasi PT Satria Batam Sukses

Sumber: PT Satria Batam Sukses

Adapun deskripsi pekerjaan dari setiap jabatan yang terdapat dalam struktur

organisasi yaitu :

1. Director

a. Bertugas mengawasi serta mengurusi aset perusahaan

b. Bertugas Menunjuk, mengangkat serta memberhentikan karyawan

c. Bertanggungjawab atas setiap keputusan yang telah diambil serta strategi

yang ditetapkan perusahaan

d. Mengesahkan surat-surat yang berhubungan dengan kegiatan usaha

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
5/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

2. General Manager

a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional baik di lapangan

maupun di kantor

b. Bertugas sebagai perwakilan dari director dalam setiap pertemuan dengan

pelanggan

c. Mengevaluasi kinerja semua karyawan dan melaporkan kepada director

3. Manager Operations

a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan operasional di lapangan

b. Bertugas melaporkan setiap kegiatan yang akan dilaksanakan maupun yang

sudah dikerjakan kepada general manager

c. Mengawasi kinerja driver dan storeman

4. Finance

a. Bertanggungjawab atas setiap kegiatan yang terjadi di kantor khususnya

untuk keuangan perusahaan

b. Bertugas membuat laporan keuangan setiap bulannya

c. Bertanggungjawab atas kas yang dikeluarkan untuk kegiatan operasional

perusahaan

5. Storeman

a. Bertanggungjawab atas penerimaan maupun pengeluaran barang dari

gudang

b. Bertugas membuat laporan atas penerimaan dan pengeluaran barang

c. Bertugas menjaga kebersihan gudang

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
6/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

6. Driver

a. Bertugas mengantarkan barang ke pelanggan

b. Bertanggungjawab atas barang yang diantarkan ke pelanggan

c. Bertugas memeriksa semua kendaraan operasional perusahaan

7. Admin

a. Bertangungjawab atas dokumen-dokumen perusahan termasuk dokumen

pengiriman barang

b. Bertugas mengirimkan quotation setiap periodenya kepada pelanggan

d. Bertugas membuat laporan loket setiap bulannya

1.4 Ruang Lingkup Usaha PT Satria Batam Sukses

PT Satria Batam Sukses bergerak dalam bidang menyuplai bahan bakar minyak

(BBM) berjenis solar industri ke perusahaan yang biasa digunakan untuk

penggunaan genset, alat-alat berat, mesin-mesin produksi dan boiler. Selain itu PT

Satria Batam Sukses juga melakukan kegiatan pengisian bahan bakar minyak

berjenis solar industri untuk kapal (bunkering) di darat yang dalam proses repair

ataupun berlabuh untuk bongkar muat.

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
7/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

2. Deskripsi Kerja dan Pembahasan

2.1 Deskripsi Kerja

2.1.1 Lokasi Unit Kerja

Penulis mendapatkan kesempatan untuk melakukan kegiatan magang industri di

PT Satria Batam Sukses yang beralamat di Ruko Town House Anugrah Park No.

12–13A di bawah bagian keuangan dan ditempatkan di posisi administrasi.

2.1.2 Rincian Tugas

Selama magang yang menjadi tugas penulis sehari-harinya ialah:

Proses penjualan kredit:

1. Mencetak surat penawaran (quotation) setiap pergantian periode perubahan

harga yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap bulannya

2. Meminta tanda tangan untuk surat penawaran yang sudah dicetak ke bagian

keuangan sebagai bentuk otorisasi

3. Surat penawaran yang sudah diotorisasi dikirimkan ke pelanggan yang

bersangkutan via email ataupun fax

4. Menerima surat pesanan (purchase order) dari pelanggan

5. Meminta otorisasi atas surat pesanan tersebut ke bagian keuangan

6. Menjadwalkan pengiriman barang atas surat pesanan yang sudah masuk

(berkoordinasi dengan kepala operasional dan supir)

7. Mencetak invoice dan delivery order dan menginput ke dalam daftar

penjualan
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
8/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

8. Menyerahkan invoice, delivery order dan purchase order ke kepala

operasional ataupun supir

9. Menerima kembali rangkapan invoice, delivery order dan purchase order

setelah pengiriman direalisasikan

10. Memisahkan rangkapan yang sudah diterima untuk diarsipkan (lembaran

kuning) dan untuk lampiran penagihan piutang (lembaran hijau)

11. Mencetak kwitansi dan menggabungkannya dengan lembaran hijau

kemudian menyimpannya dalam map file khusus piutang perusahaan

Tugas lain yang diberikan kepada penulis adalah:

1. Saat adanya pembayaran dari pelanggan, menyerahkan kwitansi yang sudah

dilengkapi dengan materai 6.000 dan distempel beserta bukti penerimaan

kas dengan lampiran lembaran hijau kemudian menyerahkan ke bagian

penagihan

2. Menyiapkan dokumen untuk pengurusan pajak kendaraan perusahaan

3. Menyiapkan dokumen untuk perpanjangan surat-surat yang menjadi

legalitas perusahaan

4. Membuat laporan kas loket pembayaran online

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
9/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

Mulai

Mencetak
Quotation

Harga Tidak Merevisi

Sesuai Quotation

Ya

Mengirimkan ke
Selesai
pelanggan

Menerima Memisahkan dokumen :

purchase order 1. Lampiran penagihan
piutang
2. Arsip

Harga Tidak
Sesuai
Menerima dokumen
Ya dari bag.
Operasional
Menjadwalkan
pengiriman

Menyerahkan
Info ke bagian Mencetak invoice & dokumen ke bag.
operasional delivery order Operasional

Menginput ke daftar
penjualan dan daftar Arsip
piutang

Gambar 2 Flowchart Prosedur Penjualan Kredit

Sumber: hasil olahan sendiri
 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
10/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

2.1.3 Tanggung Jawab

Tanggung jawab penulis selama proses magang adalah mencetak quotation,

meminta otorisasi atas quotation dan mengirimkan quotation tersebut kepada

pelanggan setiap pergantian periode yaitu pada tanggal satu dan lima belas setiap

bulannya, mencetak invoice, delivery order dan kwitansi sesuai dengan nomor

urutnya dan pengarsipan dokumen-dokumen perusahaan.

2.1.4 Target yang Diharapkan

Target yang diharapkan oleh perusahaan adalah setiap pelanggan selalu

mendapatkan quotation terbaru tepat waktu untuk meningkatkan penjualan,

dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan seperti invoice, delivery

order ataupun quotation tersusun sesuai dengan penomorannya untuk mencegah

masalah yang akan terjadi dikemudian hari. Selama kegiatan magang ini penulis

dapat membandingkan ilmu yang telah diperoleh dari kegiatan perkuliahan

dengan praktek kerja di lapangan, dan memperoleh keahlian baru yaitu

berinteraksi dengan pelanggan serta mengatur berbagai administrasi yang ada di

perusahaan.

2.2 Deskripsi Alat dan Produk

2.2.1 Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan

Selama kegiatan magang di perusahaan, penulis menggunakan perangkat-

perangkat berikut ini:

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
11/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

1. Komputer

Digunakan untuk memasukkan data-data menggunakan fasilitas Microsoft

Office seperti Microsoft Office Word dan Microsost Office Excel.

2. Mesin fax

Digunakan mengirimkan surat penawaran atau dokumen lainnya ke

perusahaan yang menginginkan dokumen tersebut dalam waktu yang cepat

3. Mesin scanner

Digunakan mengcopy dokumen dan membuatnya dalam bentuk soft copy

agar bisa dikirm via email

4. Mesin foto copy

Digunakan untuk memfoto copy dokumen yang dibutuhkan

5. Printer

Digunakan untuk mencetak dokumen dalam bentuk hard copy

6. Pesawat telepon

Digunakan untuk berkomunikasi dengan pelanggan

2.2.2 Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan

Data dan dokumen yang akan diolah penulis selama proses magang ialah data

penjualan serta dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penjualan kredit seperti

quotation, purchase order, invoice dan delivery order.

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
12/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

3. Kesimpulan dan Saran

3.1 Kesimpulan

Setelah melaksanakan kegiatan magang industri di PT Satria Batam Sukses,

penulis banyak memperoleh manfaat yang dapat menunjang pengalaman penulis

khususnya dalam beradaptasi pada lingkungan kerja. Selain menambah

pengalaman serta wawasan penulis, kegiatan magang industri juga sebagai bentuk

penerapan dari ilmu dan teori yang sudah diperoleh penulis sebelumnya.

Menjalankan kegiatan magang industri sangat membantu penulis dalam

menyelesaikan tugas akhir yang merupakan salah satu syarat kelulusan Program

Diploma III dalam program studi Akuntansi jurusan Manajemen Bisnis. Akhirnya

penulis menarik kesimpulan sebagai berikut:

a. Penulis dapat memahami kegiatan usaha yang ada di PT Satria Batam

Sukses khususnya bagian penjualan kredit serta dokumentasi legalitas

suatu perusahaan

b. Penulis dapat membandingkan bagaimana prosedur penjualan kredit yang

sudah berjalan di PT Satria Batam Sukses

3.2 Saran

Adapun saran yang dapat penuis sampaikan untuk PT Satria Batam Sukses adalah

sebagai berikut:

a. Diharapkan perusahaan dapat selalu menerima dan menyediakan tempat

magang industri bagi mahasiswa selanjutnya

 HAL.
No.FO.8.4.3.1-V0
13/13

KPS DIR Borang PBM:

16 Februari 2011 Pelaksanaan Magang

b. Diharapkan pihak perusahaan tidak keberatan dalam membimbing

mahasiswa yang sedang melaksanakan kegiatan magang industri

c. Perusahaan dapat meningkatkan kembali kualitas pelayanan bagi

pelanggan dengan demikian akan meningkatkan penjualan