Manual Sistem
Akuntansi dan Keuangan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Bab Bagian
DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN
1. Profil Organisasi
2. Tujuan, Struktur, Revisi Manual
2. STRUKTUR
3. PROSEDUR
1. Pemetaan Prosedur
2. Prosedur Penerimaan Melalui Kas
3. Prosedur Penerimaan Melalui Bank
4. Prosedur Pengelolaan Uang Muka
5. Prosedur Pengadaan Barang/Jasa
6. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil
7. Prosedur Pengeluaran Melalui Bank
8. Prosedur Penyajian Informasi Keuangan
9. Prosedur Pelaporan Akuntansi
4. FORMULIR
1. Daftar Formulir
2. Contoh Formulir
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
TUJUAN MANUAL
Sistem ini dirancang untuk menjadi sumber referensi dalam melakukan pengelolaan keuangan Yayasan.
Sistem akuntansi dan keuangan ini juga diharapkan dapat menjadi acuan dalam menghasilkan informasi
keuangan dan akuntansi yang lengkap, akurat, tepat waktu, dan dapat diandalkan, sehingga dapat
digunakan dalam pengambilan keputusan pihak manajemen Yayasan.
Sistem ini mulai berlaku setelah mendapatkan pengesahan dari Direktur Eksekutif Yayasan.
STRUKTUR MANUAL
Struktur manual Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :
Daftar Isi
BAB 1 Pendahuluan
Bab ini menjelaskan tentang profil organisasi sebagai latar belakang pemahaman
manual. Di dalam bab ini juga menjelaskan tujuan dan struktur/sistematika penyajian
manual.
BAB 2 Struktur
Bab ini berisi bagan organisasi Yayasan secara utuh. Di dalam bab ini juga terdapat uraian
tugas dari bagian keuangan Yayasan , yang merupakan rangkuman kegiatan dari setiap
prosedur.
BAB 3 Prosedur
Bab ini berisi pemetaan prosedur secara utuh, dan prosedur-prosedur sistem akuntansi
dan keuangan yang disusun secara berurutan. Dalam setiap prosedur terdiri dari :
• Kebijakan Prosedur
• Flowchart Prosedur
• Naratif Prosedur
BAB 4 Formulir
Bab ini berisi daftar formulir yang digunakan pada tiap-tiap prosedur dan contoh-
contohnya.
REVISI MANUAL
Manual Sistem Akuntansi dan Keuangan ini disusun sedemikian rupa untuk mempermudah pengkajian-
pengkajian dan perubahan-perubahan selanjutnya.
Tiap bab dan bagian diberi nomor halaman secara terpisah, sehingga perubahan bisa dilakukan pada satu
bab atau bagian, tanpa harus mengubah nomor halaman bab atau bagian lainnya.
Untuk penambahan, perubahan atau penghilangan halaman, maka halaman sebelumnya atau yang telah
mengalami perubahan akan ditempatkan pada bagian akhir manual ini selama dua tahun sebelum
dihancurkan.
Disarankan untuk melakukan pengkajian manual ini setelah 6 (enam) bulan pertama sejak diberlakukannya
sistem akuntansi dan keuangan ini untuk memastikan relevansinya. Selanjutnya diharapkan manual sistem
akuntansi dan keuangan ini dikaji ulang setiap tahunnya.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Direktur Eksekutif
Manajer Umum
Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif
Manajer Keuangan
Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif
Manajer Keuangan
Bertanggungjawab Kepada Direktur Eksekutif
Berikut ini merupakan pemetaan prosedur yang terdapat pada Sistem Akuntansi dan Keuangan Yayasan:
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan .
b. Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan.
c. Setiap penerimaan dana melalui kas harus segera disetorkan ke bank, paling lambat 1 (satu) hari kerja berikutnya.
d. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Yayasan diperbolehkan menerima dana dari lembaga donor manapun, selama sesuai dengan visi, misi dan tujuan Yayasan.
b. Yayasan juga diperbolehkan menerima dana dari sumbangan sukarela, kontribusi, diskon, komisi dan dari hasil penyewaan peralatan.
c. Setiap penerimaan dana harus diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.
d. Rekening bank akan dibuka pada bank yang telah disepakati bersama dalam rapat pengurus.
e. Rekening bank akan dibuka untuk setiap lembaga donor secara terpisah, apabila dana dari lembaga donor tersebut lebih dari Rp 50.000.000 dan digunakan
untuk kegiatan jangka panjang (lebih dari 1 (satu) tahun).
f. Dana dari lembaga donor untuk kegiatan jangka pendek dan kurang dari Rp. 50.000.000 maka rekening banknya akan digabung dengan dana dari
lembaga donor yang sejenis. Kecuali lembaga donor yang bersangkutan mensyaratkan khusus.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Pemohon uang muka adalah Manajer Umum dan Koordinator Program.
b. Permohonan uang muka diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum dicairkan.
c. Permohonan uang muka hanya terbatas pada biaya-biaya yang terdapat pada anggaran yang sudah disepakati dan disetujui oleh lembaga donor atau telah
disetujui oleh Direktur Eksekutif.
d. Pencairan uang muka dilakukan setiap hari selasa & kamis.
e. Pengeluaran dana untuk uang muka dan selisih dari pertanggungjawaban uang muka akan dilakukan melalui bank.
f. Uang muka diterimakan sesuai dengan mata uang dan kurs pada permintaan.
g. Pertanggungjawaban uang muka harus di lakukan paling lama 1 minggu setelah periode Uang Muka selesai.
h. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi Support dan Deseminasi
i. Uang muka diajukan untuk kegiatan dalam jangka waktu 1 bulan ke depan untuk divisi lainnya
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Bab Bagian Halaman
PROSEDUR PENGELOLAAN UANG MUKA
3 4 2
Sistem Pengarsipan :
Mulai
Menyusun
PUM
Memeriksa
kesesuaian PUM
PUM dengan Anggaran
dan memberikan
paraf
T Y
Sesuai ?
Legend :
Melakukan
PUM review dan PUM : Permohonan Uang Muka
PUM
ditolak otorisasi BSB/BTB : Bukti Setor Bank/Bukti
PUM Transfer Bank
PUM
ditolak
PUM PUM
Ke Prosedur Pengeluaran
Melalui Bank
Rp
Proses penggunaan
Dana, sesuai BSB/BTB
dengan kegiatan
yang disetujui
DP
A
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Pengadaan barang yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan aktiva tetap lembaga dan untuk keperluan program
b. Pengadaan Jasa yang dimaksud dalam definisi ini adalah pengadaan jasa konsultan bagi lembaga, tenaga ahli bagi program, jasa mantainance, dll.
c. Pengajuan permohonan pengadaan barang/jasa dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum penggunaan.
d. Untuk pengadaan barang dengan biaya lebih dari Rp 10.000.000,- maka akan diadakan proses pemilihan supplier atau penyedia jasa paling sedikit 3 (tiga)
supplier/penyedia jasa.
e. Pengadaan barang/jasa dengan biaya kurang dari Rp 10.000.000,- tidak diwajibkan melalu proses pemilihan supplier atau penyedia jasa.
f. Proses pemilihan supplier atau penyedia jasa harus didokumentasikan dalam Berita Acara Pemilihan Supplier/Penyedia Jasa yang menyebutkan secara jelas
kriteria dan alasan pemilihan.
g. Semua barang yang telah dibeli dan diterima harus segera dicatat sebagai aktiva tetap Yayasan.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Bab Bagian Halaman
PROSEDUR PENGADAAN BARANG/JASA
3 5 3
Sistem Pengarsipan :
A
PPB/J
Menerbitkan
SPPH
SPPH/CV Legend :
PPB/J
PPB/J : Permohonan Pengadaan
Penyedia Barang/Jasa
Barang/Jasa SPPH/CV : Surat Permintaan
Penawaran Harga /
Curriculum Vitae
PH/CV : Penawaran Harga /
Curriculum Vitae
BAP : Berita Acara Pemilihan
Melakukan
pemilihan
PH/CV dan
menyusun
BAP
BAP
PH/CV
BAP
PPB/J
PH/CV
PPB/J
C
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Pembentukan dan perubahan kas kecil diajukan dalam surat permohonan pembentukan/perubahan kas kecil yang disusun oleh Manajer Keuangan dengan
jumlah sebesar Rp 5.000.000,- yang disetujui oleh Direktur Eksekutif.
b. Manajer Keuangan bertanggungjawab menyimpan dan mengelola dana kas kecil.
c. Uang kas kecil disimpan dalam cash box dan pemegang kunci cash box adalah Manajer Keuangan.
d. Pemeriksaan kas kecil secara fisik (cash opname) dilakukan oleh Direktur Eksekutif secara periodik atau secara insidentil.
e. Pengisian kembali kas kecil dilakukan pada saat jumlah saldo kas kecil berjumlah 20% dari jumlah keseluruhan kas kecil.
f. Pengeluaran dana kas kecil per item anggaran maksimal adalah Rp. 500.000.
g. Otorisasi pengeluaran dana kas kecil adalah wewenang Manajer Keuangan.
h. Penggunaan kas kecil di pakai untuk : Pembelian ATK, Transport Lokal, Fotocopy dan kebutuhan rumah tangga Yayasan.
i. Pinjaman karyawan ( cash bon ) max Rp 1.000.000,- tiap bulannya dan akan langsung di potong dari gaji karyawan setiap bulannya.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Pejabat penandatangan cek tidak diperbolehkan menandatangani cek sebelum diisi secara lengkap.
b. Dalam pembayaran cek, harus ada tanda tangan dari 2 (dua) pejabat penandatangan cek, yaitu Manajer Keuangan dan Direktur Eksekutif
c. Cek yang salah, rusak atau batal harus dicap “BATAL” dan diarsip untuk kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.
d. Bukti Bank Keluar harus diberi nomor urut tercetak, dan untuk Bukti Bank Keluar yang salah atau batal harus dicap “BATAL”, kemudian diarsip untuk
kepentingan pemeriksaan keuangan nantinya.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Manajer Keuangan bertanggungjawab menerbitkan informasi keuangan.
b. Informasi Keuangan akan di terbitkan pada tanggal 15 setiap bulannya, dan bila diperlukan dapat diterbitkan setiap saat dibutuhkan.
c. Informasi keuangan akan didistribusikan kepada Direktur Eksekutif dan Manajer Program serta kepada semua anggota yang membutuhkan, setelah
diotorisasi oleh Direktur Eksekutif
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
• Kebijakan Prosedur
a. Manajer Keuangan bertanggungjawab atas tersusunnya laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor pada setiap bulannya.
b. Laporan keuangan Yayasan harus sesuai dengan format laporan keuangan PSAK no.45 (Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba).
c. Manajer Keuangan juga berkewajiban untuk melakukan rekonsiliasi bank setiap bulannya.
d. Laporan keuangan Yayasan dan laporan keuangan per-lembaga donor setiap bulan akan didistribusikan kepada Lembaga Donor yang bersangkutan dan
anggota Yayasan yang membutuhkan laporan keuangan tersebut, setelah diotorisasi oleh Direktur Eksekutif.
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
1. Menyusun Jurnal Bank, Jurnal Kas, Jurnal Umum dan Buku Besar
2. Meminta Rekening Koran dari bank yang bersangkutan
3. Melakukan rekonsiliasi bank, menyusun Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal
Koreksi
4. Melakukan review dan otorisasi Laporan Rekonsiliasi Bank dan Jurnal Koreksi
5. Menyusun Draft Laporan Keuangan
6. Melakukan rekonsiliasi Laporan Penerimaan dan Pengeluaran Dana, Laporan
Status Dana dan Laporan Status Anggaran dengan Laporan Keuangan dan
menyusun Jurnal Koreksi
7. Melakukan otorisasi Jurnal Koreksi
8. Menyusun Laporan Keuangan
9. Melakukan review dan otorisasi Laporan Keuangan
10. Melakukan otorisasi Laporan Keuangan Final dan mendistribusikan Laporan
Keuangan Final dengan lampiran Jurnal Koreksi kepada Pengguna Laporan
Keuangan
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
8. Surat Permintaan
Penawaran a. Pengadaan Barang/Jasa Manajer Umum Manajer Umum
Harga/Curricullum Vitae
Manjer Umum Manjaer Umum
9. Berita Acara Pemilihan a. Pengadaan Barang / Jasa
Pemohon Pemohon
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Bukti Penerimaan
Bukti Pengeluaran
Nomor :............
Lamp : 1 lembar
Perihal : Surat Konfirmasi Penerimaan Dana
Kepada Yth,
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami Yayasan telah menerima dana dalam kaitannya dengan program:
Nama Program/Kegiatan :
Lembaga Donor :
Periode Program/Kegiatan :
Total Dana :
Termin I :
Termin II :
Termin III :
Jakarta, . . . . . . . . . . . . .
Hormat kami,
. .
Direktur Eksekutif
MANUAL SISTEM AKUNTANSI DAN KEUANGAN
Total:
Keterangan: …………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….
Total:
Keterangan: …………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………….