LAPORAN ADMINISTRASI

PENJUALAN PADA SONGKOK QLANSUWAH VAN GRISSEE

DI
JL. SINDUJOYO VII NO.29 KROMAN GRESIK

Oleh :
1. Ikrima Cahya
2. Puspa Putri Lestari
3. Muhammad Fahmi Albana
4. I Komang Ananta Prana J

POLITENIK NEGERI MALANG

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
PROGRAM STUDI D-III ADMINISTRASI BISNIS
2023
i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan
anugerah dan pertolongannya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan laporan
hasil observasi mi sebagai salah satu tugas mata kuliah Kurikulum dan
Pembelajaran. Shalawat dan salam semoga tercurahlimpahkan kepada Nabi
Muhammad SAW yang telah memberikan ilmu yang bermanfaat untuk
kesuksesan dunia dan akhirat.
Laporan observasi ini disusun dengan tujuan untuk mengungkapkan
temuan kami terkait administrasi penjualan secara tunai di UMKM "Songkok
Khas Gresik Qolansuwah van Grissee." Melalui kunjungan dan analisis yang kami
lakukan, kami berusaha untuk memberikan gambaran yang jelas tentang proses
administrasi penjualan ini, menyoroti praktik terbaik yang telah diterapkan, serta
identifikasi area-area yang mungkin memerlukan perbaikan.
Kami berharap laporan ini dapat memberikan kontribusi yang berharga
bagi pengembangan dan perbaikan administrasi penjualan secara tunai di UMKM
ini, serta menjadi panduan yang bermanfaat bagi pihak terkait dalam
mengoptimalkan operasional mereka. Terima kasih atas kesempatan ini dan kerja
sama yang telah diberikan oleh UMKM "Songkok Khas Gresik Qolansuwah van
Grissee" selama proses observasi kami.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini jauh dari kata
sempurna sehingga kami meminta maaf atas kekurangan yang kami lakukan.
Kami mengharapkan saran dan kritik dari semua pihak.

Malang, 04 Oktober 2023

Tim Penyusun
ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR........................................................................................................i
BAB I PENDAHULUAN................................................................................................1
1.1 Latar Belakang.......................................................................................................1
1.2 Tujuan Observasi...................................................................................................1
1.3 Metodologi Observasi............................................................................................1
1.4 Struktur Laporan...................................................................................................2
BAB 2 KAJIAN TEORI.................................................................................................3
2.1 Administrasi Penjualan dalam Konteks UMKM.................................................3
2.2 Penjualan Tunai dan Keuntungannya..................................................................3
2.3 Tantangan dalam Administrasi Penjualan Tunai UMKM..................................3
2.4 Praktik Terbaik dalam Administrasi Penjualan Tunai........................................4
2.5 Penutup...................................................................................................................4
BAB 3 GAMBARAN USAHA.........................................................................................5
3.1 Profil "Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee"...................................5
3.2 Proses Penjualan Produk.......................................................................................5
3.3 Pencatatan Transaksi Tunai..................................................................................5
3.4 Peran Karyawan.....................................................................................................5
3.5 Tantangan yang Dihadapi......................................................................................6
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN.............................................................................7
4.3 Hasil dan Pembahasan...........................................................................................7
BAB 5 PENUTUP............................................................................................................8
5.1 Kesimpulan.............................................................................................................8
5.2 Saran.......................................................................................................................8
LAMPIRAN.....................................................................................................................9
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) memiliki peran yang signifikan
dalam perekonomian Indonesia. Salah satu UMKM yang menonjol adalah
"Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee." UMKM ini dikenal dengan
produk khas berupa songkok, yang merupakan bagian penting dari warisan
budaya Gresik. Selain itu, "Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee" juga
menawarkan berbagai produk tekstil tradisional lainnya.
Dalam era globalisasi ini, penting bagi UMKM untuk tetap berdaya saing dan
efisien dalam operasional bisnis mereka. Salah satu aspek yang tidak boleh
diabaikan adalah administrasi penjualan secara tunai. Penjualan tunai adalah
bagian integral dari setiap bisnis, dan efisiensi dalam hal ini dapat berdampak
signifikan pada kinerja dan pertumbuhan UMKM.
1.2 Tujuan Observasi
Tujuan dari observasi ini adalah untuk mendokumentasikan dan menganalisis
proses administrasi penjualan secara tunai di UMKM "Songkok Khas Gresik
Qolansuwah van Grissee." Observasi ini bertujuan untuk:
1. Memahami secara mendalam bagaimana proses penjualan secara tunai
dilakukan di UMKM ini.
2. Mengidentifikasi praktik terbaik yang telah diterapkan oleh UMKM dalam
administrasi penjualan tunai.
3. Mengidentifikasi potensi perbaikan atau peningkatan efisiensi dalam
administrasi penjualan secara tunai.
1.3 Metodologi Observasi
Observasi ini dilakukan melalui kunjungan langsung ke UMKM "Songkok Khas
Gresik Qolansuwah van Grissee" dan melibatkan interaksi dengan pemilik usaha,
staf penjualan, dan proses penjualan secara langsung. Selama observasi, kami
mencatat data, mengambil dokumentasi, dan melakukan wawancara dengan pihak
terkait.

1
2

1.4 Struktur Laporan

Laporan ini akan terdiri dari beberapa bab yang merinci hasil observasi
administrasi penjualan secara tunai di UMKM "Songkok Khas Gresik
Qolansuwah van Grissee." Setiap bab akan membahas komponen tertentu dalam
proses administrasi penjualan, termasuk praktik terbaik dan saran perbaikan.
Dalam bab selanjutnya, kami akan memaparkan hasil observasi kami dengan
harapan bahwa laporan ini dapat memberikan wawasan berharga bagi UMKM ini
dan membantu dalam pengembangan administrasi penjualan mereka secara tunai.
 BAB 2
KAJIAN TEORI

2.1 Administrasi Penjualan dalam Konteks UMKM

Administrasi penjualan adalah elemen penting dalam operasional bisnis, terlebih
lagi bagi Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM). UMKM seringkali
memiliki keterbatasan sumber daya, termasuk personel dan teknologi. Oleh karena
itu, efisiensi dalam administrasi penjualan menjadi kunci untuk menjaga daya
saing dan kelangsungan bisnis.

2.2 Penjualan Tunai dan Keuntungannya

Penjualan tunai mengacu pada transaksi di mana pembayaran dilakukan secara
langsung saat barang atau layanan diberikan kepada pelanggan. Beberapa
keuntungan administrasi penjualan tunai meliputi:
 Cairan Kas: Penjualan tunai menghasilkan penerimaan kas segera, yang
dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari bisnis, seperti
pembelian stok tambahan atau pembayaran utang.
 Penghindaran Utang: Dengan penjualan tunai, UMKM dapat menghindari
akumulasi utang yang dapat mengakibatkan beban keuangan tambahan.
 Pengurangan Resiko Kredit: Penjualan tunai mengurangi risiko kredit dan
tidak membawa risiko gagal bayar oleh pelanggan.

2.3 Tantangan dalam Administrasi Penjualan Tunai UMKM

Meskipun ada banyak keuntungan dalam administrasi penjualan tunai, UMKM
juga menghadapi beberapa tantangan:

 Manajemen Kas: Pengelolaan kas secara efisien menjadi kunci dalam

penjualan tunai untuk menghindari masalah likuiditas.
 Perekaman Transaksi: UMKM perlu memiliki sistem pencatatan transaksi
yang baik untuk memastikan keakuratan data penjualan.
 Kepatuhan Pajak: Mengelola kewajiban pajak dari penjualan tunai adalah
penting dan memerlukan pemahaman yang baik tentang peraturan pajak
yang berlaku.

3
 4

2.4 Praktik Terbaik dalam Administrasi Penjualan Tunai

Praktik terbaik dalam administrasi penjualan tunai melibatkan:
 Pencatatan Transaksi yang Akurat: Pencatatan setiap transaksi secara
akurat dan rapi agar data keuangan dapat dipertanggungjawabkan.
 Manajemen Stok: Mengelola stok dengan baik untuk memastikan
ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
 Pelatihan dan Keterampilan Karyawan: Memastikan karyawan memiliki
keterampilan yang diperlukan untuk menangani transaksi tunai dan
berinteraksi dengan pelanggan.

2.5 Penutup
Kajian teori ini memberikan dasar yang diperlukan untuk memahami pentingnya
administrasi penjualan tunai dalam konteks UMKM. Dengan pemahaman ini, kita
dapat menganalisis praktik-praktik yang diterapkan oleh UMKM "Songkok Khas
Gresik Qolansuwah van Grissee" dalam administrasi penjualan mereka dan
memberikan rekomendasi yang relevan dalam bab-bab selanjutnya.
 BAB 3
GAMBARAN USAHA

3.1 Profil "Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee"

"Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee" merupakan UMKM yang
berlokasi di Kota Gresik, Jawa Timur. UMKM ini telah beroperasi selama kurang
lebih 20 tahun hingga saat ini dan telah membangun reputasi yang kuat dalam
pembuatan dan penjualan songkok tradisional khas Gresik.

UMKM ini didirikan dengan tujuan untuk melestarikan warisan budaya Gresik
dalam pembuatan songkok dan tekstil tradisional. Mereka menekankan kualitas
dan desain yang otentik, yang telah menarik perhatian pelanggan.

3.2 Proses Penjualan Produk

Proses penjualan produk di "Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee"
umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:

 Pengenalan Produk: Pelanggan datang ke toko untuk melihat produk-

produk yang ditawarkan, termasuk songkok dan tekstil tradisional.
 Pertanyaan dan Pelayanan: Staf toko memberikan informasi mengenai
produk, harga, dan bahan kepada pelanggan. Mereka juga memberikan
pelayanan yang ramah dan membantu dalam pemilihan produk.
 Pemesanan dan Pembayaran: Jika pelanggan memutuskan untuk membeli,
mereka memesan barang dan melakukan pembayaran secara tunai.
Transaksi ini biasanya dicatat secara manual.
 Pengemasan dan Pengiriman: Produk yang dibeli dikemas dengan baik
dan diserahkan kepada pelanggan. Pengiriman barang juga merupakan
opsi yang ditawarkan oleh UMKM ini.

3.3 Pencatatan Transaksi Tunai

Pencatatan transaksi tunai di "Songkok Khas Gresik Qolansuwah van Grissee"
saat ini dilakukan dengan menggunakan buku catatan manual. Setiap transaksi
dicatat secara rinci, termasuk tanggal, jenis produk yang dibeli, harga, dan jumlah.
Meskipun sederhana, sistem ini memungkinkan pemantauan kas secara cermat.

3.4 Peran Karyawan

UMKM ini memiliki beberapa karyawan yang terlibat dalam proses penjualan dan
administrasi. Pemilik usaha berperan sebagai pengelola utama, sementara staf
penjualan bertanggung jawab untuk melayani pelanggan dan mencatat transaksi
tunai. Dalam hal administrasi, pemilik usaha juga terlibat dalam pencatatan
keuangan.

5
 6

3.5 Tantangan yang Dihadapi

Selama observasi awal, beberapa tantangan yang diidentifikasi meliputi:

 Pencatatan manual yang memakan waktu.

 Keterbatasan dalam manajemen stok.
 Ketergantungan pada transaksi tunai, tanpa sistem pembayaran elektronik.
 BAB 4
HASIL DAN PEMBAHASAN

4.3 Hasil dan Pembahasan

Berdasarkan hasil dan pembahasan. beberapa rekomendasi dapat diajukan untuk
UMKM Songkok Khas Gresik "Qolansuwah van Grissee":
 Penggunaan Sistem Pencatatan Digital: Memperkenalkan sistem
pencatatan digital dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi
administrasi penjualan dan meminimalkan risiko kesalahan manusia.
 Pembuatan laporan keuangan bulanan : membantu pemilik UMKM untuk
memahami kondisi finansial bisnis mereka dengan lebih baik. Ini juga
memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi tren keuangan dan
mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

7
 BAB 5
PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Dalam proses observasi yang kami lakukan, beberapa temuan utama muncul:
 Sistem Pencatatan Manual yang Efisien: Meskipun sederhana, sistem
pencatatan penjualan berbasis manual yang digunakan oleh UMKM ini
terbukti efisien dan dapat diandalkan dalam mencatat setiap transaksi.
 Pemeriksaan Stok yang Teratur: Prosedur pemeriksaan stok yang teratur
membantu UMKM untuk menjaga ketersediaan produk dalam jumlah
yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.

5.2 Saran
Kami berharap bahwa laporan observasi ini dapat menjadi panduan yang
bermanfaat bagi UMKM Songkok Khas Gresik "Qolansuwah van Grissee" dalam
meningkatkan administrasi penjualan mereka. Kami juga berharap agar bisnis ini
terus berkembang dan berhasil mencapai tujuannya.

8
LAMPIRAN