BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
1. Program Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat Desa (P3MD) lahir guna
meletakkan pondasi untuk menuju keberdayaan masyarakat. Sebagaimana amanah
undang-undang nomor 6 tahun 2014 tentang desa yang bertujuan untuk mengatasi
berbagai berbagai permasalahan yang ada ditingkat desa. Dengan harapan
meningkatnya peran aparat pemerintah desa sebagai garda terdepan dalam
pembangunan dan kemasyarakatan, meningkatnya partisipasi dan gotong royong
masyarakat dalam pembangunan desa, mempercepat pembangunan desa dan kawasan
perdesaan dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat desa, serta
memperkuat desa sebagai entitas masyarakat yang mandiri. Dalam hal ini dimana
desa diharapkan mendirikan dan mampu mengembangkan Badan Usaha Milik Desa
(Bumdes), seiring perjalananya yang baru berumur singkat Badan Usaha Milik Desa
(Bumdes) sudah sedikit mampu menjadi lembaga yang memberikan harapan kepada
masyarakat ditingkat desa untuk mengembangkan kegiatan usaha.
Namun secara sekilas, laporan kinerja keuangan Bumdesa menunjukkan angka yang
menjanjikan. Sebuah pertanyaan pun terungkap, apakah data dan laporan keuangan
Bumdesa valid? Apakah seluruhnya sudah menggunakan dasar kaidah akuntansi dalam
pencatatan dan pelaporan? Atau pertanyaan sepele, apakah neraca yang dibuat Badan
Usaha Milik Desa (Bumdesa) seluruhnya sudah tervalidasi? Atau gampangnya apakah
pembukuan dan kinerja Bumdesa pernah diperiksa ? serta apakah usaha Bumdesa akan
menjadikan sumber pendapatan desa menjanjikan ?
Indikator yang mudah berkenaan dengan validasi pelaporan keuangan sebuah institusi
adalah pelaporan bulanan dan pertanggungjawaban tahunan atau dalam bahasa
akuntansi prosesi tutup buku. Kondisi yang ada belum sesuai hanya sekedar
menggugurkan kewajiban.
Administrasi pembukuan merupakan salah satu pilar dari keberdayaan organisasi
public, terlebih Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) sebagai lembaga keuangan
masyarakat. Untuk keperluan ini “tutup buku” harus sesuai kaidah akuntansi menjadi
sesuatu yang wajib. Sebagai upaya operasionalisasi kebijakan maka diperlukan adanya
panduan untuk tutup buku Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa).

B. Tujuan
Memberikan acuan bagi pengurus Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) di Kabupaten
Gorontalo Utara Provinsi Gorontalo agar mampu melakukan tutup buku secara benar.

C. Sasaran
1. Memberikan pengetahuan kepada Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) tentang
konsepsi tutup buku
2. Menjadi pedoman dasar dalam kegiatan tutup buku
3. Petunjuk teknis tentang pertanggungjawaban keuangan Badan Usaha Milik Desa
(Bumdesa)
4. Memberikan pedoman tentang standart pembukuan Badan Usaha Milik Desa
(Bumdesa)
5. Administrasi pembukuan Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) sesuai kaidah yang
benar

1
 BAB II
PENGERTIAN & KONSEPSI DASAR

Instrumen akuntansi Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) digunakan untuk mencatat
transaksi dan memproses data keuangan guna memperoleh informasi keuangan berupa
Neraca dan Laporan Laba-Rugi secara bulanan. Intrumen dirancang secara sistematis
dengan menggunakan standart nomor, nama, dan klasifikasi rekening, dan mencerminkan
suatu proses akuntansi dengan urutan yang logis. Informasi pada setiap tahapan proses
akuntansi harus dapat diperiksa ulang kebenaran, asal-usul dan saling berhubungan.
Terdapat dua kategori instrumen akuntansi, yaitu : pertama, instrumen utama proses
akuntansi; dan kedua, buku besar atau buku bantu rekening.

A. Pengertian
1. Administrasi
Administrasi dalam pengertian sederhana adalah penyelenggaraan kegiatan kantor
dan tata usaha. Administrasi suatu organisasi atau lembaga meliputi: pertama,
administrasi umum, dan kedua, administrasi khusus pembukuan. Administrasi
pembukuan, memiliki dua metode, yaitu metode tunggal (single entry) atau metode
berpasangan (double entry). Sistem administrasi pembukuan Badan Usaha Milik
Desa (Bumdesa) menggunakan metode single entry (tunggal).

2. Sistem Pembukuan Sederhana

a. Sistem
Sistem adalah suatu kesatuan yang terbentuk dari perpaduan antara perangkat
operasional lunak dan perangkat keras dengan mekanisme kerja operasional
yang saling berkaitan.
1) Perangkat lunak adalah peraturan atau tata cara sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan
2) Perangkat keras adalah instrumen atau faktor-faktor produksi yang
dibutuhkan oleh perangkat lunak untuk mencapai tujuan, yang terdiri dari:
a) Persediaan dana
b) Tenaga pelaksana (sumber daya manusia)
c) Fasilitas tempat kerja
d) Peralatan kerja administrasi
e) Sarana transportasi dan komunikasi

b. Pembukuan
1) Buku yang dimaksud di sini adalah kertas-kertas yang berisi tulisan
2) Membukukan adalah mencatat atau menulis dalam buku
3) Pembukuan adalah pencatatan semua transaksi di dalam buku

c. Sederhana
Sederhana dalam pembukuan, bermakna:
1) Metode pembukuan yang mudah dimengerti, dipahami dan dikerjakan serta
mudah dalam pertanggungjawaban.
2) Perangkat keras yang dipakai mudah didapat dan dengan harga yang
terjangkau atau relatif murah
3) Memiliki nilai akuntabilitas yang murni

2
 4) Pencatatan semua transaksi harus berdasarkan bukti-bukti yang sah
5) Pencatatan transaksi dalam buku kas harus tepat pada rekening (pos) buku
kas yang bersangkutan.

3. Aktiva dan Pasiva

Istilah Aktiva dan Pasiva terdapat pada “NERACA”
a. Aktiva adalah harta benda atau kekayaan
b. Pasiva adalah utang-utang dan modal

4. Usaha dan Unit Usaha

a. Usaha adalah kegiatan yang dilakukan oleh manusia untuk mendapatkan
penghasilan berupa uang atau barang yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan guna mencapai kemakmuran hidup. Usaha adalah kegiatan untuk
mencapai keuntungan baik langsung maupun tidak langsung.
b. Unit Usaha adalah suatu kegiatan yang dilakukan dengan tujuan memperoleh
hasil berupa keuntungan, upah, atau laba usaha.

5. Pendapatan
Pendapatan adalah jumlah uang yang diterima oleh satu badan usaha dari
aktivitasnya, yaitu dari penjualan produk dan/atau jasa kepada pelanggan.

6. Pengeluaran
Pengeluaran adalah pembayaran yang dilakukan saat ini untuk kewajiban pada
masa akan datang dalam rangka memperoleh beberapa keuntungan, jika dilakukan
untuk meningkatkan aktiva tetapi pengeluaran itu disebut pengeluaran modal, jika
dilakukan untuk operasional disebut pengeluaran beban.

7. Tutup Buku
a. Tutup buku
Tutup Buku adalah kegiatan akhir tahun siklus akuntansi yang harus dilakukan
oleh suatu lembaga keuangan agar dapat diketahui hasil usaha secara riil pada
periode tersebut.
b. Yang dilakukan penutupan adalah perkiraan-perkiraan nominal (perkiraan yang
hanya sampai pada Laporan Operasional Micro Finance (L/R))

3
 BAB III
KETENTUAN UMUM

Laporan Keuangan (neraca dan laporan laba-rugi finance) dapat memberikan informasi
tentang posisi keuangan Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa), baik yang ada di aktiva
(kekayaan), pasiva (sumber dana), pendapatan maupun biaya pada bulan laporan.
Informasi keuangan dikelola melalui sistem akuntansi Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa)
yang meliputi berbagai tahapan yang sistematik dan saling terkait. Pada akhir tahun,
informasi keuangan Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) dikemas dalam kegiatan Tutup
Buku.

A. Alasan Tutup Buku

Beberapa hal yang mendasari mengapa Tutup Buku dilakukan:
1. Tutup buku dilakukan agar diketahui secara riil hasil usaha setiap organisasi usaha
pada tahun berjalan.
2. Dapat diketahui perbandingan antara target dan realisasi per-tahun.
3. Dapat memberikan kemudahan bagi kegiatan pengawasan (controlling)
4. Dapat lebih memudahkan pembuatan rencana ke depan.
5. Untuk pengambilan kebijakan dan keputusan

B. Waktu Tutup Buku

1. Tutup buku wajib dilakukan setiap akhir tahun.
2. Tutup buku dilakukan setelah pembuatan laporan keuangan pada akhir tahun
selesai, yaitu setelah 31 Desember.

C. Pelaku Tutup Buku

Yang melaksanakan tutup buku adalah pengurus Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa).
Selama masih ada tambahan modal ataupun kegiatan usaha masih berjalan maka
pengurus Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) wajib melaksanakan musyawarah desa
tutup buku.

D. Prasyarat & Ketentuan

1. Tutup Buku pada umumnya sering dibarengi dengan pemanfaatan/pembagian
surplus, oleh karena itu ada beberapa hal yang menjadi ketentuan atau prasyarat;
2. Tutup Buku dilakukan setelah data atau posisi-posisi keuangan yang ada dipastikan
Valid. Untuk memastikan bahwa semua posisi keuangan valid, maka Badan Usaha
Milik Desa (Bumdesa) harus terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan oleh Badan
Pengawas Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa).
3. Surplus yang dapat dimanfaatkan (dialokasikan) hanya surplus netto (bersih);
4. Surplus netto (bersih) adalah surplus tahun berjalan dikurangi pajak tahunan dan
resiko usaha per-akhir tahun. Jika hasilnya minus maka tidak diperkenankan
membagi surplus;
5. Pemanfaatan alokasi surplus merupakan kewenangan dan harus ditetapkan Forum
Musyawarah Desa (AD), dengan ketentuan sebagai berikut
a. Penambahan modal minimal .... % dari surplus tahun berjalan
b. Insentif Penasehat .....% dari surplus tahun berjalan
c. Insentif Pengawas .....% dari surplus tahun berjalan
d. Bonus pengurus .....% dari surplus tahun berjalan
e. ......................................???

4
 f. ......................................???
6. Ketentuan pengelolaan dan pemanfaatan surplus
a.Pengelolaan terhadap pemanfaatan surplus dilakukan melalui transfer rekening
dengan slip transfer menjadi pertanggung jawaban penggunaan surplus.

5
 BAB IV
LANGKAH-LANGKAH TUTUP BUKU

A. Tahap Pertama
1. Menyusun Laporan Operasional Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) per-31
Desember.
a. menghitung surplus/defisit (diperoleh dari pendapatan dikurangi biaya
operasional & non-operasional);
b. jika ternyata hasilnya defisit, maka tidak ada pemanfaatan surplus;
c. jika surplus, dapat dilakukan pemanfaatan surplus dengan ketentuan ( lihat
Bab III Kentuan Umum huruf D prasyarat dan ketentuan poin 6.)
2. Memastikan adanya aturan/kesepakatan pengalokasian pemanfatan surplus
yang disetujui dan ditetapkan melalui musyawarah desa yang dituangkan dalam
AD/ART Bumdesa. Apabila dalam AD/ART Bumdesa belum memutuskan
pengalokasian Surplus maka wajib dibahas dalam Musyawarah Desa
Pertanggungjawaban pemaparan program kerja Badan Usaha Milik Desa
(Bumdesa)
3. Memastikan nilai resiko usaha sesuai dengan yang tercantum pada laporan laba-
rugi pada akhir tahun.
4. Realisasi alokasi pemanfaatan surplus bisa dilakukan secara sekaligus atau
secara bertahap sesuai dengan perencanaan.
5. Realisasi alokasi pemanfaatan surplus, bukan merupakan Biaya Operasional
Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) walaupun pengeluarannya dicatat di Buku Kas
Operasionl. Pada KOLOM lain-lain di Buku Kas Operasional dibagi dua kolom
(kolom pertama operasional lain-lain, kolom kedua lain-lain non operasional) dan
dicatat dalam buku bantu hutang.

B. Tahap Kedua
1. Membuat/menyusun Neraca Awal, ( Perubahan Surplus ditahan dan Perubahan
Modal ) per 01 Januari 20..... (lihat contoh); berdasarkan Laporan Perubahan
Surplus ditahan. Neraca ini pada posisi AKTIVA, akan berubah sesuai dengan
transaksi pengeluaran kas (karena ada pengeluaran sesuai alokasi pemanfaatan
surplus), yang akan berpengaruh kepada saldo Kas atau Bank rekening.
2. Pada PASIVA pos-pos yang akan berubah adalah :
a. Hutang (akan terisi jika alokasi yang seharusnya dikeluarkan tetapi belum
dikeluarkan dan atau dikeluarkan secara bertahap). Pada kasus dikeluarkan
secara bertahap maka Pos Hutang akan terisi sesuai dengan alokasi yang belum
direalisasikan, misalnya alokasi untuk Kelembagaan.
b. Modal yang berupa penyertaan modal dari pemerintah desa dan/atau bantuan
dari pihak lainnya terisi sesuai dengan transfer yang diterima sampai dengan
bulan laporan;

c. Surplus ditahan
1) Penambahan modal merupakan perubahan dari hasil penjumlahan Surplus
Ditahan (tahun sebelumnya) dalam hal ini s/d akhir tahun Ditambah
dengan alokasi Tambahan Modal tahun ini Ditambah alokasi Resiko
Usaha, Ditambah Donasi Gedung (bila ada);
2) Cadangan Resiko merupakan Alokasi yang digunakan jika ada kegagalan
usaha atau rencana pendapatan yang belum dterima;

6
 3) Surplus Ditahan Periode Lalu merupakan pos sementara apabila pembagian
surplus belum dilakukan (belum ada MD Pertanggung Jawaban)
d. Pada Neraca Awal, surplus berjalan masih nol (0).
3. Membuat/ Menyusun Laporan bulanan pertanggal 25 bulan berjalan

C. Konsekwensi Pembukuan
Konsekuensi pada Laporan Keuangan dan Pencatatan Pembukuan Bulan Januari
1. Laporan Keuangan (buku kas umum) tidak mengalami perubahan laporan pada
Bulan Januari semua pendapatan maupun pengeluaran tahun sebelumnya tetap
dicantumkan. Saldo awal transaksi bulan di bulan Januari tetap menggunakan
alokasi saldo akhir dibulan desember;
2. Neraca Januari : merupakan angka komulatif sesuai dengan transaksi yang terjadi
ditambah atau dikurangi dengan transaksi yang terjadi selama bulan Januari.
3. Laporan Operasional Badan Usaha Milik Desa (Bumdesa) (Surplus/Defisit) mulai
dari awal lagi.
4. Buku Kas umum dan Buku Bank (Bumdes) dimulai dari saldo awal (selanjutnya
ditambah atau dikurangi transaksi khusus yang terjadi pada Bulan Januari)
5. Untuk bulan-bulan selanjutnya bisa tata cara dan proses pembukuan normal
kembali.