Mahir Office (Word, Excell, Access, PowerPoint)

Pernyataan:
Background Cover ini menunjukkan Keaslian Ebook ini yang sesuai / sama dengan
Cover CD depan aslinya. Dan bila background / Cover setiap Ebook yang ada
dalam CD tidak sama dengan cover CD depan, maka Ebook tersebut tidak asli.
Created By
Muhammad Syahrizal
Mahir dan Professional

Ms Office
(Ms Word, Excell, Access)
vize@telkom.net
IlmuKomputer.Com
Mahir dan professional
Ms Office
Edisi Online
Versi 1.0
Penulis : Muhammad Syahrizal
Untuk Kalangan Sendiri dan Semua Kalangan
Created By 1
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Memakai system
Setelah memasang software Microsoft Office pada system computer, anda dapat
mengaktifkanya melalui menu Start Submenu program dan klik salah satu Aplikasi,baik
itu Ms word, Excel, Access maupun Outlook sesuai panduan buku ini tahap demi tahap.
Microsoft Word merupakan program pengolah kata yang sangat banyak dipakai dan
tentunya pemakai system operasi windows, karena Ms-Word sangat mudah
pemakaiannya dan tampilannya sangat menarik. Didalam Ms-Word kemampuan dalam
membuat Table,menyisipkan program lain, Editing kata yang begitu cepat dan fasilitas
lainnya akan dibahas secara mendetail dan mudah pengoperasiannya.
Untuk memulai Ms-Word adapaun langkah-langkahnya sebagai berikut :

*Aktifkan Computer terlebih dahulu
*Klik tombol Start yang ada pada Taskbar
*Muncul menu dan pilih Program,Klik Ms-Word
*Setelah Aplikasi Ms-Word muncul maka siap untuk digunakan
Gambar 1.
Cara mengaktifkan Ms-Word
2. Informasi Tampilan Ms-Word
Mengenai tampilan Ms-Word maka akan tampil Layer dengan nama Document 1, seperti
berikut
Created By 2
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Petunjuk
1. Menu Bar merupakan daftar menu yang dapat digunakan untuk Editing Standar
yang berkaitan dengan file dan berisi Submenu untuk Editing Standard ketikan
yang kita buat.
Perintah diatas dapat kita pergunakan dengan mengklik menu tersebut sesuai
keinginan kita atau biasa dengan perintah manual dengan menekan tombol (ALT)+ huruf
pada menu yang bergaris bawah . Misalnya Alt + F maka yang akan muncul menu dan
Submenu file.
2. Toolbar Standard merupakan merpukan Icon – Icon yang disediakan oleh Ms-
Word untuk Icon Standard yang sering diperlukan dalam melakukan pengetikan
seperti garis tebal,huruf tebal, table dan masih banyak lagi.
Untuk mengetahui nama dari Icon tersebut, arahkan Mouse diatas atau kearah Icon
tersebut maka akan secara otomatis tampil nama Icon tersebut.
3. Toolbar Formatting merupakan Toolbar pemformatan dalam aplikasi MS-Word

dan berisi Icon-icon perintah pemformatan.
4. Ruler merupakan alat bantu dalam pengaturan Margin kiri dan kanan, atas dan
bawah . Untuk manual menggunkan perintah dengan cara klik menu Tool – klik
Options- didalam kotak dialog Option klik General pada kotak pilihan
measurement units dan tentukan jenis pengukuran yang kita sukai- lalu klik ok.
5. ScrollBar merupakan bagian untuk menggeser layer kerja. Bila kita hendak
menggeser layer kerja keatas atau kebawah gunakan Vertikal scrollbar dan begitu
juga dengan kiri dan kanan gunakan Horizontal Scrollbar.
Mengakhiri Ms-Word
Untuk mengakhiri Ms-Word maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Sebelum keluar dari Aplikasi Ms-Word sebaiknya kita menyimpan file kerja kita
terlebih dahulu.
2. Lalu klik File- Exit atau klik dengan mouse tombol Close (X) yang berada pada
pojok kanan atas jendela MsWord atau tekan tombol Alt + F4.
3. Tunggu sampai jendela Ms-Word tertutup.
Created By 3
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Bekerja dengan Ms-Word
A.Mengenal Menu dan Sub menu dari Aplikasi MS-Word secara keseluruhan
1. Membuat Dokumen baru

Sewaktu kita mengaktifkan Ms-Word otomatis Ms-Word akan terbuka dan
lembar kerja yang kosong akan muncul. Maka ditempat inilah kita akan
melakukan pengetikan dan biasanya secara otomatis Dokumen ini diberi nama
dengan Document1 sebelum kita simpan di Komputer atau media penyimpanan
lainnya.
Untuk itu langkah-langkahnya adalah sebagai berikut antara lain :
• Klik File – New, maka akan muncul Submenu Blank Document lalu
klik Ok. Kebanyakan setelah klik New maka secara otomatis akan
muncul Blank Document.
2. Menyimpan File Dokumen

Untuk menyimpan File dokumen dapat melakukan perintah Ctrl + S atau klik
File- lalu pilih Save dan setelah itu akan keluar tempat media penyimpanan, dan
beri namalah dokumen anda sesuai keinginan anda
3. Membuka file dokumen lain

Untuk melakukan hal itu digunakan Klik menu File- Open maka akah keluar
direktori tempat file yang ingin anda buka, lalu Double Click atau klik 2 kali Fle
tersebut maka secara otomatis File tersebut akan keluar dan anda siap melakukan
pengeditan
4. Mengatur Setup halaman

Untuk mengatur setup halaman : Klik File-Page setup dan akan muncul kotak
Dialog seperti dibawah ini, lalu tentukan keinginan anda
Setelah muncul kotak seperti diatas maka kita bisa menentukan pengaturan batas
halaman, Headers, Footers dan pengaturan penetakan model buku cetak bolak -
balik.
Created By 4
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
• Top merupakan bagian untuk mengatur batas atas Dokumen mulai dari
tepi atas kertas. Bottom digunakan untuk mengatur batas bawah Dokumen
mulai dari tepi bawah kertas.
• Left merupakan pengaturan batas kiri Dokumen mulai dari tepi kiri kertas.
• Right merupakan bagian untuk mengatur batas kanan Dokumen mulai dari
tepi kanan kertas.
• Gutter digunakan untuk memberikan jarak tertentu dari tepi kiri kertas
atau tepi atas kertas dengan tujuan untuk memberikan lokasi kosong pada
waktu penjilidan .
• Header digunakan pada pengaturan posisi dari catatan kepala (Header)
mulai dari tepi atas kertas
• Footer digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kaki (Footer) mulai
dari tepi bawah kertas.
• Mirror Margin merupakan pengaturan batas halaman secara timbal balik
sehingga dapat dicetak secara timbal balik. Hal ini biasanya digunakan
bila ingin mencetak seperti buku cetak lainnya.
• 2 Pages per Sheet artinya digunakan untuk mengatur dokumen agar
dicetak dua halaman dalam satu kertas
Kotak Dialog Paper
• Digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan pencetakan Dokumen kerja.

• Width merupakan pengaturan ukuran lebar kertas jika kita memilih Option
Custom Size
• Height merupakan pengaturan tinggi kertas yang kita miliki
• Preview merupakan pengaturan penerapan tampilan cetakan pada berbagai pilihan
antara lain whole Document yaitu untuk semua Document,dan This Point
Forward untuk bagian lembar kerja tertentu saja.
Created By 5
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Kotak dialog Layout secara umumnya hanya untuk mengatur layout dari lembar
dokumen yang kita kerjakan.
Pada menu File Sub menu Print Digunakan untuk melakukan pencetakan
Dokumen kerja seperti gambar dibawah ini
Pada Menu File-Print Preview digunakan untuk melihat hasil lembar Dokumen kita agar
hasil cetakan yang kita inginkan sama dengan editan yang kita lakukan seperti dibawah
ini. Fungsinya hampir sama dengan Submenu Print tetapi bedanya Submenu
PrintPreview menggunakan tampilan hasil cetakan di layar Computer kita.
Created By 6
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu File Sub menu Save as Web Page digunakan untuk menyimpan file dengan
Format .html yang berguna apabila Document kerja kita dapat dibaca melalui tampilan
Internet Explorer (Untuk menjadi Professional dalam menggunakan Internet, maka anda
dapat membaca buku saya yang berjudul Mahir dan Propessional Teknologi Internet).
Menu Edit
Pada menu Edit-Undo Tpying/Repeat Typing digunakan untuk kembali /mengulang pada
Pengeditan sebelumnya .
Contohnya Bila anda telah menghapus beberapa kalimat, maka dengan perintah ini
kalimat yang terhapus tersebut kembali seperti semula ke dalam lembar kerja, dan
sebagainya atau perintah bisa dilakukan dengan perintah menekan tombol CTRL + Z.
Dan Repeat Typing berfungsi untuk menggandakan kalimat yang telah diketik
sebelumnya, atau dengan menekan tombol CTRL + Y.
Pada Edit-Cut digunakan untuk menghapus dan memindahkan kata atau kalimat yang
ingin kita pindahkan. Contohnya Bloklah kata yang akan diCut dengan Perintah tekan
tombol SHIFT + Cursor kiri/kanan/atas/ bawah, setelah diblok maka pilih menu Edit –
Cut, atau klik kanan Mouse pilih Cut, lalu pindahkan ketempat yang kita inginkan dengan
Perintah Klik menu Edit- Paste.
Created By 7
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu Edit – Find / Replace berguna untuk mencari kata –kata atau kalimat dalam
lembar kerja yang kita buat .Contohnya Bila kita ingin mencari kata/kalimat seperti
“Untuk” maka Klik Edit–Find, lalu ketikkan Untuk dikotak dialog Find lalu OK. Maka
secara otomatis MS-Word akan mencari kata tersebut
Created By 8
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menu View
Pada Menu View-Normal berguna untuk tampilan seperti berikut
Created By 9
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu View-Web Layout berguna seperti tampilan berikut ini
Pada Menu View- Print Layout berguna untuk tampilan Seperti ini
Created By 10
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu View-Outline berguna untuk tampilan seperti ini
Pada Menu View-Toolbars berfungsi untuk menampilkan Icon –icon baru/Shortcut pada
lembar Dokumen kita seperti dibawah ini, yang antara lain Shortcut Standard,
Formatting, Autotext, Drawing, dan masih banyak yang lain, kliklah salah satu Submenu
Toolbars tersebut maka akan keluar Shortcut-shortcut baru.
Created By 11
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu View-Header dan Footer berguna untuk catatan kecil kepala dan kaki yang
terletak diatas dan dibawah kertas, bila Header maka diatas kertas, bila Footer dibawah
kertas seperti ini
Created By 12
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Didalam Kotak Header dan Footer Bisa diketikkan kata-kata sesuai keinginan kita
seperti ini
Created By 13
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu View-Zoom atau Full Screen berguna untuk mengubah tampilan dokumen
diperbesar atau diperkecil seperti ini
Created By 14
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menu Insert
Pada Menu Insert-Break berguna untuk berpindah kelembar baru berikutnya
Created By 15
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada menu Insert- Page Number berfungsi untuk membuat nomor halam pada Dokumen,
seperti gambar dibawah ini
Pada penomoran halaman bisa diletakkan dikanan, dikiri atau ditengah tergantung posisi
Setting yang kita inginkan pada kotak Dialog.
Pada Menu Insert-Date and Time berguna untuk menambah fungsi tampilan tanggal dan
waktu seperti ini
Created By 16
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Contohnya kita menambah tanggal dan waktu pada kalimat yang telah kita ketik dengan
perintah seperti diatas, maka hasilnya akan seperti dibawah ini, dan sebagainya.
“Rapat Anggota akan dilaksanakan pada“5/20/2006”.
Pada Menu Insert-Symbol berguna untuk menambahkan fungsi Symbol pada lembar
Dokumen kerja kita.
Pada Menu Insert-Picture berguna untuk menambah gambar atau animasi atau symbol-
simbol baru
Created By 17
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menu Format
Pengaturan font melalui Format-Font
Untuk pengaturan huruf kita dapat menggunakan dua cara
1. Menggunakan toolbar caranya dengan :
• Tandai dulu teks yang ingin kita rubah dengan membloknya dengan cara
tekan Shift + Cursor atas /bawah / Kiri / Kanan
• Klik item Font yang terdapat pada toolbar standar, maka akan muncul
standar Font yang akan digunakan
• Untuk merubah ukuran huruf ,pada item font size yang berada disebelah
item Font lalu kliklah ukuran huruf yang diinginkan.
2. Menggunakan Menu, caranya dengan :
• Blok dahulu tulisan yang akan dirubah
Klik Menu Format lalu pilih dan Klik sub Menu Font, sehingga muncul kotak
dialog seperti ini:
Keterangan :
1. Tab Font, digunakan untuk pengaturan jenis huruf , model garis bawah
dan efek dari huruf dan lain-lain.
• Font digunakan untuk memilih jenis huruf
• Font Style digunakan sebagai pengatur model huruf, apakah cetak
tebal (bold), miring (Italic), atau gabungan antara keduanya
• Size berarti ukuran huruf yang akan dipilih
Created By 18
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
• Font Color berfungsi untuk menentukan jenis warna dari huruf
yang dipilih
• Underline Style digunakan untuk menentukan jenis garis bawah
yang diinginkan
• Underline Color berfungsi menentukan warna dari garis bawah
yang dipilih
• Effects berfungsi memberika efek khusus terhadap teks , pada
option tedapat beberapa pilihan antara lain:
1. StrikeThrough memberiakan Tulisan dengan diberi garis
ditengah teks.
2. Double StrikeThrough sama dengan efek diatas bedanya
memberikan garis dua
3. Superscript memberikan efek teks naik ½ tinggi huruf.
4. Subscript memberikan efek , teks akan turun ½ tinggi
huruf
5. Shadow digunakan untuk memberikan efek bayangan
pada teks
6. Outline memberikan efek kerangka dasar pada tulisan
7. Emboss memberikan efek teks tampak seperti menonjol
dari yang lain
8. Engrave kebalikan dari emboss,jenis ini memberikan efek
ukiran pada teks
9. Small caps memberikan efek dicetak secara capital tapi
ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya ditulis
besar dengan yang ditulis kecil.
Created By 19
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 20
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Keterangan:
• Alligment digunakan sebagai pengaturan jenis pengaturan teks apakah rata kanan,
kiri tengah atau rata kiri dan kanan
• Left digunakan sebagai penentu paragraph dari batas kiri halaman
• Right untuk menentukan Paragrafh dari batas kanan halaman
• Before untuk mengatur spasi sebelum baris teks yang sekarang
• After digunakan untuk mengatur spasi setelah baris teks yang sekarang
• Line spacing untuk menentukan spasi dari teks
• Spesial digunakan sebagai penentu jenis paragraph, apakah menjorok kedalam
atau menggantung.
Membuat daftar Bullet dan Nomor

Bullet dan nomor merupakan gambar-gambar kecil yang berfungsi untuk
memperindah tampilan dari urutan tertentu.
Langkah langkah untuk membuat bullet dan nomor:
1. Klik menu format- Bullets and numbering dank akan muncul seperti ini:
2. Lalu pilihlah model bullet yang diinginkan , pada tab Numbered dan Tab outline
Numbered, juga sama, tinggal pilih mana yang disuka
Created By 21
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Membuat table
Adapun langkah langkah dalam membuat table adalah sebagai berikut:
1.Klik menu Table- Insert lalu klik Table dan akan muncul seperti ini
keterangan :
• Option number of column digunakan untuk menentukan jumlah kolom dari
table
• Option Numbers of rows digunakan untuk menentukan jumlah baris dari table
• AutoFit behaviour berfungsi untuk mengatur pembuatan table pada area aktif
Daftar Perintah Menggeser Cursor
Created By 22
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menandai Blok Teks
MengCopy , Menghapus dan Memindahkan Teks
Created By 23
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 24
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 25
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Tips dan trik Microsoft Office
Mencetak MS Word dalam urutan terbalik
Anda sering menncetak suatu dokumen Word dan Anda harus selalu membalik
urutan halaman. Sebenarnya Anda bisa mencetak dokumen Word dengan uratan
terbalik (dari nomor halaman besar ke kecil) sehingga Anda tidak perlu harus
membalik urutannya. Caranya dari menu Tools/Option/Print tandai Reverse Print
Order lalu klik OK.
Menggulung dokumen dengan cepat
Pernahkah Anda mempunyai document yang panjang pada MS Word, yang terdiri
dari puluhan halaman ? Apa yang Anda rasakan saat melakukan pengecekan
document tersebut ? Nah, untuk mengatasi hal tersebut sebenarnya MS Word sudah
menyediakan fasilitas Auto Scroll. Untuk menampilkan fasilitas tersebut caranya
sebagai berikut :
1. Buka MS Word Anda.

2. Dari menu Tools, pilih Customize.
3. Pindah ke tab Commands.
4. Pada bagian Categories, gantilah menjadi All Command.
5. Pada bagian Commands, carilah AutoScroll.
6. Drag (geserlah) AutoScroll tersebut ke arah toolbar.
7. Klik Close.
Sekarang untuk melakukan scrolling, klik pada AutoScroll yang baru saja kita buat
pada toolbar. Perhatikan pada bagian kanan, akan muncul AutoScroll. Anda bisa
menggeser cursor tersebut ke atas atau ke bawah. Semakin ke atas atau semakin ke
bawah, penggulungan akan semakin cepat.
Created By 26
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Memberi warna pada image
Ikuti langkah di bawah ini untuk memberi warna pada MS Word :
1. Klik menu Insert - picture - clipart.

2. Aktifkan gambar dengan cara mengklik gambar tersebut.
3. Klik kanan - pilih 'edit picture'.
4. Klik bagian dari gambar yang ingin diberi warna dengan memilih icon
'fill color'.
5. Bila ingin menghapus bagian-bagian tertentu dari gambar, pilih objeknya
terlebih dahulu dan tekan tombol delete.
6. Klik 'close picture' bila telah selesai mengedit gambar.
Cropping image
1. Insert - picture - clipart.

2. Sebelumnya terlebih dahulu aktifkan toolbar Picture ( View - toolbar
- picture).
3. Aktifkan gambar dan pilih icon 'crop'.
4. Letakkan icon 'crop' di salah satu kotak pada frame.
5. Kkemudian drag untuk memotong di bagian gambar yang diinginkan.
Konversi dari tabel ke teks
MS Word menyediakan fasilitas untuk pembuatan tabel secara mudah dan cepat.
Tapi bagaimana solusinya jika Anda terlanjur membuat tabel beserta datanya
sementara Anda ingin menggantinya ? Mudah saja, gunakan fasilitas Convert.
Langkah komplitnya sebagai berikut :
1. Blok dulu tabel yang ingin Anda konversi.

2. Dari menu Table, pilih Convert - Table To Text.
3. Maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.
Di sini Anda harus menentukan pemisah antarkolom pada tabel. Yang biasa
digunakan adalah Tabs.
Created By 27
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
4. Langkah terakhir klik OK.
Setting folder default untuk menyimpan file
Kalau Anda rapi dalam menyimpan file, tentu Anda akan mengelompokkan data-data
Anda berdasarkan jenis data atau jenis keperluan. Misalnya saja data MS Word
selalu di simpan di C:\My Documents\MS Word. Nah, daripada setiap kali
menyimpan data Anda akan "terlempar" ke folder yang "jauh" lebih baik Anda
menentukan folder default tempat menyimpan data MS Word tersebut. Caranya :
1. Dari menu Tools, pilih Options.

2. Pindah ke tab File Locations.
3. Di sana terlihat list box dengan tulisan Documents, Clipart Pictures, User
templates, dst.
4. Klik pada Documents dan klik tombol Modify.
5. Pada kotak dialog yang muncul, arahkan ke folder tempat Anda akan
menyimpan data. Misalnya C:\My Documents\MS Word.
6. Klik OK, OK lagi.
Setelah Anda mengubah setting di atas maka saat Anda menyimpan data maka MS
Word langsung "membuka" folder C:\My Documents\MS Word.
Shortcut pada MS Word
Keys Fungsi
Ctrl + } Memperbesar ukuran huruf
Ctrl + { Mengecilkan ukuran huruf
Ctrl + + Membuat subscript
Shift + Ctrl + + Membuat super script
Ctrl + L Membuat rata kiri (Left)
Ctrl + R Membuat rata kanan (Right)
Ctrl + C Membuat rata tengah (Center)
Ctrl + J Membuat rata kanan kiri (Justify)
Ctrl + K Memasukkan hyperlink
Shift + Ctrl + A Membuat teks uppercase (kapital semua)
Ctrl + F4 Menutup dokumen yang terbuka
F12 File - Save As
Ctrl + F2 File - Print Preview
Shift + F3 Change case
Ctrl + Shift + F Mengganti font
Created By 28
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Membuat MailMerge
Mailmerge atau dokumen gabungan adalah salah satu fasilitas dari word
prosesor yang dapat membuat banyak surat yang isinya sama tapi ada beberapa
bagian tertentu. Mailmerge terdiri dari dua file dokumen utama, satu dokumen
dan yang satu data.
Gambar 5-5.4
Pada menu bar ditekan menu tools lalu letters and mailings setelah itu
mailmerge
Gambar 5-5.5
Setelah itu menekan use the current document lalu next baru mengklik create
makan akan muncul seperti gambar
Created By 29
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Membuat tabel dan kolom

Dalam suatu dokumen diperlukan suatu data yang dibuat dalam bentuk tabel
atau kolom untuk mempermudah dan memperjelas dokument; untuk praktek
tabel
Proses pembuatan tabel
1. ketik judul tabel dengan fond size 16,bold dan rata tengah
2. klik tabel pada menu bar
3. klik insert
4. tabel
5. pada kotak number of coloums isikan jumlah kolom 3
6. pada kotak number of rows isikan 4
7. klik OK
DAFTAR NAMA BARANG

BULAN SEPTEMBER 2004
NO NAMA BARANG JUMLAH BARANG

1. MONITOR 2 UNIT
2. CPU 2 UNIT
3. PRINTER 1 UNIT
Gambar 5-5
Created By 30
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Membuat Teks berkolom
Pengetikan paragraph dalam bentu kolom-kolom yang sangat umum diterapkan

pada pembuatan koran sehingga pada umumnya pengetikan model seperti ini
disebut kolom koran
Gambar 5-5.2
Gambar 5-5.3
Created By 31
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Mengunakan Tabulasi
Tabulasi pada Keyboard adalah suatu loncatan tempat kursor berpindah yang
digunakan untuk membuat awal paragraph menjorok atau masuk ke dalam,
dalam word procesor telah tersedia ukuran atau jarak tabulasi secara otomatis.
Untuk membuat tabulasi atau mengubah tabulasi dapat dilakukan degan mudah;
1. tempatkan mouse pointer diatas ruler yang akan dibuat batas tabulasi
yaitu pada ruler1;
2. klik mouse
3. untuk mengeser/memindahkan letak tabulasi, klik mouse pada tanda
tabulasi, kemudian tekan tombol mouse dan jangan dilepas sambil
mengesernya ketempat yang Anda inginkan, lepas tombol mousenya
maka sekarang tanda tabulasi akan bergeser
menghilangkan tabulasi ada 2 cara
mengunakan mouse
1. tempatkan mouse pointer pada tabulasi yang telah dibuat
2. tekan tombol mouse sambil menggesernya ke bawah sampai tanda
tabulasi hilang
3. setelah hilang lepaskan tombol mouse secara cepat
mengunakan menu
1. tempatkan mouse pointer pada tanda tabulasi
2. tampilkan menu format dan pilih tabs atau klik dua kali mouse pointer
maka akan tampil kota dialog
Gambar 5-4
Created By 32
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Microsoft Excel
I. Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak
digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan
data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yang
sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam
pembuatan makalah pribadi.
II. Bekerja dengan Microsoft Excel
A. Lembar Kerja Microsoft Excel

Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu
bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan.
Beberapa istilah2 umum yang diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam
pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.
Menandai Blok Teks
Petunjuk
Created By 33
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
6. Menu Bar merupakan daftar menu yang dapat digunakan untuk Editing Standar
yang berkaitan dengan file dan berisi Submenu untuk Editing Standard ketikan
yang kita buat.
Perintah diatas dapat kita pergunakan dengan mengklik menu tersebut sesuai
keinginan kita atau biasa dengan perintah manual dengan menekan tombol (ALT)+ huruf
pada menu yang bergaris bawah . Misalnya Alt + F maka yang akan muncul menu dan
Submenu file.
7. Toolbar Standard merupakan merpukan Icon – Icon yang disediakan oleh Ms-
Word untuk Icon Standard yang sering diperlukan dalam melakukan pengetikan
seperti garis tebal,huruf tebal, table dan masih banyak lagi.
Untuk mengetahui nama dari Icon tersebut, arahkan Mouse diatas atau kearah Icon
tersebut maka akan secara otomatis tampil nama Icon tersebut.
8. Toolbar Formatting merupakan Toolbar pemformatan dalam aplikasi MS-Word

dan berisi Icon-icon perintah pemformatan.
9. Ruler merupakan alat bantu dalam pengaturan Margin kiri dan kanan, atas dan
bawah . Untuk manual menggunkan perintah dengan cara klik menu Tool – klik
Options- didalam kotak dialog Option klik General pada kotak pilihan
measurement units dan tentukan jenis pengukuran yang kita sukai- lalu klik ok.
10. ScrollBar merupakan bagian untuk menggeser layer kerja. Bila kita hendak
menggeser layer kerja keatas atau kebawah gunakan Vertikal scrollbar dan begitu
juga dengan kiri dan kanan gunakan Horizontal Scrollbar.
Bekerja dengan Ms-Excell

Mengenal Menu dan Sub menu dari Aplikasi MS-Excell secara keseluruhan
5. Membuat Dokumen baru

Sewaktu kita mengaktifkan Ms-Excell otomatis Ms-Excell akan terbuka dan
lembar kerja yang kosong akan muncul. Maka ditempat inilah kita akan
melakukan pengetikan dan biasanya secara otomatis Dokumen ini diberi nama
dengan Document1 sebelum kita simpan di Komputer atau media penyimpanan
lainnya.
Untuk itu langkah-langkahnya adalah sebagai berikut antara lain :

Created By 34
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
• Klik File – New, maka akan muncul Submenu Blank Document lalu
klik Ok. Kebanyakan setelah klik New maka secara otomatis akan
muncul Blank Document.
6. Menyimpan File Dokumen

Untuk menyimpan File dokumen dapat melakukan perintah Ctrl + S atau klik
File- lalu pilih Save dan setelah itu akan keluar tempat media penyimpanan, dan
beri namalah dokumen anda sesuai keinginan anda
7. Membuka file dokumen lain

Untuk melakukan hal itu digunakan Klik menu File- Open maka akah keluar
direktori tempat file yang ingin anda buka, lalu Double Click atau klik 2 kali Fle
tersebut maka secara otomatis File tersebut akan keluar dan anda siap melakukan
pengeditan
8. Mengatur Setup halaman

Untuk mengatur setup halaman : Klik File-Page setup dan akan muncul kotak
Dialog seperti dibawah ini, lalu tentukan keinginan anda
Setelah muncul kotak seperti diatas maka kita bisa menentukan pengaturan batas
halaman, Headers, Footers dan pengaturan penetakan model buku cetak bolak -
balik.
• Top merupakan bagian untuk mengatur batas atas Dokumen mulai dari
tepi atas kertas. Bottom digunakan untuk mengatur batas bawah Dokumen
mulai dari tepi bawah kertas.
• Left merupakan pengaturan batas kiri Dokumen mulai dari tepi kiri kertas.
• Right merupakan bagian untuk mengatur batas kanan Dokumen mulai dari
tepi kanan kertas.
• Gutter digunakan untuk memberikan jarak tertentu dari tepi kiri kertas
atau tepi atas kertas dengan tujuan untuk memberikan lokasi kosong pada
waktu penjilidan .
Created By 35
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
• Header digunakan pada pengaturan posisi dari catatan kepala (Header)
mulai dari tepi atas kertas
• Footer digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kaki (Footer) mulai
dari tepi bawah kertas.
• Mirror Margin merupakan pengaturan batas halaman secara timbal balik
sehingga dapat dicetak secara timbal balik. Hal ini biasanya digunakan
bila ingin mencetak seperti buku cetak lainnya.
• 2 Pages per Sheet artinya digunakan untuk mengatur dokumen agar
dicetak dua halaman dalam satu kertas
Kotak Dialog Paper
• Digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan pencetakan Dokumen kerja.

• Width merupakan pengaturan ukuran lebar kertas jika kita memilih Option
Custom Size
• Height merupakan pengaturan tinggi kertas yang kita miliki
• Preview merupakan pengaturan penerapan tampilan cetakan pada berbagai pilihan
antara lain whole Document yaitu untuk semua Document,dan This Point
Forward untuk bagian lembar kerja tertentu saja.
Kotak dialog Layout secara umumnya hanya untuk mengatur layout dari lembar
dokumen yang kita kerjakan.
Created By 36
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada menu File Sub menu Print Digunakan untuk melakukan pencetakan
Dokumen kerja seperti gambar dibawah ini
Pada Menu File-Print Preview digunakan untuk melihat hasil lembar Dokumen kita agar
hasil cetakan yang kita inginkan sama dengan editan yang kita lakukan seperti dibawah
ini. Fungsinya hampir sama dengan Submenu Print tetapi bedanya Submenu
PrintPreview menggunakan tampilan hasil cetakan di layar Computer kita.
Created By 37
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Menu File Sub menu Save as Web Page digunakan untuk menyimpan file dengan
Format .html yang berguna apabila Document kerja kita dapat dibaca melalui tampilan
Internet Explorer (Untuk menjadi Professional dalam menggunakan Internet, maka anda
dapat membaca buku saya yang berjudul Mahir dan Propessional Teknologi Internet).
New File, New Ctrl + N Membuka file baru

Open File, Open Ctrl + O Membuka file yang sudah ada
Save File, Save Ctrl + S Menyimpan File
Print File, Print Ctrl + P Mencetak hasil cetakan
Print preview File, Print Melihat hasil cetakan ke layer
Preview
Cut Edit, Cut Ctrl + X Memnidahkan isi Sel
Copy Edit, Copy Ctrl + C Mengcopy isi sel
Paste Edit , Paste Ctrl + V Meletakkan Teks
Sort Ascending Data Sort Mengurutkan data kecil ke besar
Sort Data Sort Mengurutkan data besar ke kecil
Descending
Chart Wizard Insert Chart Menginsert Grafik
Font Size Format, Font Merubah Ukuran Huruf
Bold Format , Font Ctrl + B Mencetak tebal Teks
Italic Format, Font Ctrl + I Mencetak miring teks
Under Line Format, Font Ctrl + U Mencetak garis bawah teks
Left Format, Cell, Ctrl + L Teks rata kiri cell
left
Center Format, Ctrl + E Teks rata tengah cell
Cell,Center
Right Format, Ctrl + R Teks rata kanan cell
Cell,Right
Merge and Format, Cell, Menggabungkan cell
center Allignment,
center, Merge
cell
Created By 38
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Currency Style Format, Cell Memformat bilangan Curency
Number,
Currency
Percent Style Format, Cell Memformat bilangan menjadi persen
Percent
Comma Format, Cell, Memformat bilangan menjadi decimal
Number,
Desimal Place
Sel adalah tempat penyimpanan data, setiap sel memiliki alamat berdasrkan kolom dan
baris pada masing-masing sheet.
Sheet adalah sel yang membentuk satu lembaran kerja yang terdiri dari kolom dan baris.
Work Book adalah kumpulan sheet membentuk satu work book

Mengenal type data
1. Alpha numeric/teks
Adalah type data berpa teks dari A- Z , Simbol <>,.?@#$%,dll dan angka 0- 9
yang tidak diproses secara matematika
2. Numerik Angka
Adalah data yang berupa 0-9 , waktu dan tanggal yang dapat diproses secara
matematika
3. Type data formula
Adlah data yang terdiri dari rumus-rumus seperti perkalian , pembagian
,penjumlahan serta fungsi matematika lainnya.
Tanggal
Format Contoh
MM/DD/YY 1/2/97 atau 01/02/1997
MMM-YY Jan – 97 (01/01/97)
DD- MMM-YY 02-Jan-97
DD-MMM 02-Jan (02/01/97)
Waktu
HH:MM 12:30
HH:MM:SS 12:30:20
HH:MM:SS:AM.PM 12:20 Am
HH:MM:SS:Am.Pm 12:30:30 Am
Langkah-langkahnya:
1. Letakkan penunjuk sel diposisi yang diinginkan
2. ketikkan tanggal yang diinginkan missal 1 Januari 2006 dengan cara 1/1/06
3. sorotlah range tersebut
4. Klik Format-cell, maka akan kluar kotak dialog format cell
Created By 39
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
5. Pada kotak dialog tersebut, klik tab number dan pilih date pada pilihan
category
6. dan Klik Ok
Menagtur Tampilan Data Waktu

1. Letakkan penunjuk sel diposisi yang diinginkan
2. ketikkan waktu/jam yang diinginkan misal jam 1 pagi lewat 10 menit dengan
cara 1:10
3. sorotlah range tersebut
4. Klik Format-cell, maka akan kluar kotak dialog format cell
5. Pada kotak dialog tersebut, klik tab number dan pilih Time pada pilihan
category
6. dan Klik Ok
Created By 40
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Catatan : Semua Tampilan Date ,Time , Mata Uang,Persentase, keuangan, teks

secara horizontal maupun vertical dapat diatur pada kotak dialog ini.
Mengetik data
Langjakg-langkahnya:
1. Pindahkan pointer ke sel yang diinginkan
2. Ketik/ Masukkan data yang diinginkan
3. tekan enter
Memperbaiki data
1. Pindahkan pointer ke sel yang diinginkan
2. Tekan F2 untuk masuk ke modus edit, dan lakukan perubahan, atau gunakan
double click pada sel yang ingin diperbaiki
3. Tekan Enter dan untuk membatalkan tekan escape
Memilih data
Dengan Keyboard
1. pindahkan pointer ke sell awal range
2. Tekan dan Tahan Tombol Shift
3. Gunakan Tombol arah untuk menentukan tinggi dan lebar range
4. lepas tombol shift
Dengan Mouse
Created By 41
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
1. Tunjukkan Pointer ke sel awal range
2. Drag daerah yang ingin dipilih
3. Lepaskan button Mouse
Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom

Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan
data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
• Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
• Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru •
Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru •
Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru
Memindhkan data
1. Pilih Range data yang ingin dipindahkan
2. Click toolbar Cut, atau click kanan Mouse, Pilih Cut atau Tekan Ctrl + X
3. Pindahkan Pointer ke posisi yang diinginkan
4. Click toolbar Paste, atau click kanan Mouse, Pilih Paste atau Ctrl + V
Mengcopy Data
1. Pilih Range data yang ingin dicopy
2. Tekan Ctrl + C
3. Pindahkan Pointer ke posisi yang diinginkan
4. Tekan Ctrl + V
Created By 42
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menghapus data
1. Pilih Range data yang ingin dihapus
2. tekan Del
Membatalkan Perubahan
Tekan Ctrl + Z
Mengganti Font
1. Pilih range yang diinginkan
2. Llu Tekan Ctrl + B untuk tebal, Ctrl + I untuk miring. Ctrl + U untuk gars
bawah
Mengatur Lebar Kolom

1. letakkan Pointer pada kolom yang akan diubah, jika kolom yang akan dirubah
lebih maka sorotlah atau blok
2. Pilih dan klik menu format, Column Width, Seperti ini
Created By 43
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
3. Pada kotak isian Column width ketikkan nilai yang diinginkan
4. klik ok
Mengubah Lebar Kolom agar sesuai dengan panjang data

1. arahkan pointer pada huruf sebelah kanan dari kolom yang akan diubah,
Misalkan kolom B,letakkan pointer disebelah kanan dari huruf B tersebut,
sehingga penunjuk mouse berubah menjadi tanda panah dua arah
2. Klik 2 kali pada kondisi penunjuk mouse seperti itu , .Dengan perintah ini
otomatis lebar kolom akan disesuaikan dengan data yang terpanjang
Mengatur Tinggi baris

1. letakkan Pointer pada baris yang akan diubah tingginya
2. Klik format-Row height dan isikan nilai yang diinginkan
3. Klik Ok
Memperbaiki Kesalahan Pengetikan

Bila ada kesalahan dalam mengetikkan data, maka anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti
langkah2 berikut ini :
1. Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali pada
sel yang datanya ingin diperbaiki.
2. Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter .
Menggunakan Rumus
Kita dapat memasukkan rumus matematika ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung
yang dapat digunakan diantaranya + (penjumlahan), -(pengurangan), * (perkalian), dan ^
(perpangkatan).
Seperti gambar dibawah ini.
Gambar 2. Tabel Upah Kerja
Created By 44
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap

a. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan
b. Ketik rumus “=35*3700” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=).
Menulis Rumus dengan Referensi Sel

b. Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Menulis Rumus dengan Keyboard atau Mouse

Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
b. Ketik “=” pada kolom baris rumus
c. Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
d. Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.
Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan
dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam
fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung
rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai
min (Min), dan jumlah data angka (Sum).
Created By 45
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Langkah-langkahnya :
1.Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti
dibawah ini.
2. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan.
Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.
3. Hasilnya akan ditampilkan di baris status.
AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi
tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum),
ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke
lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Ó).
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke
tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Ó di toolbar. Selanjutnya sorot
range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.
Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu

a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan
Created By 46
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
Gambar penjelasan
Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Perintah Meratakan Data pada Toolbar
Pemakaian Rumus
1. =Sum : mencari Jumlah Nilai dari suatu Range
2. =Average : Mencari nilai rata-rata dari suatu range
3. =Max : Mencari nilai tertinggi dari suatu range
4. =Min : mencari Nilai Terendah dari suatu range
5. =Left : mengambil karakter sebelah kiri
6. =Right : mengambil karakter sebelah kanan
7. =Mid : Mengambil karakter tengah
Created By 47
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Cara Menulis Fungsi
1. Letakkan pointer pada sel tempat hasil fungsi akan ditampilkan (contoh sel
C6)
2. Ketikkan =sum(C4:C5)
3. tekan Enter
Created By 48
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 49
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 50
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 51
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Fungsi HLookup dan VLookup
Created By 52
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 53
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 54
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Membuat Aplikasi Sederhana

dengan Microsoft Access
Pendahuluan
Untuk Apasih kita belajar microsoft Access.
Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi
database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-
aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko.
Sebelum mulai belajar jangan lupa berdoa dulu kemudian Tanamkan pada diri anda bahwa
Microsoft Access itu gampang dan mudah dipelajari. Kuatkan keyakinan pada diri anda bahwa
anda dapat menguasainya.
Di Microsoft Access ada bagian apa aja sih.

a. Table digunakan untuk menyimpan data
b. Query digunakan untuk memanipulasi data
c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,
menambah data dll.
d. Report digunakan untuk membuat laporan
e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
Bagaimana memulai microsoft Access

1. Klik Start pilih Program lalu pilih Microsoft Access
2. Setelah terbuka klik Blank Database, pada jendela file new database isikan nama
file yang diinginkan misalkan Koperasi (Untuk membuat aplikasi penjualan Barang
di Koperasi PT. AGH.)
Created By 55
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Kita sudah membuat database dengan nama Koperasi tetapi database itu belum dapat
digunakan untuk itu kita perlu membuat Tabel, Form, Query, Report dan Macro bila perlu.
Table
Apa sih Table itu ?
Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table
barang
Langkah membuat Table

1. Pada jendela database klik Table.
2. Klik dua kali create table in design view
3. Pada jendela table ketikan field-field table Barang beserta tipe datanya, jangan lupa
tentukan Kode_Barang sebagai Primary Key. seperti gambar dibawah ini.
4. Pilih File Save. Ketikan Nama Table, karena table ini berkaitan dengan Barang.
Kita simpan dengan nama “ Tbl_Barang ”.
5. Table Barang sudah selesai dibuat. tutup table untuk membuat table-table lainnya.
Kamu mau bisa bikin tablekan, coba bikin table karyawan, Header_Penjualan dan
Detail penjualan dengan spesifikasi sebagi berikut.
Created By 56
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Kemudian isi Data pada table-table yang kita telah buat, caranya klik dua kali table yang
ingin kita isi, kemudian isi data-datanya (cara isinya sama seperti Excell).
Created By 57
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Query
Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam
tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan
sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu table saja,
atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.
Query, Apasih Manfaatnya Query ?

Dengan Query kita dapat :
a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin
melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”
b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field
yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa
pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table
Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.
c. Dapat melakukan operasi perhitungan.
Itulah tiga fungsi utama query.

Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.
Bagaimana sih cara membuat query.
Langkah-langkah membuat Query

1. Pada Jendela database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View.
Created By 58
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
2. Pada Jendela Show Table Pilih Table-Table yang akan dipakai dalam Query,
mislanya kita pakai table Barang. Klik Tbl_Barang lalu klik Add. Jika tidak ada
table yang ingin dipakai lagi klik Close.
Created By 59
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Table = Nama Table dari Filed tersebut
Sort = Mengurutkan Data hasil query
Show = Mengatur Field ditampikan atau tidak
Criteria = Syarat dari data yang ingin ditampilkan
3. Untuk menampilkan seluruh Field dan seluruh Record pada Tbl_Barang Pada
Field, klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang.*
4. Untuk melihat hasil Query Pilih menu Query lalu klik Run atau bisa langsung
mengklik icon Run pada toolbar.
5. Untuk menyimpan Query klik icon disket, pada jendela save beri nama query lalu
klik OK, Maka Query akan tersimpan dan dapat kita gunakan kapan saja.
6. Untuk menampilkan field-field tertentu saja. Misalnya kita hanya ingin
menampilkan Field KoDe_Barang dan Nama_Barang. Caranya pada Field klik
tombol panah ke bawah. Pilih Field Kode_Barang, lalu arahkan kursor
kesebelahnya lalu klik tombol panah kebawah pilih Nama Barang. Pastikan kotak
kecil pada show tercentang (jika kotak pada show tercentang maka field akan
ditampilkan, tetapi bila tidak maka field tidak di tampilkan).
Created By 60
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
7. Untuk Menampilkan data barang Yang Kode Barangnya = B001. caranya adalah
Pilih field-filed yang akan ditampilkan pada field Kode_Barang Criterianya diketik
B001.
8. Untuk Menampilkan nomor faktur “F0001” siapa yang punya. Caranya adalah pada
Created By 61
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
saat kita memilih table yang akan digunakan pada query, Pilih Tbl_H_Pjl lalu klik
Add, Pilih Tbl_Karyawan, baru klik Close. Kita harus membuat hubungan antara
table Tbl_H_Pjl dangan Tbl_Karyawan caranya adalah klik field NIK pada
Tbl_H_Pjl tahan lalu geser ke arah field NIK pada Tbl_karywan “akan muncul garis
penghubung kedua table” (Jika sudah ada tidak perlu membuat penghubung). Pilih
Field-field yang akan ditampilkan, pada field No_Fak pada criterinya diketik
“F0001”.
Setelah itu Jalankan Query.
9. Untuk melakukan operasi perhitungan contohnya kita buat query untuk sub form
penjualan. Caranya :
a. Klik Query, lalu klik dua kali Design View pilih tbl_D_Pjl klik Add klik
close
b. Pada jendela Query buat Query seperti dibawah
Created By 62
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
10. Query itu ada beberapa jenis yaitu :

a. Select Query (yang sedang kita praktekan). Untuk menampilkan data
b. Crosstab Query
c. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam rable
Baru)
d. Update Query.(untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field)
e. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table)
f. Delete Query (Untuk menghapus data pada table)
Form
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data
dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. Form
dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja
dalam transaksi master-detail.
Membuat Form Barang untuk maintenance data barang.
1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Desing wizard, klik
New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Barang klik OK.
Created By 63
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Kita lihat form yang dihasilkan. Untuk memodifikasinya klik Icon Design pada Toolbar.
2. Pada mode design Atur Form agar bisa kita tambahkan control-control yang lain.
3.
Tambahkan Tombol untuk menambah data caranya. Pada toolbox
klik Command Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command
Buttom Wizards, pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih
Add New Record. Klik Next pada Text ketik Tambah lalu klik Next, ketikan nama
untuk command button ini ketik saja cmd_Tambah lalu klik Finish.
Created By 64
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
4. Tambahkan Tombol untuk menghapus data caranya. Pada toolbox klik Command
Button lalu letakan pada Form akan muncul jendela Command Buttom Wizards,
Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Delete Record. Klik
Next pada Text ketik Hapus lalu klik Next, ketikan nama untuk command button
ini ketik saja cmd_Hapus lalu klik Finish.
5. Tambahkan Tombol untuk menyimpan data caranya. Pada toolbox klik Command
Pada Categories pilih Record Operations, pada Actions Pilih Save Record. Klik
Next pada Text ketik Simpan lalu klik Next, ketikan nama untuk command button
Created By 65
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
ini ketik saja cmd_Simpan lalu klik Finish.
6. Tambahkan Tombol untuk Keluar dari Form caranya. Pada toolbox klik Command
Pada Categories pilih Form Operations, pada Actions Pilih Close Form. Klik
Next pada Text ketik Keluar lalu klik Next, ketikan nama untuk command button
ini ketik saja cmd_Keluar lalu klik Finish.
7. Tambahkan combo box untuk mencarida data barang. Caranya block semua control
lalu geser kebawah. Pada Toolbox Klik Combo Box pada Combo Box Wizard pilih
Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box. Klik
Next Pilih Kode Barang jika kita ingin mencari berdasarkan kode barang klik
tombol > lalu klik Next, klik Next lagi. Ketikan Klik disini untuk mencari kode
barang lalu klik Finish.
8. Tambahkan Label untuk membuat Judul Form. Pada Toolbox klik Label lalu
gambarkan di Form Kemudian didalam label tersebut ketikan “Maintenance Data
Barang”
9. Setelah selesai dibuat Simpan Form dengan nama frm_Barang
Created By 66
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pembuatan Form Data Barang sudah selesai dan silahkan di test apakah tobol-tombol
yang ada sudah berfungsi dengan benar.
Agar Form kelihatan lebih bagus anda bisa mendesain letak-letak control menurut
selera Kita.
Pada Form diatas Dividing Line, Record Selector, ScrollBar dan Navigation Button
masih muncul untuk menghilangkannya masuk ke mode design lalu klik kotak ujung
kanan atas Form kemudian klik kanan lalu pilih properties(ini dilakukan jika jendela
properties belum ada). Pada jendela properties set propertiesnya seperti gambar
dibawah ini
Created By 67
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Form & Subform

Sekarang saatnya kita buat Form Penjualan. Biasanya Karyawan kalau Belanja itu lebih
satu barang. untuk itu kita perlu membuat form yang dapat mengakomodasi keperluan
tersebut. Form Penjualan terdiri dari Form Penjualn dan Form detail penjualan sebagai sub form,
cara membuatnya:
Membuat Sub Form Detail Penjualan

1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design
2. Pada wizard, klik New.Pada Jendela New Form pilih Form Wizard, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih qry_detail_Penjualan klik
OK.
3. Pada jendela Form Wizards Pindahkan Semua Field ke sebelah kiri kecuali field
No_Fak. Klik Next. Pilih Data Sheet klik Next Pilih Standard Klik Next lalu klik
finish. Hasilnya Terlihat di gambar dibawah ini.
Simpan Form dengan nama frm_Detail_penjualan. Form ini digunakan untuk

memasukan data detail barang yang dibeli karyawan, dengan tampilan yang sekarang
tentu masih kurang ok untuk itu kita harus memodifikasinya.
Kita Ingin agar Pada saat kita menegtikan kode_barang maka Nama Barang dan
Created By 68
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Harga Satuanya akan langsung muncul kita masukan Jumlah maka Total Harga akan
muncul. Caranya :
4. Masuk pada mode design

5. Hapus Textbox Kode Barang beserta labelnya
6. klik Combo Box Letakan pada tempat textbox kode barang yang telah kita hapus
7. Pada Jendela Combo Box Wizards ikuti gambar-gambar dibawah ini
Created By 69
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 70
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 71
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Efek dari kode diatas pada saat form dijalankan. Jika kita Pilih salah satu kode barang
pada Combo Box maka secara otomatis nama barang, satuan dan harga akan muncul.
Tamabahkan satu text box di bagian Footer Form Pada Proprties Namenya Isi dengan
SubTotal.dikotak text box tersebut ketikan “ = Sum([Total Harga]) “
Pembuatan Form Penjualan

1. Pada Jendela database pilih Form, lalu klik Create Form in Design wizard, klik
New.Pada Jendela New Form pilih Auto Form Columnar, lalu pilih sumber
datanya, caranya kita klik tombol panah ke bawah pilih Tbl_Hpjl klik OK.
2. Masuk ke mode design Tambahkan dua buah Text Box pada properties namenya set
masing-masing dengan txt_Nama dan txt_Bagian.
3. Hapus text Box NIK, Tambahkan Combo Box ditempat text box NIK tadi.
4. Pada jendela combo box wizards lakukan langkah-langkah seperti pada gambar
Created By 72
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 73
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
5.
Buka Visual Basic Editor tambahkan script seperti pada gambar
6. Pada Toolbox klik Subform letakan di bawah textbox bagian, akan mucul jendela
subForm Wizards. Ikuti langkah-langkahnya seperti dibawah ini.
Created By 74
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
7. Pada Tool Box klik Text Box letakan dibawah sub Form detail penjualan. Pada
Kotak textbox ketikan =Sub_frm_Detail_Penjualan.Form!SubTotal
8. Tambahkan Tombol Tambah, Hapus, Simpan dan Keluar seperti pada form
barang.
Created By 75
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
9. Aturlah letak-letak textbox dan kontrol-kontrol lainnya yang ada pada form agar
form kelihatan menarik, tambahkan label untuk memberi judul form. Setelah semua
selesai jangan lupa disimpan, simpan form dengan nama frm_penjualan.
Report
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data
menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
Mengapa kita perlu membuat Report ?.

Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera
menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil
cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan
membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report
kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengancepat kita dapat menyediakannya.
Bagaiamana Cara Membuat ?
Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards. Pada tutorial terdapat
beberapa contoh pembutan report., anda tinggal mengikuti langkah-langkah
pembuatannya.
Created By 76
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pembuatan Report
Report Struk Penjualan
digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan.
1. Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumberdata untuk report ini.
Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita
akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan
nama qry_Struk
2. Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendela Report Wizard
ikuti langkah-langkah seperti gambar berikut ini
Created By 77
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Klik dua kali No_Fak untuk menghasilkan gambar seperti diatas baru klik next
Klik Finish, akan tampil design report struk
Created By 78
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Atur posisi kontrol-kontrol yang ada pada report ssehingga menjadi seperti ini
Pada No_Fak Header klik kanan pilih Sorting and Grouping Pada No_Fak Set Group
Footernya Yes (Agar No-Fak Footer ditampilkan sebagi temapat text box untuk Total
biaya yang harus dibayar)
Created By 79
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada No_Fak Footer Tambahkan Textbox Pada labelnya ketikan Total Biaya yang harus
dibayar dan pada Textboxnya ketikan =Sum([Total]).
Pada Toolbox klik Line lalu gambarkan di atas textbox Total yang harus dibayar(Garis
lurus selebar halaman).
Created By 80
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Simpan Report yang telah kita buat ini

Jika kita jalan kan Report saat ini maka akan muncul input box Enter parameter Value,
Isi saja dengan F0001. Input box ini muncul disebabkan karena kita menjalankan report
bukan dari form Penjualan.
Report Struk digunakan untuk mencetak struk untuk karyawan. Berarti Report ini
digunakan pada saat terjadinya transaksi penjualan. Untuk itu masuk ke mode design
form penjualan, tambahkan satu command button untuk mencetak struk. Caranya yaitu
klik command button pada tool bar, letakan di form akan muncul wizard, ikuti seperti
dibawah ini
Created By 81
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Created By 82
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Terakhir klik finish, kemudian simpan form.

Sekarang mari kita buat Report Penjualan, Sebelum kita membuat Report Penjualan ini
kita
buat dulu form Laporan yang berfungsi sebagai interface untuk user menjalankan Report
Pembuatan Form Laporan
Pada Jendela Database klik Form kemudian klik create form in design View. Lalu
tambahkan dua buah text box masing-masing pada properti Namenya diset txtAwal
dan
txtAkhir. Rubah labelnya menjadi masing Periode dan s/d. kemudian simpan dengan
nama frmLaporan
Pembuatan laporan/ report penjualan menurut periode

Digunakan untuk mencetak rincian penjualan yang terjadi dalam periode yang telah
ditentukan. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini :
1. Buat Sumber datanya yaitu dengan mebuat querynya, buat designnya seperti
dibawah ini.
Created By 83
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada field tgl_Fak criteria ditulis >=[Forms]![frmLaporan]![txtAwal] And

<=[Forms]![frmLaporan]![txtAkhir] yang artinya Record yang akan ditampilkan
dalam
query ini jika Tgl_fak >= Tanggal yang diketikan pada txtAwal frmLaporan dan <=
Tanggal yang diketikan pada txtAkhir frmLaporan. Hasil Query ini kan diurutkan
berdasarkan No_Faktur (Pada Field No_Fak Sortnya di set Ascending). Simpan Query
dengan nama qry_Penjualanprd
2. Sekarang mari kita buat reportnya
- Pada Jendela Database klik Report, klik New Pilih Auto Report Tabular,
Sumber datanya pilih qry_Penjualanprd.
Klik OK, maka akan muncul input box yang meminta memasukan tanggal awal.
Setelah kita masukan tanggal awalnya kan muncul input box lagi yange meminta
memasukan tanggal akhir, setelah kita masukan baru reportnya muncul (Hal ini
disebabkan karena kita belum mengaktifkan frm_Laporan). Jika range atau rentang
tanggal yang kita masukkan tidak ada dalam table H_Pjl maka reportnya akan muncul
seperti ini.
Created By 84
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
- Klik Design View untuk masuk ke mode design

Design Report diatas masih kurang bagus, untuk itu kita perlu merubahnya, caranya
sama seperti pada design form. Desin Report setelah di rubah
- Simpan Report dengan nama rpt_Penjualanprd
Created By 85
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Summamry Report Penjualan Periode
Digunakan untuk mencetak summary Penjualan yang terjadi selama periode yantelah
ditentukan. Jika kita juga ingin membuat summary Report Penjualan by periode.
Caranya hampir sama.
1. Kita buat sumber datanya dulu, kita bisa memodifikasi qry_Penjualanprd yang
kita buat. Caranya Pada jendela database klik Query klik qry_Penjualanprd klik
Design
Kemudian kita rubah menjadi seperti ini. Pada query ini anda akan melihat Total
dibawah sort. Untuk memunculkannya klik tombol ‡” pada toolbar.
klik File pilih Save As, simpan dengan nama qry_SumPenjualanprd
2. Sekarang mari kita buat reportnya

- Pada Jendela database klik Report lalu klik New. Pada jendela New report Pilih
AutoReport Tabular
Created By 86
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Design Report diatas masih kurang bagus, untuk itu kita perlu merubahnya, caranya sama
seperti pada design form. Design Report setelah di rubah
- Simpan Report dengan nama rpt_sum_Penjualanprd
Created By 87
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Sekarang kita buat report untuk laporan seluruh penjualan.
Report Seluruh Penjualan Barang.

Digunakan untuk mencetak seluruh penjualan yang pernah terjadi dari awal samapi
sekarang. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini
1. Buat sumber datanya, kebetulan sumber datanya tidak jauh beda dengan
qry_Penjualan prd. Untuk itu kita klik qry_Penjualanprd, klik design kemudian
rubah isinya menjadi seperti dibawah ini. Criteria pada Tgk_Fak dihapus.
2. Sekarang kita buat reportnya. Pada Jendela database klik Report lalu klik New.
Pada jendela New report Pilih AutoReport Tabular
Created By 88
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Karena Sortnya berdasarkan No_Fak untuk itu No_Fak Geser ke Posisi Tgk_Fak
dan sebaliknya. Modifikasi Report menjadi seperti ini
Simpan dengan nama rpt_PenjualanAll

Report Summary Report Seluruh Penjualan
Digunakan untuk mencetak summary penjualan yang terjadi dari awal samapai
sekarang. Berikut langkah-langkah pembuatan report ini
1. Seperti biasa kita buat sumber datanya dulu, Sumber datanya hampir sama
dengan qry_SumPenjualanprd. Untuk itu klik qry_SumPenjualanprd lalu
klik design, Hapus criteria yang ada pada field Tgk_Fak
Pada jendela New report Pilih AutoReport Tabular dan qry_sumPenjualanAll
Created By 89
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Kemudian modifikasi Report menjadi seperti ini
Pembuatan Report Belanja Karyawan

Tentunya kita mau tahu dong karyawan yang belanjanya paling banyak dikoperasi.
Untuk kita perlu buat Report Belanja Karyawan, caranya
1. Buat sumber datanya, buat query seperti dibawah ini
Created By 90
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Simpan Query dengan nama qry_SumBelanjaKaryawan
Pada jendela New report Pilih AutoReport Tabular dan qry_sumPenjualanAll
Klik
OK akan muncul dua kali input box sis masing-masing dengan 1/1/2 dan
1/31/2. Jika kita ingin mengetahui Karyawan yang belanja pada tanggal 1 Jauari
2002 s.d 31 januari 2002. maka Report akan muncul
Created By 91
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Kemudian modifikasi Report menjadi seperti ini
Simpan dengan nama rpt_SumBelanjaKaryawan

Semua Report telah selesai kita buat, kita kembali ke Form Laporan untuk
menambahkan Tombol Tombol untuk mengaktifkan report yang telah kita buat
Masuk ke mode design dari frm_laporan
Created By 92
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Toolbox klik CommandButton lalu gambarkan di Form
Klik Next, Pada kotak ketik cmd_Penjulanprd (Sesuai dengan Report yang
Created By 93
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
diaktifkan)
Tambahkan 4 CommandButton lagi untuk menampilkan Report yang lainnya,

caranya sama seperti diatas. Berikut Settingan pada wizard untuk 4
CommandButton tersebut
Form yang sudah jadi, Jangan lupa pad form Poperti set scrollbar, Record Selector,
Navigation Button dan Dividing Line.
Created By 94
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
SwitchBoard
Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access
kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :
- Pada menu bar Pilih Tools Database Utilities Switchboard Manager
- Akan muncul message box switchboard klik Yes
- Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New
Isi Text, Command, Form Seperti di atas lalu Klik OK
Klik New
Klik New

Klik New
Created By 95
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal

Klik New
Isi Text, Command Seperti di atas lalu Klik OK
Klik Close, klik Close lagi. Maka akan terlihat Form Switchboard pada Form
Created By 96
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Pada Form klik dua kali Switchboard, Maka akan muncul Menu Utama yang kiat buat
dari Switchboard tadi.
Pada Aplikasi bila dijlankan tentunya yang pertama muncul adalah menu utamanya.
Untuk itu kita harus menset agar Switchboard ini alangsung muncul pada saat aplikasi
kita dijalankan, Caranya yaitu :
Pada menu bar klik Tools Startup pada jendela startup Setting seperti di gambar ini
Created By 97
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Maka setiap kali anda menjalankan aplikasi ini maka yang pertama muncul dalah
Switchbord yang telah anda buat.
Maka selesailah pembuatan Aplikasi ini
Panduan Pengoperasian Program

1. Jalankan Aplikasi. Akan muncul Menu Utama
2.
3. Jika ingin menambah, menghapus atau mengedit data barang, klik tombol Maintenance
Data Barang.
Created By 98
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Akan tampil Form Maintenance Data Barang. (Pada saat pertama tampil maka from akan
menmpilkan record pertama dari data barang untuk itu anda tidak boleh merubah isinya,
jika dirubah maka otomatis isi record pertama akan berubah)
Menambah Data Barang

1. Klik Tombol Tambah, Lalu Isi Kode Barang, Nama Barang dan satuan dan harga. Isi
saja seperti contoh dibawah ini
2. Jika ingin menambaha data lagi klik lagi tombol Tambah, isi field-fieldnya. Jika
penambahn data sudah selesai klik tombol simpan. Untuk meyakinkan bahwa data
bahwa data yang kita masukan tadi sudah tersimpan, lihat pada table barang.
Created By 99
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Menghapus Data Barang
1. Pilih dulu Kode Barang yang akan di hapus, caranya klik Combo Box Kode barang
, kemudian pilh kode Barangnya misalnya saja B004, maka data-data B004
akan ditampilkan di Form
2. Klik Tombol Hapus, akan muncul pesan “You Are Delete 1 Records ?..” Jika anda
benar-benar ingin meghapusnya klik Yes, jika tidak klik No.Untuk kembali kemenu
utama klik tombol keluar.
4. Jika ingin menambah, menghapus atau mengedit data karywan, klik tombol
Maintenance Data Karyawan. Akan tampil Form Data karyawan, cara
Pengoperasiannya sama seperti form Maintenance Data Barang.
5. Jika Ingin melakukan Transaksi Penjualan klik tombol Transaksi Penjualan Akan
tampil Form Maintenance Data Barang. (Pada saat pertama tampil maka from akan
menampilkan record pertama dari data barang untuk itu anda tidak boleh merubah
isinya, jika dirubah maka otomatis isi record pertama akan berubah)
Created By 100
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Jika ingin melakukan transaksi penjualan baru klik tombol tambah. Kemudian Isi
No_fak, NIK, Kode Barang, field-field lainnya sudah otomatis
terisi.
Created By 101
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Untuk mencetak struk klik tombol Cetak Struk
Jika ingin melakukan transaksi penjualan lagi, klik lagi tombol tambah. Setalah selesai
jangan lupa untuk mengklik tombol Simpan
Untuk Mencetak Laporan, klik tombol Laporan, akan tampil form laporan, isi Periodenya
kemudian klik salah satu tombol untuk report/alporan yang diinginkan.
Created By 102
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Misalnya saja kita klik tombol Penjualan by Periode, maka Laporan penjualan koperasi
selama periode
Created By 103
Muhammad Syahrizal
1. Mengenal PowerPoint
Peresentasi menjadi bagian yang tak terpisahkan dari banyak perkerjaan saai ini.
Presentasi dilakukan pada rapat-rapat rutin, presentasi proposal, laporan, presentasi
produk atau penjualan, presentasi seminar, presentasi kuliah dan masih banyak lagi.
Tidak jarang keberhasilan atau pekejaan ditantukan oleh presentasi yang kita lakukan.
Kepiawaian membuat presentasi menjadi salah satu modal sukses dalam bekerja.
Salah satu program aplikasi yang handal untuk membuat presentasi adalah PowerPoint.
PowerPoint sangat popular, karena sangat mudah digunakan (user friendly) dan memiliki
banyak kemamapuan yang handal untuk membuat presentasi. Dengan berkembangnya
teknologi data display / LCD proyektor yang dapat menampilkan presentasi langsung dari
komputer, membuat PowerPoint menjadi aplikasi yang sangat luas.
Bab ini akan memberi penjelasan ringkas tentang PowerPoint, terutama bagi Anda yang
baru mulai mengenal PowerPoint. Buku ini tidak akan menjelaskan secara detai tentang
“cara menggunakan PowerPoint”, melainkan memberi gambaran “cara membuat desain
presentasi yang efektif dengan PowerPoint”.
1.1 Presentasi dengan PowerPoint

Sejak awal PowerPoint dirancang untuk membuat presentasi. PowerPoint menyediakan
banyak pilihan presentasi, antara lain:
• Overhead Transparacis (Transparansi Overhead). Presentasi dapat langsung dicetak
diatas kertas transparansi dan ditampilkan menggunakan Overhead Proyector. Warna
cetak dapat dibuat berwarna (full color), abu-abu (Grayscale), maupun hitam putih.
• Slide Show Presentation (Presentasi Slide Show). Presentasi Slide Show
menampilkan presentasi langsung dari komputer dan dapat di proyeksikan ke layar
atau dinding menggunakan proyektor / LCD proyector. Presentasi Slide Show dapat
menampilkan efek-efek special PowerPoint, seperti animasi, suara (sound), movie,
narasi, transisi slidedan fitur-fitur on screen lainnya.
• Online Presentation (Presentasi Online). Para professional dapat me-review dan
mengedit presentasi secara online menggunakan Microsoft NetMeeting, broadcast
presentasi dalam web dan mempublikasikan presentasi dalam halaman web.
• Print Out. Presentasi dapat dibagiakan dalam bentuk print out yang dicetak satu slide
perlembar dan dapat dicetak berwarna abu-abu meupun hitam putih. Print Out juga
dapat dicetak dengan skala tertentu, diberi frame dan diberi keterangan tambahan.
• Bahan Pendukung Presentasi: Handout, halaman catatan (Noter pages) dan Outline
presentasi dapat dicetak dan dibagikan kepada Audience sebagai bahan pendukung
presentasi.
Created By 104
Muhammad Syahrizal
PowerPoint memiliki beberapa tipe file dengan ekstensi file yang berbeda-beda. Tipe-tipe
tersebut adalah :
• Presentation (.ppt). Secara default presentasi yang dibuat dengan PowerPoint akan
disimpan dengan ekstensi file .ppt.
• PowerPoint Shoe (.pps). Menyimpan presentasi dengan ekstensi file .pps akan selalu
membuka file presentasi sebagai slide show.
• Halaman Web (.htm; .html; .mth; .mhtml). PowerPoint memungkinkan untuk
menyimpan presentasi dengan format halaman web, seperti .htm atau .html yang
disertai dengan filder yang berisi file-file yang diperlukan untuk halaman web.
Sebagai alternatifnya, presentasi juga memungkinkan untuk disimpan sebagai web
archive yang menyatukan file-file teks dan grafik ke dalam file tunggal. Format file
ini berekstensi .mth atau .mhtml. presentasi yang disimpan sebagai halaman web
dapat ditampilkan menggunakan web browser IE 4.0 atau versi yang lebih baru.
• Design Template (.pot) adalah template presentasi yang sangat berguna untuk
membuat presentasi dengan cepat dan dapat digunakan secara berulang-ulang.
PowerPoint memungkinkan Anda menambahkan multimedia dalam presentasi, seperti

clip art, foto, animasi, sound, dan movie. Narasi presentasi dapat direkam dan dimainkan
menggunakan PowerPoint. Presentasi dapat dipaket ke dalam sebuah CD yang bisa
langsung ditampilkan dalam slide show (auto run), sehingga memudahkan untuk
mendistribusikan presentasi. Masih banyak fitur-fitur lain yang dimiliki oleh PowerPoint.
Dengan banyaknya fitur dan kemampuan yang dimiliki oleh PowerPoint, menjadikan
PowerPoint tidak hanya untuk membuat presentasi oral saja, tapi juga bisa digunakan
untuk berbagai keperluan presentasi lain, misalkan membuat presentasi produk, iklan
sederhana, membuat profil perusahaan, illustrasi panggung dan lain-lain.
berdasarkan pengalaman, Power Point juga dapat digunakan untuk membuat brosur,
leaflet maupun desain logo. Hasilnya tidak kalah bagus dibandingkan menggunakan
program aplikasi desain yang lain, meskipun masih terdapat beberapa kekurangan.
1.2 Fasilitas Baru dalam PowerPoint 2003

PowerPoint 2003 memiliki beberapa fitur baru dan beberapa fitur yang ditingkatkan
kemampuannya. Fitur-fitur tersebut antara lain adalah :
• Pemaketan Presentasi ke dalam CD. Presentasi dapat dengan mudah dipaket ke
dalam CD dengan menyertakan seluruh komponen yang ada didalamnya, seperti
password, font, video, dan grapich, sehingga memudahkan bagi pemakai dan
distribusi presentasi. Presentasi yang ada dalam CD akan langsung dibuka dengan
PowerPoint Viewer (Auto Run) dengan modus Slide Show.
• Slide Mark Up. PowerPoint 2003 memungkinkan pengguna menambahkan catatan
ke dalam presentasi Anda.
• Peningkatan Dukungan pada Multimedia. PowerPoint 2003 mendukung
penambahan format multimedia dan dapat menampilkan video secara full screen. Kita
dapat menggunakan perintah-perintah stop, start, pause dan rewind dalam slide show.
Format multimedia yang didukung antara lain ASX, WMX, M3U, WVX, WAX,
WMA. Jika suatu codex tidak tersedia, PowerPoint akan mengambilnya dari internet.
Created By 105
Muhammad Syahrizal
• Dukungan Smart Tag. Smart Tag dapat digunakan dalam PowerPoint. Ketika
pointer melewati sebuah nama, alamat, email atau kata-kata kunci lain, icon smart tag
akan muncul untuk menyediakan tambahan informasi dan pilihan aksi.
• Peningkatan Modeus Sile Show. Peningkatan ini memudahkan Anda mencari tool
yang diperlukan ketika mengirimkan presentasi.
• Peningkatan Custom Animation. PowerPoint 2003 menyediakan lebih banyak efek
animasi yang dapat membuat presentasi lebih hidup dan interaktif.
• Dukungan bagi pakai Workspace. Dokumen PowerPoint 2003 dapat disimpan ke
dalam workspace bagi pekai sehingga anggota tim dalam jaringan dapat memperoleh
versi terakhir dokumen tersebut, pengecekan dokumen, dokumen terkait lainnya, link
dan daftar anggota tim. Fitur ini hanya dapat di pakai dalam jaringan yang
menggunakan server windows.
• Dukungan IRM (Information Rights Management). Melindungi presentasi dari
orang yang tidak bertanggung jawab dan melakukan bagi pakai dengan IRM. Hal ini
memungkinkan pengguna menentapkan batas waktu bagi pakai presentasi. Jika batas
waktu dilewati, presentasi tidak dapat dibuka sama sekali. Fitur ini juga memerlukan
server windows.
PowerPoint merupakan program terpisah yang dapat di download dari situs resmi
Microsoft. Program ini tidak memerlukan instalasi. Secara default program ini akan
disertakan pada saat kita memaket presentasi ke dalam CD. Menggunakan program ini
memungkinkan untuk menampilkan presentasi yang dibuat dengan PowerPoint 2003
dalam versi PowerPoint yang lebih rendah, termasuk : password, animasi, sound dan
movie. PowerPoint Viewer menyediakan pula fasilitas percetakan (printing).
1.3 Tampilan Antar Muka PowerPoint

Antar muka PowerPoint setidaknya dapat dibagi menjadi lima area utama. Area tersebut
adalah :
• Bar Menu dan Toolbar Menu, adalah bar horizontal yang umumnya ada dibagian
atas antar muka yang berisi nama-nama menu, icon-icon menu untuk melakukan
suatu tugas. PowerPoint memiliki 13 toolbar termasuk yang ada dalam Task Pane.
• Task Pane adalah jendela yang ada disisi kanan aplikasi PowerPoint yang berisi
menu-menu atau perintah yang sering digunakan. Dengan Task Pane memungkinkan
Anda menggunakan perintah-perintah tersebut sambil bekerja dalam Slide Pane.
• Slide Pene adalah area tempat merancang presentasi.
• Tab Outline dan Slide adalah jendela disisi kiri slide pane untuk menampilkan slide
dalam bentuk gambar kecil (thumbnail) atau outline.
• Notes Pene area dibawah slide pane untuk memberi catatan pada slide presentasi.
Created By 106
Muhammad Syahrizal
1.4 Menggunakan Menu dan Shortcut Menu
Cara termudah menggunakan menu adalah dengan meletakkan pointer tepat diatas nama
menu pada bar menu dan mengklik kiri. Daftar menu akan muncul dibawah nama menu
tersebut. Selanjutnya klik menu yang diinginkan.
Alternative lain untuk mengakses menu adalah dengan kombinasi penekanan tombol
keyboard. Pada setiap nama menu ada satu huruf yang diberi garis bawah. Misalnya File,
Edit, Insert dan lain-lain. Untuk mengakses menu tekan tombol Alt dan sambil tetap
menekan, tekan huruf yang diberi garis bawah. Misalnya untuk File, tekan Alt + F.
Perintah-perintah juga dapat diakses lebih cepat menggunakan shortcut menu, yaitu
berupa kombinasi penekanan tombol keyboard. Pada saat menu digulung kebawah akan
terlihat nama-nama sub menu yang beberapa diantaranya akan diberikan shortcut
menunya. Misalnya untuk perintah Save, shortcut menunya adalah Ctrl + S.
penggunakan shortcut menu lebih cepat dibandingkan penggunaan mouse.
1.5 Menggunakan Toolbar

Toolbar menyediakan cara lain untuk mengakses perintah-perintah dalam PowerPoint
dan toolbar berisi icon perintah-perintah tersebut. PowerPoint memiliki 13 toolbar, tetapi
secara default hanya ditampilkan Standard dan Formating Toolbars.
Untuk menampilkan toolbar tekan View > Toolbars, beri tanda centang pada toolbar
yang akan ditampilkan. Untuk menutup toolbar hilangkan tanda centang pada sub menu
toolbar.
1.6 Menggunakan Task Pane

Task Pane adalah jendela perintah yang sering digunakan dalam pembuatan presentasi.
Task Pane menggantikan beberapa kotak dialog pada versi sebelumnya. Menggunakan
Task Pane memungkinkan kita tetap bekerja dalam Slide Pane ketika menggunakan
perintah-perintah tersebut.
Cara untuk menampilkan Task Pane, jika tidak terlihat dilayar adalah dari menu tekan
View > Task Pane atau Ctrl + F1. task Pane memiliki 16 panel. Untuk berpindah dari
satu panel ke panel yang lain, klik panah kecilyang ada disisi kanan atas Task Pane,
kemudian pilih Task Pane yang dibutuhkan.
Penggunaan Task Pane lebih memudahkan dibandingkan menggunakan kotak dialog.

Berikut ini contoh penggunaan Task Pane New Presentation.
1. Tampilkan Task Pane New Presentation. Dalam Task Pane terdapat beberapa link
untuk menambahkan presentasi baru.
2. Klik link From design template. Task Pane akan berpindah ke Task Pane Slide
Design.
3. Letakkan pointer disalah satu icon design template. Akan muncul popup yang berisi
nama template. Secara default jika kita mengklik dua kali, template akan
diaplikasikan pada seluruh slide.
Created By 107
Muhammad Syahrizal
4. Klik panah kecil yang ada disisi kanan icon, akan muncul beberapa pilihan untuk
mengaplikasikan template. Kemudian klik salah satu pilihan tersebut.
1.7 Alternatif Tampilan PowerPoint

PowerPoint memiliki bebrapa tampilan yang memiliki fungsi yang berbeda-beda.
Tersedia empat pilihan tampilan, yaitu Normal, Slide, Sorter, Slide Show, Notes Page.
• Normal adalah tampilan default PowerPoint. Seluruh kegiatan pengeditan presentasi
dilakukan pada tampilan ini. Task Pane, tab Outline dan Slide dan Notes Page
ditampilkan pada tampilan Normal.
• Slide Sorter, menampilkan seluruh slide presentasi dalam bentuk thumbnail (gambar
kecil). Tampilan ini sangat berguna untuk mengurutkan, menambahkan, menghapus,
menggandakan dan mengubah urutan slide. Untuk melihat presentasi dalam tampilan
Slide Sorter, klik View > Slide Sorter atau tekan icon yang ada dibagian bawah tab
slide.
• Slide Show adalah tampilan pada saat menyampaikan presentasi. Slide show
menampilkan presentasi sebagai slide show. Presentasi ditampilkan full screen dan
efek animasi , sound dan movie dijalankan paa tampilan ini. Untuk menampilkan
slide show, tekan View > Slide Show atau tekan F5 dan untuk menampikan slide
yang sedang dipilih, tekan shift + F5.
• Notes Page menampilkan bentuk catatan akan dicetak di atas kertas. Notes Page
mencetak slide dalam bentuk kecil dan catatan yang ditulis dalam Notes Pane akan
dicetak di bawahnya.
1.8 Menggunakan Help

Fasilitas help sangat membantu pada saat kita mengalami masalah dalam pembuatan
presentasi. Untuk mencari bantuan secara cepat masukkan kata kunci dalam area teks
Help yang berada disisi kanan antar muka PowerPoint, kemudian tekan Enter. Hasil
pencarian akan ditampilkan dalam Help Task Pane. Jika Anda masih menggunakan
Windows XP versi bahasa Inggris, kata kunci yang dimasukkan harus dalam bahasa
Inggris tanpa ada salah ejaan.
Help Task Pane menyediakan fasilitas bantuan yang sangat lengkap. Jika komputer Anda
terhubung ke Internet, Help akan mencari bantuan yang tersedia dalam website
Microsoft.
Created By 108
Muhammad Syahrizal
2. Dasar Pembuatan Preentasi PowerPoint
Bab ini menguraikan dasar pembuatan presentasi dengan PowerPoint. Penjelasan
diuraikan secara sekilas dan tidak menguraikan seluruh fitur untuk membuat presentasi.
Penjelasan lebih detail akan diuraikan pada bab-bab lain. Bagi Anda yang sudah terbiasa
menggunakan PowerPoint dapat melewati bab ini dan dapat langsung melanjutkan ke bab
berikutnya.
2.1 Membuka, Menambah dan Menghapus Slide Presentasi
2.1.1 Membuka Slide Presentasi Baru

PowerPoint menawarkan beberapa cara untuk membuka/membuat slide presentasi baru,
yaitu dengan mengklik File > New atau Ctrl + N, atau klik icon New, kemudian akan
tampil New Presentation Task Pane. Ada lima pilihan untuk membuat slide presentasi
baru, yaitu :
• Blank Presentation, untuk menambahkan presentasi kosong.
• From design template, untuk membuat presentasi dari template desin.
• From AutoContent Wizard, panduan langkah demi langkah membuat presentasi
berdasarkan isi yang telah disediakan oleh PowerPoint.
• From Existing Presentation, presentasi baru dari presentasi yang sedang aktif.
• Photo Album, membuat album foto digital.
Pilih salah satu link tersebut, misalnya klik Blank Presentation. Klik dua kali pada salah
satu slide thumbnail, dalam sekejab Slide Pane akan berubah sesuai dengan desain yang
diklik.
2.1.2 Menambahkan Slide

Untuk menambahkan slide baru pada slide yang sudah ada klik Insert > New Slide, atau
tekan Ctrl + M. Slide dapat juga ditambahkan dari New Presentation Task Pane. Klik
panah kecil yang ada disisi kanan thumbnail, pada pop up yang muncul pilih Insert New
Slide. Slide baru akan ditambahkan tepat dibawah slide yang sudah ada.
Slide dapat ditambahkan dari Tab Slides dan Outline. Letakkan kursor ditempat slide
baru akan ditambahkan dan klik Insert > New Slide atau Ctrl + M, atau klik kiri mouse,
pada pop up yang muncul pilih New Slide. Cara yang sama dapat pula dilakukan pada
mode Slide Sorter View.
2.1.3 Menghapus Slide

Untuk menghapus satu slide presentasi lakukan cara berikut. Tampilkn slise yang akan
dihapus, klik Edit > Delete Slide. Untuk menghapus beberapa slide sekaligus dapat
dilakukan pada Tab Slides dan mode Slide Sorter View. Tekan dan tahan tombol Shift,
klik slide yang akan dihapus, sambil tetap menekan tombol Shift, klik slide-slide lain.
Klik Edit > Delete Slide atau tekan Del untuk menghapus slide-slide tersebut.
Created By 109
Muhammad Syahrizal
2.2 Manambahkan Teks, Shape dan Picture
2.2.1 Menambahkan Teks

Teks tidak dapat diketikkan secara langsung di area slide. Teks ditambahkan
menggunakan Text Box. Letakkan pointer diatas slide kemudian tarik (tekan dan geser)
sesuai dengan panjang area teks yang diinginkan. Text Box ditandai dengan kotak yang
pinggirnya diberi arsiran. Ketikkan teks dalam Text Box tersebut.
2.2.2 Menambahkan Teks dengan WordArt

WordArt menyediakan bentuk-bentuk teks yang telah dihias. Klik Insert > Picture >
WordArt atau klik icon WordArt. Dalam kotak dialog WordArt Gallery pilih salah satu
desain WordArt yang Anda inginkan dan kemudian klik OK. Masukkan teks pada kotak
dialog Edit WordArt Text, klik OK. Teks akan muncul dalam area Slide. WordArt cocok
untuk menampilkan teks-teks singkat, seperti judul, sub judul dan caption untuk menarik
perhatian audien. Namun, WordArt tidak sesuai untuk menuliskan kalimat-kalimat yang
panjang atau paragraph.
2.2.3 Menambahkan Shape

PowerPoint memiliki banyak fasilitas untuk menggambar berbagai macam bentuk
(shape). Klik icon AutoShape yang ada dalam toolbar Drawing. Pilih / geser pointerpada
salah satu kelompok shape, klik icon shape yang diinginkan.
Tarik pointer diatas slide, sesuai dengan besarnya shape yang diinginkan.
2.2.4 Menambahkan Picture

Picture (gambar) berupa foto, grafik atau ClipArt dapat ditambahkan pada slide
presentasi. Untuk menambahkan picture klik Insert > Picture > ClipArt/Form File, atau
tekan icon Insert Picture atau icon Insert ClipArt.
Jika icon Insert Picture yang dipilih, akan muncul kotak dialog Insert Picture. Cari
lokasi file gambar yang diinginkan, kemudian tekan tombol Insert.
Jika icon Insert ClipArt yang ditekan, akan membuka ClipArt Task Pane. Masukkan
kata kunci clip yang ingin Anda masukkan di kotak dialog, kemudian tekan tombol Go.
PowerPoint akan mencari ClipArt yang sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan dalam
website Microsoft dan mendownloadnya ke komputer.
2.2.5 Menambahkan Gambar dengan Microsoft Clip Organizer

Microsoft menyertakan sebuah program kecil untuk manajemen gambar yang disebut
Microsoft Clip Organizer. Menggunakan program ini kita bisa mengatur, mengorganisir
danmenambahkan kata kunci pada gambar-gambar yang kita miliki untuk memudahkan
pencarian ketika diperlukan. Program ini dapat dipakai untuk semua aplikasi Windows.
Created By 110
Muhammad Syahrizal
Ada beberapa cara menambahkan gambar dengan Microsoft Clip Organizer. Klik link
Organizer Clip… yang ada di bagian bawah Clip Art Task Pane. Link ini akan
membuka program Microsoft Clip Organizer. Kalau Anda baru pertama kali memakai
program ini, klik File > Add Clip to Organizer > Automatic. Langkah ini akan
mengorganisasikan semua klik yang ada di komputer Anda secara otomatis.
Cari dan pilih gambar yang akan dimasukkan kedalam slide. Anda dapat menggunakan
fasilitas pencarian Search untuk mencari gambar. Klik gambar yang dipilih, klik Edit >
Copy atau tekan Ctrl + C. buka slide tempat gambar akan ditambahkan. Klik Edit >
Paste atau tekan Ctrl + V. gambar akan di paste dalam slide tersebut. Cara lain adalah
dengan metode Drag & Drop. Buka slide presentasi, kemudian buka Microsoft Clip
Organizer, sehingga program ini berada diatas slide. Klik gambar yang akan
ditambahkan, tarik (drag) gambar diatas slide klik gambar yang akan ditambahkan, tarik
(drag) gambar diatas slide, kemudian lepaskan (drop). Atur ukuran dan posisi gambar
dalam slide.
2.3 Menyimpan, Menghapus dan Mengganti Nama Presentasi
2.3.1 Menyimpan Presentasi

Untuk menyimpan presentasi yang telah dibuat, klik File > Save atau tekan Ctrl + S atau
klik icon Save. Tetapkan tempat file akan disimpan dan beri nama file tersebut. Secara
default file PowerPoint berekstensi .ppt.
2.3.2 Menghapus Presentasi

Presentasi PowerPoint dapat dihapus menggunakan Windows Explorer. Klik kanan
Start, pilih Explore pada menu pop up yang muncul. Pilih file presentasi yang akan
dihapus, kemudian tekan Del.
2.3.3 Mengganti Nama Slide Show

Mengganti nama file presentasi dilakukan menggunakan Windows Explorer. Pilih file
yang akan diganti namanya, tekan F2 atau klik kanan dan pilih Rename. Ketikkan nama
baru file presentasi tersebut.
2.4 Slide Show
2.4.1 Menampilkan Slide Show

Tampilan Slide Show menampilkan presentasi secara full screen. Efek-efek yang
ditambahkan pada presentasi seperti suara, musik, narasi, animasi, movie dan transisi
slide akan ditampilkan pada mode Slide Show. Untuk menampilkan presentasi dengan
mode Slide Show, klik Slide Show > View Show atau tekan F5. untuk menampilkan
slide yang sedangk aktif tekan Shift + F5 atau klik icon Slide Show yang ada di bawah
Tab Slides.
Created By 111
Muhammad Syahrizal
2.4.2 Menambahkan Catatan pada Slide Show
PowerPoint menyediakan fasilitas untuk memberi catatan, memberi coretan, membuat
white board dan navigasi slide pada tampilan Slide Show. Tampilkan slide dengan
tampilan Slide Show. Klik kanan sembarang area presentasi, kemudian muncul pop up
menu yang berisi beberapa pilihan.
Secara default pointer akan berbentuk anak padah pada tampilan Slide Show. Pointer
dapat berubah menjadi pena atau penanda untuk memberi catatan, coretan atau penanda
pada presentasi. Pada pop up menu pilih Pointer Options > Ballpoint Pen. Pointer akan
berubah menjadi titik kecil yang erfungsi seperti pena. Tarik pointer diatas slide untuk
membuat tanda atau catatan.
2.5 Mencetak Presentasi
2.5.1 Mencetak Slide Presentasi

Secara default presentasi akan dicetak satu slide dalam satu lembar kertas. Percetakan
semacam ini berguna untuk membuat transparasi slide yang akan ditampilkan dengan
OHP (Over Head Projector). Presentasi dicetak dengan kertas transparan khusus.
Untuk mencetak slide presentasi klik File > Print atau tekan Ctrl + P atau klik icon
Print. Atur pilihan cetak yang Anda inginkan. Pada kotak dialog print, pilih jenis printer
Anda. Pada pilihan combo box Print What, pilih Slides. Jika presentasi akan dicetak
berwarna, pada pilihan combo box Color / grayscale, pilih Color. Beri tanda centang
pada pilihan Scale to fit paper dan Frame slides untuk mencetak penuh satu halaman
dengan tambahan frame. Jangan lupa mengganti property kertas dengan kertas transparasi
yang ada pada menu Property > Paper/Quality. Sebelum dicetak klik Preview untuk
mereview hasil cetak. Klik OK untuk mencetak.
2.5.2 Mencetak Handout

Untuk mencetak handout pada combo box Print What, pilih Handout. Kemudian pilih
warna hasil cetak, misalkan Pure Black and White. Pada pilihan Sile per page, tentukan
banyaknya slide per halaman yang akan dicetak. Klik Preview untuk melihat hasil cetak
sebelum di print. Klik OK untuk mencetak.
2.5.3 Mencetak Catatan

Catatan yang dibuat pada Notes Pane dapat dicetak bersama dengan slide presentasi.
Catatan ini merupakan informasi tambahan yang mendukung presentasi. Catatan dapat
dibuat banyak dalam beberapa paragraph atau catatan-catatan singkat. Untuk mencetak
catatan, pada pilihan combo box Print What pilih Notes Pages. Klik Preview untuk
melihat hasil cetak. Catatan akan dcetak bersama slide presentasi.
2.5.4 Mencetak Outline

Untuk mencetak Outline presentasi, pada combo box Print what, pilih Outline View.
Klik OK untuk mencetak.
Created By 112
Muhammad Syahrizal
3. Presentasi PowerPoint
Presentasi adalah pertukaran informasi antara Anda dengan audien. Audien menerima
informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan suatu
resentasi ditentukan oleh beberapa banyak informasi yang diterima oleh audien dan
seberapa ketepatan reaksi yang diberikan oleh audien seperti yang Anda inginkan.
Sebagus dan secantik apapun (menurut Anda) desain presentasi yang Anda buat,
dikatakan tidak berhasil jika presentasi tidak dapat diterima oleh audien dan audien
memberikan reaksi tidak seperti yang Anda inginkan.
PowerPoint merupakan salah satu media untuk menyampaikan presentasi. PowerPoint

dapat merupakan bagian dari keseluruhan presentasi maupun menjadi satu-satunya sarana
penyampaian informasi. PowerPoint sebagai pendukung presentasi, misalnya adalha
PowerPOint sebagai alat Bantu visual dalam presentasi oral. PowerPoint bisa juga
menjadi media utama penyampaian presentasi, misalnya pada presentasi produk,/iklan
mini, profil perusahaan dan presentasi outline. Presentasi semacam ini dapat disertai
dengan narasi dan ilustrasi suara, musik atau video yang dimainkan pada saat presentasi.
3.1 Langkah-langkah Desain Presentasi

Desain presentasi dengan PowerPoint memiliki bebrapa langkah seperti yang
digambarkan pada bagian dibawah ini :
Created By 113
Muhammad Syahrizal
Tetapkan tujuan, kenali audien danmedia presentasi
Outline Presentasi
Mendesain presentasi: menambahkan font, warna, background, dll
Menambahkan grafik, multimedia (sound, animasi, movie, transisi, slide) dan narasi
Review dan perbaikan
Presentasi PowerPoint
Langkah pertama sebelum mendesain presentasi adalah menetapkan tujuan presentasi,

mengenali audien yang menjadi sasaran presentasi dan media yang digunakan untuk
menyampaikan presentasi.
Langkah berikutnya adalah membuat Outline presentasi. Outline ini merupakan

gambaran kasar desain presentasi yang akan dibuat. Jika ada masalah pendukung, outline
dibuat dari makalah pendukung tersebut. Outline juga dapat berupa storyboard yang
menggambarkan urutan presentasi. Dalam outline ini dicantumkan teks, ilustrasi
pendukung (gambar, cli art atau movie) dan perkiraan sound. Dari outline ini dapat
diperkirakan kebutuhan bahan pendukung presentasi, seperti kombinasi warna, clip art,
grafik, movie, sound atau foto ilustrasi.
Outline dapat dibuat diatas kertas menggunakan pensil atau dalam dokumen Word yang
dapat diekspor ke dokumen PowerPoint. Jika Anda sudah terbiasa dan berpengalaman,
Anda dapat langsung membuatnya di Slide Pane PowerPoint.
Created By 114
Muhammad Syahrizal
Langkah ketiga adalah mulai menuangkan desain diatas slide presentasi PowerPoint.
Pada langkah ini mulai diatur font, warna, bentuk, background dan lain-lain.
Langkah keempat adalah menambahkan multimedia kedalam desain presentasi.

Multimedia dapat berupa sound, animasi, movie ataupun efek transisi slide dan narasi
jika ada.
Sebelum desain presentasi diselesaikan, sebaiknya ulas ulang (review) mulai dari awal
hingga akhir. Pada saat mengulas ulang mungkin saja ditemukan kekurangan atau ketidak
sesuaian desain. Desain presentasi dapat dilkaukan perbaikan, sehingga diperoleh desain
presentasi final yang siap disampaikan kepada audien.
3.2 Tujuan Presentasi

Desain presentasi seharusnya selaras dengan tujuan presentasi. Secara umum ada lima
tujuan presentasi, yaitu :
1. Mengimpormasikan: Presentasi berisi inormasi yang akan disampaikan kepada
audien. Presentasi semacam ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detil dan
jelas, sehingga audien dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah persepsi
terhadap informasi yang diberikan.
2. Meyakinkan: Presentasi berisi informasi, daa dan bukti-bukti yang disusun secara
logis, sehingga meyakinkan audien atas suatu topic tertentu. Kontradiksi dan ketidak
jelasan informasi dan penyusunan yang tidak logis akan mengurangi keyakinan
audien terhadap presentasi yang diberikan.
3. Membujuk : Presentasi berisi informasi, data dan bukti-bukti yang disussun secara
logis agar audien mau melakukan suatu aksi / tindakan. Presentasi dapat berisi
bujukan, atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti, sehingga audien mersa tidak
ragu dan yakin untuk melakukan suatu tindakan.
4. Menginspirasi: Presentasi yang berusaha membangkitkan inspirasi audien.
5. Menghibur: Presentasi yang berusaha memberi kesenangan pada audien melalui
informasi yang diberikan.
Setiap tujuan presentasi membutuhkan desain presentasi yang berbeda-beda. Presentasi

dengan tujuan memberikan informasi dapat memiliki desain yang sangat berbeda dengan
presentasi yang bertujuan membujuk audien, walaupun topic utamanya sama. penekanan
pada desain, pilihan warna, komposisi dan tata letak disusun sedemikian rupa sehingga
mendukung pencapaian tujuan presentasi.
Created By 115
Muhammad Syahrizal
3.3 Audien
Audien (Audience) adalah orang yang menjadi target sasaran presentasi. Mengetahui dan
memahami audien dengan baik sangat diperlukan sebelum mendesain presentasi.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dari audien adalah:
• Usia
• Jenis Kelamin
• Tingkat Pendidikan
• Latar Belakang Sosial Budaya
• Kedudukan dan Jabatan
• Jumlah
Mendesain presentasi berbeda dengan mendesain lukisan atau karya seni lainnya. Ketika
membuat lukisan desain disesuaikan dengan selera dan imajinasi pelukis. Desain
presentasi adalah kebalikannya. Desain disesuaikan dengan selera, kemaun, kesukaan dan
imajinasi audien.
3.3.1 Usia
Berdasarkan usia audien dapat dikelompokkan menjadi balita, anak-anak, pra remaja,
remaja, dewasa dan orang tua. Misalnya anak-anak lebih suka dengan warna-warna cerah
dengan banyak warna, desain bentuk yang bulat atau membulat, gambar-gambar kartun,
binatang dan lain-lain. Sedangkan kelompok orang tua lebih menyukai warna-warna
konservatif, warna-warna gelap yang elegan, warna-warna kontras dan tidak banyak
variasi warna. Bentuk dan ukuransebaiknya dibuat besar dan jelas, terutama untuk orang
tua yang mengalami gangguan pandangan.
Desain presentai yang tepat dengan pilihan warna yang tepat untuk kelompok usia
tertentu sangat membantu keberhasilan presentasi.
3.3.2 Jenis Kelamin

Umunya jenis kelamin ada dua, yaitu laki-laki dan perempuan. Namun, dimasyarakat
terdapat pula kelompok diantaranya, seperti banci atau waria. Audien dengan jenis
kelamin berbeda-beda memiliki kecenderungan yang berbeda-beda pula. Misalnya
perempuan lebih menyukai warna-warna pastel, warna-warna yang lembut dan gambar
ilustrasi yang berhubungan dengan bunga. Laki-laki umumnya lebih konservatif, lebih
suka presentasi to the point dan tidak banyak variasi warna.
3.3.3 Tingkat Pendidikan

Tingkat pendidikan audien, antara lain tidak bersekolah, lulus SD, lulus SLTP dan SLTA,
pra sarjana atau professional. Desain presentasi sebaiknya disesuaikan dengan tingkat
pendidikan audien. Audien dengan tingkat pendidikan rendah lebih memahami
ide.konsep yang digambarkan secara visual. Khusunya gambaran visual yang dekat denga
kehidupan mereka. Sedangkan audien yang berpendidikan tinggi dapat memahami
konsep-konsep lebih abstrak dan disampaikan dengan angka atau kata-kata. Desain
presentasi yang berhasil disampaikan didepan para professor dan guru besar, belum tentu
berhasil disampaikan dihadapan audien yang tidak lulus SD.
Created By 116
Muhammad Syahrizal
3.3.4 Latar Belakang Sosial Budaya
Latar belakang audien diantaranya adalah, suku, agama, afiliasi politik, tempat tingga
(desa atau kota), kaum urban, status social (kaya atau miskin) dan lain sebagainya.
Kelompok masyarakat tertentu memiliki reaksi yang berbeda-beda terhadap warna dan
simbol-simbol tertentu. Orang cina dan komunis menyukai warna-warna merah, orang
Bali menyukai warna-warna kunig keemasan, dan orang-orang yang beragama Islam
lebih suka warna hijau. Presentasi yang didominasi dengan warna merah akan sulit
diterima ketika disampaikan dihadapan orang yang mayoritasnya beragama Islam.
Simbol atau warna yang sama dapat saja memiliki makna yang berbeda dalam
lingkungan social budaya yang berbeda.
3.3.5 Kedudukan dan Jabatan dalam Organisasi

Kedudukan atau jabatan audien dalam suatu organisasi, misalnya pemegang saham,
kelompok maanajemen, karyawan, buruh, simpatisan dan lain-lain. Kelompok audien
dengan jabatan pemegang saham atau eksekutif puncak suatu organisasi lebih menyukai
desain presentasi yang konservatif, langsung keinti masalah dengan waktu presentasi
singkat. Berbeda dengan buruh yang mungkin lebuh banyak dibumbui dengan gambar /
ilustrasi yang menghibur.
3.3.6 Jumlah
Jumlah audien seringkali menentukan pilihan desain presentsi PowerPoint. Jumlah yang
besar lebih dari 100 oang dalam ruangan yang besar memerlukan desain yang berbeda
dibandingkan dengan jumlah audien yang hanya beberapa orang diruang rapat yang kecil,
meskipun topiknya sama.
Menggali informasi dan memahami sebanyak-banyaknya karakteristik audien sangat

membantu keberhasilan mendesain presentasi. Seringkali diperlukan research untuk
memahami audien. Research dapat berupa pencarian informasi yang sederhana, seperti
pada presentasi oral, maupun research yang rumit dan memerlukan waktu dan biaya yang
besar, seperti pada desain sebuah iklan. Jika Anda diundang berbicara dalam sebuah
seminar atau talk show, tanyak secara detail informasi-informasi diatas. Informasi ini
sangat membantu presentasi Anda.
3.4 Media Presentasi

Presentasi PowerPoint memiliki fleksibilitas yang cukup tinggi. Desain presentasi dengan
PowerPoint dapat disampaikan dengan berbagai macam media. Media yang umum
digunakan untuk menyampaikan presentasi PowerPoint antara lain:
• OHP (Over Head Projector)
• LCD Projector
• Sharing document dengan komputer
• Online dengan halaman web
Created By 117
Muhammad Syahrizal
3.4.1 OHP
Presentasi PowerPoint dapat dicetak diatas kertas transparansi khusus dankemudian
disampaikan menggunakan OHP. Presentasi dapat dicetak berwarna maupun hitam putih
atau grayscale (abu-abu). Beberapa tipe OHP dapat pula menampilkan presentasi
langsung dari kertas biasa.
Slide presentasi yang disampaikan menggunakan OHP bersifat statis. Presentasi

multimedia, seperti efek suara, efek animasi, movie tidak dapat langsung ditampilkan
menggunakan OHP. Slide presentasi ini biasanya merupakan pendukung presentasi oral.
Desain presentasi untuk presentasi dengan OHP ditekankan pada kejelasan isi dan
tampilan presentasi.
3.4.2 LCD Projector

Presentasi PowerPoint dapat disampaikan dengan menggunakan LCD (Liquie Crystal
Display) Projector. LCD Projector mampu menampilkan presentasi seperti dalam
tampilan layar monitor komputer. Efek-efek multimedia, seperti suara, animasi, slide
transisi dan movie dapat ditampilkan menggunakan LCD Projector.
LCD Projector memiliki beberapa tipe yang ditentukan berdasarkan nilai ANSI Lumens.
Lumen adalah jumlah energi yang dipancarkan oleh sumber cahaya dan diterima oleh
mata manusia. ANSI singkatan dari American National Standards Institute yang
menentukan standar penghitungan nilai Lumen. 1 Lumen/m2 = 1 foot-candle. Semakin
tinggi nilai ANSI Lumen, semakin terang cahaya yang ditampilkan. Ada beberapa tipe
LCD Projector berdasarkan nilai ANSI Lumennya:
• > 1000 ANSI Lumen, adalah LCD yang memiliki keterangan (Brightness) rendah.
Warna-warna terang dan muda seperti kuning muda, biru muda tidak akan terlihat
jika ditampilkan dengan LCD Projector tipe ini. LCD Projector tipe ini memerlukan
ruangan uang remang-remang agar presentasi dapat dilihat dengan jelas.
• 1000 – 4000 ANSI Lumen, LCD Projector yang sangat terang. Hampir semua warna
dapat ditampilkan menggunakan LCD Projector ini. LCD Projector ini tidak
memerlukan ruangan yang remang-remang dan masih dapat menampilkan slide
dengan jelas dibawah cahaya lampu yang terang.
• > 4000 ANSI Lumen, disebut juga UltraBright LCD Projector yang sangat terang
dan dapat menampilkan semua warna. LCD Projector ini dapat digunakan pada
ruangan yang besar dan terang.
Informasi tentang nilai ANSI Lumen ini sangat bermanfaat ketika menentukan warna dan
komposisi warna desain presentasi. Semakin tinggi nilai ANSI Lumen , semakin banyak
pilihan warna yang dapat digunakan.
Created By 118
Muhammad Syahrizal
Informasi lain yang harus dpertimbangkan adalah resolusi yang didukung oleh LCD
Projector tersebut. Resolusi adalah ukuran gambar yang dapat ditampilkan yang diukur
berdasarkan tinggi pixel dan lebar pixel. Pixel adalah titik atau kumpulan tiga titik (red,
green, blue) pada layar. Ukuran resolusi adalah sebagai berikut :
• VGA (Video Grapich Array): 640 pixel (Lebar) x 480 pixel (Tinggi)
• SVGA (Super VGA): 800 pixel (Lebar) x 600 pixel (Tinggi)
• XGA (Extended GA): 1024 pixel (Lebar) x 768 pixel (Tinggi)
• SXGA (Super XGA): 1280 pixel (Lebar) x 1024 pixel (Tinggi)
Pada saat presentasi, resolusi data komputer harus berada dalam batas resolusi LCD
Projector. Jika resolusi LCD Projector lebih rendah dibandingkan resolusi komputer,
presentasi tidak dapat ditampilkan dilayar. Kesalah ini sering terjadi dan membingungkan
presenter.
3.4.3 Bagi pakai dengan Komputer

Presentasi PowerPoint dapat didistribusikan menggunakan media kompter. Audien
menerima file presentasi dan menjalankan presentasi dalam komputer mereka masing-
masing. Komputer-komputer yang saling terhubung dalam suatu jaringan dapat
melakukan berbagi pakai presentasi dengan bantuan program Microsoft NetMeeting.
Audien dapat secara langsung melakukan koreksi dan membuat catatan dalam presentasi.
PowerPoint 2003 memiliki fiur baru yaitu Shared Workspace yang memungkinkan bagi
pakai presentasi PowerPoint melalui jaringan LAN maupun Internet.
3.4.4 Online dengan Halaman Web

Presentasi PowerPoint dapat didistribusikan melalui halaman web dan disimpan sebagai
halaman web. Ekstensi file yang didukung adalah .htm, .html, .mht, .mhtml. dengan
sedikit trik pesentasi PowerPoint dapat diubah menjadi file Flash (.swf) yang bisa
didistribusikan melalui halaman web.
Presentasi yang didistribusikan dengan halaman web adalah presentasi yang berdiri
sendiri tanpa bantuan presenter. Presentasi harus didesain sedemikian rua, sehingga
audien dapat memahami dan mengerti isi presentasi
3.5 Outline Presentasi
3.5.1 Membuat Outline di Microsoft Word

Outline presentasi dapat dibuat menggunakan Microsoft Word dan kemudian di ekspor
ke PowerPoint. Caranya adalah sebagai berikut :
1. Buka program Microsoft Word. Ketikkan isis presentasi yang akan Anda buat.
2. Berilah style pada Outline tersebut. Misalnya untuk judul diberi style heading 1, sub
judul heading 2 dan keterangan dengan heading 3. style dapat diberikan dengan
beberapa cara, yaitu sebagai berikut :
a. Blok kata / kalimat yang akan diberi style.
b. Klik drop down style pada menu formatting. Pilih heading 2.
Created By 119
Muhammad Syahrizal
c. Atau dengan Task Pane Style and Formating. Klik menu Format > Style and
Formating. Pada daftar style yang ada pilih Heading 2.
Aturan pembuatan outline dengan Microsoft Word sebagai berikut :

1. Setiap teks atau kalimat yang akan ditampilkan di PowerPoint harus diberi style.
Hanya teks atau kalimat yang memiliki style yang akan ditampilkan di PowerPoint.
Teks atau paragraph dengan style normal tidak akan ditampilkan di PowerPoint.
2. Style heading 1 akan menjadi judul (title), heading 2 akan menjadi teks level 1,
heading 3 akan menjadi teks level 2, demikian seterusnya.
Outline dapat juga dibuat dari dokumen yang sudah ada dengan mengikuti aturan-aturan
diatas. Caranya adalah dengan memberi style pada bagian-bagian dokumen yang ingin
Anda jadikan outline.
3.5.2 Menampilkan Outline dari Microsoft Word ke PowerPoint

PowerPoint memiliki banyak cara untuk menampilkan outline dari Microsoft Word,
antara lain :
1. Buka dokumen outline Word yang telah Anda buat.
2. klik menu File > Send to > Microsoft Office PowerPoint.
3. Atau, buka program PowerPoint. Klik menu File > Open. Pada kotak dialog Open,
pilih All File pada pilihan Files of type, klik Open.
Outline jugan dapat disisipkan (insert) kedalam slide presentasi yang sudah ada. Caranya
klik menu Insert > Slide from outline…, pilih dokumen outline Word Anda. Klik
Insert.
4. Elemen dan Prinsip Desain Presentasi

Presentasi dengan PowerPoint adalah presentasi visual, Anda memiliki kekuatan untuk
mengatur gerakan mata audien, memanipulasi emosi dan mempercepat denyut jantung
audien. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Universiti of Minnesota School of
Management yang disponsori oleh 3M, menemukan bahwa presentasi visual lebih efektif
dalam menyampaikan informasi dan mempengaruhi audien daripada presentasi non-
visual. Elemenelemen visual presentasi jika digunakan secara efektif dapat memberikan
dampak yang besar pada audien. Studi diatas menemukan paling tidak ada dua elemen
visual yang paling mempengaruhi audien, yaitu warna dan gambar ilustrasi.
4.1 Elemen Desain Presentasi

Presentasi PowerPoint memiliki beberapa elemen yang membangun desain presentasi,
yaitu :
• Warna
• Bentuk (Shape) dan Gambar (Picture)
• Teks
• Garis
• Tekstur
• Volume dan Ukuran
Created By 120
Muhammad Syahrizal
4.1.1 Warna
Warna adalah elemen yang paling banyak mempengaruhi pada presentasi visual. Jika
digunakan dengan tepat warna dapat meningkatkan perhatian, pemahaman dan daya ingat
audien terhadap isi presentasi. Pemilihan warna akan sangat berpengaruh terhadap respon
emosional audien.
4.1.2 Garis, Bentuk dan Gambar

Elemen desain berikutnya yang memiliki pengaruh besar dalam presentasi adalah
gambar, bentuk dan garis. Penggunaan ketiga elemen ini dapat menarik perhatian audien.
Satu gam,bar memiliki banyak makna. Penggunaan gambar yang tepat dapat
menggantikan penjelasan kata-kata. Isi presentasi yang menggunakan banyak
kata/kalimat sebaiknya divisualisasikan atau disertai dengan shape atau gambar. Audfien
lebih mudah memahami gambar dibandingkan memahami kata-kata. Demikian juga,
pemilihan gambar ilustrasi yang tidak tepat justru akan mengaburkan pemahaman audien.
4.1.3 Teks
Presentasi PowerPoint hampir selalu memiliki elemen teks. Teks berupa huruf-huruf
yang digabungkan menjadi kata atau kalimat yang memiliki arti tertentu. Pemilihan
bentuk huruf sangat penting dalam mendesain presentasi. Font sebaiknya dipilih yang
mudah dibaca dan jelas, seperti Arial, Times New Roman, Tahoma dan lain-lain. Hindari
memakai huruf-huruf yang distilir, seperti Brush Script MT, karena susah dibaca
oleh audien. Jika ingin menggunakan huruf yang distilir pilih huruf yang paling mudah
dibaca dari jarak yang cukup jauh dan gunakan pada satu atau dua kata saja.
4.1.4 Value dan Tone

Value dan Tone merujuk pada ukuran gelap terang warna. Value menentukan
kekontrasan warna yang digunakan dalam desain presentasi. Kontras yang paling kuat
adalah kitam dan putih. Value sangat berguna untuk menarik perhatian audien.
4.1.5 Volume dan Ukuran

Elemen desainlain seperti teks, garis, bentuk dan gambar memiliki volume dan ukuran
yang menentukan porsinya dalam desain presentasi. Ukuran yang besar akan lebih
menarik perhatian dibandingkan ukuran kecil. Secara sekilas, audien akan menangkap
terlebih dahulu elemen yang berukuran besar yang mendominasi slide presentasi.
Demikian pula huruf berukuran besar lebih mudah dibaca, dibandingkan dengan huruf
yang berukuran kecil. Hindari pemakaian huruf kecil-kecil dalam desain presentasi,
khusunya presentasi dalam ruangan yang besar dan luas, karena pembaca tidak akan
dapat membacanya.
Gunakan variasi ukuran untuk memfokuskan perhatian audien. Judul bab, sub bab, kata-
kata kunci, dibuat lebih besar dengan warna kontras yang mencolok akan menarik
perhatian audien danmemudahkan pemahaman.
Created By 121
Muhammad Syahrizal
4.1.6 Suara dan Gerakan
Mana yang membuat Anda lebih katakutan, membaca sebuah komik horror atau sebuah
film horror? Pasti melihat film horror, karena didalamnya ada elemen suara dan gerakan
yang lebih membangkitkan imajinasi Anda. Apalagi didalam gedung bioskop ditabur
aroma kemenyan, dupa dan wangi melati. Ketakutan Anda akan semakin memuncak.
Demikian halnya dengan Presentasi PowerPoint. Efek suara dan gerakan (efek animasi
atau movie) akan membantu imajinasi audien dalam memahami isi presentasi. Namun,
penggunaan efek suara atau animasi harus berhati-hati. Terutama jika presentasi
dilakukan secara lisan. Penggunaan efek suara yang berlebihan akan mengacaukan
konsentrasi audien antara suara presenter dengan efek suara PowerPoint. Efek animasi
(gerakan) yang berlebihan juga akan memecah konsentrasi audien.
Penggunaan efek suara dan gerakan harus benar-benar efektif dan effisien. Kedua efek ini
harus difokuskan untuk membantu pemahaman audien terhadap isi presentasi.
4.2 Prinsip Desain Presentasi

Elemen-elemen desain presentasi secara bersama-sama membangun sebuah presentasi
PowerPoint. Desain presentasi akan terlihat bagus, menarik dan mudah dipahami apabila
mengikuti prinsip-prinsip desain presentasi. Berikut ini dijelaskan beberapa prinsip
desain presentasi PowerPoint.
4.2.1 Penekanan
Penekanan (emphasis) sering juga disebut juga ‘pusat perhatian’. Setiap desain sebaiknya
memiliki penekanan yang akan menjadi pusat perhatian atau membantu memusatkan
perhatian audien. Penekana diberikan pada sebuah elemen atau sekelompok elemen yang
dominant dan berpengaruh. Sebuah gambar ilustrasi yang benar, suara yang keras dan
tiba-tiba, animasi atau movie yang menarik akan menjadi pusat perhatian audien.
Perhatian audien dapat dijaga dengan memberikan penekanan pada elemen presentasi.
Misalnya kata kunci dengan efek flip-flop akan memfokuskan audien.
4.2.2 Harmoni
Alunan musik akan enak didengar apabila mengikuti not-not sebuah lagu. Tinggi rendah
nada, keras lembutnya suara akan enak didengar karena adanya harmoni. Demikian pula
dalam desain presentasi. Desain presentasi akan terlihat bagus dan mudah dicerna isinya
jika ada harmoni didalamnya. Harmoni dapat diciptakan dengan berbagai cara.
Kombinasi warna akan menciptakan harmoni. Variasi uuran/volume untuk huruf/bentuk
akan menciptakan harmoni. Warna dan bentuk yang monoton akan terkesan baku.
4.2.3 Kesatuan dan Konsistensi

Kesatuan (unity) dan konsistensi akan menjaga perhatian audien. Kesatuan disini bukan
berarti tanpa variasi. Penggunaan warna yang monoton, bentuk huruf yang sama dengan
ukuran sama kan terkesan kaku dan membosankan. Namun demikian, variasi yang
berlebihan akan merusak kesatuan dan membingungkan audien.
Created By 122
Muhammad Syahrizal
Kesatuan dapat diciptakan misalnya menggunakan huruf yang sama, tetapi dengan
ukuran yang berbeda. Ukuran font untuk judul, misalnya 28 pt, sedangkan untuk teks
biasanya 20 pt. Penggunaan huruf yang sama dengan warna dan ukuran yang sama untuk
setiap sub judul akan menciptakan konsistensi. Audien akan mudah mengenali dan
mengingat sub judul tersebut. Jika Anda menggunakan desain template, penggunaan
desain template yang sama untuk seluruh slide akan menciptakan kesatuan dan
konsistensi. Penggunaa desain template yang berbeda-beda dengan nuansa yang sangat
berbeda akan merusak kesatuan dan konsistensi.
4.2.4 Keseimbangan
Keseimbangan merujuk pada bobot visual. Keseimbangan berkaitan dengan penempatan
elemen-elemen desain presentasi. Keseimbangan adalah perbandingan komposisi sisi
kanan dengan sisi kiri atau sisi atas dengan sisi bawah. Keseimbangan dapat dibagi
menjadi dua macam, yaitu :
• Keseimbangan Simetris: Kedua belah sisi sama bobot visualnya dan seringkali
merupakan cerminan dari sisi yang lainnya. Keseimbangan ini disebut juga
keseimbangan formal.
• Keseimbangan Asimetris: Kedua belah sisi sama bobot visualnya, namun bukan
merupakan cerimanan dari sisi yang lainnya. Keseimbangan ini lebih kasual, lebih
dinamis, dan lebih lentur. Keseimbangan ini disebut juga keseimbangan non-formal.
Arah keseimbangan juga dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

• Radial: Keseimbangan kesegala arah
• Diagonal: Keseimbangan kearah diagonal.
Gambar 4.1 Keseimbangan Simetris
Created By 123
Muhammad Syahrizal
Gambar 4.2 Keseimbangan Radial
Gambar 4.3 Keseimbangan diagonal asimetris
Gambar 4.4 Keseimbangan radial asimetris
Created By 124
Muhammad Syahrizal
5. Warna
Salah satu elemen desain presentasi yang memiliki pengaruh besar adalah warna,
terutama warna-warna yang menonjol atau mendominasi presentasi Anda. Ketika
mendesain presentasi, pemilihan warna harus benar-benar dipertimbangkan secara
matang.
5.1 Pengaruh Warna pada Presentasi
5.1.1 Psikologi Warna

Warna adalah cahaya dan cahaya adalah energi. Ilmuan banyak menemukan bukti bahwa
ada pengaruh nyata warna terhadap aspek psikologi manusia. Orang akan memberikan
reaksi tertentu ketika terekspos oleh warna-warna tertentu. Warna dapat menstimulasi,
membangkitkan gairah, menekan, menenangkan, membangkitkan selera makan dan
menciptakan kesan hangat atau dingin.
Aspek psikologi warna berkaitan erat dengan pengalaman personal dan lingkungan social
budaya. Namun warna juga memiliki pengaruh yang universal, misalnya kesan hangat
atau dingin. Kuning, orange dan merah diasosiasikan dengan panas matahari dan api,
sedangkan biru, hijau dan ungu memberi kesan dingin seperti dedaunan, laut dan langit.
Warna-warna hangat memberi kesan dekat dibandingkan warna-warna dingin.
Menggunakan warna hangat untuk latar depan dan warna dingin untuk latar belakang
akan memberi presepsi kedalaman pada audien.
Warna memberi pengaruh pada tubuh, sebagaimana memberikan pengaruh pada pikiran
orang. Merah merangsang perasaan, membangkitkan nafsu makan dan meningkatkan
tekanan darah, biru memberi efek sebaliknya dan memberi ketenangan pada pikiran.
Warna merah memberi pengaruh “gambling” pada orang. Orang akan lebih berani
mengambil resiko dan “gambling” ketika berada dibawah pengaruh warna merah. Warna
orang banyak dipakai untuk warna pakaian tahanan.
Wana yang paling dominant/menonjol pada desain presentasi Anda akan memberi “jiwa”
pada presentasi Anda. Sesuaikan warna dengan respon audien yang Anda inginkan,
sehingga tujuan presentasi Anda dapat tercapai. Warna juga disesuaikan dengan isi
presentasi Anda. Misalnya kata PANAS, sebaiknya diberi warna hangat (merah dengan
latar belakang kuning). Jika kata PANAS diberi warna biru dengan latar belakang hijau,
orang akan merasa keganjilan ketika mencerna makna dari kata PANAS tersebut.
5.1.2 Arti Warna

Banyak studi yang menunjukkan bahwa warna membangkitkan perasaan dan memiliki
arti yang berbeda pada setiap orang. Respon orang terhadap warna juga berbeda yang
dipengaruhi oleh lingkungan social budaya dan pengalamannya. Berikut ini beberapa
interprestasi warna, interpresetasi ini mungkinsaja berbeda pada suatu kelompok orang
tertentu.
Created By 125
Muhammad Syahrizal
Warna Mekna Umum
Hitam Berat, formal, sangat etnik, kematian, kesedihan, rahasia,
misteri, jahat
Coklat Bumi, tanah, organic, kesederhanaan, lingkungan, stabilitas
Biru Perdamaian, kebebasan, Sain, kepercayaan, langit, percaya
diri, keamanan, loyalitas, ketenangan, laut
Ungu Rayalti, kebebasan, spiritual, misteri
Hijau Uang, pertumbuhan, kesuburan, kesegaran, Alam,
lingkungan, ramah lingkungan, daun, kesehatan, efek
penyembuhan, reptile, serangga
Abu – abu Konservatif, eksekutif, praktikal, dapat dipercaya/diyakini,
keamanan, serius
Merah Panas, cinta, agresi, intensitas, nafsu, kegairahan
Oranye Flamboyan, ekspansi, kehangatan
Kuning Optimisme, kebahagiaan, kesuksesan, idealisme, imajinasi
Putih Kemurnian, kesucian, kesederhanaan, kebersihan,
kehormatan
Seperti yang telah disebutkan diatas, asosiasi dan reaksi orang terhadap warna sangat
bergantung pada pengalaman dan latar belakang social budayanya. Warna tertentu yang
mendominasi presentasi Anda akan memberi respon berbeda pada kelompok orang yang
berbeda. Warna merah misalnya, akan memberi reaksi yang berbeda pada simpatisan
PDI-P dan kader PKS atau PKB.
5.2 Pembagian Warna

Di dunia yang sangat indah ini ada banyak sekali variasi warna, tetapi dari semua warna-
warna itu hanya terdapat enam warna asli, yaitu merah, kuning, biru, oranye, hijau dan
ungu. Persis ketika warna pelangi yang muncul ketika hujan reda. Dari seluruh warna
yang ada dikelompokkan menjadi warna primer, warna sekunder dan warna tersier.
5.2.1 Warna Primer

Warna primer adalah warna yang tidak bisa dibuat dengan mencampurkan warna-warna
lainnya. Seperti, merah, kuning dan biru.
5.2.2 Warna Sekunder

Warna sekunder adalah warna yang dibuat dengan mencampurkan dua warna primer
yang berdekatan dengan diagram roda warna.
Kuning + Biru = Hijau

Kuning + Merah = Oranye
Merah + Biru = Ungu
Warna-warna sekunder ini dapat bervariasi tergantung seberapa banyak warna primer
yang digunakan. Misalkan warna kuning dicampurkan dengan sedikit warna biru akan
menjadi kuning kehijau-hijauan.
Created By 126
Muhammad Syahrizal
5.3.2 Warna Terseier
Warna tersier adalah warna yang dibuat dengan mencampurkan warna primer dengan
warna sekunser yang saling berdekatan pada digram roda warna. Terdapat 6 warna tersier
utama, yaitu merah-oranye, kuning-oranye, merah-ungu, biru-ungu, biru-hijau, kuning-
hijau.
5.2.3 Temperatur Warna

Warna memiliki makna yang lebih universal, yaitu hangat, dingin dan netral yang disebut
dengan temperatur warna. Temperatur / suhu disini bukan berarti panas yang diukur
dalam derajat celcius (oC) tetapi efek terhadap perasaan / kesan orang.
Warna Hangat
Warna hangat secara psikologis berkaitan dengan kegembiraan, kesenangan, keceriaan,
mengundang dan memberikan rasa hangat. Warna-warna yang besifat hangat antara
lainmerah, oranye, kuning, magenta, dan kuning-hijau. Pada diagram roda warna, warna
hangat berada pada sisi sebelah kanan.
Warna hangat dapat digunakan untuk memberi kesan dekat / di depan pada teks / gambar
dan cenderung mempercepat persepsi kita terhadap waktu. Warna hangat sering disebut
dengan warna-warna yang harmonis. Meskipun demikian, penggunaan warna-warna
hangat tanpa variasi dengan warna yang lain akan tampak pudar dan membosankan.
Warna Dingin
Warna-warna dingin memberikan kesan rapid an professional pada desain presentasi,
namun warna-warna ini juga memberikan kesan dingin. Warna-warna yang termasuk
warna dingin antara lain hijau, ungu, biru, biru cerah dan biru tua. Pada diagram roda
warna, warna dingin berada pada sisi sebelah kanan.
Warna dingin menurunkan kecepatan persepsi kita terhadap waktu atau terkesan lambat.
Tanpa variasi penggunaan warna-warna dingin akan terasa sangat menjemukan dan
membosankan. Warna dingin, khusunya biru tua, cenderung memberi kesan jauh atau
menjauh, sehingga warna ini sangat sesuai digunakan untuk warna latar belakang.
Warna Netral
Beberapa warna memberikan kesan netral, walaupun tidak ada warna yang benar-benar
netral. Hitam, putih, abu-abu dan coklat sering diasosiasikan dengan warna netral.
Warna putih adalah warna murni dari semua warna yang ada. Jika diagram roda warna
diputar secara cepat, maka yang terlihat adalah warna putih. Secara psikologi warna putih
diartikan sebagai kemurnian dan kesucian.
Warna hitam dalam budaya timur sering berkonotasi negative. Misalnya terlihat dalam
ungkapan ‘aliran hitam’ dan ‘golongan hitam’. Namun hitam juga berkesan elegan dan
berwibawa
Created By 127
Muhammad Syahrizal
Apabila warna hitam dicampur dengan warna putih akanmenghasilkan abu-abu. Warna
ini berkonotasi dengan kebijaksanaan dan kerendahan hai. Warna abu-abu juga disebut
warna eksekutif.
5.3 Dasar-Dasar Kombinasi Warna

Cara paling mudah untuk membuat kombinasi warna yang armonis adalah dengan
memperhatikan alam di sekitar kita. Perhatikan warna dedaunan, bunga, kupu-kupu,
serangga, binatang, gunung, laut, sawah, langit waktu senja, dan sebagainya. Anda akan
menemukan kombinasi warna yang menakjubkan.
5.3.1 Warna Komplemen

Warna-warna komplemen adalah warna yang letaknya disisi yang saling berlawanan pada
diagram roda warna. Warna komplemen yang letaknya tepat berlawanan pada diagram
roda warna disebut juga warna kontras.
Penggunaan warna komplemen akan memberikan kesan menyenangkan dan dinamis

pada desain presentasi. Warna kontras juga berguna untuk menciptakan emphasis
(mengarahkan perhatian audien) dan memudahkan tulisan dibaca. Meskipun demikian,
penggunaan warna yang sangat kontras akan membuat mata sulit fokus pada jangka
waktu lama.
5.3.2 Warna Analog

Warna analog atau warna keluarga adalah warna yang letaknya disisi saling berdekatan
pada diagram roda warna. Contoh kombinasi warna analog adalah warna kuning, kuning-
hijau dan hijau. Kombinasi warna analog terasa enak dilihat dan menyenangkan.
5.3.3 Kombinasi Warna untuk Desain Presentasi

Tidak ada aturan baku untuk memilih kombinasi warna desain presentasi. Anda boleh
berkreasi sesuka hati Anda. Meskipun demikian, ada beberapa tip agar kombinasi warna
kelihatan menarik.
• Ada dua skema yang bisa digunakan untuk menentukan warna desain presentasi,
yaitu latar belakang warna gelap dengan teks atau gambar yang berwarna terang atau
latar belakang terang dengan teks atau gambar yang berwarna gelap.
• Gunakan tiga hingga empat warna pokok saja. Jangan mengkombinasikan terlalu
banyak warna, karena akan menyulitkan audien memfokuskan perhatian. Warna-
warna lainnya dapat divariasikan dari warna-warna pokok tersebut.
• Gunakan kombinasi warna yang konsisten untuk semua slide.
Contoh kombinasi latar belakang gelap - latar belakang terang :

Latar belakang : biru tua atau ungu tua
Tulisan dan gambar : putih atau kuning
Warna untuk penekanan : hijau lemon, oranye terang, biru terang
Contoh kombinasi warna latar belakang terang – latar depan gelap :
Latar belakang : biru muda terang
Tulisan dan gambar : biru tua, hitam, ungu tua
Warna untuk penekanan : hijau tua, merah
Created By 128
Muhammad Syahrizal
5.3.4 Kombinasi Warna yang Dihindari
Meskipun Anda bebas mengkombinasikan warna, namun ada beberapa kombinasi warna
yang sebaiknya dihindari dalam desain presentasi. Kombinasi ini bukan berarti jelek,
tetapi lebih disebabkan keterbatasan mata manusia.
Beberapa penelitian menemukan bahwa 15 hingga 25 persen laki-laki menderita buta

warna merah/hijau. Penderita buta warna ini sulit membedakan warna merah dari hijau,
coklat dari hijau dan ungu dari biru. Kombinasi warna-warna tersebut sebaiknya tidak
digunakan secara berdampingan, seperti pada grafik batang, grafik pie dan talat belakang-
latar depan, karena mungkin ada sebagian audien yang tidak dapat membedakannya.
Kombinasi warna lain yang sebaiknya dihidari adalah warna biru di atas warna hitam.
Apabila elemen-elemen desain (teks, garis, bentuk, gambar dan lainnya) berwarna biru
diletakkan di atas latar belakang berwarna hitam, bagian pinggirnya akan tampak
membingungkan. Hal ini disebabkan retina mata kita memilih lebih sedikit receptor biru
dibandingkan receptor merah dan hijau, dan sebagian besar receptor ini berada di sisi luar
areal focal retina mata.
5.4 Warna pada PowerPoint

Sebelum memberi warna pada desain presentasi Anda, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan. Pertama, warna yang Anda lihat di layar monitor belum tentu sama dengan
warna yang di proyeksikan oleh LCD Projector atau hasil cetakan printer. Anda harus
memperhatikan nilai ANZI Lumen dari LCD Projector yang digunakan. Semakin tinggi
nilai ANZI Lumen berarti semakin banyak pilihan warna yang dapat Anda gunakan.
Namun, jika nilainya rendah, Anda hanya dapat menggunakan warna-warna dengan
kekontrasan yang kuat.
PowerPoint menawarkan pilihan warna yang sangat banyak. Kita dapat berkreasi sepuas-
puasnya dengan pilihan warna yang disediakan. Warna PowerPoint disediakan pada
kotak dialog Colors.
Terdapat dua pilihan, yaitu Custom dan Standard. Pilihan Custom memberikan
kebebasan pada kita mengatur pilihan warna. Geser panah kecil [ ]yang ada pada
grafik warna tegak atau geser pointer pada area warna untuk mengatur pilihan warna.
Pilihan warna standard menyediakan puluhan warna yang langsung dapat dipakai.
Kotak dialog Colors ini digunakan untuk memanipulasi warna semua elemen-elemen
presentasi yang dapat diakses melalui beberapa menu. PowerPoint menyediakan banyak
menu untuk mengatur warna-warna elemen presentasi, seperti teks, garis, bentuk,
gambar, latar belakang dan tabel. Menu untuk mewarnai . memanipulasi teks,
garis/border dan isi terdapat pada toolbar Drawing. Klik panah kecil yang ada disamping
kanan icon Fill, kemudian klik More Fill Colors.
Untuk memanipulasi tabel, yaitu border tabel dan isi sel digunakan menu yang terdapat
pada toolbar Tables and Borders. Klik View > Toolbars > Tables and Borders.
Created By 129
Muhammad Syahrizal
Untuk memanipulasi latar belakang (background) menggunakan kotak dialog
Background. Klik menu Format > Background untuk menampilkan kotak dialog
Background. Kotak dialog ini juga dapat ditampilkan dengan cara mengklik kanan pada
area kosong, pada menu pop up yang muncul pilih Background.
6. Background
Latar belakang (Background) adalah area paling luas dan dominant pada slide presentasi.
Background memiliki kekuatan dan mempengaruhi emosi audien.
6.1 Memberi Warna Solid Background

Background diwarnai menggunakan kotak dialog Background. Untuk menampilkan
kotak dialog Background, klik tombol mouse kanan, pilih Background. Klik drop down
menu dan pilih More Colors. Pada dialog Colors, pilih warna yang Anda inginkan,
kemudian klik OK. Pada kotak dialog Background, klik Apply to All untuk
mengaplikasikan warna pada semua slide atau Apply untuk mengaplikasikan pada slide
yang sedang aktif saja.
Pilihlah warna-warna background yang sesuai dengan tujuan presentasi dan reaksi audien
yang Anda inginkan. Jika Anda membuat slide dengan kesan ceria, gunakan warna-warna
hangat dengan sedikit sentuhan warna-warna dingin. Jika Anda ingin memberi kesan
elegan, kekuatan dan terpercaya gunakan warna-warna gelap dan konservatif pada
background, seperti biru tua, hijau tua, ungu tua dan warna yang terang untuk latar depan.
Warna-warna primer (merah primer, kuning primer, biru primer) sebaiknya tidak
digunakan sebagai warna background. Warna-warna primer yang terlalu dominant pada
background memberi efek tidak menyenangkan dan sulit untuk mencari kombinasi warna
latar depan yang sesuai. Untuk background sebaiknya gunakan warna-warna gelap/tua
atau warna-warna terang hingga putih. Sedangkan untuk warna latar depannya, gunakan
warna yang kontras dengan warna background.
6.2 Efek Background

PowerPoint menyediakan fasilitas untuk memberi efek pada latar belakang. Tampilkan
kotak dialog Background. Klik drop down menu dan pilih Fill Effects untuk
menampilkan kotak dialog Fill Effects. Tersedia empat pilihan untuk memanipulasi
background, yaitu Gradient (gradient warna), Texture (tekstur), Pattern (Pola), Picture
(gambar).
6.2.1 Efek Gradient

Efek Gradient menyediak tiga pilihan kombinasi warna, yaitu satu warna (One Color),
dua warna (two color) atau preset. Pilihan satu warna menyediakan gradient dari gelap ke
terang atau terang ke gelap. Pilihan dua warna menyediakan efek gradient dari warna
yang satu kewarna yang lain. Tersedia pula 6 style bayangan gradient. Kita dapat pula
memberikan efek transparan pada gradient tersebut.
Created By 130
Muhammad Syahrizal
Pada pilihan preset tersedia 25 pilihan kombinasi yang siap pakai. Sebagai contoh, klik
radio button Preset, pada menu drop down Preset Colors, pilih Sapphire, klik OK, klik
Apply.
6.2.2 Efek Texture

Efek Texture menyediakan 24 pilihan texture. Pilihan ini dapat memberikan efek yang
kuat pada desain presentasi Anda.
6.2.3 Efek Pattern

Efek Pattern menyediakan efek dengan pola-pola tertentu pada Background. Tersedia 36
pola yang dapat diatur warna latar belakang dan warna latar depan pola tersebut.
6.2.4 Background Picture

Background dapat pula diisi dengan foto atau gambar yang tersedia pada tab Picture.
Klik Select Picture untuk memilih foto yang ingin Anda jadikan background. Beri
pilihan centang pada check box Lock picture aspect ratio untuk menjaga agar foto tetap
proporsional. Klik OK.
Yang harus diperhatikan pada waktu menjadikan foto sebagai background adalah
komposisi warna foto tersebut. Foto sebaiknya cukup kontras dengan sedikit warna dan
warnanya sesuai dengan kombinasi warna yang telah kita tetapkan sebelumnya.
Foto yang kurang kontras atau kaya warna dapat juga dijadikan sebagai background.
Namun foto ini akan membuat elemen di latar depan sulit dibaca/dilihat. Dengan sedikit
trik khusus elemen depan dapat dibuat sedemikian rupa, sehingga menjadi mudah dibaca.
Trik ini akan dijelaskan pada bab selanjutnya.
6.3 Background dengan Shape

Sub bab sebelumnya menjelaskan cara memanipulasi background dengan fasilitas kotak
dialog Background . kekurangan cara tersebut adalah kita tidak leluasa mengatur posisi
background slide. Cara lain yang lebih leluasa untuk mengatur posisi background adalah
menggunakan bentuk (shape). Posisi, ukuran dan efek bentuk ini dapat diatur sesuai
dengan keinginan Anda.
Created By 131
Muhammad Syahrizal
6.3.1 Memberi Kesan Luas
Background dapat dibuat sedemikian rupa, sehingga terkesan luas. Caranya adalah
sebagai berikut :
1. Klik icon kotak pada toolbar Drawing. Buat kotak sepanjang slide dan tingginya
kurang lebih 15-20% dari tinggi slide. Letakkan kotak ini di sisi paling atas.
2. Copy kotak dan letakkan kotak kedua di sisi paling bawah slide.
3. Beri warna pada kotak tersebut. Klik panah kecil pada icon Fill. Pilih More Fill
Colors. Pilih warna-warna gelap dan dingin, misalnya biru tua. Klik OK. Beri warna
yang sama untuk kotak satunya lagi. Anda dapat pula memberi efek warna pada
kotak-kotak ini.
4. Hilangkan garis border pada kotak. Klik panah kecil pada icon Line Color, pilih No
Color.
5. Beri warna putih atau terang pada latar belakang yang paling luas. Isi (content)
presentasi diletakkan pada area ini.
6.3.2 Memberi Kesan Dalam atau Ruang

Background dapat pula dibuat sedemikian rupa, sehingga memberikan kesan dalam atau
ruang. Caranya adalah sebagai berikut :
1. Klik icon kotak pada toolbar Drawing. Buat kotak selebar slide dan tingginya kurang
lebih 25-35% dari tinggi slide. Letakkan kotak ini pada sisi paling bawah slide.
2. Beri warna kotak tersebut. Klik panah kecil pada icon Fill. Pilih Fill Effects > Tab
Gradient. Pilih gradient satu warna dengan warna coklat panah. Klik OK. Klik
Apply.
3. Hilangkan garis border pada kotak. Klik panah kecil pada icon Line Color. Pilih No
Color.
4. Beri warna latar belakang dengan warna dingin yang terang, misalnya biru terang.
5. Letakkan gambar latar depan, teks atau isi slide yang lain sedemikian rupa, sehingga
terkesan seperti dalam ruang.
6.3.3 Emphasis pada Background

Emphasis (penekanan) mengarahkan perhatian audien dan membuat audien mudah
menangkap pesan yang disampaikan oleh presenter. Berikut ini cara sederhana untuk
membuat emphasis pada background.
1. Klik icon kotak pada toolbar Drawing. Buat kotak setinggi slide dan lebarnya kurang
lebih 25-35% dari lebar slide. Letakkan kotak ini pada sisi paling kiri dari slide.
2. Beri warna kotak tersebut. Klik panah kecil pada icon Fill. Pilih More Fill Colors.
Pilih warna yang Anda inginkan. Klik OK.
3. Hilangkan garis border pada kotak. Klik panah kecil pada icon Line Color. Pilih No
Color.
4. Area latar belakang yang luas diberi warna yang kontras dengan warna kotak tadi.
Sebaiknya warna-warna yang putih dan terang, tetapi tidak lebih dominant / menonjol
dari warna kotak.
5. Isi presentasi diletakkan pada kanan area yang lebih luas.
Created By 132
Muhammad Syahrizal
6.4 Gambar / Picture sebagai Background
Teknik ini sedikit berbeda dengan teknik yang telah dijelaskan sebelumnya. Gambar, foto
atau picture yang dimasukkan ke dalam slide dengan metode Insert Picture. Kelebihan
teknik ini adalah kita dapat leluasa mengatur posisi, ukurandam memanipulasi picture.
1. Klik Insert > Picture > From File. Pilih gambar yang ingin Anda jadikan sebagai
background.
2. Atur posisi dan ukran gambar. Gambar sebagai latar belakang memiliki ukuran yang
besar dan dominant.
3. Beri warna background dengan warna yang kontras dengan gambar tersebut.
4. Isi/content slide yang lain diletakkan di bagian depan gambar. Yang perlu
diperhatikan adalah warna ini cukup kontras dengan warna gambar, agar iai lebih
mudah dibaca dan dilihat oleh audien.
7.Picture, Shape, Teks dan Garis

Picture (gambar), shape (bentuk), garis dan teks adalah elemen-elemen desain presentasi
yang sangat penting. Penggunaan elemen-elemen ini tidak hanya sekedar menghias
prsentasi, melainkan lebih dari itu, yaitu untuk memperjelas isi, menarik perhatian,
memfokuskan perhatian dan membuat audien lebih mudah mencerna dan mengingat isi
presentasi.
Picture di sini meliputi gambr foto, grafik dan gambar ilustrasi lain yang dibuat dengan
program aplikasi lain. Sedangkan bentuk (shape) dan gari (line) dibuat menggunakan
menu-menu yang disediakan oleh PowerPoint.
Pada saat mengikuti presentasi, maka audien akan men-scan slide presentasi. Perhatian
audien akan tertuju pada bagian slide yang paling menonjol, seperti gambar yang
menarik, huruf yang besar, atau warna yang paling kontras. Apabila mata tidak
menemukan bagian slide yang menarik dan menonjol, perhatiannya akan segera beralih
ke tempat lin dan konsentrasi audien buyar. Membuat elemen desain presentasi (picture,
shape, garis dan teks) yang dapat menarik perhatian dan memperjelas isi akan menjadi
fokus utama pada bab ini.
7.1 Picture
Dalam presentasi visual picture (gambar) dapat menggantikan penjelsan kata-kata.
Audien akan lebih cepat dan mudah menangkap isi pesan presentasi yang disampaikan
dengan gambar dibandingkan dengan kata-kata. Selain itu gambar lebih universal,
sedangkan kata-kata terbatas pada orang yang memahami bahasa kata-kata tersebut.
Sebagai contoh, kata Zea Mays. Mungkin hanya orang-orang pertanian dan biologi yang
tahu makna kata tersebut. Berbeda halnya jika ditampilkan dengan cara menampilkan
gambar dan kata tersebut. Petani sampai pesiden pun akan tahu bahwa makna dari Zea
Mays adalah jagung.
Created By 133
Muhammad Syahrizal
Ketika mendesain presentasi, isi, ide maupun pesan presentasi sebisa mungkin
disampaikan dalam bentuk gambar atau bentuk visual yang lain. Penggambaran visual ini
sangat membantu audien mencerna isi presentasi. Apabila isi presentasi tidak dapat
ditampilkan dalam bentuk gambar, sebisa mungkin disertakan ilustrasi yang dapat
membantu audien mengerti dan memusatkan perhatian pada isi presentasi.
Slide pertama berisi data statistic yang agak sulit divisualisasikan dalam bentuk gambar.
Audien membutuhkan waktu relative lama untuk mencerna isi slide. Namun, jika
ditambahkan gambar lstrasi petani yang sedang mencangkul sawah, audien akan terbantu
dalam menyerap isi presentasi.
7.1.1 Menambahkan Picture pada Slide

Pada bab sebelumnya telah disampaikan sedikit tentang cara menambahkan Picture pada
slide, yaitudengan cara mengklik menu Insert > Picture. Ada beberapa pilihan yang
disediakan antara lain Clip Art, From File, From Scanner or Camera. Picture dapat
juga ditambahkan dengan mengklik icon Insert clip art dan Insert Picture yang ada
pada toolbar Drawing.
Picture atau gambar yang lain dapat pula ditambahkan dari program aplikasi lain dengan
metode Copy – Paste. PowerPoint memiliki fleksibilitas yang tinggi dengan metode ini.
Kita dapat meng-copy gambar dari program lain dan mem-paste pada slide PowerPoint.
Program yang didukung tidak hanya program keluarga Microsoft, namun juga program
aplikasi pengolah gambar lain, Corel, Macromedia dan Adobe.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menambahkan gambar ilustrasi dalam
slide PowerPoint, antara lain jumlah dan kesesuaian gambar ilustrasi. Banyaknya gambar
ilustrasi harus dibatasi dalam satu slide presentasi. Gunakan satu atau dua gambar
ilustrasi saja dalam satu slide. Gambar yang terlalu banyak, justru akan terasa penuh
sesak dan membuyarkan konsentrasi audien. Audien akan merasa jenuh dan cepat bosan.
Gambar juga harus sesuai dengan isi presentasi. Gambar yang tidak sesuai atau tidak
berhubungan sama sekali dengan isi presentasi juga akan membingungkan audien
7.1.2 Posisi Picture pada Slide

Picture sebaiknya ditempatkan di sisi sebelah kiri slide. Hal ini berkaitan dengan cara
kerja otak manusia. Otak manusia terbagi dua, otak kanan dan otak kiri. Otak kanan
mengendalikan organ tubuh sebelah kiri dan sebaliknya otak kiri mengendalikan organ
tubuh sebelah kanan. Otak kiri digunakan untuk menganalisa dan berfikir matematis,
sedangkan otak kanan lebih berkaitan dengan imajinasi dan pikiran kreatif manusia.
Ketika mengamati sebuah gambar, yang bekerja adalah mata dan akan diolah oleh otak
sebelah kanan. Karena yang bekerja adalah otak kanan, sebaliknya gambar diletakkan
disebelah kiri agar mata kiri lebih banyak menangkap gambar tersebut.
Created By 134
Muhammad Syahrizal
PowerPoint menyediakan fasilitas untuk mengatur posisi picture relative terhadap objke
lain dalam slide presentasi. Menu ini terletak pada toolbar Drawing. Klik Draw > Align
or Distribute.
Cara menggunakan fasilitas ini adalah pilih gambar-gambar yang akan diatur
penataannya, klik Draw > Align or Distribute, pilih perataan yang diinginkan.
Picture dapat diubah posisi (urutan) kedepan atau kebelakang. Fasilitas untuk mengubah
urutan (Order) ini juga terdapat pada menu Draw. Klik Draw > Order, pilih posisi yang
diinginkan.
7.1.3 Memanipulasi Picture

PowerPoint memiliki fasilitas cukup memadai untuk memanipulasi picture. Manipulasi
yang dapat dilakukan antara lain adalah mengubah ukuran, menurunkan
esolusi/mengompres (ukuran file), mengatur warna, kekontrasan, kecerahan, memutar,
meng-croping dan menambahkan border. Fasilitas untuk memanipulasi picture ini
terletak pada toolbar Picture dan Drawing.
Tersedia empat pilihan untuk mengubah warna picture, yaitu otomatis (Automatic), abu-
abu (Grayscale), hitam-putih (Black and White) dan transparan (Washout). Sebagai
contoh, untuk mengubah piture menjadi watermark (samara-samar) caranya adalah klik
picture/gambar yang akan diolah dan klik Washout. Picture yang kualitasnyakurang
baik, misalnya kurang cerah atau urang kontras dapat diperbaiki dengan cepat dan
mudah. Untuk meningkatkan kontras klik More Contrast, sedangkan untuk menurunkan
kontras klik Less Contrast. Untuk meningkatkan kecerahan klik More Brightness atau
klik Less Brightness untuk kebalikannya.
Dengan fasilitas cropping, kita leluasa mengambil sebagian kecil dari picture. Cara
menggunakan menu ini adalah klik picture yang akan di cropping, klik icon Crop.
Disekeliling picture akan dikelilingi oleh garis dangaris siku sebanyak 8 buah. Letakkan
pointer mouse tepat diatas salah satu garis tersebut, kemudian tarik sesuai area yang akan
dicropping.
Masalah yang sering timbul jika menggunakan picture adalah ukuran file yang besar,
terutama jika menggunakan picture yang diambil dari kamera digital atau scanner.
PowerPoint menyediakan cara yang sangat mudah untuk mengurangi ukuran file gambar
ini. Caranya, klik picture yang akan diubah ukuran filenya (resolusi), klik icon
Compress Picture, akan muncul kotak dialog Compress Picture. Ada beberapa pilihan
yang tersedia, yaitu resolusi untuk gambar web (96 dpi) atau cetak (200 dpi). Resolusi ini
dapat diterapkan pada semua picture yang ada pada seluruh slide (All pictures in
document) atau hanya picture yang dipilih saja (Selected Pictures).
Salah satu fasilitas baru yang ada di PowerPoint 2003 adalah memutar picture.
PowerPoint menyediakan banyak cara yang sangat mudah untukmemutar picture. Untuk
memutar secara bebas, letakkan pointer tepat dibulatan hijau kecil yang ada disisi atas
picture, hingga posisinya berubah sesuai keinginan Anda.
Created By 135
Muhammad Syahrizal
Picture juga dapat diputar dengan derajat tertentu (90o) atau dibalik. Cara menggunakan
fasilitas ini adalah klik Draw > Rotate or Flip > Rotate Left 90o.
7.2 Shape
Shape (bentuk) adalah gambaran berbagai bentuk yang dapat kita tambahkan ke dalam
slide presentasi. PowerPoint menyediakan banyak sekali fasilitas untuk menggambar
berbagai bentuk. Fasilitas ini sangat penting sekali, terutama untuk memvisualisasikan
ide dan isi presentasi. Dengan visualisasi ini membuat presentasi kita lebih ‘hidup’ dan
mudah dimengerti, dibandingkan hanya menggunakan teks saja.
Berbagai bentuk yang disediakan antara lain adalah kotak, lingkaran, bentuk-bentuk
dasar, panah, bintang, diagram, flow chart, bentuk bebas dan masih banyak lagi. Fasilitas
ini terdapat dalam toolbar Drawing.
7.2.1 Menambahkan Shape ke dalam Slide

Untuk menambahkan shape (bentuk) ke dalam slide lakukan langkah-langkah berikut ini.
1. Tentukan bentuk yang Anda inginkan. Sebagai contoh tanda panah kanan. Klik
Autoshapes > Block Arrows >
2. Letakkan pointer di atas area slide, tarik mouse sesuai dengan besar panah yang
diinginkan.
7.2.2 Memberi Warna Isi dan Border

Untuk memberi warna isi pada shape, klik icon Fill Color. Warna yang diberikan adalah
warna yang aktif pada icon tersebut. Untuk memberi warna lain, klik panah kecil dan
pilih More Colors. Pada kotak dialog Colors yang muncul pilih warna yang diinginkan.
Untuk memberi warna border (garis tepi) shape, klik icon Line Color. Sama seperti
diatas, untuk memberi warna lain klik panah kecil dan pilih warna yang diinginkan.
7.2.3 Memberi Efek Warna transparan

PowerPoint menyediakan fasilitas untuk membuat efek transparan pada warna isi shape.
Warna isi ini akan transparan terhadap warna belakangnya. Warna yang terlihat adalah
warna campuran antara shape yang transparan dengan warna di belakangnya. Misalnya,
shape berwarna kuning transparan dan wara belakangnya adalah biru, yang muncul
adalah warna hijau.
Warna ini juga bermanfaat untuk memberikan kesan kontras antara latar belakang dengan
latar depan yang warnanya kuang kontras. Misalkan untuk memberi tulisan di atas foto
yang memiliki banyak warna. Caranya sebagai berikut:
1. Buat kotak di atas foto sebesar tulisan yang akan dibuat. Klik dan tarik di area slide.
2. Klik panah kecildan pilih More Colors. Pilih warna putih. Pada pilihan
Transparancy, tetapkan transparansinya 50%.
3. Klik icon Text Box, buat tulisan di atas kotak tersebut. Atur posisi dan ukuran teks,
sehingga sesuai dengan ukuran kotak. Tulisan yang berwarna hitam sekarang bisa
dibaca dengan mudah di atas foto yang kaya warna.
Created By 136
Muhammad Syahrizal
7.2.4 Memberi Efek Isi pada Shape
Setiap shape (bentuk) yang dibuat dengan PowerPoint dapat diberi efek isi untuk shape
tersebut. Menu dan fasilitas yang tersedia untuk memberi efek isi sama seperti menu efek
isi untuk background, yaitu gradient, texture, pattern dan picture. Prinsip pemakaian efek
ini pun sama seperti efek isi untuk background.
Berikut ini contoh penggunaan efek gradient dengan transparasi dengan efek bulan di
tengah malam.
1. Buat slide dengan latar belakang biru tua gelap.
2. Klik dan buat lingkaran kecil di atas slide tersebut.
3. beri efek gradient pada lingkaran. Klik panah kecil disamping Fill Colors > Fill
Effects. Pilih efek Gradient > Two Colors. Beri putih pada warna 1 dan warna biru
tua gelap (sama seperti warna untuk background) untuk warna 2. pada pilihan
Transparancy beri nilai From: 23% dan To: 100%. Pada pilihan Shading Styles
pilih Diagonal Down variant ke 2.
4. Tambahkan elemen-elemen lain yang diperlukan.
7.2.5 Memberi Efek Bayangan pada Shape

PowerPoint menyediakan efek bayangan untuk shape. Shape yang di beri efek bayangan
akan terkesan melayang dan tidak menempel pada background slide. Cara menambahkan
efek bayangan ini sebagai berikut :
1. Aktifkan shape yang akan diberi bayangan. Klik icon Shadow Style.
2. Pilih salah satu odel bayangan yang Anda inginkan.
Bayangan shape dapat diatur menggunakan menu Shadow Settings.
7.2.6 Memberi Efek 3D pada Shape

Beberapa bentuk yang telah dibuat pada sub bab sebelumnya adalah bentuk-bentuk dua
dimensi (2D). PowerPoint juga menyediakan fasilitas untuk mengubah bentuk 2D
menjadi 3D. disamping itu, PowerPoint menyediakan pula fasilitas untuk mengatur efek
seperti warna, pancahayaan, model permukaan, arah (Direction), kedalaman, perputaran.
Untuk memberikan efek 3D pada sebuah shape, aktifkan shape tersebut, kemudian klik
icon 3-D Style. Pilih salah satu model 3D yang diinginkan. Untuk mengatur efek 3D
lebih lanjut, klik 3-D Settings. Dalam toolbar 3-D Settings banyak fasilitas untuk
mengatur efek 3D tersebut.
7.2.7 Menggambar Bentuk Bebas

PowerPoint menyediakan fasilitas untuk menggambar bentuk-bentuk bebas, yaitu
Freeform dan Scribble.
Created By 137
Muhammad Syahrizal
Berikut ini contoh penggunaan menu Freeform:
1. Klik AutoShapes > Lines > Freeform.
2. Buat bentuk tanda centang ( ) seperti berikut ini.
3. Klik Fill Colors > More Colors > Warna Kuning.
4. Klik Line Colors > More Colors > Warna Kuning.
5. Klik Line Style > 2 pt.
6. Klik Shadow Style > 3-D Style.
7. Klik Shadow Settings dan klik panah kecil Shadow Colors, kemudian klik
Semitranparent shadow.
Gambar yang telah kita buat dengan menu Freeform dapat diedit tampilannya agar lebih
baik menggunakan Edit Point. Caranya adalah aktifkan gambar yang akan diedit, lalu
klik Draw > Edit Points. Pada gambar akan terdapat titik-titik (node) yang akan diedit.
Letakkan pointer tepat di atas salah satu node. Tarik pointer sesuai bentuk yang
diinginkan.
7.3 Grafik
Grafik adalah visualisasi data angka. Grafik lebih mudah dibaca, lebih mudah dimengerti
dan dipahami dibandingkan data dalam angka. Dalam mendesain presentasi, sedapat
mungkin data angka ditampilkan dalam bentuk grafik. Audien dapat dengan cepat
memahami data tersebut.
7.3.1 Grafik di PowerPoint

PowerPoint memiliki fasilitas lengkap untuk membuat dan memanipulasi grafik. Banyak
sekali grafik yang dapat dibuat menggunakan PowerPoint, antara lain coloumn, bar, garis,
pie chart, scatter, area, donat, radar, surface, gelembung, silinder, kerucut dan pyramid
dengan berbagai macam variasinya. Untuk menambahkan grafik ke dalam slide
PowerPoint, klik menu Insert > Chart atau klik icon Grafik yang ada di toolbar
Standard. Selanjutnya akan muncul grafik dan data sheet.
Secara default grafik yang ditampilkan adalah grafik coloumn dengan efek 3D. Masukkan
data ke dalam kolom-kolom data sheet yang telah disediakan. Klik area kosong.
7.3.2 Memanipulasi Grafik

Grafik yang telah kita buat dapat dimanipulasi sesuai dengan keinginan kita, isalnya
mengubah tipe grafik, mengubah warna, mengatur format, menambahkan legenda, dan
lain-lain.
Untuk memanipulasi grafik lakukan dengan cara meletakkan pointer di atas grafik, klik
mouse kanan > Chart Object > Edit, atau klik ganda pada grafik. Letakkan pointer di
atas area grafik yang kosong, kemudian klik kanan, akan muncul menu pop up untuk
memanipulasi grafik.
Created By 138
Muhammad Syahrizal
Pilihan yang tersedia adalah memformat area grafik (Format Chart Area), tipe grafik
(Chart Type), mengatur pilihan grafik (Chart Options), tampilan 3D (3-D View),
datasheet dan menghapus grafik (Clear). Sebagai contoh, untuk mengubah tipe grafik
menjadi Pie. Pilih Chart Type, pada kotak dialog yang muncul pilih Pie dan pilih salah
satu model grafik.
Bagian-bagian grafik, seperti aksis, ordinat, area plot, garis, warna grafik dapat diedit
dengan sangat mudah. Cara untuk memanipulasi bagian grafik tersebut adalah dengan
mengklik bagian grafik yang akan diedit, kemudian klik kanan mouse. Misalnya pilihan
untuk mengedit grafik . klik kanan salah satu kolom grafik, akan muncul pilihan untuk
mengedit kolom tersebut.
Proses editing bagian grafik juga bisa dilakukan melalui toolbar yang ada pada
PowerPoint. Misalkan untuk mengubah font aksis, klik aksis dan pilih font di toolbar
Standard, untuk mengubah warna salah satu bar, klik bar dan klik Fill Color yang ada di
toolbar Drawing.
7.3.3 Menimpor Grafik dari Microsoft Excel

Microsoft Excel memiliki fasilitas sangat lengkap untuk membuat grafik. Pilihan untuk
memformat dan memanipulasi grafik di Microsoft Excel lebih banyak di bandingkan di
PowerPoint. Grafik yang dibuat dalam Excel dapat dengan sangat mudah dipindahkan ke
slide PowerPoint. Salah satu cara termudah untuk memindahkan grafik ini adalah dengan
metode Copy – Paste. Copy grafik di Excel, kemudian Paste grafik tersebut ke
PowerPoint.
7.4 Teks
Elemen teks hampirselalu ada dalam desain presentasi PowerPoint. Walaupun dibagian
awal telah dijelaskan bahwa gambar atau grafik lebih mudah dipahami dibandingkan
teks/agka, lemen teks tidak dapat dihilangkan sama sekali.
7.4.1 Menambahkan Elemen Teks

Menambahkan elemen teks ada dua cara, yaitu dengan Text Box dan Word Art. Buka
kembali sub bab 2.2 untuk melihat cara menambahkan elemen teks ini.
7.4.2 Memilih Font

Prinsip dasar memilih font untuk teks dalam desain presentasi adalah MUDAH DIBACA
AUDEN. Pilihlah font-font standar yang mudah dibaca, seperti Arial, Arial Black, Time
New Romans, Comic Sans MS dan lain-lain. Hindari huruf-huruf yang distilir, seperti
Blaccader ITC, Vladimir Script dan lain sebagainya. Huruf-huruf ini sulit
dibaca oleh audien walaupun ukurannya cukup besar.
Created By 139
Muhammad Syahrizal
7.4.3 Mengubah Ukuran dan Memutar Teks
Sesuai dengan prinsip ‘Mudah Dibaca Audien’, ukuran teks juga cukup besar untuk
dibaca audien. Semakin besar ruangan presentasi dan semakin banyak jumlah audien,
ukuran teks pun juga harus semakin besar, sehingga audien dibelakan dapat membacanya
dengan cukup mudah. Ukuran huruf terkecil yang mudah dibaca diruangan sedang adalah
18 pt.
Untuk mengubah ukuran huruf dengan sangat mudah dan cepat pada PowerPoint,
lakukan langkah-langkah berikut ini.
1. Klik text box atau blok huruf yang akan diubah ukurannya.
2. Untuk memperkecil huruf, klik icon yang ada di toolbar Standard.
3. Untuk memperkecil huruf, klik icon
Teks box dapat diputar sesuai dengan kebutuhan kita. Cara memutar tekx boks sama
seperti cara memutar shape, yaitu dengan cara meletakkan pointer di atas bulatan kecil
berwarna hijau, kemudian tarik kea rah yang diinginkan atau klik Draw > Rotate or
Flip.
7.4.4 Memformat Teks da Paragraf

Teks yang ada dalam teks box dapat diformat sesuai kebutuhan. Fasilitas untuk meformat
teks dan paragraph ini sama seperti fasilitas pada Microsof Word. Fasilitas pemformatan
yang tersedia antara lain style (bold, italic, underline, shadow), perataan teks, numbering
dan bullet. Fasilitas ini dapat diakses dengan mudah pada toolbar Formating.
7.4.5 Mewarnai dan Memberi Efek Teks Box

Teks yang ada dalam teks box dapat dengan mudah diwarnai. Untuk mewarnai teks klik
icon Font Color. Klik panah kecil untuk memilih warna-warna yang lain.
Teks box juga dapat diberi efek. Efek yang dapat dibuat pada teks box sama seperti efek
pada shape dan background
7.5 Tabel
Salah satu cara menampilkan data yang ringkas agar mudah dibaca adalah menggunakan
tabel, khusunya data bukan angka yang tidak dapat divisualisasikan dengan grafik.
7.5.1 Menambahkan Tabel ke dalam Slide

Untuk menambahkan tabel ke dalam slide PowerPoint. Klik menu Insert > Table,
masukkan jumlah kolom dan baris yang akan dibuat pada kotak dialog Insert Table.
Tabel juga dapat dimasukkan dengan mengklik icon Insert Table yang ada di toolbar
Standard, tarik mouse pada kotak-kotak sesuai dengan jumlah kolom dan baris yang
akan dibuat.
Created By 140
Muhammad Syahrizal
7.5.2 Menambahkan Tabel dari Word dan Excel
Seperti pada elemen presentasi lain, tabel juga dapat dibuat di program keluarda
Microsoft Office yang lain seperti Word dan Excel. Metode yang dipakai adalah metode
Copy – Paste. Tabel yang dibuat di Word atau Excel di Copy, kemudian di Paste ke
PowerPoint.
7.5.3 Manipulasi Tabel

PowerPoint menyediakan banyak fasilitas untuk memanipulasi tabel, antara lain
menggambarkan tabel, menghapus border, style border, ketebalan border, warna isi sel,
merge, split, perataan dalam sel (alignment), menambahkan baris dan menambahkan
kolom. Fasilitas untuk memanipulasi tabel terdapat pada toolbar Tables and Borders.
Secara default, toolbar ini akan muncul ketika sebuah tabel diaktifkan. Jika toolbar ini
tidak muncul, klik View > Toolbars > Tables and Borders.
7.5.4 Membuat Tabel Mudah Dibaca Audien

Tabel yang ukurannya cukup besar (memiliki banyak baris dan kolom) seringkali sulit
dibaca audien. Mata audien sulit membaca data dari baris kiri kekanan. Agar audien
dapat membaca tabel dengan mudah, perlu ditambahkan sesuatu yang dapat menuntun
mata audien menelusuri baris-baris tabel. Salah satunya adalah dengan memberi kesan
warna yang berbeda/berselang-seling pada tabel. Contohnya sebagai berikut :
1. Blok baris teratas. Klik Fill Color dan pilih warna biru (R=0; G=102; B=153).
2. Klik Font Color dan pilih warna putih.
3. Blok baris ke tiga. Klik Fill Color dan pilih warna biru muda (R=102; G=104;
B=225).
4. Dengan cara yang sama beri warna yang sama pada 2 baris berikutnya.
5. Demikian seterusnya hingga baris terakhir.
7.6 Garis
7.6.1 Menambahkan Garis pada Slide

Ada beberapa garis yang dapat dibuat dengan PowerPoint, yaitu garis lurus, garis
lengkung, garis bebas dan garis panah. Menu-menu untuk membuat garis ini terdapat
pada toolbar Drawing. Untuk menampilkan menu ini, klik AutoShapes > Lines.
Dalam toolbar Drawing juga terdapat beberapa icon untuk membuat garis secara cepat,
yaitu garis lurus dan garis panah.
7.6.2 Memanipulasi Garis

PowerPoint menyediakan banyak fasilitas untuk emanipuasi garis. Salah satunya adalah
memberi warna pada garis yang sudah kita pelajari pada su bab sebelumnya, yaitu dengan
menu Line Colors. Menu lain yang tersedia adalah menentukan tebal garis, menentukan
model garis, menambahkan panah, memberi efek bayangan dan memberi efek 3D.
Memanipulasi juga dapat dilakukan melalui kotak dialog Format AutoShapes. Untuk
menampilkan kotak dialog ini, klik kanan pada garis, pilih Format AutoShapes atau klik
More Arrows atau More Lines.
Created By 141
Muhammad Syahrizal
8. Emphasis
Emphasis atau penekanan adalah elemen atau sekelompok elemen presentasi yang
menjadi pusat perhatian audien. Setiap slide sebaiknya memiliki satu emphasis yang akan
mengarahkan perhatian audien. Emphasis akan menjaga perhatian audien dan
memudahkan audien memahami isi presentasi. Emphasis akan mengarahkan gerak mata
audien ketika mengikuti presentasi.
Emphasis dapat diberi pada satu elemen, misalnya warna saja atau pada beberapa elemen
presentasi. Namun, yang perlu diperhatikan adalah setiap emphasis mengarahkan audien
pada satu tujuan yang sama. setiap emphasis saling menguatkan dan mendukung
emphasis yang lain. Emphasis yang diberikan pada bebrapa elemen, tetapi tujuannya
tidak sama justru akan mengacaukan konsentrasi audien.
Ada banyak cara atau elemen presentasi yang dapat dijadikan emphasis, antara lain
warna, ukuran, gambar, gerakan (animasi dan movie) dan suara.
8.1 Emphasis dengan Warna

Keetika audien mengikuti presentasi, pertama kali mata audien akan men-scan slide
presentasi. Hal pertama yang akan ‘ditangkap’ audien adalah bagian yang paling
menonjol dalam slide tersebut. Salah satu yang akan menarik perhatian audienadalah
warna yang paling kontras dan menonjol dibandigkan warna-warna lainnya.
Cara sederhana yang sudah sering dilakukan adalah memberi efek huruf tebal (bold).
Walaupun warnanya sama-sama hitam, namun jika diberi efek Bold, tulisan tersebut akan
menjadi pusat perhatian audien. Cara lain yang juga sering dilakukan adalah memberi
warna merah pada tulisan. Tulisan berwarna merah diantara tulisan yang berwarna hitam
akan menarik perhatian audien.
Warna yang akan digunakan sebagai emphasis adalah warna yang paling kontras dan
paling menonjol, bukan warna yang paling banyak atau paling dominant. Warna merah
diantara warna putih akan menjadi pusat perhatian. Tulisan warna putih didepan
background warna hitam akan menjadi pusat perhatian.
8.2 Emphasis dengan Ukuran Lebih Besar

Ukuran yang besar selalu menarik perhatian, seperti huruf yang paling besar, bentuk
paling besar, foto paling besar. Oleh karena ukurannya yang besar, elemen ini yang akan
pertama kali menarik perhatian audien. Elemen lain yang berukuran lebih kecil
diabaikan.
Pesan-pesan penting dalam slide presentasi sebaiknya diberi ukuran yang lebih besar
dibandingkan ukuran pesan lain yang kurang penting/pesan pendukung saja. Pemakaian
emphasis dengan ukuran yang besar ini juga dapat dikombinasikan dengan penggunaan
warna yang kontras. Warna yang kontras akan memperkuat emphasis ukuran yang besar.
Perhatikan contoh slide berikut ini.
Created By 142
Muhammad Syahrizal
Keuntungan Bulan Ini
Keuntungan bersih penjualan buku pada bulan ini mencapai
Rp. 60 juta
Meningkat 30% dari pada keuntungan bulan sebelumnya
Gambar 8.2 Ukuran yang besar dengan warna yang kontras akan menjadi pusat
perhatian audien
Pada contoh diatas, tulisan Rp 60 juta, berukuran 48 pt dan berwarna merah, akan segera
menarik perhatian audien dibandingkan tulisan lain. Tulisan yang berukuran lebih kecil,
yaitu Keuntungan Bulan Ini, menjadi pusan perhatian kedua setelah Rp 60 juta, namun
kedua emphasis ini saling memperkuat atau memiliki tujuan yang sama. Pesan yang ingin
disampaikan dalam slide ini adalah Keuntungan Bulan Ini Rp 60 juta. Pesan ini akan
mudah dipahami dan diingat oleh audien dibandingkan jika pesan ditampilkan tanpa
emphasis.
Jika emphasis diberikan pada kata yang berbeda, pesan yang akan cepat diterima oleh
audien juga berbeda. Perhatikan contoh slide pada gambar 8.3, kata Meningkat 30%
diberi emphasis. Pesan yang diterima oleh audien adalah Keuntungan Bulan Ini
Meningkat 30%.
Bagian mana yang akan Anda beri tekanan, sepenuhnya tergantung pada Anda.
Keuntungan Bulan Ini

Keuntungan bersih penjualan buku pada bulan ini mencapai
Rp. 60 juta
Meningkat 30%
Dari pada keuntungan bulan sebelumnya
Gambar 8.3 Emphasis pada elemen yang berbeda
8.3 Emphasis dengan Gambar Ilustrasi

Gambar ilustrasi ini tidak hanya akan menjelaskan isi presentasi, namun juga akan
menjadi pusat perhatian audien.
Created By 143
Muhammad Syahrizal
8.3.1 Gambar Ilustrasi Statis
Gambar ilustrasi statis adalah gambar ilustrasi yang tidak bergerak, bisa berupa foto,
gambar yang dibuat di PowerPoint, Clip Art atau gambar dengan format lainnya.
Gambar ilustrasi yang dijadikan sebagai emphasis dalam sebuah slide harus sesuai
dengan isi slide. Penulis sering menemukan banyak sekali presenter yang menambahkan
gambar ilustrasi hanya sekedar untuk menghias slide. Gambar tersebut sama sekali tidak
ada hubungannya denga isi slide. Misalnya, gambar bunga, padahal slide tersebut berisi
data kependudukan. Gambar ilustrasi semacam ini justru akan mengacaukan konsentrasi
audien. Audien tidak dapat menangkap keterkaitan antara gambar dengan isi, akhirnya
audien akan mengabaikannya.
Kesalahan yang sering dilakukan ara presenter adalah terlalu banyak memberi gambar
ilustrasi dalam sebuah slide. Karena jumlahnya banyak, tidak ada satu pun gambar yang
menjadi pusat perhatian (emphasis). Audien akan sulit mencerna pesan yang disampaikan
dan akhirnya audien akan cepat bosan dan mengabaikannya.
8.3.2 Emphasis dengan Gambar Animasi

Gambar ilustrasi statis memang dapat menarik perhatian audien, namunakan lebih
menarik lagi gambar ilustrasi yang dapat bergerak. Gerakan-gerakan dalam gambar
animasi akan cepat menarik perhatian audien. Contoh gambar animasi yang banyak
dikenal adalah gambar animasi GIF (Graphic Interchange Format) dengan kestensi file
*.gif dan flash dengan ekstensi file *.swf. Prinsip dasar penggunaan gambar animasi
untuk emphasis sama seperti pada penggunaan gambar ilustrasi statis.
8.3.3 Mendapatkan Gambar Ilustrasi Statis

Di Internet banyak sekali situs-situs yang menyediakan gambar ilustrasi yang boleh di-
download secara gratis. Anda dapat mencarinya menggunakan Google atau mesin pencari
favorite Anda. Salah satu situs yang menyediakan gambar ilustrasi adalah situnya
Microsoft Office. Berikut akan dijelaskan cara mendapatkan gambar ilustrasi dari situs
Microsoft.
Untuk mendapatkan gambar gratis, lakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik menu Insert > picture > Clips Art atau klik icon Picture pada toolbar
Drawing.
2. Dibagian bawah Task Pane yang ada disisi kanan, pilih Clip art on Office Online
yang ada di bagian bawah Task Pane.
3. Anda juga dapat memasukkan alamat URL:
http://office.microsoft.com/clipart/result.aspx?1c=en-
us&Scope=MM&Query=technology
Pada Internet Explorer untuk membuka situs Microsoft Office.

4. Pada teks box pencarian (search), klik drop down menu untuk menampilkan pilihan-
pilihan yang tersedia. Beberapa pilihan tersebut diantaranya adalah Clip Art, foto,
animasi dan yang lainnya. Klik salah satu pilihan yang Anda perlukan. Masukkan
kata kunci di kotak sebelahnya. Klik [ ].
Created By 144
Muhammad Syahrizal
5. Beri tanda centang pada check box yang ada dibawah clip art. Ikuti langkah-langkah
selanjutnya untuk men-download-nya.
Office online menyediakan banyak sekali resource untuk presentasi kita. Di situs ini
disediakan hampir dua ratus ribu clip art (termasuk foto dan animasi). Selain itu kita juga
dapat men-download template-template presentasi gratis. Microsoft juga menyediakan
sound (suara-suara) yang dapat digunakan pada desain presentasi PowerPoint.
8.4 Emphasis dengan Efek Animasi

Efek animasi merupakan salah satu kelebihan PowerPoint. PowerPoint 2003
menyediakan lebih banyak efek animasi dibandingkan versi sebelumnya. Tidak kurang
dari 208 efek yang disediakan oleh PowerPoint. Efek ini dapat diterapkan dalam elemen-
elemen presentasi, seperti teks box, gambar, foto, clip art dan garis. Efek ini terdapat
pada sub menu Slide Show > Custom Animation. Task Pane Custom Anomation akan
muncul di sisi kanan PowerPoint.
Memakai efek animasi pada desain presentasi Anda akan membuat presentasi Anda
menarik dan terlihat professional. Gerakan-gerakan setiap elemen presentasi akan
menjadi pusat perhatian audien. Suara (sound) dapat pula ditambahkan pada efek animasi
ini. Apabila digunakan dengan tepat efek ini akan sangat membantu audien memahami isi
presentasi.
Untuk menambahkan efek animasi pada elemen presentasi lakukan langkah-langkah

berikut ini.
1. Aktifkan elemen (teks, boks, shape atau clip art) yng akan diberi efek.
2. Klik Add Effect pada Task Pane Custom Animation. Pilih kategori efek yang
diinginkan.
8.5 Emphasis dengan Suara

Indera pertama yang berfungsi pada manusia sebelum indera yang lain adalah telinga.
Bayi yang ada dalam perut ibunya sudah bisa mendengar sebelum bisa melihat. Suara
yang pertama didengar sebelum bayi bisa merasa dan mengecap. Oleh karena itu suara
dapat dijadikan emphasis yang sangat berguna sekali.
PowerPoint menyediakan fasilitas untuk menambahkan suara pada slide presentasi. Menu
ini terdapat pada sub menu Movies an Sounds. Klik Insert > Movies and Sounds >
Sound from file. Kemudian pilih file sound yang akan Anda masukkan ke dalam slide
presentasi. Dalam slide akan muncul
Ada dua cara untuk membunyikan efek suara ini (Sound from file), yaitu secara otomatis
atau ketika icon loudspeaker diklik. Klik kanan icon tersebut, pada menu pop up yang
muncul pilih Edit Sound Object untuk menampilkan kotak dialog Sound Option.
Suara dapat juga dijalankan dari CD musik. Klik Insert > Movies and Sounds > Play
CD Audio Track. Untuk menjalankan efek ini CD audio harus terpasang pada CD ROM
Anda.
Created By 145
Muhammad Syahrizal
Suara dapat direkam dan dimainkan pada satu slide presentasi. Tentunya untuk dapat
merekam suara diperlukan microfon yang tersambung ke komputer Anda. Merekan suara
dilakukan dengan cara berikut :
1. Klik menu Insert > Movies and Sounds > Record Sound.
2. Untuk merekam suara atau narasi Anda klik Record. Untuk menghentikan klik Stop.
Untuk mencoba suara yang telah direkam klik Play.
3. beri nama file rekaman suara tersebut.
4. Icon Loudspeaker akan muncul di slide presentasi.
Efek suara ini dapat juga ditambahkan pada efek animasi, hyperlink dan efek transisi
slide. Penambahan efek suara ini terdapat pada kotak dialog masing-masing efek tersebut.
Seperti halnya emphasis dengan gambar/picture, penggunaan efek suara untuk emphasis
juga harus hemat, durasinya pendek dan suaranya cukup keras. Suara yang durasinya
panjang, sepanjang presentasi, tidak akan menjadi sebuah emphasis. Namun, efek suara
bom yang tiba-tiba dan terdengar keras akan menarik perhatian audien. Suara tidak bisa
menjadi emphasis jika Anda menggunakan efek suara pada banyak elemen dalam satu
slide PowerPoint. Suara-suara tersebut justru akan mengacaukan konsentrasi audien,
yaitu antara suara presenter dengan efek suara.
8.6 Emphasis dengan Movie

Movie atau file seperti halnya elemen gambar/picture, digunakan untuk memperjelas isi
presentasi. Movie lebih menarik dan lebih interaktif dibandingkan elemen-elemen lain.
Dalam movie terdapat elemen-elemen gambar, gerakan dan suara. Audien akan terfokus
perhatiannya pada movie ini.
PowerPoint mendukung banyak sekali type file movie. Jika suatu codex tidak ada dalam
sistem, PowerPoint akan langsung mengambilnya dari Internet (jika komputer
tersambung dengan Internet). PowerPoint menyediakan fasilitas Play, Stop, Pause dan
Rewind. Fasilitas ini merupakan peningkatan versi-versi sebelumnya. Movie dapat
diambil dari film yang direkam dengan kamera digital.
Untuk menambahkan movie klik Insert > Movies and Sounds > movie from file atau
Movie from clip organizer. Tentukan file movie yang akan ditambahkan ke dalam slide.
Klik OK. Akan muncul peringatan untuk menjalankan movie, yaitu otomatis
(Automatically) atau ketika diklik (When Clicked).
Movie akan ditampilkan diatas slide presentasi. Ukuran tampilan movie dapat diubah
sesuai kebutuha. Untuk mengubah ukuran tampilan movie, letakkan pointer tepat dalam
satu ujung movie, geser kea rah bawah.
Seperti halnya pada file sound, movie juga memiliki beberapa pilihan setting. Untuk
menampilkan ini, klik kanan movie, pilih Edit Movie Object.
Created By 146
Muhammad Syahrizal
Movie yang ditambahkan pada slide presentasi akan di-link (dikaitkan) ke file movie dan
bukan ditanamkan (embedded) ke dalam slide. Jika diperhatikan ukuran slide lebih kecil
dibandingkan ukuran file movie. Oleh karena file movie hanya di-link-kan saja, jika
presentasi ini di pindahkan ke komputer lain, harus disertakan pula file-file movienya.
Jika tidak disertakan, movie tidak akan bisa dijalankan di komputer lain.
9. Sentuhan Akhir
9.1 Mengkaji Ulang Desain Presentasi
9.1.1 Melihat Ulang Seluruh Desain Presentasi

Desain slide presentasi yang sudah hampir selesai perlu dilihat dan dievaluasi lagi.
Perhatikan kembali slide yang pertama hingga slide terakhir. Kaji ulang apakah desain
slide telah memenuhi prinsip-prinsip desain presentasi, yaitu emphasis, harmoni,
kesatuan dan konsistensi dan keseimbangan.
Bayangkan diri Anda adalah audien, melihat dan berfikir dengan cara audien. Apakah
audien mudah menangkap isi dan pesan presentasi ? Apakah ada slide yang kurang jelas
dan membingungkan? Apakah sudah ada emphasis pada semua slide? Apakah sudah
konsisten? Apakah sudah harmonis komposisi elemen-elemen desain presentasi? Apakah
masih ada yang kurang sesuai dengan keinginan Anda, perbaiki desain presentasi
tersebut.
Proses mengkaji ulang ini bisa dilakukan berulang-ulang hingga desain benar-benar baik
dan efektif. Kaji ulang desain ini pada esok hari atau beberapa saat setelah Anda
menyelesaikannya. Apabila kita mengkaji ulang sekaligus setelah selesai mendesain,
biasanya kita tidak bisa melihat kekurangan dan kelemahan desain tersebut. Kalau
diperlukan, Anda bisa meminta orang lain untuk menilai desain presentasi Anda.
Biasanya orang lain lebih jeli dibandingkan kita yang mendesainnya.
9.1.2 Waktu untuk Presentasi

Presentasi oral biasanya dibatasi oleh waktu. Desain presentasi harus disesuaikan dengan
waktu yang disediakan untuk presentasi. Anda perlu mengkaji berapa lama waktu yang
diperlukan untuk melakukan presentasi dengan desain yang telah dibuat. PowerPoint
menyediakan fasilitas untuk menghitung waktu presentasi, yaitu Rehearse Timings. Klik
Slide Show > Rehearse Timing. Presentasi akan berpindah pada modus slide show dan
dengan tambahan menu Rehearsal.
Pada menu Rehearsal tersedia tombol untuk Next, Pause, Repeat. Waktu akan langsung
dihitung. Untuk kembali kemodus normal tekan tombol Esc. Sesaat sebelum kembali
akan ada pilihan untuk menampilkan waktu terakhir yang dicatat atau tidak. Pilih sesuai
kebutuhan Anda.
Apabila ternyata waktu presentasi lebih lama dibandingkan waktu yang tersedia, Anda
perlu mengkaji ulang desain presentasi atau mempercepat waktu bicara Anda. Mungkin
ada slide yang perlu diubah atau disembunyikan agar waktunya tidak melampaui batas.
Created By 147
Muhammad Syahrizal
9.2 Menambahkan Efek Transisi Slide
Efek transisi slide adalah efek pada saat perpindahan antara slide. Secara default slide
akan muncul seketika ketika tombol keyboard ditekan pada modus slide show. Klik Slide
Show > Slide Transition, kemudian muncul task pane Slide Transition di sebelah kanan
PowerPoint.
Tersedia tidak kurang dari 59 efek slide transisi pada PowerPoint. Untuk menambahkan
efek ini pada slide dilakukan dengan cara berikut:
1. Buka slide yang akan diberi efek slide transisi.
2. Buka task pane Slide Transition. Pada pilihan efek, pilih salah satu efek yang
diinginkan.
3. Atur kecepatan perpindahan slide pada teks bokx Speed.
4. Beri efek suara (Sound) jika diinginkan pada teks boks Sound.
5. Atur cara transisi dimulai, dengan mengklik mouse atau otomatis dengan rentang
waktu tertentu.
9.3 Hyperlink dan Tombol Aksi
9.3.1 Menambahkan Hyperlink

Hyperlink pada PowerPoint dapat diberikan pada beberapa objek, antara lain: teks, teks
boks, shape, slip art, word art, foto dan garis. Tujuan link tersebut dapat berupa slide lain
dalam satu presentasi, presentasi lain, file-file dengan format lain, alamat email, dan
alamat website (url). Menggunakan hyperlink presentasi bisa langsung menuju pada slide
tertentu, membuka file tertentu atau menuju pada alamat situs tertentu. Dalam sebuah
presentasi yang besar hyperlink sangat bermanfaat sekali, terutama untuk mengatur
keterkaitan antar bagian dalam presentasi.
Secara umum untuk menambahkan hyperlink pada PowerPoint dilakukan dengan cara
berikut:
1. Aktifkan objek yang akan diberi link.
2. Klik Insert > Hyperlink.
3. Pada kotak dialog Edit Hyperlink, tentukan tujuan link.
4. Klik OK.
Ada beberapa pilihan tujuan link, yaitu file atau halaman web (Existing file or web page),
pada dokumen yang sama (Place in this document), membuat dokumen baru (Create new
document) dan alamat email (Email address).
Menambahkan hyperlink pada teks dilakukan dengan cara berikut :

1. Blok teks yang akan diberi link.
3. Tentukan tujuan link dan klik OK.
Created By 148
Muhammad Syahrizal
Menambahkan link pada teks boks dilakukan dengan cara berikut :
1. Klik border berupa arsiran garis-garis pada teks boks sehingga berubah menjadi
arsiran titik-titik.
3. Tentukan tujuan link dan klik OK.
Perbedaan antara link pada teks boks adalah teks akan berwarna biru dan bergaris bawah,
sedangkan pada teks boks tidak ada garis bawah dalam teksnya. Jika pointer dilewatkan
di atas link (mouse over), bentuknya berubah menjadi pointer tangan. Memberi link pada
objek lainnya sama seperti pada teks boks.
9.3.2 Tombol Aksi

Tombol aksi (Action Button) memiliki pilihan yang lebih banyak dibandingkan
hyperlink. Pilihan yang ada antara lain adalah hyperlink, menjalankan program tertentu
(run program), menjalankan makro, menjalankan aksi objek (Object Action). Pilihan
hyperlink sama seperti pilihan hyperlink yang telah dijelaskan sebelumnya. Namun, pada
kotak dialog Action Settings terdapat hyperlink yang tidak ada pada kotak dialog Edit
hyperlink, yaitu link ke slide yang dilihat terakhir (last slide viewed). Link ini
bermanfaat untuk membuat tombol Kembali yang akan mengarahkan slide ke slide asal
hyperlink tersebut.
Penambahan tombol aksi dilakukan dengan cara berikut:

1. Klik AutoShapes > Action Buttons. Tersedia 12 pilihan tombol aksi.
2. Tarik dalam slide untuk menampilkan tombol aksi tersebut.
3. muncul kotak dialog Action Settings.
4. Tentukan aksi yang diinginkan dan klik OK.
Tombol aksi ini tidak hanya bisa diberikan pada tombol-tombol yang telah disediakan
oleh PowerPoint. Tombol aksi juga bisa diterapkan pada objek-objek yang lain sama
seperti pada hyperlink, kecuali teks.
9.4 Memberi Catatan

Slide presentasi memiliki beberapa keterbatasan, antara lain tidak bisa memberi informasi
terlalu banyak dan detil. Isi slide umunya adalah point-point penting, keterangan singkat
dan informasi yang spesifik saja. Apabila informasi diberikan terlalu banyak pada slide,
justru membuat presentasi tidak ada bedanya dengan makalah/handout dan menjadi tidak
efektif lagi.
PowerPoint menyediakan fasilitas tambahan untuk memenuhi kebutuhan ini, yaitu

catatan (notes) pada slide presentasi. Kita dapat menambahkan informasi tambahan, atau
pun informasi lainnya pada catatan tersebut. Notes Pane, tempat untuk membuat catatan,
terdapat dibawah slide pane. Notes Pane dapat diperluas dengan menggeser ke atas
border atas notes pane tersebut.
Created By 149
Muhammad Syahrizal
9.5 Menyembunyikan Slide
Pada saat melakukan presentasi, seringkali tidak semua slide perlu ditampilkan. Mungkin
ada beberapa slide yang tidak akan ditampilkan untuk menghemat waktu atau sengaja
disembunyikan dari audien. Menyembunyikan slide dilakukan dengan cara berikut:
1. Tampilkan slide yang akan disembunyikan.
2. Klik Slide Show > Hide Slide.
3. Pada slide taks pane, nomor slide akan bertanda silang.
Untuk menghilangkan efek hide lakukan kembali langkah-langkah di atas
9.6 Custom Show

Kadang-kadang pada saat presentasi,kita menghendaki urutan tampilan slide yang
berbeda dengan urutan slide dalam file presentasi. PowerPoint menyediakan fasilitas
membuat urutan tampilan slide kita sendiri, yaitu Custom Show.
Untuk membuat Custom Show lakukan langkah-langkah berikut :

1. Klik Slide Show > Custom Show untuk menampilkan kotak dialog Custom Show.
2. Klik New untuk membuat custom show baru.
3. Muncul kotak dialog Define custom show.
4. Pilih slide-slide yang akan ditampilkan.
5. Beri nama pada custom show yang telah dibuat.
6. Klik OK.
Menampilkan Custom Show dilakukan dengan cara berikut :

1. Klik Slide show > Custom show.
2. Pilih Custom show yang akan ditampilkan.
3. klik tombol Show pada kotak dialog Custom Show.
9.7 Melindungi Desain Presentasi

Desain presentasi yang telah kita buat dapat dilindungi agar tidak bisa diubah oleh
tangan-tangan jahil yang tidak berhak. Melindungi dokumen PowerPoint dilakukan
dengan cara berikut:
1. Buka file PowerPoint yang akan diproteksi.
2. Klik Tools > peoperties.
3. Pada kotak dialog Properties, klik tab Security.
4. Ada dua pilihan proteksi yang dapat diberikan, yaitu password untuk membuka dan
password untuk memodifikasi slide. Pilih sesuai kebutuhan Anda.
9.8 Mencetak Slide Presentasi

powerPoint menyediakan beberapa fasilitas pencetakan slide presentasi (Print out) untuk
berbagai tujuan. Print out yang dapat dibuat dengan PowerPoint antara lain adalah slide,
handout, slide dengan catatan, outline presentasi dan catatan pada modus slides show.
Created By 150
Muhammad Syahrizal
Mencetak slide presentasi dilakukan dengan cara berikut:
1. Aktifkan dokumen yang akan dicetak.
2. Klik File > Print.
3. Pada kotak dialog Print, tentukan slide yang akan dicetak.
4. Tentukan model cetakan yang akan dibuat.
5. Tentukan pewarnaan cetakan (berwarna, abu-abu, hitam putih).
6. Klik Print.
9.9 Memaket Presentasi ke dalam CD

Seperti yang telah disebutkan pada Bab 1, salah satu kelebihan PowerPoint adalah
pemaketan presentasi ke dalam CD, sehingga memudahkan distribusi presentasi tersebut.
Seluruh komponen yang ada pada presentasi akan diikutsertakan pada CD. Ketika CD
dimasukkan ke dalam CD ROM, presentasi akan langsung dijalankan (auto run) dengan
modus Slide Show. CD ini juga dapat dijalankan pada Microsoft Windows versi lama.
Presentasi dalam CD ini bahkan dapat dijalankan pada komputer yang tidak terinstal
program PowerPoint.
Ada beberapa syarat agar presentasi dapat dipaket ke dalam CD, yaitu pada komputer
sudah terpasang CD R / W Drive dan sudah terinstal PowerPoint Viewer. PowerPoint
Viewer diperlukan untuk membuat CD auto run dan untuk menjalankan presentasi tanpa
memerlukan program PowerPoint. Jika di komputer Anda belum tersedia program
PowerPoint Viewer, Anda dapat men-download-nya gratis di situs Microsift Office.
Pemaketan presentasi PowerPoint ke dalam CD dilakukan dengan cara berikut :

1. Buka file presentasi yang akan dipaket.
2. Klik File > Package for CD.
3. Muncul kotak dialog Package for CD.
4. Beri nama CD.
5. Tambahkan file-file yang diperlukan.
6. Klik Option untuk membuat pilihan secara default, misalnya menambahkan
password ketika membuka link.
7. Klik Copy to CD untuk membakar langsung ke CD dari CD R / W Drive atau Copy
to folder untuk menyimpannya dalam file.
10. Fasilitas Slide Show

Slide Show adalah tampilan presentasi full screen dan menampilkan semua efek-efek
PowerPoint. Ada beberapa cara untuk menampilkan Slide Show PowerPoint, yaitu
dengan mengklik View > Slide Show, atau klik Slide Show > View Show atau tekan
tombol F5. untuk menampilkan Slide Show pada slide yang sedang aktif, tekan tombol
Shift + F5.
PowerPoint menyediakan beberapa fasilitas / menu-menu yang sangat bermanfaat pada

tampilan Slide Show. Menu ini tidak ada hubungannya dengan desain presentasi, namun
akan membantu memperlancar presentasi yang Anda lakukan. Menu-menu yang
disediakan antara lain adalah navigasi slide,pilihan pointer, memberi catatan, memberi
efek stabillo dan menampilkan screen kosong hitam dan putih.
Created By 151
Muhammad Syahrizal
10.1 Navigasi Slide
Navigasi slide adalah menu untuk berpindah dari satu slide ke slide lainnya. Ada banyak
cara untuk berpindah slide, kita dapat menggunakan tombol keyboard, tombol scroll
mouse atau menu pada PowerPoint.
10.1.1 Berpindah Satu Slide ke Depan dan ke Belakang

Berpindah satu slide ke depan (next slide/forward) dapat dilakukan dengan salah satu
cara berikut ini:
• Tekan sembarang tombol pada keyboard, kecual tombo Esc, Home, End, tombol
panah dan tombol shortcut.
• Tekan tombol panah kebawah untuk berpindah satu slide ke depan.
• Tekan tombol Page Down.
• Menggulung mouse kebelakang akan berpindah satu slide ke depan (next slide).
• Klik tanda panah kekanan yang ada disisi kiri bawah slide.
• Klik kanan disembarang area slide, pada menu pop up yang muncul pilih Next.
Berpindah satu slide kebelakang (Previous slide) dapat dilakukan dengan salah satu cara
berikut ini:
• Tekan tombol panah ke atas untuk berpindah satu slide kebelakang.
• Tekan tombol Page Up.
• Tekan tombol Backspace
• Menggulung mpuse kedepan akan berpindah satu slide kedepan (Previous slide).
• Klik tanda panah kekiri yang ada disisi kiri bawah slide.
• Klik kanan disembarang area slide, pada menu pop up yang muncul pilih Previous.
10.1.2 Berpindah ke Slide Pertama dan Terakhir

Berpindah ke slide pertama dapat dilakukan dengan menekan tombol Home pada
keyboard dan untuk berpindah ke slide paling akhir tekan tombol End.
10.1.3 Berpindah ke Slide Tertentu dan Slide yang Dilihat Terakhir

Berpindah ke slide tertentu dapat dilakukan dengan cara berikut ini :
1. Klik kanan di sembarang area slide.
2. Pada menu pop up yang muncul pilih Go to slide.
3. Pilih nomor slide yang diinginkan.
Berpindah ke slide yang dilihat terakhir dilakukan dengan cara berikut :

2. Pada menu pop up yang muncul pilih Last Viewed.
10.1.4 Berpindah ke Custom Show

Jika Anda telah membuat Custom Show, Anda dapat segera berpindah ke salah satu
Custom Show tersebut dengan cara berikut :
2. Pada menu pop up yang muncul pilih Custom Show.
3. Pilih Custom Show yang akan ditampilkan.
Created By 152
Muhammad Syahrizal
10.2 Pilihan Pointer
Secara default pointer yang ditampilkan berbentuk panah kecil. PowerPoint memiliki
beberapa pilihan pointer yang memiliki beberapa kegunaan lain. Pilihan ini terdapat pada
meni Pointer. Klik kanan di semabarang area slide. Pada menu pop up yang muncul pilih
Pointer Options. Pilihan yang tersedia antara lain panah, ballpoint, felt tip pen, dan
highlighter. Setiap pointer ini memiliki kegunaan masing-masing. Panah adalah pointer
default. Ballpoint dan felt tip pen untuk memberi coretan atau tanda pada screen.
Highlighter untuk memberi efek stabillo pada screen.
10.3 Catatan pada Slide Show
10.3.1 Memberi Catatan pada Slide Show

Catatan dapat diberikan pada saat membuat desain, seperti yang telah dijelaskna pada bab
sebelumnya, dapat juga dibuat pada tampilan Slide Show atau pada saat melakukan
presentasi. Catatan ini berguna untuk mencatat komentar-komentar audien terhadap isi
slide, pertanyaan audien, catatan tambahan dari presenter, atau catatan lainnya. Catatan
ini akan tersimpan pada task pane notes.
Untuk membuat catatan, klik kanan di sembarang area slide. Pada menu pop up yang
muncul, pilih Screen > Speaker Notes. Dalam screen akan muncul kotak dialog
Speaker notes untuk menampung catatan.
10.3.2 Memberi Coretan pada Slide Show

Pada saat presentasi seringkali pembicara / presenter perlu menambahkan coretan atau
keterangan tambahan pada slide. Coretan ini bisa membantu memperjelas isi presentasi.
PowerPoint menyediakan fasilitas untuk memberi coretan semacam ini. Cara
penggunaannya mirip dengan penggunaan spidol pada papan tulis (white board)
Penambahan coretan dilakukan dengan cara berikut:

1. Ganti pointr menjadi Ballpoint atau Felt tip pen. Perbedaannya adalah Ballpoint
memberikan goresan yang lebih tebal dibandingkan Felt tip pen.
2. Tarik mouse di atas screen sesuai bentuk / coretan yang diinginkan.
3. Warna default yang digunakan adalah warna merah.
Untuk mnghapus coretan ganti pointer menjadi Eraser. Klik kanan di sembarang area
slide. Pada menu pop up yang muncul, pilih Pointer Options < Eraser. Klik pada
coretan yang akan dihapus. Untuk menghapus seluruh coretan pilih Erase All Ink on
Slide.
PowerPoint menyediakan pilihan untuk mempertahankan coretan dan catatan tetap

berada dalam slide atau menghapuskannya.
10.3.3 Mengganti Warna Tinta

Warna default tinta untuk membuat coretan adalah merah. Warna ini dapat diubah sesuai
kebutuhan dan keinginan presenter. Klik kanan di sembarang area slide, pada menu pop
up yang muncul pilih Pointer Options > Ink Color dan pilih warna yang diinginkan.
Created By 153
Muhammad Syahrizal
10.3.4 Memberi Efek Highlight
PowerPoint juga menyediakan fasilitas untuk memberi tanda highlight atau efek seperti
menggunakan ‘Stabillo’. Untuk menggunakan efek ini, ganti pointer menjadi
Highlighter. Tarik kata atau bagian yang akan diberi tanda.
10.3.5 Mencetak Catatan, Coretan dan Highlight

Pada saat mengakhiri Slide Show, PowerPOint akan memberikan peringatan untuk
mempertahankan catatan/coretan tambahan atau menghapusnya. Pilih keep untuk
mempertahankan catatan/coretan tambahan tersebut. Catatan/coretan akan tetap berada di
slide dan catatan akan ada task pane notes. Catatan/coretan ini dapat dicetak.
Coretan yang dibuat dengan ballpoint atua felt tip pen akan selalu ikut dicetak jika slide
dicetak dengan semua model print out. Mencetak catatn dilakukan dengan cara berikut :
1. Buka presetasi yang akan dicea\tak dan berisi catatan/coretan tambahan.
3. Pada kotak dialog Print, beri tanda centang pada pilihan Print comment and ink
mark up.
4. Klik Print.
Mencetak catatan (notes) dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Buka presentasi yang akan dicetak dan berisi catatan tambahan.
3. Pada kotak dialog Print, pilih Notes Pages pada kotak teks Print What.
4. Klik Print.
10.4 Menampilkan Black and White Screen

Kadangkala presenter perlu membuat catatan khusus di papan tulis. Presenter berpindah
dari slide presentasi ke papan tulis untuk menulis catatan-catatan tambahan tersebut.
Presentasi dengan PowerPoint cara kuno dapat ditinggalkan, karena PowerPoint
menyediakan fasilitas untuk membuat papan mirip papn tulis baik Whiteboard maupun
Blackboard. Presenter dapat membuat catatan-catatan tambahan di papan ini dengan
fasilitas ballpoint atau felt tip point. Klik kanan di sembarang area slide. Pada menu pop
up yang muncul, pilih Screen > Black Screen / WhiteScreen.
Kekurangan cara ini adalah presenter kurang leluasa menulis karena presenter harus
menggunakan mouse. Catatan kurang rapi dan kecepatannya juga tidak secepat menulis
dengan spidol di papan tulis. Kekurangan lain adalah catatan tidak bisa disimpan didalam
slide. Jika kita berpindah ke slide berikutnya atau menekan tombol Enter, catatan akan
terhapus.
Created By 154
Muhammad Syahrizal
10.5 Menggunakan Tombol Shortcut
Menu-menu yang dijelaskan pada sub-sub bab di atas lebih banyak menggunakan mouse
untuk mengakses menu tersebut. Penggunaan mouse sangat mudah (user friendly),
namun memerlukan waktu yang relative lama. PowerPoint menyediakan tombol ringkas
(shortcut) untuk mengakses menu-menu tersebut. Penggunaan shortcut lebih cepat
dibandingkan menggunakan mouse. Namun, Anda harus menghapal tombol-tombol ini
agar Anda dapat menggunakannya dengan cepat.
Tombol-tombol shortcut ini dapat Anda temukan pada kotak dialog Slide Show Help.
Klik kanan di sembarang area slide. Pada menu pop up yang muncul pilih Help.
11. Design Template dan Slide Master
11.1 Membuat Design Template

Desain presentasi yang telah kita buat dapat dijadikan template, sehingga dapat
digunakan secara berulang. Penggunaan desain template lebih menghemat waktu
dibandingkan kita harus mendesain presentasi dari awal. Untuk membuat desain template
dari slide resentasi yang sudah jadi, lakukan langkah-langkah berikut ini:
1. Buka slide preentasi yang akan dijadikan design template.
2. Hapus bagian-bagian elemen slide yang tidak diperlukan.
3. Klik File > Save As.
4. Pada kotak dialog Save As, pilih Design Template pada text box Save as type.
5. Beri nama file design template.
6. KlikSave.
Secara default file design template yang telah dibuat akan disimpan dalam folder
Template dengan ekstensi file *.pot.
Design template juga bisa dibuat dengan cara berikut :

1. Klik File > New.
2. Pada task pane New Presentation, dibawah New, pilih From exixting presentation.
3. Beri nama pada file design template.
4. Klik Create New. Pilihan ini akan mempertahankan semua elemen pada slide
presentasi.
5. Hapus bagian-bagian elemen slide yang tidak Anda inginkan.
11.2 Menggunakan Design Template

Untuk menggunakan design template, lakukan cara berikut :
1. Klik File > New.
2. Pad task pane New Presentation, pilih From Design Template atau
3. Klik Format > Slide Design.
4. Task pane Slide Design akan muncul di sisi kanan PowerPoint, design template akan
diurutkan berdasarkan urutan abjad.
5. Klik panah kecil pada salah satu design template yang diinginkan.
Created By 155
Muhammad Syahrizal
6. Pilih Apply to All Slides untuk menggunakan design template pada seluruh slide,
atau Apply to Selected Slides untuk menggunakan design template pada slide dipilih
saja.
11.3 Menambahkan Lebih dari Satu Design Template

Dalam satu desain presentasi PowerPoint dapat ditambahkan lebih dari satu design
template. Cara menambahkan design template sama seperti pada bab sebelumnya. Pilih
slide yang akan diberi design template, pilih Apply to Selected Slides.
Perlu Anda perhatikan ketika menambahkan lebih dari satu design template harus
mempertimbangkan prinsip-prinsip desain presentasi, yaitu emphasis, harmoni, kesatuan
dan konsistensi dan keseimbangan. Seringkali penggunaan lebih dari satu design template
dalam sebuah slide akan merusak kesatuan dan konsistensi. Audien akan merasa bingung
karean adesain yang berubah-ubah dan tidak konsisten.
11.4 Slide Master

Slide Master adalah elemen design template yang menyimpan informasi tentang template
tersebut. Informasi meliputi font, ukuran dan posisi tata letak, desain latar belakang dan
skema pewarnaan. Desain Slide Master berlaku pada sebuah slide yang menggunakan
design template tersebut.
Untuk menampilkan Slide Master lakukan dengan cara mengklik View > Master > Slide
Master.
Slide Master biasanya terdiri dari dua desain, yaitu Title Master dan Slide Master. Title
Master adalah desain untuk slide judul yang posisinya pada slide pertama. Title Master
ini tidak dapat ditambahkan menggunakan icon Insert New Title Master yang ada pada
toolbar Slide Master View. Slide Master digunakan pada slide-slide lain selain slide
judul.
11.5 Mengedit Slide Master

Pada tampilan Slide Master View, kita dapat mengatur ulang desain Slide Master. Posisi
tata letak dapat diatur ulang, bentuk huruf dan ukura, latar belakang dan ditambahkan
pula elemen-elemen lainnya misalnya logo perusahaan. Perlu diingat perubahan ini akan
berpengaruh pada seluruh desain slide presentasi. Proses mengedit Slide Master sama
seperti melakukan editing pada saat mendesain presentasi.
Design template yang telah kita buat perlu ditambahkan identitas dokumen, seperti nama,
subjek dan author. Klik File > Properties. Pada kotak dialog Properties, masukkan
identitas yang diperlukan.
Created By 156
Muhammad Syahrizal
12. Tip Desain Presentasi
Beberapa tip untuk membuat desain presentasi PowerPoint yang efektif:

1. Kenali audien dan tetapkan tujuan presentasi yang jelas sebelum mulai mendesain.
2. Buat outline yang logis sebelum mendesain.
3. Satu ide pokok dalam satu slide.
4. Selalu ada emphasisi dalam setiap slide. Gunakan beberapa kombinasi teknik untuk
membuat emphasisi yang kuat.
5. Gunakan kombinasi warna dan gambar untuk mempengaruhi emosi audien.
6. Gunakan kombinasi warna yang kontras dan tidak lebih dari 3-4 warna pokok.
7. hindari kombinasi merah – hijau, coklat – hijau, biru – ungu, biru – hitam.
8. Sedapat mungkin visualisasikan ide, gagasan dan data dengan grafik atau gambar
ilustrasi. Namun, jangan menggunakan banyak gambar dalam satu slide.
9. Gunakan efek animasi, suara, ovie dan link untuk memperjelas danmanrik perhatian
audien. Namun, penggunaannya harus hemat dan hati-hati agar tidak merusak
konsentrasi audien.
10. Konsisten danmenyatu (unity) dalam desain agar audien tidak kesulitan mengikuti
logika presentasi.
Created By 157
Muhammad Syahrizal
Created By
Muhammad Syahrizal
Profil Penulis :
Muhammad Syahrizal, kelahiran Medan 1981 ,meyakini bahwa buku adalah gerbang
keberhasilan dan meyakini perubahan hanya soal waktu,zaman tak bisa dilawan.
Masih Kuliah ditiga perguruan tinggi jurusan hukum, management dan Informatika
sampai saat ini sambil bekerja dan kuliah. Memiliki pengalaman Pendidikan Informal
antara lain:Pelatihan Transaksi Perdagangan Via E-commerce (Juni 2001),Pelatihan
Dasar Jaringan dan Satelit (Agustus 2002),Pelatihan Dasar Unix Untuk Umum
(September 2000),Pelatihan Kekuatan Hukum dalam Aspek Regional /Internasional (Mei
2003)Pelatihan Product Knowledge dan Product Management,Management Training
Materials,Business Skills Training ,Telecommunication Management System Training,IT
Investment, IT Budgeting and IT Business Management Training,DMTP - Disaster
Management and Training Programme,Financial Management Training,Managing
Logistic IT Project / workshop training, Professional Certification Workshop - P3
Behavioral Analyst, Pelatihan Metals Project -Indonesia Australia Partnership For Skills
Development (Januari 2004),Pelatihan Robotic Hardware and Sofware Development
(Oktober 2003),Formulas for Quantifiying the Value of a Training - Technologies
Invesment,Training & Organizational Development, Network and Security Audit
(workshop) (16-18 Juni 2004),Next Generation Network (23-25 Juni 2004),Network
Planning- High Speed (Broadband) networking infrastructure,Java and Web Service (6-9
July 2004),Pelatihan Teknologi Interactive Voice Response Server (July,2005-
Lhokseumawe),Pelatihan Operasional dan Perbaikan Sentral IVR (Oktober,2005-
Lhokseumawe),Pelatihan Teknis Sentral IVR untuk Aceh, Padang, Bukit Tinggi, Solok,
Padang Sidempuan, Lhokseumawe (Desember,2005-Jakarta),Pelatihan Hacking dan
Security oleh Hadi Sri Atmono (January 2006, Medan),Leader Ship Day (Maret,2006 -
Jakarta).
Sampai saat ini aktif dibeberapa Organisasi antara lain :Asisten Divisi Pengembangan
dan Pengendalian Robotic Population Club (Ohio, Jepang), Ketua Team Level C-4
Research and Development Club (Jakarta),Ketua Network Identification and ID
Consentration Club (Singapore), Anggota Team Chemical And BioTechnologies
Research Project (Severnaya Rusia), Anggota HMI (Himpunan Mahasiswa
Indonesia),Anggota Team Basket Junior Angsapura (1998-2000),Anggota Bidang
Olahraga SMU Negri 7 Medan,Anggota Organisasi Keislaman, Moral dan Mental
(BINTAL =Bina Mental) .
Created By 158
Muhammad Syahrizal

Mahir Office (Word, Excell, Access, PowerPoint)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Mahir Office (Word, Excell, Access, PowerPoint)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pernyataan:

Mahir dan Professional

Untuk Kalangan Sendiri dan Semua Kalangan

Untuk memulai Ms-Word adapaun langkah-langkahnya sebagai berikut :

2. Informasi Tampilan Ms-Word

3. Toolbar Formatting merupakan Toolbar pemformatan dalam aplikasi MS-Word

1. Membuat Dokumen baru

2. Menyimpan File Dokumen

3. Membuka file dokumen lain

4. Mengatur Setup halaman

Kotak Dialog Paper

• Digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan pencetakan Dokumen kerja.

Pada Menu View-Outline berguna untuk tampilan seperti ini

Membuat daftar Bullet dan Nomor

Daftar Perintah Menggeser Cursor

MengCopy , Menghapus dan Memindahkan Teks

Mencetak MS Word dalam urutan terbalik

Menggulung dokumen dengan cepat

1. Buka MS Word Anda.

Ikuti langkah di bawah ini untuk memberi warna pada MS Word :

1. Klik menu Insert - picture - clipart.

1. Insert - picture - clipart.

Konversi dari tabel ke teks

1. Blok dulu tabel yang ingin Anda konversi.

Setting folder default untuk menyimpan file

1. Dari menu Tools, pilih Options.

Shortcut pada MS Word

Ctrl + } Memperbesar ukuran huruf

Ctrl + { Mengecilkan ukuran huruf

Ctrl + + Membuat subscript

Shift + Ctrl + + Membuat super script

Ctrl + L Membuat rata kiri (Left)

Ctrl + R Membuat rata kanan (Right)

Ctrl + C Membuat rata tengah (Center)

Ctrl + J Membuat rata kanan kiri (Justify)

Ctrl + K Memasukkan hyperlink

Shift + Ctrl + A Membuat teks uppercase (kapital semua)

Ctrl + F4 Menutup dokumen yang terbuka

F12 File - Save As

Ctrl + F2 File - Print Preview

Shift + F3 Change case

Ctrl + Shift + F Mengganti font

Membuat tabel dan kolom

DAFTAR NAMA BARANG

NO NAMA BARANG JUMLAH BARANG

Pengetikan paragraph dalam bentu kolom-kolom yang sangat umum diterapkan

II. Bekerja dengan Microsoft Excel

A. Lembar Kerja Microsoft Excel

Menandai Blok Teks

8. Toolbar Formatting merupakan Toolbar pemformatan dalam aplikasi MS-Word

Bekerja dengan Ms-Excell

5. Membuat Dokumen baru

Untuk itu langkah-langkahnya adalah sebagai berikut antara lain :

6. Menyimpan File Dokumen

7. Membuka file dokumen lain

8. Mengatur Setup halaman

Kotak Dialog Paper

• Digunakan dalam pengaturan ukuran kertas dan pencetakan Dokumen kerja.

New File, New Ctrl + N Membuka file baru

Work Book adalah kumpulan sheet membentuk satu work book

Menagtur Tampilan Data Waktu

Catatan : Semua Tampilan Date ,Time , Mata Uang,Persentase, keuangan, teks

Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom